KRAVSPECIFIKATION FÖR ARRANGEMANG INOM REGION SYD

Transkript

1 KRAVSPECIFIKATION FÖR ARRANGEMANG INOM REGION SYD

2 Innehållsförteckning 1 Ishall/arena 2 Förläggning/logi 3 Måltider/utspisning 4 Matchfunktionärer 5 Värdar 6 Tävlingsledning 7 Sekretariat 8 Läkare/sjukvård 9 VIP-rum 10 Programblad 11 Reklam 12 Ekonomi 13 Övrigt Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Inbjudan och PM Blankett, ankomst och måltider Blankett, programbladsuppgifter PM för lagvärdar

3 1 Ishall/arena 1.1 Ishallen skall vara tillgänglig under hela arrangemanget på de tider enligt av Svenska Ishockeyförbundet /Region Syd fastställt spelschema.turneringen spelas Torsdag- Söndag där alla lag möter alla i en rak serie. Turneringen anordnas av samma distrikt två år i följd enligt turordning. Arrangören har rätt att debitera deltagande distrikt med max :- i anmälningsavgifter. 1.1 Omklädningsrummen skall vara beläget i eller nära anslutning till ishallen/arenan. Ett omklädningsrum per distrikt avsett för 23 spelare som skall kunna disponeras under hela arrangemanget. Antal omklädningsrum är beroende på vilket arrangemang som avses. 1.2 Separat omklädningsrum för domare. 1.3 Möjlighet till torkutrymme under arrangemanget är önskvärt 1.4 Sliprum för uppställning av egen slipmaskin eller tillgång till slipmaskin på spelorten. 2 Förläggning/logi 2.1 Likvärdig förläggning för samtliga distrikt. Hårt underlag, ex skolsal (2 skolsalar/lag) 2.2 Separat rum för 5 st ledare/lag i anslutning till spelarnas. 2.3 Likvärdig förläggning för domare, avskilt från spelarnas/ledarna.. För U17- turneringar gäller hotellstandard. 2.4 Förläggningen skall ligga i nära anslutning till Ishallen/arenan och utspisningslokalen. Det är önskvärt med gångavstånd. 2.5 Förslag på lämpliga övernattningsmöjligheter för de distrikslag som önskar anlända till spelplats dagen innan speldagen skall lämnas. 2.6 Förslag till lämpliga övernattningsmöjligheter för föräldrar som ämnar titta på arrangemanget 3 Måltider 3.1 Måltider för distriktslagen, 28 deltagare/lag, domare samt representanter från Region Syd. 3.2 Måltider som avses och prel. Tider: - 3* frukost kl * lunch kl * middag kl * kvällsmål kl

4 3.3 För de distriktslag som anländer dagen innan speldag skall frukost kunna erbjudas och bekostas av respektive distrikt. 3.4 Antal måltider och tider för deltagande distriktslag, domare och övriga representanter anpassas efter det att spelschemat fastställts. 3.5 Måltiderna skall vara väl tilltagna samt närings- energirikt sammansatta. 3.6 Speciell kost för ex. allergiker och gluten intoleranta skall kunna erbjudas. Denna information skall lämnas i samband med anmälan. 3.7 Utspisningen skall ha kapacitet för utspisning av minst två lag med ledare samt domare samtidigt, ca 60 st. 3.8 Utspisningslokalen skall ligga i nära anslutning till ishallen/arenan och gångavstånd. 3.9 Mellanmål i form av frukt skall finnas tillgängligt för respektive distrikt. 4 Matchfunktionärer 4.1 Matchfunktionärsteam bestående av tidtagare, protokollförare, speaker samt personal till utvisningsbåsen, totalt 5 personer till varje match (3-4 team). Minst en regelkunnig person per match. 4.2 Domare utses av funktionärsansvariga i Region Syd och arrangemanget ligger som utbildning. 5 Värdar 5.1 En lagvärd per lag skall utses och vara laget behjälpligt under hela turneringen. 5.2 En domarvärd skall utses och vara domarna behjälpliga under hela turneringen 5.3 Se bilaga vad som ålägger en lagvärd. 6 Tävlingsledning 6.1 Lokal tävlingsledning från arrangörsföreningen. 6.2 Representant från det arrangerande distriktsförbund. 7 Sekretariat 7.1 Tillgång till sekretariat med telefon, fax samt ständig bemanning av tävlingskansliet med rapporteringsmöjligheter via internet.

5 8 Läkarvård 8.1 Tillgång till sjukvårdskunnig personal i ishall / arena under hela turneringen samt möjlighet till snabb transport till sjukhus. 9 VIP-rum 9.1 VIP-rum med kaffe och tillugg i anslutning till ishall/arenan avsett för lagens ledare, domare och förbundsrepresentanter. 10 Programblad 10.1 Programblad skall framställas innehållande, spelordning med matchtider, laguppställning med spelarnas nummer, namn, födelseår och klubbtillhörighet, lagens tröj- och byxfärg, namn på ledarna samt domarnas namn och hemort. 11 Reklam 11.1 Arrangerande förening har rätt till att marknadsföra och sälja reklam i ishallen/arenan samt programblad. 12 Ekonomi 12.1 Arrangören kan tillgodoräkna sig: - deltagaravgifter, anmälningsavgifter från distrikten. - alla ev. biljettintäkter - alla intäkter i samband med programförsäljning till matcherna - alla intäkter i samband med reklamförsäljning i ishallen/arenan - alla intäkter i samband med lotteriförsäljning - alla intäkter i samband med övrig försäljning, kiosk och cafeteria 12.2 Arrangören svarar för följande kostnader: - för arrangemanget såsom istidskostnader, övriga hyreskostnader för ishallen/arenan, vakter, funktionärer mm. - mat för samtliga distriktslag, 28 deltagare/lag, domare samt ev. för förbundsrepresentanter - logi för samtliga distriktslag, 28 deltagare/lag och domare - kaffe och tilltugg för lagens ledare, domare och förbundsrepresentanter under speldagarna - drycker till domare i samband till matcherna - marknadsföring av arrangemanget 12.3 Deltagande distrikt svarar för följande kostnader: - mat och logi-kostnader utöver vad som ingår i arrangemanget - anmälningsavgifter och deltagaravgifter för arrangemanget

6 13 Övrigt 13.1 I god tid innan arrangemanget skall genomföras utsänder Region Syd Ungdoms representant från arrangerande distrikt information om regler och tävlingsbestämmelser En månad innan arrangemanget genomförs skall inbjudan och PM utsändas av arrangerande distrikt eller förening till deltagande distrikt Förslag på lottning av spelprogrammet görs av arrangerande förening tillsammans med distriktsförbundets representant i Regions Syds Ungdomsgrupp. Saker att ta hänsyn till vid lottning: - reseavståndet - rättvisa sportsliga förutsättningar för varje distrikt

7 Inbjudan och PM Kravspecifikation, arrangemang inom Region Syd Bilaga 1 Inbjudan och PM med följande uppgifter skall utsändas till deltagande distriktslag av arrangerande distrikt eller förening. Funktionärslista innehållande namnuppgifter och telefonnummer på - tävlingsledningen - kontaktpersoner för arrangerande distrikt och förening - lagvärdar - domarvärdar - tävlingsarena - e-postadress Spelprogram Anmälnings och deltagaravgift Ange var ishall/arena, förläggning och utspisning är belägen Förläggningsplan, vilken utrustning som behöver medtagas Ordningsregler mm Omklädningsrums fördelning och placering, om skridskoskydd behövs mm Sliprum eller skridskoslipning Måltidsschema Förslag på övernattningsmöjligheter för lag som önskar komma tidigare samt prisuppgift för detta Förslag på övernattningsmöjligheter för medföljande föräldrar Erbjudande om extra måltider samt prisuppgift för dessa Sjukvårdare/läkare Anmälningsblankett för uppgifter om ankomsttid, antal deltagare och måltider Blankett för inrapportering av programblad Utskicket skall ske i god tid, senast en månad före arrangemanget skall genomföras

8 Anmälan Bilaga 2 Distrikt: Beräknad ankomst Dag: Logi Antal spelare: Tid: Antal ledare: Måltider Ange önskad tid (Max 28 personer) Frukost Lunch Kvällsmål Middag Fredag Lördag Söndag Arrangören bekostar logi (Hårt underlag) och följande måltider: Fredag Middag & kvällsmål Lördag Frukost, lunch, middag & kvällsmål Söndag Frukost, lunch & middag Önskemål utöver detta bekostas av respektive distrikt. Önskemål om speciell kost meddelas i god tid. Kontaktperson Namn: Funktion i distriktet: Adress: Postnr: Mobil: E-post: Ort: Tel. bostad: Tröjfärg Ordinarie dräkt Tröja: Byxa: Damask: Reserv dräkt Tröja: Byxa: Damask: Anmälningsblanketten skickas ifylld till arrangerande distriktsförbund senast 3 veckor före turneringens start.

9 SPELARTRUPP Bilaga 3 Distrikt: Nr. Pos. Efternamn Förnamn År/mån/dag Förening Förbundskapten: Tränare: Materialförvaltare: SDF representant: Målvaktstränare: Efternamn Förnamn Telefonnummer Huvuddomare Linjedomare Linjedomare Efternamn Förnamn Telefonnummer Domare/linjemän ifylls endast av de distrikt som fått i uppdrag att tillsätta funktionärer!

10 Bilaga 4 PM för lagvärdar Studera tävlingsbestämmelser Ta kontakt med respektive lags kontaktperson 2-3 dagar innan ankomst - presentera sig - ge ditt telefonnummer - klara ut var och när ni möts Var på plats när laget ankommer till ishallen/förläggningen Visa laget följande - tävlingskansliet - omklädningsrum - sliprum - VIP rum - plats för utspisning - förläggning samt ordningsregler, städning mm - dela ut programblad, ev. matbiljetter/matchprotokoll mm Kontrollera lagets förläggning innan hemfärd, (städning, ordning mm)