Uppförandekod för AF Gruppen

Transkript

1 Uppförandekod för AF Gruppen afgruppen.se 1

2 xzzhjhzx AF Gruppen ASA Telefon afgruppen.se 2 kingdesign.no / 0309

3 4 Koncernledningens uttalande 6 Riktlinjer för anställda 7 Riktlinjerna gäller för 8 De anställdas ansvar 9 Hur man tar upp problem med uppförande 10 Om inte riktlinjerna följs 11 Arbetsmiljö 12 Personligt agerande, etik och ansvar 15 Privat ekonomi 16 Konkurrens 17 Lagar, föreskrifter, kollektivavtal och interna normer och instruktioner 18 Kunder och leverantörer 19 Gåvor och representation 20 Ett gott intryck 21 Massmedier och mobiltelefoner 22 Intressekonflikter 24 Tystnadsplikt 24 Insiderhandel 25 Efterlevnad av AF Gruppens värderingar 25 Arbetsmiljö 3

4 Koncernledningens uttalande De anställda har varit med och byggt upp AF Gruppens anseende som ett företag man kan lita på. Det anseendet påverkas varje dag av uppförandet hos varje enskild anställd. Sedan AF Gruppen etablerades har företaget haft en klanderfri historia. Inga sanktioner från offentliga institutioner, inga revisionsberättelser med anmärkningar, ingen negativ respons från kunder eller kontroll som en följd av misstankar om prissamarbete. Koncernen har kreditvärdering AA, vilket vi kan tacka våra anställda, deras etik, ordningsamhet och entreprenörskap för. AF Gruppen är en koncern under snabb tillväxt. Vår tillväxt och lönsamhet är beroende av att vi kontinuerligt strävar efter att upptäcka och synliggöra eventuella fel och brister i våra tjänster och produkter. Våra tjänster och produkter ska följa avtal, standarder och interna krav, så att våra kunder blir nöjda. 4

5 Vår konkurrenskraft och vår plats i samhället börjar och slutar med att vi är ett pålitligt företag. Vi ber därför alla våra medarbetare att följa riktlinjerna och att tänka och handla med utgångspunkt i våra kärnvärden. Ledare inom AF Gruppen har ett överordnat ansvar att leda på ett sätt som skapar en kultur där rätt beteende uppmärksammas, värdesätts och eftersträvas av samtliga anställda. Riktlinjerna ska tillämpas i organisationen för att etablera en sådan kultur och för att skapa engagemang och utveckla kompetens. Vi har all anledning att vara stolta över den koncern som vi har skapat. Men det som byggs upp under många år kan snabbt raseras av enskilda händelser. Därför måste vi vara konsekventa när det gäller efterlevnaden av riktlinjerna och att agera med utgångspunkt i våra kärnvärden. Maj 2008 Koncernledningen 5

6 Riktlinjer fö anställda Riktlinjerna är AF Gruppens levnadsregler och alla anställda uppmanas att sätta sig in i och följa dem. Om den anställdes övertygelse skulle ändras så att den kommer i konflikt med rikt linjerna eller kärnvärdena bör den anställde överväga om AF Gruppen är rätt arbetsplats för honom/ henne. 6

7 Riktlinjerna gäller för Samtliga anställda och alla med uppdrag inom koncernen och i helägda dotterbolag Samtliga anställda hos företag som till minst 50 % ägs av AF Gruppen eller anställda i företag där AF Gruppen är majoritetsägare Tredje part som genom avtal är engagerad av AF Gruppen. AF Gruppen kräver att alla som representerar företaget följer riktlinjerna. Ledningen för det aktuella området måste: Identifiera vilka personer eller företag som bedriver verksamhet å AF Gruppens vägnar, och som kan beröras av förhållanden som omfattas av riktlinjerna Kräva att dessa personer och företag uppfyller de relevanta delarna av riktlinjerna Ge dessa personer och företag lämplig vägledning beträffande riktlinjerna 7

8 De anställdas ansvar Du bör ha en grundläggande förståelse för riktlinjerna, och detaljerad kunskap om de delar som angår ditt arbete Be din överordnade om hjälp om du har frågor om hur riktlinjerna generellt ska tolkas Vid eventuella misstankar om överträdelser mot riktlinjerna, ta omedelbart upp detta med din överordnade Var en god förebild Ledare i AF Gruppen ska på alla nivåer utöva ledning som skapar en kultur där alla anställda värdesätter och respekterar riktlinjerna, genom att: Vara en närvarande ledare Alltid ta upp omständigheter eller processer som bedöms utgöra en överträdelse mot riktlinjerna Säkerställa att de anställda förstår att resultat inte ska uppnås på bekostnad av riktlinjerna Se till att kontroller utförs som synliggör avvikelser och verkställa korrigerande åtgärder Tillämpa riktlinjer i processer som skapar förståelse för riktlinjerna och utvecklar organisationen Sanktionera överträdelser mot riktlinjerna 8

9 Hur man tar upp problem med uppförande Alla anställda kan ta upp eventuella överträdelser mot riktlinjerna eller mot lagar och föreskrifter, samt ställa frågor om hur riktlinjerna ska tolkas, till: Närmast överordnade Ledaren på nästa nivå i linjeorganisationen om du tidigare har diskuterat saken med din ledare men inte är nöjd med resultatet. Informera alltid din ledare innan du går vidare till en ledare på nästa nivå Fackanslutna anställda kan ta upp eventuella överträdelser mot riktlinjerna med sina förtroendevalda Vid överträdelse mot riktlinjerna som leder till en skriftlig varning ska ledaren på företagsenheten rapportera detta till den ansvarige koncerndirektören 9

10 Om inte riktlinjerna följs Anställda som bryter mot riktlinjerna kan komma att utsättas för disciplinära åtgärder och bonusförlust. Disciplinära åtgärder kan inkludera allt från en muntlig varning till avsked. Exempel på handlingar som kan medföra sanktioner: Överträdelse mot riktlinjerna Uppmaning till andra att bryta mot riktlinjerna Undvikande att rapportera kännedom om överträdelse mot riktlinjerna Undvikande hos ledarna att säkerställa att riktlinjerna efterlevs Anställd som rapporterar överträdelse skall ej behandlas negativt i någon form. När det gäller icke AF-anställda (tredje part) på våra arbetsplatser kan överträdelse mot riktlinjerna innebära att man avvisas från arbetsplatsen, att betalningar hålls inne eller att kontrakt hävs. 10

11 Arbetsmiljö Du ska bidra till en arbetsmiljö utan särbehandling, diskriminering, utfrysning och mobbning på grund av etnisk tillhörighet, hudfärg, religion, nationalitet, kön, sexuell läggning, ålder eller funktionshinder. Rekrytering, anställning, upplärning, belöning, befordran, sanktionering och andra arbetsvillkor ska genomföras utan hänsyn till personliga relationer eller till en persons etniska tillhörighet, hudfärg, religion, nationalitet, kön, sexuella läggning, ålder eller funktionshinder. Aktiviteter som inte främjar en god arbetsmiljö ska inte förekomma. Detta gäller exempelvis hot, våldsamt beteende och utagerande samt försäljning, innehav och användning av olagliga preparat. Ingen ska komma till arbetet under påverkan av alkohol eller andra rusmedel. Vi ser det som olämpligt att äkta makar/sammanboende eller närstående arbetar nära varandra i organisationen. Närstående bör heller inte inneha befattningar inom AF Gruppen som innebär att den ena parten kontrollerar den andres arbete, eller där tjänsterna är oförenliga på annat sätt. Du ska eftersträva en öppen och ärlig kommunikation där du inte talar nedsättande om andra anställda. AF Gruppen ska vara både liten och stor. Vi ska dagligen kämpa för att behålla den egna lilla organisationsenhetens informella, energiska och enkla framtoning, samtidigt som vi till fullo ska utnyttja vår gemensamma styrka som koncern. 11

12 Personligt agerande, etik och ansvar AF Gruppens anseende påverkas av de anställdas agerande. Alla anställda representerar AF Gruppen i kontakt med kunder, leverantörer, förtroendevalda, aktieägare, myndigheter och kollegor i både affärsmässiga som sociala sammanhang. Alla anställda uppmanas att agera på ett sätt som skapar tillit och som överensstämmer med riktlinjerna och våra kärnvärden. De anställda, och i synnerhet ledarna, representerar företagets etik oc h värderingar i mötet med andra människor. Lojalitet med AF Gruppen ska vara en självklarhet i alla situationer, men ska inte utgöra ett hinder för öppen kommunikation och diskussion internt, även om det rör sig om kritik. När beslut fattats ska dessa snabbt verkställas. AF Gruppen respekterar dig som individ, ditt privatliv och din integritet. Om det däremot framkommer att ditt agerande på eller utanför arbetet har en negativ inverkan på din prestation, på andra anställdas prestationer eller på företagets intressen, kan ditt uppförande angå AF Gruppen. 12

13 Om du ansvarar för att förvalta personlig information om andra anställda, eller om du har fått tillgång till sådan information, måste du förvissa dig om att denna information inte av misstag förs vidare eller missbrukas. Anställda eller personer som ska anställas, som har styrelseuppdrag eller liknande förtroendeuppdrag eller som överväger att åta sig dylika uppdrag inom andra företag/verksamheter, är förpliktigade att i sådana fall informera företaget om detta, så att eventuella problemställningar förknippade med lojalitet och integritet uppmärksammas och utreds. 13

14 xzzhjhzx 14

15 Privat ekonomi Du får inte ta emot eller köpa varor eller tjänster från AF Gruppen. Som undantag gäller köp av bostad. Utveckling och byggnation av bostäder i egen regi för försäljning är en fortlöpande aktivitet inom företaget. Anställda inom AF Gruppen kan köpa en bostad i sådana projekt på samma villkor som externa köpare. Följande regler gäller: Finansiering kan inte ske i AF Gruppen Anställda i ledande befattningar, samt tjänstemän som arbetar med utveckling, marknadsföring och försäljning av projekt i egen regi, måste erhålla ett förhandsgodkännande från koncernledningen för att kunna genomföra ett bostadsköp Inköp av arbetskläder och artiklar som profilerar AF Gruppen är undantagna. Dessa kan köpas enligt gällande praxis inom företaget Som undantag räknas gåvor och uppmärksamhet från AF Gruppen i enlighet med bestämmelserna i Personalhandboken Som undantag räknas även köp av kasserade varor. Det finns möjlighet att köpa varor som kasserats. Priset bestäms av projektledaren Som undantag räknas varor som tillverkats av AF Gruppen och som är fritt tillgängliga på den öppna marknaden 15

16 Sådana varor kan säljas till anställda till ett pris som motsvarar AF Gruppens standardprislista. Det bör preciseras att det endast är varor och inte tjänster som kan säljas. Du får göra privata inköp genom AF Gruppens leverantörer. Fakturering får dock inte gå via AF Gruppen. Anställda kan inte delta i näringsverksamhet som konkurrerar med, är leverantör till eller har ett direkt samband med företagets verksamhet. I fall då detta är en relevant fråga är anställda förpliktigade att ta upp omständigheterna med koncernledningen. Konkurrens Vi ska följa gällande konkurrenslagar och bestämmelser. Du ska inte diskutera, föreslå eller ingå avtal med konkurrenter direkt eller indirekt, formellt eller informellt, skriftligen eller muntligen om konkurrensfaktorer mellan AF Gruppen och dess konkurrenter vid försäljning till tredje part. 16

17 Lagar, föreskrifter, kollektivavtal och interna normer och instruktioner Lagar, föreskrifter, standarder och specifikationer utgör ramvillkor som AF Gruppen måste ta ställning till. Våra affärsenheter och projekt ska planeras och genomföras i enlighet med gällande lagar i respektive land. Vi ser till att hantverkare och tjänstemän kan organisera sig fackligt. Det är viktigt för AF Gruppen att följa de kollektivavtal som ingåtts. Du ska på ett lojalt sätt rätta dig efter de normer, procedurer, instruktioner och arbetsuppgifter som din överordnade ålägger dig, förutsatt att dessa överensstämmer med dina arbetsvillkor. En handling eller underlåtelse accepteras inte även om den medför positiva resultat för AF Gruppen om resultatet har uppnåtts som följd av brott eller kringgående av lagar, föreskrifter, gällande interna normer, rutiner eller instruktioner. 17

18 Kunder och leverantörer Du ska behandla alla kunder och leverantörer rättvist. Du får inte ingå affärsförbindelser med en släkting eller en nära vän å företagets vägnar. Vi ska marknadsföra och sälja produkter och tjänster baserade på produkternas egenskaper och fördelarna med att anlita AF Gruppen som leverantör. Vi ska inte uttrycka oss nedsättande om våra konkurrenter. Vi ska endast göra affärer med leverantörer som uppfyller lagstadgade krav, krav i kollektivavtal, interna krav i AF Gruppen och denna uppförandekod. Företaget har det organisatoriska ansvaret för hela kontraktspyramiden. Var noga med att säkerställa att det inte förekommer svartarbete. Var också noga med att följa alla lagar som förbjuder penningtvätt och som kräver rapportering av kontanttransaktioner. Lär dig att identifiera och se upp för varningssignaler som tyder på penningtvätt. Se till att ha stöd från leverantörer för att säkerställa att kundens förväntningar på kvalitet uppfylls. Leverantörer som är för små för att utveckla egna stödsystem och förbättringsprocesser ska inkluderas i AF Gruppens stödsystem. 18

19 Gåvor och representation Du, din familj och dina nära vänner får inte motta pengar eller gåvor som kan förknippas med AF Gruppens verksamhet. Som undantag räknas gåvor utan nämnvärt värde, såsom reklamartiklar, när sådana också delas ut till andra som har ett liknande förhållande till kunden eller leverantören. Som undantag räknas också mindre gåvor som är vanliga i företagssammanhang (blommor, julklapp och liknande) och som inte ifrågasätter din integritet. Mottagande av andra gåvor ska rapporteras till ledaren för affärsenheten eller till koncernledningen, eller så ska gåvan returneras. Deltagande i kurser, konferenser, utflykter, julbord, mässor och demonstrationer som arrangeras av kunder eller leverantörer ska godkännas av direktören för affärsenheten. Utlandsresor ska godkännas av ledaren för affärsenheten. Resor och uppehälle ska alltid betalas av respektive företag eller affärsenhet inom AF Gruppen. 19

20 Ett gott intryck Vi ska lägga vikt vid ordning och reda. Dessutom ska alla delar som rör material, kultur, sociala förhållanden och miljö kombineras och utformas så att helheten ger ett gott estetiskt intryck. Klä dig på ett sätt som visar respekt för kunder, leverantörer och kollegor. Vid produktion ska alltid nödvändig skyddsutrustning bäras. Endast godkända arbetskläder ska användas. AF Gruppens kontor är, förutom en arbetsplats, också en plats där många utomstående kommer i kontakt med AF Gruppen. Anställda ska därför lägga särskild vikt vid sin roll som representant för företaget. 20

21 Massmedier och mobiltelefoner Information från AF Gruppen syftar till att göra det möjligt för omgivningen att skapa sig en korrekt bild av vår verksamhet. Uttalanden till massmedia ska enbart ske efter tillstånd från kommunikationschefen eller koncernledningen. Ledare kan uttala sig om förhållanden och processer inom det egna ansvarsområdet när de valts ut till detta. I en del avtal är det enbart byggherren som får informera massmedia. Det är inte tillåtet att använda medieutrustning som ger ifrån sig störande ljud på arbetsplatser inom AF Gruppen. Anställda får inte använda mobiltelefon under möten som arrangeras av AF Gruppen. Mötesledaren kan göra undantag från denna regel om det föreligger särskilda skäl. Användning av mobiltelefon i övriga situationer ska ske med hänsyn till säkerhet, den koncentration som krävs för att utföra arbetet samt god kommunikation mellan kollegor. 21

22 Intressekonflikter AF Gruppen är medveten om och respekterar din rätt att delta i ekonomiska, kommersiella och andra aktiviteter utanför företaget. Du måste dock undvika situationer som kan medföra en konflikt mellan AF Gruppen och dina personliga intressen. Det får på inget sätt föreligga ett beroendeförhållande mellan dig och AF Gruppens kunder, aktieägare, leverantörer eller andra kontakter. 22

23 Exempel på intressekonflikter Ekonomiska intressen i företag utifrån vilka du kan påverka affärsverksamheten inom AF Gruppen Avlönad bisyssla som kan påverka arbetet inom AF Gruppen Styrd affärsverksamhet i riktning mot en kund eller leverantör som delvis ägs eller leds av en släkting eller nära vän Affärsförbindelser med tidigare arbetsgivare, arbetskollegor och företag som du själv har en affärsförbindelse med Engagemang i intresseorganisationer, styrelseuppdrag i samägda bolag eller politiska engagemang som berör områden du arbetar med inom AF Gruppen Beslut om anställning eller befordran av äkta make/maka, samboende, släkting eller nära vän Förhållanden, romantiskt eller andra personliga förhållanden som kan skapa intressekonflikt med den anställdes ansvarsområden i AF Gruppen Meddela dina överordnade om aktiviteter, ekonomiska intressen, relationer eller kontakter som kan utgöra en möjlig intressekonflikt. 23

24 Tystnadsplikt Du har tystnadsplikt avseende konfidentiell information du får kännedom om inom tjänsten. Tystnadsplikten gäller inte bara utåt, utan även gentemot kollegor som inte har behov av den aktuella informationen i sina arbeten. Insiderhandel Om du har information som kan påverka kursen på företagets aktier får du inte köpa eller sälja aktier i AF Gruppen innan denna information har offentliggjorts. Ingen har i kraft av sin position rätt att använda (eller missbruka) information för att skaffa sig ekonomiska fördelar för egen eller andras del. Missbruk av information vid köp/ försäljning av aktier regleras av strafflagen och utgör skäl till uppsägning. 24

25 Efterlevnad av AF Gruppens värderingar Förutom de materiella värdena är den intellektuella äganderätten till system, metoder och register viktig för AF Gruppen. Du ska värna om dessa värden. Du ska sätta dig in i och delta i processer omkring, samt bevara kärnvärdena inom företagskulturen. Arbetsmiljö Gör dig väl bekant med beredskapsplanen och arbetsmiljöplanen för ditt projekt. 25