Kom igång med. Kom igång med astra WEB , ver

Transkript

1 Kom igång med Kom igång med astra WEB , ver

2 1 INNEHÅLL 2 KOM IGÅNG INSTÄLLNINGAR SYSTEM Företagsuppgifter Driftinformation Publicering av schemamallar E-post SMS Utbildningar Elev Inställningar Elevcentral Kassa Inställningar Konton Artiklar Snabbknappar Betalsätt Installera kassa Bokning Skolans öppettider Sen avbokning TK Undervisningsplan VERKSAMHET, DEL Personal (lärare) Resurser PLANERING Tidmall Schemamall Planera VERKSAMHET, DEL Kunder Lägga in kund Registrera utbildning på kund Redigera befintlig kund Kom igång med astra WEB , ver

3 6.2 BOKNING Bokningsschema Bokningslista KASSA Inställningar Starta Kassan Övningsläge Försäljning Retur Dagsavslut ELEVCENTRALEN DIGITALT UTBILDNINGSKORT Registrera kommenterar på körletkion SAMMANFATTNING Kom igång med astra WEB , ver

4 2 KOM IGÅNG Denna guide innehåller vägledning i hur man enkelt och snabbt kommer igång och kan börja arbeta i astra WEB. Här får man en grundläggande förståelse om vad som krävs för att starta astra WEB (boka elever, ta betalt och även ge elever tillgång till elevcentralen). För att i detalj se hur alla funktioner under respektive meny fungerar inklusive alla inställningar, hänvisas till respektive kapitel inom området i den fullständiga manualen eller i de funktionsspecifika guiderna. I denna guide redovisas inte alla funktioner utan bara de som krävs för att man ska komma igång och arbeta med programmet. Det sker även en del hopp mellan olika huvudkategorier för att man skall få en klar bild om i vilken ordning momenten skall utföras. astra WEB är en s.k. molntjänst, SaaS (Software as a Service) eller även benämnd webbapplikation. För att få information om vilka systemkrav som astra WEB har hänvisar vi till den fullständiga manualen. astra WEB består av olika delar som har olika syfte och användare. Administrationsverktyget där man lägger in schema, lärare och elever, Digitala utbildningskortet som läraren använder i bilen tillsammans med eleven och Elevcentralen där eleven kan träna på sin teori och hålla koll på bokningar mm. När man börjar använda astra WEB gör man först grundinställningarna i administrationsdelen. Vilka som har tillgång till astra WEB styr den som i systemet har administrationsrättigheter på respektive skola. Man öppnar astra WEB genom att starta en webbläsare. Adressen till astra WEB är Det första man möts av är en inloggningsruta med användarnamn och lösenord. Användarnamnet är antingen e-postadress (som är registrerad i astra WEB) eller personnummer. Lösenord sätter man genom att skicka ut en återställningslänk till användarens registrerade e-postadress via vilken användaren sen väljer sitt lösenord. Lösenordet ska bestå av minst 8 tecken vilket måste innehålla minst en stor bokstav (VERSAL), minst en liten bokstav (gemen), minst en siffra och minst ett specialtecken (@#$%&+=-_). Ex. på ett lösenord är P@ssword2 (OBS! detta är ett dåligt lösenord, då det är känt för alla som läser denna manual) 1. Om man skrivit rätt användarnamn och lösenord kommer man direkt till kundlistan. Det finns även en Hem-meny. Denna meny innehåller knappar till respektive huvudområde, bevakningsfönster samt fönster för information om astra WEB. Här hittar man även en funktion för att söka upp frågor som finns på elevcentralen med hjälp av det nummer som varje fråga har. Vilka knappar som visas är styrt av var man befinner sig och vad man väljer i programmet(context- 1 Då detta är ett webbaserat program och man kan logga in från hela världen, är det viktigt att ha säkra lösenord, eftersom risken är att någon annan loggar in i ert namn och ändrar uppgifter i programmet. Har ni svårt att välja ett lösenord så bistår STR Service AB er gärna med detta. Kom igång med astra WEB , ver

5 styrt). Knapparna ligger därför inte alltid kvar och kan finnas på olika ställen beroende på var man befinner sig i programmet. I astra WEB arbetar man med något av sex huvudspår: Verksamhet, Planering, Rapporter, Ekonomi, Inställningar eller Objektbanken (obs finns endast hos medlemmar). Verksamhet Här finns det man dagligen arbetar med. Man ser här flikarna Kunder, Personal, Resurser, Bokningsschema och Bokningslista. Planering Här planerar man långsiktigt hur lärarnas schema ser ut och hur de arbetar, när de tar semester respektive är frånvarande. De flikar som finns är Schemamall och Tidmall. Rapporter Denna del innehåller alla utskrifter som man kan göra i programmet, bl.a. X/Zrapport (för kassan), lärarplaneringar, statistik m.m. Huvudflikarna är Kunder, Personal, Ekonomi, Blanketter och Matrikel. Man kan välja att skriva ut rapporterna på respektive rapport och kan även spara ner dem som t.ex. PDF eller Excel. Ekonomi Denna del berör de ekonomiska rapporter och de kassafunktioner som inte kräver fiskalenheten (kontrollenhet). Här finns Verifikat och SIE-export, Faktura, Debitera och Rapporter. Inställningar Här anger man hur man vill att programmet skall fungera och alla inställningar som ligger till grund för vilka inställningar som finns för funktionerna bokningar, elever och lärare. De flikar som finns är System, Elev, Rapporter, Kassa, Bokning, TK, Utbildningsplaner och Min trafikskola. Objektbanken Denna menyn finns bara hos de skolor som är medlemmar i STR. Den innehåller material från STR som kan hjälpa skolan i dess undervisning. I kommande kapitel redovisas hur man skall ställa in astra WEB för att komma igång. Det är viktigt att man ser över kontoplaner, artiklar m.m. så att de är korrekta innan man börjar jobba i systemt. Det är bra att kolla upp vilken kontoplan man har på skolan och hur man tänker sig att artikellistan ska se ut redan innan man börjar göra inställningarna Det man behöver lägga till för att programmet ska fungera fullt ut är bland annat: Komplettera allmänna inställningar som t.ex. företagsuppgifter och standardinställningar för elever. Tidmallar Schemamallar Sätta rätt behörigheter på lärarna Planera lärarnas schema. Lägga till de resurser som behövs för att kunna boka Kontrollera baskonto Kontrollera/Lägga upp artiklar Aktivera undervisningsplan En checklista med mer detaljerade punkter som man bör går igenom finns längst bak i denna Kom igång-manual. Det är viktigt att göra grundinställningarna i rätt ordning då de i vissa fall är beroende av varandra. Kom igång med astra WEB , ver

6 3 INSTÄLLNINGAR Nedan följer de inställningar som behöver göras under Inställningar. De menyer som finns här är System, Elev, Rapporter, Kassa, Bokning, TK, Undervisningsplan och Min skola. Vi kommer att gå igenom några av dessa. Klicka på Inställningar. 3.1 SYSTEM Den första menyn man kommer till under Inställningar är System. Här hittar man grundläggande uppgifter för programmet som Företagsuppgifter, Allmänna villkor, inställningar för e-post och sms och vilka utbildningar som ska finnas tillgängliga på skolan. De inställningar man gör här, gäller för alla på företaget FÖRETAGSUPPGIFTER Delar av företagsuppgifterna hämtas från STR:s kundregister men skolan kan ändra dem när som helst, ändringen gäller dock endast astra WEB. Vissa uppgifter saknas här och måste anges manuellt tex kontaktuppgifter och gironummer. Om man ändrar i något av fälten kommer det att förändra uppgifterna som kommer ut i bland annat elevcentralen och i rapporter, även på kvitto och faktura. Organisationsnummer går inte att ändra här, för att få instruktion om hur man går till väga i de fallen kontaktar man STR. Överlåtelse av astra WEB från ett företag till ett annat görs inte pga den ekonomiska informationen som finns i programmet DRIFTINFORMATION Kontaktuppgifter för driftkritisk information är viktiga att fylla i. Vid driftkritiska problem, då astra WEB inte fungerar och man tex inte kan logga in, kommer STR skicka ut mail och SMS med information om vad som händer. Därför är det viktigt att fylla i dem och hålla dem uppdaterade för att ta emot viktig information om astra WEB slutar att fungera. Det går endast att fylla i en maildress och ett telefonnummer PUBLICERING AV SCHEMAMALLAR Här ställer man in hur många veckor astra WEB automatiskt ska lägga schemamallarna, som man gjort under Planering, i bokningsschemat. Ju fler veckor man väljer desto längre tid tar det för systemet att ladda bokningsschemat när man befinner sig på den sidan. Kom igång med astra WEB , ver

7 3.1.4 E-POST För att kunna skicka e-post från programmet, behöver man ställa in de uppgifter som man har fått från sin e-postleverantör för utgående e-post. När man fyllt i uppgifterna kan man skicka mail om elevreskontra, kommande bokningar, påminnelser eller e-post till kunderna. 1. Visningsnamn. Fyll i vilken avsändare man vill att det ska stå på e-postmeddelandet. Denna text/namn kommer att visas i kundens e- postprogram som avsändaradress. 2. Epost-adress. Detta är er e-postadress. Mail som kunden besvarar, kommer att komma till denna adress.(tänk på att vissa e- postleverantörer inte godkänner annan avsändare än den egna adressen) 3. Ämne. Om man anger Ämne kommer det att vara standardämne när man skickar e-post. Detta går att ändra för varje mail man skickar. 4. Signatur. Om man anger Signatur kommer det att tillföras alla mail som skickas. Uppgifterna kommer stå längst ner på mailet. Oftast brukar detta vara företagets namn och kontaktuppgifter. 5. Smtp server. Smtp server är den server som skall skicka ut e-posten. Uppgiften får man från sin e-postleverantör. 6. Smtp port. Smtp port är den port man skickar e-posten på. Uppgiften får man från sin e-postleverantör. 7. Använd SSL. SSL (Secure Sockets Layer) används oftast om man använder en e-postserver som inte kommer från det företag som tillhandahåller internet. Uppgiften får man från sin e-postleverantör. 8. Användarnamn. Detta är det kontonamn som används för att ansluta till e-post servern. Uppgiften får man från sin e-postleverantör. 9. Lösenord. Om man anger ett användarnamn måste man även ange ett lösenord. Uppgiften får man från sin e-postleverantör. 10. Bokningsbekräftelser. Här aktiverar man om man vill att eleverna ska få bokningsbekräftelser via e-post. När du är klar klicka på Spara, för att spara uppgifterna SMS Med denna funktion kan man skicka antingen automatiskt SMS-påminnelser eller manuella då man bokat upp tider till en eller flera kunder. För att kunna skicka SMS krävs att man aktiverar funktionen. Det finns ingen årsavgift eller månadsavgift för att utnyttja tjänsten. Varje SMS som man skickar kostar f.n. ( ) 80 öre, för aktuell prislista kontroller på vår hemsida Att missbruka tjänsten eller skickar stötande SMS beivras och tjänsten kommer i de fallen att stängas av. När man aktiverat tjänsten får man fylla i följande uppgifter: Kom igång med astra WEB , ver

8 1. Avsändare. Fyll i vilken avsändare som ska stå på SMS meddelandet. Här kan man antingen skriva in ett mobilnummer eller trafikskolans namn. Om man fyller i ett mobilnummer kommer eleven att kunna svara på SMS:et. Svaret kommer då till den mobiltelefon som man angett. Om man anger ett namn kommer kunden inte att kunna svara på meddelandet. Om man anger ett mobilnummer, så kan man max ange 15 siffror. Om man anger ett namn, så kan man max ange 11 tecken. Man kan skriva både stora och små tecken. Dock, är det bara siffror (0-9) och bokstäver (A-Z) som man kan använda. Inga mellanslag eller bindestreck är giltiga. 2. Signatur. Fyll i hur sms:et ska undertecknas. 3. Bokn. påminnelser. Önskar man att kunderna skall få automatiska SMS-påminnelser om kör och teorilektioner, klickar man i Bokn. påminnelse. 4. Skicka påminnelser. Om man kryssat i att man vill skicka automatiska påminnelser, anger man här när dessa skall skickas. SMS skickas dagen innan och den tid som anges här UTBILDNINGAR Längst till höger anger man vilka utbildningar som man har i sin verksamhet. De utbildningar som man klickar i kommer att dyka upp i programmet när man t.ex. skapar utbildning på en elev eller när man skapar tidmallar osv. En utbildning som nån gång varit använd i programmet kan man sen inte ta bort utan den kommer att vara gråad i listan. Det går alltid att lägga till fler utbildningar. 3.2 ELEV Genom att klicka på Elev kommer man till sidan där de värden som skall bli standard för varje elev ställs in, d.v.s. det som ska vara standardinställningen för eleverna i astra WEB och på elevcentralen. Det går att gå förbi dessa värden genom att ange andra värden per elev. Undermenyerna på Elev är Inställningar, Elevcentralen, Elevcentralen Nyheter och Elevcentralen- Kommentarer. I de två sista gör man inga inställningar men om man vill lägga ut nyheter på elevcentralen eller om man vill se de kommentarer som eleverna gör om skolan i appen så kan man göra det är INSTÄLLNINGAR Här hittar man inställningar för avtalsvillkor och automatisk arkivering av kunder AUTOARKIVERING Funktionen autoarkivering arkiverar elever automatiskt om eleven uppfyller de krav som ställs här. Man fyller i hur många dagar som ska gälla för vissa parametrar. Läs igenom kriterierna noggrant innan du aktiverar funktionen. Har du många elever eller precis har migrerat till astra WEB så kan det bli många som arkiveras i ett svep. Arkiveringen gör på natten och skolan få i samband med arkiveringen ett mail som talar om vilka elever som har arkiverats. Tänk på att så fort ett arkiveringsdatum är satt och det infaller så påbörjas rensningsrutinen enligt gällande GDPR-lagstiftning. Det finns tre olika datum för rensning av olika uppgifter. Det första datum är midnatt samma dag som arkiveringen gjorts. Det andra datumet, om det finns uppgifter Kom igång med astra WEB , ver

9 som krävs för att uppfylla revision från Transportstyrelsen så infaller rensningen (identiteten och alla de uppgifter som krävs av Transportstyrelsen) till dagen efter fem år (efter sista utbildningstransaktion). Och det tredje datumet är om det finns ekonomiska transaktioner så sparas alla dessa till sju år efter sista transaktionen eftersom vissa transaktioner påverkar balansen på elevens reskontra (elevsaldo/lektionssaldo). Oavsett vilka regler som påverkar eleven så raderas berörda uppgifter så fort respektive datum infaller. Det går att ångra en arkivering genom att avarkivera fram till tidpunkten det har börjat raderas (d.v.s fram till midnatt). Det går även att avarkivera en elev där rensning har påbörjats. Men då kan det variera vilka uppgifter som finns kvar, beroende på hur långt rensningen har nått. Det går också att öppna upp elever där rensning är påbörjad AVTALSVILLKOR På avtalsvillkor kan man skriva in de villkor som finns på företaget och/eller för användning av elevcentralen. När eleven loggar in första gången på elevcentralen, får eleven upp villkor och behöver godkänna dessa för att kunna gå vidare. Godkänner eleven inte villkoren, så kommer inte eleven in på elevcentralen. Ändrar man avtalsvillkoren måste eleven godkänna dessa igen. Skolan kan se vilket datum eleven godkände villkoren det syns det på elevkortet. På str.se/astraweb finns ett förslag på villkor, det får ni gärna använda er av men tänk på att anpassa det till er skola. Vid trafikskolans namn står det t.ex. xxxxx och det måste ju bytas ut ELEVCENTRAL Här anger man vad man erbjuder som standard i elevcentralen. Dessa värden kan även ändras enskilt per kund. Tillåt inloggning Anger om eleverna skall få tillgång till elevcentralen. Tillåt ekonomisk info Anger om kundreskontran skall visas i elevcentralen (sidan Ekonomi). Tillåt byte av profilbild Anger om eleverna själva ska kunna byta sin profilbild på Elevcentralen Tillåt bokning Anger om eleven själv kan boka tider i elevcentralen (sidan Bokning). Tillåt avbokning Anger om man tillåter eleverna att boka av tider i elevcentralen (sidan Bokning). Tillåt bara bokning på standardlärare Om eleven endast får boka tider på standardläraren på elevcentralen (sidan Bokning). Max antal bokningar Anger hur många samtidiga bokade, ej utförda, tider i framtiden eleven kan ha. Antal bokningsbara v. Anger hur många veckor som eleven kan se och boka i framtiden. Senaste tiden elev kan boka Här ställer man in hur långt innan lektionens start som eleven kan boka den på elevcentralen. Detta ställs in i minuter innan start, man kan ställa in upp till 9999 minuter. Senaste tid elev kan avboka Här ställer man in hur långt innan lektionens start eleven kan avboka den på elevcentralen. Man väljer mellan antal timmar innan bokningen eller klockslag dagen innan. Man kan också ställa in om detta endast ska gälla vardagar. Elevcentral - öppettider är de som eleven ser längst upp på elevcentralen. Här ska man ange när trafikskolan öppen. Kom igång med astra WEB , ver

10 Elevcentral om oss är den där skolan kan berätta om sig själva. Informationen syns i sökfunktionen i Hitta trafikskola i testversionen av Körkort nu med elevcentralen och under Mer, Min trafikskola 3.3 KASSA I kassan finns två olika sätt att hantera förskottsbetalning, Elevsaldo och Lektionssaldo. Vilket av dessa sätten man vill använda sig av är något trafikskolan själva måste ta ställning till. Vid tex försäljning av lektionspaket används ofta förskottsbetalning. För mer information om dessa två olika sätt rekommenderar vi att man tittar på de guider som finns på och gör de inställningar som krävs för respektive variant innan man påbörjar försäljningen. Klicka på Kassa INSTÄLLNINGAR STANDARDINSTÄLLNINGAR Här anger man om man vill använda ett kostnadsställe, vilket oftast används om det finns flera verksamheter inom samma företag. Exportfil. Om man har ett bokföringsprogram som kan läsa in bokföringsunderlag (vilket de flesta kan) kan man låta astra WEB spara verifikaten till en fil som man sedan läser in i sitt bokföringsprogram. Formatet är SIE4, vilket är ett standardformat för bokföringstransaktioner. När man kryssar i SIE4 kommer alla verifikat att sparas till fil. Filen skapar man sen under Ekonomi/SIE-export och laddar hem den, för att sen ladda upp den i sitt bokföringsprogram. För att det ska vara möjligt att skapa en SIE-fil måste inställningen vara gjord och man kan endast tillverka filen från och med det datum då tjänsten aktiverades. Om man arbetar med filer till bokföringsprogrammet är det viktigt att radera filen då den blivit inläst i programmet, så att man inte läser in filen dubbelt FRITEXT KVITTO Här kan man anpassa kvittona efter verksamheten, med t.ex. öppettider eller annan information. Den information man skriver in kommer att komma ut på kvittot. Man kan ha flera rader på kvittohuvudet. Texten kommer att placera sig mellan Organisationsnummer och elevens namn eller kontantkund. Den text man skriver på kvittofot hamnar efter Kontrollenhet på kvittot. Skolans namn och adress kommer automatiskt med på kvittot tillsammans med organisationsnummer. Vissa skrivare har stöd för att lägga in t.ex. logotyp på kvittona, detta görs i så fall i skrivarens programvara. Läs manualen till din kvittoskrivare för att se om möjligheten finns. Kom igång med astra WEB , ver

11 MOMSPÅSLAG Momspåslag är det påslag som gäller för respektive momskonto som man anger på Momskonto. F.n. ( ) är de tre skattesatserna 25 % (normalskatt), 12 % (livsmedel & hotell) samt 6 % (böcker & tidningar). Generellt skall normalskatten användas om inte varan eller tjänsten man säljer hamnar under de två andra kategorierna. Om man är osäker på skattesatserna kollar man på skatteverkets hemsida, som har en utförlig beskrivning av skattesatser och hur de skall tillämpas. Om momssatsen är ett decimal tal, t.ex. 12,45, så skrivs det med decimalkomma (,). Om momssatsen är ett heltal behövs det inte anges några decimaler BASKONTON Programmet använder sig av en kontoplan för att kunna bokföra de ekonomiska transaktionerna som sker i programmet. Under baskonton anger man de konton där man bokför de vanligaste transaktionerna. Det är viktigt att man stämmer av både kontoplanen och vilka baskonto som programmet skall arbeta mot då detta är underlag för bokföringen. Det är mycket svårt att rätta upp efter att man har börjat sälja via kassan. Det är också mycket viktigt att det finns ett konto inställt i alla baskontona. Är man det minsta osäker på vilka konto man använder är det lämpligt att kontakta sin revisor eller ekonomiansvarige MOMSKONTO astra WEB hanterar tre utgående momssatser (böcker & tidningar, livsmedel & hotell och normalskatt), förutom 0 % moms. Ingående moms är då man registrerar inköp till trafikskolan via kassan. Det är viktigt att man kopplar ihop Utg. moms 1 med Moms 1 (Momspåslag), Utg. moms 2 med Moms 2, Utg. moms 3 med Moms 3 så att bokföringen blir rätt. Skriv in de kontonummer som används för de olika ingående och utgående momssatserna KONTON Klicka på Konton. astra WEB levereras med en standardkontoplan, som anpassats för trafikskolor (kontoplan EU-Bas 25). Alla kontona är inte upptagna utan det är bara en delmängd av de konton som finns i kontoplan EU-Bas 25 som finns i astra WEB. De flesta trafikskolor klarar sig bra med den kontoplan som är standard i programmet. Kom igång med astra WEB , ver

12 Om man saknar något konto, går det att lägga till och ta bort konton ur kontoplanen. Tänk på att det ska vara samma kontoplan i astra WEB som i trafikskolans bokföring. För att skapa ett nytt konto, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny. 1. Fyll i kontonummer (numeriskt). 2. Fyll i namnet på vad kontot ska döpas till. Namnet kommer att visas på de rapporter man tar ut ur programmet. 3. Klicka på spara. För att ändra ett namn på ett konto i listan, markera kontot och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på kontot, för att öppna upp det). 1. Ändra namnet på vad kontot ska döpas till. Namnet kommer att visas på de rapporter man tar ut ur programmet. 2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra namnbytet. För att ta bort ett konto i listan, markera kontot och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort ARTIKLAR Klicka på Artiklar astra WEB levereras med en standarduppsättning av artiklar. De flesta trafikskolor klarar sig bra med den standarduppsättning av artiklar som kommer med i programmet. En del lägger till de varianter som finns på trafikskolan. Om man väljer att använda standarduppsättningen, ska man vara noga med att titta på ALLA artiklarnas egenskaper (pris, typ, lektionstyp, försäljning, pris m.m.) så att de stämmer för trafikskolans förutsättningar och användningsområdet för artikeln. När man lägger till nya artiklar eller en ny grupp av artiklar är det viktigt att ha en bra strategi över artikelnummerserien. Programmet utgår från att MC finns i 100-serien (101, 102, 103, 104 ), personbil i 200-serien (201, 202, 203, 204 ) o.s.v. På detta sätt kan man lägga till flera artiklar i samma grupp och på ett enkelt sätt få ett överskådligt artikelregister. Detta är dock inget krav att man måste följa denna serie. Man kan ha egna serier. Enligt kassaregisterlagen är det förbjudet att lägga till nya artiklar, ändra artiklar eller ta bort artiklar under pågående försäljning. För att göra förändringar i artikelregistret krävs det att kassan är avslutad (Z-rapport - dagsavslut) är gjord. astra WEB erbjuder möjligheten att ändra artiklar under pågående försäljning. Programmet lägger till alla ändringar i en temporärtabell som läses in då man loggar ut och loggar in igen i kassan. Kom igång med astra WEB , ver

13 För att skapa en ny artikel, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny. 1. Välj artikelnummer 2. När man börjar skriva i rutan, så visas alla de artiklar som finns med det numret. Välj ett som är ledigt. 2. Välj namn på artikeln. Namnet kommer bl.a. att visas på kvittot som kommer ut från kassan. 3. Välj om det är en vara (produkt) eller tjänst. 4. Välj typ av försäljning 3. Detta påverkar enbart statistiken som bl.a. kommer ut på X/Z-rapporten. 5. Lektionstyp. Om det inte är en lektion, välj inget ( Välj lektionstyp ). Om det är en lektion, välj vilken av de lektionstyperna som skapats. För att läsa mer om vad lektionssaldo är och hur det ska användas hänvisar vi till 6. Om artikeln är en försäljning av en tjänst t.ex. körlektion MC, välj utbildningstyp MC. Detta för att det skall bli rätt i bokningen. 7. Om artikeln avser en lektionssaldoförsäljning, ange antal lektioner som artikeln skall motsvara. 8. Sätt försäljningspris (inkl. moms). 9. Välj vilket konto som artikeln skall kopplas till. 10. Välj momssats. 11. Klicka på spara för att spara. För att ändra en artikel i listan, markera artikeln och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på artikeln, för att öppna upp den). För att redigera de olika egenskaperna, välj en egenskap och ändra. För en kort förklaring till egenskaperna - se det tidigare stycket angående att skapa ny artikel. Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra ändringarna. Tänk på att man kan ändra en artikel under pågående försäljning, men den kommer inte att slå igenom förrän man har loggat ut och loggat in igen i kassan. För att ta bort en artikel i listan, markera artikeln och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort. Artiklar man sålt ska man tänka på att inte ta bort då det då kan bli problem med returer osv. istället kan man välja att göra artikeln Passiv. 2 Tänk på att använda rätt intervall så att det går att lägg till flera artiklar i samma grupp. 3 Om artikeln skall sälja ett lektionssaldo är det viktigt att man väljer att det är en lektionssaldoförsäljning. Kom igång med astra WEB , ver

14 3.3.4 SNABBKNAPPAR Klicka på Snabbknappar Snabbknappar används i kassaprogrammet för att förenkla att mata in t.ex. flera artiklar samtidigt. Man kan även låta snabbknappar definiera ett paket med artiklar. T.ex. kan det vara ett startpaket med teori, körlektioner, böcker osv. Man kan även på detta sätt skapa paket, där man ger rabatt på de ingående artiklarna, och på så sätt skapa ett paketpris. Det finns ingen begränsning hur många snabbknappar man kan aktivera. Det är skärmens upplösning som begränsar hur många man kan använda. I snabbknappar definierar man vilka artiklar som automatiskt skall fyllas, hur många av varje artikel och ev. vilken rabatt som skall ges på varje artikel då man klickar på en snabbknapp BETALSÄTT Klicka på Betalsätt I kassan kan man ange egendefinierade betalsätt, om de betalsätt som är standard ej räcker till. T.ex. på betalsätt man vill lägga till kan vara lokala presentkort, rabattkuponger, swish eller liknande. Det finns 5 standardbetalsätt idag, Kontant, Kort, Faktura, Presentkort och Elevsaldo. Betalsättet faktura är kopplat till en extern modul, Billecta, som fakturerar kunden direkt. För att aktivera denna funktion, se manualen. Vill man inte använda denna funktion får man välja att betalsättet inte skall vara synligt i listor. Därefter kan man lägga upp ett eget betalsätt som heter faktura. Alla standardbetalsätt går att dölja INSTALLERA KASSA Här hittar man instruktioner och länk till att installera kassa programmet, vi kommer att komma tillbaka till denna sida när vi gått igenom inställningarna för några andra saker som är bra att göra innan man installerar kassan. För ytterligare information se kapitel 7, Kassa, s. 27. Kom igång med astra WEB , ver

15 3.4 BOKNING SKOLANS ÖPPETTIDER Här kan man ställa in vilka tider som astra WEB ska visa i bokningsschemat SEN AVBOKNING De villkor som ska användas vid sen avbokning ställs in här. Dvs hur många timmar innan en bokning som eleven kan avboka utan att det får några konsekvenser. Man ställer även in vilken artikel som eleven ska bli debiterad om man vill ta betalt vid sena avbokningar. 3.5 TK Klicka på TK Här anger man vilken utbildning som ska läggas till på eleven som standard. Detta kan ändras för varje enskild elev. Det finns 3 olika sorters utbildning, tänk på att priset för de olika utbildningarna är olika, aktuell prislista hittar man på vår hemsida: - Frågor, i denna sortens utbildning får eleven tillgång till de frågor som finns att träna på i Elevcentralen. Frågorna finns uppdelade i moment, som snabbtest, som anpassade test eller sluttest. - Köra, denna utbildningstypen finns för Bil, MC och Moped och innebär att eleven har tillgång till fullständigt teoretiskt material med text, bilder, filmer och övningar. Denna sortens utbildning har endast medlemmar tillgång till. - Bokning mm, denna utbildningstypen innebär att eleven inte har tillgång till någon teoriutbildning alls men kan utnyttja de andra funktionerna i astra WEB så som bokning, utbilningskort mm. Man ställer även in vilken procentsats som ska räknas som godkänt på elevcentralens sluttester. Klicka på spara för att spara de förändringar som görs. 3.6 UNDERVISNINGSPLAN Här ställer man in vilken undervisningsplan som ska gäller på respektive behörighet. STR tillhandahåller en standardplan som skolan sen kan göra ändringar i. För att man ska kunna lägga till en behörighet på eleverna måste det finnas en undervisningsplan aktiverad. Klicka på Undervisningsplan. Välj därefter den behörighet som du vill ställa in undervisningsplan för och klicka på knappen Skapa ny. Du väljer mall, och kan därefter göra de ändringar du vill, för instruktioner på hur man ändrar i sin undervisningsplan hänvisar vi till de guider som finns på Du klickar sen på spara och därefter Publicera för att aktivera just den undervisningsplanen. Kom igång med astra WEB , ver

16 4 VERKSAMHET, DEL 1 Under fliken Verksamhet finns den dagliga verksamheten och det är där man arbetar mest i programmet. Här under finns alla uppgifterna samlade som avser Kunder (elever), Personal (lärare) Resurser och Bokning. Här i Verksamhet, del 1 kommer vi att ta upp Personal och Resurser. Det beror på att dessa inställningarna behövs för att man sen ska kunna lägga schema i Planering Klicka på Verksamhet 4.1 PERSONAL (LÄRARE) Under fliken Personal registrerar man sin personal i astra WEB. Det kan vara både lärare, receptionister, utbildningsledare m.m. För att kunna lägga till personal måste man ha behörigheten Administratör. Det är skolan själv som lägger in sin personal i programmet och bestämmer då vad de ska ha tillgång till. Klicka på Personal För att skapa en ny person, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny. 1. Ange signatur. 2. Ange personnummer och klicka på sök (om man aktiverat folkbokföringsuppslag, se Fullständig manual. Den fyller nu automatiskt i förnamn, efternamn, tilltalsnamn (om detta finns i folkbokföringsregistret) och adressuppgifter. 3. Fyll i kontaktuppgifter och eventuellt anhöriguppgifter. 4. Välj om personen skall vara bokningsbar (går bara att boka personer som är bokningsbara). 5. Välj till vilka delar av programmet personalen skall vara behörig till. 6. Välj vilka behörigheter som personen skall undervisa i. 7. Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra ändringarna. 8. Gå därefter in på personen igen och klicka på Ändra lösenord och skicka ut en återställningslänk till personen så att den kan logga in i astra WEB. Vissa fält är bindande, t.ex. Signatur, Förnamn, Efterman och e-post, dessa är markerade med en stjärna *. Vi rekommenderar att all personal som ska arbeta i astra WEB eller Digitala utbildningskortet har sin egna inloggning, dels på grund av säkerhetsskäl, dels på grund av spårbarhet av åtgärder i systemet. För att ändra en person i listan, markera personen och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på personen, för att öppna upp den). 1. Ändra de parametrar som behövs ändras. För en kort förklaring se avsnittet ovan. 2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna. Kom igång med astra WEB , ver

17 Man kan även tar bort personal som är inlagd i systemet det gör man via knappen Ta bort. Borttag får bara göras av de som har administratörsrättigheter. På grund av Transportstyrelsens och Skatteverkets regler som appliceras på personalen (via elev/kund), så kan man inte ta bort de stämplar som är gjorda på elever/kunder förrän de är ett visst antal år gamla. Detta betyder att det kan ta upp till sju år innan alla uppgifter är borttagna från läraren. De uppgifter som personalen har sin stämpel på, och som omfattas av Transportstyrelsens och/eller Skatteverkets regler, plockas bort först då dessa uppgifter plockats bort från elev/ kund. I övrigt sker borttag som ovan. Alla fält under Verksamhet/Personal/Uppgifter raderas vid midnatt, under förutsättning att fälten inte används till Transportstyrelsen eller ekonomisk information enligt ovan. Det finns även en funktion för personal som heter Inaktiv som man väljer under Kategori. Inaktiv personal plockas automatiskt bort 540 dagar efter att status inaktiv sattes. Syftet med detta är att rensa personal om man glömmer ta bort dem. Rensningen följer ovan rutin. 4.2 RESURSER Resurser är de resurser skall vara bokningsbara i astra WEB och som man vill förhindra dubbelbokning på. Exempel på resurser är bilar, MC, moped m.m. Klicka på Resurser För att skapa en ny resurs, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny. 1. Ange namn (namnet bör beskriva vad det avser, t.ex. BIL ABC123 eller kursrum1). 2. Ange en beskrivande text. 3. Välj typ (fordonstyp) om det är ett fordon. Detta gör att den ej kan överbokas, t.ex. lägger man in en Personbil automat, så kan man bara boka in en automatelev under tiden. 4. Har man valt någon av MC klasserna kan man välja om motorcykeln har sänkt sadel, genom att välja Låg sadel i rutan Variant. 5. Ange om resursen har dragkrok, detta är för släp så att astra WEB vet om det finns fordon som kan dra släp. 6. Välj om den är bokningsbar. 7. Välj mellan vilka klockslag som resursen är bokningsbar. Tomt fält innebär att resursen är bokningsbar 24h/dygn. 8. Klicka på Spara för att spara. För att ändra en resurs i listan, markera resursen och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på resursen, för att öppna upp den). 1. Ändra de parametrar som behövs ändras. För en kort förklaring se avsnittet ovan. Kom igång med astra WEB , ver

18 2. Till höger kan man ställa av ett fordon, det man gör då är att berätta för astra WEB att resursen inte är tillgänglig mellan en viss tid. Då kan man inte boka resursen i fråga. 3. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna. För att ta bort en resurs i listan, markera resursen och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort. 5 PLANERING Under planeringen gör man upp den långsiktiga planeringen för varje lärare. Här anger man även de kortsiktiga avvikelserna såsom semesterschema och andra tillfälliga scheman. Klicka på Planering Schemat i astra WEB är uppbyggt i flera steg. Schemamallar är en mall för hur schemat ser ut under en viss period. Tex om man har samma schema varje vecka eller varannan vecka så gör man en mall på det som programmet sen använder och automatiskt bygger schemat av. Schemamallen i sin tur är uppbyggd av mindre byggstenar som vi kallar Tidmallar. En tidmall är tex en lektion, en lunch eller liknande. Genom att lägga in dessa olika byggstenar i schemamallen bestämmer man var på veckan som just den ska infalla. Därefter publicerar man ut schemamallen på den eller de lärarna som ska ha det schemat. Därefter kan man i bokningsschemat boka in sina elever på en specifik tid på en specifik dag. 5.1 TIDMALL För att skapa en schemamall krävs det att man skapar en eller flera tidmallar vilka definierar hur schemamallen skall se ut. En tidmall kan t.ex. vara en körlektion, teorilektion, semester, lunch m.m. För att underlätta när man väljer tidmall framöver bör man välja namn som beskriver vad mallen avser. T.ex. PB, MC, Halka, m.m. Det är också viktigt att tänka på att eleven ser tidmallens namn på Elevcentralen och att man väljer ett namn så att eleven förstår vad det är han eller on bokar. Man kan även gruppera tidmallarna i grupper för att underlätta när man sedan skall använda dem. Lägg t.ex. alla MC mallar under gruppen MC, Personbilsmallar under gruppen Personbil och semester, rast, sjuk under gruppen Ledighet osv. Klicka på Tidmall För att skapa en ny tidmall, välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny. 1. Fyll i namn som beskriver vad tidmallen avser. Kom igång med astra WEB , ver

19 2. Fyll eventuellt i grupp för att gruppera de olika tidmallarna. Om man tidigare skapat grupper visas de grupper som finns automatiskt då man väljer första bokstaven i gruppens namn (autocomplete). 3. Välj hur lång tid som tidmallen skall uppta i schemat (detta har inget med debiterbar tid att göra). 4. Klicka i om tiden ska vara bokningsbar i schemat. 5. Välj vilken utbildning tidmallen avser. 6. Ange om tiden ska innehålla en resurs (fordon) eller inte (t.ex. teorilektion). För MC-utbildningar kan man välja om resursen ska vara en per tid eller en per elev. 7. Ska man debitera tiden, så klickar man i Debiterbar. Då kommer lektionen att visas i kassan under odebiterade bokningar. 8. Välj en eller flera utbildningar som mallen avser. Detta styr bl.a. vilken resurstyp som kommer att knytas till tiden. För varje behörighet, välj vilken artikel som skall kopplas till tiden (den artikel som kommer att debiteras eleven i kassan, varje behörighet kan ha olika artiklar, detta är förutsatt att man har valt att tidmallen är debiterbar). 9. Välj hur många som maximalt kan boka sig på tillfället (grupplektion). 10. Välj om tidmallen skall visas i Bokningslista (då kommer tidmallen/kursen att visas under Bokningslista). Förslagsvis, markerar man bara tidmallar som upprepas mindre ofta, t.ex. introduktionsutbildning, riskutbildning eller annan teoriundervisning. Om man markerar att även vanliga körlektioner skall visas i listan, så kommer listan att översvämmas av dessa tider, och till sist bli oöverskådlig. 11. Välj om tiden är bokningsbar via elevcentralen (eleven kan då själv boka hemifrån om man tillåter detta). 12. Välj om det skall vara närvarokontroll och godkännandekontroll (teoriutbildning). 13. Klicka på spara för att spara. För att ändra en tidmall i listan, markera mallen och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på tidmallen, för att öppna upp den). 1. Ändra de parametrar som skall ändras. För mera detaljer se avsnittet ovan. Om man ändrar en tidmall, så krävs det att man även uppdaterar alla tiderna på schemamallen. 2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna. För att ta bort en tidmall i listan, markera tidmallen och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort. Kom igång med astra WEB , ver

20 5.2 SCHEMAMALL Schemamall beskriver hur en eller flera veckor ser ut. I schemamallen lägger man in de tidmallar som skapades i förra avsnittet (se Tidmall, kapitel 5.1, sida 18). Antingen så använder man en schemamall till flera lärare, eller skapar man en mall för varje lärare. Klicka på Schemamall För att skapa en ny schemamall (veckoschema), välj knappen Skapa ny eller högerklicka i listan och välj Skapa ny. 1. Ange namnet på schemamallen. Välj ett namn som beskriver vad schemamallen avser, t.ex. lärarens namn eller Personbil osv. 2. Klicka Spara. 3. Placera ut tidmallar (med hjälp av musen) och definiera veckoschemat (tiderna låses per hel respektive halv timme). Om man markerar en tid och håller ner Ctrl och trycker på Pil upp/ner -tangenten, flyttas mallen i steg om fem minuter. Alternativt dubbelklicka på tiden och välj rätt tid. Om man placerar en mall ovanpå en befintlig mall kommer programmet automatiskt att lägga till ett mellanrum som är så stort som står angivet i Mellanrum. Om man placerar tidmallen direkt efter en annan kommer programmet att placera den där (förutsatt att klockslaget är hel eller halv timme). 4. För att kopiera en dag till flera dagar, så klickar man på ikonen vid dagens namn, därefter klickar man på ikonen vid de dagar man vill kopiera dagen till. 5. För att ta bort enstaka tider så kan man markera dessa och sedan klicka på Ta bort i menyn. Vill man ta bort flera kan man markera dessa genom att hålla nere tangenten Ctrl och klicka på de man vill ta bort. 6. Klicka på spara för att spara. Kom igång med astra WEB , ver

21 För att ändra en schemamall i listan, markera mallen och välj knappen Redigera eller högerklicka oc välj Redigera (man kan även dubbelklicka på schemamallen, för att öppna upp den). 1. Ändra namnet och/eller tider och tidmallar. 2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna. För att ta bort en schemamall i listan, markera schemamallen och välj knappen Ta bort eller högerklicka och välj Ta bort. 5.3 PLANERA För att lägga ut en schemamall på en lärare så att man se tider i bokningsschemat och kan boka in eleverna på dem så måste man publicera den på läraren. Det gör man genom att klicka på knappen Planera under Schemamall. Man får då fram ett fönster där man väljer läraren som man vill publicera schema på. Därefter bockar man i Använd under Standardschema, väljer Från vilket datum som schemat ska gälla (programmet kan endast publicera tider från dagens datum) och därefter väljer man den schemamall som man vill använda. Om man gjort en schemamall som innehåller mer än en veckas schema ställer man även in vilken vecka schemat ska börja gälla. Till exempel om jag har gjort en schemamall för två veckor men datumet som schemat ska börja gälla är onsdagen den andra veckan, så väljer jag Startvecka 2. Kom igång med astra WEB , ver

22 6 VERKSAMHET, DEL 2 Under fliken Verksamhet finns den dagliga verksamheten och det är där man arbetar mest i programmet. Här finns alla uppgifterna samlade som avser Kunder (elever), Personal (lärare) Resurser och Bokning. Här i Verksamhet, del 2 kommer vi att ta upp Kunder och Bokning. I astra WEB finns två olika visningsvyer av bokningar, Bokningsschema och Bokningslista som har syftet att visa olika sorters bokningar. Klicka på Verksamhet 6.1 KUNDER I astra WEB läggs alla kända personer man har en affärsrelation med in och administreras under fliken Kunder. Programmet visar bara de 20 senaste inskrivna kunderna som finns. För att visa övriga kunder söker på dem i sökrutan överst. Det går att söka på kundnummer, personnummer, namn och e-postadress. Kundnummer skapas upp automatiskt och har ett prefix som börjar på dagens årtal (åååå) + ett index på 5 siffror, t.ex LÄGGA IN KUND Klicka på Kunder För att skapa en ny kund, välj knappen Lägg till. 1. Ange personnummer och klicka på sök (sök finns tillgänglig om man aktiverat folkbokföringsuppslag, (se Fel! Hittar inte referenskälla., kapitel Fel! Hittar inte re ferenskälla., sida Fel! Bokmärket är inte definierat.). Den fyller i uppgifter såsom förnamn, efternamn, tilltalsnamn (om tilltalsnamn finns angivit), och adressuppgifter. 2. Markera om ID-koll tagits. 3. Ange kontaktuppgifter. 4. Ange anhöriguppgifter. 5. Ange ett filter (flera filter kan anges med ett semikolon (;) efter sig). 6. Ange Ekonomiuppgifter om man vill göra en avvikelse på denna kund. 7. Ange Elevcentraluppgifter om man vill göra en avvikelse på denna kund. 8. Ange TK-uppgifter om man vill göra en avvikelse på denna kund. 9. Klicka på spara för att spara. Om man lägger in en elev som redan finns i astra WEB som arkiverad så får man en frågar om man vill avaktivera eleven. Klickar man på ja-knappen, så kommer man in på eleven som blir aktiv igen. Kom igång med astra WEB , ver

23 6.1.2 REGISTRERA UTBILDNING PÅ KUND För att en kund ska kunna bli bokad på lektioner i astra WEB och få tillgång till elevcentralen så måste man registrera en utbildning på dem. (Undantag finns för Introduktionsutbildning). Registrering av utbildning på kund kostar enligt aktuell prislista. Prislistan hittas på 1. Öppna upp kundkortet. 2. Klicka på knappen Lägg till för att lägga till en utbildning. 3. Välj typ av utbildning. Man väljer först behörigheten och därefter vilken utbilning eleven ska ha tillgång till. a. Frågor Eleven får tillgång till de körkortsfrågor som finns på elevcentralen. b. Köra - Eleven får tillgång till hela de digitala material som finns på elevcentralen, i text, bild, film och övningsformat. Även frågorna ingår i detta materialet. OBS! Endast för medlemmar. I dagsläget finns detta material för Bil, MC och Moped. c. Bokning mm Eleven får tillgång till sina bokningar, utbildningkort mm. Dock inte några frågor eller annat teorimaterial. Detta alternativ går bra att kombinera med något av de övriga två. 4. Välj vem som skall vara standardlärare 4 samt eventuellt när körkortstillstånd förfaller Ändra de parametrar som eventuellt avviker från standard. 6. Klicka på spara för att spara. Om du skulle av misstag råka lägga till fel utbildning på eleven har du 24 timmar på dig att ändra eller ta bort utan att bli debiterad för den utbildningen REDIGERA BEFINTLIG KUND För att ändra en kund i listan, markera kunden och välj knappen Redigera eller högerklicka och välj Redigera (man kan även dubbelklicka på kunden, för att öppna upp den). 1. Ändra de parametrar som behövs ändras. För en kort förklaring se avsnittet ovan. 2. Klicka på spara för att spara, eller klicka på återgå för att ångra ändringarna. Det går inte att ta bort en kund från kundregistret. För att ta bort en kund i listan, markera kunden och välj knappen Arkivera. 4 Programmet kommer bara att ta hänsyn till detta vid första bokningen. Därefter kommer programmet att förslå den lärare som eleven har kört mest med då man väljer att boka en elev. 5 Programmet kommer att varna om man väljer att boka en elev om körkortstillståndet har förfallit. Kunden kan inte boka några tider via elevcentralen om körkortstillståndet inte angetts, eller har gått ut Kom igång med astra WEB , ver

24 6.2 BOKNING BOKNINGSSCHEMA I bokningsschemat ser man alla sina tider i kalenderformat. Här kan man välja att visa alla tider, lediga tider, och bokade tider. Man kan även filtrera på olika tidsperiod och på olika lärare och vyer SKAPA TIDER I BOKNINGSSCHEMAT Tiderna i bokningsschemat kommer till största del från de schema som man publicerat på sina lärare under Planering, se kap 5, Planering, sid 18. Men ibland behöver man lägga in enstaka tider i schemat. Klicka på Bokningsschema För att skapa en ny tid, välj knappen Lägg till i ikonfältet eller högerklicka i schemat och välj Lägg till. 1. Välj den önskade tidmallen. 2. Klicka OK 3. Gör de förändringar som önskas med tid, lärare osv. 4. Klicka på spara för att spara tiden BOKA ELEV PÅ LEKTION Öppna upp lektionen genom att dubbelklicka på den. Sök upp kund under deltagare och lägg till kunden till utbildningen. Eller sök fram eleven i sökrutan i ikonfältet, markera tiden som du vill boka i eleven på och klicka på ikonen Boka i ikonfältet. Du kan också högerklicka på tiden och välja Boka i menyn. Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra ändringarna. Kom igång med astra WEB , ver

25 6.2.2 BOKNINGSLISTA Bokningslista är de kurser man tillhandahåller som har flera deltagare. Det kan t.ex. vara riskutbildningar, introduktionsutbildningar eller vanliga teoripass SKAPA TIDER I BOKNINGSLISTA Klicka på Bokningslista För att skapa en ny tid, välj knappen Lägg till. 5. Välj den tidmall som man önskar lägga in 6. Klicka OK 7. Gör de förändringar som önskas med tid, lärare osv. 8. Klicka på spara för att spara tiden LÄGGA TILL DELTAGARE TILL UTBILDNINGEN Öppna upp lektionen i listan genom att dubbelklicka på den. Sök upp kund under deltagare och lägg till kunden till utbildningen. För närvarokontroll och godkännande, välj kurs och klicka på närvaro, eller högerklicka och välj närvaro. Detta kräver att man har klickat i närvaro och/eller godkännande på kursen. Genom att välja rätt val på rubriken för kolumnen, så ändras alla rader till angivet val. Man kan redigera varje enskild rad genom att markera valet och därefter ange ett värde. Klicka på spara för att spara, eller klicka på avbryt för att ångra ändringarna. För att skriva ut en närvarolista på utbildningen, välj kurs och klicka på närvaro, eller högerklicka och välj närvaro. Klicka på knappen skriv ut BOKA ELEV TILL TEORILEKTION Klicka på Bokningslista. Om man arbetat med en elev, visas dennes namn under rutan för sök kund. Om det finns en angiven kund och man markerar en kurs och klickar på Boka eller högerklickar och väljer Boka, bokas den kunden direkt. Om det inte finns angivet en kund och man klickar på Boka, får man upp en ruta där man kan söka upp den kund man vill boka på kursen. Om det finns angivet en kund, klicka på krysset så försvinner kunden (så att man kan boka upp en annan kund). Kom igång med astra WEB , ver

26 Om man vill boka en kund som inte finns med i kundregistret, kan man klicka på knappen Boka ny kund eller högerklicka och välja Boka ny kund (det förutsätter att det inte finns en kund angiven under rutan sök kund). Man får då upp en dialogruta där man måste fylla i de uppgifter som är obligatoriska för att kunden skall kunna anmälas till en kurs, samt att den skall registreras som en kund i programmet. Efter alla uppgifterna är ifyllda klicka på boka. Kunden bokas nu på kursen samtidigt som denne läggs upp som kund i kundregistret. Denna funktion fungerar bara på introduktionsutbildningar och riskettan NÄRVAROKONTROLL OCH EXPORTFUNKTIONER PÅ TEORIUTBILDNINGAR Välj kurs och klicka på närvaro, eller högerklicka och välj närvaro. Fyll i uppgifterna. Genom att välja rätt val på rubriken för kolumnen så ändras alla rader till angivet val. Man kan redigera varje enskild rad, genom att markera valet. Man kan även hitta knappen Närvaro när man gått in i redigera-läge på just den utbildningen. För att exportera en teoriutbildning till Transportstyrelsen, välj Rapportera. Spara filen på ett lämpligt ställe. När filen är sparad, ladda upp den till Transportstyrelsen hemsida. Kom igång med astra WEB , ver

27 7 KASSA I kassan tar man betalt för kontantförsäljning, körlektioner, teorilektioner, lektionspaket m.m. Kassan måste installeras lokalt för att kunna kommunicera med e-tax (kontrollenhet) och kvittoskrivare. All information sparas dock centralt. För att installera kassan klicka på Inställningar, Kassa, Installera kassa Klicka på Install. Spara filen på lämpligt ställe och dubbelklicka på filen efter att den sparats ner. För att kunna använda kassan krävs det att man har en e-tax och kvittoskrivare kopplad till kassan. Första gången man startar kassan meddelar den att det är första gången man startar kassan. Man skall då ställa in inställningar för kassan. 7.1 INSTÄLLNINGAR Under inställningar i kassan finns de parametrar som styr hur kassan fungerar. Välj vilken kassaplats som kassan avser. Kassaplatsen får inte finnas sedan tidigare. Välj COM port som kontrollenheten är ansluten till. Klicka på test Om den blir grön ( Fungerar! ), då är det OK. Om den blir röd ( Fel vid kommunikation ), byt port tills den blir grön, eller kontrollera utrustningen. Om du behöver hjälp med hur du installerar din e-tax, se respektive guide för den e-taxenheten du har. Välj kvittoskrivare. Gör samma test här. Om testet fungerar skrivs ett litet kontrollkvitto ut på kvittoskrivaren. Klicka på Spara & stäng för att spara inställningarna och gå in i kassan. Kom igång med astra WEB , ver

28 7.2 STARTA KASSAN Nu är det dags att starta kassan. Filen finns under startmenyn i Windows och Program/aSTRa/Kassa Ange användarnamn och lösenord. Det är samma uppgifter som man anger när man loggar in i astra WEB i webbläsaren. När man loggar in första gången efter ett dagsavslut och/eller allra första gången får man en uppmaning att ange sin växelkassa. 7.3 ÖVNINGSLÄGE Övningsläge är ett tillstånd i kassan som gör att man kan göra testförsäljningar utan att det påverkar programmet i övrigt. Ingen av de försäljningar som man gör i övningsläge påverkar reskontra eller bokföring. Dock måste ändå e-tax och kvittoskrivare vara inkopplad eftersom varje transaktion skrivs till dessa båda med en status övningskvitto. Klicka på Starta Övningsläge Övningsläge väljs så fort man vill testa, eller så länge man kör parallellt med sitt gamla kassaprogram. För att gå ur övningsläge, klicka på övningsläge igen. 7.4 FÖRSÄLJNING För att starta en försäljning skriv in kundens namn i Sök för att söka upp en kund. Kunden måste vara inskriven i astra WEB för att man ska kunna söka fram den. I sök kund kan man söka på förnamn, efternamn, kundnummer eller personnummer. Sälj en artikel genom att klicka i Sök Artikel och sök upp rätt artikel. Artikelsök har en autocomplete funktion vilket gör att man bara behöver skriva in första bokstaven i namnet, eller första siffran i artikelnumret, så söks de artiklar upp som har det namnet/numret. Välj artikeln. Välj fler artiklar eller avsluta försäljningen genom att klicka på betalningsmedlet, uppe i ikonmenyn, och klicka på Ok för att bekräfta beloppet. Det går att välja flera betalningsmedel samtidigt, då ändrar man beloppet efter att ha klickat på ett betalningsmedel. Klicka på Spara och Kvitto för att genomföra försäljningen. Kom igång med astra WEB , ver

29 7.4.1 RETUR För att returnera ett felaktigt inslaget kvitto så söker man fram kvittot. Det gör man genom att klicka på kvittosök till höger i ikonmenyn. Där söker man fram det kvitto man vill returnera genom att söka på kvittonummer, kundens namn eller datum för kvittot. Man markerar det kvittot man vill returnera och klicka på knappen Returnera. Artiklarna på kvittot kommer nu fram i kassafönstret i returläge. Därefter klicka man på Spara Kvitto för att slå igenom returen. 7.5 DAGSAVSLUT Avslut av kassan ska enligt lag göras regelbundet, de flesta gör därför sitt kassa-avslut en gång om dagen. Det gör man genom att i kassan klicka på Stäng kassa. Man får då frågan om man vill avsluta kassan och skapa en z-rapport. För att stänga kassan klickar man här Ja. Man får sen frågan om man vill visa z-rapporten om man vill ta hand om den direkt, annars kan man även hitta den under Rapporter/Kassa. Kom igång med astra WEB , ver

30 8 ELEVCENTRALEN Elevcentralen är det verktyg i astra WEB som är gjort för eleven. Adress till elevcentralen: Appen till Elevcentralen, Körkort nu med Elevcentralen, kan hittas i Appstore och Google Play för nedladdning. Inloggning sker med elevens personnummer eller e-postadress. Vid inloggning med personnummer kan man logga in med följande format ååååmmdd-xxxx, ååmmdd-xxxx, ååååmmddxxxx eller ååmmddxxxx. Om man har en inmigrerad elev (om man uppgraderat från astra 2.85), är det inte säkert att man kan skriva personnummer på alla fyra sätten. Detta beror på hur man registrerat eleven i det gamla systemet. Då får man prova sig fram till hur man skriver personnummer. Säkrast, är att skriva det med ååååmmdd-xxxx. Om man har registrerat e-postadress på alla elever, så kan eleven själv byta lösenord. Den kan även använda sig av glömt lösenord, för att återställa sitt lösenord. Eleven kan testa delar av appen Körkort nu med Elevcentralen redan innan de fått ett konto av en trafikskola, genom att tre moment är öppna för dem. Men för att få tillgång till resten av momenten så måste en trafikskola registrera dem i sitt astra WEB och ge dem tillgång till en utbildning. 9 DIGITALT UTBILDNINGSKORT Det digitala utbildningskortet är kopplat till astra WEB, och är tänkt att användas i en surfplatta eller smartphone tillsammans med eleven i bilen. I utvecklingen av denna produkt har vi utgått från det analoga kortet och tagit med oss det bästa från detta och lagt in i detta digitala program. Programmet körs i en webbläsare, så det går bra att använda på vilken dator som helst och webbläsare. Man startar programmet genom att logga in på utbkort.str.se och använder samma inloggningsuppgifter som när man loggar in i astra WEB. Efter man har loggat in, kommer man till sin startsida (lärarens), vilket är dagens körlektioner för inloggad lärare. Man kan inte se någon annan lärares lektioner, bara sina egna. Kom igång med astra WEB , ver

31 9.1 REGISTRERA KOMMENTERAR PÅ KÖRLETKION. Genom att klicka på en av de bokade tiderna öppnas dem bokade eleven upp. Om det bara finns en elev på bokningen (singelbokning), så visas denne elevens information. Detta översiktskort innehåller information om eleven, och hur det går på respektive teori och praktik. Överst till vänster, finns uppgifterna om vald elev. Det finns möjlighet att ändra uppgifterna genom att trycka på elevens bild och då få fram knappen redigera uppgifter. Kom igång med astra WEB , ver

32 Om man klickar på listen Körlektion - Registrera, öppnas det praktiska kortet upp, och man kan här fylla i kommentarer på varje moment/delmoment. Man kan också se de fem senast gjorda kommentarerna. Genom att klicka på ett moment, så öppnas undermomenten upp för valt moment. Ett moment som inte är påbörjat, saknar färg i listen. Samma gäller undermomenten. Ett moment/delmoment som är påbörjat är orange, och ett moment/delmoment som är godkänt, är grönt. Man kan markera flera undermoment, genom att klicka på dem. För att avmarkera ett undermoment, klicka igen på undermomentet. För att lägga till en kommentar, klicka på ett moment, och på en eller flera undermoment, och skriv en kommentar. Markera D, I, S, G (Demonstrerat, Instruerat, Självständigt tillämpat och/eller Godkänt). Man kan markera en eller flera av dessa. När man är nöjd, klickar man på OK. Nu skickas kommentaren in till programmet, och lägger sig i datumordning. Om man markerar ett moment, eller delmoment, att det är G (godkänt), behöver man inte fylla i en kommentar om man inte vill. Om man markerar att ett moment/delmoment är godkänt så kommer det alltid en extra kommentar, som säger att momentet är godkänt. Om man inte skriver en kommentar, så kommer det en kommentar som säger Godkänd. Om man skriver en kommentar, så får man två rader med kommentarer, en med själva kommentaren, och en med Godkänd. Om man inte markerar något undermoment, så stämplas automatiskt alla undermoment med samma kommentar (det blir en rad på historiken). Om man vill skriva en kommentar på flera huvudmoment, klickar man i Markera flera, och markerar de huvudmoment som man vill markera. Det kommer att stämplas en kommentar per huvudmoment. Om man har markerat ex. 4 huvudmoment, så blir det 4 rader med kommentarer (om man även markerar att de är godkända, blir det 8 rader). Kom igång med astra WEB , ver

33 Man kan fylla på med fler kommentarer på ett redan godkänt moment/delmoment. Man bara markerar momentet/delmomentet, och skriver en kommentar. Så fort man har skrivit en kommentar på en lektion, blir lektionen låst för borttag (i bokningen). En inskriven kommentar syns för eleven i elevcentralen. Allt som händer i utbildningskortet, kan eleven följa via elevcentralen. Kom igång med astra WEB , ver