PROTOKOLL KS ARBETSUTSKOTT

Transkript

1 NÄRVARANDE ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Peter Schölander (M) (ordförande) Anders Ståhl (M) Göran Bengtsson (M) Lennart Nilsson (S) Gertrud Green (C) Fredrik Johannesson (KD) Louise Stjernquist (L) Kerstin Björkäng Wirehed (S) Övriga närvarande Ulf Molin (C) (vice ordförande) (närvarar 08:45-09:30) 109 kommunsekreteraren Niklas Åkerström Fogelmark Margareta Engkvist-Björkenhall (chef för teknik- och fastighetsförvaltningen) 109 Charlotta Lövstedt (SWECO) 109 Sammanträdestid kl 08:45-10:10 Paragrafer JUSTERING Utsedd att justera Lennart Nilsson UNDERSKRIFTER Sekreterare Ordförande Justerande Niklas Åkerström Fogelmark Peter Schölander Lennart Nilsson Protokollet justerat den Tillkännagivandet av justeringen har den anslagits på kommunens anslagstavla Page 1 of 19

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 109 Redovisning av kustförvaltningsplan 110 Godkännande av förfrågningsunderlag för upphandling av solcellsanläggning till Jonstorpsskolan 111 Godkännande av plan för intern kontroll Sammanträdesschema för 2018 för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott samt förslag på nästa mandatperiods sammanträdesdagar 113 Införande av kontaktcenter 114 Revidering av ägardirektiv för Höganäs Energi AB 115 Antagande av taxa för tillsyn enligt livsmedelslagen 116 Antagande av taxa för tillsyn enligt strålskyddslagen 117 Antagande av taxa för tillsyn enligt lagen om skydd mot internationella hot mot människors hälsa 118 Antagande av taxa för tillsyn enligt lagen om handel med vissa receptfria läkemedel 119 Antagande av taxa för tillsyn enligt miljöbalken 120 Antagande av taxa för tillsyn enligt tobakslagen och lagen om elektroniska cigaretter Antagande av reglemente för miljötillsynsnämnden, byggnadsnämnden och 121 kommunstyrelsen samt antagande av arbetsordning för kommunfullmäktige med anledning av ny kommunallag 122 Antagande av delegationsordning för kommunstyrelsen samt anmälan om vidaredelegation Page 2 of 19

3 109 Redovisning av kustförvaltningsplan Charlotte Lövstedt från SWECO presenterar förslaget till kustförvaltningsplan. KS/2016/599 Page 3 of 19

4 KS/2017/ Godkännande av förfrågningsunderlag för upphandling av solcellsanläggning till Jonstorpsskolan Kommunledningskontoret har tillsammans med teknik- och fastighetsförvaltningen utarbetat förfrågningsunderlag för upphandling en totalentreprenad av solcellsanläggning till Jonstorpsskolan. Värdet på upphandlingen beräknas till cirka 1,2 mnkr och det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Kommunledningskontorets kommunkansli, tjänsteskrivelse den 1 november 2017, Kommunledningskontorets kommunkansli, förfrågningsunderlag den 30 oktober Arbetsutskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag att godkänna upprättat förfrågningsunderlag gällande ovanstående upphandlingsärende, att ge upphandlingsenheten i samråd med teknik- och fastighetsförvaltningen i uppdrag att genomföra upphandlingen med beslutande enligt kommunstyrelsens delegationsordning, att ge teknik- och fastighetsförvaltningen i uppdrag att teckna avtal med vald entreprenör och att ge fastighetschefen i uppdrag att vara beställarens representant vid entreprenaden. Kommunledningskontoret (kommunkansliet) Page 4 of 19

5 KS/2017/ Godkännande av plan för intern kontroll 2018 har, utöver att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och utöva uppsikt över nämnders verksamhet, också ansvaret för att kommunövergripande reglementen, regler och policy upprättas. Till grund för internkontrollarbetet beslutade kommunfullmäktige den 12 december 2012, 145, om gällande reglemente för internkontrollarbetet. Varje nämnd och kommunens helägda bolag ansvarar för att ta fram en intern kontrollplan för sina respektive verksamhetsområden. Internkontrollplanerna ska årligen revideras och omprövas inför kommande år och överlämnas till kommunstyrelsen. Förvaltningschefen ska senare, i samband med kommunens årsbokslut, rapportera resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till nämnden. Nämnderna och kommunens helägda bolag har tagit fram interna kontrollplaner för 2018 och godkänt dessa. Planerna föregås av en risk- och väsentlighetsanalys som fokuserar på väsentliga risker i organisationen. Anvisningarna har i år, likt föregående år, bland annat fokuserat på att riskerna ska ha en tydligare koppling till kommunens mål. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning bedömer att detta görs på ett ändamålsenligt sätt men skulle kunna förbättras ytterligare. Även riskformuleringen skulle kunna utvecklas för att bli tydligare. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tjänsteskrivelse den 30 oktober 2017, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, intern kontrollplan 2018 för nämnder och bolag exklusive Höganäs Omsorg AB, Höganäs Omsorg AB, intern kontrollplan, Utbildningsnämndens beslut den 24 oktober 2017, 44, Socialnämndens beslut den 16 oktober 2017, 196, s beslut den 10 oktober 2017, 188, Överförmyndarnämndens beslut den 25 oktober 2017, 40, Höganäs Omsorg AB:s beslut den 12 september 2017, 19, Byggnadsnämndens beslut den 25 oktober 2017, 177. att godkänna kommunstyrelsens förvaltningars, överförmyndarnämndens, miljötillsynsnämnden, utbildningsnämndens, socialnämndens, byggnadsnämndens, AB Höganäshems, Höganäs Energi ABs och Höganäs Omsorg ABs interna kontrollplaner för Page 5 of 19

6 KS/2017/ Sammanträdesschema för 2018 för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott samt förslag på nästa mandatperiods sammanträdesdagar Kommunledningskontorets kommunkansli har tagit fram förslag till sammanträdesschema för 2018 för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt dess utskott. Schemat innehåller också förslag på när nyvalda kommunfullmäktige samt kommunstyrelsen ska sammanträda första gången. Enligt praxis i Höganäs kommun föreslår avgående kommunfullmäktige samt kommunstyrelse tillträdande kommunfullmäktige samt kommunstyrelse sammanträdesdatum för resterande del av 2018, det vill säga för perioden 15 oktober till den 31 december Dessa datum måste dock fastställas vid tillträdande kommunfullmäktige samt kommunstyrelses första sammanträde. Enligt den nya kommunallagen (SFS 2017:725) som träder i kraft den 1 januari 2018 beslutar kommunstyrelsen när kommunens nämnder senast ska lämna in respektive budgetförslag och årsredovisning till kommunstyrelsen. Dessa datum föreslås till senast den 7 juni 2018 för kommunens nämnder att lämna in budgetförslag till kommunstyrelsen och senast den 14 februari 2018 för kommunens nämnder att lämna in årsredovisning till kommunstyrelsen. Kommunledningskontorets kommunkansli, tjänsteskrivelse den 8 november 2017, Kommunledningskontorets kommunkansli, förslag på sammanträdesdagar för år 2017 för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt dess utskott, daterad den 6 november Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att fastställa mötesdagar för perioden 1 januari 2018 till 14 oktober 2018, för kommunstyrelsen och dess utskott enligt förslag till sammanträdesschema 2018 daterat den 6 november 2017, att fastställa den 15 oktober 2018 efter kommunfullmäktiges sammanträde som tillträdande kommunstyrelsens första sammanträde, att föreslå mötesdagar för perioden 16 oktober 2018 till 31 december 2018, för kommunstyrelsen och dess utskott enligt förslag till sammanträdesschema 2018 daterat den 6 november 2017, att meddela kommunens nämnder att lämna in budgetförslag till kommunstyrelsen senast den 7 juni 2018, att meddela kommunens nämnder att lämna in årsredovisning till kommunstyrelsen senast den 14 februari att fastställa mötesdagar för perioden 1 januari 2018 till 14 oktober 2018, för nuvarande mandatperiods Page 6 of 19

7 kommunfullmäktige enligt förslag till sammanträdesschema 2018 daterat den 6 november 2017, att fastställa den 15 oktober 2018 klockan 18:30 som tillträdande kommunfullmäktiges första sammanträde, att föreslå mötesdagar för perioden 16 oktober 2018 till 31 december 2018, för tillträdande kommunfullmäktige enligt förslag till sammanträdesschema 2018 daterat den 6 november Page 7 of 19

8 KS/2017/ Införande av kontaktcenter beslutade den 7 juni 2017, 119, att uppdra åt kommunledningskontoret att ta fram ett beslutsunderlag så att fullmäktige senast i december 2017, kan fatta besluta om införandet av ett kontaktcenter planerat till sommaren Kommunledningskontoret har nu utrett utredningen i enlighet med kommunstyrelsens beslut. Sammanfattningsvis föreslår kommunledningskontoret i utredningen att Höganäs kommun införa ett gemensamt servicecenter dit alla medborgare, företag och föreningar kan vända sig för information, vägledning, rådgivning, administrativ service, statusfrågor och handläggning av enklare myndighetsfrågor. Servicecenter ska fungera effektivt och vara en väg in till kommunen, ett nummer att ringa för att förenkla och förbättra den kommunala servicen ur ett medborgar-, företagare- och föreningsperspektiv. Huvudsyftet med servicecenter är att öka servicen för medborgarna, företagen och föreningarna, genom att avlasta verksamheterna samt att skapa bättre tillgänglighet till den kommunala servicen, genom att utveckla e-tjänster, kommunikation, bemötande och verksamhetskompetens. Kommunens koncernledning som består av kommunens förvaltningschefer, de kommunala bolagens verkställande direktörer och kommunens ekonomichef har varit styrgrupp och fått kontinuerlig information om arbetet i projektgruppen. Bakgrunden är att verksamheternas tillgänglighet varit låg, trots olika insatser i respektive förvaltning de senaste åren. Koncernledningen står bakom nedan redovisat förslag. Ansvarsfördelning mellan servicecenter och förvaltningarna kommer att regleras i skriftliga avtal. Dessa avtal ligger till grund för justering av budgetram mellan förvaltningarna och servicecenter och kommer att innebära att man överför resurser motsvarande 6-8 tjänster från förvaltningarna till kommunledningskontoret. Utredningen föreslår också att servicecenter ska utvärderas efter två år utifrån de effektmål som presenteras i utredningen samt hur väl parterna följer åtagande enligt avtal. Organisatoriskt föreslås i utredningen att servicecentret blir en del av kommunledningskontoret och kommunikationsavdelningen. Införandet av servicecenter föreslås starta den 1 juli Kommunledningskontoret, tjänsteskrivelse den 9 november 2017, Kommunledningskontoret, utredning den 7 september 2017, s beslut den 7 juni 2017, 119, Kommunledningskontoret, utredning den 10 maj att införa ett servicecenter, med start 1 juli 2018, i enlighet med redovisat förslag med omfattning 6-8 tjänster, Page 8 of 19

9 att delegera till kommunstyrelsen att genomföra en justering i budgetram motsvarande 6-8 tjänster i samband med avtalstecknande mellan förvaltningarna och kommunledningskontorets servicecenter, att uppdra åt kommunstyrelsen att utvärdera införandet av servicecenter och redovisa denna till kommunfullmäktige senast den 31 december Page 9 of 19

10 KS/2017/ Revidering av ägardirektiv för Höganäs Energi AB Kommunfullmäktige beslutade den 20 mars 2014, 30, att fastställa ägardirektiv till Höganäs Energi AB (HEAB). I ägardirektiv för Höganäs Energi AB framgår att bolagets avkastning ska uppgå till minst 6 procent av det egna kapitalet. Med avkastning menas bolaget resultat efter finansiella poster i relation till det egna kapitalet (inklusive obeskattade reserver). Av ägardirektivet framgår vidare att bolaget årligen ska erlägga en aktieutdelning till kommunen som uppgår till 40 procent av bolagets årliga avkastning. Bolaget ska också långsiktigt arbeta för konsolidering av bolaget. Soliditeten får inte vara lägre än 35 procent Kommunfullmäktige beslutade den 11 november 2014, 123, att godkänna bredbandstrategi för Höganäs kommun. För att nå målet om fiber till alla har bolaget de senaste åren genomfört omfattande investeringar. Utöver investeringar i fibernätet har Höganäs Energi även genomfört investeringar i eldistributions- och fjärrvärmenätet. Denna relativt omfattade investeringsvolym har självklart belastat likviditeten i bolaget med krav på ökad upplåning. För att mildra effekterna av den kraftiga utbyggnaden av optonätet på bolagets belåningsbehov beslutade kommunfullmäktige den 31 mars 2016, 40, att begränsa utdelningen från Höganäs Energi AB till Höganäs kommun för verksamhetsåret 2015 och 2016 till 6 mnkr per år istället för att ha ett utdelningskrav som andel av bolagets ekonomiska resultat. Det ekonomiska resultatet förstärks skenbart under utbyggnadsperioden då alla anslutningsavgifter bokförs som intäkt under året och investeringen bokförts under avskrivningar (20 år). Vidare beslutade kommunfullmäktige att beslut om Höganäs Energi AB:s framtida utdelning ska prövas på nytt inför utdelningen för verksamhetsåret För kommunen innebär det en lägre utdelning med cirka 3 till 4 mnkr per år, allt annat lika. Mot bakgrund av kommunens ekonomiska situation 2017 beslutade kommunfullmäktige i samband med behandlingen av budget 2017 och plan den 29 september 2016, 80, att kommunens bidrag till Höganäs Energi AB för utbyggnad av bredband ska lämnas vilande verksamhetsåret Bolagets investeringar i fibernätet kommer att fortsätta de kommande åren för att uppnå målet fiber till alla. Mot denna bakgrund har bolaget hos representanter vid kommunledningskontoret väckt frågan om att förlänga den begränsningen av utdelningen fram till verksamhetsåret Som argument framförs att i tider då bolaget behöver stärka sitt kassaflöde för att kunna investera med egna medel är det fördelaktigt att begränsa den utdelning bolaget levererar. Bolagets ledning och företrädare för kommunledningskontoret har diskuterat frågan och är överens att förlängningen bör begränsas ytterligare två år samtidigt som kommunens bidrag till bolaget för utbyggnad av bredband också lämnas vilande. Kommunledningskontoret, tjänsteskrivelse den 26 oktober 2017, Kommunledningskontoret, ägardirektiv för Höganäs Energi AB. Ytterligare underlag i ärendet Kommunfullmäktiges beslut den 29 september 2016, Kommunfullmäktiges beslut den 31 mars 2016, 40, Kommunfullmäktiges beslut den 11 november 2014, 123, Kommunfullmäktiges beslut den 20 mars 2014, 30. Page 10 of 19

11 att utdelningen från Höganäs Energi AB till Höganäs kommun för verksamhetsåret 2017 och 2018 ska uppgå till 6 mnkr per år, att kommunens bidrag till Höganäs Energi AB för utbyggnad av bredband lämnas vilande för verksamhetsåret 2018, att beslut om Höganäs Energi AB:s framtida utdelning på nytt skall prövas inför utdelningen för verksamhetsåret Page 11 of 19

12 KS/2017/ Antagande av taxa för tillsyn enligt livsmedelslagen Miljötillsynsnämnden har utarbetat förslag på ny taxa för tillsyn enligt livsmedelslagen (SFS 2006:804) att gälla från den 1 januari Förslaget innebär bland annat att taxan för planerad kontroll höjs från 950 kr per timme till 1050 kr per timme. Miljötillsynsnämndens beslut den 20 september 2017, 37. att anta taxa för tillsyn enligt livsmedelslagen att gälla från den 1 januari Page 12 of 19

13 KS/2017/ Antagande av taxa för tillsyn enligt strålskyddslagen Miljötillsynsnämnden har utarbetat förslag på ny taxa för tillsyn enligt strålskyddslagen (SFS 1988:220) att gälla från den 1 januari Förslaget innebär bland annat att taxan för anmälan och kontroll enigt strålskyddslagen fastställs till en timavgift om 950 kr per timme. Miljötillsynsnämndens beslut den 20 september 2017, 36. att anta taxa för tillsyn enligt strålskyddslagen att gälla från den 1 januari Page 13 of 19

14 KS/2017/ Antagande av taxa för tillsyn enligt lagen om skydd mot internationella hot mot människors hälsa Miljötillsynsnämnden har utarbetat förslag på ny taxa för tillsyn enligt lagen om skydd mot internationella hot mot människors hälsa (SFS 2006:157) att gälla från den 1 januari Förslaget innebär bland annat att taxan för tillsyn fastställs till en timavgift om 950 kr per timme. Miljötillsynsnämndens beslut den 20 september 2017, 35. att anta taxa för tillsyn enligt lagen internationella hot mot människors hälsa att gälla från den 1 januari Page 14 of 19

15 KS/2017/ Antagande av taxa för tillsyn enligt lagen om handel med vissa receptfria läkemedel Miljötillsynsnämnden har utarbetat förslag på ny taxa för tillsyn enligt lagen om handel med vissa receptfria läkemedel (SFS 2009:730) att gälla från den 1 januari Förslaget innebär bland annat att taxan för tillsyn fastställs till en timavgift om 950 kr per timme. Miljötillsynsnämndens beslut den 20 september 2017, 34. att anta taxa för tillsyn enligt lagen om handel med vissa receptfria läkemedel att gälla från den 1 januari Page 15 of 19

16 KS/2017/ Antagande av taxa för tillsyn enligt miljöbalken Miljötillsynsnämnden har utarbetat förslag på ny taxa för tillsyn enligt miljöbalken (SFS 1998:808) att gälla från den 1 januari Förslaget innebär bland annat att taxan för tillsyn fastställs till 950 kr per timme. Miljötillsynsnämndens beslut den 20 september 2017, 33. att anta taxa för tillsyn enligt miljöbalken att gälla från den 1 januari Page 16 of 19

17 KS/2017/ Antagande av taxa för tillsyn enligt tobakslagen och lagen om elektroniska cigaretter Miljötillsynsnämnden har utarbetat förslag på ny taxa för tillsyn enligt tobakslagen (SFS 1993:581) och enligt lagen om elektroniska cigaretter (SFS 2017:425) att gälla från den 1 januari Förslaget innebär bland annat att taxan för tillsyn fastställs till 950 kr per timme. Miljötillsynsnämndens beslut den 20 september 2017, 42. att anta taxa för tillsyn enligt tobakslagen och enligt lagen om elektroniska cigaretter att gälla från den 1 januari Page 17 of 19

18 KS/2017/ Antagande av reglemente för miljötillsynsnämnden, byggnadsnämnden och kommunstyrelsen samt antagande av arbetsordning för kommunfullmäktige med anledning av ny kommunallag Med anledning av att en ny kommunallag (SFS 2017:725) träder i kraft den 1 januari 2018 har kommunledningskontoret utarbetat förslag på ny arbetsordning för kommunfullmäktige samt nya reglementen för kommunstyrelsen, byggnadsnämnden och miljötillsynsnämnden. Ändringarna som gjorts består främst i hänvisningar till den kommunallag som gäller från och med den 1 januari Kommunledningskontoret, tjänsteskrivelse den 24 oktober 2017, Kommunledningskontoret, förslag på arbetsordning för kommunfullmäktige (KFS 2017:17), Kommunledningskontoret, förslag på reglemente för kommunstyrelsen (KFS 2017:19), Kommunledningskontoret, förslag på reglemente för byggnadsnämnden (KFS 2017:18), Kommunledningskontoret, förslag på reglemente för miljötillsynsnämnden (KFS 2017:20). att anta förslaget till ny arbetsordning för kommunfullmäktige samt nya reglementen för kommunstyrelsen, byggnadsnämnden och miljötillsynsnämnden. att arbetsordningen och reglementena ska gälla från och med den 1 januari Page 18 of 19

19 KS/2017/ Antagande av delegationsordning för kommunstyrelsen samt anmälan om vidaredelegation Med anledning av att en ny kommunallag (SFS 2017:725) träder i kraft samt kommunfullmäktiges beslut den 26 oktober, 123, att flytta vuxenutbildningen Kunskapsforum från utbildningsnämnden till näringslivsavdelningen vid kommunstyrelsens kommunledningskontor har kommunledningskontoret utarbetat förslag på ny delegationsordning för kommunstyrelsen. Med stöd av föreslagen delegationsordning har även chefen för teknik- och fastighetsförvaltningen samt chefen för kultur- och fritidsförvaltningen fattat beslut om vidaredelegation. Kommunledningskontoret, tjänsteskrivelse den 24 oktober 2017, Kommunledningskontoret, förslag på delegationsordning för kommunstyrelsen, Samhällsbyggnadsförvaltningen, beslut om vidaredelegation, Teknik- och fastighetsförvaltningen, beslut om vidaredelegation. att anta föreslagna ändringar i kommunstyrelsens delegationsordning. att vad som framgår under punkten 2 allmänna regler och förtydliganden och fotnoterna till delegationsordningen i den mån de innehåller förhållningsregler ska gälla tillsvidare. att delegationsordningen ska gälla från och med den 1 januari att lägga nedanstående anmälan till handlingarna: - Anmälan om chefen för teknik- och fastighetsförvaltningens beslut om vidaredelegation av beslutanderätt enligt kommunstyrelsens delegationsordning, - Anmälan om chefen för kultur- och fritidsförvaltningen beslut om vidaredelegation av beslutanderätt enligt kommunstyrelsens delegationsordning. Page 19 of 19