Policy för styrelsens kompetens och sammansättning

Transkript

1 Policy för styrelsens kompetens och sammansättning Fastställd av styrelsen i Leksands Sparbank (ersätter ) Dokumentägare: Funktionen för Regelefterlevnad Inledning och Bakgrund Leksands Sparbank (Sparbanken) ska följa Sparbankslag (SFS 1987:619), Lag om bank- och finansieringsrörelse (SFS 2005:297), Finansinspektionens föreskrift och allmänna råd (FFFS 2014:1) om styrning, riskhantering och kontroll i kreditinstitut samt EBA Guidelines GL 44 vad gäller styrelsens kompetens, erfarenhet och sammansättning. Denna policy ska säkerställa att Sparbanken för var tid har styrelseledamöter som är lämpliga och innehar den kompetens och erfarenhet som krävs för att leda Sparbanken. Syfte Sparbanken har genom sin verksamhet ett stort ansvar gentemot sina kunder att driva verksamheten på ett så ansvarsfullt sätt som möjligt och att vid var tid följa tillämpliga interna och externa regler. För att säkra allmänhetens förtroende på den finansiella marknaden är det av stor vikt att de som leder finansiella företag har tillräcklig kunskap och erfarenhet för att kunna utföra uppdraget. Syftet med denna policy är att säkerställa att Sparbanken har sunda metoder för att på ett lämpligt sätt säkerställa att Sparbankens ledamöter har tillräcklig kompetens och erfarenhet. Om Styrelsen Antal styrelseledamöter Sparbankens styrelse ska bestå av 7-9 ledamöter. Kompetens Sparbankens ledamöter ska ha tillräcklig kompetens både som enskilda individer och tillsammans, för att kunna utföra sitt uppdrag på ett professionellt sätt. Samtliga ledamöter ska vara välinsatta och förstå hur Sparbankens verksamhet är uppbyggd samt ha god kunskap om de olika faktorer som kan påverka hur verksamheten fungerar. För att säkerställa en mångfald avseende kompetens och erfarenhet är det viktigt att Sparbankens ledamöter bidrar till detta genom att ha olika infallsvinklar på de frågor styrelsen behandlar. Tid För att Sparbankens styrelse ska anses ha tillräcklig tid för att på ett fullgott sätt kunna utföra sitt uppdrag krävs det att varje enskild ledamot avsätter tid för förberedelsearbete, styrelsemöten, strategimöten, utbildningar och workshops samt övrigt som kan komma att krävas av en styrelseledamot. Sparbankens styrelse har årligen 11 ordinarie möten och uppskattningsvis cirka 4-5 extra möten. Ett styrelsemöte tar vanligtvis cirka 4 timmar och extrainsatta möten tar cirka 3-4 timmar i anspråk. Ett möte kräver cirka 4 timmar i förberedelsearbete och inläsning. Sparbankens styrelse har också årliga strategidagar vilka brukar ta cirka en arbetsdag i anspråk. Styrelsen deltar även i utbildningar, vilket uppskattas ta cirka 2-3 arbetsdagar i anspråk per år. Två av styrelsen utsedda representanter deltar även cirka två gånger om året i insatser för bygden, styrelsens revisionsutskott, styrelsens kreditutskott och styrelsens ersättningsutskott, vilket uppskattningsvis tar cirka 3 timmar vardera i anspråk. Samtliga ledamöter i styrelsen utför också ständig omvärldsbevakning genom att läsa relevanta tidningar, följa nyhetsutvecklingen i övrig media, vara insatt i utvecklingen i bygden samt genom att få Sida 1 av 5

2 regelbunden uppdatering om de senaste regelverken från Sparbankens Funktion för regelefterlevnad samt Funktionen för riskkontroll. Uppskattningsvis tar ett styrelseuppdrag i Sparbankens styrelse cirka 22 arbetsdagar per år och per ledamot i anspråk. Detta kan variera beroende på ledamotens specifika kompetens i olika frågor och styrelseordförande behöver överlag extra timmar. Denna uppskattning ska minst årligen eller vid behov ses över. Mångfald i Sparbankens styrelse Sparbanken ska sträva efter mångfald och jämställdhet i styrelsen. Det innebär att styrelsen så långt som det är möjligt och utan att kompetens eller annat blir lidande ska sträva efter att ha en balans mellan såväl kvinnor och män som vad gäller ålder och bakgrund. Sparbankens mål är att ha en balans mellan ledamöter som har en nära lokal koppling till bygden och utomstående ledamöter som kan bidra med ny kompetens och erfarenhet. Det finns en risk för att Sparbankens ledamöter har en allt för liknande bakgrund och ett mål är också att få in personer med relevant kunskap om regulatoriskt styrd verksamhet inom finansbranschen. Utse ny ledamot När Sparbanken är i behov av nya styrelseledamöter ska Valberedningen i god tid börja söka efter potentiella kandidater. Valberedningen ska ta del av denna Policy och om möjligt beakta styrelsens bedömning om lämplig kompetens och profil för ny ledamot i styrelsen. För att hitta lämpliga styrelseledamöter ska Sparbanken överväga att i större utsträckning använda sig av kompetenta rekryteringsföretag och annonsera i god tid. Alla kandidater till Sparbankens styrelse ska uppfylla kraven i Policyför lämplighetsbedömningar( ) samt klara en ledningsprövning av Finansinspektionen. Utöver dessa krav är det viktigt att en potentiell kandidat har egenskaper som gör att denna kan vara en god ambassadör för Sparbanken. De egenskaper som nya ledamöter företrädesvis ska besitta kan i ett enskilt fall frånträdas av sparbanksstämman, som ytterst ansvarar för att tillsätta nya styrelseledamöter, dock med undantag av sådana krav som uppställs i Finansinspektionens ledningsprövning. Säkerställande av styrelsens kompetens Årlig självutvärdering Sparbankens styrelse ska minst årligen utvärdera hur styrelsens ledamöter som ett kollektiv uppfyller de kompetenskrav som styrelsen ställt upp (se bilaga 1). Styrelsen ska även minst årligen utvärdera de kompetens- och kvalifikationskrav som ställts upp för det fall önskade uppsatta kompetenskrav bör uppdateras. Utvärderingen genomförs genom att varje enskild ledamot självständigt utvärderar sina styrkor och svagheter genom en självutvärdering. Resultat av ovan aktiviteter ska dokumenteras på ett lämpligt sätt Kompetensutveckling Ett resultat av den självutvärdering som Sparbankens styrelse genomför på såväl individ- som på kollektivnivå ska utmynna i en utbildningsplan. Planen ska vara ett verktyg för Sparbankens styrelse för att upprätthålla och inhämta ny och för uppdraget relevant kompetens. Utbildningsplanen ska främst sättas för styrelsen på en kollektiv nivå men om en enskild ledamot så önskar kan en individuell utbildningsplan tas fram för den enskilda ledamoten. Samtliga styrelseledamöter ska enskilt ansvara för att hålla sig uppdaterade genom att bland annat besöka Finansinspektionens hemsida, läsa branschnyheter, ta del av Sparbankens interna styrdokument m.m. Sparbankens styrelse anser att cirka 2-3 arbetsdagars utbildning per år och ledamot är lämpligt och genomförbart. Sida 2 av 5

3 Bilaga 1 Årlig självutvärdering Styrelsen har, som en del i arbetet att säkerställa att styrelsen har rätt kompetens och sammansättning, genomfört en workshop på temat. Workshopen ägde rum den 30 november 2016 under ledning av Funktionen för Regelefterlevnad och föregicks av att varje ledamot genomförde en individuell självutvärdering, även denna under ledning av Funktionen för Regelefterlevnad. Vid workshopen var Lars-Åke Larsson samt Håkan Dorm frånvarande, men har dock genomfört och ingått i självutvärderingen. Workshopen inleddes med en utbildningsdel i syfte att belysa varför processen genomförs och tydliggöra de krav som ställs på en styrelseledamot i en bank. Workshopen utgör en del av en årlig process vilken styrelsen satte upp under Detta års workshop var således första gången som processen kunde bli föremål för utvärdering. Processens flöde beskrivs genom nedan figur: Vi startar här! Utvärdera det gångna årets insatser Fas 5 // Dokumentation och utvärdering Fas 1// Förstudie Fas 4// Utbildning och kompetensutveckling Fas 2// Strategi Fas 3// Styrelsens självutvärdering Sida 3 av 5

4 Fas 5 Utvärdering och dokumentation Som figuren ovan utvisar inleddes workshopen med Fas 5 Utvärdering och dokumentation. Dokumentationen utförs genom styrelserapport för Q4 för Funktionen för regelefterlevnad samt genom denna bilaga 1. Utvärderingen genomfördes i flera steg varvid till att börja med Policy för styrelsens kompetens och sammansättning utvärderades med följande resultat; Styrelsen anser att processen för styrelsens kompetens och sammansättning är fungerade för befintliga ledamöter men ifrågasätter varför inte valberedningen fått del av denna och beaktar policyn vid framtagande av nya ledamöter. Policyn bör mot bakgrund av detta tillhandahållas valberedningen. Policyn anger att styrelsen ska bestå av 10 ledamöter, vilket är felaktigt i förhållande till dagens 9 ledamöter. Policyn bör skrivas om till att istället ange ett spann mellan 7 och 9 ledamöter. Utöver de egenskaper och kompetenser som listas i policyn är det viktigt att en ledamot har tillräckligt med personlig integritet och självförtroende nog för att kunna göra sin röst hörd och vara obekväm om så krävs. Policyn ska förtydligas i detta avseende. Funktionen för regelefterlevnad är dokumentägare för policyn och bifogar en reviderad version för styrelsens antagande till styrelsemötet den 21 december. Vidare utvärderades utbildningsplanen och dess omfattning. Det kunde konstateras att samtliga punkter på utbildningsplanen har genomförts under 2016, dock att Håkan Dorms utbildningspass om kreditprocesser och kreditbedömningar är förlagt till Q Omfattningen av utbildningsplanen uppfattas som rimlig. Fas 1 Förstudie och Fas 2 Strategi Dessa två faser genomfördes grundligt under 2016 varför en summarisk process tillämpades för Styrelsen anser att den bedömning som gjorts under 2015 avseende målsättning, kompetens och mångfald fortfarande är aktuell varvid några justeringar inte är nödvändiga, ett tillägg om personlig integritet har dock gjorts eftersom styrelsen, se vidare nedan. Fas 3 Styrelsens självutvärdering Inför workshopen har varje styrelseledamot genomfört en individuell självskattning av den uppfattade egna kompetensen. Parametrarna i självutvärderingen baseras på de egenskaper och kompetenser som listats i Policy för styrelsens kompetens och sammansättning Ett snitt för den uppfattade egna kompetensen har räknats fram och resultatet är något bättre än föregående år. Detta är en indikation på att genomförda utbildningsinsatser gett resultat och att ledamöterna känner sig säkrare i sina roller. Styrelsesuppleanterna har genomfört självskattningen men ingår ej i snittet då de normalt inte ska påverka styrelsens kollektiva kompetens. Fas 4 Utbildningsplan Styrelsen anser att 2-3 avsatta dagar per år är en rimlig mängd tid att sätta av för utbildningsinsatser. Ett förslag till utbildningsplan för 2017 har lagts lagts fram av Funktionen och styrelsens vice ordförande gemensamt och antagits av styrelsen vid styrelsemötet den 29 mars De synpunkter som framkom vid workshopen kommer att tas i beaktande vid framtagandet av denna. Sparbankens målsättning Mål för banken a) Sparbanken ska vara konkurrenskraftig gentemot nya mindre aktörer som verkar på samma marknad b) Sparbanken ska hänga med i den digitala utvecklingen och erbjuda konkurrenskraftiga produkter c) Sparbanken ska fortsatt behålla sitt starka förtroende externt Sida 4 av 5

5 d) Sparbanken ska, genom att vara en modern bank som möjliggör företagande och ett aktivt liv på bygden, bidra till att stoppa utflyttningen från Sparbankens upptagningsområde e) Proportionerligt implementera och efterleva de regulatoriska kraven som ställs på Sparbanken f) På ett smidigt sätt genomföra generationsskifte bland de anställda Styrelsens kompetens Styrelsen enades om att det finns behov av åtgärder vad gäller styrelsens kompetens vilket kommer att tillgodoses genom utbildning. De kompetenser som anges i matrisen nedan är sådana kompetenser som ska finnas i styrelsen och därmed måste åtminstone en ledamot i Sparbankens styrelse besitta tillräcklig kunskap inom varje angivet område. a) Erfarenhet av företagsekonomi b) Erfarenhet från den finansiella branschen c) Kunskap om företagande och entreprenörskap d) IT-kompetens och användandet av ny teknik e) Lokal kännedom om bygden f) Erfarenhet om kreditbedömningar och kreditprocesser g) Kunskap om marknadsföring och försäljning h) Kunskap om arbete med Riskkontroll och Regelefterlevnad i) Juridisk kompetens j) God social kompetens k) Kunskap om konkurrenter Styrelsens mångfald Sparbankens styrelse anser att nedanstående faktorer bör beaktas vid tillsättning av styrelseledamöter för att få en så diversifierad och erfaren styrelse som möjligt. När en ny ledamot ska utses bör denne, förutom att ha goda kunskaper enligt tidigare utvärdering, analyseras utifrån att styrelsen ska bli så bred som möjligt vad gäller mångfald avseende kompetens och erfarenhet. a) Erfarenhet om entreprenörskap b) Styrelseledamöter som är genuint intresserade av styrelsearbete i Sparbanken c) En blandning mellan ledamöter med lokal anknytning och externa ledamöter d) God social kompetens e) Styrelsen ska ha en jämn åldersfördelning, i dagsläget är äldre överrepresenterade f) Sparbanken ska ha en icke homogen styrelse g) Styrelsen ska behålla en lokal förankring till bygden h) För att lyckas skapa efterfrågad mångfald vid rekrytering av nya styrelseledamöter ska Sparbanken använda sig av externa rekryteringsföretag och annonsera i god tid innan planerad tillsättning. i) Arbetslivserfarenhet från lokala företag j) Kompetens för att kunna ifrågasätta och förstå det ärende som diskuteras i styrelsen k) Lyhörda ledamöter l) Sparbankens styrelseledamöter ska ha en hög personlig integritet och självförtroende nog att lyfta sin åsikt. Sida 5 av 5