Välkommen att starta socialt företag i Västerviks kommun Denna handbok kommer att vägleda er igenom hela processen att starta företaget Hur börjar

Transkript

1 Välkommen att starta socialt företag i Västerviks kommun Denna handbok kommer att vägleda er igenom hela processen att starta företaget Hur börjar man och vad skall man tänka på, läs detta och känn efter? Lycka till Maths Andersson Fredén Projektledare socialt företagande

2 Många bär på olika drömmar eller idéer men oftast hamnar de tillbaka i skrivbordslådan, men tillsammans skall vi kunna öka företagandet i Västerviks kommun. Tio sätt att starta företag på ett mycket säkrare sätt: 1. Gör något du gillar och som kunderna gillar Du kommer att ägna en stor del av din vakna tid till ditt företag så det är såklart bra att du gillar det du ska göra i ditt företag. Och det är lika viktigt att kunderna gillar det du gör eftersom det är de som ska betala för det. 2. Smyg igång Starta gärna företaget vid sidan om en anställning om du kan. Det ger dig en trygghet som du inte får om du bara kastar dig ut i företagandet utan skyddsnät. Dessutom finns ju möjligheten att ta tjänstledigt i några månader för att testa din idé. 3. Starta inte ensam Det finns erfarna människor som hjälper och inspirerar dig överallt i Sverige. Bara för att du startar ditt företag själv så betyder det inte att du blir ensam. Ta hjälp av dem som kan. 4. Skaffa kunder först Vänta inte med kundjakten till den dag du officiellt har startat företaget. Jobbet med att hitta kunder kan du starta i samma ögonblick som du får en idé till ett företag. 5. Gör en affärsplan Det låter trist men en affärsplan gjord på rätt sätt (inte som de där gaggiga planerna de vill ha på banken) och som handlar om vad du har för kostnader och vad du måste dra in för att klara dig - är superbra som verktyg och skapar lugn i magen. 6. Undersök förutsättningarna Finns det folk som vill betala för det du vill sälja? Är det lätt att nå dem? Är det möjligt för dig att göra det? 7. Skaffa hjälp Det är helt galet att inte ta hjälp med sånt du inte kan. Jag tror i och för sig att det är sunt för en företagare att sätta sig in i t ex bokföring eftersom man både förstår hur det funkar och spar pengar på att göra det själv i början, men om du inte ens orkar tänka dig att göra bokföringen själv - hitta någon som kan göra det åt dig. 8. Lös pengafrågan Spar pengar eller låna pengar men ha inga förhoppningar om att du ska göra vinst från dag ett. Du måste ha ett kapital att jobba med till företaget får ett eget liv. Om det sedan visar sig att du gör vinst från dag ett så är ju det bara bra, men planera inte för det. Räkna med att behöva pengar utifrån eller från dig själv för att ha företaget rullande i flera månader utan inkomster. Om du bara jobbar hårt så kommer pengarna snart. 9. Var ett proffs från början När du ger dig in i företagandet så är företagandet din chef och den som styr din vardag. Det är som om du fått i uppgift av dig själv att putta igång ett lokomotiv. Du måste putta putta putta hela dagarna. Om du gör det så rullar det snart igång och går av sig själv. Ge inte upp fem meter före målsnöret. 10. Var stolt Om du blir en av de 10% svenskar som drar igång företag - ja, då har du gjort vad många önskar men få vågar. Låter detta intressant, då fördjupare vi oss i processen.

3 Kapitel 1- Flödesprocess Socialt Företagande SF (Västerviks kommun) Intressesamtal mellan handläggare (AF, FK, AOK, Landstinget och presumtiv deltagare) Föranmälan till utbildning 3 eller 4 partssamtal (genomgång av förutsättning) Utbildning 6-10 veckor ( Ev förändringar) Information från SF i Västervik (Vad kan projektet bistå med) Start i projekt / start på egen hand Grupp eller Enskild Handlingsplan 3 part ( Hur lång tid skall det pågå, vad har den enskilde för möjligheter framöver mm) Avtal mellan mig och gruppen/ den enskilde (Ev. sekretess eller annat) Strukturerade möten Tillgång till Click data utbildning Arbetsfördelning/Aktivitets plan (vem gör vad och när) Summering av affärsplan ( Grov planering) Information från skattemyndighet om bästa ägande form Test av affärsplan hos företagskonsult på AF Eventuell revidering av affärsplanen Planering/Kartläggning av ägandestruktur Kompanjons avtal för gruppen Policy för "medlemskap eller ny delägare" Test av affärsplan hos företagskonsult på AF (Avgörande till starta eget bidrag mm) Samtal/ansökning av eventuella stöd med personal från AF Klartecken eller revidering Start av SF eller annan aktivitet(tillbaka till myndighet) Kapitel 2- Sekretess mellan projektledare och företaget/föreningen. Avtal som reglerar arbetssätt och andra förhållningsstrukturer gentemot varandra (formas utefter behov/krav och godkänns av extern part) Kapitel 3- Mötes struktur Att projektledare upprättar en dagordning och leder mötet (för att hålla styrfart i affärsplanen och överenskommelse med myndigheten) Kapitel 4- Arbetsfördelning Sker via mötet och dokumenteras via ett excel dokument med datum för slutförande

4 Kapitel 5- Marknad och affärsplan Det finns hur många fina mallar som är gratis på nätet men de bör innehålla följande: Affärsidé Den ska svara på: Vad, till vem, hur, var och varför. Marknad för din produkt/tjänst. Var finns den och hur ser den ut? Vad ska du sälja och till vilka? Varför ska kunderna köpa av just dig? Vision Beskriv hur du vill att ditt företag är om ca 5 år. Vad vill du uppnå? Mål Vilka mål har du för företaget nu och i framtiden? Bra mål är Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsbundna (SMART) Produkter/tjänster Vilka produkter/tjänster har du nu, och vilka har du i framtiden? Vad gör dig och dina produkter/tjänster speciella (unika) mot andra och deras produkter? Vad kan du erbjuda som är utöver det vanliga? Marknad Hur ser marknaden ut idag? Beskriv och kvantifiera. Marknadsföring och försäljning: Hur ska kunderna nås? Hur klarar sig dina produkter/tjänster i jämförelse med konkurrenternas vad gäller pris, kvalitet, kundservice, vad gör du bättre? Kalkyl och prissättning Konkurrenter Vilka är de viktigaste konkurrenterna? Vad kan du lära av de befintliga konkurrenterna som ger dig försprång mot dem? Styrkor och svagheter. Gör en kritisk jämförelse mellan dina produkter och konkurrenternas. Vilka reaktioner kan du förvänta dig av konkurrenterna när du startar företaget? Priskrig, aktivare marknadsföringsaktiviteter etc.? Lokal/Utrustning Vilket är ditt realistiska behov av lokal? Läge, hyra, kontraktstid etc. Vilket är ditt behov av maskiner och inventarier? Inköp Beskriv inköpskanalerna. Finns det andra bättre och billigare leverantörer? Hur ser inköps- och betalningsvillkoren ut? Vilket behov av genomsnittligt lager kommer du ha?

5 Tillstånd Det är viktigt att du tar reda på om verksamheten kräver tillstånd, registrering eller annan anmälan till myndighet. På verksamt.se kan du se vilka tillstånd du behöver till din verksamhet. Personliga kvalifikationer erfarenhet och kompetens Vad har du för utbildning som är av betydelse för företaget? Tex. yrkesutbildning, starta eget utbildning. Behöver du kompetensutveckla dig inom en snar framtid? Vilken är din erfarenhet från branschen och yrket? Har du något kontaktnät med tex. kunder, leverantörer, bank osv. Risktagande Vilka är riskerna? Hur kan du göra för att minska riskerna? Handlingsplan Beskriv vilka aktiviteter du ska göra för att nå målen. Ange aktivitet och när de ska genomföras. Kapitel 6 Budget Använd redan befintliga mallar som ex. hos Almi företagspartner eller verksamt.se. Kapitel 7- Ägandeförhållande ( Information från skattemyndighet, verksam.se eller revisionsbyrå) Vilken bolagsform är förmånligast för just er? Kapitel 8 - Kompanjons avtal Förslag på innehåll i ett kompanjonavtal: Syftet med ert samarbete. Syftet med företaget. Delägarnas arbetsfördelning och arbetstider. Delägarnas ansvar och befogenheter. Delägarnas löner och förmåner. Hur vinsten ska delas och tas ut. Hur förluster ska täckas och delas. Skyldighet för en delägare som vill sälja att först erbjuda sin del till dig och eventuellt andra delägare. Hur ni ska lösa tvister. Hur länge avtalet ska gälla. Kompanjonavtalet behöver inte vara komplicerat att göra. Skriv bara ner de punkter ni tycker är viktiga med ert samarbete, underteckna dokumentet och lägg det åt sidan. Sedan är det bara att köra och ni behöver inte oroa er över vad som händer om det blir problem framöver eftersom åtgärderna ni ska vidta finns i kompanjonavtalet.

6 Kapitel 9- Policy för delägare, medlemskap och ny delägare En policy kan även syfta på processen att fatta viktiga beslut i en organisation, exempelvis utarbetande av olika program, inriktningsmål, ekonomiska prioriteringar och beslut fattade beroende på vad de får för konsekvens för organisationen. Policys kan ses som politiska, organisatoriska, ekonomiska och administrativa mekanismer som skapats för att nå ett eller flera mål. Detta måste företagarna själva besluta om. Nu har du kommit så långt att du kan lämna detta till handläggaren på arbetsförmedlingen för bedömning ( Om du/ni avser att ansöka om starta eget bidrag), OBS starta inte något eller köp in något innan du får klartecken från arbetsförmedlingen. Kapitel 10 - Genomgång av affärsplan med affärskonsult från Arbetsförmedlingen Kapitel 11- Samtal och ansökningar av eventuella ekonomiska stöd från Arbetsförmedlingen Kapitel 12- Klartecken från Arbetsförmedlingen till uppstarta av företaget Kapitel 13- Olika tips Tänk på detta (ex konkurrensen) Sök bidrag, hjälp här Konkurrensfrågor De arbetsintegrerande företagens försäljning av produkter och tjänster regleras av samma lagstiftning som för andra företag. Till skillnad från en del andra länder i Europa t ex Finland, har Sverige ingen positiv särlagstiftning för arbetsintegrerande sociala företag.

7 Förutom LOU gäller också konkurrenslagstiftningen. Arbetsintegrerande sociala företag är huvudsakligen små företag och med ringa förutsättningar att agera på marknaden så att den fria konkurrensen sätts ur spel. Trots detta är det viktigt att offentligt stöd till företagen för personer med nedsatt arbetsförmåga utformas på så sätt att detta stöd inte snedvrider konkurrensen. Lagstiftning Det är enligt Konkurrenslagen inte tillåtet att på ett otillbörligt sätt utnyttja en dominerande ställning på marknaden. Ett socialt företag får t ex i ett sådant läge inte underprissätta. För att överhuvudtaget en sådan situation kan bli aktuell måste det sociala företaget alltså ha en dominerande ställning på marknaden. Så är sällan fallet. Det finns inte någon exakt gräns, men börjar marknadsandelen överstiga 25 % kan det bli tal om att ha en dominerande ställning. Förhållningssätt och juridik När frågan om konkurrensproblematik kommer upp, handlar det nästan alltid mer om lämplighet än juridik. Även om det ur juridisk synvinkel inte behöver vara olagligt att ett socialt företag öppnar en verksamhet som konkurrerar med befintligt lokalt näringsliv, måste det betraktas som mycket oklokt. Ett socialt företag bör tänka på att fylla dubbla behov. Både att företaget är till för de enskilda människorna, samtidigt som man bör försöka identifiera vilka behov av offentlig eller kommersiell service som inte är tillgodosedda i samhället. Då uppstår det säkerligen ingen diskussion om konkurrensproblematik. Förankring i lokalsamhället Sociala företag är fortfarande en ganska okänd företeelse bland allmänhet, företagsstödjande organisationer och företagare. Både för att få legitimitet och i vissa fall för affärsverksamhetens skull är det viktigt att det sociala företaget skapar sig en bra förankring i lokalsamhället. Speciellt i en startprocess är det viktigt att det sociala företaget informerar brett om vad man är och vad man tänker göra. Det är en fördel om man redan i början involverar representanter för både företagare och fackföreningar på orten. Det är ett bra sätt att undvika missförstånd och de kontakterna kan ofta vara bra resurser i ett kommande nätverk. Konkurrensneutrala stöd Det är viktigt att konstatera att det mesta av det stöd som ett socialt företag kan erhålla är konkurrensneutralt, t ex de program som Arbetsförmedlingen har. Det är någonting positivt om ett socialt företag får exempelvis lönebidrag för många anställda. Det innebär att det är en grupp människor med funktionsnedsättningar som därmed har erhållit arbete. Det är inte något som hindrar att andra företag också anställer människor med funktionsnedsättningar på liknande villkor. En upphandling där det i villkoren står att för uppdragets utförande ska minst 50 % långtidsarbetslösa anlitas, kan tyckas favorisera sociala företag. Men det är inte något som hindrar andra företag att också anställa människor som har varit långtidsarbetslösa. Det är därför bra om upphandlande myndighet tydliggör villkor och möjligheter för till exempel lokala företagare så att missförstånd inte uppstår i onödan. Samtidigt är det också en fördel om de sociala företagen ser sig som en del av det lokala näringslivet och deltar i företagarträffar o d. Samma sak gäller vid upphandlingar med sociala kriterier. Dessa ska utformas så att alla tänkbara anbudsgivare ska kunna uppfylla dem. Till exempel kan alla

8 anställa långtidsarbetslösa för att utföra ett uppdrag. Statsstödsregler Romfördragets artikel 87 innebär i princip förbud mot statligt stöd i någon form (skattereduktion, lån, garantier etc till förmånliga villkor) till företag om samtliga följande kriterier är uppfyllda: det handlar om offentliga medel stödet ger företaget ekonomiska fördelar stödet förmedlas selektivt stödet påverkar konkurrensen stödet påverkar handeln mellan medlemsstater Stöd för att underlätta utvecklingen av viss näringsverksamhet eller regioner är dock tillåtet och därför finns ett antal undantag. Bland dessa finns: utbildning av anställda Upphandling LOU Många gånger upplevs Lagen om offentlig upphandling (LOU) som ett hinder för att nyttja sociala företags tjänster. Ibland beror det på okunskap, då man inte ser att lagen också ger möjligheter att använda sig av sociala företags varor och tjänster. Det är viktigt att upphandlande myndigheter och sociala företag har tillräckliga kunskaper om varandras förutsättningar. Upphandlande enhet måste exempelvis anstränga sig att göra lättfattliga upphandlingsunderlag och att avgränsa en upphandling inom rimliga volymer som kan passa ett mindre socialt företag. Samtidigt måste de sociala företagen lära sig formkraven bakom en upphandling så att man kan beskriva sin verksamhet på ett tydligt och rättvisande sätt och därigenom få en chans i en konkurrenssituation. Med fördel kan sociala företag gå ihop både om kompetens att skriva anbud och att medverka i anbud tillsammans för att få större slagkraft. Policy när det gäller upphandlande enhet Upphandling ska inte bara ske enligt lag. Den upphandlande enheten ska också ge handläggare och upphandlare riktlinjer om t ex miljömässiga, etiska och sociala hänsyn inom de ramar som LOU tillåter. Det finns många områden där sociala företag kan leverera bra varor och tjänster. Därför är det viktigt att upphandlande myndighet tar policybeslut inom vilka områden man uppmuntrar upphandling med sociala kriterier, exempelvis vaktmästeri, transporter, markvård eller fastighetsservice. Sociala hänsyn/sociala kriterier I LOU (6 kap 13 ) står det: "En upphandlande myndighet får ställa särskilda sociala, miljömässiga och andra villkor för hur ett kontrakt skall fullgöras. Dessa villkor skall anges i

9 annonsen om upphandling eller i förfrågningsunderlaget." Det betyder att man kan i ett anbud kan ställa krav om till exempel: att anbudsgivaren vid utförandet anställer arbetslösa, särskilt långtidsarbetslösa, eller anordnar utbildning för arbetslösa. att anbudsgivaren vid utförandet gör något för att främja jämställdhet eller mångfald i fråga om ras eller etniskt ursprung att anbudsgivaren prioriterar brukarmedverkan och därför gärna ser sociala företag som utförare - samarbetet mellan Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen i RESAprojektet är ett exempel på detta. Direktupphandling Med direktupphandling menas att avtal kan slutas med en leverantör utan upphandling. Det kan enligt Konkurrensverket användas om "kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl (15 kap. 3 LOU). Den upphandlande myndigheten ska vid behov besluta om riktlinjer för användning av sådant förfarande. Riktlinjerna kan till exempel innehålla vald gräns för lågt värde." Synnerliga skäl kan vara att det inte finns någon konkurrenssituation inom just det område som ska upphandlas, varför det inte är meningsfullt att använda sig av upphandling. Ramavtal Ramavtal är, enligt Konkurrensverket, "ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod" (LOU 5 kap). Ramavtal kan ske med en eller flera leverantörer och gälla högst fyra år. Någon garanti för att en leverantör erhåller ett uppdrag ges inte. Lagen om valfrihet, LOV Som alternativ till att upphandla externa aktörer enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU, kan en valfrihetsmodell väljas. Lagen är avsedd att fungera som ett frivilligt verktyg för de kommuner och landsting som vill konkurrenspröva verksamhet genom att överlåta valet av utförare till brukaren/invånaren. Lagen kan tillämpas på handikapp- och äldreomsorg samt hälso- och sjukvårdstjänster och det är fullmäktige som beslutar om införande av LOV. I ett valfrihetssystem kan ingå verksamheter som är upphandlade enligt LOU. En utförare av tjänst kan lämna in ansökan om att delta i LOV när som helst under året. Detta innebär att det blir enklare att komma in på marknaden, eftersom att det inte finns en tid när anbud ska vara inlämnad. Något uppdrag garanteras inte, då det är upp till den som tar emot tjänsten som väljer leverantör. Man kan säga att leverantören konkurrerar därför inte med pris utan med kvalitet. Det är brukaren som väljer. LOV kan vara ett bra sätt att få mindre aktörer, till exempel sociala företag, som utföra.