Hur man gör en bra besiktning! Tom-Erik von Krogh-Martinsen

Transkript

1 Hur man gör en bra besiktning! Tom-Erik von Krogh-Martinsen VD och förespråkare av förenklingsarbete

2 Skulle du kunna tänka dig att lägga 20 minuter mindre vid varje besiktning? Eller slippa lägga timmar av arbete på att överföra information från handskrivna anteckningar och bilder från mobilen till ett Word-, Excel- eller Google-dokument? Det är väl klart! I denna e-bok visar vi hur du kan effektivisera besiktningar och spara värdefull tid med hjälp av digitala besiktningsverktyg. Till checklistan...

3 Varför görs besiktningar? Alla byggprojekt kräver samordning av resurser, i allt från människor till material och komponenter. Regelbundna besiktningar och bra kommunikation är helt avgörande för att projekten ska fortskrida planenligt och i enlighet med gällande kvalitetskrav och regelverk. Under ett byggprojekt görs besiktningar av flera olika anledningar. Byggherrens främsta uppgift är att säkerställa att projektet fortskrider som planerat och utifrån tre ställda variabler: kostnad, utveckling och kvalitet. Därför blir god förutsägbarhet oftast viktigare än lägsta pris. Enligt Chalmers tekniska högskola utgör % av tiden som läggs på ett projekt av slöseri och onödigt dubbelarbete Mot bakgrund av detta är det viktigt att besiktningar utförs så effektivt och noggrant som möjligt, inte minst för att minska slöseriet med resurser och undvika onödigt dubbelarbete. Besiktningar görs framför allt av två anledningar: 1. För att upptäcka fel och brister, dvs. avvikelserapportering 2. För att dokumentera att saker och ting är korrekt utförda, dvs. kvalitetsrapportering

4 I båda fallen handlar det om att göra observationer på en viss plats (samma fel kan naturligtvis även förekomma på andra ställen). En observation är oftast något vi kan se och därmed fotografera. Om vi upptäcker fel eller brister, lämnas uppgiften vidare till andra för åtgärd. Den vanligaste typen av besiktningar faller inom ramen för avvikelserapportering. Det kan handla om hus som ska renoveras eller överlämnas, men också om skyddsronder, garantibesiktningar, eller besiktningar till följd av brand eller vattenskada etc. Oavsett vilket, handlar det om att fastställa vad som behöver göras och att få det gjort. En avvikelse innebär att det finns något, eller har inträffat något, som inte uppfyller ställda krav och förväntningar. Det finns med andra ord något som inte är som det borde vara eller något som inte borde ha hänt. För att förhindra farliga situationer i framtiden måste fel och avvikelser rapporteras till den ansvarige på byggarbetsplatsen. Detta görs oftast via ett system för avvikelserapportering. Besiktningar som görs inom ramen för kvalitetsrapportering är mer planerade och rutinmässiga. Här handlar det om att dokumentera fasta arbetsuppgifter och fylla i checklistor avseende kritiska punkter. Denna typ av besiktningar syftar till att dokumentera att saker och ting görs på rätt sätt. Dokumentationen kallas därför kvalitets- och säkerhetsdokumentation.

5 KMA och riskfaktorer i byggbranschen Byggbranschen är komplex och kännetecknas av höga krav på utveckling och ekonomi. Dessutom är kontraktskedjorna oftast långa, liksom listan över inhyrd personal och underleverantörer. Detta orsakar många riskmoment och hälsorisker på en byggarbetsplats. Därför är KMA oerhört viktigt och faktiskt även ett krav som vi har att följa enligt gällande byggnormer. De vanligaste riskmomenten enligt arbetsmiljöinspektionen är följande: Flera verksamhetsområden och yrkesgrupper som utför olika arbetsuppgifter på en och samma arbetsplats Ständigt nya arbetsplatser och samarbetskonstellationer Olika säkerhetskulturer beroende på företag, yrke och nationalitet Arbetstid (långa arbetsdagar/-veckor, skift- och nattarbete) Olyckor och skador Buller, vibrationer och ogynnsamma temperaturförhållanden Tungt fysiskt arbete, påfrestande arbetsställningar och enformiga rörelser Inandning av damm, rök, gaser och ångor, hudkontakt med

6 Skyddsronder och -protokoll Vid en skyddsrond samlas de projektansvariga för att tillsammans leta efter avvikelser på byggarbetsplatsen. En skyddsrond är mer omfattande än en avvikelserapportering, eftersom man under skyddsronden även kontrollerar att allt som sker på byggarbetsplatsen följer gällande lagar och interna riktlinjer. Hur många som deltar varierar naturligtvis, men ofta ingår skyddsombudet i den grupp som går ronden. En skyddsrond inleds med att gruppen samlas och går igenom checklistan från föregående rond och kontrollerar om alla punkter är åtgärdade. Därefter påbörjas ronden, där gruppen letar efter fel och avvikelser på byggarbetsplatsen och sedan beslutar om åtgärder och avslutar ronden. Efter skyddsronden skrivs ett skyddsrondsprotokoll, där man redovisar samtliga punkter som kontrollerats och aktuell status på dessa. Man skriver även ner vilka åtgärder som utförts sedan föregående skyddsrond och aktuell status på de avvikelser som rapporterats. För att en skydds- eller arbetsmiljö-/miljörond ska kunna utföras så enkelt och effektivt som möjligt, innehåller protokollet en checklista med vad som ska kontrolleras. Uppgifterna kan med andra ord registreras samtidigt som arbetet utförs. Protokollet innehåller även en numrerad översikt över inrapporterade avvikelser samt genomförda och planerade riskbedömningar, (SJA, säker jobbanalys).

7 Språkproblem på byggarbetsplatsen På en byggarbetsplats finns ofta flera olika nationaliteter representerade och det är långt ifrån alla som talar flytande svenska eller engelska. Därför blir kommunikationen ofta en rejäl utmaning. Språkförbistringar är ett problem i hela byggbranschen och mycket har gjorts för att förenkla situationen. Vanligtvis talar de ansvariga på byggarbetsplatsen engelska eller svenska, men språkbarriärer kan göra det svårt för de ansvariga att veta om alla verkligen har förstått instruktionerna och följer de regler som gäller. Många byggarbetare behärskar varken tillräckligt med svenska eller engelska för att kunna rapportera och dokumentera i enlighet med KMA. Konsekvensen av detta blir att det rapporteras färre avvikelser och brister, och på så sätt uppstår fler potentiella risker och oönskade situationer på byggarbetsplatser runtom i landet.

8 Digitalisering = bättre säkerhetsarbete Tror du att byggbranschen kan fortsätta med att "peka och förklara" vid skyddsronder, överlämningar och besiktningar? En av de största utmaningarna med dagens inrapporteringssystem är att allting tar tid. Informationen ska passera många led innan den väl är klar. När en avvikelse markerats och skrivits in i anteckningsblocket (smarta projektledare använder sig av numrerade post-it-lappar), lämnas informationen vidare till skyddsombudet i samband med skyddsronden (eller vid besiktningen), eller inne på kontoret efteråt. Det är dock sällan som informationen lämnas över direkt. Anteckningarna måste ju först läggas in på datorn och därför dröjer det ofta innan avvikelserna åtgärdas. Om de ens kommer så långt. Lappar som läggs i fickan har som bekant en tendens att försvinna eller glömmas bort, vilket resulterar i att avvikelser aldrig rapporteras. Snacka om dyra lappar... Risken med ett så pass tungrott system är att det blir enklare att strunta i att rapportera avvikelser än att registrera dem. Om det finns frågor kring det som väl rapporterats, är det skyddsombudets ansvar att kontakta den person som rapporterat avvikelsen och inhämta kompletterande information.

9 Förhindra onödigt och dyrt dubbelarbete Ett återkommande problem i byggbranschen är att många arbetsuppgifter utförs flera gånger. Ofta kan det vara svårt att lokalisera exakt var en rapporterad avvikelse har uppstått. Detta kan bland annat bero på att det är komplicerat att ange och formulera exakta lokalisationer utan tydliga referenser. Därför blir det även ofta svårt att åtgärda problemen. Genom att digitalisera denna process öppnas nya möjligheter: Den som rapporterar avvikelsen kan omedelbart få feedback om status för avvikelsen, när den åtgärdas och när åtgärden slutförts. Alla projektintressenter får tillgång till informationen i realtid och kan följa vad som händer och därmed enkelt hålla sig uppdaterade. På så sätt förbättras översikten över byggarbetsplatsen, samtidigt som man får information om potentiella riskområden. Dessutom skickas meddelanden ut till såväl enskilda personer som olika användargrupper om särskilda aktiviteter på byggarbetsplatsen och situationer som kräver extra uppmärksamhet och försiktighet. På så sätt blir det enklare att vidta lämpliga försiktighets- och säkerhetsåtgärder.

10 Allt-i-ett-system på din smartphone Med en särskild app för smartphones kan den som rapporterar avvikelsen lägga informationen direkt in i systemet, i en databas, och den blir tillgänglig för vidare hantering av skyddsombudet. Det innebär att mycket av den information som idag måste matas in manuellt, redan har kommit in i systemet. På så sätt frigörs tid till uppföljning och förebyggande åtgärder. Den största tidsvinsten är dock att man slipper lägga tid på att manuellt överföra information från handskrivna anteckningar in i datorn. Eftersom all information finns tillgänglig digitalt, meddelas skyddsombudet så snart en avvikelse rapporterats. Processen från rapportering till åtgärd av avvikelsen kan därmed kortas ner och effektiviseras. Inrapportering via ett digitalt system gör det även möjligt att lägga till bilder och annan nödvändig dokumentation. På så sätt får skyddsombudet tillgång till mer exakt information om var avvikelsen uppstått och kan enkelt hitta tillbaka dit. Otydliga beskrivningar och anvisningar i textformat är därmed ett minne blott. Vid bearbetning av inrapporterade avvikelser kan skyddsombudet sortera och gradera avvikelserna efter typ och hur pass allvarliga de är. Med graderade avvikelser i ett digitalt allt-i-ett-system för besiktningar kommer det vara möjligt att direkt se var avvikelsen finns och hur pass allvarlig den är. Med ett digitalt visualiseringsverktyg kan de ansvariga på byggarbetsplatsen analysera de inrapporterade avvikelserna och fastställa om det finns områden som är särskilt problemutsatta och hur pass allvarliga problemen är. Detta är inte viktigt enbart i förebyggande syfte, utan även längre fram i projektet.

11 Från papperskaos till ordning och reda Sannolikheten för att den person som tar emot en massa meddelanden ute på byggarbetsplatsen inte får med sig all information, glömmer eller missförstår något eller dessutom gör misstag, är nästan 100 %. Därmed är det knappast förvånande att fel och brister utgör 10 % av kostnaderna i varje byggprojekt. Eller att hela 35 % består av "waste", dvs. slöseri med resurser. Vad är det då som skiljer de bästa projektledarna från de mindre bra i branschen? Svaret är enkelt: Detaljstyrning och god översikt!

12 De med störst framgång följer i princip samma koncept: 1 Var på plats, gör skyddsronder eller besiktningar och observera 2 Anteckna fel, brister, avvikelser och övriga uppgifter direkt i ritningen 3 Gör anteckningar i ett block (eller på baksidan av ritningen...) 4 Ta bilder 5 Märk avvikelserna med post-it-lappar 6 Återvänd till kontoret/arbetsboden 7 Lägg in informationen i Excel, Word eller motsvarande 8 Filtrera informationen efter disciplin, företag, område, prioritet, förfallodatum etc. 9 Skapa en rapport 10 Skicka e-post med Excel- eller Word-fil och bifoga bilder till underentreprenörer eller medarbetare

13 Men nu kan du göra det ännu bättre och enklare! Med din smartphone kan du effektivisera dina besiktningar: Utförs med din mobil Utgår (avsändare och mottagare har åtkomst till den digitala ritningen, där avvikelserna markerats) Utgår. Utförs per automatik när du registrerar ärendet i mobilen All kommunikation sker LIVE med samtliga involverade parter direkt från mobilen eller via webben och feedback registreras direkt, varpå alla uppgifter uppdateras. I samma stund som du avslutar besiktningen är rapporten klar. Läs om hur Vedal, ett av Norges största entreprenörsföretag, sparar 20 minuter vid varje besiktning genom att använda...

14 Vi gissar att även du är intresserad av att frigöra tid och slippa dubbelarbete? Tid som du istället kan lägga på familjen, barnen, träning, en fisketur, eller kanske du måste hinna med en till besiktning...? Vi är övertygade om att avvikelser och ärendehanteringen, dvs. byggbranschens viktigaste "valuta", kommer att hanteras digitalt framöver. Alla projekt består ju faktiskt av en mängd ärenden eller åtgärder. Ju större projekt ju flera ärenden att hålla reda på. Osäker på om ni är redo för övergången till ett digitalt system? Tja, det är egentligen inte svårare än att betala räkningar på nätet, leta efter en begagnad cykel på Blocket eller att deklarera online. Privat har du redan tagit steget över till digitala system för att förenkla din vardag, så varför insistera på att fortsätta använda "papper och penna" på jobbet bara för att "det fungerar" och för att "vi alltid har gjort det"? Bankbesök och girobetalningar var också något som vi alltid gjorde... Kontakta oss så berättar vi mer!

15 Levereras av Symetri Collaboration