Medborgardialog som påverkar samhällsutveckling

Transkript

1 Medborgardialog som påverkar samhällsutveckling Piteå kommun april, 2013 Mats Berg Anna Lena Pogulis Helena Stenberg

2 Innehåll Medborgardialog i demokratins tjänst... 3 Tillbakablick... 3 Medborgardialog skapar legitimitet och förtroende... 3 Medborgardialogens dilemman... 4 Medborgardialog som verktyg i styrning... 5 Mål och strategier... 5 Medborgardialog brukardialog... 6 Framgångsfaktorer... 7 A. Många olika metoder som vänder sig till olika målgrupper... 8 B. Resultat av dialoger - beslutsunderlag till budget och verksamhetsutveckling C. Aktiv medborgardialog där medarbetare aktivt använder och utvecklar kommunens metoder D. Återkoppling till medborgarna stärker dialogernas legitimitet Bidrar då medborgardialogen till samhällsutveckling? På rätt väg men inte framme... 14

3 Medborgardialog i demokratins tjänst Tillbakablick Historiskt har folkrörelserna och föreningslivet varit en stor del av samhällslivet i Piteå, även idag finns engagemanget kvar inom de drygt 300 aktiva föreningar. Det starka föreningslivet har skapat en stark folkbildning genom ett flertal olika aktiva studieförbund. Fortfarande bedrivs ca 1500 studiecirklar med drygt invånare per år. Under slutet av talet var kommunen aktiv med att skriva studiecirkelmaterial i frågor där en medborgardialog ansågs särskilt viktig. Exempel på frågor som utarbetats är Framtida Piteå, SESAMprojektet, inför översiktsplan m.fl. I takt med att intresset för studiecirklar avtog, främst bland de yngre invånarna, uppstod en typ av vakuum. Medborgarna ville delta men kommunen hade inte naturliga metoder för att svara upp. Här startade utvecklingen av den moderna medborgardialogen i Piteå, byggd på en historik av deltagande. Medborgardialog skapar legitimitet och förtroende I Piteå finns en övertygelse om att medborgarnas förtroende för det demokratiska systemet möjliggörs av de lokala aktörernas förmåga att skapa delaktighet. Därmed kan de lokala myndigheterna bidra med att stärka demokratin även i ett nationellt och internationellt perspektiv. Medborgardialogen utvecklas ständigt i syfte att ge pitebor och företag möjlighet att påverka samhällsutveckling. Samhällets förutsättningar för att utöva demokrati förändras i takt med dess utveckling. De senaste årens utveckling handlar dels om den individualiseringstrend som råder samtidigt som E-samhällets utveckling ger andra förutsättningar att påverka. Medborgar- och brukardialog är de begrepp som används i Piteå för att nå en systematik, där syftet är att ge möjlighet till delaktighet och påverkan. I systematiken ligger också ett ansvar att planera hur resultatet ska sammanställas, återkopplas och användas. I en teoretisk modell kan arbetet beskrivas enligt figur 1. Figur 1. Piteå kommuns teoretiska modell för olika inriktningar av medborgardialog. 3

4 I figur 1 visas en modell där fyra olika inriktningar av dialog bildar fyra olika hörnfält. Fältet mellan information och medborgardialog syftar till att skapa kunskapsbildning, där kunskap är en av grunderna för att kunna vara delaktig och påverka. Kunskap är makt och kommunen har ett ansvar att informera på ett lättillgängligt sätt för olika målgrupper. Informationen handlar om allt från vilka tjänster som kommunen erbjuder, vilka resultat som görs, till hur man kan påverka och vara delaktig. Det handlar också om tillgänglighet, bemötande, lättläst information och en tro på att alla kan bidra. Fältet mellan medborgardialog och brukardialog syftar till att stärka demokratiutveckling, som ger alla pitebor rätt att ha åsikter om alla verksamheter, som skattebetalare och boende i Piteå. Den dialogen befinner sig på den politiska arenan och det är därför viktigt att den är sammanknuten med de förtroendevalda som utsetts i allmänna val. Utifrån den ståndpunkten har Piteå gjort ställningstagandet att det är kommunstyrelsen som har huvudansvaret för medborgardialogen. Fältet mellan brukardialog och E- samhället syftar till att skapa verksamhetsutveckling, utifrån pitebornas behov som brukare av olika tjänster. Brukardialoger ska leda till förbättrad service och tjänster, samt att piteborna får ut mer av skattepengarna. Det är facknämnderna som tar de politiska besluten i de fall det behövs inom brukardialogen. Professionens ansvar och delaktighet i brukar- och kunddialog förutsätts för att resultatet används i den dagliga verksamheten. Fältet mellan E- samhället och information syftar till att skapa kommunikation. E -samhällets utveckling är både ett perspektiv som kan ge ökad tillgänglighet till delaktighet och påverkan, samtidigt som det är ett perspektiv som ger nya plattformer för information, dvs. möjlighet att ta del av tjänster under dygnets alla timmar från världens alla hörn. E- samhället stärker både den kollektiva demokratin genom den enskildes möjlighet att sluta sig samman med andra för att kunna påverka i stora och små frågor, samtidigt som det stärker individualiseringen genom den enskildes möjlighet att jämföra och välja tjänster. Utifrån ovanstående ses E-samhället främst individens arena. Medborgardialogens dilemman Enligt en uppföljning av Sveriges Kommuner och Landsting 1 (SKL) hade 97 procent av landets kommuner redan 2007 genomfört någon form av medborgardialog. En annan studie som riktats till kommunfullmäktigeledamöter visar att de anser att det främsta syftet med en utvecklad medborgardialog är att grundlägga bättre beslut. I portalstudien i det nationella kommunforskningsprogrammet 2, framkommer att medborgardialog kan användas i särskilt besvärliga situationer. Exempel som anges är olika sparprogram och skolnedläggelser. Medborgardialog som en öppen dialogform mellan medborgare och politiker i det framtida samhällsbyggandet pågår i hela landet. I en artikel i Perspektiv på offentlig verksamhet i utveckling 3, lyfts för och nackdelar. Samtidigt som metoder utvecklas och fördelarna lyfts så finns det kritiker som menar på att det finns risker att medborgardialog istället minskar den representativa demokratins betydelse. Partiernas medlemsantal har minskat och valdeltagandet sjunker i landet. Kritikerna som värnar den representativa 1 SCB:s demokratistatistik Viveka Nilsson och Johan Wännström, (2011). Hur besvärligt kan det vara i en kommun. Nationella kommunforskningsprogrammet. Erfa-rapport 1, 3 Martin Karlsson (2011). Kan medborgardialoger stärka den representativa demokratin?. Örebro Universitet. Perspektiv på offentlig verksamhet i utveckling 4

5 demokratin menar att om medborgardialogen utförs av kommunen som organisation kan dialogen komma att flyttas från partierna till den kommunala organisationen. En tredje aspekt i kritiken är att det finns en risk att ett fåtal medborgare ges större möjligheter och att elit- tyckare skapas som istället för att stärka demokratin, skapar en politisk ojämlikhet. Piteå kommun är medveten om och har diskuterat den kritik och de risker som finns med en utvecklad medborgardialog. Utifrån ovanstående har följande ställningstaganden gjorts inför utvecklingen av medborgardialogen. 1/ För att stärka valdeltagandet i olika val sker ständigt en utveckling av information och tillgänglighet. Under förtidsröstning hålls öppna vallokaler både med geografisk spridning men också med spridning för att nå olika målgrupper. Vid riksdagsvalet 2010 ökade valdeltagandet till 88,5 procent. 2/ För att stärka den representativa demokratin är det kommunstyrelsen som fattar beslut om de medborgardialoger som ska genomföras, och vilka frågor som ska ställas. I de generella kunddialogerna är det respektive facknämnd som beslutar om dialogerna. Det är de förtroendevalda som kan avgöra vilka frågor som bör kommuniceras inom den kommunala organisationen eller inom ramen för de politiska partierna. På kommunens webbplats publiceras också politiska kommentarer till olika resultat. 3/ För att undvika politisk ojämlikhet har kommunen beslutat att uppföljningar och utvärderingar ska ha en vetenskaplig touch och därmed ge en tillräckligt god bild i rapporter och beslutsunderlag. Det är viktigt att undersökningar så långt som möjligt planeras så att olika målgrupper har möjlighet att delta. Ett genomtänkt urval är en möjlighet att säkerställa en spridning av befolkningen, men det är också viktigt att arbeta med olika metoder som tillmötesgår flera olika målgrupper. Det handlar allt mer om att hitta metoder som kan utföras där medborgarna finns, än att medborgarna ska komma dit där metoderna finns. 4/ För att stärka förtroende och legitimitet genomför kommunen bara de dialoger där det finns mottagare av resultatet. Det är viktigt att alltid omhänderta de åsikter och reaktioner som medborgarna lämnar. Medborgardialog som verktyg i styrning Mål och strategier Piteå kommuns styr- och ledningssystem består av vision, strategiska områden och mål. Ett strategiskt område är Demokrati och öppenhet, som beskrivs enligt följande: Piteå präglas av öppenhet, engagemang och delaktighet. Vi verkar för ett tillåtande klimat genom att både ta intryck av och ge avtryck i omvärlden. Till området hör fyra övergripande mål, som riktas till samtliga nämnder och helägda bolag: Piteborna ska känna att det är meningsfullt att engagera sig och att de kan påverka kommunens utveckling. Piteborna ska uppleva så hög tillgänglighet och gott bemötande att de har anledning att tala väl om kommunens service. Piteå präglas av en samhällsgemenskap med mångfald som grund. Service och bemötande utformas jämställt i kommunens alla verksamheter. 5

6 För att verka inom styr- och ledningssystemet sker arbetet ur fem perspektiv enligt figur 2. Dialog med medborgare och företag är ett perspektiv som tydligt knyts ihop med verksamhetsutveckling, ledarskap och medarbetarskap allt utifrån den politiska viljan. Politiska viljan Ledarskap och medarbetarskap Styr- och ledningssystem Verksamhetsutveckling och forskning Dialog med medborgar och företagare Figur 2, Piteå kommuns styr- och ledningssystem Piteå har deltagit i det nationella kommunforskningsprogrammet och kommunen utgör ett exempel i en av de erfarenhetsrapporter som publicerats. I rapporten Kommunal styrpraktik 4 i Piteå skriver Bjurström fram att medborgarfokus framhävs i så gott som alla intervjuer som kärnan i styrningen. Medborgarfokus får genomslag i den ekonomiska rapporteringen, men även i den vardagliga styrningen. Medvetenheten om medborgarperspektivet framstår i rapporten som starkt och ord som samhällsbyggare och liknande använts för att förklara kommunens funktion. Bjurström finner detta ställningstagande intressant och skriver att det som legitimerar verksamhetsstyrningen i Piteå kommun är politikerna och dess behov av ansvarsutkrävande i förhållande till de politiska målen och den värdegrund som handlar om medborgarna. Medborgardialog brukardialog Piteå kommun har tagit ställning till att styrmodellen i såväl strategiska områden, mål och nyckeltal ska ha sin utgångspunkt ur ett medborgarperspektiv. Det är de förtroendevalda som formulerar målen, och de uttrycks ur en politisk värdegrund och formuleras ur ett medborgarperspektiv, inte utifrån ett verksamhetsperspektiv. Systemet bygger på att mål och resurser fördelas generellt ur ett medborgarperspektiv. Därutöver har nämnderna specifika mål för sina verksamheter. Systemet som visar hur medborgardialogen påverkar styrningen kan schematiskt beskrivas enligt nedanstående modell. Specifik styrning av verksamheterna Generell styrning genom riktlinjer, mål och resursfördelning ur ett medborgarperspektiv v v Figur 3 Uppnådd kvalitet och effekter 4 Bjurström, Erik (2013). Kommunal styrpraktik i Piteå, Nationella kommunforskningsprogrammet. Erfa-rapport nummer 4 6

7 Figur 3 visar dels att medborgar- och brukardialog påverkar varandra men även de satsningar som görs i kommunens kommande budget. Ett exempel kan vara att en medborgare generellt inte anser att en plats i äldreboende bör kosta mer i Piteå än vad en plats kostar i genomsnitt i landet. I detta exempel skulle en jämförelse med andra och standardkostander kunna utgöra ett medborgarperspektiv i styrningen. Samtidigt har medborgarna en bild över vad som kan sägas vara god äldreomsorg. Riktlinjer för budgetarbetet och resursfördelning i budget utgår från ett medborgarperspektiv, som är generellt och går rakt genom organisationen. I ovanstående fall skulle en styrning kunna utgöras av standardkostnader, jämförelser och något kvalitetsmål. Dessa mål och resurser används för att tjänster och service utformas specifikt för olika brukargrupper. När medborgaren i exemplet har en anhörig som är i behov av att få en placering vid ett äldreboende, är det lätt att glida över från det generella medborgarperspektivet till ett mer specifikt medborgarperspektiv. Volym, som utgår från behov och tillgänglighet till tjänster och service blir då en viktig del i riktlinjer för budgetarbetet. När slutligen den anhörige fått plats i äldreboende och utgör brukare/kund då övergår perspektivet helt till ett brukar/kundperspektiv. Nu blir det viktigt vad tjänsten innehåller, exempelvis möjlighet till aktiviteter, val av maträtter, frekvens av städ och tvätt. Effekterna av tjänster och service följs upp genom bland annat olika dialoger och ska ge svar på vilka effekter och vilken kvalitet som uppnås. Behovet får nu också ett djup. Samtidigt finns en medvetenhet om att allt inte går att mäta. Albert Einstein citeras därför i Piteås verksamhetsplan och årsredovisning med följande citat, Det är inte allt som kan räknas som räknas, och inte allt som räknas som kan räknas. Effekten av de mål och resurser som verksamheten har kommuniceras bland piteborna men även med media, intresseorganisationer, och den nationella bilden bidrar. Genom kommunikationen förskjuts bilden av vilka behov som är viktiga att uppnå. På så sätt påverkas även nästa års beslut om mål och resurser ur ett medborgarperspektiv Framgångsfaktorer Piteå har arbetat aktivt med modern medborgardialog kopplat till styr- och ledningsprocesser i snart tio år. Arbetet har uppmärksammats, och Piteå har vunnit FN:s pris i öppenhet och transparens, deltagit som ett gott exempel vid SKL:s demokratidag, och efterfrågas som föreläsare på konferenser, seminarier och besök i enskilda kommuner. I kommunens självvärdering lyfts följande framgångsfaktorer: A. Många olika metoder som vänder sig till olika målgrupper B. Resultat av dialoger - beslutsunderlag till budget och till verksamhetsutveckling C. Aktiv medborgardialog där medarbetare aktivt använder och utvecklar kommunens metoder D. Återkoppling till medborgarna stärker dialogernas legitimitet Medborgardialogen i sig är ett område som ständigt följs upp och utvärderas, dels i kommunens egna mål och nyckeltal och dels genom examensarbeten och deltagande i olika forskarprojekt. 7

8 A. Många olika metoder som vänder sig till olika målgrupper Piteå kommun arbetar med medborgardialog i syfte: - att stärka förtroende och legitimitet - att utöka möjligheter till delaktighet för flera målgrupper - att öka tillgänglighet till de politiskt valda - att skapa goda beslutsunderlag till de förtroendevalda som utsetts i allmänna val Medborgardialogen i Piteå är indelad i perspektiven 5, Information, Konsultation, Delaktighet och Medbestämmande. Modellen är en utgångspunkt i planering av de dialoger som ska genomföras. Figur 4. Piteå kommuns medborgardialog De olika perspektiven beskrivs enligt nedan: Information Konsultation Delaktighet Medbestämmande Lättillgänglig och aktuell information är grund för delaktighet och inflytande. Återkoppling av genomförda dialoger och undersökningar. Piteborna ska få veta vad de får för skattepengarna. Metoder där kommunen ställer frågor till piteborna, exempelvis medborgar- och kundundersökningar i olika former. Metoder där medborgare ges förutsättningar att delta och framföra åsikter redan vid framtagandet av förslag. Resultaten från de olika undersökningarna ska utgöra ett av flera beslutsunderlag inför budget och verksamhetsplan. Olika metoder finns för olika tillfällen, för olika målgrupper i syfte att nå ett stort urval vid olika undersökningar, och bygger på att ha en variation inom de olika perspektiven, vilket visas i figur 5. Här finns traditionella metoder som medborgarförslag, synpunktshantering och trygghetsvandringar men även metoder som utformats lokalt för att vidga metoderna. 5 Policy för Piteå kommuns kvalitetsarbete,

9 Figur 5. Piteå kommuns metoder för medborgardialog presenterade i fyra perspektiv Här nedan beskrivs de metoder som Piteå kommun arbetar med i det årshjul 6 som är kopplat till verksamhetsplan och budget. Information - Värt att veta om din kommun, tre nummer per år skickas till alla hushåll, varav ett nummer utgör Populärbudget - Resultat och kvalitet, resultat av olika undersökningar presenteras på kommunens webbplats samt de beslut som kommunens medborgardialoger påverkat. Konsultation - Medborgarpanel med webbfrågor, för att i ett tidigt skede få del av medborgarnas åsikter - Medborgarenkät, som genomförs vartannat år - Kundenkäter, både för uppföljning och möjlighet att påverka. - Unga i Piteå tycker, en webbsida som är öppen en månad per år. Delaktighet - Unga i Piteå granskar, ett par klasser/grupper får i uppdrag av kommunstyrelsen att granska en specifik fråga ur ett ungt perspektiv. Exempel på frågor har varit måltider i skola och äldreomsorg samt datorer i skolarbetet. - Unga i Piteå frågar, en frågestund för unga i kommunfullmäktige. Medbestämmande - Byacentrumutveckling, genom att byaföreningar får del av en summa pengar för att utveckla byns centrum. - PiteåPanelen, en grupp bestående av pitebor i olika åldrar som får vara med och tycka till och framföra sina åsikter i olika frågor (4-5 frågor per år). Exempelvis har panelen fått tycka till genom Medborgarbudget. Där paneldeltagarna först fördelade resurser i en egen budget och därefter träffats i dialog. Resultatet blev att panelens budget ligger nära kommunens beslutade budget. 6 Årsplan för ekonomiska aktiviteter och undersökningar/dialoger år

10 Resultatet av deltagandet innebär att det är tusentals pitebor som deltar i olika dialoger varje år. Under 2012 har deltagandet uppgått till knappt unga, och drygt vuxna. Utöver det tillkommer förvaltningarnas brukar- och kunddialoger. I de flesta av kommunens dialoger är det något fler kvinnor än män som deltar. Uppföljning i kommunens årsredovisning visar att under 2012 ökade andel elever som försökt påverka i någon fråga. Delaktigheten följs i en årlig elevundersökning 7, Exakta jämförelser av antal deltaganden över år är svår att göra då olika dialoger genomförs olika år. Dessutom ökar deltagandet i takt med att fler metoder för dialoger utvecklas. Enligt medborgarundersökningen har Piteå högre värden för alla faktorer (information, påverkan, förtroende, kontakt med politiker) inom inflytande än genomsnittet för de kommuner som genomfört undersökningen. I Piteå är det männen som visar något högre nöjdhet för samtliga faktorer, medan genomsnittet för deltagande kommuner är kvinnorna som visar något högre nöjdhet. B. Resultat av dialoger - beslutsunderlag till budget och verksamhetsutveckling Kommunens tjänster och verksamheter utvecklas ständigt, dels utifrån ett yttre tryck som kan komma av omvärldens förändringar, förändrad lagstiftning, men även inspektioner, tillsyn och medias bevakning. Det är alla viktiga delar i en kvalitetssäkring som möjliggör en likvärdig service över hela landet. Samtidigt är det viktigt att en kommun nyttjar möjligheter och utrymmet för att själv sätta upp utvecklingsfrågor på dagordningen som är viktiga ur det lokala perspektivet. Ett inre tryck via en utveckling som styrs av såväl kommunövergripande som enheternas mål, medborgarnas och brukarnas synpunkter, professionens vilja med innovativ och kreativ personal. På så sätt skapas verksamhetsutveckling och kvalitetssäkring parallellt. Piteborna medverkar därmed till verksamhetsutveckling och samhällsutveckling. Bjurström 9 skriver att fokus och existensberättigande i Piteås styrsystem har ett uttalat medborgarfokus som uttryck för politik och värdegrund med den viktiga konsekvensen att effektivitet förstås i bredaste bemärkelse, snarare än i termer av top-down styrd kostnadskontroll. Resultat från olika medborgardialoger sammanfattas kortfattat i resultat i korthet ett dokument som delges kommunfullmäktige årligen som ett av många underlag till kommande budget. Efter budgetbeslut i kommunfullmäktige redovisas, på kommunens webbplats, vilka olika budgetsatsningar som kan kopplas till resultat i olika dialoger. Olika exempel på hur dialoger har påverkat budget och verksamhetsplan är: - Investeringar av utbyggda gång och cykelvägar, fler datorer i skolan, renoveringar av skolor, parkeringsmöjligheter, ombyggnationer av gator och vägar samt satsningar på byacentrum i nära samarbete med byborna. - Driftsatsningar på mötesplatser för unga, kollektivtrafik med fler turer och evenemangsbussar, och ungdomslots. - Målformuleringar kring lokalproducerade och miljömärkta livsmedel. 7 Personligt 2012 en hälsoundersökning till tre årskullar som genomförts tionde gången 8 SCB:s medborgarundersökning 2011 Piteå Kommun 9 Bjurström, Erik (2013). Kommunal styrpraktik i Piteå, Nationella kommunforskningsprogrammet. 10

11 - Styrande dokument, kommunens klimat- och energiplan är ett exempel som fått disposition och grund utifrån dialogmöten. Pågående dialoger finns kring översyn av skolstruktur, översiktsplan och framtidens äldreomsorg. En studentrapport 10 som studerat Piteå kommuns miljöpolitik, visar att medborgarnas deltagande har påverkat beslut framförallt vad avser arbetet med att ta fram kommunens klimat- och energiplan. Rapporten fastslår också att panelen inte är fullt representativ, men att trots det har besluten som fattats fått en större legitimitet på grund av att medborgarna fått vara med i beslutsprocessen. Grad av måluppfyllelse Grad av måluppfyllelsen sker enligt en särskild antagen modell, där bedömningen sker utifrån nyckeltal/ utvärderingar, planerade åtgärder, pågående satsningar samt andra värden. Andra värden kan utgöras av utvärderingar, dialoger i verksamheten samt jämförelser med andra. Nyckeltalen kan stödja en kvalitativ bedömning men aldrig utgöra det enda underlaget för måluppfyllelse. Analysen ska alltid handla om helheten för målet och inte om detaljer. Måluppfyllelse bedöms efter en skala på 1-4, där 1 motsvarar ej uppfyllt, och 4 motsvarar helt uppfyllt. På övergripande nivå har sedan starten, måluppfyllelsen för demokratimålen vandrat från betyg 2 till ett starkt betyg 3. Utveckling pågår ständigt och inom det strategiska området Demokrati och öppenhet sker för närvarande generella satsningar på målen jämställdhet och mångfald. C. Aktiv medborgardialog där medarbetare aktivt använder och utvecklar kommunens metoder Medborgardialog där medarbetare använder och utvecklar kommunens metoder, kan sägas vara en aktiv medborgardialog. Medborgardialogen får ett riktigt stort värde först när styr- och ledningssystemets delar når långt ut i organisationen. När dialogerna leder till verksamhetsutveckling nås syftet. I rapporten Att styra sig genom besvärliga situationer 11 har Almqvist och Wällstedt, studerat kommuners styrsystem utifrån tre olika huvudfokus, det traditionella, det transaktionella och det relationella. I sin rapport presenterar de Piteå som en kommun med en tyngdpunkt i det relationella systemet. Att försöka kommunicera ett svar på frågan varför och vad syftet med styrningen och styrmodellen är ses som viktigt för Piteå kommun, något som hänger väl samman med det relationella systemet, enligt forskarna. Att nå medarbetarna Ständig utveckling pågår även när det gäller att hitta metoder för att nå långt ut i den interna organisationen. När medarbetarna har svar på frågan varför ökar möjligheterna för att alla går i samma riktning. Förutom traditionella metoder som personaltidning, intranät, introduktionsutbildningar och dylikt så genomfördes 2012 års chefsträffar och chefsforum under temat, Medborgardialog och verksamhetsutveckling. Samtidigt infördes medarbetarforum, som ett nytt verktyg att nå långt ut i organisationen med styrning och ledning. Medarbetarforum - Kommunens medarbetare inbjöds av kommunalråd och kommunchef till medarbetarforum Under 2012 genomfördes dessa vid ett tjugotal olika tillfällen. Totalt deltog nästan hälften av alla medarbetare i medarbetarforum för att kommunicera och diskutera vision, strategiska områden, mål, satsningar och utmaningar. 10 Westerberg Oskar. (ÅR). Vill du vara med? En studie av PiteåPanelen och dess inverkan på Piteå kommuns miljöpolitik, Umeå universitet 11 Almqvist och Wällstedt (2013). Att styra sig genom besvärliga situationer. Kommunal styrning som tradition, transaktion och relation Nationella kommunforskningsprogrammet. 11

12 Chefsforum - Tema medborgardialog för chefer är en utmaning då syftet är att sprida metoder och engagemang för dialoger med brukare/kunder ut på enhetsnivå. Förutom en föreläsning kring betydelsen av dialog i den samtid vi lever genomfördes grupparbeten med Dialog på riktigt. Detta innebar att varje grupp fick ett uppdrag, som öppnades på plats. Uppdraget innebar att i någon form prova en metod. Många grupper fick bussbiljetter och instruktioner att åka ut i kommunen och träffa medborgare i skolor, äldreboenden, mötesplatser, eller caféer för att i skarpt läge utföra en dialog. Till varje grupp fanns en förberedd gruppledare. Många grupparbeten genomfördes som en del i planering inför kommande dialoger, som en del i en pågående dialog, eller som ett sätt att omhänderta ett befintligt resultat från en dialog genom att upprätta en åtgärdsplan. Ständig utveckling av metoder Medarbetarna deltar i att ständigt utveckla dialogformer och metoder i syfte att nå fler deltagare och fler målgrupper. Exempel på olika former som utvecklats de senaste två åren är: För att nå fler: Medborgarplatsen En mobil station med TV monitor för information och en pekskärm för delaktighet och tävling. Stationen utgör en kommunikationskanal för förvaltningar och politik. Stationen är mobil och kan också användas på turné för att nå fler målgrupper. Den mobila stationen erbjuder piteborna: - möjlighet att tycka till i aktuella frågor på ett enkelt sätt - ökad kunskap och delaktighet i kommunens satsningar - möjlighet att fira befolkningsökning, internationella barndagen, mångfaldsdagen Löpsedelskampanj 12 I februari presenterades aktuella utvecklingsprojekt som pågår i Piteå, genom tolv löpsedlar som presenterar framtidens nyheter 2-10 år framåt i tiden. Syftet var att: Att skapa en framtidstro som i sig genererar mer utveckling, Skapa snackisar och ge möjlighet för story telling. Löpsedlarna har affischerats på bl.a. busshållplatser, och fått stort utrymme i media. Vykort i stadsplaneringen För att i ett tidigt skede ge piteborna möjlighet att tycka till om vad ett stadsnära område ska användas till när området utvecklas, trycktes ett vykort med kartskiss över det aktuella området. Under en sommar fanns möjlighet att vandra i området, eller att sitta hemma och via vykortskarta vara delaktiga i det initiala arbetet med området. Runt 2000 åsikter kom in. Lunchdialog En metod för att snabbt nå många pitebor i en specifik fråga. Bordstabletter skapas som frågeformulär, ett antal värdar deltar för att dela frågeformulären vid olika lunchställen under en vecka. För att säkra en bredd i urvalet besöks ett flertal olika lunchställen, skolrestauranger, arbetsplatsmatsalar, lunchrestauranger, lunchfik. Metoden prövades dels under mångfaldsdagen som en attitydmätning och i dialog om kulturmötesplats inför en detaljplan. För att nå olika målgrupper I syfte att hela tiden nå fler deltagare och deltagare från olika målgrupper är det viktigt att i varje dialog fundera kring urvalet. Ett riktigt urval och funderingar kring vilka metoder som bäst passar för olika målgrupper är både en utmaning och ett viktiga ställningstaganden. I de dialoger som genomförs som öppna dialoger ska utfallet redovisas i form av, deltagare uppdelat på kön, ålder och i förekommande fall även bostadsort. Detta för att få en bild av representativiteten

13 Unga som målgrupp I flera traditionella metoder är det relativt till befolkningen för få av den unga som väljer att delta. Utifrån den kunskapen har särskilda metoder skapats för att nå de unga, som en viktig målgrupp. - Påse Pengar Pedagogik är en metod som funnits i Piteå i många år. Går till på så sätt att unga får en påse pengar och kan på så sätt skapar aktiviteter för unga. - Ung webb, en webbplats som är utvecklad tillsammans med unga, med många besök. - "Unga i Piteå tycker en specifik sida på kommunens webbplats där unga får tycka till om vad de vill. Denna metod har utvecklats med Student i Piteå tycker som ny målgrupp (från 2011). - Feriearbeten som stimulerar till entreprenörskap, där unga genomför aktiviteter för andra unga. PiteåPanelen Panelen består till hälften av personer i ett statistiskt urval och till hälften av personer som själva anmält sitt intresse. Formen är till största delen att delta i dialoger via enkäter. Resultatet är att deltagarna når en högre grad av småbarnsföräldrar och unga kvinnor, än vad andra metoder gör. Utveckling av landsbygdscentrum Som ett led i utvecklingsarbetet av Piteås landsbygd avsätts årligen medel för att förstärka centrum i byarna i Piteå kommun. Målet är att med tydligare byacentrum verka för en positiv utveckling av landsbygden med avseende på näringsliv och boendemiljö. Företagardialog - Nytt arbetssätt i planprocess av bostadsområde, workshops med representanter från universitet, företag, medborgare och politiker. - Kulturmätning bland pitebor, i arbete med att tillsammans med företag bygga Piteås varumärke. - Utvecklat samordnade företagsbesök i samarbete med arbetsförmedlingen. Uppföljning visar på gott resultat med mer fokuserade besök, och mer effektivt genom samordande besök. - Frukostmöte med företag varje fredag har pågått i ett antal år, ca besök varje fredag. D. Återkoppling till medborgarna stärker dialogernas legitimitet Piteå kommun har antagit styrande dokument 13 för kvalitetsarbetet, som anger att syftet är att leda till utveckling av effektiva verksamheter och tjänster med god kvalitet. En förutsättning för att kunna svara på om verksamheten har en god kvalitet är att olika effekter och resultat kan mätas och utvärderas. Vikten av att återkoppla resultat till dem som deltagit i en uppföljning/utvärdering poängteras. Återkoppling ska ske till medborgare, politik samt medarbetare. Implementering av resultat till medarbetare ska göras på ett lättillgängligt sätt för att underlätta att resultatet används i det dagliga arbetet. Vid varje dialog bör metod för återkoppling ingå i planeringsfasen. Alla resultat ska läggas på kommunens webbplats, Resultat och kvalitet 14, så att medborgarna kan ta del av dem. I arbetet med att nå ut med resultatet till medborgare används även kommunens hushållstidning, Värt att veta om din kommun 15, som kommer ut tre gånger per år. Även återkoppling kräver utveckling, för att hitta nya metoder att nå ut i informationsbruset. Det senaste exemplet är att vid hälsoundersökningen Personligt, presenterades resultat och frågor tryckta på T-shirts, som i sin tur hängts på tvättlinor i skolornas korridorer och uppehållsrum. Detta skapade nyfikenhet och uppmärksamhet bland eleverna. 13 Policy för Piteå kommuns kvalitetsarbete,(2012). Piteå Kommuns riktlinjer för kvalitetsarbetet (2012). Piteå kommuns anvisningar för undersökningar inom kvalitetsarbetet (2013)

14 Kommunen har en arbetsgrupp som deltar i utveckling och samordning av styr- och ledningssystemet. En av gruppens uppdrag är att samordna olika dialoger och undersökningar. Samordning sker främst genom en gemensam tidsplanering, i syfte att undvika att samma målgrupper får erbjudande eller deltar i flera urval, vilket skulle kunna leda till ett lägre deltagande. Hushållstidningen Värt att veta om din kommun är en populär produkt, vilket visat sig i en rad olika uppföljningar och utvärderingar av tidningen. Ett exempel är att politiker och tjänstemän ringt runt till ett representativt urval, ett annat exempel är att det finns ett antal grupper som använder tidningen som årligt studiecirkelmaterial. Kommunens företrädare inbjuds alltid att delta vid någon studiecirkelträff, och dessa grupper bidrar i sin tur till att ständigt förbättra tidningen, framförallt när det gäller årets första nummer som utgör kommunens populärbudget. Bidrar då medborgardialogen till samhällsutveckling? Genom en lång tradition av folkbildning, delaktighet och möjlighet att påverka, har Piteå påbörjat byggandet av en moden medborgardialog. Genom att inbjuda till olika former av dialog, som bygger på ett lokalt engagemang är övertygelsen att kommunen som lokal aktör kan skapa ett beteende som leder till ökat förtroende. Delaktighet är också en viktig ingrediens för att skapa social uthållighet i samhällslivet. Utvecklingen sker kontinuerligt och kommer att fortsätta att ske i takt med samhällets utveckling. En del utvecklas genom att delta i forskarprogram samt att se studenters olika arbeten och examensrapporter som en del i lärandet. Samtidigt med nytt lärande gäller det att vara uthållig i påbörjad riktning, att stå fast vid en modell som passar för att styra en kommunal organsation. Våga välja modeller som bidrar till att skapa en dialog som fångar medborganas engagemang för att påverka sin egen vardag. Ställningstaganden är gjorda för att undvika de dilemman som påtalas av kritiker. Verka för att stärka det representativa systemet genom att stimulera till ökat valdeltagande, samt att kommunstyrelsen och politiken beslutar om vilka dialoger som ska genomföras och vilka frågor som är möjliga att påverka. Motverka politisk ojämlikhet genom att upprätthålla en vetenskaplig touch, med bland annat genomtänkt urval, nå fler målgrupper samt sekretessröjning. Återkoppling av resultat till medborgare, politiker och medarbetare. Använda resultat till verksamhets- och samhällsutveckling. Öppna det politiska rummet, och genom förutsättningar till deltagande, möjliggöra framtidstro för alla grupper På rätt väg men inte framme Arbetet med att bygga en modern dialog sker kontinuerligt och på så sätt finns ständigt nya utmaningar och områden att utveckla: Tydligare implementera vikten av urval som bygger på större representativitet, och att hitta metoder som innebär att möta medborgarna där medborgarna finns. Fortsätta utveckla metoder och möjliggöra delaktighet för att höra fler grupper. Definiera målgrupper, exempelvis grupper i utanförskap, arbetslösa ungdomar, utlandsfödda m.m. Fortsätta utveckla metoder för delaktighet i fysisk samhällsplaneringen, utöver det lagstadgade samråden. Att nå ut till alla medarbetare med vikten att använda resultat och inspirera till innovation och verksamhetsutveckling genom att alltid fråga oss, Hur kan jag göra mitt jobb bättre och vilka grupper kan bäst hjälpa mig att göra mitt jobb bättre? 14

15 I Piteå kommuns ledarskaps- och medarbetarpolicy finns ledorden Våga, Låga och Förmåga som även kan appliceras på vårt strategiska arbete med medborgardialog. Våga - att ha modet att ta initiativ till dialog och ha tillit till medborgarnas kompetens Låga - med vilja att lyssna och använda resultat från dialogerna Förmåga -att identifiera och ställa rätt frågor, i rätt tid, till rätt målgrupper, och att presentera bra underlag och återkoppla till deltagarna. Sammantaget finns förutsättningar för att medborgardialogen i Piteå leder till ett medskapande och en maktdelning som utvecklar våra verksamheter och bygger vårt samhälle. 15