Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2014 Fastighetsnämnden

2 Innehållsförteckning 1 Fastighetsnämnd Inledning Periodens resultat Viktiga händelser i verksamheten Mål Utmaningar inför framtiden Uppdrag Övrigt Mål Ekonomi Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

3 1 Fastighetsnämnd 1.1 Inledning Årets ökade fokusering på en förbättrad dialog med hyresgäster, framförallt gällande återkoppling och information, har i NKI-undersökning (Nöjd Kund Index) 2014 visat på en mycket stor förbättring jämfört med undersökningen NKI hanterar aspekterna kundvård & personlig service, inflytande & lyhördhet samt skötsel & underhåll. Resultatet av NKI ligger i den övre kvartilen i jämförelse med 55 kommunala fastighetsförvaltare i landet. Vid revision inom Intern kontroll tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering, genomförd av PwC, har inga avvikelser noterats. Samverkan med andra kommuner är en viktig del i verksamheten. Genom Föreningen Kommunala Fastighetsförvaltare sker ett samarbete och kunskapsutbyte kring exempelvis komponentavskrivning, systemstöd och byggnadstekniska frågor. Studiebesök och den årliga konferensen är föreningens främsta forum för kunskapsutbyte. 1.2 Periodens resultat Driftredovisning (mnkr) Budget Bokslut Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Nettokostnader Den milda vintern har medfört lägre kostnader för driftmedia liksom minskat vinterunderhåll. Takskottning har utförts i mindre omfattning vilket medför färre takskador till följd av skottning. Kapitaltjänstkostnaden belastas med 2,5 mnkr för köp av Ginnungagap Investeringsredovisning (mnkr) Budget Bokslut Avvikelse Investeringar Nettokostnader Flertalet projekt löper över flera kalenderår och när projekten förskjuts i tid uppkommer avvikelser från budget. De större budgetavvikelserna avser tidsförskjutning av Fribergaskolan etapp 3-6, Djursholms ridhus och Kevingeskolan. Skolfastighetsprojektens karaktär har förändrats över tid och bedömningen är att internhyrorna för dessa fastigheter behöver justeras framöver. Bedömningen om en höjning från år 2012 kvarstår och styrks av att Kevingeskolan och Mörbyskolan kommer att kräva investeringsinsatser framöver. Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

4 1.4 Viktiga händelser i verksamheten Entreprenören för fastighetdrift har bytt namn från YIT AB till Caverion Sverige AB och avtalet med entreprenören är förlängt till Driftentreprenör Caverion har förstärkt organisationen för en effektivare drift av fastighetsbeståndet. Byggnader i fastighetsbeståndet har relationsritats och ytor är uppmätta och definierade i funktion. I projektet Fribergaskolan etapp 3-6 har en byggnad färdigställts och inflyttning skett. Produktion pågår och elever är evakuerade till paviljonger inom skolområdet. Elevverkets sophus har tagits i bruk och marksaneringen har färdigställts. Deletapp i Enebybergs pensionärsbostäder har färdigställts. Byggstart har ej skett av LSS-boende på Diskusen 2, beslut inväntas. Oljepannor på fyra objekt är ersatta med bergvärmepump respektive luftvattenvärmepump. Implementering av beställningsmodulen i Agresso har skett. Fastighetsportalen, ett ledningssystem för styrning av projekt och förvaltning, har tagits i bruk i ny version. Analys av energistatus enligt Totalmetodik har genomförts på Kevingeskolan, med bidrag från Energimyndigheten/Belok. Ramavtal för samverkansentreprenader har tecknats. En förvaltningsassistent har rekryterats internt. 1.5 Mål Inriktningsmål Budgeterad måluppfyllnad Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskande energiförbrukning samt riskspridning mellan energikällor. Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. I Danderyd bedriver alla nämnder kostnadseffektiv verksamhet inom sina programområden. Varje nämnd kan redovisa sambandet mellan mål, uppnådda resultat, prestationer och resurser Danderyds kommun förvaltar och utvecklar anläggningar och byggnader så att önskad funktion vidmakthålls över tiden. Danderyd har en god utomhusmiljö. Danderyd har en god inomhusmiljö. Danderyd främjar en hållbar resursanvändning. Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster. Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

5 1.7 Utmaningar inför framtiden En stor utmaning kommer att vara att i förväg utveckla kommunens markreserver för att möta kommande lokalförsörjningskrav. Nybyggnation av nära nollenergibyggnad med erfarenhet av Skogsgläntans förskola är en utmaning för framtiden. Det åldrande fastighetsbeståndet kommer att kräva ytterligare insatser vad gäller reinvesteringar, planerat underhåll, reparationer samt moderniseringar av tekniska system. Ett av kommunens mål är att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. Därför är det viktigt att översynen av fastighetsbeståndet fortsätter, och att kontoret arbetar vidare med prioritering av rätt underhållsinsatser. Under året har underhållsplanen för fastighetsbeståndet i stort sett följts. Utmaning är att balansera kommunens utbud mot det ökade behovet av bostäder för äldre och vårdboenden. Arbetet med energieffektiviseringar har tidigare inneburit stora insatser såsom utbyte av oljepannor till bergvärmepumpar. Samtliga större anläggningar är konverterade. Kommande utmaning är succesiv övergång till koldioxidneutralt bränsle såsom RME (rapsolja) för de kvarvarande mindre oljepannorna. Tekniska kontoret planerar för utveckling av styr- och reglersystem i objekten i syfte att ge möjlighet att snabbt upptäcka fel i värme- och ventilationssystemet och förkorta inställelsetiden för åtgärdande. Det ökar möjligheterna att nå uppsatta drifteffektiviseringsmål och en god inomhusmiljö för verksamheterna. Tankar om en kommunägd driftcentral för driftentreprenörens övervakning och styrning av de tekniska systemen, inom IT-systemets brandväggar följer även denna linje. Tekniska kontoret planerar för en stor arbetsinsats inom systematiska brandskyddsarbetet, vilket ska spridas till våra hyresgäster. Ett område som har fortsatt prioritering inom ekonomistyrning är komponentavskrivning. Investeringsprocessprojektet, som inkluderar riktlinjer och övergångsregler, kommer beroende på sin komplexitet fortgå även under Med hjälp av stödsystem, så som beställningsprogram och beslutsstöd, kommer tekniska kontoret få goda möjligheter att förbättra budget- och prognosarbetet. Behov av ytterligare stödsystem för att utveckla och förfina förvaltningen kommer öppna för nya spännande möjligheter till kompatibla arbetssätt som till exempel användning av BIM (Building Information Model) för förvaltning och projekt. Att bibehålla, stärka och trygga fortsatt hög kompetens hos tekniska kontorets medarbetare är en fortlöpande utmaning. En god kontinuitet i bemanningen på tekniska kontoret ger resultat i fastighetsbeståndet och nöjdare hyresgäster. Anställning av ny fastighetschef planeras. Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

6 1.9 Uppdrag Uppdrag Beskrivning Status: Åtgärd Senaste utfall Försäljning av lägenhet Mörbydalen 26 KF Byggnad för reservkraft KS 2011/0056 Behov av fastigheter för gruppboenden och särskilda boenden Uppdatera den översiktliga, långsiktiga plan för att tillgodose lokalbehovet Kommunstyrelsen beslutar ge tekniska nämnden (nuvarande fastighetsnämnden) i uppdrag att vid lämplig tidpunkt på den öppna bostadsmarknaden försälja lägenheten Mörbydalen 26, 4tr. KF ger FN i uppdrag att inom anvisade medel uppföra byggnad för reservkraft med reservaggregat samt byggnad för sophantering. Beslutet gäller under förutsättning av att statsbidrag för den del som avser investering i ledningsplats beviljas av MSB. KS ger FN i uppdrag att i samarbete med SN utarbeta en programhandling och söka bygglov för ett nytt gruppboende vid Korsövägen samt att ta fram kalkyl- och beslutsunderlag så att KF kan fatta beslut att tilldela medel för genomförande av projektet. KS 2013/0019 Fastighetsnämnden, som lokalförsörjningsansvarig för all kommunal verksamhet, skall i samarbete med barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden, uppdatera den översiktliga, långsiktiga plan som är framtagen för att tillgodose lokalbehovet för olika verksamheter. Pågående Inväntar lämplig tidpunkt. Bevakas Pågående Produktion pågår. Pågår Pågående Pågående Fastighetsnämnden har erhållit bygglov på Korsövägen för gruppboende i två plan. Uppdraget ligger på Exploateringskontoret att hitta lämplig tomt för boende i ett plan. Pågår i samråd med KLK, BUN, Soc. och UKK. Beslut saknas. Översyn av lokalförsörjningsprocessen pågår under ledning av kommunledningskontoret Övrigt Synpunker på kommunfullmäktiges beslutade ramar för 2016 (november 2014) har rapporterats i samband med Reviderad budget 2015 där reviderad plan för finns redovisad. Övergången till komponentavskrivning kan påverka kommande års budget beroende på de principer som beslutas och dess påverkan på både investering- och driftbudget. Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

7 1.12 Mål Inriktningsmål: Danderyds kommun har långsiktigt hållbar energiförsörjning i sina fastigheter. Detta innebär minskande energiförbrukning samt riskspridning mellan energikällor. Pågår enligt plan Minska totala graddagsjusterade energianvändningen. Måluppfyllelsen överträffar budgeterad/förväntad nivå Energianvändningen avser objekt ägda av Danderyds kommun exklusive Djursholms AB. Arbetet med att kvalitetssäkra mätvärden pågår. För en korrekt jämförelse med resultat 2013 beräknas 2013 års värde om med likvärdig mätmetod som för 2014, vilket ger mätetalet 181 kwh/m 2 för Minska totala graddagsjusterade energianvändningen årligen. Energianvändning, kwh/m2 per år 5,6% 4,7% 3% 3% 3% Över tid avveckla fossilbränsleanläggningar och konvertera dem till miljövänligare alternativ. Måluppfyllelsen överträffar budgeterad/förväntad nivå Anläggningarna är konverterade till bergvärmepump, luftvärmepump, elpanna eller panna för eldning med RME. För kvarvarande oljeanläggningar i fastighetsbeståndet planeras för övergång till koldioxidneutralt bränsle såsom RME. Antal anläggningar 6st 4st 2st 1st 1st Uppgradering/utbyte av styrsystem för värme och vatten. Måluppfyllelsen överträffar budgeterad/förväntad nivå Styrsystem är utbytt från konventionell reglering till webbaserad övervakning enligt tekniska kontorets projekteringsanvisningar. Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

8 Antal objekt Vid nyproduktion skall ambitionen vara att bygga "nära nollenergibyggnad". Måluppfyllelse underträffar budgeterad/förväntad nivå Ingen nybyggnation som berörs av målet har färdigställts under året. Objekt Skapa möjligheter till källsortering i kommunens verksamheter. Måluppfyllelse underträffar budgeterad/förväntad nivå I kommunens lokaler i Mörby centrum har källsortering införts och på Elevverket har ett sophus med plats för källsortering uppförts. Skapa Inriktningsmål: Danderyds kommuns fastighetsverksamhet tillhandahåller ändamålsenliga lokaler för kommunala verksamheter. Detta sker inom ram för beviljad budget I alla investeringsprojekt skall ambitionen vara att pröva möjligheten till flexibla lösningar som kan anpassas till framtida ändrad verksamhet. Måluppfyllelsen överträffar budgeterad/förväntad nivå I programprojektering av Kevingeskolan väljs flexibla lösningar för nyttjande av samma lokal för flera funktioner såsom grupprum, hemkunskap och fritidslokal. I verksamhetsanpassning för nya skollokaler på Danderyds gymnasium har lösning med skjutvägg valts för att skapa flexibilitet mellan funktionerna klassrum och mindre grupprum. Flexibla Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

9 lösningar Teknisk handbok (standard) för kommunens fastigheter och anläggningar. Måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå Teknisk handbok utvecklas kontinuerligt och ingår som en del i fastighetsavdelningens ledningssystem Fastighetsportalen. Projekteringsanvisningar inom VVS- och kylsystem, Riktlinjer för säkerhetsinstallationer, Riktlinjer IT infrastuktur samt Beslagning dörrmiljöer har utformats. Uppdatering av teknisk handbok Ja Ja Ja Ja Ja Nöjdkundindex (NKI). Måluppfyllelsen överträffar budgeterad/förväntad nivå NKI-undersökningen (Nöjd Kund Index) visar på en mycket stor förbättring jämfört med undersökningen NKI hanterar aspekterna kundvård & personlig service, inflytande & lyhördhet samt skötsel & underhåll. Resultatet av NKI ligger i den övre kvartilen i jämförelse med 55 kommunala fastighetsförvaltare i landet. NKI Inriktningsmål: Danderyds kommun förvaltar och utvecklar anläggningar och byggnader så att önskad funktion vidmakthålls över tiden. Underhållsarbeten utförs enligt prioriterad plan Genomföra planerat underhåll enligt beslutad underhållsplan. Måluppfyllelse enligt budget/förväntad nivå Visst planerat underhåll har flyttats fram i tid, såsom fönsterbyte på Mörbyskolan. Underhållsplan Delvis Delvis Ja Ja Ja Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

10 Inriktningsmål: Danderyd har en god utomhusmiljö. Utfasning av kvicksilverarmaturer ersätts med LED-armaturer. Inriktningsmål: Danderyd har en god inomhusmiljö. Pågår enligt plan och i samråd med brukarna. Inriktningsmål: Danderyd främjar en hållbar resursanvändning. Vid projektering av ny-, om- och tillbyggnad tas hänsyn till ekonomisk- och miljömässig livslängd över tid utifrån ett långsiktigt fastighetsägarperspektiv. Inriktningsmål: Danderyd väljer miljömässigt goda varor och tjänster. Investeringsprojektens material väljs utifrån Miljöstyrningsrådets direktiv där så är applicerbart Ekonomi Drift (tkr) Budget helår Avvikelse Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Totalt Detaljerat driftutfall (belopp i tkr) perioden Budget 2014 Avvikelse INTÄKTER Interna hyror Externa hyror SUMMA INTÄKTER DRIFTKOSTNADER Tillsyn och skötsel Driftmedia Underhåll Underhåll investeringsprojekt Externa hyror, försäkringar Summa Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

11 (belopp i tkr) perioden Budget 2014 Avvikelse ADMINISTRATIVA KOSTANDER Löner inkl. personalkostnader Projektledning Konsulter och utredningskostnader Övriga administrativa kostnader Summa AVSKRIVNINGAR NEDSKRIVNINGAR Köp Ginnungagap Summa Kapitaltjänst KAPITALTJÄNSTKOSTN ADER SUMMA KOSTNADER RESULTAT Kostnadsbilden för tillsyn och skötsel påverkas av nya förutsättningar för komponentavskrivning. Året har enligt graddagsberäkningar varit 16 % varmare än ett normalår. Detta avspeglar sig i dels lägre kostnader för driftmedia och dels lägre vinterkostnader, 5,4 mnkr under budget. I posten för planerat underhåll ingår särskilda medel om 22,7 mnkr riktade för renovering av Fribergaskolan. Detta följer den generella principen om fördelning 70/30 av investeringsmedel respektive driftmedel vid underhållsåtgärder. Fördelningen mellan drift och investering gällande Friberga etapp 3-6 har genomförts fullt ut under året. Hyreskostnader har tillkommit för inhyrning av kontorslokal på Svärdvägen, paviljonguppställning på Brageskolan och utökning av paviljonguppställning på Stocksundsskolan. Övriga administrativa kostnader inkluderar IT-kostnader. Fördelningen av IT-kostnader har förändrats centralt vilket har medfört en ökning av kostnader. Fastigheten Ginnungagap 2 har förvärvats. Enebygård har sålts. Förskjutningar i tidplan för investeringsprojekten såsom Friberga etapp 1-2, Djursholms ridhus och nytt LSS-boende har resulterat i både sen och utebliven aktivering i anläggningsregistret i förhållande till budget, vilket har medfört en lägre kapitaltjänstkostnad. Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

12 Investering Projekt (tkr) Budget Avvikelse Investeringsprojekt Totalt Investeringsuppföljning PROJEKT 2014 TOTALT Namn Nr Budget Ram, drifteffektiviseringar Ram, inomhusmiljö Ram, verksamhets anpassningar Budget avvikelse Projekt utfall Projekt budget Projekt prognos Ram, myndighetskrav Ramanslag FN Planerat underhåll investering Björkdungens förskola Rosenvägen Brageskolan Elevverket Fribergaskolan, etapp Skogsgläntan Sporthallen Gruppboende Ekologen Brageskolan, idrottshall Vårdboende Djursholms ridhus Kevingeskolan Fribergaskolan, etapp LSS gruppboende Pensionärsbostäder, Enebyberg Nya skolplatser Fönsterbyten Puts fasad Skeppsgården * Kyrkskolan, paviljong ** Stocksundsskolan ** Reservkraft Djursholms slott Utveckling Baldersskolan * 0 5 Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

13 PROJEKT 2014 TOTALT Hagaskolan paviljonger ** Gymnasiet, takbyte Mörbyskolan Förskolan Pärlan Summa Fastigheter Fotnot: * Budget ingår i projektnummer 8204, Planerat underhåll. ** Budget ingår i projektnummer 8200, Ramanslag FN Satsning inom drifteffektivisering pågår, dock med viss försening på grund av ramavtal för hantverkstjänster rör har inväntats. Åtgärder för förbättring av inomhusmiljö och åtgärder inom myndighetskrav såsom utbyte av kvicksilverarmaturer och förbättring av taksäkerhet har genomförts i stort sett enligt plan Danderyd 3:200, Svalans förskola (Björkdungens förskola). Utförande entreprenadbolag är försatt i konkurs med likvidation. Framställda krav om 1,8 mnkr mot kommunen kan därmed avskrivas Orren 30, Brageskolan. Ekonomisk slutavräkning med entreprenör pågår Elevverket. Hela fastigheten är nu sanerad och återställd. Omfattning av saneringen visade sig vara större än tidigare prognostiserat. Sophus i arkitektonisk stil med huvudbyggnad har uppförts Djursholm 2:371, ny förskola Skogsgläntans förskola. Ekonomisk slutreglering av mindre belopp pågår Ekologen 1, gruppboende i Enebyberg. Är slutredovisad Brageskolan, idrottshall. Trafikutredning är genomförd och detaljplanearbete pågår Vårdboende. Inget uppdrag har inkommit Djursholms ridhus. Investeringsmedel beviljade med förbehåll att nytt avtal tecknas. Samverkansentreprenad är avropad och systemhandlingsprojektering pågår. Produktionen är senarelagd till år 2015 på grund av bygglovshandläggning och hyresförhandling Jungfrun 2, Kevingeskolan. Ramavtalad samverkansentreprenad är upphandlad. Samverkansentreprenad är avropad och fördjupat programarbete pågår Mörbyberget 1, Fribergaskolan etapp 3-6. Projektstarten är förskjuten med anledning av försenad start av etapp 1-2. Av projektets budgeterade medel har 22,7 mnkr belastat driftbudgeten. Bedömning av slutkostnad visar på ett överskridande på 6 %, beroende av flera punkter såsom ökat antal elever och lärare jämfört med program och oförutsedda flyttkostnader. Produktion är i en intensiv fas. I en byggnad har inflyttning skett. Projektet pågår till år LSS boende. Beslut saknas Plogen 11-13, Skrindan 1 och Tröskan 22. I Enebybergs pensionärsbostäder har del av första etappen färdigställts. Evakuering av vissa hyresgäster kvarstår och därmed viss invändiga byggnadsåtgärder Nya skolplatser. Inga paviljonger är aviserade i västra Danderyd Fönsterbyten. Kontraktet har avslutats genom förlikning med entreprenör med anledning av en otydlig upphandling. Arbetet kommer att utföras i samband med den större tänkta renoveringen Reservkraft Djursholms slott. Cirka 3 mnkr kommer att utbetalas av Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap vid färdigställt projekt för reservkraftanläggningen. Produktion pågår Mörbyskolan - förstudie avseende byggteknisk status och kapacitetsbedömning har genomförts. Beslut väntas av KS för start av programarbete 8261 Ginnuagap 2,förvärv av Pärlans förskola. Verksamhetsberättelse (13) Bilaga 1

14 Tekniska kontoret Redovisning av genomförd intern kontroll 2014 Beskrivning av det interna kontrollsystemet Tekniska kontorets arbete med intern kontroll samordnas av stabschef, Marie Stahl. Av tekniska kontorets plan för intern kontroll framgår kontrollmoment, metoder, vem som ansvarar för respektive kontroll samt till vilken chef rapportering ska ske. Redovisning av genomförd intern kontroll under året Rutin/system Avvikelser Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Kontrollmetod Rapportera till EFH/ Representation Upphandling/inköp Några notor saknade namngivna deltagare Fullständig kontroll ej möjlig då komplett verktyg och rutin saknas. Kontroll av - kontering - momsbelopp - syfte och deltagare Kontrollera avtalstrohet av RAM-avtal vid inköp och beställning. Upphandling/inköp Inga avvikelser Applicerbarheten i att följa Miljöstyrningsrådets riktlinjer vid upphandling. Slutredovisning av Inga avvikelse investeringsprojekt God Inga avvikelser redovisningssed Delegationsordning Inga avvikelser Projekt slutredovisas och aktiveras enl. checklista. Kontroll att periodiseringar sker vid bokslut Att gällande delegationsordning efterföljs Redovisningsekonom 4 ggr Stickprov Stabschef Energistrateg Controller/ Ekonom Vid slut redovisning Avstämning mot Agresso/Hyresavtal Fastighetschef Redovisnings- 4 ggr Bokföringslista Stabschef ekonom Registrator 4 ggr Stickprov Stabschef Skyddsrond Ej utförd Att process vid skyddsrond är ändamålsenligt när det gäller t ex åtgärder, ansvarsfördelning Förvaltningschef Personalrapportering En sommarjobbare hade fel ansvarskod. Åtgärdades vid upptäckt. Kontroll av rapporterad frånvaro Kontroll att rätt person får rätt lön (avdrag/tillägg) Skyddsombud 1 ggr Bedömning av process Personal-redogörare 12 ggr Kontrollera att uppgifterna stämmer (analyslista) Upphandlare 4 ggr Kontroll av lista från leverantörsreskontra Upphandlare löpande Bedömning av applicerbarhet Förvaltningschef Stabschef Bilaga 2