Funktionärer på EM 2019 Uppgiftsbeskrivning

Transkript

1 En första skiss: Funktionärer på EM 2019 Uppgiftsbeskrivning Innehåll Funktionärer på hotellen, transporter etc Receptionen på Riviera (Tournament Office) Receptionen på Hjorten, Torekov etc Kaptensmöte Invigningsceremoni, fotografering och invigningssittning (buffé) Avslutningsmiddag och prisutdelning Utflykts- och turistfunktionärer Transporter Mottagning på Båstad Station Övriga funktionärer Funktionärer på Båstad GK Förberedelser inför EM Receptionen i klubbhuset Scoring på banan efter 8/9 hål Driving Range Starters Forecaddies Vagnar, golfbilar, bagförvaring etc Medicinsk support Puttningstävlan

2 Funktionärer på hotellen, transporter etc. 1. Receptionen på Riviera (Tournament Office) Vi har en separat receptionsdisk på Riviera, som också är vår huvudreception för EM-tävlingen. Den skall vara bemannad under alla 4-5 dagarna. Huvuduppgiften för de som står i receptionen är att hjälpa spelarna och medföljande på allra bästa sätt och medverka till att göra deras vistelse här så bra som möjligt. Exempel på uppgifter: Ge information om själva tävlingen och om de olika arrangemangen (invigning, avslutning, kaptensmöte), eller hänvisa till den i vår organisation som har den informationen. Tillhandahålla skriftlig information av olika slag, samt ev. anslå på informationstavla. Ta emot betalning (av exempelvis avgift för medföljande), om inte betalningen gjorts i förväg. 2. Receptionen på Hjorten, Torekov etc. Vi har en receptionsplats på dessa hotell. Den skall vara bemannad under ankomstdagen samt under några timmar per dag under övriga dagar. Huvuduppgiften för de som står i receptionen är att hjälpa spelarna och medföljande på allra bästa sätt och medverka till att göra deras vistelse här så bra som möjligt. Exempel på uppgifter: Ge information om själva tävlingen och om de olika arrangemangen (invigning, avslutning, kaptensmöte), eller hänvisa till den i vår organisation som har den informationen. Tillhandahålla skriftlig information av olika slag, samt ev. anslå på informationstavla. Hjälpa till med information och vägledning för transporter till/från Riviera under invigningsoch avslutningsdag Hänvisa till receptionen på Riviera för eventuell betalning, utflyktsinformation etc. 3. Kaptensmöte Våra TD och domare ansvarar för kaptensmötet, som hålls på hotell Riviera. Följande funktionärsuppgifter är aktuella inför/under kaptensmötet: Skylta upp till kaptensmötet. Eventuella uppgifter under själva mötet? 4. Invigningsceremoni, fotografering och invigningssittning (buffé) Invigningen av EM består av tre olika aktiviteter: 1. Samling på Rivieras utegård med alla deltagare, med invigningstal och flaggparad med nationernas spelare, och kort presentation av dem på scen.

3 2. Därefter går man nationsvis direkt till fotograferingen. 3. Och därefter samlas man i restaurangen för invigningsbuffé Funktionärer behövs för förberedelser av punkt 1-2 ovan, samt för genomförandet av aktiviteterna och för eventuellt efterarbete. 5. Avslutningsmiddag och prisutdelning Avslutningen av EM består av två olika aktiviteter: 1. Middag i restaurangen på Riviera. 2. Prisutdelning under middagen. Funktionärer behövs för förberedelser av punkt 1-2 ovan, samt för genomförandet av aktiviteterna och för eventuellt efterarbete. 6. Utflykts- och turistfunktionärer Vi skall bistå personalen från Båstads Turistkontor med att informera gästerna om aktiviteter. 7. Transporter Transporter ska ske med 4-6 minibussar med plats för 9 personer. Till dessa behövs 8-10 chaufförer. Exempel på uppgifter: Transport av spelare och medföljande mellan hotellen och golfklubben under inspelsdag och de tre tävlingsdagarna. Nära samverkan med ansvariga för tävlingen, för att tillse att alla spelare kommer i god tid till sin starttid. o Viktigt med flexibilitet, god service, etc., så att transporterna flyter smidigt Transport av spelare och medföljande från hotell Torekov resp. Hjorten till hotell Riviera vid invignings- och avslutningsceremonierna, samt återresa efteråt. o Viktigt att i förväg förvissa sig om att det finns tillräckligt med transportkapacitet tillgänglig för dessa transporter. 8. Mottagning på Båstad Station Under ankomstdagen är det önskvärt att ha 1-2 funktionärer på Båstad station, för att ta emot de som anländer med tåget och vägleda dem om taxi till deras respektive hotell. (Om minibussar finns tillgängliga, kan även transporten till hotellen erbjudas.) 9. Övriga funktionärer

4 Funktionärer på Båstad GK Nedan anges uppgiftsbeskrivning för alla funktionärer som har uppgifter på BGK, exklusive de bl.a. klubbchefen och greenkeepern på BGK som ingår i någon av EM-organisationens olika kommittéer (se EM:s Booklet ). 10. Förberedelser inför EM Många av förberedelseuppgifterna hanteras av personer i EM-organisationens olika kommittéer, men ett antal praktiska förberedelseuppgifter krävs funktionärer för: Parkering. P-platsen delas in i dels plats för spelarnas bilar, dels plats för Transportbilar/minibussar. Uppskyltning av Iordningställande av förvaring (bagar, vagnar, bilar) 11. Receptionen i klubbhuset Två anställda i BGK:s reception arbetar på heltid som EM-funktionärer under inspelsdagen och under de tre tävlingsdagarna, samt i förberedelsearbetet inför arrangemanget i den utsträckning som krävs för att de skall kunna fullfölja sina uppgifter under tävlingsdagarna. Scoring efter 18 hål Receptionen tar fram scorekort samt registrerar scorer. Scoringarea i receptionens entré under tävlingsdagarna. Delas av. Bord och stolar sätts upp. 12. Scoring på banan efter 8/9 hål Under tävlingsdagarna har vi scoring på banan efter 9 hål på Nya banan och efter 8 hål på Gamla banan. Till detta behövs funktionärer som samlar in scorerna från spelarna och vidarerapporterar dem (via mobiltelefon) till receptionen. 13. Driving Range Funktionärsuppgifter: Se till att det hela tiden finns hinkar med bollar utplacerade vid utslagsplatserna. Hålla rangen i städat skick. 14. Starters Det bör vara 2x2 starters på varje bana, både på inspelsdagen och på de tre tävlingsdagarna. Uppgifter (= de vanliga startersuppgifterna):

5 Informera om Dela ut lokala regler etc Dela ut scorekort, flaggplacering m.m. Ett litet tält behövs på gamla banan. Och även på nya om vi startar från hål 10. Startordning löpande start är bra. 15. Forecaddies Forecaddies kan vara bra på Hål 1 GB. Ev hål 6 på NB Eventuellt behövs forecaddies/domare på hål 5 NB. 16. Vagnar, golfbilar, bagförvaring etc. Klubbens personal och funktionärer svarar för hanhavandet av bagar, dragvagnar och golfbilar. Följande tillvägagångssätt har klubben tidigare testat och det har fungerat: 1. Särskilda kärror står uppställda på rad efter land och spelare med namn. Spelarna sätter sin bag på markerad kärra. Klubbens personal med hjälp av funktionärer kör baggarna för nattförvaring i en tom verkstadshall och sen tillbaka på morgonen. Detta innebär att varje bag måste ha namn och landsmärkning. 2. Ett liknande tillvägagångssätt utnyttjas för golfbilarna. Följande uppgifter är aktuella för funktionärerna (under inspels- och tävlingsdagar): Några korta punkter Säkerhet och bevakning: Jörgen har erfarenhet av detta. Låsbara skåp finns i stor utsträckning i omklädningsrummen. Vi får också tillgång till damernas omklädningsrum. 17. Medicinsk support Läkare? Sjuksköterska, massör. Räddningstjänst. Plus att vi kan förbereda Capio vårdcentral i Båstad. 18. Puttningstävlan En särskild puttningstävling anordnas på puttinggreen i restaurangens uteservering. Denna handhas av 5-6 av klubbens juniorer. (Ca 6 hål. Pris ca 1 Euro. Man får försöka flera gånger.) Upplägg och uppgifter bestäms i samverkan med de ansvariga juniorerna.