Budget 2015 med plan Fastighetsnämnden

Transkript

1 Budget 2015 med plan Fastighetsnämnden Bilaga

2 Innehållsförteckning 1 Fastighetsnämnd Inledning Mål Ekonomi (budget) Förslag till budget Omprioriteringar för att nå nämndens mål Utmaningar inför framtiden Prestationer och nyckeltal Uppdrag Mål Ekonomi (budget)... 8 Budget 2015 med plan

3 1 Fastighetsnämnd 1.1 Inledning Fastighetschefen har ordet: "Kommande budgetperiod innebär fortsatta utmaningar och möjligheter för fastighetsavdelningen att fortsätta utveckla, underhålla och uppföra nya byggnader för kommunala ändamål. Dialogen med hyresgästerna ska bli ännu bättre med ett fokus på återkoppling och information. Fastighetsavdelningen har som mål att inför nästa upphandling av driftentreprenör för fastighetsdrift inrätta en driftcentral där teknisk dokumentation och utrustning i form av larm- och övervaknings system kan installeras och tillhandahållas. För att bibehålla en god leveransförmåga och ytterligare förbättra oss måste vi fortsätta att värna om våra medarbetare och erbjuda dem individuella utvecklingsmöjligheter. I rekryteringsprocessen måste arbetsgivaren ha förmågan att erbjuda marknadsmässiga individuella anställningsvillkor kopplat till förvaltningens uppdrag." 1.2 Mål Inriktningsmål Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskad energianvändning och ökad riskspridning mellan energikällor. Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. I Danderyd bedriver alla nämnder kostnadseffektiv verksamhet inom sina programområden. Varje nämnd kan redovisa sambandet mellan mål, uppnådda resultat, prestationer och resurser Danderyds kommun förvaltar och utvecklar anläggningar och byggnader så att önskad funktion vidmakthålls över tiden. Danderyd har en god utomhusmiljö. Danderyd har en god inomhusmiljö. Danderyd främjar en hållbar resursanvändning. Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster. Halvår Ambitioner kommande budgetperiod Fastighetsnämndens ambition är att ständigt arbeta målmedvetet mot en lägre och mer hållbar energianvändning. Att i samarbete med våra kunder planera för att möta deras behov. Öka uppföljning av våra driftentreprenader för att säkerställa att leverans sker enligt avtal. Det absoluta målet är att kunna följa upprättad underhållsplan långsiktigt. Att ständigt förbättra och vårda kommunens bebyggda fastighetsmark. Fortsatt satsning på förbättring av inomhusmiljö inom ramanslag. Fortsatt satsning på drifteffektivisering inom ramanslag. Att vid upphandling av varor och tjänster ställa miljökrav utifrån etablerade och tillämpliga system samt se till att dessa följs enligt avtal. Bedömningsskalan av i vilken grad målen har uppfyllts förändras från Under 2014 och tidigare finns följande tre nivåer av måluppfyllnad i kommunens målmodell: förväntad/budgeterad nivå uppnås ej (röd), förväntad/budgeterad nivå uppnås (gul), samt förväntad/budgeterad nivå överträffas (grön). Från och med 2015 gäller följande tre nivåer av måluppfyllnad med tillhörande färgskala: målet är uppfyllt (grön), målet är delvis uppfyllt (gul) samt målet är ej uppfyllt (röd). Budget 2015 med plan

4 1.3 Ekonomi (budget) Drift Bokslut Budget Budgetförslag KS Budgetförslag nämnd Verksamhet intäkter kostnader 235,7 236,4 243,8 243,8 246,2 248,7-263,2-269,3-276,6-256,6-269,3-271,9 Nettokostnader -27,5-32,9-32,8-12,8-23,1-23, Kommentarer till driftsbudget Ram för driftsbudget om 32,8 mnkr gällande år 2015 kommer att minskas till 12,8 mnkr, då medel om 20 mnkr för planerat underhåll ligger i investeringsbudgeten med anledning av införandet av så kallad komponentavskrivning. Planerat underhåll prioriteras enligt underhållsplanen. Prognos år 2016 och år 2017 är uppräknad i förhållande till budgetförslag för år 2015 enligt följande: Lön uppräknat med 2,5% Ökat 10 mnkr enligt plan för underhåll Övriga poster utöver lön uppräknade med 1% Investeringar Bokslut Budget Budgetförslag KS Budgetförslag nämnd Verksamhet intäkter kostnader Nettokostnader Förslag till budget 2015 Budgetförslaget har tagits fram utifrån de planeringsförutsättningar ramen tillåter och inte utifrån uppställda inriktnings- och resultatmål gällande det planerad underhållet. 1.5 Omprioriteringar för att nå nämndens mål Inga omprioriteringar föreslås. 1.6 Utmaningar inför framtiden En stor utmaning kommer att vara att i förväg utveckla kommunens markreserver, för att möta kommande lokalförsörjningsbehov. Behovet av bostäder för äldre och vårdboenden förväntas öka. Det åldrande fastighetsbeståndet kräver ytterligare insatser vad gäller reinvesteringar, planerat underhåll samt åtgärder i form av reparationer. Myndighetskraven har successivt ökat under de Budget 2015 med plan

5 senaste åren (exempel enkelt avhjälpta hinder, energideklarationer, krav från miljö- och hälsa, nya hissdirektiv med mera), och fastighetsavdelningen räknar med fortsatt arbete med att åtgärda ställda krav. I takt med att utvecklingen öppnar för en större transparens i verksamheterna måste vi se till att möta detta med gemensamma arbetssätt, riktlinjer och stödsystem. Detta ger oss möjlighet till att både bibehålla och öka vår kompetens. Att säkra vårt arbetssätt ger oss en stabil grund i det dagliga arbetet och i vår rapportering till omvärlden. Den stora utmaningen är att kunna erbjuda en arbetsplats där utveckling av såväl den enskilde medarbetaren som verksamheten, är i centrum. Att utveckla integrerade systemstöd så att god kvalitet säkerställs och att fastighetsförvaltningen utvecklas på ett för kommunen effektivt och ekonomiskt sätt. 1.7 Prestationer och nyckeltal Fastighetsavdelningen samverkar med andra kommuner genom att såväl erbjuda studiebesök inom den egna kommunen och genom att delta i kommungemensamma forum. Genom medlemskap i Föreningen Kommunala Fastighetsförvaltare i Stockholms län sker också ett kontinuerligt erfarenhetsutbyte. Nyckeltal och mål för dessa presenteras i samband med resultatmålen. 1.8 Uppdrag Uppdrag Beskrivning Status: Åtgärd Senaste kommentar Planförutsättningar och direktiv för budget 2015 och plan Respektive nämnd ska i budgeten redovisa relevanta nyckeltal och kostnadsjämförelser med jämförbara kommuner. Pågående Ett urval av prestationer och nyckeltal redovisas i bokslut med siffror jämförbara med andra kommuner i form av mätbara resultatmål och redovisas således i samband med dessa mål. Planförutsättningar och direktiv för budget 2015 och plan Nämnderna ska i förslag till verksamhetsplan för 2015 och 2016 ange vilka större upphandlingar som planeras eller är tänkbara under perioden. Pågående Större investeringsprojekt omnämns i text och planeras in i investeringsbudget. Uppdatera den översiktliga, långsiktiga plan för att tillgodose lokalbehovet KS 2013/0019 Fastighetsnämnden, som lokalförsörjningsansvarig för all kommunal verksamhet, skall i samarbete med barnoch utbildningsnämnden och socialnämnden, uppdatera den översiktliga, långsiktiga plan som är framtagen för att tillgodose lokalbehovet för olika verksamheter. Ej påbörjad Pågår i samråd med BUN, Soc och UKK. Pågår Kapacitetsberäkning pågår. Budget 2015 med plan

6 1.9 Mål Inriktningsmål: Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskad energianvändning och ökad riskspridning mellan energikällor Minska totala graddagsjusterade energianvändningen. Minska totala graddagsjusterade energianvändningen årligen. 5,6% 3% 3% 3% 3% Över tid avveckla fossilbränsleanläggningar och konvertera dem till miljövänligare alternativ. Antal anläggningar Uppgradering/utbyte av styrsystem för värme, vatten och ventilation. Antal objekt Vid nyproduktion och större ombyggnationer skall ambitionen vara att bygga "nära nollenergibyggnad". Tillämpligt Ja Ja Ja Ja Ja Skapa möjligheter till källsortering i kommunens verksamheter. Antal objekt Budget 2015 med plan

7 Inriktningsmål: Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter Nöjdkundindex (NKI). NKI Utfall 2014: 61 Inriktningsmål: Danderyds kommun förvaltar och utvecklar anläggningar och byggnader så att önskad funktion vidmakthålls över tiden Införande av elektroniska passagesystem Antal anläggningar I alla investeringsprojekt skall ambitionen vara att pröva möjligheten till flexibla lösningar som kan anpassas till framtida ändrad verksamhet. Inriktningsmål: Danderyd har en god inomhusmiljö Framtagning av drift- och skötselinstruktioner för hyresgästens skötsel av lokaler exempelvis städning och byte av ljuskällor, så kallade hyresgästpärm. Antal Inriktningsmål: Danderyd främjar en hållbar resursanvändning I alla investeringsprojekt skall ambitionen vara att pröva möjligheten till flexibla lösningar som kan anpassas till framtida ändrad verksamhet. Prövad Ja Ja Ja Ja Ja Budget 2015 med plan

8 Inriktningsmål: Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster Vid upphandling skall miljö- och energieffektivitetskrav ställas där det är tillämpligt. Tillämplighet prövas Ja Ja Ja Vid underhåll av våra fastigheter samt om- och tillbyggnad väljer vi i möjligaste mån varor godkända i tredjeparts miljödatabas. Användande av miljödatabas Ja Ja Ja 1.10 Ekonomi (budget) Drift Bokslut Budget Budgetförslag KS Budgetförslag nämnd Verksamhet intäkter kostnader 235,7 236,4 243,8 243,8 246,2 248,7-263,2-269,3-276,6-256, ,9 Nettokostnader -27,5-32,9-32,8-12,8-23,1-23,2 (belopp i tkr) Utfall 2013 Budget 2014 Bugetförslag 2015 INTÄKTER Interna hyror Externa hyror SUMMA INTÄKTER DRIFTKOSTNA DER Tillsyn och skötsel Driftmedia Underhåll Externa hyror, försäkringar Summa Budget 2015 med plan

9 (belopp i tkr) Utfall 2013 Budget 2014 Bugetförslag 2015 ADMINISTRATI VA KOSTANDER Löner inkl. personalkostna der Utfördelning projektledartid Konsulter/utred ningar Övriga administrativa kostnader Summa AVSKRIVNING AR NEDSKRIVNIN GAR Rev AT Summa KAPITALTJÄN STKOSTNADE R Summa SUMMA KOSTNADER RESULTAT Kommentarer till driftsbudget Intäkter De interna hyrorna budgeteras till 162 mnkr och utgör 66 procent av fastighetsavdelningens intäkter. De interna hyresintäkterna ökar år 2015, vilket beror på delvis färdigställande av Fribergaskolan etapp 3-6. Det föreligger ett behov av att höja den generella hyresnivån för lokalgruppen förskole- och grundskolefastigheter. Den nyproduktion som har genomförts och kommande planering gällande förskolefastigheter avser öka fastighetsverksamhetens kapitalkostnader, samtidigt som internhyresmodellen begränsar möjligheten att ta ut en hyra som täcker investeringskostnaden. En budget i balans för Fastighetsnämnden kräver att modell för hyresdebitering förändras. Kommunledningskontoret har i uppdrag att se över kommunens hyresmodell och frågeställningarna gällande tomställning av lokaler/delar av lokaler. Resultatet av översynen planeras införas år Externa hyror för bostäder, lokaler, markhyror och arrenden med mera beräknas uppgå till 81,8 mnkr. Kostnader Medel om 20 mnkr för planerat underhåll ligger i investeringsbudgeten, med anledning av Budget 2015 med plan

10 införandet av så kallad komponenetavskrivning, i förhållande till RAM. Drift Mediaförsörjningen omfattar kostnader för olja, fjärrvärme, el och vatten. För år 2015 beräknas den totala kostnaden bli 32,3 mnkr samma nivå som för år 2014, vilket motsvarar 12,5 procent av budget. Under den senaste 5-årsperioden har energianvändningen minskat med i genomsnitt 4 procent per år. Fastighetsskötsel omfattar tillsyn och skötsel av mark, byggnad, installationer, reparationer och sophämtning. För tillsyn och skötsel samt reparationer finns för närvarande två driftentreprenörer upphandlade, YIT AB för fastighetsskötsel (byggnader), ny upphandling av driftentreprenad kan ske år 2015 om man inte väljer att förlänga innevarande avtal. Eko-Miljö & Mark i Stockholm AB är upphandlade gällande markskötsel. Den fasta avtalsbundna kostnaden samt tillkommande löpande kostnader för tillsyn och skötsel, reparationer, försäkringsskador och skadegörelse beräknas uppgå totalt till 72,8 mnkr motsvarande budget för år 2014 var 51,1 mnkr. Ökningen om cirka 20 mnkr förklaras av förändrad kontering med anledning av införandet av så kallad komponentavskrivning. Vinterkostnaderna, innehållande bland annat snöskottning och sandning, har budgeterats till 6,2 mnkr enligt direktiv. Verkligt utfall skall ej påverka budgeten utan hanteras som ett eventuellt överskridande. Externa hyror (inhyrda lokaler/bostäder/paviljonger) beräknas uppgå till 39,9 mnkr. I de flesta kontrakt sker indexreglering av hyran med konsumentprisindex. Underhåll Planerat underhåll är åtgärder som är planerat till tid, art och omfattning och syftar till att återställa en funktion. Planerat underhåll omfattar aktiviteter för underhåll av mark, byggnad både utvändigt och invändigt samt installationer. Kommunens mål är att förvalta och utveckla anläggningar och byggnader så att önskad funktion vidmakthålls och att underhållsskulden inte ökar. Med denna målsättning och med ett antagande av att normalvärde bör budgeteras för planerat underhåll gällande kommunens fastigheter, konstateras att budgeten för planerat underhåll år 2015 om 30 mnkr (10 mnkr i driftsbudget och 20 mnkr i investeringsbudget) motsvarar cirka 166 kronor per kvadratmeter, vilket sakta närmar sig normalvärdet om cirka 173 kronor per kvadratmeter, som bygger på relevanta nyckeltal hämtat ur REPAB Fakta's nyckeltalsdata 2013 (branschfakta). Upprättad underhållsplan visar på ett underhållsbehov motsvarande cirka 50 miljoner år 2015 vilket pekar på en medelsbrist om 20 mnkr år 2015 mot budget. För att inte överskrida 2015-års budgetram, föreslås en höjning av underhållsbudgeten för planerat underhåll från 30 mnkr år till 40 mnkr (exklusive särskilda satsningar i projekt) för åren 2016 och 2017, för att ytterligare komma ikapp det eftersatta underhållet och bibehålla funktioner, det motsvara ca 222 kr/kvm. (10 mnkr motsvarar 55 kr/kvm). Systematiskt brandskyddsarbete I budget 2015 har en särskild satsning på det så kallade systematiska brandskyddsarbetet gjorts, personalbudgeten har förstärkts med en tjänst (projektanställning) under två år för att stödja och lyfta fram skyddsarbetet hos våra hyresgäster. Kommunen gjorde en stor satsning under år 2006 och år 2007 för att starta upp arbetet en inventering utfördes av fastighetsavdelningen och ett ITbaserat stödsystem infördes (B4-fire). Man utbildade även berörd personal i samtliga förvaltningar. Med anledning av personalomsättning hos våra hyresgäster (verksamheterna) har fastighetsavdelningen erfarit att arbetet har avstannat eller kan förbättras hos många av kommunens verksamheter även på fastighetsavdelningen. Följande finns att läsa på Myndigheten för samhällskydd och beredskap (msb.se): Systematiskt brandskyddsarbetei SRVFS 2004:3 allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete står att det är skäligt att det för varje verksamhet bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete och att detta dokumenteras. Budget 2015 med plan

11 I Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) står, mot bakgrund av bestämmelserna i 2 kap 2 lag (2003:778) om skydd mot olyckor, att det är skäligt att det för varje verksamhet bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete och att detta dokumenteras. Dokumentationen av brandskyddet bör vara tillräcklig för att säkerställa underhåll och att skäliga brandskyddsåtgärder, både tekniska och organisatoriska, vidtas. Enligt det allmänna rådet bör det inom verksamheten finnas en brandskyddsansvarig med särskilt ansvar för brandskydd och dokumentation. Det är också lämpligt att ägare till byggnaden och den som bedriver verksamheten där reder ut vem som ansvarar för vilka delar i brandskyddet och gärna reglerar detta i någon form av avtal. Ett systematiskt brandskyddsarbete kan helt enkelt ses som ett sätt att ha ordning och reda i sitt brandskydd. Finns det redan någon annan form av lednings- eller kvalitetsledningssystem inom verksamheten kan det systematiska brandskyddsarbetet med fördel integreras i det. Ett systematiskt brandskydd bör alltså bedrivas för alla byggnader eller anläggningar, dock i varierande omfattning. Hemma i villan eller lägenheten kan det räcka med att ha någon form av släckutrustning, samt att ha brandvarnare uppsatta som man regelbundet kontrollerar och byter batterier i. Här behövs ingen dokumentation. Sedan växer det systematiska brandskyddsarbetet successivt beroende på en verksamhets eller en byggnads risker och så vidare. Exempelvis behöver kanske en förskola en enklare form av systematiskt brandskyddsarbete, med en mycket enkel form av dokumentation av relevanta delar i brandskyddet, medan en komplex industri förmodligen behöver ett mer avancerat systematiskt brandskyddsarbete och med en mer omfattande dokumentation för detta. Det är inte tillsynsmyndighetens behov eller krav som styr hur dokumentationen läggs upp, utan den är i första hand till för objekten själva och för att de ska ha ordning och reda i sitt system. Däremot kommer tillsynsmyndigheten vid en tillsyn troligen att gå igenom det systematiska brandskyddsarbetet och be att få se dokumentationen eller delar av den. Administration Administration omfattar löner för anställd personal, konsulter och övriga administrativa kostnader. Personalkostnaden för egen anställd personal som belastar driftbudget motsvarar 4 procent av fastighetsavdelningens totala kostnader. I posten övriga administrativa kostnader ingår kostnader för staben på tekniska kontoret, lokalvård, kontorsmaterial, telefoni, leasingbilar, köpta tjänster från kommunledningskontoret så som IT, ekonomi, personal, information, upphandling, hyra i Mörby centrum samt nämndkostnad. Kapitaltjänst Kapitalkostnaderna omfattar avskrivningar och ränta (internränta 3,2 procent). Kostnaden motsvarar 33 procent av budget och är i det korta perspektivet inte påverkbar i större omfattning Investeringar Bokslut Budget Budgetförslag KS Budgetförslag nämnd Verksamhet intäkter kostnader Nettokostnader Inga beslutade exploateringsinsatser för år 2015 finns gällande fastighetsnämnden. Budget 2015 med plan

12 Detaljer Namn Projekt tidigare år/investeringsram Ram, drifteffektivisering Ram, inomhusmiljö Ram, verksamhetsanpas sningar Ram, myndighetskrav Ramanslag FN Plan.underhåll investering Idrottshall Brageskolan Vårdboende Djursholms ridhus Kevingeskolan Fribergaskolan, etapp 3-6 LSS gruppboende Pensionärsbostäde r, Enebyberg Nya skolplatser Mörbyskolan förstudie Projekt Bokslut Budget Nu mm er Budgetförs lag KS Budgetförslag nämnd Nettokostnader Ram Myndighetskrav. Arbete med utbyte av kvicksilverarmaturer och förbättring av taksäkerhet kommer fortskrida år Andra idag okända myndighetskrav kan uppkomma Planerat underhåll investering. Detta har tidigare belastat driftbudget men med anledning av nya regler för komponentavskrivning överförs del av underhållsbudgeten till investeringsbudget Brageskolan, idrotthall. Detaljplanearbete pågår. Programarbete beräknas starta år Budget 2015 med plan

13 Vårdboende. Inget uppdrag har inkommit Djursholms ridhus. Etappvis byggproduktion under åren Jungfrun 2, Kevingeskolan. Upphandling och systemhandlingsprojektering sker år Byggstart planeras till år Mörbyberget 1, Fribergaskolan etapp 3-6. Projektstarten är förskjuten med anledning av försenad start av etapp 1-2. Detaljprojektering och produktion pågår. Beräknas färdigställt årsskiftet 2015/ LSS boende. Exploateringskontoret har uppdrag att anvisa lämplig tomt Plogen 11-13, Skrindan 1 och Tröskan 22. Byggstart planeras år Utvärdering av etapp 1 kommer att ske. Vid positivt utfall startar sannolikt fler etapper år Nya skolplatser. Eventuellt nya skolplatser i västra Danderyd Mörbyskolan. Förstudie startar hösten år Byggstart planeras till år Kommentar till investeringsbudget Investeringsbudget utgår från de, för förvaltningen idag kända behov fastlagda i förstudier och andra utredningar samt av fullmäktige fattade beslut. Hänsyn tas även till förändrade redovisningsprinciper gällande komponentavskrivning som påverkar och förändrar såväl drift- som investeringsbudget i förhållande till RAM-förslaget. Budget 2015 med plan