TEAMWORK & RESPEKT ANSVAR INTEGRITET INGRAM MICRO UPPFÖRANDEKOD SOCIALT ANSVAR INNOVATION LÄRANDE. Oct Swedish (Svensk) Version

Transkript

1 LÄRANDE TEAMWORK & RESPEKT INNOVATION ANSVAR INTEGRITET INGRAM MICRO SOCIALT ANSVAR Oct Swedish (Svensk) Version

2 MEDDELANDE FRÅN CEO Alain Monié För att vara framgångsrik i dagens globala marknad, måste vi inte bara sträva efter att vi på bästa sättet att levererar teknik till världen, vi måste göra det genom att hålla den högsta etiska standarden. Att följa de lagar och regler som styr vår bransch är ett kritiskt första steg, men mer så förväntas det att vi gör rätt saker, på rätt sätt, varje dag. Denna Uppförandekod är hörnstenen i vårt compliance program. Den är byggd på vårt företags kärnvärden Innovation, Ansvar, Integritet, Teamwork och Respekt, Lärande, och Socialt Ansvar. Genom att leva upp till vår kod kan vi hålla fast vid vår ledande princip att fokusera på att öka framgången för våra affärspartners, medarbetare och aktieägare, samtidigt som vi lever upp till våra värderingar. Koden är dock inte avsedd att ge ett direkt svar för varje fråga som ni kan möta i arbetet på Ingram Micro, så jag uppmanar er att alltid använda gott omdöme och om ni har frågor, söka vägledning från din chef, personalavdelningen eller den juridiska avdelningen. Även om vi har spenderat år att bygga Ingram Micros rykte kring våra kärnvärden, särskilt integritet, tar det bara några ögonblick att förstöra det. Låt oss göra allt vi kan för att anamma vår Uppförandekod, och leva och arbeta mot de etiska normer som är dess grund. Tack på förhand. Bästa hälsningar Alain Monié President and Chief Executive Officer Ingram Micro Inc.

3 MEDDELANDE FRÅN STYRELSEORDFÖRANDE Dale Laurance Ingram Micros Uppförandekod gäller för alla oss på Ingram Micro, inklusive våra styrelseledamöter. Vi är förpliktigade att eftersträva den högsta standard vad gäller etiskt och juridiskt uppförande. Styrelsen förväntar sig att var och en läser och bekantar sig med koden, och håller fast vid den i era aktiviteter på Ingram Micro. Minst lika viktigt, styrelsen förväntar sig att ni kontaktar er chef, personalavdelningen eller den juridiska avdelningen om ni är osäker på innehållet i koden eller hur den skall gälla vid ett visst tillfälle. Vänlig hälsning Dale Laurance Styrelseordförande Ingram Micro Inc.

4 Introduktion till Koden Ingram Micros organisation består av exceptionella människor som delar samma starka värderingar: Innovation Vi söker ständigt efter bättre sätt att leverera värde till våra kunder, aktieägare och medarbetare. Vi förutser förändringar och hittar lösningar innan problemen uppstår. Ansvar Vi säger vad vi gör och vi gör vad vi säger. Vi skapar ständigt resultat som möter eller överträffar våra kunders och leverantörers förväntningar. Vi accepterar individens och teamets ansvar att uppfylla sina åtaganden. Integritet Vi följer de högsta etiska standarderna och visar ärlighet och rättvisa i alla åtgärder vi vidtar, överallt, hela tiden. Teamwork och respekt Vi respekterar våra medarbetares, kunders och samhällets rättigheter och övertygelser. Vi behandlar andra med den högsta graden av värdighet, jämlikhet och förtroende och drar samtidigt nytta av mångfalden för att möta våra gemensamma mål. Vi levererar mer som ett team än som enskilda individer. Lärande Vi förvärvar ständigt ny kunskap för att öka vår prestationsnivå och möjliggöra tillväxt för vårt företag och för oss själva. Socialt ansvar Vi samarbetar med våra kunder och leverantörer för att minimera vår gemensamma miljöpåverkan. Vi är alla ansvarstagande, aktiva medborgare i våra samhällen genom engagemang, frivillighet och välgörenhet. Vad ska jag göra? Jag läste uppförandekoden och förstår att som ett amerikanskt börsnoterat företag, behöver Ingram Micro följa vissa principer, men i mitt land, är det annorlunda. Vår regering följer inte ens sina egna lagar och förordningar! Hur vill du att jag ska göra mitt jobb med den nivån på de krav som beskrivs i koden? Bekanta dig med koden och följ dess innehåll när du tvivlar på tillämplig standard. Vi kommer alla från olika bakgrunder, länder och kulturer. Vad som förefaller acceptabelt i ett land är kanske inte det i ett annat. Vår uppförandekod hjälper oss att förstå de principer som styr våra beslut och vårt beteende på Ingram Micro. Den tar oss ur osäkerhet, dokumenterar vår företagskultur och skapar enighet i hela organisationen kring dessa värden. Rapportera alla frågor av juridisk eller etisk efterlevnad som du möter. Ingram Micro kommer att skydda alla medarbetare mot repressalier som rapporterar ett problem i god tro.

5 Introduktion till Koden Gäller koden för mig? Den här Uppförandekoden gäller för samtliga på Ingram Micro, i samtliga regioner alla medlemmar av styrelsen i Ingram Micro Inc. (direktörer), koncernledningen tillsatta av Ingram Micro Inc s styrelse och alla övriga medarbetare. I tillägg, förväntar sig Ingram Micro att tredje part som utför uppdrag å bolagets vägnar lever upp till integritetsvärderingen och tillämpar de högsta etiska standarder, visar ärlighet och rättvisa i varje handling. Vad är mitt ansvar? Vi är alla styrelsen, koncernledningen och medarbetarna - förpliktade att följa Uppförandekoden och företagets övriga policies om lagligt- och etiskt uppträdande. Minst lika viktigt är att samtliga av oss är förpliktade att i enlighet med de procedurer som beskrivs nedan i den här Koden, omedelbart rapportera förhållanden som rör lagligt- och etiskt uppträdande. Försök inte att dölja ett problem i förhoppning om att det kanske inte upptäcks alla problem måste omgående rapporteras. Denna förpliktelse kallas inom Ingram Micro för Sunshine Rule ( Solskensregeln ) och den utgör en väsentlig del av Uppförandekoden. Ingram Micro skyddar alla medarbetare från eventuell vedergällning, när medarbetare följer vår Sunshine Rule och anmäler en fråga i god tro. Vad ska jag göra? Jag är medveten om en etisk kränkning i min affärsenhet, men jag är rädd att rapportera det. Jag är rädd att bli avvisad av mina kamrater eller att det skall leda till hämndaktioner från min chef. Tala ut! Företaget kommer att skydda dig mot repressalier eller disciplinära åtgärder eller andra negativa anställningskonsekvenser om du i god tro rapporterar ett misstänkt juridisk eller etisk brott eller en intressekonflikt, oavsett om sådana misstankar visar sig vara giltiga eller inte. Non-Retaliation Policy Vi är alla ansvariga för att ställa frågor om tolkningen och tillämpningen av Koden och företagets olika policies. Antingen genom att vända sig till sin chef eller t.ex. till HR avdelningen eller Legal Department (juristavdelningen). Okunskap är inte en ursäkt för att ha brutit mot Koden. Företagets General Counsel (koncernens chefsjurist) har det primära ansvaret för upprätthållandet av Uppförandekoden och övriga policies som rör lagligt- och etiskt uppträdande. Under uppsikt av styrelsens Audit Committee är han också ansvarig för utgivandet av väglednings- och förklarande material..

6 Vart vänder jag mig för att rapportera överträdelser, väcka en problemställning eller ställa frågor? Medarbetare som har anledning att tro att Uppförandekoden eller företagets policies angående lagligt och etiskt uppträdande överskrids ska omedelbart rapportera detta och potentiella intressekonflikter till sin chef, till personalavdelningen, till Regional Compliance Officer, Chief Compliance Officer eller till General Counsel. Medarbetare kan också kontakta Ingram Micro Hotline (anonymt om detta önskas). Medlemmar av koncernledningen som misstänker att Uppförandekoden eller företagets policies angående lagligt- och etiskt uppträdande överskrids ska omedelbart rapportera detta och en potentiell intressekonflikt till General Counsel. Chief Executive Officer och de personer med ledande positioner inom Koncernledningens finansavdelning (vilket inbegriper Chief Financial Officer, Corporate Controller och alla andra medarbetare som utsetts av General Counsel) ska omedelbart rapportera alla materiella transaktioner som skulle kunna vara föremål för en potentiell intressekonflikt till General Counsel. General Counsel måste sedan i sin tur rapportera detta till Audit Committee. Intressekonflikter och andra spörsmål som rör lagligt och etiskt uppträdande som involverar General Counsel ska rapporteras till Audit Committee. Vad ska jag göra? Jag har en fråga rörande tolkning av Koden. Jag är inte säker på hur Kodens bestämmelser tillämpas på en viss situation jag nu står inför. Kontakta din Regionala Compliance Officer, Chief Compliance Officer, eller den juridiska eller HR avdelningen för ytterligare hjälp. Koncernledning och direktörer ska rikta sina frågor till General Counsel. Medlemmar av styrelsen som misstänker att Uppförandekoden eller företagets policies vad gäller lagligt och etiskt uppträdande har överskridits ska omedelbart rapportera detta och potentiella intressekonflikter till General Counsel som i sin tur ska rapportera detta till Audit Committee.

7 Vilka är företagets olika policies och principer? Av central betydelse för den här Uppförandekoden är principen att alla direktörer, medlemmar av koncernledningen och alla övriga medarbetare förväntas tillämpa den högsta lagliga och etiska standard, inkluderat uppträda i överensstämmelse med alla lagar och förordningar i de länder där företaget är verksamt. Att efterleva denna princip betyder att styrelsen, koncernledningen och medarbetarna ska uppträda i enlighet med företagets specifika policies angående lagenligt- och etiskt uppträdande. Dessa policies, som kan ändras eller uppdateras med jämna mellanrum, finner Ni på företagets intranätsida. Företagets viktigaste policies kan sammanfattas som följer: Anti-Boycott: Ingram Micro efterlever USAs samtliga Anti-bojkottlagar och kommer inte att stödja eller främja någon osanktionerad utländsk bojkott. Anti-Bribery: Vi kan inte betala eller erbjuda pengar eller annat av värde till offentlig tjänsteman, tjänstemän vid offentliga internationella organisationer, politiska kandidater eller politiska partier i syfte att erhålla eller behålla affärer för Ingram Micro. Detta gäller både direkta och indirekta betalningar, inklusive de som åstadkommes genom någon mellanhand (fristående entreprenörer som betalas en provision eller avgift för att bistå eller underlätta att erhålla eller behålla affärer för Ingram Micro som agenter, konsulter eller rådgivare), leverantörer, återförsäljare eller tjänsteleverantörer. Ingram Micros Anti-Bribery Policy förbjuder oss också från att göra direkt eller indirekt betalning av mutor till kommersiella kunder eller leverantörers anställda för att erhålla eller behålla affärer eller påverka deras beslut. Vad ska jag göra? En återförsäljare ber företaget att underlätta en resa till södra Kalifornien för beslutsfattaren vid ministeriet för hälsovård och hennes familj. Detta kan påskynda inköp av dessa 2000 projektorer vi har talat om i ett år. Inte en stor sak, den offentliga tjänstemannens barn kommer att älska Disneyland och jag skulle vilja göra dem lyckliga! Även om du gillar barn, gör det inte! Vi kan inte betala eller erbjuda att ge direkt eller indirekt någonting av värde till offentliga tjänstemän för att få eller behålla affärer. Denna resa skulle bryta flera antikorruptionslagar, i synnerlighet US Foreign Corrupt Practices Act. Du måste också omedelbart rapportera en sådan begäran till den juridiska avdelningen.

8 Vilka är företagets olika policies och principer? Antitrust and Competition Laws: Som en del av principen att uppträda rättvist och ärligt gentemot kunder, leverantörer och konkurrenter efterlever Ingram Micro gällande konkurrensrättsliga lagar samt förbudet att samarbeta med våra konkurrenter om fixering av priser eller marginaler. Conflicts of Interest: Vi måste undvika samtliga situationer som vi vet, eller vi skulle ha vetat, skapar eller potentiellt skulle kunna skapa en intressekonflikt och omedelbart meddela situationen till företaget genom att följa procedurerna som finns beskrivna i företagets Conflict of Interest policy. Vi ska heller inte använda företagets egendom för personlig vinning eller utnyttja affärsmöjligheter genom att bruka företagets egendom, information eller sin position. Export Laws: Ingram Micro efterlever export kontroll lagarna i USA och i alla andra länder där företaget är verksamt, inkluderat restriktioner avseende transaktioner med företag och personer som finns listade på Restricted Parties List och med vissa specifika länder. External Communications: Som ett publikt bolag noterat på NYSE, är Ingram Micro föremål för särskilda informationsskyldigheter. Endast behörig personal skall ha någon kontakt med media om frågor som berör företaget och vi skall inte avslöja materiella, icke-offentligt företagsangelägenheter eller -utveckling till någon utanför företaget (inklusive familjemedlemmar, släktingar eller vänner), undantaget i enlighet med företagets policies. Detta undantar dock ingen anställd från skyldigheten att följa lokala, statliga och federala lagar och föreskrifter, inklusive de som rör rapportering nödsituationer till lämpliga myndigheter. Ingram Micros rapporteringar till USAs Securities and Exchange Commission samt alla andra offentliggöranden av företagets finansiella ställning och driftresultat ska alltid reflektera en fullständig, rättvis, korrekt, laglig och förståelig rapportering. Vad ska jag göra? Jag är på en leverantörevent i Las Vegas och under ett arbetspass diskuterar en del av våra konkurrenter och leverantören vinstmarginal och kostnader relaterade till ett specifik anbud. Diskussioner eller utväxling av information med konkurrenter om alla konkurrenskänsliga frågor (priser, säljvillkor, marknader, kunder, vinster, marginaler, avsikt att lägga anbud, etc.) måste undvikas. Att observera och i tysthet närvara vid sådana diskussioner kan göra dig en co-konspiratör. Be att diskussionerna avslutas - eller gå därifrån! Rapportera det inträffade till den juridiska avdelningen. Sociala nätverk och bloggar: De har blivit vanligare att kommunicera med vänner, kunder, andra medarbetare och nästan alla i våra liv. Vi följer företagets riktlinjer när vi använder sociala nätverk och bloggar det som avser Ingram Micro.

9 Vilka är företagets olika policies och principer? Financial Disclosures: Vi ska säkerställa att Ingram Micros rapporteringar till USA s Securities and Exchange Commission samt alla andra offentliggöranden av företagets finansiella ställning och driftresultat alltid reflekterar ett fullständigt, rättvist, korrekt, tidsmässigt och förståeligt offentliggörande. Guidelines in Gathering Competitive Intelligence: Vi samlar in upplysningar och information om konkurrenter i enlighet med gällande konkurrensrättsliga lagar och företagets värderingar. Direkt utväxling av information ( competitive intelligence ) med våra konkurrenter är förbjudet. Guidelines on Trading in Securities: Det är inte tillåtet att handla i Ingram Micro värdepapper (aktier) baserat på materiell inside information, och ska heller inte rådgöra andra att göra detta. Vi ska heller inte handla i värdepapper i andra företag, eller rådgöra andra att göra detta, baserat på materiell inside information som erhållits som ett led i tjänsten hos Ingram Micro. Protection of Proprietary Information: Vi skall skydda Ingram Micros konfidentiella information eller immateriella egendom, och konfidentiell information eller immateriell egendom erhållen från tredje part i förtroende, mot förlust, stöld, oauktoriserad förändring eller offentliggörning. Receipt of Gifts and Gratuities: Vi kan mottaga (men inte be om) från nuvarande eller framtida leverantörer eller erbjuda våra kunder, gåvor, gratifikationer, nöjen eller annan uppmärksamhet som inte betraktas som överdrivna och som överensstämmer med vad som är kutym inom affärssamhället, företagets Gifts and Entertainment Policy och specifika krav. Vad ska jag göra? En leverantör inbjuder mig att gå med honom på ett lokalt sportevenemang där vi kommer att titta på spelet och diskutera affärsmöjligheter. Biljetterna har ett nominellt värde av US $ 250. Ska jag gå? Detta utgör representation. Du kan acceptera inbjudan. NB: Om leverantören erbjuder dig två biljetter till evenemanget, och honom eller henne inte planerar att följa med, är detta en gåva som du bör avstå då den överskrider den tillåtna gåvo gränsen. Kom också ihåg att vad gäller eventuell underhållning du erbjuder eller tar emot, förväntas du att tillämpa gott omdöme med hänsyn till om gåvan är bruklig och rimlig, eller om den istället är överdriven, vilket skulle kunna skapa ett intryck av otillbörlig påverkan. Om du är osäker, rådgör med din chef om det för tillfället lämpliga beteendet.

10 Vilka är företagets olika policies och principer? Records Retention: Vi ska bevara/arkivera dokument i enlighet med de riktlinjer vad gäller arkivering som är uppställda av Ingram Miro i det aktuella landet. Smart Citizen: Som individuella och företags medlemmar i det globala samhället är vi engagerade i att vara socialt ansvarstagande inom tre nyckelområden: Vår Miljö: Vi leder som ett miljömässigt ansvarstagande företag som arbetar med leverantör- och kundpartners för att minimera företagets påverkan på miljön. Vi ökar användningen av grön teknik samt identifiera och proaktivt bemöta de risker föroreningar som härrör från våra aktiviteter, produkter eller tjänster, för att effektivt kunna kontrollera och minska vår miljöpåverkan. Vi informerar andra om våra åtaganden, inklusive företag från vilka vi erhåller produkter och tjänster, och samarbetar med och stödjar de ansträngningar som görs av våra samarbetspartners. Vi genomför årliga översyner av detta åtagande i ljuset av ny kunskap, förändrade lagar eller allmänhetens farhågor. Våra samhällen: Vi har ett positivt inflytande i de samhällen där vi lever och arbetar. Vår arbetsplats: Vi upprätthåller en professionellt utmanande, givande, respektfull och säker arbetsplats för alla Ingram Micro medarbetare och affärspartners. Vi ser mångfald som en av våra främsta konkurrensfördelar som krävs för att upprätthålla vårt företags resultat och fortsatta framgång. Vi respekterar gällande lagar och internationella konventioner om förbud mot barnarbete och alla former av tvångsarbete eller obligatoriskt arbete. Företagens sociala ansvar är ett åtagande för alla på Ingram Micro blev ett år då vi tog ett stort kliv framåt i vårt företags sociala ansvar. Vi tog det gräsrotsarbete våra medarbetare skapat över hela världen, både personligen och professionellt, och bildade ett koncernövergripande program som har högsta prioritet från styrelserummet till varje hörn av vår organisation. Den senaste Ingram Micro årliga CSR-rapport kan nås genom att klicka på länken nedan. CSR Report Vi strävar efter att hålla dessa åtaganden, göra vad som är rätt, bäst och rättvist för våra samhällen, partners, medarbetare och aktieägare, och samtidigt upprätthålla en stark och lönsam verksamhet. Theft and Loss Prevention: Vi ska skydda Ingram Micros egendom mot stöld och förlust och måste rapportera sådan stöld eller förlust till sin närmaste chef, Security Department eller HR Department.

11 Hur kan Uppförandekoden modifieras eller i vilka fall kan den frånträdas? Styrelsen ska godkänna samtliga ändringar eller tillägg som görs till Uppförandekoden. Ändringar som berör Chief Executive Officer och de ledande positionerna inom styrelsens finansavdelning kommer utan dröjsmål att kommuniceras till företagets aktieägare. Företagets policies angående lagligt och etiskt uppträdande som ingår i Koden kan bara ändras eller nya policies kan endast antagas i enlighet med procedurer fastställda av General Counsel. Uppförandekoden godkändes av Ingram Micros styrelsen den 3 mars 2003, och reviderad den 24 augusti 2005, 7 november 2007, 29 november 2011, 6 mars 2012, och 10 oktober Styrelsen ska godkänna samtliga undantag från tillämpningen av Uppförandekoden eller företagets policies angående lagligt och etiskt uppträdande för styrelsen och koncernledningen. Ett undantag som påverkar Chief Executive Officer eller de ledande positionerna inom styrelsens finansavdelning kommer utan dröjsmål att meddelas till företagets aktieägare. General Counsel ska godkänna samtliga undantag från Uppförandekoden eller företagets policies angående lagligt och etiskt uppförande i förhållande till medarbetarna och ska rapportera samtliga sådana undantag till Audit Committee vid nästa möte.

12 Hur kontaktar jag Hotline? Kom ihåg att Ingram Micro kommer att skydda alla medarbetare mot repressalier som följer Sunshine Rule och rapporterar ett problem i god tro. Online: Telefon: Nordamerika Land Avgiftsfria nummer USA INGRAM2 ( ) Canada Engelska: INGRAM2 ( ) Franska: Latinamerika Ring ett nedanstående nummer och sedan Land Avgiftsfria nummer Argentina Argentina (spansktalande operatör) eller eller eller Brasil eller eller Chile Chile (spansktalande operatör) eller eller eller eller (Påskön) eller eller eller (Påskön) Costa Rica eller Ecuador eller El Salvador (spansktalande operatör) eller México eller México (spansktalande operatör) eller Peru eller or Peru (spansktalande operatör) Puerto Rico INGRAM2 ( ) Panamarepubliken eller

13 Hur kontaktar jag Hotline? EMEA Ring ett av nedanstående nummer och sedan Land Avgiftsfria nummer Österrike or Belgien or Bulgarien Danmark or Finland Frankrike Tyskland eller eller eller eller eller eller Ungern eller Israel Italien Luxembourg eller eller eller Holland or Norge Portugal Spanien eller Sverige Schweiz Storbritannien eller eller Asien & Pasifiken Ring ett nedanstående nummer och sedan Land Avgiftsfria nummer Australien eller eller Bangladesh Kina (Nord Beijing, Tianjin, Heilongjiang, Jilin, Liaoning, Shandong, Shanxi, Hebei, Henan, and Inner Mongolia) eller China (Syd Shanghai, Jiangsu, Zhejiang, Anhui, Fujian, eller

14 Hur kontaktar jag Hotline? Jiangxi, Hubei, Hunan, Guangdong, Guangxi, Hainan, Chongqing, Sichuan, Yunnan, Tibet autonoma regioner, Shaanxi, Gansu, Qinghai, Ningxia, Xinjiang (och andra autonome regioner) Syd Kina (mandarintalande operatör) Hong Kong eller or eller Indien eller eller Indonesien eller eller Malaysia eller New Zealand eller Pakistan Filippinerna eller eller (för Tagalog Operatör) eller Singapore eller eller Sri Lanka eller (Colombo) Thailand eller eller Vietnam eller Ingram Micro Inc. All rights reserved. Ingram Micro and the Ingram Micro logo are trademarks used under license by Ingram Micro Inc. All other trademarks are the property of their respective companies. 1/12 JV c