Att jämföra sig med andra. Nätverksträff, Forum iförvaltning Olle Ebbinghaus, Dokumentinfo

Transkript

1 Att jämföra sig med andra. Nätverksträff, Forum iförvaltning Olle Ebbinghaus, Dokumentinfo

2 Alla jämför sig med andra?!

3 Frågor som jag kan få - Känner du till ett bättre dokumenthanteringssystem än det vi har? - I vilken myndighet finns det en bättre fungerande registratorsfunktion som vi kan lära av? - Vilka kommuner har kommit långt när det handlar om earkivering?

4 Alla jämför sig med andra!!!

5 Är det bra med jämförelser? Eller: När är det bra med jämförelser?

6 Uppgift under kafferasten Vilka kvaliteter/egenskaper har en bra fungerande informationsförvaltningsfunktion/arkivfunktion /arkivregistraturfunktion (kärt barn ) i en myndighet, en kommun eller i ett företag?

7

8 Reflektioner om användning av standarder, jämförelser och benchmarking som verktyg för att utveckla informationsförvaltningen Nätverksträff, Forum iförvaltning Olle Ebbinghaus, Dokumentinfo

9 Dokumentinfo Oberoende konsultbolag Kurser, seminarier Dokumenthanteringsplan.se Sysselsätter idag 5 personer och söker konsulter Olle Ebbinghaus Arkivarie, konsult, utbildare olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se,

10 Agenda Inledning ISO Information Governance Maturity Model (ARMA) Benchmarking Avrundning

11 Vad menar jag med informationsförvaltningen? Det som krävs för att få till informationsförvaltningen från ax till limpa Kompetens Styrning (regler, ansvarsfördelning etc) System (t. ex. IT) Resurser

12 Hur utveckla informationsförvaltningsverksamheten? Certifiering? Utbildning? Investera i nya systemstöd? Slåss för mer resurser?..?

13

14 ISO Ledningssystem för verksamhetsinformation Internationell standard 2011

15 ISO krav Organisationen och dess sammanhang Verksamhetskrav, rättsliga krav Omfattning Ledarskap Organisatoriska roller, ansvar och befogenheter Planering Stöd Verksamhet Utvärdering av funktionen Intern revison Ledningens granskning Förbättringar

16

17 Hur undersöka ISO 30301? Det kommer att kräva resurser att arbeta med standarden.vad får organisationen ut av det? Självutvärderingen (bilaga C), Lista all ska-krav för att få en känsla för vad som krävs för uppfyllnad Vara medveten om att det inte bara är de styrande dokumenten som ska hanteras

18 Bra med ISO Helhet och systematik Ledningens ansvar Utvärdering Ständiga förbättringar Bilaga C Checklista självutvärdering Bilaga B (om andra ledningsstandarder används)

19 Mindre bra med ISO Kvalitet på det som hanteras i systemet Resurskrävande Annan kompetens krävs? Inte tydligt hur utveckling åstadkoms Dålig svensk översättning

20 Information Governance Maturity Model ARMA Använder ARMAs General Accepted Recordkeeping Principles (GARP)

21 General Accepted Recordkeeping Principles Principle of Accountability (ansvar) Principle of Integrity (integritet, äkthet och trovärdighet) Principle of Protection (skydd) Principle of Compliance (följsamt mot regler och lagar) Principle of Availability (tillgänglighet) Principle of Retention (bevara, så länge det behövs) Principle of Disposition (förstöra) Principle of Transparency (öppenhet)

22 Information Governance Maturity Model Levels of Maturity ( Mognadsnivåer ) Level 1 (Sub-Standard) Level 2 (In Development) Level 3 (Essential) Level 4 (Proactive) Level 5 (Transformational)

23 Matris.

24 Arbetssättet 1. Bestäm vilken nivå som är målet för de olika principerna 2. Identifiera nu-läget och skillnad mellan nu-läge och mål 3. Identifiera förbättringsmöjligheter, ta hänsyn till bl a risker och möjligheter 4. Ge ansvar för olika insatser att minska risk och andra förbättringar 5. Inför ett system för ständiga förbättringar, övervakning och återkommande utvärdering

25 Principle Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Account Trans Integrity Protection As is To be Compl Avail Retent Disp

26 Bra med Information Governance Maturity Model Systematisk Ledningens ansvar Tydlig om var utveckling ska ske Bra att måldefinitioner är en del av modellen

27 Mindre bra med Information Governance Maturity Model Amerikansk Självvärderingen svår, blir lätt subjektiv Svårt att hantera skillnader i verksamhetens olika delar Är modellen relevant för alla verksamheter?

28 Benchmarking Benchmarking är att lära av andra i syfte att uppnå egna förbättringar. Det är en kontinuerlig, systematisk process för att jämföra den egna effektiviteten i form av produktivitet, kvalitet och arbetsprocesser med de företag och organisationer som representerar de bästa. Förädiskt enkelt vilket betyder att det krävs arbete och systematik för att göra bra benchmarkinginsatser. En systematik som man ofta inte gör En stor poäng med systematisk återkommande benchmarking är att organisatorisk lärande och kompetensutveckling.

29 Benchmarking - ansats Val av objekt för benchmarking Diagnos (processkartläggning, mått) Val av partner(s) Informationsinsamling och analys detaljering, besök hos partner etc Redesign av objekt, omdefinition av mål Handlingsplanen Konkret förändring

30 Bra med Benchmarking Enkelt att förstå Kraftfullt om det görs på ett bra sätt Förändringen blir enklare att driva igenom

31 Mindre bra med Benchmarking Det är vanligt att det missförstås och förenklas och då gör det ingen nytta Man gör fel, t. ex. väljer partner utan att veta vad man ska titta på

32 Avrundning När är det bra med jämförelser? I stort sett alltid, men gör det hellre mindre ofta och mer genomarbetat När kan ISO användas? Vid certifiering När en funktion är etablerad och arbetet med att nå standarden är hanterbart När ledningen är med på det och förstår vad det innebär När kan Information Governance Maturity Model användas Som en motot för utveckling, för att etablera ständiga förbättringar När kan Benchmarking användas? Vid specifika problem som är enkla att definiera

33 Mer från Dokumentinfo. Kurserna Dokumentstyrning och kvalitet och Leda och styra diarieföringen Nyhetsbrev med e-post varannan fredag Mer info på Kanske ett metodutvecklingsprojekt om utveckling av informationshanteringsfunktionen i höst, Om ni är intresserad av det och ev vill vara med, kontakta olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se,

34 - Experter på dokumenthantering