RAPPORT. Lag-EM i schack 2005 samt visioner för framtiden. till Kongressen i Göteborg med text, siffror och bilder samt annat material om

Transkript

1 RAPPORT till Kongressen i Göteborg 2006 med text, siffror och bilder samt annat material om Lag-EM i schack 2005 samt visioner för framtiden European Chess Team Championship 2005, c/o Orienteringens Hus, Göteborg, Sweden Phone , Fax: , goteborg2005@schack.se

2 INNEHÅLL 1. INLEDNING (Göran Terninger) A4 2. TÄVLINGSRAPPORT (Niklas Sidmar) B4 3. PRESSRAPPORT (Sigvard Olsson) D1 4. SÄKERHETSRAPPORT (Kenth Brilkman) D8 5. IT-RAPPORT (Martin Fredriksson) E4 6. EKONOMIRUTINER (Sven-Olof Andersson) E7 7. SPONSORRAPPORT (Göran Terninger) F2 8. SPORTSLIG RAPPORT (Björn Ansner) F6 9. DOMARRAPPORT (Johan Sigeman) G1 10. KOMMENTATORSRUM (Anders Pettersson) G4 11. BOKSLUT (Sven-Olof Andersson) G5 12. VISIONER (Göran Terninger & Niklas Sidmar) G8 fotograf: Sigvard Olsson A3 A2

3 A3

4 1.INLEDNING Göran Terninger, Ordförande i Organisationskommittén Bakgrund I nov 2001 presenterade Göteborg & Co:s v VD Leif Nilsson tillsammans med en av sina medarbetare en vision om att Göteborg skulle arrangera Schack-SM fem år i rad med början Sveriges Schackförbunds styrelse tog del av den både muntliga och skriftliga presentationen vid sitt CS-möte i Göteborg denna höst 2001 och gav sedan en mindre grupp i uppdrag att fortsätta diskussionen med i första hand Göteborg & Co men även Göteborgs Schackförbunds företrädare, vilka också var med på nämnda presentationsmöte i anslutning till ordinarie CS-möte. En månad senare träffades parterna igen i en mindre grupp och då framförde SSF:s representanter att det var schackpolitiskt omöjligt att ge en ort Schack-SM fem år i rad men att en kombination av t ex tre SM och något stort internationellt evenemang med stöd av Göteborg & Co var en mera realistiskt målsättning. Man beslöt att jobba vidare med den idén. En av SSF utsedd mindre arbetsgrupp Göran Terninger och Björn Ansner med den förstnämnde som sammankallande jobbade under hela 2002 vidare med målet att söka Lag- EM 2005 till Göteborg samt att tillstyrka Göteborg som SM-arrangör åren I slutet av 2002 påbörjades avtalsskrivning mellan de olika parterna för att kunna inlämna en ansökan till ECU (European Chess Union) senast den 28 februari 2002 samtidigt som SSF:s styrelse måste ta sitt formella beslut med de ekonomiska riskerna som förelåg vid sitt ordinarie CS-möte i januari Vid detta CS-möte presenterade Göran och Björn grunden till sammanlagt sju avtal på sammanlagt ett 50-tal sidor text, varav tre avtal mellan GSF (Göteborgs SF) och SSF, ett trepartsavtal mellan Gbg & Co/SSF/GSF samt ett vardera mellan SSF och Hotel Gothia Towers resp Svenska Mässan och avslutningsvis ett mellan Gbg & Co och SSF. Eftersom avtalen inte var riktigt färdigförhandlade uppdrogs åt AU i SSF:s CS att slutföra avtalsskrivningarna med de ekonomiska riskerna enligt företedd budget och med ekonomiskt stöd i kampanjen från Gbg & Co samt att inge ansökan om Lag-EM i Schack 2005 till ECU om inget avgörande i negativt hänseende skulle framkomma i de avslutande förhandlingarna. Samtidigt beslöt CS att konfirmera den arbetande gruppen som en fullvärdig kommitté under namnet Organisationskommittén med Göran Terninger som ordf och Björn Ansner som ledamot. Kampanjstart och vägen till beslut (ECU-kongress i oktober 2003) Efter att formell ansökan ingetts till ECU den 28 febr 2003 påbörjades kampanjen mera konkret med målet att få ett positivt beslut vid ECU:s General Assembly i Plovdid i Bulgarien. Redan vid Schack-OS i Bled hösten 2002 hade Göran och Björn presenterat konceptet vid ett möte med ECU-styrelsen då även Göteborg & Co:s 40-sidiga och fyrfärgssprakande ansökningshandling fanns i några ex. Vi visste att vi aldrig skulle kunna matcha de sydeuropeiska ländernas låga helpensionspriser utan förlitade oss på att det för Lag-EM unika A4

5 konceptet att kunna ha allt samlat under ett tak skulle vara avgörande i motsats till konkurrenternas utspridning av evenemanget på ett antal hotell och med spelplats på ytterligare ett ställe. I april 2003 kom ECU:s styrelse på besök i Göteborg 15 personer från 11 länder för att avhålla sitt ordinarie styrelsemöte under en långhelg och samtidigt titta på de tilltänkta tävlingslokalerna på Svenska Mässan. Göteborg & Co bekostade både boende och mat för hela ECU-delegationen i fyra dagar och förutom ECU:s ordinarie styrelsemöte parallellt med SSF:s motsvarighet så träffades båda styrelserna både i formella möten och vid mera trivsamma kvällsövningar med middag och allmänna diskussioner. Av vad man kunde förstå så avreste ECU-ledningen från Göteborg med positiva intryck från både staden och planerade spellokaler samt boende allt i en byggnad och trots att det är 53 medlemsländers votering som avgör de stora evenemangens tävlingsorter så kändes det som en bra start på kampanjen. Under sommaren 2003 och fram till avresan till Plovdiv där både Lag-EM och ECU:s General Assembly skulle avgöras jobbades med framtagning och finputsning av Gbg & Co:s exklusiva broschyr samt planeringen av den mottagning för länderna som ECU gett klartecken till för Sverige att hålla torsdagen den 18 oktober på det hotell som var huvudkvarter för evenemanget. Göran Terninger åkte med det svenska landslaget till Plovdiv tävlingarna började en dryg vecka före ECU-kongressen för att förbereda slutspurten i kampanjen och hade hjälp av Sigvard Olsson som åkte med på egen bekostnad för att följa de svenska lagens öden och äventyr. Björn var i vanlig ordning förbundskapten. Ingvar Carlsson och Göteborgs & Co projektledare Jörgen Odh anslöt dagen före vår kampanjmottagning. The reception som det stod i inbjudan till ländernas närvarande delegater, vilken Göran och Sigge distribuerade runt till de sju hotellen i Plovdiv via taxiresor runt hela stan, samlade ett 70-tal personer från 35 länder och inleddes med den av Jörgen medhavda nya PR-filmen om Göteborg på 12 min vilken mottogs med stående ovationer för sina enorma bild- och ljudeffekter på storbild. Efter film och ett inledningsanförande av Ingvar samt lite information av Jörgen - följde gratis mat och dryck till alla och sedvanligt partymingel där schackpolitiska diskussioner blandades med taktiskt rävspel av de tre Lag-EM-sökande konkurrenterna Sverige, Grekland (Aten) och Turkiet (Istanbul). Den bulgariska statstelevisionen var där, i den är regionens länder är schack en självklart TV-sport, och kvällen ansågs lyckad utan att man för den skull kunde avspegla några avgörande röstsiffror i minglet. Kvällen efter, alltså dagen före General Assembly, tog Grekland initiativet till att göra en paketlösning med Sverige som arrangör 2005 och Grekland 2007 trots att 2007 inte fanns på agendan. ECU-presidenten köpte den lösningen och påtog sig uppdraget, efter diskussioner i ett avskilt hörn av hotellbaren, att presentera lösningen vid General Assembly dagen efter. Under lördagens förhandling visade det sig att Turkiet skaffat sig några allierade i Lag-EMvoteringen och förhandlingen började med att man försökte få Sveriges kandidatur ogiltigförklarad på grund av felaktig datum för tävlingen enligt ECU:s tävlingsstadgar. Detta lyckades dock inte och efter en hel del upprörda känslor och högljudda argument vann Sverige omröstningen med 23-8 och resten nedlagda röster i det paket som ECU-presidenten presenterade under vilda protester från några länder. Konkreta tävlingsförberedelser I januari 2004 beslöt CS att utöka Organisationskommittén efter förslag från kommittéordförande Göran Terninger så att den kom att innehålla totalt 8 personer med olika ansvarsområden. Samtidigt spikades controllerorganisationen med namnet Styrgruppen vilken hade ledamöter från både SSF, Gbg&Cp och GSF och vilken beräknades ha ett möte i kvartalet för uppföljning av Organisationskommitténs verksamhet. Ordförande i denna blev A5

6 Ingvar och med Göran som fördragande och mötessekreteare. Den viktiga posten som operativ chef i Organisationskommittén vid själva tävlingen viktes åt Niklas Sidmar som skulle bli anställd från januari 2005 men fram till dess jobba i Organisationskommittén som Tournament Director på ideell basis i likhet med de övriga. I Mars 2004 var Göran en vecka i Dresden under Individuella EM för damer, med bl a 4 svenska deltagare i det över 100 damer starka startfältet, och hade där möten med delar ur ECU:s styrelse för att gå igenom tävlingsförutsättningarna för Lag-EM i detalj. President Boris Kutin, General Secretary Horst Metzing, ECU-Tournament Director Werner Stubenvoll, Treasurer Egon Ditt, Ali Yazici samt Dresden-turneringens Tournament Director Dr Dirk Jordan var de som, både i grupp och var för sig, hjälpte till att bena ut kvarstående oklarheter kring vårt event. Under våren 2004 påbörjades ett arbetsdokument kallat Lag-EM-manualen, vars grund var en militär brigadorder vilken anpassats till tävlingsförberedelser och genomförande av en internationell schacktävling med all dess logistik, och med bland annat ett tidigare Skytte-VM i Sverige som en förebild att snegla på. Det här dokumentet, på ca 50 sidor, blev sedan efterhand överfört till, och användes i korrigerade varianter, avseende de åtta (8) olika ansvarsområdena som respektive befattningshavare i Organisationskommittén jobbade med. Varje befattningshavare hade dock sitt eget sätt att jobba efter och använde sig av manualen i varierande grad. Den för ekonomin avgörande sponsorförsäljningen hade redan från planeringsstadiet legat på Ari Ziegler genom hans förberedande kontakter med Gbg & Co och i övrigt en aktiv roll i Göteborgsschacket samt i internationellt tävlingssammanhang som både spelare/ledare/arrangör. I maj månad konstaterades att Ari tyvärr inte hade tid att ägna sig åt den tidskrävande sponsoruppgiften för Lag-EM och Göran tog därför kontakt med en reklamoch sponsorfirma i Göteborg med stor event-erfarenhet. Samtidigt visade sig ytterligare en medarbetare med ett tänkt marknadsansvar inte ha tid att jobba med denna informations- och marknadsplaneringsförberedelse vilket skapade ett visst tomrum i organisationen en tid runt SM Konsekvenserna av detta blev att sponsorbearbetningen i Göteborg inte på allvar påbörjades förrän i oktober/november 2004 genom att Stig Jansson anställdes som säljare på provisionsbasis. Någon marknadsansvarig gick inte att finna utan en viss omorganisation skedde genom att Sigvard Olsson, som är journalist i det civila, åtog sig jobbet som pressansvarig och marknadsfrågorna skulle hanteras genomensamt av Göran och Stig i samråd med Gbg & Co. IT-proffset Martin Fredriksson, som var SM:s livesändningsansvarige, åtog sig rollen som dator/it-ansvarig medan nyss förtidsavgående majoren Kenth Brilkman blev säkerhets- och transportansvarig. Sven-Olof Andersson, skattedirektör i det civila, blev genom sin roll som skattmästare i SSF även ekonomicontroller i Organisationskommittén sa,t ingick också i Styrgruppens stab. I januari 2005 öppnades Lag-EM-kansliet i Skatås vilket vi fick hyra billigt av Orienteringsförbundet i Göteborg vilket använt denna egna byggnad till O-ringens planering under 2 år. En väl tilltagen trevlig egen byggnad/lokal med tre arbetsplatser och två datorer samt kopiator/printer kompletterat med telefon/fax och pentry samt sammanträdesutrymmen och soffgrupp var ett klipp till ett mycket förmånligt föreningspris. Lag-EM-kansliet har använts även till de sammanträden som Organisationskommittén (ett tiotal) och Styrgruppen (fem) haft under förberedelsetiden. En mängd informella möten i mindre gruppen inom Organisationskommittén har avhållits där löpande från januari 2005 till SM-starten 1 juli då kansliet flyttade till Svenska Mässans lokaler där det väl tilltagna SMkansliet även kunde inrymma Lag-EM-förberedelsearbetet de sista tre veckorna före ländernas ankomst. Vid ett antal tillfällen deltog också Gbg & Co:s projektledare Ulf Sollin och hans medarbetare Åsa Borvén. Ett s k brainstormmöte med även externt deltagande A6

7 initierades då det visade sig att sponsorförsäljningen var betydligt mer svårbemästrad än förväntat. I januari, samtidigt med att Lag-EM-kansliet bemannades, blev hemsidan funktionsduglig för information. Startsidan gjordes av en reklamfirma i Göteborg redan hösten 2004 vilket var ett komplement till framtagningen av logotypen vilket gjordes tidigare samma år. Inbjudan gick ut i februari. Sista anmälningsdag för lagen var, i samråd med ECU, satt till den 15 maj och oväntat många lag fanns redan inkomna via mail och fax de första dagarna därefter. Från nämnda datum jobbade Göran och Niklas mer eller mindre heltid på kansliet och den sisa månaden var även Julia Almer anställd som medhjälpare för att i första hand hålla reda på betalningarna från länderna samt hålla kontakt med resp kontaktpersoner ute i Europa för praktiska frågor. Den sista månaden gjorde många tappra försök att nå upp till målsättningen 70 lag och 40 nationer genom att använda både befintliga kontaktnät och delvis nya kommunikationsvägar. Det visade sig att största hindret för deltagande var ekonomiska faktorer och flera från början säkra deltagande länder sade sig inte ha ekonomiska resurser för uppehället. Det mest överraskande, och den största besvikelsen, var att bland de nordiska länderna så var det bara Island som deltog även med damlag. När några veckor återstod var det en del länder som inte hade reglerat de stipulerade förskottsbetalningarna och det blev några sena avhopp. Slutresultatet blev 66 lag och 38 nationer vilket var ett godtagbart resultat, om än strax under budgeterade förväntningar. Genomförande Redan tre dagar före första ronden började det första lagen strömma in, totalt hade vi bokat nära loginätter under 12 dagar, och den speciella incheckningsdisken på plan 2 i hotellet - bemannad av tre personer - fick en bra mjukstart inför invasionen av lag på invigningsfredagen den 29 juli. De båda Deputy Arbiters Werner Stubenvoll från Österrike och Dirk de Ridder från Belgien inspekterade lokalerna på onsdagskvällen och hade enbart positiva omdömen speciellt om ytan på spellokalen vilken var minst lika stor som under Schack-OS i året före i Spanien enligt deras omdömen. Chief Arbiter Johan Sigeman hade då redan sin organisation på ca 25 domare väl förberedd sedan lång tid och de anlände efterhand inledningsdagarna. På torsdagen anlände ECU-presidenten Boris Kutin och Secretary General Horst Metzing vilka redan från start började planera ECU:s styrelsemöten vilka skulle pågå i tävlingsveckan under onsd-fred. Göran hade några möten med dem för att förbereda ECU General Assembly vilken skulle avhållas på lördagen d v s näst sista speldagen. Dessutom föll det på arrangörens lott att hålla i 20-årsjubileet av ECU:s bildande vilket skulle ske vid en särskild bankett för delegaterna fredagen den 5 augusti, alltså dagen före GA. En sedan tidigare planerad träff mellan ECU:s och SSF:s styrelse spikades till torsdagen den 4 augusti med middag på restaurang i Trädgårdsföreningens park kombinerat med en blixtmatch då även FIDEdelegater fanns på plats. Dessa FIDE-delegater, Deputy President Georgius Makropolous och OS-inspektören Israel Gelfer och några till, förvarande sent om sin ankomst och fick sin vistelse finansierad delvis av Gbg & Co eftersom de förutom gäster även skulle undersöka Sveriges möjligheter att i framtiden arrangera Schack-OS. A7

8 A8

9 Tävlingsjuryn, Appeals Committee, bestod av Boris och Horst kompletterad med FIDE-vice presidenten Morten Sand från Norge. Ett land anmälde kvällen före invigningen att man inte kunde komma men efter diskussion med ECU:s ledning och klargörande att de ändå skulle få betala helpension för hela laget så anslöt de i god tid före invigningen. Denna fick f ö samma introduktion som kampanjen i Plovdiv d v s turist-pr-filmen om Göteborg visades först och sedan var det livemusikunderhållnng och mat enligt sedvanligt mönster samt tal av Gbg & Co:s VD Claes Bjerkne och ECU:sg grundare Rolf Littorin från Stockholm. Självklart inledde SSF-ordf Ingvar Carlsson med välkomnande ord och ECUpresidenten Boris Kutin avslutade talarlistan varefter confrenciern Göran kunde andas ut. Samtidigt som invigningen gick av stapeln höll rockgruppen U2 konsert på Ullevi inför åhörare och en trevlig kuriositet i det sammanhanget blev att vid honnörsbordet sittande även Gbg & Co:s vice VD Leif Nilsson, med biljett till konserten på hedersplatsläktaren, råkade hamna bredvid ECU-styrelsemedlemmen Ali Yazici från Turkiet. Den sistnämnde, f ö en mycket trevlig internationell schackledare som alltid känns som en Sverigevän, berättade att både han och hans hustru hade U2 som en av sina absoluta musikfavoriter och han blev då på stående fot inbjuden av Leif att haka på konserten till vilken de båda Gbg & Co representanterna redan innan hade förvarnat att de skulle avvika till med göteborgska representationsplikter. Ali fick en avslutande kväll på Ullevi och kunde med obeskrivbar glädje förmedla konserten hem till hustrun i Turkiet via sin mobilfototelefon. B1

10 På onsdagskvällen var det inbjudan till lobbybaren och dess angränsande restaurangutrymmen för alla och sammanlagt 496 drinkbiljetter delades ut varav 405 utnyttjades. Det bjöds på levande musik och framåt nattkröken blev det spontan dans i baren vilket krävde full belysning kl 0200 för att avsluta och denna sent påhittade aktivitet, delvis föranledd av visst missnöje med för litet antal maträtter att välja bland på lunch/middag, visade sig bli mycket uppskattat och var en mindre variant av den i Schack-OS-sammanhang så traditionellt arrangerade Bermuda-partyt en av kvällarna före fridag under OS. Någon tävlingsfri dag under Göteborgs Lag-EM fanns inte, annars är det brukligt, eftersom vi av lokalkostnadsskäl måste klara av hela evenemanget under 10 dagar. En praktisk sak som krävde mycket jobb var att få tag i alla länders flaggor vilka skulle sitta uppe i anslutning till spellokalen men där gjorde Svenska Mässans vaktmästarstab som i många andra fall ett serviceminded arbete och fixade även det till slut. Avslutning Den sista ronden i tävlingen på söndagskvällen var inte klar förrän vid 2000-tiden och det efterföljande domararbetet med tävlingsresultat även på individuella bord samt GM/IM-titlar och inteckningar gjorde att det med minsta möjliga tidsmariginal gick att släppa in alla i festlokalen H-hallen till den avslutande middagen med prisutdelning. CD-skivor med alla nationers nationalhymner hade för säkerhets skull införskaffats varav bara två skulle användas och det blev Holland respektive Polen som tog lagguldmedaljerna. Avresan för lagen, med ett av oss förväntat kaos, gick mycket smidigare än förväntat och ett nära 100-tal rum som hade extrakostnader debiterade till ett sammanlagt värde av ca kr reglerades av lagen utan problem. Några länder stannade några extra dagar m a a olika flygförbindelser och först på onsdagen hade alla åkt hem. Hotellnotan gick på ca 3 mkr och matnotan på ca 1 mkr men allt detta var som väl var betalt i förskott. Tävlingskostnaderna, inkl lokalerna, slutade på ca 1 mkr vilket var som beräknat med intäkterna blev något mindre än budget främst beroende på mindre än 100 medföljande mot beräknat det dubbla samtidigt som sponsorintäkterna inte alls kom upp i förväntad nivå. Dock fick vi gott betyg av de sponsorer som fanns med runt evenemanget men framförallt var det mycket positiva tongångar från de ca per dag som följde utmärkt skötta livesändningarna utan driftsstörningar på Internet via vår hemsida. Dessutom gjordes av Krzymowska-systrarnas TV-produktionsbolag en DVD-film på ca 30 min där tävlingarna speglas från olika håll via trevliga bilder och där intervjuerna med både spelare och internationella ledare var odelat positiva. Efterarbete Hela veckan efter avslutningen gick åt till det omedelbara efterarbetet i allt från praktiska saker i tävlingslokalerna till att samla ihop alla handlingar samt stämma av alla kontantbetalningar som skett under tävlingarna på både hållen och i mycket större omfattning än förväntat. Därefter har det i olika omgångar arbetats med ekonomiskt och administrativt efterarbete inkl bokföring och iordningställande av ca 400 verifikationer. Efterarbetet har fortgått in i oktober månad och har tagit mycket mer arbetstid i anspråk än någon av oss i ledningen hade förväntat. Innan året är slut skall dessutom den separata arbetsbokföring som skett på Lag-EM-kansliet stämmas av exakt med den formella bokföringen som i efterhand skett på SSF:s kansli och dit alla originalverifikationer skickats efterhand. Dessutom har samråd skett med revisorerna både före och efter arrangemanget i B2

11 syfte att få en lättöverskådlig egen projektredovisning inom ramen för SSF:s totalbokslut för En mängd både pappershandlingar och livesändningsutrustning m m fanns i Lag-EM-kansliet som fortfarande disponerades för en billig peng 2005 ut. Under våren 2006 har handlingarna succesivt flyttats över till SSF:s kansli i Norrköping medan livesändningsutrustningen fördelats mellan de tre storstadsdistrikten i samråd med Informationskommittén och särskilt beslut i CS. B1 B3

12 2.TÄVLINGSRAPPORT Niklas Sidmar, Tournament Director FÖRBEREDELSEARBETE Organisationskommitté Organisationskommittén bildades våren 2004 för att sköta allt praktiskt arbete med tävlingen. I kommittén ingick följande personer: Göran Terninger, Ordförande Niklas Sidmar, Tournament Director Sven-Olof Andersson, Ekonomisk Controller Björn Ansner- Förbundskapten Kenth Brilkman-Säkerhet, logistik Martin Fredriksson- IT/Data Sigvard Olsson-Pressansvarig (från sommaren 2004) Stig Jansson-Sponsoransvarig (från hösten 2004) Ari Ziegler (sponsoransvarig) och Mikael Herberts (marknadsansvarig) ingick ursprungligen i kommittén men avsade sig uppdragen under sommaren/hösten B4

13 Organisationskommitténs förberedelsearbete -En tidig budget inklusive kontoplan lades upp av Göran och Sven-Olof, baserad bland annat på siffror sammanställda av Ari Ziegler. Denna budget fick av naturliga skäl revideras åtskilliga gånger under resans gång, men låg till grund för de prognoser som presenterades vid några tillfällen under våren En skriftlig manual för arrangemanget sammanställdes under våren/sommaren 2004 av Göran och Kenth. Denna användes som utgångspunkt för planeringsarbetet vid de första mötena, men nyttjades sedan bara sporadiskt. -Olika alternativ för lokalplanering togs fram av Kenth och ändrades kontinuerligt i takt med att nya behov uppstod. -Kenth ansvarade även för layout av ID-kort, något som också ändrades flera gånger under planeringsarbetet. -Martin föberedde ett dokument med datorbehov för kansli och andra funktioner under tävlingarna, grundat på vad som användes under SM B5

14 Kansliet Niklas anställdes som Tournament Director//kansliansvarig från 1 januari Från 1 februari hyrdes kanslilokal i Skatås motionsområde av Göteborgs Orienteringsförbund. Från april arbetade även Göran mer eller mindre heltid på kansliet. I juni anställdes Julia Almer med huvuduppgift att sköta hanteringen av anmälningar, betalningar och kompletterande uppgifter. Även Göran Ström arbetade till och från på kansliet, då främst med att tillverka marknadsföringsmaterial. En uppgörelse träffades som innebar att Göran inte fick någon ersättning för sitt arbete, men att Göteborgs Schackförbund fick överta den skrivare som anskaffades för detta ändamål efter tävlingen och dessutom använda den till SM under sommaren B6

15 B7

16 Kansliets arbetsuppgifter -Inbjudan gjordes, trycktes av Norra Skåne Offset och skickades ut till samtliga federationer inom ECU. -Hemsidan konstruerades av Göran Ström och uppdaterades sedan löpande av kansliet, främst handlade det under våren om att publicera lagguppställningar i takt med att anmälningar kom in. -Anmälningsblankett tillverkades av Kenth och skickades ut i samband med inbjudan, samt publicerades för nedladdning på hemsidan i form av ett ifyllningsbart exceldokument. Kansliet ansvarade sedan för att sammanställa uppgifterna i en av Kenth förberedd exceldatabas. -Funktionärsplanering sköttes av Niklas kontinuerligt under våren. Funktionärsträff hölls söndagen veckan före tävlingens start med en kortare genomgång av arbetsuppgifter och arbetstider. -Programbok tillverkades under våren och trycktes av Norra Skåne Offset. Även välkomstmapp och särskilda partiprotokoll trycktes upp inför tävlingarna. -Detaljplanering för möblering och användande av lokalerna gjordes under våren, i samråd med såväl SM-organisationen som Svenska Mässan. -Budgetuppföljning sköttes från våren 2005 av kansliet. Övrigt förberedelsearbete -Förberedelser gällande domarfrågor och tillsättandet av ett tjugotal domare sköttes helt av SSF:s Regelkommitté och överdomare Johan Sigeman. Domarträffar arrangerades i Stockholm och Göteborg någon månad före arrangemanget. -20 sensorbräden och 120 klockor kötes av DGT före arrangemanget med målet att livesända totalt 8 matcher (32 partier) från varje rond. Detta genomfördes också under samtliga ronder. B8

17 Martin Fredriksson ansvarade för detta tillsammans med bland andra Niklas Hallqvist, och utrustningen provades också under SM-tävlingarna. -All erforderlig datorutrustning lånades av HP som därmed var en av tävlingens huvudsponsorer. Martin ansvarade för planeringen som gjordes i visst samråd med Göran Ström och Niklas. Anmälningsförfarande Meningen var att lagen skulle anmäla sig senast i mitten av maj och vi hotade med straffavgifter om pengarna inte hade kommit in senast 1 juni. Förvånande många av deltagarna respekterade verkligen dessa datum, men trots detta saknades mängder av uppgifter och även betalningar långt in i juli. Några straffavgifter togs dock aldrig ut, däremot fick vi garantier från ECU för de lag som vägrade att betala startavgifterna före ankomst (Georgien, Ukraina och Azerbadijan). Ett par lag (Bosnien och Lettland) anmälde sig, men drog sig så småningom ur tävlingen och kom inte till start. Vi efterfrågade mängder av uppgifter på anmälningsblanketten, men de uppgifter som vi verkligen hade användning för visade sig vara: -Spelarnas namn -Enkel- eller dubbelrum (samt rumskamrat) -Önskemål om särskilt rum för rökare -Uppgift om flygtider och flightnummer När det saknades uppgifter gällde det i många fall ankomst- och avreseinformationen och detta berodde helt enkelt på att många väntade in i det sista med att beställa flygbiljetter. TÄVLINGARNAS GENOMFÖRANDE Organisationskommitténs uppgifter -Göran ansvarade i huvudsak för det politiska arbetet under tävlingarna, såsom ECUkongress, ECU-styrelsemöten samt omhändertagande av ECU- och FIDE-representanter. Dock fick han även ta hand om rent konkreta problem som uppstod, som den inflammerande matfrågan och diverse problem som uppstod kring några av de deltagande lagen. -Niklas ansvarade för det praktiska genomförandet från incheckning till utcheckning. Framför allt handlade detta om hotellbokningar, kansliarbete och tävlingsfrågor som inte hade direkt med domarorganisationen att göra. -Sven-Olof närvarade vid tävlingarna men hade inga konkreta arbetsuppgifter. -Björn koncentrerade sig helt på sitt uppdrag som förbundskapten och hade inga andra arbetsuppgifter under tävlingen. -Kenth ansvarade för samtliga transporter samt säkerhetsvakter och entrépersonal. -Martin skötte samtliga datorfrågor och livesändningarnas genomförande. Dessutom ansvarade han den CD-bulletin som varje morgon delades ut till lagledarna. -Sigge ansvarade för pressrummet och hanterade alla frågor från tidningar och andra intresserade som uppstod under tävlingarna. Dessutom tog han hand om löpande ansökningar om ackreditering. -Stig hade under tävlingen inga uppgifter som anknöt till sponsorarbetet, men var behjälplig med framför allt transporter och säkerhetsfrågor. C1

18 Kommentarer tävlingsorganisation Den arbetsform som vi valde och den organisationskommitté som vi hade fungerade bra. Med facit i hand skulle jag dock hellre sett en organisationskommitté där fler av medlemmarna under tävlingarna kunde gå in och ta ansvar för ett eget område. Den stora bristen i vår organisation var som jag ser det bristen på kompetenta personer med egna ansvarsområden under tävlingarna. Av kommitténs 8 medlemmar hade förutom Göran och Niklas 3 stycken (Martin, Sigge och Kenth) tydliga ansvarsområden. Dessutom hade Anders Pettersson, som inte ingick i kommittén, ansvar för kommentatorsrummet, något som fungerade mycket bra, men ytterligare några personer med liknande befattningar hade behövts. Framför allt hade vi haft nytta av att ha en särskild tävlingskassör, helst en person med god insyn i budgetarbete och kontering för arrangemanget, samt en person med särskilt ansvar för hotellbokningar och måltider. Mycket underlättas om de personer som skall ha sådana uppgifter under tävlingarna har varit med även under förberedelsearbete och planering. Hotellbokningar Kontakterna med hotellet sköttes från början av Kent, men från ett par veckor före tävlingarna av Niklas, eftersom det visade sig omöjligt att planera rumsplaceringen i förväg. Kontakterna med hotellet handlade därför i första hand om att göra incheckningen så smidig som möjligt. I detta skede upptäcktes att uppgifter om eventuella rökrumsönskemål saknades. E- postförfrågan skickades ut och besvarades av förvånansvärt många lag, dock inte alla, vilket ledde till problem i några fall. Vi hade hoppats kunna ha samtliga hotellnycklar klara och sorterade i kuvert när lagen anlände, men hotellet kunde endast garantera tillgång till rummen från C2

19 Mat Lunch och middag tillhandahölls av Sodexho i en särkilt uppbyggd restaurang. Mycket kritik riktades mot det jämförelsevis dåliga utbudet, med endast en rätt vid varje måltid. Efter hårda förhandlingar med såväl Sodexho som Svenska Mässan lyckades Göran i mitten av veckan åstadkomma ytterligare en rätt utan kostnad för Lag-EM och kritiken avtog. Incheckning När deltagarna kom från flygplatsen togs de emot på hotellet där vi checkade in dem, gav dem deras ID-kort och hotellnyckel samt löste eventuella ekonomiska mellanhavanden. Incheckningen sköttes av Niklas, Julia, Mats Eriksson och Anders Pettersson. Samtliga ID-kort var förberedda, i de fall foto saknades fick deltagarna ett provisoriskt kort utan foto, som sedan byttes ut. Att få in de pengar som saknades var inte några problem, även om några av lagen betalade upp till Euro kontant. Det stora problemet vid incheckningen var att hotellet inte hade alla rum klara klockan som de lovat, vilket innebar att en del av lagen fick vänta länge på sina nycklar. I de fall lagen kom på förmiddagen får väl detta betraktas som acceptabelt, men när Kroatien som anlände ca fick vänta nästan tre timmar på sina rum var det med rätta som de var upprörda. ID-kort Tillverkningen av ID-kort visade sig bli betydligt krångligare än någon hade kunnat förvänta sig. Trots att närmare en tredjedel av alla kort var färdiga i förväg, med foto och allt, kom arbetet med att komplettera ofullständiga kort och rätta felaktiga att ta enormt mycket arbete i anspråk i stort sett hela veckan. C3

20 Spellokal Spellokalen övertogs från Schack-SM i princip i oförändrat skick och möblerades om under veckan före Lag-EM. Själva spellokalen möblerades med två tarmar, en för herr- och en för damklassen, med avspärrningar runt om, så att publiken kunde se samtliga matcher från båda sidor. I praktiken blev det dock i mittgången som åskådarna samlades förmodligen främst beroende på att det var där man hade bäst uppsikt över förstaborden och dessutom därifrån man kunde se klockorna. Överdomarna hade sina arbetsplatser i ena änden av lokalen i övrigt hade domarna ansvar för två matcher vardera, med undantag för toppborden som hade en domare/match. Som dukar användes lakan inköpta på IKEA och för resultatrapportering vid borden inköptes särskilda ställningar från en försäljare av butiksutrustning. Korridoren utanför spellokalen avdelades med en vägg, så att den inre delen av lokalerna endast var tillgänglig för spelarna. Datorer och teknik Totalt hade vi tillgång till ett tjugotal datorer och fem skrivare under tävlingarna. De användes på följande sätt: Livesändning- 4 datorer Kansli- 4 datorer, två färgskrivare och en vanlig skrivare Partiinmatning- 5 datorer Spelare m.fl.- 3 datorer Pressrum- 3 datorer och en skrivare Domare/resultatinmatning- 2 datorer och en skrivare C4