Policy mot korruption. Your ambition. Our passion.

Transkript

1 Policy mot korruption Your ambition. Our passion.

2 Innehållsförteckning 1. Introduktion Etiska regler Etiska kommittén Riskanalys, uppföljning, ansvar och rapportering Riskanalys och rapportering Övervakning Ansvar Den etiska kommittén CMT Whistle blowing / rapportering Typer av korruption Bestickning av tjänstemän Bestickning inom den offentliga sektorn Smörjande betalningar Relationer med leverantörer, mellanhänder, partners och andra motparter Företagsbesiktningar av motpart Transaktioner och dokumentation Utbildning Policy mot korruption

3 1. Introduktion Kitron motsätter sig varje form av korruption och strävar efter att förhindra korruption i och som ett resultat av Kitrons affärsverksamhet. Policyn mot korruption strävar efter att uppfylla de etiska normerna i Kitrons etiska regler och beskriver de krav, normer och legala krav Kitrons anställda måste följa för att aktivt förhindra korruption. 2. Etiska regler Kitrons etiska regler presenterar Kitrons åtagande och engagemang för etisk företagspraxis och beskriver de normer och krav som Kitrons anställda måste följa i sitt arbete. Det är obligatoriskt att följa de etiska reglerna. Överträdelser av reglerna eller tillämpliga lagstadgade krav kan leda till disciplinära åtgärder eller avskedande och kan komma att rapporteras till relevanta myndigheter. Alla personer anställda av Kitron eller som arbetar för Kitron måste vara bekanta med och följa de krav som anges i de etiska reglerna och i denna policy mot korruption. 3. Etiska kommittén Målsättningen för Kitrons etiska kommitté är att säkerställa att Kitron har fokus på en hög nivå gällande frågor relaterade till etik och bekämpning av korruption och en gemensam förståelse och praxis när det gäller hur man bäst kan hanterar och följer upp ärenden av sådana slag. Den etiska kommittén möts efter behov, dock minst tre gånger per år. I den etiska kommittén ingår: COO CFO HR Direktören Sälj och marknadsdirektören Ordförande för den etiska kommittén rapporterar till CMT (Kitrons Corporate Management Team) som i sin tur rapporterar till styrelsen för Kitron ASA. 4. Riskanalys, uppföljning, ansvar och rapportering 4.1. Riskanalys och rapportering Kitron utvärderar regelbundet sin exponering för potentiella externa och interna risker för korruption. Vid bedömningen av de potentiella riskerna för korruption ifråga om specifika marknader, försöker Kitron att så tidigt som möjligt erhålla en förståelse av lokala lagar, föreskrifter, villkor, affärskultur och de personer och enheter som Kitron måste interagera med för att bedriva sin verksamhet. Genom att identifiera, prioritera och mildra korruptionsriskerna för särskilda projekt och affärsmöjligheter, minskar Kitron sin totala exponering för korruptionsrelaterade risker. Minst en gång om året genomför en utökad CMT-grupp en riskanalys för att identifiera externa och interna risker för korruption som vi kan möta i vår verksamhet. Utvärderingen omfattar de risker som anges nedan. 03 Policy mot korruption

4 Land eller plats för verksamhet Typ av verksamhet och aktiviteter (både yttre avdelningar, front office, och inre avdelningar, back office) Den grad till vilken affärsverksamheten bedrivs på organisationens vägnar av tredje part, såsom ombud och andra mellanhänder Företagsstrukturer, såsom samriskföretag, eller andra som involverar oberoende tredje parts intressenter Tillämpliga legala krav och regleringar Utvärderingen av korruptionsrisker skall uppdateras en gång per år för att återspegla förändringar i företagsklimatet, nya affärsprojekt, nya platser för verksamheten, nya företagsförvärv och samriskföretag, etc. Ordförande för den etiska kommittén utarbetar utifrån utvärderingen en rapport, med informationsbidrag från verksamheten, som skall överlämnas till CMT och styrelsen. Rapporten innehåller en beskrivning av korruptionsrisker som verksamheten står inför och rekommenderade åtgärder för att mildra varje identifierad risk Övervakning Kitron övervakar regelbundet till vilken grad dess policy och procedurer mot korruption har implementerats och följts i organisationen. Denna övervakningsprocess omfattar en utvärdering av effektiviteten av policy och procedurer och undersökningar av eventuellt bristande hörsamhet från Kitrons personal, samarbetspartners och andra som agerar för Kitrons räkning. Övervakningen sker på olika chefsnivåer inom Kitron. Det är ett ledningsansvar att övervaka och utvärdera efterlevnaden av antagna regler och policy. Exempel på kontroller som utförs: Uppföljning av åtgärdslistan från utvärderingen av korruptionsrisker Granskning av företagsbesiktningsrapporter (motparter) Granskning av utbildningsloggar (krävd utbildning genomförd) Granskning av valda interna transaktioner 4.3. Ansvar Den etiska kommittén Den etiska kommittén är på CMT:s vägnar ansvarig för: Övervakning av lagstiftning mot korruption och andra myndighetskrav i länder där Kitron verkar elleplan erar att verka Att ge vägledning i frågor om etik och korruption, däribland de etiska reglerna och andra lagar, regler och procedurer mot korruption Att initiera och formulera mandatet för utredningar om potentiella överträdelser av lagar och förordningar mot korruption Årlig rapportering till CMT och styrelsen om implementering och effektivitet av verksamhet mot korruption CMT CMT ansvarar för: Att genomföra en årlig utvärdering av risker med avseende på integritet för att identifiera och prioritera de interna och externa korruptionsriskerna som verksamheten står inför och efter att sådana riskbedömningar genomförts, identifiera potentiella områden för förbättring i Kitrons interna strukturer och procedurer och rekommendera åtgärder för att mildra de identifierade riskerna 04 Policy mot korruption

5 Att säkerställa att aktiviteter inom sina respektive områden utförs i enlighet med de etiska reglerna och denna policy mot korruption Avseende integritet genomföra företagsbesiktningar på motparter 4.4. Whistle blowing / rapportering Kitrons personal är skyldig att omedelbart rapportera alla misstänkta överträdelser av Kitrons policy mot korruption. Misstänkta överträdelser kan rapporteras till den anställdes chef, dennes chef, en medlem av den etiska kommittén, eller Kitrons webbsida Whistleblowing. Kitron kommer inte att vidta sanktioner i någon som helst form mot en person som, i god tro och på ett ansvarsfullt sätt, informerar personer i ansvarspositioner eller interna enheter om möjliga överträdelser av Kitrons policy mot korruption eller tillämpliga lagar. Kitron förbjuder repressalier mot någon som rapporterar i god tro. Alla rapporter om misstänkta överträdelser tas på allvar och kommer att följas upp såsom lämpligt. Rapporter kan göras anonymt. En chef som tar emot en rapport om en misstänkt överträdelse av lagar och förordningar mot korruption eller Kitrons policy mot korruption, måste omedelbart meddela ordförande för den etiska kommittén. 5. Typer av korruption 5.1. Bestickning av tjänstemän Som bestickning betraktas att lova, erbjuda, ge eller auktorisera erbjudandet eller givandet av pengar eller något av värde till en offentlig tjänsteman antingen direkt eller genom mellanhand för att säkra en otillbörlig fördel. Något av värde anger i detta fall klart och tydligt att förutom monetära betalningar innefattas i förbudet tjänster, varor och andra icke kontanta fördelar, som till exempel att betala för tjänster till familjemedlem eller tillhandahålla vissa varor. Direkta och indirekta betalningar är i lika grad förbjudna. Således är betalningar till offentliga tjänstemän som görs via mellanhänder, såsom konsulter och agenter, förbjudna, lika väl som betalningar till nära släktingar. Enligt de flesta lagar mot korruption och såsom begreppet används i denna policy, inbegriper offentlig tjänsteman: valda eller utsedda tjänstemän; anställda i nationella, regionala och lokala myndigheter (såsom inspektörer, borgmästare och tulltjänstemän); anställda i statligt ägda eller kontrollerade enheter, inklusive företag och partnerskap (såsom statliga oljebolag, verk, medieorganisationer, hälso- och sjukvårdsinstitutioner, nationella placeringsfonder och liknande); anställda i internationella offentliga organisationer (såsom Förenta nationerna, Europeiska unionen, Världsbanken och andra internationella utvecklingsorgan); tjänstemän i politiska partier och kandidater till offentliga ämbeten; medlemmar av kungliga familjer, och personer som agerar i officiell ställning för en regering, myndighet, statligt företag eller offentlig internationell organisation 05 Policy mot korruption

6 5.2. Bestickning inom den offentliga sektorn Den norska strafflagen och UK Bribery act, den brittiska lagen om mutbrott, förbjuder mutor inom den offentliga sektorn. Det är olagligt vare sig det sker direkt eller genom en mellanhand att erbjuda något av värde för att kränka personens lojalitetsplikt till arbetsgivaren i fråga eller för att uppnå en otillbörlig fördel. Dessa lagar gör det även olagligt att begära eller ta emot något av värde i strid med en lojalitetsplikt gentemot sin arbetsgivare, eller att erhålla en oegentlig fördel i samband med sin position Smörjande betalningar En smörjande betalning är en liten betalning för att säkra eller påskynda myndigheters rutinmässiga åtgärder man har laglig rätt till, såsom för utfärdandet av en licens för att göra affärer, handläggning av ett visum, tillhandahålla polisskydd, säkra handläggning av post eller liknande. Kitron förbjuder smörjande betalningar. Kitrons förbud mot smörjande betalningar gäller inte situationer i vilka Kitrons personal måste göra en betalning för att undvika en allvarlig nödsituation av medicinsk karaktär eller gällande säkerhet. I en sådan situation måste godkännande inhämtas från personens chef eller den etiska kommittén. 6. Relationer med leverantörer, mellanhänder, partners och andra motparter Kitron och dess dotterbolag gör affärer med ett antal motparter. Motparter är alla individer och enheter med vilka Kitron har ingått eller överväger att ingå en affärsrelation, och dessa inkluderar partners, leverantörer, ombud, konsulter och andra mellanhänder. Att ingå ett avtal med eller engagera en motpart medför risk eftersom Kitron kan ådra sig rättsligt skadeansvar och få skadat rykte till följd av oegentligheter från personer eller enheter som agerar för Kitrons räkning. Av dessa skäl får en affärsförbindelse med en potentiell motpart endast upprättas eller ändras om det resulterande förhållandet uppfyller Kitrons företagsbesiktningar avseende integritet såsom anges nedan. Dessutom förväntar sig Kitron att motparter skall följa etiska normer i överensstämmelse med Kitrons etiska krav och att de hörsammar Kitrons etiska regler för leverantörer Företagsbesiktningar av motpart Leverantörer, kunder och andra relevanta affärspartners såsom förvärvsobjekt, ombud etc., skall vara föremål för en riskbaserad process med företagsbesiktningar motsvarande nivån på risk för mutor som de kan komma att exponera Kitron för. Sådana företagsbesiktningar skall utföras innan en affärsmässig relation inleds med tredje part och därefter med lämpliga mellanrum för långsiktiga relationer. Alla transaktioner och affärsrelationer som eventuellt kan ge upphov till risk för bestickning är föremål för (idealiskt i förväg) godkännande av personer med tillräcklig tjänstgöringstid och oberoende ställning i förhållande till dem som inleder sådana transaktioner eller relationer. Sådant godkännande inbegriper att adekvata hänsyn tas till motiveringen och avsikten bakom sådana transaktioner och relationer och förlitar sig inte bara till att allt pappersarbete är korrekt. 06 Policy mot korruption

7 Företagsbesiktningen skall ge en tydlig bild av vilka varningssignaler som potentiellt kan uppstå från företagsbesiktningar som skulle leda till ett avvisande eller en uppsägning av en affärsrelation eller transaktion. 7. Transaktioner och dokumentation Inga falska, vilseledande eller konstgjorda poster får föras in i Kitrons böcker eller register. Alla anställda vid Kitron måste vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att Kitron upprättar och underhåller bokföringen och att register och dokument återspeglar exakt och rimligt detaljerat alla transaktioner som rör Kitron eller Kitrons tillgångar. När någon av Kitrons affärsenheter gör en betalning eller disposition av tillgångar såsom beskrivs i denna policy, måste mottagaren identifieras i affärsenhetens böcker och poster och beloppet av betalningen eller värdet av tillgångar som överförs, såsom tillämpligt, skall registreras i affärsenhetens böcker och poster. All dokumentation som genereras på grund av denna policy och de förfaranden som beskrivs i policyn, inklusive frågeformulär för företagsbesiktningar, checklistor, formulär och certifikat, måste upprätthållas för en tidsperiod som överensstämmer med Kitrons policy och lokal lagstiftning. 8. Utbildning All Kitrons personal är skyldig att delta i periodisk utbildning mot korruption för att säkerställa att Kitrons etiska värderingar och policy mot korruption och förfaranden förstås och implementeras på alla nivåer. Dessutom är Kitrons personal, vars funktioner eller uppgifter utsätter dem för större korruptionsrisker (till exempel anställda inom försäljning, inköp och ekonomi) skyldiga att delta i djupgående utbildning. 07 Policy mot korruption

8 Your ambition. Our passion. Kitron ASA Olav Brunborgs vei 4 P.O. BOX 97 NO-1375 Billingstad Norway All rights reserved - August