2 Inloggning. Hur får jag förskrivarportalen till min dator? Förskrivarportalen är en webbapplikation. Ange webbadress 10gruppen.sodexo.

Transkript

1 1 Introduktion Förskrivarportalen Dokumentet riktar sig till användare av Förskrivarportalen inom 10-gruppen Skåne. Merparten av bilderna är hämtade från en utvecklingsmiljö och speglar därmed inte alltid rätta uppgifter avseende grunddata. 2 Inloggning Hur får jag förskrivarportalen till min dator? Förskrivarportalen är en webbapplikation. Ange webbadress 10gruppen.sodexo.se 2.1 Hur gör jag om användaren glömt lösenord? Kontakta Sodexo för att ställa om till ett nytt lösenord. Se Förskrivarportalens startsida för kontaktuppgifter. Hur får jag ett användarnamn och lösenord? Vid första inloggningstillfället ska du logga in med användarnamn och lösenord som du erhållit från Sodexo. Du får då upp en dialogruta som ber dig skriva i ditt nuvarande lösenord och sedan ditt nya lösenord två gånger. 2.2 Behörighet Behörigheter i Förskrivarportalen administreras av Sodexo. Det kan därav finnas menyer i bilderna som inte visas p.g.a. av att det finns olika behörighetsnivåer i systemet. Det finns följande huvudmenyer och under dessa finns sedan undermenyer. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 1(50)

2 3 Navigera, sök och sortera 3.1 Navigering Navigering i Menyn och flikarnas funktion Menyn är uppbyggd så att du kan klicka på kryssen för att öppna upp undermenyer. De menyval som öppnar upp fönster när du klickar på dem är markerade med feta bokstäver. Flikarna är till för att du överskådligt ska kunna se vilket fönster du är inne och registrerar i och vilka andra fönster som finns under det menyval som du är inne i. Den flik som är aktiv är vit och de andra flikarna är gråa. Du kan inte navigera genom att klicka på flikarna de är bara till för att åskådliggöra de olika funktionerna under t ex. Förskrivning. Notera att verktygsfälten och dess funktioner i Internet Explorer ej är tillgängliga. Därav fungerar ej heller alltid snabbkommandon. Exempelvis Alt + vänsterpil för att gå tillbaka ska inte användas utan tryck på knappen Tillbaka i Portalen Flödet i registreringen Flödet ser likadant ut under de olika Menyvalen. Du registrerar Förskrivning, Beställning och Arbetsorder i olika steg, se höger i bilden ovan. Den röda markeringen visar vilket steg du registrerar i just nu och du ser på antalet rutor hur många steg du ska gå igenom totalt. För att gå fram och tillbaka mellan dessa steg använder du dig av knapparna Nästa steg och Tillbaka. Vid sista steget kommer upp en knapp som heter Skicka som du trycker på för att skicka iväg din beställning. Om du mitt i registreringen blir avbruten och vill fortsätta igen senare kan du klicka på Spara pågående. Du får då upp ett meddelande som talar om för dig vilket nummer din Förskrivning, Beställning eller Arbetsorder har fått. När du sedan vill avsluta din påbörjade order går du in på Pågående under t ex Förskrivning om det var en förskrivning som du registrerade. Här kan du söka upp ordern och slutföra den. 3.2 Sökningar Sök brukare i Hjälpmedelssystemet Förnamn. Sökning sker på hela eller början av förnamnet. Efternamn. Sökning sker på hela eller början av efternamnet. Personnr. Sökning sker på hela eller början av personnr med tolv siffror ååååmmddxxxx. Exempel Postadress. Sökning sker på hela eller början av postnr och/eller ort. Kombination av ovan nämnda sökbegrepp kan göras. År med fyra siffror måste anges vid personnummer Sök brukare i folkbokföringsregistret Navet [Ej ännu implementerad funktion] Fullständigt personnr 12 siffror Ofullständigt personnr. Ange minst 6 siffror, ååmmdd. Efternamn. Minst 2 tecken måste anges. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 2(50)

3 3.2.3 Sök produkt Produktnr. Med produktnr avses det specifika nummer som finns i Sodexos system och som återfinns på följesedlar och order. Kan sökas genom att söka på hela eller delar av produktnumret. Hela numret söks exempelvis på Kan man endast början av produktnr skrivs t ex 101 så erhålls ett resultat med alla produkter som börjar med 101. Benämning. Kan sökas på hela eller början av benämningen. För att söka på början av benämning skrivs t ex på Rullst så erhålls alla artiklar som börjar med Rullst. Del av benämning. När du söker del av benämning erhålls alla produkter som innehåller det angivna sökbegreppet. Exempelvis om rullstol anges som sökord ger detta ett resultat som visar alla produkter som har rullstol någonstans i sin benämning. Leverantörens artikelnr. Kan sökas på hela eller början av leverantörens artikelnummer.. Varugrupp. Välj varugrupp i listan och du erhåller alla produkter som är kodade med den valda varugruppen. EAN-kod. Kan sökas helt, början, innehåller. ISO-kod. ISO-kod kan sökas på hela numret eller på början av numret. 3.3 Sortera sökresultat När du har gjort en sökning och fått upp ett sökresultat kan du alltid sortera på de olika rubrikerna. Det gör du genom att klicka på den rubrik som du vill sortera på. Första gången du klickar kommer den att sortera i fallande ordning. Om du vill ha dem i stigande ordning får du klicka en gång till på samma rubrik. 4 Funktioner i Portalen Förskrivarportalen innehåller följande funktioner vilka beskrivs i följande kapitel. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 3(50)

4 5 Order 5.1 Förskrivning Förskrivning är en order som registreras av en användare för levereras till en brukare. En förskrivning kan göras för A och B hjälpmedel samt reservdelar som är kodade med kategori C som finns på lager 51, (Poollagret) eller som finns på ett av kundens förråd. Se kapitlet Grundregister produkter för definition av A, B respektive C-hjälpmedel. Det finns även alternativet att ange om det skall köpas in nytt hjälpmedel. Det går även att beställa tjänster i samband med förskrivningen såsom montering eller specialanpassning vilket då anges i anmärkningstext och genom att bifoga dokument. Fram till dess att ordern skickas går den att spara som Pågående och ändras av användaren. En order som är skickad till Sodexo kan inte ändras i Hjälpmedelsportalen Förskrivning ny Steg 1 - Välj Kund och Brukare I steg 1 väljer användaren Kund samt Brukare. Kunden som väljs är den kund som beställer hjälpmedlet. Kunden kan i sin tur vara kopplad till en betalare som kommer att faktureras. De kunder som är valbara för användaren definieras i grundsystemet Visma Business. Brukaren är den brukare som ska använda hjälpmedlet. Kan användaren den aktuella brukarens personnummer fylls detta i brukarfältet varpå uppgifter om brukaren hämtas och läggs till. Har användaren inte tillgång till personnumret används sökfunktionen, som återfinns under knappen Sök. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 4(50)

5 Här finns möjlighet att söka på ett antal parametrar. Sökningen kan göras i både hjälpmedelssystemet (samt i folkbokföringsregistret när Navet har installerats). Steg 2 - Välj Leveransadress, Kontaktperson, Leveranssätt I steg 2 följer de val som gjorts i steg 1 med och åskådliggörs i det övre fönstrets vänstra del. I detta steg görs även ytterligare val till förskrivningen: Leveransadress Här har användaren möjlighet att välja mellan ett antal adresser: Kundens: Brukarens Folkbokförda: Förskrivarens: Vistelseadress: Annan: Den valda kundens adress. Adressen där brukaren är folkbokförd i skatteverkets register/den adress om är inlagd under Folkbokföringsadress. Den adress den inloggade användaren angivit som sin i systemet. En tillfällig vistelseadress som brukaren angivit, t.ex. sommarbostad. Om inget av ovan alternativ passar anges här en valfri adress. Denna adress sparas endast på ordern. Kontaktperson Det är obligatoriskt att ange en kontaktperson för ordern. Följande val är möjliga. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 5(50)

6 Brukaren: Förskrivare: Annan: Aktuell brukare med telefonnummer. Om telefon saknas måste detta kompletteras. Det telefonnr som anges uppdaterar även brukarregistret (Telefonnr 1). Aktuell användare med telefonnummer. Om telefon saknas måste detta kompletteras. Det telefonnr som anges uppdaterar även förskrivarregistret (Mobiltelefon). Ange valfri person och telefonnummer. Denna kontakt sparas endast på ordern. Tryck Spara när du har valt kontaktperson och verifierat/ändrat telefonnumret för att komma vidare. Leveranssätt Akuttransport samt normal transport är valbara. Väljs Akuttransport kommer ordern att prioriteras samt en avgift för akuttransport att debiteras. Steg 3 - Välj Produkter I steg 3 ges möjligheten att välja hjälpmedel som ska förskrivas. Detta kan göras på 3 olika sätt. Produktbeställning Under knappen Produktbeställning har användaren möjlighet att välja produkter ifrån hela det tillgängliga produktsortimentet. Här söks först valfritt hjälpmedel fram. Detta kan göras med ett antal urvalskriterier som är markerade i bilden ovan. Se även Sök produkt. Användaren väljer först vad han/hon vill söka på och skriver sedan sökordet eller siffran i nästa fält. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 6(50)

7 Sökningens resultat visas enligt bilden ovan. Här får användaren följande information: Produktnr: Benämning: Saldo i Pool: Lev tid fr lev: Enhet: Rek: Bas: Mer Info: Hjälpmedlets produktnummer i Sodexos system Visma Business Hjälpmedlets benämning Aktuellt saldo i Poolförrådet Angivet antal leverans dagar från det att produkten beställts till dess att den finns tillgänglig för Sodexo. Notera att saldon visas i realtid och är endast en information. Det sker ingen reservation förrän efter ordern skickas och hanteras av Sodexo. Beställningsenhet t.ex. styck, par, dussin mm Funktion används ej ännu Om produkten markerats att ingå i Bassortiment visas detta med Ja En länk som tar användaren till grundregistret över den aktuella produkten där ytterligare information ges. Se även avsnitt Produkter i Grundregister. För att lägga till en produkt utifrån sökresultatet, markera raden och fyll i antal. Tryck på knappen Lägg till Varukorg. Om produkten ska anpassas eller monteras eller liknande så lägg till artikel Anpassning eller Montering från produktregistret. Dessa hittas enklast genom att söka på Produktnr och ange produktnr ANP för anpassning och MON för montering. Ange vad som önskar anpassas/monteras i fritextfältet Anmärkningstext. Användaren kan sedan göra nya sökningar för att lägga till ytterligare hjälpmedel. När användaren är nöjd stängs sökrutan med krysset i högra över hörnet. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 7(50)

8 De valda produkterna har nu lagts till som orderrader till förskrivningen. Produktnummer: Benämning: Förråd: Ny.Prod: Anm: Antal: Ändra Ta bort Hjälpmedlets produktnummer Hjälpmedlets benämning Vilket förråd produkten är beställd ifrån. (Vid Produktbeställning kommer detta alltid att vara Pool.) Om användaren önskar att ett hjälpmedel ska köpas in oavsett om det finns i Poolförråd eller ej så marker detta i denna ruta. Igen hänsyn tas då till aktuellt saldo i Poolen utan ett nytt kommer att beställas från leverantör. En markering som visar om det finns en anmärkning gjord till orderraden Antalet beställda produkter Användaren har möjlighet att justera sin orderrad genom att klicka på ändra. Antal och Anmärkningstext är ändringsbar. I detta läge går det även att välja en annan leveransadress på radnivå. Det skapas då två order i Visma Business med samma webbordernr. Glöm inte att spara! Möjlighet att ta bort raden fullständigt. OBS! Notera att du inte får någon kontrollfråga utan raden tas bort så fort du tryckt på krysset. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 8(50)

9 Förskrivning från basförråd Användaren har även möjlighet att förskriva hjälpmedel från det basförråd/kund han/hon valt i steg ett. Detta görs med hjälp av funktionen Förskrivning från basförråd. Användaren kommer då bara ha möjlighet att söka på de hjälpmedel som är placerade hos den valda kunden (i exemplet ovan förråd 106 Billingshäll). I denna sökbild är även den specifika individen utskriven. OBS! att man ska Ej blanda förskrivning från pool och från förråd på samma order utan bör då göra två separata order. Notera även att Ny produkt-flaggan inte fyller någon funktion om man väljer produkter från eget förråd/boende. Hämta mall Det förutsätter att du redan har sparat en mall för att kunna nyttja funktionen. När du klickar på vald mall läggs produkterna till. Eventuell anmärkningstext kommer också med. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 9(50)

10 Steg 4 - Bifoga dokument, Spara mall Bifoga dokument Användaren har i steg 4 möjlighet att bifoga diverse dokument till ordern. Det går bra att bifoga Excel, Word, JPG och PDF- filer. Avser filen ett specifikt produktnr kan detta anges. OBS! Du måste trycka Spara för att dokumentet skall läggas till. Filnamnet visualiseras när det är tillagt och då ges också valen att Visa fil och Ta bort fil. Bifogade dokument kan visas så länge beställningen ej är skickad. Spara mall För att underlätta arbetet för användaren så finns möjlighet att spara en förskrivning och sedan använda denna som en mall. Detta kan vara praktiskt om t.ex. rullstol Spirea alltid beställs med en dyna och två benstöd. Bifogade Dokument sparas ej i mallen. Dessa mallar återfinns sedan i steg tre av vid förskrivningen. Tryck på Spara mall och namnge mallen. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 10(50)

11 Steg 5 - Skicka Sista momentet är att skicka ordern. När ordern är skickad kan den ej ändras i Förskrivarportalen utan kontakt måste ske med Sodexo för ändring i bakomliggande system. Steg 5 Bekräftelse, Skriv ut I steg 5 får användaren också en bekräftelse att ordern blivit skickad samt vilket ordernummer förskrivningen fått. Användaren har här också möjlighet att skriva ut sin förskrivning. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 11(50)

12 5.1.2 Förskrivning pågående Under menyn förskrivning pågående har användaren möjlighet att söka upp förskrivningar som han/hon sparat för att fortsätta med vid senare tillfälle. Dessa återfinns under Ej skickade. Användaren har också möjlighet att söka fram förskrivningar som tidigare har skickats in för att följa upp status på dessa. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 12(50)

13 Steg - 1 Sök Förskrivning Här finns ett antal sökparametrar tillgängliga och användaren kan välja att fylla i dem som han/hon finner lämpligt. Ej skickade har inte sänts till Sodexo för behandling. Vid val skickade visas alla sända Förskrivningar som är gjorda av inloggad användare. Steg - 2 Visa Förskrivning I steg 2 visas resultatet av sökningen. I orderhuvudet visas följande: Försk.Nr: Kundnummer: Kund: Orderns ordernummer Den beställande kundens kundnummer Den beställande kundens namn Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 13(50)

14 Brukare : Körtur: Prel. Lev. Datum: Brukarens personnummer Vilken körtursdag ordern har fått När ordern har granskats av orderhandläggare på Sodexo och blivit tilldelad en körtur, får ordern också ett preliminärt leveransdatum. Datumet är preliminärt så till vida att förseningar från leverantör kan uppstå under orderns gång. Detta datum uppdateras löpande om förändringar sker. På orderraderna visas följande: Prod.nr: Hjälpmedlets produktnummer Benämning: Lager: Tot antal: Under beh: Utlev: Rest: Amn: Best fr lev: Inköpsorder nr: Lev datum fr lev: Hjälpmedlets benämning Vilket lager produkter är beställd ifrån (alltid Pool) Totalt antal beställda Under behandling av personal på Sodexo Utlevererat antal Ej utlevererat antal Markering om det finns någon anmärkning på beställningen Markering om produkten är beställd från leverantör Inköpsordernummer ifrån leverantör Leveransdatum från leverantör till Sodexo Utöver detta visas även de dokument som bifogades vid ordertillfället. Aktiviteter Här har personal på Sodexo möjlighet att kommunicera ut information till användaren. T.ex. vad status på beställningen är, om det skett förseningar, varför det skett förseningar osv. 5.2 Beställning En beställning görs när ett hjälpmedels destination inte är en specifik brukare utan ett Basförråd eller Särskilt boende. Beställning görs också då hjälpmedlet ska ingå i grundutrustning på ett Särskilt boende. Skillnaden på om ett hjälpmedel kommer att ingå i grundutrustning eller vara tillgängligt på ett förråd är till vilken kund beställningen görs. En kund kan potentiellt ha både ett förråd och hjälpmedel i grundutrustning. Denna kund kommer således delas upp till två kunder. Den ena för att beställa grundutrustning till och den andra att beställa förrådshjälpmedel till. Dessa kunder kan i sin tur ha olika fakturaadresser. Detta kommer att framgå i namnet på kunden. Beställning kan göras på A-, B- och C-hjälpmedel. Det går även att beställa tjänster i samband med förskrivningen såsom montering vilket då anges genom att produkt Montering hämtas från produktregister (Sök på Produktnr och skriv in MON ). Fram till dess att ordern skickas går den att spara som Pågående och ändras av användaren. En order som är skickad in till Visma kan inte ändras i Hjälpmedelsportalen. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 14(50)

15 5.2.1 Beställning Ny Steg 1 - Välj Kund, Leveransadress, Kontaktperson I steg ett väljs först vilken kund (förråd eller boende) hjälpmedlet/hjälpmedlen ska beställas till. I denna lista visas de kunder som användaren har givits tillstånd att beställa till. Nästa steg är att välja leveransadress. Användaren har möjlighet att välja den beställande kundens adress alternativt ange en annan adress. Annan adress sparas på ordern. Användaren väljer här även en kontaktperson till ordern. Det är obligatoriskt att ange en kontaktperson med ett namn och ett nummer och detta kan antingen vara användaren eller en valfri person som användaren anger. Vid ändring av telefonnr uppdateras Förskrivarregistret (Mobilnr) Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 15(50)

16 Steg 2 - Välj Produkt Produktbeställning Precis som vid förskrivning har här användaren möjlighet att välja produkter med hjälp av en produktsökbild. Denna fungerar på samma sätt som vid förskrivning förutom att vi inte visar lagersaldo i Poollagret. En skillnad vid beställning är att möjligheten att välja Ny produkt inte finns, detta med anledning av att ett nyinköp alltid kommer att göras när beställningar till förråd och boenden görs. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 16(50)

17 Steg 4 - Bifoga dokument, Spara mall, Skicka I steg 4 har användaren möjlighet att bifoga ett dokument innan han/hon skickar ordern. Steg 5 - Bekräftelse, Skriv ut I Steg 5 får användaren en bekräftelse på att ordern är skickad samt har möjlighet att skriva ut sin order. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 17(50)

18 5.2.2 Beställning Pågående Precis som vid förskrivning pågående har här användaren möjlighet att söka fram skickade order samt fortsätta på sparade beställningar. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 18(50)

19 Funktionen är den samma som under förskrivning pågående och beskrivs ej närmare här. 5.3 Arbetsorder I menyvalet arbetsorder beställs tjänster såsom reparation, anpassning, rekonditionering mm. En arbetsorder avser alltid en befintlig produkt eller ett inventarie. Du har även möjlighet att bifoga en fil (dokument, bild) till din beställning, t ex dokument till en specialanpassning Arbetsorder ny Steg 1 Välj Tjänst, Brukare, Inventarie, Fritext Välj först den tjänst som du vill ha utförd. Valbara tjänster finns in rullisten. Ange sedan en brukare antingen genom att använda sökfunktionen eller skriva brukarens personnummer i fältet. Uppgifter om brukarens hjälpmedel hämtas då och presenteras enligt bild nedan. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 19(50)

20 Välj mellan brukarens hjälpmedelsinnehav i resultatet som presenterats eller fyll manuellt i inventarienummer eller produktnummer. Existerar produkten inte sedan tidigare i systemet kan en produkt skrivas eller beskrivas i fritext. Det är obligatoriskt att ange något av dessa tre för att komma vidare. Steg 2 Välj Kund, Hämtning/Utförandeadress, Övrig information, Bifoga dokument I steg 2 väljs beställande kund. Användaren har möjlighet att välja mellan de kunder han/hon har givits behörighet till. Om hjälpmedlet behöver hämtas av personal på Sodexo så anges alternativet JA på denna fråga. Användaren måste då även ange en hämtadress Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 20(50)

21 Valbara adresser syns och väljs under rullisten. Passar ingen av de fördefinierade adresserna finns möjlighet att välja alternativet Annan varpå användaren kan ange en valfri adress. Behöver hjälpmedlet inte hämtas av Sodexo personal väljs alternativet NEJ på frågan. Användaren måste då ange en utförandeadress istället Valbara utförande adresser finns under rullisten med samma namn. Också här har användaren möjlighet att ange en valfri adress. Notera att om utförandeadress väljs så besörjer inte Sodexo för eventuell flytt av hjälpmedlet till platsen vald som utförandeadress. Under övrig information har användaren möjlighet att beskriva önskad åtgärd i fritext. Här finns också möjlighet att ange information som kan vara användbar för utföraren i sitt arbete, t.ex. kontaktuppgifter. Det finns även möjlighet att bifoga ett eller flera dokument till ordern innan den skickas. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 21(50)

22 Steg 3 - Skicka, Skriv ut I steg tre får användaren bekräftelse på att ordern har skickats samt vilket ordernummer order fått. Här finns även möjlighet att skriva ut ordern Arbetsorder pågående Under menyn Arbetsorder och Pågående har användaren möjlighet att söka arbetsorder som han/hon sparat för att fortsätta med vid senare tillfälle. Dessa återfinns under Ej skickade. Användaren har också möjlighet att söka fram arbetsorder som tidigare har skickats in för att följa upp status på dessa. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 22(50)

23 Steg 1 Sök Arbetsorder Här finns ett antal sökparametrar tillgängliga och användaren kan välja att fylla i dem som han/hon finner lämpligt. Ej skickade har inte sänts till Sodexo för behandling. Vid val skickade visas alla sända Arbetsorder som är gjorda av inloggad användare. Steg 2 Visa Arbetsorder Välj arbetsorder i listan och klicka så visas information om arbetsordern i den nedre delen. Under aktiviteter rapporterar Sodexo sina aktiviteter i samband med ordern, t ex när besiktning har genomförts. 5.4 Avvikelserapport Under avvikelserapport har användaren möjlighet att rapporter avvikelser. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 23(50)

24 5.4.1 Avvikelserapport ny Steg 1 - Ange Typ av avvikelse och Beskrivning Ett antal fördefinierade avvikelser återfinns under rullistan Typ av avvikelser. Fält med en (*) asterix bakom är obligatoriska att fylla i. Steg 2 - Ange Leveransdatum, Datum för iakttagelsen, Brukare I steg 2 finns möjlighet att registrera ett datum dels för leverans om avvikelsen har med leverans att göra och dels ett datum för tid för upptäckt. Möjlighet att knyta en brukare till avvikelsen samt att bifoga Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 24(50)

25 dokument finns också. Steg 3 - Skicka I steg tre får användaren bekräftelse på att avvikelsen är skickad till Sodexo Avvikelserapport pågående Här har användaren möjlighet att följa upp sin inrapporterade avvikelse samt läsa kommentarer från Sodexo. Steg 1 - Sök avvikelserapport I steg 1 har användaren möjlighet att söka fram specifika avvikelser med hjälp av sökfunktionen. Här återfinns även pågående avvikelser som är sparade men ej skickade ännu. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 25(50)

26 Steg 2 - Visa avvikelserapport I steg 2 har användaren möjlighet att dels se vad som skickats in men även se återrapporterad status/kommentar ifrån Sodexo. När du markerar en avvikelserapport visualiseras information i den nedre delen av fönstret. 6 Returer/hämtningar Det finns två sätt att återlämna/returnera hjälpmedel ifrån en brukare. Dessa två är antingen från brukaren till Poolförrådet eller ifrån brukaren till ett Basförråd eller boende. Ska användaren flytta hjälpmedel mellan brukare/brukare skall Återlämning till förråd göras och därefter görs en Förskrivning från förråd till brukare. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 26(50)

27 6.1 Från brukare till Pool Under menyn Från brukare > Pool har användaren möjlighet att beställa hämtning av ett hjälpmedel som är placerat hos en brukare i systemet. Steg 1 - Välj Kund, Brukare Fyll i vilken kund som beställer hämtningen samt vilken brukare som är innehavare av hjälpmedlet. Steg 2 Välj Hämtningsadress, Ytterligare info., Önskat hämtningsdatum, Hjälpmedel I steg 2 anger användaren var hjälpmedlet ska hämtas med hjälp av rullisten. Här finns fördefinierade val men även möjlighet att ange en valfri adress. I rutan för ytterligare information har användaren möjlighet att skriva text fritt. Här kan vara lämpligt att ange ytterligare kontaktuppgifter och annan information som kan vara användbar för mottagaren. I Leveranssätt anges om hämtningen kan ske med ordinarie körtur (Normal) eller om det ska hämtas akut (Akuttransport). Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 27(50)

28 I nedre delen av bilden väljs vilket eller vilka av brukarens hjälpmedel som ska lämnas tillbaka. Ange antal i rutan Hämta antal. Det finns en knapp för att markera samtliga hjälpmedel (Alla) samt en knapp att avmarkera samtliga hjälpmedel (Inga). Steg 3 Skicka I steg 3 har användaren möjlighet att granska sin hämtning innan han/hon skickar den. Användaren har möjlighet att gå tillbaka till föregående steg och korrigera hämtningen. Steg 4 Bekräftelse, Skriv ut I steg 4 får användaren bekräftelse på att hämtningsorder är skickad och har också möjlighet att skriva ut en kopia på ordern. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 28(50)

29 6.1.1 Visa Hämtningar Under Visa hämtningar har användaren möjlighet att följa vad som händer med sin hämtningsorder Notering: Det går ej att skriva ut hämtningar i detta läge. Steg 1 Sök Status, Brukare, Produkt, Datum I steg 1 väljs först vilken status hämtning en användare söker på har. Alltså Ej hämtad, Hämtad eller om orden mot förmodan innehåller både hjälpmedel som är hämtade och väntar på att bli hämtade alternativt inte vet om hjälpmedlet blivit hämtat än. Vidare har användaren möjlighet att söka ordern på en specifik brukare, produkt eller datum intervall. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 29(50)

30 Steg 2 Visa Skickade hämtningar I steg 2 visas alla skickade hämtningar i en lista. Klicka på den valda raden så visualiseras informationen i den nedre delen. Här kan även återkopplingar ses från Sodexo, vilket då syns under Aktiviteter. 6.2 Från brukare till Förråd När en brukare vill återlämna hjälpmedel till ett förråd eller boende används funktionen Från brukare förråd. Steg 1 Sök Brukare Sök fram önskad brukare. Resultatet av sökningen visas i nedre delen av bilden. Markera den brukare som ska återlämna ett hjälpmedel och klicka på knappen Nästa steg. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 30(50)

31 Steg 2 Välj hjälpmedel I steg 2 visas då uppgifter om brukaren samt dennes nuvarande hjälpmedelsinnehav. Fyll i de antal som ska återlämnas bakom respektive hjälpmedel och kicka på knappen Nästa steg. Steg 3 Väj Förråd/Boende I steg 3 väljer användaren till vilket förråd/boende som hjälpmedlet sak återlämnas. En fördefinierad lista på de förråd/boenden som användaren har möjlighet att återlämna hjälpmedlet på finns i rullisten överst i bild. Sista momentet är att Skicka. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 31(50)

32 Steg 4 Kvitto brukare, Följesedel lager Hjälpmedlet har nu flyttats från brukaren till det valda basförrådet/boendet och har ökat lagersaldot på det valda Förrådet/Boendet. I steg 4 har användaren möjlighet att skriva ut ett kvitto till brukaren att denna har lämnat tillbaka hjälpmedlet samt en följesedel till det förråd/boenden som ska ta emot hjälpmedlet. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 32(50)

33 7 Basförråd 7.1 Inleverans från Sodexo När ett eller flera hjälpmedel har beställts till ett boende eller förråd behöver dessa också inlevereras på det förråd dit de blivit beställda. När hjälpmedlen är inköpta och levererade samt fakturerade ifrån Sodexo blir de klara för inleverans på förrådet/boendet under menyn Inleverans ifrån Sodexo. OBS! Avser endast produkter som är beställda via Beställning och gäller inte Förskrivning. Steg 1 Välj Förråd/Boende, Antal hjälpmedel I steg 1 kan användaren antingen markera sitt basförråd för att konstatera om det finns hjälpmedel att inleverera eller söka fram de hjälpmedel som ska inlevereras med hjälp av följesedelnumret från följesedeln godset levererats med. Inleveransen blir visualiserad först när order blivit fakturerad av Sodexo, vilket kan skapa en fördröjning mellan leverans och när produkterna blir synliga för inleverans i Förskrivarportalen. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 33(50)

34 Inleverera hjälpmedlet genom att fylla i önskat antal för inleverans i rutan Inleverera antal och klicka på knappen Nästa steg. Steg 2 Sammanställning inleverans I steg 2 får användaren en sammanställning över vad han/hon valt att inleverera. Nästa steg är att färdigställa inleveransen genom att klicka på knappen Skicka. Steg 3 Bekräftelse I sista steget får användaren en bekräftelse över att inleveransen är klar. Lagersaldot har nu uppdaterats på den beställande kundens förråd och produkterna finns tillgängliga för förskrivning. 8 Lagerhantering Under menyn Lagerhantering har användaren möjlighet att kontrollera och justera lagersaldot på de förråd och boenden han/hon har behörighet för samt se tillgängliga saldon i Poolförrådet. Notera att det är realtidssaldon och att reservation ej sker förrän Sodexo hanterat ordern i bakomliggande system. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 34(50)

35 8.1 Lagersaldo I menyn lagersaldo kan användaren välja om han/hon vill se bara A-hjälpmedel, B-hjälpmedel eller C- hjälpmedel över alla tillgängliga saldon på Poolförrådet eller sina förråd. Välj förråd genom att klicka på aktuellt förråd och därefter visas resultaten i den nedre delen av fönstret. Sortering kan göras genom att klicka på rubrikerna. Användaren har här även möjlighet att skriva ut en lista över saldot. A-hjälpmedel är inventariemärkta hjälpmedel och B- och C hjälpmedel är ej inventariemärkta. Dock håller systemet rätt på B och C-hjälpmedel på saldonivå i både Förråd/Boenden och förskrivna till Brukare. 8.2 Inventering Under menyn Inventering har användaren möjlighet att inventera och justera sina icke inventariemärkta hjälpmedel. Hjälpmedel med saldo kan förskrivas och visas i listan vid Förskrivning från basförråd. Det sker en lagerjustering i det bakomliggande systemet Visma Business som därmed håller reda på saldot ute på förråden/boenden. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 35(50)

36 Steg 1- Väj Förråd/Boende, Skriv ut inventeringslista Genom att markera de förråd som ska inventeras kan användaren först skriva ut en lista på saldot för det markerade förrådet för att underlätta inventeringen. För att sedan justera lagersaldot går användaren vidare till steg 2. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 36(50)

37 Steg 2 - Ange antal Fyll i det verkliga antalet på de räknade produkterna. Om produkten saknas helt finns möjlighet att men hjälp av knappen lägg till söka fram och lägga till artiklar på basförrådet. Steg 3 - Bekräfta, Skicka Användaren har möjlighet att kontrollera det nyangivna antalen en sista gång och därefter Skicka för att verkställa justeringen. Steg 4 Skriv ut I sista steget finns möjlighet att skriva ut en lista över den utförda inventeringen. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 37(50)

38 9 Grundregister Under grundregister hittar du funktioner för att söka information om produkter, inventarier, brukare samt förskrivare. 9.1 Produkter Steg 1 Sök produkt I rullistan finner du vilka parametrar som du kan söka upp en produkt på. Välj parameter och skriv in ditt sökbegrepp och tryck på Sök. Produktnr. Kan sökas genom att söka på hela eller delar av produktnumret. Hela numret söks exempelvis på Kan man endast början av artikelnumret skrivs t ex 101 så erhålls ett resultat med alla produkter som börjar med 101. Benämning. Kan sökas på hela eller början av benämningen. För att söka på början av benämning skrivs t ex på Rullst så erhålls alla artiklar som börjar med Rullst. Del av benämning. När du söker del av benämning erhålls alla produkter som innehåller det angivna sökbegreppet. Exempelvis skrivs rullstol vilket ger resultat av alla produkter som innehåller rullstol i benämningen visas i resultatlistan. Leverantörens artikelnr. Kan sökas på hela eller början av leverantörens produktnummer. Varugrupp. Välj varugrupp i listan och du erhåller alla produkter som är kodade med den valda varugruppen. EAN-kod. Kan sökas helt, början, innehåller. Se exempelvis produktnr. ISO-kod. ISO-kod kan sökas på hela numret eller på början av numret Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 38(50)

39 När du klickar på Sök så får du upp en resultatlista. Ställ dig på den produkt som du vill ha mer information om och klicka på knappen Nästa steg för att få upp mer information om produkten. Steg 2 Produktdetaljer I steg två finns ytterligare information om produkten denna information är: Produktnr: Benämning: Produkttyp: Lagertyp: Lager: Normal leverantör: Leverantörens artikelnr: Leverantörens hemsida: Hjälpmedlets produktnummer Hjälpmedlets produktbenämning A = individmärkt B = ej individmärkt C= reservdel Produktgruppering som ger färgkoder i produktsök Lagernamn Normalleverantör av produkten Leverantörens artikelnummer Hemsida till leverantör Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 39(50)

40 Vi rekommenderar att inte ha ett eget register över bilder utan länka till leverantörens hemsida. I nedre delen av fönstret ges följande information: Alternativa produkter: Lagersaldo: Priser: Om det finns likvärdiga produkter som skulle kunna användas som ett ersättningsalternativ Aktuellt lagersaldo i Poollagret Inköpspris inkl påslag enligt avtal 9.2 Inventarier Med inventarier menas Individmärkta individhanterade hjälpmedel. Det innebär att hjälpmedlet märks upp fysiskt vid inleverans av Sodexo när den första gången levereras från leverantör. Vid inleveransen skapas inventariet upp med automatik i inventarieregistret. Det innebär att en användare aldrig registrerar ett nytt inventarium direkt i registret. Om en inventarie av någon anledning fått ett felaktigt inventarienr kan ändring inte göras i Förskrivarportalen. Kontakta Sodexo för ändring i bakomliggande system. Steg 1 Sök inventarie Information om inventarier söks genom att skriva in inventarienummer, produktnummer och/eller leverantörens serienummer. Markera det inventarium som du vill se mer information och klicka på knappen Nästa steg. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 40(50)

41 Steg2 - Grunduppgifter inventarie I steg två finns ytterligare information om inventariet denna information är: Inventarienr: Produktnr: Benämning: Aktuellt inköpspris: Ackumulerad avskrivning: Garanti till datum: Anskaffningsdatum: Leverantörens serienr: Nästa FU datum: Frg FU datum: Nästa besiktningsdatum: Tidigare besiktningsdatum: Hjälpmedlets fysiska uppmärkning som ger spårbarhet i systemet Hjälpmedlets fysiska produktnr Hjälpmedlets produktbenämning Inventariets inköpsbelopp Ackumulerat avskrivningsbelopp för inventariet Produktens garantidatum upprättas vid inleverans på Sodexo inventariets anskaffningsdatum Leverantörens serienummer som registreras vid inleverans på Sodexo Nästa datum för Förebyggande underhåll Föregående datum när förebyggande underhåll genomfördes Nästa datum för besiktning Föregående datum när besiktning genomfördes I nedre delen av fönstret ges följande information Det finns två val i rullisten: Placeringsuppgifter Historik arbetsorder Placeringsuppgifter visar följande information: Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 41(50)

42 Placeringskod: Utlämningsdatum: Brukare: Förskrivare: Ägare: Förskrivning Placeringskoden anger var inventariet befinner sig. Det kan vara Hos brukare, på förråd/boende, i Poollagret eller Kassationslager. Datum då inventariet lämnades ut till ovan nämnda placering Om inventariet är placerat hos en brukare visas dennes personnummer, samt namn samt en länk till brukarens adressuppgifter Här återfinns namnet på förskrivaren/beställaren för ordern Ägare av inventariet är den kommun som stått för inköp av denna Detta är förskrivningen/beställningen ordernr Historik arbetsorder visar följande information: Åtgärdsdatum: Webbordernr: Förskrivare/beställare: Brukare: Tjänst/Produkt: Tekniker: Datum då tjänsten utfördes Ordernr om tjänsten är beställd via Portalen Namnet på förskrivaren/beställaren av tjänsten Brukarens namn för ett förskrivet hjälpmedel Benämning på beställd och utförd tjänst Vem som utfört tjänsten 9.3 Kassera hjälpmedel Denna rutin hanterar kassering av inventariemärkta hjälpmedel som finns ute på förråd eller boende. En transaktion skapas till Sodexo till kassationslagret och Sodexo hanterar själva utrangeringen. Om ett inventarium är placerat hos en brukare måste Återlämning till förråd ske före Kassering. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 42(50)

43 Steg 1 Välj förråd och inventariet som ska kasseras Markera förråd i den övre delen av bilden. Då visas alla inventarier som är möjliga att kassera. Klicka i fältet Kassera för det inventariet som skall kasseras samt välj Kassationsorsak i rullisten. Steg 2 Bekräfta, Skicka I steg 2 får du upp en sammanställning för vilket/vilka hjälpmedel som skall kasseras. Du kan gå tillbaka och ändra eller godkänna genom att trycka Skicka Steg 3 Skickad När Du kommer till steg 3 är kasseringsordern sänd till Sodexo och placeringen uppdateras på inventariet. Notera att utrangering sker av Sodexo och därav skrivs den inte av direkt vid detta tillfälle. Förskrivare I denna meny sker sökning på Förskrivare och visar kontaktuppgifter samt vilka kunder/förråd/boenden som denne har rätt att hantera. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 43(50)

44 Steg 1 Sök förskrivare Sökning kan göras på: Förskrivarnummer Förnamn Efternamn Sökresultatet visas i nedre delen av fönstret. Markera vald förskrivare och gå vidare genom att trycka på Nästa steg. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 44(50)

45 Steg 2- Grunduppgifter förskrivare, Kopplade kunder - förråd/boende Uppgifter som visas på förskrivare: Förskrivarnr: Namn: Titel: Kundnr: Adress: Postadress: Telefon : Mobil: E-post: Förskrivarnummer AnvändarID Eventuell titel Det huvudsakliga kundnr för gällande förskrivare Förskrivarens adress Förskrivarens postadress Förskrivarens telefonnr Förskrivarens mobilnr Förskrivarens e-postadress 9.4 Brukare Här kan du söka en brukare för att se nuvarande eller tidigare hjälpmedelsinnehav, redigera/lägga till vistelseadress och telefonnummer samt avregistrera en brukare. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 45(50)

46 Steg 1 Sök brukare Använd någon av sökparametrarna för att söka fram önskad brukare. Sökresultatet visas sedan i nedre delen av bilden. Markera önskad brukare och klicka på Nästa steg. Steg 2 Grunduppgifter brukare I steg 2 får användaren en mer detaljerad information om den aktuella brukaren. I övre delen av bilden visas de uppgifter som hämtats ifrån folkbokföringsregistret samt även brukarens eventuella vistelseadress. Vistelse adressen är redigerbar av användaren. Är brukaren avregistrerad visas det med information avseende anledning, datum och vem som har utfört avregistreringen. Vid förskrivning på en avregistrerad brukare kommer en varningsruta upp med ett meddelande att brukaren är avregistrerad. Det går dock att slutföra förskrivningen. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 46(50)

47 I nedre delen av bilden finns ytterligare information om brukaren samt hjälpmedelsinnehav Nuvarande hjälpmedelsinnehav Här visas brukarens nuvarande hjälpmedelsinnehav för den aktuella kunden samt för alla kunde om detta väljs. Härifrån finns även möjligheten att skriva ut en Hjälpmedelssammanställning samt en Låneförbindelse under knappen skriv ut Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 47(50)

48 Tidigare hjälpmedelsinnehav Här lagras även information om brukarens tidigare hjälpmedelsinnehav. Vistelseadress Under vistelseadress finns möjligheten att redigera eller lägga till en vistelseadress för brukaren. Denna är sedan valbara som leveransadress vid förskrivning eller arbetsorder. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 48(50)

49 Redigera huvudsakliga telefonnummer Under menyn redigera huvudsakliga telefonnummer har användaren möjlighet att redigera brukarens telefonnummer. Avregistrera brukare Under förutsättning att brukaren inte har något nuvarande hjälpmedelsinnehav finns möjligheten att avregistrera brukaren. Knappen Avreg.brukare kommer vid de tillfällen detta är möjligt att tändas upp. Finns det ett innevarande hjälpmedelsinnehav på brukaren måste retur ske före avregistrering. Användaren får då ange en anledning till att brukaren avregistreras. Under förutsättning att tjänsten från Navet nyttjas så kommer brukare att uppdateras automatiskt då han/hon exempelvis har avlidit eller flyttat och detta behöver då inte göras härifrån. 10 Övrigt Sodexo har möjlighet att skicka meddelande till specifik användare eller grupper av användare. När sådant meddelande finns möts användaren av följande bild varje gång användaren loggar in. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 49(50)

50 10.1 Läsa meddelanden För att läsa meddelandet går användaren in på Övrigt och Läs Meddelande. Användaren får också information om vem/vilka meddelandet riktat sig till Blanketter Det finns möjlighet att publicera gemensamma dokument och blanketter under menyn blanketter. Detta är något som görs av systemanvändaren. De publicerade dokumenten blir sedan tillgängliga för användarna av systemet. I dagsläget finns inte blanketter publicerade. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 50(50)