WIKIPEDIAS GRUNDARE. Visar hur nätet kan användas effektivare. Innovationsgurun Sahar Hashemi: Nyttja tekniken och älska det du gör.

Transkript

1 ISMAgazine Nr 2/2010 EN KUNDTIDNING FRÅN VISMA Innovationsgurun Sahar Hashemi: Nyttja tekniken och älska det du gör Förutse din vinst Lägre kostnader, större professionalism WIKIPEDIAS GRUNDARE Visar hur nätet kan användas effektivare

2 innehåll Mest nöjda kunder hos Visma... 3 Wikipedias grundare Jimmy Wales Nytt system gav förenklad tillvaro Enkelt att ta till sig, enkelt att förstå Visma har haft ett bra kvartal och fortsätter att växa både organiskt och genom förvärv. Som ansvarig för ett av dotterbolagen i Visma är det glädjande att kunna erbjuda ett alltmer komplett utbud för effektiviserat företagande. Vi ser allt tydligare tecken på att system och tjänster vävs samman till lösningar. Det kan vara färdigförhandlade avtal i ett beställningssystem, det kan vara tidrapporteringssystem med lönehantering, leverantörsreskontra med inbyggd koppling till banker för betalning med mera. Visma kan i dag erbjuda sådana lösningar för såväl stora som små företag. Mycket finns att spara genom bättre ekonomifunktioner och bättre kontroll. Här är det möjligt att ständigt effektivisera genom bättre systemstöd och smarta outsourcinglösningar. Att Visma är bra på ekonomisystem, har de flesta förstått, men att Visma också är bra på lösningar för handel är det kanske inte lika många som känner till. Visma har effektiva system och tjänster för både kundhantering och leverantörshantering för ett brett spektrum av företag och organisationer. Allt från stora butikskedjor till små företagare. Exempel på detta är Visma Opic som är marknadsledande inom informationstjänster till företag som säljer mot offentlig sektor och Visma Retail som säljer totallösningar för butikskedjor. Läs mer om Visma Opic i detta nummer. Företags och organisationers processer och rutiner effektiviseras ständigt. Kanske är det därför användarvänlighet viktas högt i våra kunders utvärderingar. Det finns mindre tålamod för dåliga tekniska lösningar som inte är intuitiva och enkla att arbeta med. Det får inte heller krångla med tillgänglighet och dålig prestanda. Visma lägger stort fokus på användarvänlighet och användbarhet. Ett bra exempel är Visma Avendo eekonomi, som finns att läsa om i detta nummer. Ett annat bra exempel är Visma Proceedo. Ekonomistyrningsverket, ESV, gjorde en utvärdering av e-handelslösningar för inköp och fakturahantering i samband med upphandling för statliga myndigheter. De bedömde användarvänligheten utifrån en ISO-standard. Visma Proceedo blev överlägsen etta med 78,0 av 100 poäng. Tvåan hade 56,9 poäng. Många gånger kan det vara svårt och utmanande att nå den bästa lösningen. Därför satsar vi extra mycket på kundupplevelse. System ska vara enkla att ta till sig, tjänster ska vara enkla att förstå. Richard Hansen, vd Visma Proceedo Innovation en vana som går att lära sig Snabbt, tryggt och bekvämt för Studieförbundet Vuxenskolan.. 11 Nätvågen i världen Lägre kostnader högre professionalism Förutse din vinst med systematisk säljprocess EU-regler en skanner och internet Störst på ERP i Norden Nätbaserat ekonomiprogram Visma Avendo eekonomi Effektivare inköp för Strängnäs kommun Notiser i korthet UTGIVARE: Visma i Sverige E-POST: red@vismagazine.se REDAKTIONELL PRODUKTION: Redaktionsbyrån Texta REDAKTION: Lars Fredell Kristina Carlsson Emelie Lindfelt Helena Lustig Martin Sjögren Maria Blomqvist Karl Wenehed Peter Carlsson Nicole Wilson GRAFISK FORM: Torbjörn Lagerwall MEDARBETARE I DETTA NUMMER: Gunilla Jonsson Jacob Härnqvist Thor Balkhed Elisabeth Løvseth Magnus Brøyn Henrik Øistad Henning Karlsen Filip Lendahls OMSLAGSBILD: Henrik Øistad TRYCK: Löwex Trycksaker AB UPPLAGA: Innehållet i denna tidskrift är avsett som information och ska endast användas efter samråd med professionell rådgivare. Allt redaktionellt material producerat för Vismagazines räkning lagras elektroniskt och kan komma att publiceras på Vismas webbplatser eller i annan digital kommunikation utan att särskilt meddelande lämnas eller särskild överenskommelse görs angående sådan publicering. Externa medarbetare måste meddela eventuella förbehåll mot detta. I princip publiceras inte material med förbehåll mot elektronisk publicering.

3 MEST NÖJDA KUNDER HOS VISMA Visma placeras i topp när skandinaviska företag får ange hur nöjda de är med sina affärssystem. Det visar en enkät från det oberoende undersökningsföretaget DataDia. Text: Lars Fredell. Foto: istockphoto. Det här beskedet känns naturligtvis oerhört roligt. Nöjda kunder är självklart ett mål i sig, men också långsiktigt den bästa marknadsföringen, säger Björn Mattsson, vd för Visma Software. Undersökningen genomfördes under hösten 2009 av det oberoende undersökningsföretaget DataDIA. I Sverige omfattar undersökningen företag med en omsättning på minst 100 miljoner kronor. I Norge, Danmark och Finland omfattas företag med en omsättning på minst 20 miljoner euro eller minst 200 anställda. Sammanlagt deltog företag i undersökningen. Av dessa har uppgett vilket affärssystem de använder och hur nöjda de är med detta. Nöjdheten mäts på en skala från 1 till 4 där 1 står för nöjd och 4 för mycket missnöjd. Visma får det bästa genomsnittsbetyget och placerar sig därmed i topp. På andra plats kommer Lawson M3 och på tredje plats Agresso. För att utveckla det goda samarbetet med kunderna ytterligare, sjösätter Visma Software dessutom en strategi med fler lokala återförsäljare. Vi har kunder i hela landet och det är därför viktigt för oss att finnas nära dem med lokal kompetens och support, säger Björn Mattsson. Genomsnittsbetyg för samtliga undersökta affärssystem Visma 1,132 Lawson M3 1,147 Agresso 1,220 Dynamics NAV 1,262 JD Edwards 1,269 Dynamics AX 1,297 SAP R/3 1,307 Aspect 4 1,388 Oracle 1,449 IFS 1,472 Maconomy 1,500 Baan 1,533 Movex 1,622 Scala 1,650 ASW (IBS) 1,754 Concorde 1,846 Samarbete med Canon gör verklig skillnad Tillsammans med Canon har Visma nu slutit ett avtal om fördelaktiga villkor för inköp av kopierings- och skrivarlösningar via Visma Advantage. Text: Peter Carlsson. Efterfrågan på säkra, lättarbetade och resurssnåla dokumenthanteringslösningar ökar just nu kraftigt. Ett av skälen är den lika snabbt växande mängden information som varje organisation måste bearbeta och hantera dagligen. Visma har därför förhandlat fram ett avtal med Canon. Det innebär att den som är ansluten till tjänsterna Visma Småsam, Visma Volym, Visma Advantage eller Visma Inköpsrabatt kan tillgodogöra sig en rabatt på Canons maskiner och tillbehör. I samarbete med Canon har paket tagits fram som ger över 30 procent rabatt. Enligt Peter Jankevics på Canon är service något man gör, inte något man pratar om. Vi finns närvarande i hela landet med både service och försäljning. Med Vismaavtalet får vi chans att bevisa vår filosofi, att det är hela lösningen och inte enskilda produkter, som gör verklig skillnad för användarna, säger Peter Jankevics. Som leverantör till Vismas inköpstjänster måste man stå lika stadigt i tekniken som i servicen. Visma Advantage har haft en efterfrågan från sina kunder på den här typen av produkter och tjänster eftersom det är något som alla företag behöver i sin verksamhet. Vi är glada över att ha Canon som leverantör till våra tjänster och känner att det erbjudande de har till Vismas kunder är bra både pris- och kvalitetsmässigt, kommenterar Henrik Salwén, vd på Visma Advantage. Sedan maj 2010 är Canon därför ny avtalsleverantör till Visma Advantage och deras tjänster erbjuds alla företagsmedlemmar. VISMAgazine 2/10 3

4 VISMAgazine webbtv Se och hör mer: visma.no/webtv Wikipedia den fria encyklopedin Lanserades 2001 och räknas i dag som världens sjunde mest besökta webbplats. Drivs av den ideella stiftelsen Wikimedia Foundation med stöd av privata donationer. I dagsläget finns 250 språkversioner av Wikipedia. 28 av språkversionerna har vardera mer än artiklar. Störst är den engelspråkiga versionen med över 3 miljoner artiklar. Totalt innehåller Wikipedia över 16 miljoner artiklar varav den svenska har över

5 WIKIPEDIAS GRUNDARE JIMMY WALES: HÄRSKAR ÖVER NÄTET MED INFORMATION OCH UPPLYSNING Med bara 40 medarbetare sätter Wikipedia dagordningen för internetupplysning i hela världen. Wikipedia har redan växt till världens sjätte största webbplats. Och organisationen växer tillsammans med internetuppslagsboken för varje dag. Jimmy Wales menar att även andra verksamheter kan använda samma metoder för att lyckas. Text: Magnus Brøyn/Peter Carlsson. Foto: Henrik Øistad. Vi är mitt uppe i en revolution. En del av det vi ser är faser som kommer och går, men tekniken och användarnas vanor tenderar att ändra sig med tiden. Det är något fundamentalt annorlunda nu. Vi har pratat om det i flera år, och det handlar om hur vi som människor lär av varandra, hur vi organiserar oss och hur vi jobbar på nya sätt som inte var möjliga tidigare. Detta visar på en stor förändring i hur världen kommunicerar med sig själv och det är oerhört spännande. Internetupplysningens kung Vismagazine träffar Wikipedias grundare. Eller kungen, som han hävdar att han kallas ibland. Och nätorganisationen kan på ett sätt liknas vid ett kungadöme. En del kallar det en religion. Likväl sitter han där, helt anonym, medan folk passerar förbi. Det är nog inte många av de förbipasserande som vet att han vid flera tillfällen de senaste åren i olika medier utnämnts till en av världens mest inflytelserika personer. TIME Magazine utsåg honom redan 2006 till en av världens viktigaste. Själv lägger han inte så stor vikt vid det. Vismagazine måste likväl vänta på att han blir klar med middagen med Storbritanniens före detta premiärminister Tony Blair. De träffas nämligen regelbundet. Jimmy Wales är van, han träffar en rad sittande och före detta statschefer. Som kung över det största samfundet i hela världen är det självklart att Wikipedia-chefen får audiens i den verkliga världen. Det började med Nupedia och en traditionell struktur. Uppifrån och ner. Det fungerade inte optimalt, så vi bytte Nupedia mot Wiki, och då började allt växa väldigt fort. Jag minns mycket väl hur det började, säger Jimmy Wales. Nupedia, som var en annan internetuppslagsbok, grundades av Jimmy Wales och filosofen Larry Sanger år Till skillnad från Wikipedia var det inte möjligt för vanliga användare att uppdatera uppslagsboken direkt, eftersom användarnas alla förslag måste gå genom en faktakoll innan de publicerades. Men det är få som vet att det var Nupedia, med Jimmy Wales i spetsen, som år 2001 startade Wikipedia för att slussa in användargenererat innehåll från frivilliga skribenter på nätet. Det visade sig snabbt att Nupedia-modellen hade misslyckats, och bara efter ett par dagar hade Wikipedia med sin öppna och fritt redigerbara approach gått om föregångaren. Två år senare lades Nupedia ner. Behöver vi Wikipedia? Vi behöver Wikipedia eftersom det finns för mycket ny information tillgänglig på internet idag. Det handlar om att sammanfatta all information på ett ändamålsenligt sätt. Om jag till exempel vill veta mer om Eiffeltornet vill jag inte få åtta miljarder hemsidor med olika information, utan en enkel och lättfattlig översikt med lagom mycket information. Och om jag vill ha mer information kan jag söka någon annanstans, utanför Wikipedia. Han hade en dröm om att skapa en gratis uppslagsbok på nätet för alla i hela världen. Med Wikipedia har drömmen besannats, i samarbete med frivilliga nätanvändare över hela världen. Wiki är hawaiianska och betyder snabb, medan pedia är sista ordledet i det engelska ordet för lexikon (encyclopedia). Wikipedia har alltid fokuserat på en ganska traditionell uppfattning om vad en uppslagsbok ska vara kanske inte helt traditionell men heller inte särskilt annorlunda, bortsett från att den finns på nätet och att alla kan delta. 250 års informationsinsamling på ett bräde Efter Wikipedia är Britannica det mest kända engelskspråkiga lexikonet. I den traditionella världen. Första utgåvan kom för snart 250 år sedan. Det tog cirka 150 år för Britannica att nå elfte bandet år Den engelska versionen av Wikipedia passerade en miljon artiklar år 2006 och två miljoner år Det nätbaserade lexikonet fortsätter att växa med miljontals ord varje månad. Idag har Wikipedia närmare 3,4 miljoner artiklar i den engelskspråkiga versionen samt över en miljon på tyska och franska, och över artiklar på språk som polska och italienska. Den svenska har över artiklar (12 oktober 2010). Britannica har alltid tyckt om att klanka ner på oss i pressen, men de är inte särskilt viktiga längre, så det gör inget. De har spelat ut sin roll, svarar Jimmy Wales på frågan om hans förhållande till de andra aktörerna i det som från början var en traditionell lexikonbransch. Utnyttja den visionära drivkraften Om jag ska vara ärlig så tänker vi inte på konkurrensen, eller Britannica, utan på vad vi själva gör. Generellt tror jag att organisationer i ännu större grad bör fokusera på sig själva. Det kan vara besvärligt att skapa konkurrenskraft, men om du ser konkurrens som att slå ut någon annan, så har du inte förstått poängen med vad verksamheten försöker göra. Jag älskar att se verksamheter som helt enkelt bara försöker vara bäst på det de gör. Det finns naturligtvis perioder där det av strategiska och taktiska skäl är viktigt att följa konkurrenterna, för att kolla om man hänger med i svängarna, men om man är för besatt av konkurrenterna och taktiken på slagfältet, så blir det väldigt svårt att utnyttja den visionära drivkraften i verksamhetens vidare utveckling på ett optimalt sätt. Enligt Jimmy Wales går det att konvertera Wikipedias format till att bygga nätbaserade organisationer och skapa möjligheter till något värdefullt för de verksamheter som vill använda nätet till mer kommersiella aktiviteter, som att bygga varumärken eller skapa intresse för egna produkter eller tjänster. VISMAgazine 2/10 5

6 På sina resor träffar Jimmy Wales Wikipedia-frivilliga, ofta hemma hos dem. Wikipediagrundaren menar att han därigenom får en närhet till dem som bidrar. Nätet bygger kommersiellt värde Det finns många sätt att göra detta på, till exempel genom att utnyttja wiki-programvaran, både internt i verksamheten och ut mot externa målgrupper. Det är dessutom möjligt att använda tekniken för att etablera eller följa upp välfungerande nätföretag. Wikier i verksamheter har blivit vanliga för att dokumentera arbetsprocesser och för att dela erfarenheter och kunskap internt. Samtidigt satsar många på offentliga wikier, för att kunna kommunicera med externa målgrupper. Samtidigt tror jag att vi fortfarande har mycket att lära om det som händer och hur vi kan bygga hållbara nätföretag för alla möjliga ändamål. Jimmy Wales menar att det är möjligt för stora varumärken att utnyttja Wikipedia, inte minst för att berätta företagets historia eller för att visa information om företagets produkter och tjänster. Jag tror faktiskt att alla idag kan ha fördel av att använda nätet och Wikipedia. Så gott som alla företag av en viss storlek har problem med internkommunikationen, eftersom det ofta är svårt att få ut information i verksamheten eller att uppnå bättre individuell kommunikation människorna emellan, inom företaget. I regel finns ingen etablerad kommunikationskanal för detta. Intern användning av bloggar och Twitter kan vara bra, men i många sammanhang rör det sig mest om att dokumentera arbetsprocesser eller pågående projekt på ett effektivt sätt, än att sprida de senaste nyheterna. Av just det skälet ser vi idag att allt fler verksamheter satsar på interna wikier. Värde för vanligt folk Wikipedia är på många sätt en rörelse som består av frivilliga fans. Idag jobbar Jimmy Wales hela tiden med att bygga upp nya nätorganisationer och etablerar stöttepelare i utvecklingsländer. En del känner igen mig och vill prata, men utanför teknovärlden är jag inte så känd bland folk i allmänhet. På mina resor träffar jag Wikipedia-frivilliga, ofta hemma hos dem, och det gör att jag får en närhet till dem som bidrar. För det mesta jobbar vi tillsammans, och även om några gärna vill ha autografer gäller det i stort sett de nya i nätorganisationen, eftersom de andra har vant sig vid mig, säger Jimmy och lägger till: Men det finns definitivt Wikipedia-fans, både bland dem som redigerar och dem som läser. Det tilltalar många människor, och det gillar jag. En del känner igen mig och vill prata, men utanför teknovärlden är jag inte så känd bland folk i allmänhet. Jimmy Wales är uppslukad av nätsamfundet, och pratar om sin egen framgång med respekt. Framgången beror till allra största delen på nätsamfundet. De som bidrar till att utveckla Wikipedia. Och förutom samfundet är det slutanvändaren som står i fokus; vad folk behöver och vad folk vill ha. På så sätt skapar vi värde för vanligt folk. Inte falla över bord med sociala medier Jag tror inte att det är någon större skillnad mellan de sociala och informationsorienterade plattformarna på nätet, och även om det är viktigt att utforska sociala medier som Twitter, Facebook och bloggar, är det utan tvivel möjligt att falla över bord, säger Jimmy Wales om verksamheters och ledares jakt på en ny social tillvaro på nätet. Twitter har lärt mig en del. Jag var en av de allra första att använda Twitter, men jag har aldrig varit helt säker på vad jag ska använda det till. Jag försöker att dela intressanta länkar, även om man inte nödvändigtvis får sådant varje dag. Jag försöker också berätta lite om var jag är och vad som händer på mina otaliga resor, men om jag ska vara helt ärlig vet jag inte om någon bryr sig. Därför är jag inte helt säker på vad jag borde prioritera, säger Wikipedia-chefen och fortsätter: Jag har i och för sig varit bättre på att twittra än att blogga, även om jag har en blogg. Den har i stort sett bara blivit en kanal för större meddelanden. Utnyttja möjligheterna på nätet Som en av vår tids främsta nätguruer menar Jimmy Wales att företag som i jakten på nya målgrupper och en vassare profil gör okritiska och överdrivna satsningar på sociala medier tvärtom kan få fel fokus och liten utdelning. Men att det är viktigt att synas på nätet och utnyttja möjligheterna, det är det inget tvivel om, särskilt inte i en vardag som allt mer handlar om information, både internt och externt. 6 VISMAgazine 2/10

7 Nytt system gav förenklad tillvaro Alla organisationer är beroende av ett lätthanterligt och smidigt ekonomisystem. Under många år användes Visma Spcs i de enskilda bolagen inom koncernen John Bauer Organization, något som förändrades i ett slag när organisationen köptes upp och fem ekonomiavdelningar slogs samman till en. Det naturliga steget blev att gå vidare inom Visma. Text & foto: Jacob Härnqvist Uppköpet innebar att vi skulle hantera ungefär fakturor, vilket är en stor mängd. Visma Spcs var bra fram till dess, men nu blev systemet helt enkelt för litet, menar Pernilla Fridolfsson, koncernredovisningschef. Att hitta rätt system blev en prioriterad fråga. Pernilla tillsammans med ekonomichefen började snabbt undersöka marknaden. I mitten av januari 2009 hade vi sex alternativ. Vi sorterade snabbt bort hälften, och efter ytterligare gallring stod det mellan Visma och en konkurrent till dem. Till slut valde vi Visma och Visma Control eftersom det var lättare att integrera med vår befintliga IT-miljö och lösningen därmed skulle bli enhetlig. Dessutom var säljaren väldigt professionell och förstod våra behov. Granskas digitalt Visma Control vänder sig till större företag och organisationer och är ett system för verksamhetsstyrning och ekonomisk kontroll. Systemet är byggt för att ge organisationen verktyg och tjänster som ökar effektiviteten och gör relevant information tillgänglig för medarbetaren på alla nivåer. Systemet är ett anpassningsbart standardsystem som är byggt för att integreras med andra verksamhetssystem på ett effektivt sätt. Bland funktionerna finns anläggningsregister, beslutsstöd, budgetering, fakturering, inköpssystem och kundreskontra. Som komplement till Visma Control implementerades även Visma Menu och Visma Invoice Manager, ett system för elektronisk fakturahantering. Med Visma Invoice Manager kan alla fakturor skannas in eller tas emot elektroniskt och sedan distribueras i digital form via intranät eller internet. Fakturorna går ut till alla berörda samtidigt och kan granskas, attesteras, betalas och arkiveras helt digitalt. Visma Invoice Manager är dessutom integrerat med ekonomisystemet så att huvudbok och leverantörsreskontra uppdateras automatiskt under fakturabehandlingen. Många funktioner och fördelar men ändå en snabb implementering. Ja, vi bestämde oss i mars 2009 och gick i drift redan i början av juli. Det gick väldigt fort. Och vi gjorde allt på egen hand, med hjälp av en projektledare från Visma. Någon utomstående konsult behövdes inte. Enkelt att komma igång Hur har då resultatet blivit? Det har blivit precis som vi tänkt oss. Systemet är väldigt användarvänligt och gör att vi slipper manuell hantering av leverantörsfakturorna. Informationen samlas centralt och är lätthanterlig och lättillgänglig. Det krävdes inte mycket utbildning heller. Är man van vid att jobba med ekonomisystem är det här väldigt enkelt att komma igång med. Ekonomiarbetet har alltså förenklats, men resan är bara påbörjad. Fler Vismaprodukter är på gång att sjösättas hos John Bauer Organization. Vi ska komplettera med Visma Purchase Manager för att få bättre priskontroll och Visma Avtal för att få större kontroll på avtalen, avslutar Pernilla Fridolfsson. UTMANING Det gamla ekonomisystemet blev för litet när fem ekonomiavdelningar centraliserades. LÖSNING Implementering av Visma Control tillsammans med Visma Menu och Visma Invoice Manager. RESULTAT Mindre manuell hantering. Mer lättillgänglig information. Smidig rapportering. Stora tidsvinster. John Bauer Organization En av Sveriges ledande utbildningskoncerner. Inriktad på utbildning för ungdomar och vuxna. Koncernen omsätter 1,2 miljarder SEK (2009) och har medarbetare samt elever. Koncernen driver 30 gymnasieskolor.

8 Innovation är en vana som går att lära sig men kom ihåg att slå på genom att nyttja tekniken och älska det du gör VISMAgazine webbtv Se och hör mer: visma.no/webtv

9 Efter fem år som advokat valde Sahar Hashemi att säga upp sig. Tillsammans med sin bror startade hon på 1990-talet den framgångsrika kaffebaren Coffee Republic. Efter det har hon skrivit böcker om hur man lyckas i arbetslivet. Hon menar att hemligheten är att vara påslagen. Text: Magnus Brøyn/Peter Carlsson. Foto: Henrik Øistad. Vismagazine träffar en målinriktad Sahar Hashemi på lyxiga The Berkley Hotel i London. Hon har precis gett ut sin andra bok, Switched on och har själv slagit på charmen. Tillsammans med Richard Branson är hon en av de mest eftertraktade och inspirerande ledarprofilerna i Storbritannien. Det märks. Hon har lyckats både i företagsvärlden och som författare, men det är erfarenheterna från tillvaron som entreprenör som förklarar framgången. Men hon har inte alltid varit säker på vad hon vill bli i livet. Så länge jag kan minnas har jag alltid velat bli advokat. Jag jobbade hårt, fick bra utdelning och jobbade som advokat i fem år. Men efter ett tag upptäckte jag att jag inte var mig själv på jobbet. När jag gick till jobbet på morgonen lämnade jag 40 procent av Sahar hemma. Jag var avundsjuk på alla dem som älskade sina jobb och som var samma personer på helgerna som på jobbet. Det var helt enkelt inte jag, förklarar Sahar Hashemi över en kopp kaffe. Hon förklarar vidare om hur hon hela livet hade lärt sig att tro att jobb och privatliv inte Fakta om Sahar Hashemi Född 1969 i Chelsea i London. Utbildad advokat vid University of Bristol. Grundade 1995 Coffee Republic tillsammans med sin bror Bobby Hashemi. Lanserade 2005 det sockerfria godiset Skinny Candy. Har skrivit böckerna Anyone can do it (2003) och Switched on (2010). Har fått flera utmärkelser, bland annat Pioneer to the Life of the Nation av drottning Elizabeth II och Young Global Leader av World Economic Forum Davos. hörde ihop. Att jobb inte hade något med ens personlighet att göra. Det var så föräldrarna hade upplevt det och hon uppmuntrades att välja trygghet framför magkänsla. Först då min pappa dog insåg jag att det som jag upplevde som en trygghetszon faktiskt inte gav mig någon trygghet alls. Jag hade kedjat fast mig och jobbet kändes som en sorts straff. Därför bestämde jag mig för att ta ett stort steg och sa upp mig utan att veta vad jag ville göra med livet. Och så besökte jag min bror i New York. Hoppa och fallskärmen kommer att veckla ut sig I New York blev hon inspirerad av kaffebaren New World Coffee. Hon förälskade sig i ett koncept som då inte fanns överhuvudtaget i det tedrickande Storbritannien. Det var då jag upptäckte att något saknades hemma i London: nämligen kaffebarer. Efter att jag kom hem från New York berättade jag för min bror hur mycket jag saknade kaffebarerna där borta. Och då gick det upp ett ljus. Varför inte starta en kaffebar i London? Det är precis det ljuset som Sahar menar att man måste slå på för att lyckas som entreprenör och innovatör. Att fånga goda idéer när de kommer och våga göra något av dem. Du lär känna dig själv först när du lämnar din trygghetszon. Jag tog ett språng och insåg att jag hade något att landa på. Jag hittade något som jag saknade i London som kund, och på den grunden startade vi ett företag. Jag gjorde den research som krävdes och förälskade mig i idén att starta Coffee Republic. Alla har det i sig Coffee Republic blev en stor framgång och Sahar fick flera utmärkelser som innovatör och inspiratör för unga ledare. Hon sålde sin andel år 2001 och lanserade det sockerfria godiset Skinny Candy år Däremellan skrev hon sin första bok, Anyone can do it, för att till andra förmedla den övertygelse hon hade funnit i sig själv. Övertygelsen att man kan lära sig vara innovativ. Att vara innovativ är bara en serie vanor inte en egenskap man föds med. Först och främst handlar det om att plocka upp allt som händer runt omkring en och att hålla ögonen öppna för bättre sätt att lösa saker på. Innovation är att fylla tomrum och lösa problem, tror jag. Se efter vad som saknas i ditt eget liv. Jag trodde aldrig att jag ville bli en innovatör. När jag på riktigt förälskade mig i en idé lärde jag mig något av mig själv. Att jag hade en styrka som jag inte till fullo förstod. Det var därför jag skrev den första boken, för att jag verkligen tror att alla har det i sig. Slå på Jag tror att arbetslivet och privatlivet egentligen är ganska tätt sammanflätade. Jag tror inte att begreppet work-life balance är relevant med den teknik som vi har tillgång till idag. I de flesta situationer i privatlivet kan man vara på jobbet med hjälp av mobiltelefonen. Hur kan man skilja privatlivet från jobbet när man alltid är tillgänglig? Det är därför du måste älska det du gör för det är en del av hela ditt liv, förklarar Sahar. Men även om alla har det i sig, menar hon att man måste handla aktivt för att få fram det. I en värld full att robotar är det viktigt att slå på. Det handlar om att vara 100 procent sig själv i allt man gör. Min föräldrageneration trodde att man var tvungen att ta på sig jobbmasken uniformen när man gick till jobbet. De trodde att homogenitet främjade produktivitet. Jag menar att individualism främjar produktivitet, och för att vara nöjd med allt man gör måste man vara sig själv i allt man gör. Förr var det bara entreprenörer som hade frihet att jobba när de ville. Jobba på en söndag och ta ledigt på måndagen. Med dagens teknik är det en verklighet för alla alla kan bete sig som entreprenörer. Istället för att leva livet som ett gäng robotar är det viktigt att vakna upp slå VISMAgazine 2/10 9

10 Sahar Hashemis åtta innovationsfrämjande vanor 1. Alla har det i sig. Släpp alla negativa tankegångar och rädslor i vardagen. Tro på att alla har det i sig även du. 2. Se saker från kundens perspektiv. Vad känner du att du saknar som kund? Se saken ur kundens perspektiv och hitta nya lösningar på gamla problem. 3. Lämna kontoret. Inspirationen hittar du inte nödvändigtvis inom arbetsplatsens fyra väggar. Dagens teknik gör att du kan lämna kontoret för att bli inspirerad. 4. Var lite dum. Glöm hur det alltid har varit och tänk ut nya sätt att lösa saker på. Världen ändras för snabbt för att man ska kunna göra som man alltid har gjort. 5. Gör prototyper av dina idéer. Glöm Powerpoint-presentationer visa dina idéer med hjälp av prototyper. 6. Vänj dig vid att få höra nej. Inga bra idéer gillas från början. Nej betyder bara att ingen har tänkt på det själv. Fortsätt att jobba tills du får ett ja. 7. Få det gjort. Genomförandets konst. När du har en ny idé genomför den bara. Så kan du ta dig an nya utmaningar. 8. Ta med 100 procent av dig själv till jobbet. Livet är för kort för att bara arbeta för lönen. Älska det du gör och var dig själv på jobbet. på och hela tiden komma på nya idéer. Annars riskerar man att bli utdaterad. Var hittar man strömbrytaren? Med slå på menar Sahar att man ska vara helt och hållet sig själv på jobbet. Motsatsen är att vara på jobbet från åtta till fem på grund av lönen, för att det är det du alltid har gjort. Det dominerande synsättet det är så det alltid har varit tar död på innovationen. Att vara avslagen är alltså detsamma som att vara överflödig. Det är viktigt att hela tiden tänka: Hur kan vi göra det här på ett bättre sätt? Det är nog många chefer som känner igen sig i det här. Att de anställda inte brinner lika mycket för jobbet som de själva gör. Sahar menar att det är möjligt att hitta de anställdas strömbrytare. Det är viktigt att tillåta frihet, att alla kan vara sig själva på jobbet. Man måste acceptera folk för vad de är och tillåta dem att göra det de är bäst på. Så snart de får den här friheten kommer de att slå på. I större företag är det viktigt att behandla varje avdelning som ett eget litet företag, under det stora företagets paraply, med mottot vi gör saker på vårt sätt och kan skapa våra egna regler. Det främjar innovationen, förklarar Sahar, och fortsätter: Det är också viktigt att man är medveten om sin egen strömbrytare. Många är också tveksamma till att slå på sig själv. Det kan vara att man har alienerats i en position som man inte trivs med. En position där man inte får göra det man tyckte bäst om med jobbet från början. Man måste försöka minnas varför man älskar sitt jobb och få kontakt med sig själv igen. Man blir inte inspirerande utan att vara påslagen. Älska det du gör Med utmärkelsen Pioneer to the Life of the Nation som delas ut av drottning Elizabeth II, kan man kalla Sahar Hashemi en framgångsrik kvinna. Själv har hon en egen definition på framgång. Jag definierar framgång som att älska det du gör. Ha din hobby som jobb det är framgång. Om du gör något du älskar blir du automatiskt bra på det. Om man lär sig att älska det man gör och blir samma person på jobbet som hemma, kommer framgången av sig själv.

11 Jag såg fördelarna direkt när vi erbjöds att sluta avtal. SNABBT, TRYGGT OCH BEKVÄMT FÖR STUDIEFÖRBUNDET VUXENSKOLAN Kostnadsvinster, leveranser dagen efter order och mer tid att ägna sig åt sin kärnverksamhet. Det, plus tryggheten i en enda kontaktperson, är vinsterna för Studieförbundet Vuxenskolans regioner och lokalkontor sedan de börjat nyttja Visma Advantages förmånliga avtal. Text: Gunilla Jonsson. Foto: istockphoto. Karin Blomstrand är ansvarig för inköpen i region Västra Götaland. Här är verksamheten knuten till de fyra stora samarbetsparterna Folkpartiet, Centern, LRF och SPF. På regional nivå består verksamheten av endagsutbildningar för våra stora samarbetspartners. Det är olika föreläsningsserier och kurser i sådant som förenings- och mötesteknik. Studieförbundet Vuxenskolan har genom sin redovisningscentral tecknat avtal med Visma Advantage. I praktiken är det regionerna och lokalavdelningarna som är Visma Advantages kunder och som själva väljer om de vill ansluta sig till avtalet. Vi har valt den inköpslösningen för att få mer tid till kärnverksamheten. Den stora vinsten för oss är att vi får allt på en enda månadsfaktura. Varje faktura som redovisningscentralen hanterar åt oss kostar pengar, så i det långa loppet blir det stora konkreta vinster. Kontorsmaterial stor post Telefonlösningar, frakter, kontorsmaterial och taxi är exempel på regionens inköp. Det är väldigt smidigt och enkelt. Beställer vi före klockan 12 har vi varorna dagen efter, en fördel med Visma Advantage. Vi har tillgång till hela deras utbud av färdigförhandlade rabatterade avtal. Antingen beställer vi via webbportalen eller ringer Visma så fixar de beställningen, säger Karin Blomstrand. Hon berättar att det har hänt att hon trott att hon beställt en vara men det visat sig att det var en förpackning med många fler exemplar än hon hade tänkt sig det är ändå bara ett tiotal personer anställda på regionen. Men vips kommer ett telefonsamtal från Visma Advantage: Ska du verkligen ha så många? Det fungerar väldigt bra. Otroligt snabba leveranser Lena Bark arbetar som verksamhetsutvecklare och inköpsansvarig i Trollhättan/Vänersborgs lokalavdelning där man tillhandahåller klassiska studiecirklar, i allt från språk till hantverk och nu också ett tvåårigt projekt där långtidsarbetslösa utbildas till länsombud och cirkelledare. Hon instämmer i Karin Blomstrands uppfattning om samarbetet med Visma. Jag har bara positivt att säga om det. Jag såg fördelarna direkt när vi erbjöds att sluta avtal. Bara färgkassetter till skrivarna! Om vi köper fem har vi en gratis. Och det är otroligt snabba leveranser. Hon uppskattar Vismas stöd och att ha en och samma person att vända sig till. Nyhetsbrev kommer direkt i datorn om olika rabatter och förmåner och allt blir billigare än hos den lokala grossisten. Jag är inte så datavan så jag brukar ringa, men nu har jag gjort en inköpslista i inköpsportalen på det vi brukar använda. Kundansvarig på Visma Advantage är Andreas Petersen. Alla regioner och lokalavdelningar är inte kunder än, men allt fler ser fördelarna och ansluter sig därefter. UTMANING Kostnadseffektivisering genom att hitta alternativa lösningar och effektivare hantering av organisationens inköp. LÖSNING Anslutning till Visma Advantage inköpstjänst, vilket ger full tillgång till Vismas omfattande utbud av färdigförhandlade, rabatterade avtal med leverantörer inom ett stort antal områden. RESULTAT Tids- och kostnadsbesparingar och endast en månadsfaktura samt snabbare leveranser. Tryggt och bekvämt med en och samma kontaktperson hos Visma. VISMAgazine 2/10 11

12 När världen kastade Text: Magnus Brøyn & Veronika Skagestad. Foto: Magnus Brøyn. Alla ska ut på nätet. Kapten Tommy Nyseter visar internetdatorerna på RCCLs kryssningsfartyg. Härifrån håller passagerarna kontakten med både vänner och jobb när de firar semester med kryssning. Internet har påverkat de flesta branscher under de senaste 15 åren. Detta är historien om hur internet fångade oss och samtidigt skapade en rad nya möjligheter för såväl företag som konsumenter. Vi är ständigt uppkopplade även till havs Sjökapten Tommy Nyseter på Royal Caribbean Cruise Lines (RCCL) ser varje dag hur nödvändigt nätet har blivit för oss både jobbmässigt och privat även om uppkopplingen kräver satellitförbindelse. Hos honom är några av de flitigaste nätsurfarna passagerarna från Norden, eftersom vi är de som oftast åker på kryssning. Kommer du ihåg hur din vardag såg ut innan internet? I dag är det närmast en självklarhet att alla använder sig av nätet hemma, på jobbet och under semestern för att upprätthålla sina kontakter och få sitt jobb gjort. Effektivt och bra. Nättidningar Den första nättidningen i Europa var brittiska The Weekend City Press Review, som egentligen bara var en sammanfattning av veckans nyheter. Den grundades redan I Norden började de första tidningarna att publiceras på nätet under 1995 och den första renodlade nättidningen var norska digi.no, som startade Nättidningarna blev snabbt väldigt populära och utmanar ständigt de stora papperstidningarna. Sjunkande läsartal och minskande intäkter gör att många traditionella medier blöder svårt ekonomiskt. Amerikanska Seattle Post-Intelligencer lade ner sin papperstidning under 2009 och driver numera endast nätbaserad verksamhet. Nätstudier NKI var först i Europa med att erbjuda elektronisk distansundervisning. De grundades ursprungligen i Sverige och har rötter tillbaka till Under flera decennier be- Först ut i Europa m Efter 25 år som direktör i norska Sparbanken Hedmark gick Harry Konterud nyligen i pension. I Norge var han var med och utvecklade telefonbanken år 1994 och lanserade, som första europeiska bank, internetbanken år Vi har egna systemtekniker ombord som tar sig an nätuppkopplingen. Om uppkopplingen går ner får vi omedelbart veta det inte minst från passagerarna som förväntar sig ständig uppkoppling även när de är på kryssning, säger norske Tommy Nyseter vid RCCL. I sitt jobb som sjökapten använder sig Tommy Nyseter av nätet på flera olika sätt varje dag, bland annat genom att ladda ner väderleksrapporter och hålla kontakt med hamnmyndigheter. All sådan kommunikation sker nu med e-post eller via internet. Det är väldigt effektivt och det fungerar mycket bra. Har vi till exempel frågor till hamnmyndigheterna innan vi anländer tar vi dem via e-post. Det gör som regel att vi får snabba och precisa svar. Dessutom lägger både kaptenen och passagerarna en del av tiden ombord på sociala medier. Vi ser att sociala medier är väldigt populära och allt fler av dem som åker på kryssning använder sig av möjligheten att hålla sig uppdaterade och att jobba lite via nätet när det ges tillfälle. Tack vare den ständiga tillgången till såväl mobil- som datanätverk är det i dag inga problem att hålla kontakten under semestern, varken privat eller jobbmässigt. RCCL är världens näst största kryssningsrederi och är börsnoterat i Oslo och New York. Rederiet är kanske mest känt för sina innovativa lanseringar av ständigt större kryssningsfartyg. Senaste året blev man färdiga med Oasis of the Seas vid varvet i finska Åbo, där rederiet fått tillverkat alla sina fartyg under de senaste åren. Det senaste skeppet har haft fler än passagerare ombord samtidigt och är världens största kryssningsfartyg. Året innan hade jag varit på studieresa i USA. Där var man igång med liknande projekt och det verkade vara framtiden. Vi hade redan varit först ut med bank på telefon, det vill säga telefonbaserade tjänster, och insåg att internetbank bara var en vidareutveckling av samma sorts tjänster. Vi drog igång ett projekt och fyra månader senare lanserade vi Europas första internetbank. Hård konkurrens Harry Konterud hade fått reda på att en annan norsk bank också hade planer på att gå ut först i Europa med internetbank. Men Sparbanken Hedmark kom först och den 30:e november 1996 blev norske Gotmar Rustad Europas förste internetbankkund. För oss var det viktigt att vara först, och när vi fick indikationer på att flera andra jobbade med att utveckla sina internettjänster, var vi tvungna att köra på. När man tänker på hur lång tid ett IT-projekt kan ta i dag, var det naturligtvis helt vansinnigt att vi gjorde det på bara fyra månader, berättar Harry Konterud. Säkerhetsmässiga tvivel Lanseringen av internetbanken var inte problemfri. Många menade på den tiden att säkerheten var för dålig. Även internt i banken fanns det de som tvivlade. Säkerheten tog vi väldigt allvarligt på och använde oss därför av den främsta expertisen för att försäkra oss om att det var tryggt. Den tidens bästa krypteringsalgoritm som även användes av det amerikanska förvaret gjorde emellertid både oss och skeptikerna lugna. Även om detta var 12 VISMAgazine 2/10

13 sig ut på nätvågen drevs distansundervisningen via brev, genom så kallad brevskola, en studieform som ända fram till och 1980-talen betraktades som ny av många. Hösten 1987 upprättades den första elektroniska studiekursen och det blev starten på en utveckling som ledde till att flera olika nätstudier introducerades. I dag erbjuder flera högskolor nätbaserad undervisning som komplement till det traditionella utbudet, med nätet som en integrerad del av studie- och lärandeupplevelsen. Näthandel Alltfler handlar kläder, hemelektronik och andra konsumtionsvaror på nätet. Även om många trodde att det skulle bli populärt redan i slutet på 1990-talet, tog näthandeln inte riktigt fart förrän för bara några år sedan. Nu arbetar många företag ed bank på nätet nytt och okänt för många har tiden visat att vi aldrig utsatte oss för någon risk. Vid lanseringen av internettjänsterna blev banken känd för att vara tidigt ute med tekniska lösningar. Harry Konterud är stolt över bankens förmåga att vara innovativ och menar att det delvis bidrog till tillväxten. uteslutande via nätet, vilket ger enklare produkt- och prisjämförelser med mer konkurrensmässiga priser. Nätresor Rese- och flygbranschen har också förändrats drastiskt med internet. De flesta flygbolag erbjuder sedan länge bokning och betalning via nätet och får en snabbare och mindre resurskrävande kundhantering. Och under de senaste åren har verksamheten via nätet skjutit rejäl fart för i stort sett samtliga flygbolag, med möjligheter som incheckning, platsreservation och realtidsinformation via laptop, mobil eller ipad. I Norden har den tekniska utvecklingen inom luftfarten visat vägen för de flesta andra länder i världen. Foto: Sparbanken Hedmark. Det är klart att det faktum att vi var först i Europa hjälpte till att framhålla oss som en modern och innovativ bank, vilket naturligtvis bidrog till vårt goda rykte. För att kunna växa är det viktigt att tänka nytt. Ska man hänga med i utvecklingen i dag måste man använda sig av den teknik som finns. Även om man upplever den som okänd. Vi missade internettåget Trots stora framgångar och många lyckade strategiska val, erkänner sir Richard Branson att Virginimperiet missade internetvågen. I en exklusiv intervju för Vismagazine menar den världsberömde entreprenören att Virgin aldrig utnyttjade nätpotentialen tillräckligt bra. Vi missade internettåget. Det har helt klart försvårat en del av våra affärsmöjligheter, erkänner en rättfram Branson på frågan om hur Virgin utnyttjat internetvågen i slutet på 1990-talet och fram till i dag. Virgins omfattande verksamhet inom bland annat luftfart, rymdfart, mobiltelefoni och musik omspänner flera affärsområden som har förändrats med nätets utveckling under det senaste decenniet. Det mest uppenbara är kanske musikindustrin, med skivbolaget Virgin Records. Det är nämligen en bransch som sir Richard Branson lämnade då han 2007 sålde sitt eget skivbolag för att i stället satsa på flygbolaget Virgin Atlantic. Konkurrensen från nätet med laglig och olaglig nedladdning av musik hade gjort det allt svårare att tjäna pengar på det som entreprenören har haft stor framgång med ända sedan hippietiden. Framgångsfaktorn är människorna Även om Virgin missade internetvågen har koncernen fortsatt att växa stort med sina framgångar. Det visar att det fortfarande går att lyckas med traditionell affärsverksamhet, så länge förutsättningarna är de rätta och varumärket är tillräckligt känt. Virgin-koncernen äger mer än 300 varumärken och den adlige grundaren är en av världens rikaste personer. Men sir Richard Branson är ödmjuk. Även om han inte hyser några tvivel om vad framgången beror på. Människorna, människorna, människorna! Jag tror verkligen att man kan uppnå vad som helst, så länge man har anställda som är motiverade. Hade det inte varit för att vi har så otroligt många duktiga medarbetare hade vi aldrig haft en sådan framgång. Alla kan äga ett flygplan det är människorna som jobbar i flygplanet som gör skillnaden. Som tydlig ledare med en klar vision och ett synligt välgörenhetsengagemang har sir Richard Branson lyckats. Det är troligen även fortsättningsvis ett bra recept på framgång. Med eller utan tydlig nätprofil. VISMAgazine 2/10 13

14 Lägre kostnader, STÖRRE professionalism Outsourcing handlar inte om att utlokalisera räkenskaper och löner för att slippa tänka på det. Tätt samarbete är nyckeln till framgång och det kräver lika mycket arbete och uppmärksamhet, men du kan få högre professionell nivå och hämta ut större effektivitetsvinster. Kort sagt: minska kostnaderna och få kompetens på köpet. Så sammanfattar i alla fall en hotelldirektör och en koncernchef i en av Nordens ledande hotellkedjor saken. Text: Henning Karlsen/Peter Carlsson. Foto: Henrik Øistad & Choice Hotels. Katri Inkerø är hotelldirektör på Clarion Collection Hotel Folketeatret i Oslo, ett nytt Choicehotell inrymt i den gamla operans kontorslokaler. Själv är hon långt från ny med sina 20 år i branschen. Hon vet vad som krävs för att driva ett hotell effektivt och lönsamt. Och det är inte lite, om vi ska tro hennes beskrivning av hur en typisk arbetsdag för en hotelldirektör ser ut. Hektisk vardag Som ansvarig för den dagliga driften av hotellet gör jag kort sagt allt möjligt. Jag analyserar hur gårdagen gick och skickar samtidigt ut prognoser för framtida beläggning. Dessutom ser jag till att gästerna tas emot på ett bra sätt och att de har det bra när de reser. Det är viktigt att kunna hantera stress och man måste gilla att ha många bollar i luften samtidigt, berättar Katri Inkerø. Går som på räls I en sådan hektisk vardag är det viktigt att allt går på räls. Därför värdesätter hotelldirektören att Visma hanterar räkenskaperna och löneadministrationen. De dagliga ekonomirutinerna fungerar väldigt bra. Jag har god kontakt med Visma, och en öppen och konstruktiv dialog. Vi skickar kontinuerligt fakturor till Visma och så har vi avstämningsmöte en gång i månaden. Lönelistorna skickas också till Visma och de ansvarar för löneutbetalning och rapportering till myndigheterna. Resultatet är att jag alltid är uppdaterad, och att vi slipper göra registreringen själva, säger hotelldirektör Katri Inkerø. Hjälper andra att bli bättre Fullt fokus både på hotell och på översikt har också Svein Arild Mevold. Han är koncernchef inom Choice Hotels och ansvarar för 42 hotell med namnet Clarion Collection. Han ser det som sin viktigaste uppgift att hjälpa direktörerna att driva hotellen så effektivt och lönsamt som möjligt. Alla får tät uppföljning. Det innebär att han ständigt är på resande fot. Idag ska jag träffa ledningsgruppen på ett av hotellen, och det är sälj- och marknadsarbete som står på agendan. Det är mitt jobb att hjälpa hotellen att bli bättre, och se till att de får rätt strategier. Vi tittar också på intäktsstyrning och ekonomistyrning, säger Mevold. Vi måste ha en stabil ekonomifunktion som fungerar. Ont om tid I min vardag är effektivitet allt. Tiden är min knappaste resurs. Därför anställer jag mogna och självständiga direktörer som är uppgiften vuxna, och tar ansvar istället för att få det tilldelat sig. Vi är också beroende av bra verktyg för att kunna fatta snabba strategiska beslut. Om man kokar ner det är kombinationen av människor och teknik en essentiell framgångsfaktor för det vi håller på med. Den insikten låg också till grund för beslutet att lägga ut bokföring och löner på en extern leverantör. Tillgång på mänsklig spetskompetens och automatiserad teknik är det främsta skälet till att Mevold valde Visma. Sätter standarden Vi ville se hur en extern leverantör skulle kunna öka kvaliteten på räkenskaperna. För när det kommer till siffror, är det viktigt att de ger samma förutsättningar för att kunna ge ris och ros. Jag måste kunna jämföra det ena hotellet med 14 VISMAgazine 2/10

15 Svein Arild Mevold, koncernchef för Choice Hotels. Katri Inkerø är hotelldirektör på Clarion Collection Hotel Folketeatret i Oslo. det andra, så att vi kan styra, lära och utveckla. Visma har standardiserat och centraliserat outsourcingen, och levererar avtalade räkenskapsrapporter till oss här på Choice. Vi koncentrerar oss på att effektivisera och strömlinjeforma ekonomirutinerna. Vi måste ha en stabil ekonomifunktion som fungerar. Tidigare hade vi inte mer än en ekonomiansvarig på varje hotell, och naturligtvis blev vi mycket sårbara. Nu när vi har en trygg leverantör att förlita oss på, är vi inte sårbara på samma sätt. Fackkompetens är allt När Mevold pratar om kvalitet är fackkunskap och branschkompetens viktiga ledord, förutom standardisering. Alla branscher har sina särdrag, och vi försöker alltid arbeta med människor med insikt i vår bransch. Kan du för lite Rätt kombination av människor och teknik är en essentiell framgångsfaktor. om hotell har du få förutsättningar att kvalitetssäkra en balans, eller hitta logiska fel eller brister i siffrorna. Ta ett exempel som varukostnad. I en del branscher är den 5 procent medan den i andra kan vara upp till 50 procent. Att skapa ett bra hotellteam har alltså varit en central del i samarbetet med Visma, sammanfattar koncernchef Svein Arild Mevold på Choice Hotels. Outsourcing lönar sig Har du någon gång räknat på vad din verksamhet kan spara på att lägga ut räkenskaps- och lönearbetet? Nu kan du räkna ut det med hjälp av Vismas Outsourcingkalkylator på outsourcing! Vismas outsourcingkoncept går att anpassa till kundens verksamhet. Konceptet omfattar tjänster som täcker allt från effektiv kund- och leverantörsreskontra till avancerade årsbokslut och koncernredovisning. Allt ramas in av portalen MyVisma, där system, rapportering och styrande dokument görs tillgängliga. Titta in på hemsidan och lämna din intresseanmälan. VISMAgazine 2/10 15

16 FÖRUTSE DIN VINST MED EN SYSTEMATISK SÄLJPROCESS OCH NÄTBASERAD RAPPORTERING De flesta företag har full koll på omsättningen för fjolåret och förra månaden, men inte många vet vad de kommer att tjäna i framtiden. Hur gör du de framtida intäkterna förutsägbara och synliga för hela verksamheten? Text: Elisabeth Løvseth/Peter Carlsson Foto: Henrik Øistad Nätbaserad rapportering av information från kunduppföljningssystemet ger din verksamhet bättre kontroll över framtida intäkter, menar Vismas Stian Estil. Om vi tittar på tradition och praxis hos många företag kan det verka som att beslutsfattarna är mer intresserade av gårdagens kostnader och resultat än av morgondagens vinstunderlag. Generellt riktas mycket större uppmärksamhet mot räkenskapssiffror än mot rapporter och analyser som rör marknaden, försäljningen och kundstatus. Men jag tror snarare att det beror på att det saknas processer och verktyg än på bristande intresse från ledningens sida, säger Stian Estil, produktchef i ett av Vismas programvaruföretag. CRM är också ett måste Produktchefen menar att information och data som rör marknaden och försäljningen också bör ses som ekonomiska nyckeltal. I motsats till räkenskapssiffrorna, som visar historiska fakta, kan kunddata visa framtida och potentiell utveckling och tendenser. En viktig förutsättning för att kunna ha kontroll på de framtida intäkterna är ett gemensamt system för kunduppföljning. Och att införa ett sådant system behöver inte innebära något nytt och besvärligt. Det betyder tvärtom att man kan fortsätta som förut, bortsett från att alla i verksamheten nu gör det inom samma ramverk. Systemet utgör en gemensam plattform. Information som tidigare låg utspridd i olika program, skåp, pärmar och i de anställdas huvuden, ligger nu samlad på ett ställe, säger Stian Estil. Bättre kvalitet på försäljningsprognoserna Förutom att systematisera och ta vara på dialogen med befintliga kunder ska ett kunduppföljningssystem stötta med rutiner för prospektering och potentiell försäljning. För att kunna följa med systematiskt och rapportera måste man åtminstone registrera sannolikheten för köp, förväntat säljdatum och förväntat värde på de potentiella försäljningarna. Dessutom uppmuntrar Stian Estil oss att använda mer avancerade funktioner i CRMsystemet. Som att definiera en strukturerad säljprocess som passar de produkter eller tjänster man säljer. Denna definierade process kan Med en nätbaserad rapporteringslösning kan ledningen få tillgång till rapporter från säljsystemet i samma gränssnitt som de får ekonomirapporterna. bidra till att göra det lättare för alla säljare att följa företagets metod, bland annat genom att ställa upp mål för vilken information som ska hämtas in från kunden. En erfaren säljare vill säkert kunna leverera goda säljprognoser baserade på magkänsla och rutin. Men med en etablerad gemensam process och ett gemensamt system kan företaget bygga budgetar och prognoser på objektiv dokumentation och statistik snarare än på subjektiva bedömningar. 16 VISMAgazine 2/10

17 Flexibla rapporter och bättre tillgänglighet Den marknadskunskap och bedömningsgrund som säljavdelningen uppnår genom systematisk användning av CRM får ännu större totalvärde om den görs tillgänglig för flera relevanta delar av verksamheten. I synnerhet företagsledningen bör ha tillgång till rapporter och prognoser som rör försäljning. I många organisationer fungerar detta bra, men det är också många som saknar rutiner och processer för att kunna rapportera för framtida intäkter på ett effektivt sätt. Med en nätbaserad rapporteringslösning kan ledningen få tillgång till rapporter från säljsystemet i samma gränssnitt som de får ekonomirapporterna, förklarar Stian Estil. Mer konkret tänker han då på Visma Reporting & Analysis, som lanseras i ny version i höst. De flesta verksamhetstyper, oavsett om det rör sig om ekonomi-, försäljnings- eller andra system har inbyggda rapporteringsfunktioner. Men tillgängligheten här är ofta förbehållen dem som känner till programmet mycket väl och som använder det ofta. Med Visma Reporting & Analysis kan vem som helst hämta en rapport. Och då menar jag vem som helst, både i förhållande till att detta är en nätbaserad lösning som är tillgänglig oberoende av dator, plats och tid, men också i förhållande till att användargränssnittet och funktionaliteten är så logiska och lätta att förstå. Tvärsystematiska sammanställningar Men en av de allra största fördelarna är att Visma Reporting & Analysis gör det möjligt att rapportera tvärsystematiskt. Stian Estil ger ett exempel: Om du vill kan du skapa en rapport där du sammanställer gamla data från ekonomisystemet med uppskattningar för de framtida intäkterna som finns registrerade i CRM-systemet. Och om din verksamhet använder tjänster för automatisk inhämtning av kreditcheckar på kunder kan du få med detta i rapporten också. Och detta har definitivt med beräkning av framtida intäkter att göra, för vem vill inte veta vilka av casen på prospekt-listan som sannolikt betalar sig, frågar Stian Estil retoriskt. I den nya versionen av Visma Reporting & Analysis har det blivit lättare att utforma egna rapporter och dessutom har analysfunktionen utvidgats. Det jobbas löpande med att utvidga analysmöjligheterna och göra det möjligt att definiera vilka enskilda parametrar eller värden från vilka system som man vill jämföra med varandra. Det ska helt enkelt bli enklare för fler att sätta saker i sammanhang för att kunna vara förutseende. VISMAgazine 2/10 17

18 EU-regler, en skanner och internet Visma satsar stort på produkter och tjänster som förenklar inköps- och anbudsprocesserna för köpare och säljare. Och med uppköpet av företaget Opic har utbudet av effektiva nätbaserade inköps- och anbudslösningar blivit ännu större. På få år har Opic blivit en av Sveriges största aktörer inom konkurrensutsättning. Bland annat tack vare en förutseende och offensiv användning av internet. Text och foto: Thor Balkhed. Vi har skapat en infrastruktur för stat, kommun och landsting att komma i kontakt med leverantörer, och öppnat den offentliga marknaden för fler företag, konstaterar Daniel de Sousa, vd på Visma Opic AB. Redan år 2000 började företaget att digitalisera upphandlarnas förfrågningsunderlag och förmedla rätt affärer till potentiella anbudsgivare via ett webbaserat verktyg. Vi sätter också hela vår säljkår i rörelse tack vare engagerad och genomtänkt marknadsföring på internet och Google, säger Daniel de Sousa. På kan företag till exempel testa bevakningstjänsten utan kostnad i 14 dagar. Detta enkla budskap på webben lockar 800 provkunder per månad. Daniel de Sousa, Visma Opic, distribuerar affärsmöjligheter i offentlig sektor för 500 miljarder SEK, i realtid, dygnet runt. SÅ FICK DE SNURR PÅ AFFÄREN Fler och bättre affärsmöjligheter på ett enklare och snabbare sätt, för leverantörer och upphandlare inom stat, kommun och landsting. Så beskrev nystartade Opic sitt uppdrag för tio år sedan och det stämmer lika bra på dagens Visma Opic. I mitten av 1990-talet kom lagen om offentlig upphandling (LOU) för myndigheternas inköp. Tidigare räckte det att gå till närmaste affär eller lyfta luren. Nu krävde EU fri rörlighet av varor och tjänster och att potentiella anbudsgivare behandlades lika. Konkurrens skulle ge mer för skattepengarna. LOU infördes gradvis eftersom den ställde stora krav både på ändrad inställning hos Den gamla skannern är nu pensionerad. upphandlarna och på systemutveckling. En grupp entreprenörer i Linköping såg potential i att distribuera informationen mellan köpare och säljare och hjälpa parterna med den krångliga juridiken. Med en telefon för att ringa upphandlare och be om förfrågningsunderlag och en skanner för att digitalisera dokumenten startade bygget av Sveriges största upphandlingsdatabas. Tack vare ett modernt insamlingssystem slipper idag tusentals företagare fråga om uppdrag hos 290 kommuner, 20 landsting/ regioner, alla statliga myndigheter och offentligägda bolag. Visma Opic tipsar helt enkelt om rätt affärer i valfri del av landet. Parallellt utvecklades också ett webbaserat annonseringsverktyg för upphandlarna. Det gör det smidigare för inköparen, som kan registrera sitt inköpsbehov direkt i databasen, och för Visma Opic som förvaltare av databasen. Verktyget heter TendSign, det snabbast växande stödet för svenska upphandlare. Mer om TendSign i kommande nummer av Vismagazine. 18 VISMAgazine 2/10

19 Opics Googletips Daniel de Sousa har haft stora framgångar med att annonsera ut Visma Opics tjänster på Google. Här är några av hans råd. Sökmotorannonsering är att möta kunden i köpögonblicket. Med Google Adwords beror placeringen av din annons på hur mycket du bjuder för att få den visad för dem som söker på ord och fraser som är relevanta för ditt erbjudande. Är annonseringen på webben affärskritisk bör du på sikt sköta den internt. Be en byrå om förslag eller testa själv i liten skala. Google skickar ofta ut rabattcheckar i uppbyggnadsfasen. Läs hjälptexterna noga, för du kan bara räkna med halvbra support via e-post från Irland. Mycket stora annonsörer erbjuds kontaktpersoner i Sverige. Det måste finnas något för dina kunder att göra på landningssidan, till exempel söka i en databas, ladda ner dokument, bli provkund eller beställa en broschyr. Få dem gärna att lämna sina kontaktuppgifter. När du väljer vilka sökord din annons ska synas vid ska du främst tänka på vad en presumtiv kund kan tänkas söka på. Glöm produktnamnet. Nya LOU ändrar villkoren för företag Den 15 juli 2010 justerade riksdagen lagen om offentlig upphandling på flera sätt: Nya rättsmedel. Konkurrenspräglad dialog. Elektronisk auktion. Möjlighet att inrätta inköpscentraler. Nya miljöhänsyn och sociala hänsyn. Ändringarna är de mest genomgripande sedan LOU (Lagen om offentlig upphandling SFS 2007:1091) och LUF (Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster SFS 2007:1092) infördes. Företagen får bland annat ett visst ansvar för att upphandlingen genomförts korrekt. Ingångna avtal kan komma att ogiltigförklaras. Visma Opic beskriver nya LOU på sin hemsida och utbildar anbudsgivare i hur lagen fungerar i praktiken. Opic skapar bevakningsprofiler för det företagen vill sälja. När upphandlare vill köpa får berörda företag mejl och kan studera kravspecifikationen i det webbaserade verktyget. Opics upphandlingsexperter besvarar löpande alla frågor. VISMAgazine 2/10 19

20 STÖRST PÅ ERP I NORDEN Enligt Gartner Group är Visma nu den största leverantören av ERP-lösningar i Norden. Efter flera år av tillväxt och ökande efterfrågan på företagets lösningar har Visma gått om alla andra på den nordiska ERPmarknaden. Text: Magnus Brøyn/Peter Carlsson. Foto: Henrik Øistad. Vi är mycket nöjda med och stolta över att nordiska företag väljer Visma som leverantör av ERP-lösningar. Efter tre år med 1,2 och 2,2 procentandelars tillväxt i Norden är Visma utan tvivel den största ERP-leverantören i Norden, med en marknadsandel på runt 20 procent. Vi har inte bara växt betydligt och vunnit stora marknadsandelar. Under samma period har även de flesta andra haft en plan eller fallande utveckling, vilket tydligt visar att Visma har blivit den partner som nordiska företag väljer när de vill ha bra ERP-lösningar, säger Bjørn Ingier, chef för Vismas programvarudivision. Växer snabbast i Norden Enligt uppgifterna från Gartner Group har Visma de tre senaste åren växt mest av alla de tre största ERP-leverantörerna i Norden. Samtidigt har den totala marknaden, bland annat på grund av finanskrisen, tappat i faktiskt värde. Bjørn Ingier, chef för Vismas programvarudivision. Vi upplever en mycket stark efterfrågan på Vismas lösningar, och det har bidragit till att Visma kunde leverera en ökning på hela 2,2 procentandelar i Norden bara i fjol mycket starkt med tanke på det ekonomiska läget, säger Bjørn Ingier. Sammantaget minskade marknadsandelarna bara i fjol för fyra av fem av de största nordiska konkurrenterna med mellan 0,3 och 1,7 procentandelar. Det var faktiskt bara en av Vismas främsta nordiska konkurrenter som lyckades växa. Satsar på framtiden En orsak till framgången är nog att nordiska företag, bland annat på grund av de tuffare ekonomiska tiderna de senaste åren, koncentrerar sig på framtidsorienterade lösningar som fungerar bra som bas i en nordisk företagsstruktur. Vi märker hela tiden att fler och fler vill ha helhetslösningar med nya funktioner, som kan levereras och implementeras på ett effektivt sätt, säger Bjørn Ingier och fortsätter: Vi kommer att fortsätta investera i framtidsinriktade programvarulösningar som passar de nordiska företagens behov. För oss är det avgörande att de olika lösningarna på ett effektivt sätt bidrar till att förbättra och effektivisera arbetsprocesserna i de enskilda företagen. Då är det också viktigt att lösningarna utvecklas baserat på nordiska behov och nordisk företagskultur. Samtidigt koncentrerar vi oss hela tiden på att ta fram bra lösningar med ny och förberedd funktionalitet, som passar modernt företagande. Vi är mycket nöjda med utvecklingen på den nordiska ERP-marknaden, där Visma står som klar vinnare. Det är en utveckling som vi ska jobba hårt på att följa även i fortsättningen. Fördel med flera lösningar Förutom en stark efterfrågan inom ERP, upplever Visma också att allt fler nordiska företag vill utnyttja bredden i företagets lösningar, inom bland annat ekonomi, CRM, HRM samt inköp och logistik. Med Vismas breda produkt- och tjänsteportfölj inom programvara, outsourcing av ekonomiprocesser, inköpslösningar, inkassotjänster och butiksdatalösningar finns stor potential att öka värdet genom att utnyttja kombinationslösningar. Samtidigt har vi sett en ökande efterfrågan på on demand-tjänster, eller Software as a Service (SaaS). Under det första halvåret lanserade vi också med framgång Vismas nätbaserade ekonomisystem, Visma Avendo aekonomi, i Sverige, och vi kommer att släppa flera banbrytande SaaS-lösningar under året, säger Bjørn Ingier. Vi upplever en mycket stark efterfrågan på Vismas lösningar Satsar på nätlösningar Visma tog nyligen över Severa, som i flera år har utvecklat nätbaserade lösningar för bland annat CRM, projektstyrning, timregistrering och automatiserad fakturering. Severa utnämndes i fjol till det fjärde snabbast växande teknikföretaget i Finland. Företaget erbjuder sina produkter uteslutande som SaaS-lösningar, och uppköpet visar hur Visma kombinerar satsningen på framtidsinriktad teknik med investeringar i lokala lösningar. De nätbaserade lösningarna från Severa, i kombination med Vismas omfattande kunskap och erfarenhet av utveckling av ledande ERPlösningar, kommer att ge våra nordiska kunder betydande värde framöver. Vår strategi är att ge kunderna möjlighet att välja hur deras arbetsprocesser bäst kan stödjas, menar Bjørn Ingier. Höjd effektivitet med Visma Vismas överordnade målsättning är att leverera lösningar som bidrar till att öka effektiviteten och stärka konkurrenskraften i nordiska företag. Det lönar sig att investera i ny och framtidsinriktad teknik. För oss är det viktigt att utveckla ERP-lösningar som passar de reella behoven på lokal och nationell nivå. Vi har en begränsad tro på att kopiera utländska lösningar, eftersom det ofta begränsar funktionaliteten och möjligheterna för en integration som tar sikte på helheten, och därmed inte täcker lokala behov och förhållanden i tillräcklig grad. För svenska och nordiska företag är det avgörande att kunna utnyttja de effektivitetsvinster som bra ERP-lösningar ger, och då är det viktigt att lösningarna är anpassade efter lokala förutsättningar, påpekar Bjørn Ingier på Visma. För att lösningarna ska kunna ge de enskilda företagen så mycket värde som möjligt, lägger Visma vikt vid att förstå arbetsprocesserna som måste stöttas, och vid att se helheten från kundens position.