Etiska regler. Your ambition. Our passion.

Transkript

1 Etiska regler Your ambition. Our passion.

2 Innehållsförteckning Introduktion... 3 Målsättning... 3 Omfattning... 3 Etiskt engagemang... 3 Etiskt ställningstagande... 3 Värderingar... 3 Interna relationer... 4 Mänskliga rättigheter... 4 Arbetsmiljö... 4 Intressekonflikter... 4 Sekretess och tystnadsplikt... 5 Insiderhandel... 5 Finansiell rapportering, redovisning och information... 5 Affärsmässig hållning... 6 Handel på lika villkor och antitrustlagstiftning... 6 Kunder... 6 Leverantörer... 6 Korruption... 6 Bestickning... 6 Smörjande betalningar... 7 Gåvor och gästfrihet... 7 Resor och invitationer... 7 Sponsring och välgörenhet... 8 Praxis och uppföljning... 8 Den anställdes ansvar... 8 Ledningens ansvar... 8 Utbildning... 8 Rapportera oegentligheter Whistle blowing... 8 Hörsamhet och konsekvenser av överträdelser... 9 Etiska kommittén Etiska regler

3 Introduktion Målsättning Kitrons etiska regler presenterar Kitrons åtagande och engagemang för etisk affärsverksamhet och beskriver de normer och krav som Kitrons anställda måste följa i sitt arbete. De etiska reglerna tillhandahåller en ram för att säkerställa att Kitron följer relevant lokal och internationell lagstiftning, agerar i enlighet med företagets interna policy och värderingar och stöder FN:s initiativ för mänskliga rättigheter, barns rättigheter och arbetskraftskonventioner. De etiska reglerna kompletteras av Kitrons policy mot korruption, vilken beskriver och förklarar Kitrons krav för korrekt uppträdande i verksamheten med avseende på korruptionsbekämpning. Omfattning Denna policy gäller alla Kitrons styrelseledamöter, valda funktionärer, fast och tillfälligt anställda, inhyrd personal, konsulter och ombud som agerar i Kitron eller på Kitrons vägnar. Policyn gäller även alla entreprenörer, underentreprenörer, leverantörer och underleverantörer. Den omfattar alla företag i Kitronkoncernen. Kitron har också separata etiska regler för leverantörer, som gäller för alla leverantörer. De etiska reglerna distribueras till alla anställda, och utgör en del av anställningsavtalet för alla fast och tillfälligt anställda, såväl som för styrelseledamöter och valda funktionärer. Kitrons etiska regler skall också bifogas leverantörskontrakt. Etiskt engagemang Etiskt ställningstagande Kitron skall följa gällande lagar och förordningar, respektera de mänskliga rättigheterna och agera på ett socialt ansvarsfullt sätt. Kitrons verksamhet, såväl i affärer som internt, bedrivs med en hög nivå av integritet och med en tydlig ambition att Kitron skall vara ett socialt ansvarstagande företag som agerar etiskt och i enlighet med lagstiftning i alla aspekter av vår värdekedja. Värderingar Beteendet hos all Kitrons personal skall präglas av våra fem värderingar: Tillförlitlighet: Man kan lita på oss, vi är en tillförlitlig och trovärdig affärspartner och företaget är socialt ansvarstagande. Kreativitet: Vi strävar efter att finna lösningar och vi är proaktiva, en affärspartner som strävar efter att finna lösningar som gynnar både Kitron och dess affärspartners. Positivitet: En positiv arbetsplats, ett företag drivet av kompetens med möjligheter att växa och utvecklas i takt med utvecklingen av vår verksamhet. Engagemang: Alla kan vara med och bidra till arbetet mot framgång, vara en del av laget, och delta i förändringar, projekt och framgångar. Internationellt: Ett skandinaviskt företag med ett tydligt globalt avtryck. 03 Etiska regler

4 Interna relationer Mänskliga rättigheter Alla enheter i Kitron skall hörsamma FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, FN:s konvention om barnets rättigheter och Internationella arbetstagarorganisationer konventioner (ILOkonventioner). Kitron skall hörsamma de mänskliga rättigheterna i ILO-konventionerna, särskilt konventionerna om arbetsrätt och om att undvika barnarbete. Kitron skall inte delta i eller stödja någon form av utnyttjande av barnarbete. Om en ung arbetstagare anställs måste detta ske under kontrollerade former och i enlighet med rättsliga krav på säkerhet, arbetstider och vägledning och får inte störa tillämplig obligatorisk skolgång. Kitron motsätter sig diskriminering i alla former, såsom t.ex. på grund av ras, nationalitet, kön, sexuell läggning eller religion. Kitron motsätter sig också alla former av människohandel och köp av sexuella tjänster. Arbetsmiljö Arbetsmiljön i Kitron kännetecknas av öppenhet, kommunikation och respekt för individen. Mångfald och en med avseende på könen balanserad arbetsstyrka ses som en styrka och en fördel. Rimliga villkor som anställningspraxis som följer lokala normer, lagar och kollektivavtal är den grundläggande standarden för alla enheter inom Kitron. Ingen form av diskriminering, trakasserier eller mobbning tolereras. Kitron värderar den kompetens som anställda besitter, och att dela kunskap och information är ett område med prioritet, likaväl som utveckling på arbetet. Kitron erbjuder en arbetsmiljö där det är möjligt att kombinera arbete, karriär, familjeliv och fritid. Hälsa och säkerhet i arbetsmiljön är mycket viktigt för Kitron och skall säkerställas för att tillhandahålla en säker, hälsosam och tillfredsställande arbetsplats. Kitron följer lokala och internationella normer och relevant lagstiftning för att tillhandahålla en sådan miljö. Intressekonflikter Alla anställda förväntas vara lojala mot Kitron och Kitrons intressen. Anställda bör inte delta i finansiella eller affärsmässigt relaterade aktiviteter som skulle kunna skapa intressekonflikter mellan Kitrons intressen och egna personliga, eller en närstående tredje parts, intressen. Närstående tredje part omfattar alla personliga relationer och är inte begränsat till familjemedlemmar. Anställda som kan påverka eller fatta beslut å Kitrons vägnar får därför inte delta i överväganden eller beslutsfattande rörande någon fråga där de eller deras närstående tredje parter har personliga eller ekonomiska intressen. När en chef i denna mening diskvalificeras för ett visst ärende, diskvalificeras också alla underordnade med avseende på samma ärende. All personal skall upplysa sina överordnade om de, direkt eller indirekt, har något substantiellt intresse i någon transaktion som övervägs eller som företaget ingått. 04 Etiska regler

5 Kitrons chefer kan inte inneha aktier hos Kitrons kunder eller Kitrons leverantörer såvida de inte är börsnoterade. Personal som inte har chefsbefattning på Kitron får inneha aktier i börsnoterade företag som har en affärsrelation med Kitron, men måste rapportera sitt innehav till närmast överordnad. Denna skyldighet att informera omfattar inte köp eller ägande av enheter i gemensamma fonder. Besläktade personer kan inte anställas eller väljas in i positioner som är inkompatibla, till exempel så att den ena blir direkt överordnad för den andre, eller där den ena kontrollerar den andres arbete. Alla som är anställda hos Kitron måste själva bedöma om det föreligger några intressekonflikter. Om deras fall är oklart, eller om någon så begär, måste de hänskjuta frågan till sin närmast överordnade. Särskild varsamhet måste iakttas ifråga om leverantörer, kunder och konkurrenter som har anlitat personer som varit anställda hos Kitron under de föregående två åren. Sekretess och tystnadsplikt Kitrons anställda är skyldiga att upprätthålla sekretess i fråga om allt som rör verksamheten och situationer som kan ge obehöriga åtkomst till konfidentiell information. I princip är all information som inte offentliggjorts att betrakta som konfidentiell. Exempel på, men inte begränsade till, konfidentiell information anges nedan: Information om tillverkning och produkter som inte tillkännagivits offentligt Priser, villkor och allt annat innehåll i avtal med kunder och leverantörer Beräkningar och uppskattningar Information som inte är allmänt känd och som skulle kunna inverka märkbart på Kitrons aktier Personlig information om andra som förvärvats i samband med ett uppdrag för Kitron Denna sekretessplikt fortfar att vara i kraft efter det att en anställd vid Kitron har lämnat företaget. Ingen individ kan utnyttja Kitron-specifik information av det slag som angetts ovan i sin egen verksamhet eller i andras tjänst eller anställning. Endast personer som utsetts för ändamålet kan göra offentliga uttalanden å Kitrons vägnar. Insiderhandel Insiderinformation är specifik information som inte är allmänt känd och som sannolikt kommer att ha en märkbar effekt på finansiella instruments pris. Missbruk av insiderinformation, oavsett hur den erhållits, är förbjudet enligt den norska Securities Trading Act ( STA ). Personer som har insiderinformation om Kitron eller om företag med vilka Kitron har kommersiella förbindelser måste avstå från att handla med aktier eller ge råd om aktier i Kitron eller dessa företag. I övrigt hänvisas till bestämmelserna om insiderhandel i STA och regler om anmälan i norska Public Limited Companies Act Primära insiders omfattas av de insiderförordningarna som anammats av Kitron i Kitrons insidermanual. Finansiell rapportering, redovisning och information All finansiell information om Kitron och Kitrons tillgångar och skulder skall kommuniceras och rapporteras, internt och externt, på ett exakt och korrekt sätt. 05 Etiska regler

6 Alla räkenskapsuppgifter måste vara korrekta, registrerade och reproduceras i enlighet med gällande normer, lagar och förordningar. Som ett företag noterat på norska börsen är Kitron skyldigt att tillhandahålla en fullständig, rättvisande, korrekt och begriplig redovisning av regelbundna finansiella rapporter, andra dokument ingivna till tillämpliga tillsynsmyndigheter och organ samt tillhandahålla andra offentliga kommunikationer. Inga falska, vilseledande eller konstgjorda poster får föras in i Kitrons böcker eller register. Alla anställda vid Kitron måste vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att Kitron upprättar och underhåller bokföringen och att register och dokument återspeglar exakt och rimligt detaljerat alla transaktioner som rör Kitron och Kitrons tillgångar. Ingen information får döljas från interna eller externa finansiella revisorer. För kundrevisioner respekterar Kitron avtalsenliga förpliktelser. Affärsmässig hållning Handel på lika villkor och antitrustlagstiftning Kitron kommer att konkurrera på ett respektabelt och etiskt ansvarsfullt sätt inom ramen för antitrustlagstiftning och relevanta konkurrensförordningar i de marknader där Kitron är verksam. Kunder Alla kunder skall behandlas med respekt och integritet. Kitron skall följa kundernas specifika krav avseende budgivning när sådana processer förekommer. Leverantörer Leverantörer skall behandlas rätt och riktigt i alla interaktioner med Kitron. Kitron har utvecklat separata etiska regler för leverantörer, vilken gäller de som är leverantörer till Kitron. Kitron har en riskbaserad strategi vid utvärdering och revision av leverantörer, där uppmärksamheten fokuseras på var risken är störst att Kitrons krav inte kommer att tillmötesgås. Korruption Kitron motsätter sig varje form av korruption och strävar efter att förhindra korruption i, och som ett resultat av, Kitrons affärsverksamhet. Det är förbjudet för Kitrons anställda att lova, ta emot eller ge ett erbjudande som skulle ge en otillbörlig fördel till någondera part i samband med ett uppdrag, oavsett slag, med någon motpart. Detta avser både offentliga tjänstemän och privata kommersiella motparter. Bestickning Som bestickning betraktas att lova, erbjuda, ge eller auktorisera erbjudandet eller givandet av pengar eller något av värde till en offentlig tjänsteman eller en offentligt anställd antingen direkt eller genom 06 Etiska regler

7 mellanhand för att säkra en otillbörlig fördel. Något av värde anger i detta fall klart och tydligt att förutom monetära betalningar innefattas i förbudet tjänster, varor och andra icke-kontanta fördelar, som till exempel att betala för tjänster till familjemedlem eller tillhandahålla vissa varor. Direkta och indirekta betalningar är i lika grad förbjudna. Således är betalningar till offentliga tjänstemän som görs via mellanhänder, såsom konsulter och agenter, förbjudna, lika väl som betalningar till nära släktingar. Smörjande betalningar En smörjande betalning är en liten betalning för att säkra eller påskynda myndigheters rutinmässiga åtgärder man har laglig rätt till, såsom för utfärdandet av en licens för att göra affärer, handläggning av ett visum, tillhandahålla polisskydd, säkra handläggning av post eller liknande. Kitron förbjuder smörjande betalningar. Kitrons förbud mot smörjande betalningar gäller inte situationer i vilka Kitrons personal måste göra en betalning för att undvika en allvarlig nödsituation av medicinsk karaktär eller gällande säkerhet. I en sådan situation måste godkännande inhämtas från personens chef eller den etiska kommittén. Gåvor och gästfrihet Ingen får acceptera, vare sig för egen eller annans räkning, gåvor, arvoden, tjänster eller andra förmåner som skulle kunna påverka hur den utför sina uppgifter, eller som givaren har till avsikt skall utgöra ett sådant inflytande. Ovanstående utesluter inte sådant av obetydligt värde som ges bort i marknadsföringssyfte eller allmänna system som är öppna för all Kitrons personal. Invitationer till underhållning eller andra evenemang från befintliga eller potentiella affärskontakter måste betraktas som gåvor (särskilt om evenemangen inte är till gagn för företaget). Försiktighet anmodas därför ifråga om att acceptera inbjudningar utöver vad som är normal affärsmässig gästfrihet. Under förhandlingar bör personal generellt avstå från att acceptera alla erbjudande om gästfrihet. Alla gåvor, gästfrihet och andra förmåner, inklusive kostnader och tillbringad tid, måste vara av blygsamt slag. Resor och invitationer Kitron skall betala alla resor och hotellkostnader i anslutning till verksamheten för Kitrons personal. Befintliga eller potentiella affärskontakter till företaget är förbjudna från att betala resor, inkvartering och så vidare. Inte heller tillåts anställda att acceptera sådana förmåner för medföljande personer från Kitrons befintliga eller potentiella affärskontakter. På motsvarande sätt skall Kitron inte betala för affärskontakters resor såvida inte Kitron är avtalsmässigt skyldig att göra det. 07 Etiska regler

8 Sponsring och välgörenhet Sponsring och välgörenhet är normalt tillåtna i Kitron så länge som de hörsammar tillämpliga lagar och förordningar och rör begränsade ekonomiska värden. Grundläggande regler för att aktiviteter rörande sponsring eller välgörenhet skall godkännas är att de är i samklang med våra värderingar, bidrar till förbättrad utveckling för barn och ungdom, inte drivs politiskt eller religiöst och är transparent och tål att offentliggöras. All sådan verksamhet skall godkännas på förhand av tillämplig sitechef på plats och rapporteras till Kitronkoncernens etiska kommitté. Praxis och uppföljning Den anställdes ansvar Varje anställd i Kitron måste se till att han eller hon har nödvändig kunskap om, och utför sina uppgifter enligt kraven i Kitrons etiska regler och tillämpliga lagar och förordningar. Ledningens ansvar Ledningen måste se till att aktiviteter inom dess ansvarsområde utförs i enlighet med Kitrons regler. Ledningen ansvarar också för att kommunicera de etiska reglerna och för att ge vägledning för tolkning och tillämpning av koden. Utbildning All Kitrons personal är skyldig att delta i regelbunden fortbildning i Kitrons etiska regler för att säkerställa att Kitrons etiska värderingar förstås och implementeras på alla nivåer. Rapportera oegentligheter Whistle blowing Alla förhållanden som ger upphov till etiska frågor eller problem som kan innebära ett brott mot rådande förordningar och bestämmelser eller omständigheter som kan orsaka förlust av värde eller rykte för Kitron bör tas upp med den anställdes närmast överordnade. Personal från Kitron som tror de har erbjudits mutor eller blivit utsatta för otillbörliga påtryckningar eller försök att utöva sådana påtryckningar eller som önskar rapportera eller upplysa om eventuella juridiska och etiska överträdelser, dilemman eller problem bör omedelbart göra det till sin närmast överordnade. Miljöfrågor eller problem som rör säkerheten på arbetsplatser kan rapporteras till relevant representant, HSE-ansvarig och/eller företagshälsovården. Finansiella frågor kan rapporteras till den finansiellt ansvarige. Det åligger alla anställda att rapportera kriminella handlingar och omständigheter där liv eller hälsa kan vara i fara. Rapportering kan ske anonymt, men öppen rapportering främjar normalt frågans ändamålsenliga lösning. Den rapporterande personens namn skall förbli konfidentiellt för alla utom mottagaren. Om den anställde inte får något passande gensvar eller reaktion, eller inte är komfortabel med att rapportera saken till den närmast överordnade, uppmuntras den anställde att informera platschefen eller Kitronkoncernens etiska kommitté. Ordföranden för den etiska kommittén är den första kontaktpunkten. 08 Etiska regler

9 Hörsamhet och konsekvenser av överträdelser Överträdelser av de etiska reglerna godtas inte. Rutiner, praxis eller beteenden som inte är förenliga med denna manual skall omedelbart upphöra. Medvetna eller upprepade överträdelser från anställda av denna policy kommer att leda till, i enlighet med lokala legala krav, att anställningsförhållandet kommer att omprövas. Det kan, efter en tillbörlig undersökning och uppföljning, leda till att anställningen avslutas. Överträdelser av denna policys principer från våra motparter såsom kunder, leverantörer, entreprenörer, underleverantörer, underentreprenörer eller andra intressenter kommer per definition att leda till en undersökning av situationen och att affärsrelationen med Kitron kommer att omprövas och eventuellt avslutas. Etiska kommittén Kitron har en etisk kommitté vars syfte är att säkerställa att Kitron har fokus på en hög nivå gällande frågor relaterade till etik och bekämpning av korruption och en gemensam förståelse och praxis när det gäller hur man bäst hanterar och följer upp ärenden av sådana slag. För det första ansvarar den för policydokumentet i sig och granskar och uppdaterar de etiska reglerna. För det andra är kommittén en rådgivande nämnd för chefer och anställda i koncernen när det rör etiska dilemman och svåra gränsfall. Anställda i Kitron bör, när tvivel föreligger, rådfråga närmast överordnade eller Kitronkoncernens etiska kommitté. Det ligger också inom kommitténs huvudsakliga ansvarsområde att regelbundet genomföra etiska kontroller främst inriktade på korruptionsbekämpning. Den etiska kommittén möts efter behov, dock minst tre gånger per år. I den etiska kommittén ingår: COO, CFO, Personaldirektören och sälj och marknadsdirektören. Ordförande för den etiska kommittén rapporterar till CMT (Kitrons Corporate Management Team) som i sin tur rapporterar till styrelsen för Kitron ASA. De etiska reglerna är föremål för revidering åtminstone vartannat år. Dag Songedal CEO Tuomo Lähdesmäki Styrelsens ordförande 09 Etiska regler

10 Your ambition. Our passion. Kitron ASA Olav Brunborgs vei 4 P.O. BOX 97 NO-1375 Billingstad Norway All rights reserved - August