Koulutuskeskus Dipoli, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli, Otakaari 24, Espoo

Transkript

1 KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 2/2013 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 2/2013 Aalto University Student Union Representative Council 2/2013 Kokousaika kello Tidpunkt klockan Time February 28th, 2013 at 5.15 pm Kokouspaikka Mötesplats Location Koulutuskeskus Dipoli, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli, Otakaari 24, Espoo Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 2/2013 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder i mötet 2/2013 som ovannämnt. På mötet behandlas de ärenden som nedtecknats i bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 2/2013 as written above. The meeting will address the matters on the docket. Espoossa I Esbo Espoo February 21 st 2013 Martin Aalto Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council

2 ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 2/2013 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 2/2013 Aalto University Student Union Representative Council 2/2013 Kokousaika kello Tidpunkt klockan Time February 28th, 2013 at 5.15 pm Kokouspaikka Mötesplats Location Koulutuskeskus Dipoli, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli, Otakaari 24, Espoo 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstaterande av delegationsmedlemmar och suppleanter som är förhindrade att delta, jäviga, har förlorat valbarhet, frånträdande och närvarande Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and who are present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Val av två protokolljusterare och två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two counter of votes 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements 7. Hallitusinformaatio (Näränen, Liite 7) Styrelseinformation Information from the Board Styrelsen presenterar sina aktuella nyheter på mötet. Delegationen beslöt att anteckna för kännedom styrelsens berättelse om sin verksamhet. 8. Slutrapport av Ainos rekryteringsgrupp (Pykäläinen/Lahti, bilagorna 8)

3 Delegationen utnämnde på sitt möte 12/2012 en rekryteringsarbetsgrupp för Studenttidningen Ainos chefredaktör. Gruppen intervjuade de bästa kandidaterna för uppgiften och presenterade för delegationen sina två bästa kandidater på mötet 1/2013. En slutrapport har skrivits om rekryteringsgruppens verksamhet. Delegationen beslöt att anteckna för kännedom slutrapporten av Ainos rekryteringsgrupp. 9. Ansökan av en förening med namnet Prosessiteekkarit att bli en särställd förening (Kuosmanen, bilaga 9) Styrelsen har mottagit en ansökan av en förening med namnet Prosessiteekkarit om att bli beviljad särställning. Enligt Aalto-universitetets studentkårs föreningsreglemente: 8 Särställning En förening som är verksam i AUS kan ansöka om särställning. Studentkårens delegation kan bevilja särställning till föreningar som uppfyller kraven för föreningsförteckningens första register och dessutom Omfattande representerar studerande inom en eller flera examensprogram Verkar för deras intresse i examensprogrammen, på institutioner, i fakulteter, på universitetet och i yrkessammanhang. Håller kontakt med näringslivet och andra aktörer i samhället Främjar en mångsidig studentkårsverksamhet Föreningen bör uppfylla dessa krav för att bibehålla sin särställning. En förening som har särställning har rätt och plikt att ordna fuxuppfostran eller motsvarande handledning för nya studerande och att skicka representanter till samarbetsforum som studentkåren erbjuder. De särställda föreningarna har rätt till styrelsefaddrar och högre verksamhetsbidrag för att sköta skyldigheterna. Dessutom enligt föreningsreglementets 4 Till det första registret kan godkännas en förening av vars röstberättigade medlemmar minst 60 procent, men ändå minst sju är AUS:s medlemmar. Dessutom bör alla studentkårsmedlemmar om de så vill kunna gå med i föreningen som röstberättigad medlem. Delegationen beslöt att bevilja särställning åt en förening med namnet Prosessiteekkarit 10. Ansökan av en förening med namnet Nuoret Designerit ry att bli en särställd förening (Kuosmanen, bilaga 10) Styrelsen har mottagit en ansökan av en förening med namnet Nuoret Designerit ry att bli beviljad särställning. Enligt Aalto-universitetets studentkårs föreningsreglemente: 8 Särställning En förening som är verksam i AUS kan ansöka om särställning. Studentkårens delegation kan bevilja särställning till föreningar som uppfyller kraven för föreningsförteckningens första register och dessutom Omfattande representerar studerande inom en eller flera examensprogram Verkar för deras intresse i examensprogrammen, på institutioner, i fakulteter, på universitetet och i yrkessammanhang. Håller kontakt med näringslivet och andra aktörer i samhället

4 Främjar en mångsidig studentkårsverksamhet Föreningen bör uppfylla dessa krav för att bibehålla sin särställning. En förening som har särställning har rätt och plikt att ordna fuxuppfostran eller motsvarande handledning för nya studerande och att skicka representanter till samarbetsforum som studentkåren erbjuder. De särställda föreningarna har rätt till styrelsefaddrar och högre verksamhetsbidrag för att sköta skyldigheterna. Dessutom enligt föreningsreglementets 4 Till det första registret kan godkännas en förening av vars röstberättigade medlemmar minst 60 procent, men ändå minst sju är AUS:s medlemmar. Dessutom bör alla studentkårsmedlemmar om de så vill kunna gå med i föreningen som röstberättigad medlem. Delegationen beslöt att bevilja särställning åt en förening med namnet Nuoret Designerit ry 11. Översikt över Dipoli-husets försäljningsprojekt (Kuosmanen) Tekniska högskolans studentkår lät bygga som sitt kårhus i Otnäs en byggnad som arkitekterna Reija och Raili Pietilä designade och som baserades på deras tävlingsarbete "Luolamiesten häämarssi". Kårhuset fick namnet Dipoli. Byggnaden blev färdig år Längs åren fungerade byggnaden förutom som kårhus även som konferenscentrum och bl.a. som scen för OSSE:s förberedelsemöte. Husets uppehåll var en avsevärd belastning på studentkårens ekonomi vilket ledde till att studentkåren sysslade med omfattande och mångsidig affärsverksamhet fram till början av 1990-talet. I början av 1990-talet hyrdes huset åt Tekniska högskolan med ett långt hyresavtal som förlängdes med tidsbestämda avtal på ett år under åren före sammanslagningen. Sedan dess har huset varit uthyrt till Aalto-universitetet. Delegationen för Tekniska högskolans studentkår beslöt följande på sitt möte 5/2006: THSD beslöt att befullmäktiga styrelsen och ekonomiutskottet att fortsätta sökandet efter köparkandidater och att förhandla med eventuella köparkandidater med syfte att sälja Dipoli-huset. Dessutom ålade THSD styrelsen att i mån av möjlighet beakta i förhandlingarna att studentkåren även i framtiden skulle kunna använda Dipoli-huset i sin verksamhet på samma sätt som nu. Det slutgiltiga försäljningsbeslutet inklusive köpeskillingen bör ännu överlämnas till delegations beslut. Om resultatet av förhandlingar som fördes på hösten 2009 på basis av detta beslöt THS:s delegation följande på sitt möte 10/2009: THSD beslöt att befullmäktiga styrelsen att å studentkårens vägnar sälja hela aktiestocken i fastighetsbolaget med namnet Kiinteistö Oy Jämeränjälki åt Aalto- Yliopistokiinteistöt Oy samt tomt nr 3 som är belägen i kvarter nr i den 10:e stadsdelen i Esbo stad enligt villkoren som nämns i bilaga 7.1 för den totala köpeskillingen på minst 10,5 miljoner euro och i övrigt enligt de villkor som styrelsen anser vara bästa samt att befullmäktiga styrelsen att underteckna de nödvändiga avtalen. Det på Dipoli-husets försäljningsfullmakt baserade, år 2009 ingångna (TKYH 46/2009) och år 2010 (AYYH 50 och 55/2010) och 2011 (AYYH 50/2011) förlängda föravtalet om försäljning av hela aktiestocken av fastighetsbolaget med namnet Kiinteistö Oy Jämeränjälki samt tomt nr 3 som är belägen i kvarter nr i den 10:e stadsdelen i Esbo stad till Aalto-Yliopistokiinteistöt Oy förföll Delegationen beslöt att anteckna för kännedom den nuvarande situationen i Dipoli-husets försäljningsprojekt. 12. Eventuell försäljning av hela aktiestocken av fastighetsbolaget med namnet Kiinteistö Oy Jämeränjälki samt tomt nr 3 som är belägen i kvarter nr i den 10:e stadsdelen i Esbo stad (Kuosmanen) Styrelsen preciserar sitt beslut. Styrelsen har behandlat ärendet på sina möten 7/2013, 8/2013 och 9/2013. Även ekonomiutskottet har behandlat ärendet på sitt möte 2/2013. Som genomförare av Dipoli-husets försäljningsförhandlingar föreslås en delegation som är befullmäktigad att söka efter en lämplig köpare för byggnaden och att förhandla om köpevillkoren samt att söka en meningsfull helhetslösning för studentkåren. Delegationen gör ett förslag om fortsatta

5 åtgärder till styrelsen som gör sitt förslag som betydande ekonomisk beslut enligt 38 i studentkårens stadgar. Delegationen beslöt 1) att befullmäktiga styrelsen och ekonomiutskottet att fortsätta att främja försäljningsprojektet av hela aktiestocken av fastighetsbolaget med namnet Kiinteistö Oy Jämeränjälki samt tomt nr 3 som är belägen i kvarter nr i den 10:e stadsdelen i Esbo stad; 2) att grunda en delegation som är befullmäktigad att söka efter köparkandidater för fastigheten, förhandla om villkor för ett eventuellt köp och forma en meningsfull helhetslösning för studentkåren. Delegationen gör på basis av sitt arbete ett förslag om fortsatta åtgärder till styrelsen som gör sitt förslag på basis av detta till ekonomiutskottet och delegationen enligt 38 i studentkårens stadgar som ett betydande ekonomisk beslut. Som delegationens ordförande fungerar studentkårens styrelseordförande Piia Kuosmanen. Delegationens andra medlemmar är Matti Carpén, Kari Inkinen, Tuomo Lähdesmäki, Reija Väätäinen, Jarno Lappalainen och Voitto Kangas. Studentkårens delegationsordförande har närvaro- och yttranderätt på delegationens möten; 3) att konstatera att delegationen är skyldig att rapportera om sin verksamhet till delegationen på mötet 4/2013 där följande eventuella rapporteringstidpunkt bestäms; 4) att konstatera att detta beslut är ikraft fram till , efter vilket ärendet bör behandlas på nytt om köpet inte har genomförts före det." 13. Godkännandet av kostnader för extra arbete i totalrenoveringsprojektet på Bistervägen 6 enligt bilagan (Markkanen) Delegationen beslöt på sitt möte 3/2011, godkänna entreprenadtävlingen om totalrenoveringsprojektet på Bistervägen 6 med sammanlagda priset på , MOMS 23 %. Totalrenoveringens extra och ändringsarbeten genomfördes enligt följande: -byggnadsentreprenad Uudenmaan Mestari-Rakentajat Oy ,23 -rörentreprenad, Talotekniikka 10 Oy ,53 -elentreprenad, Korson Sähkö-Yksikkö Oy ,08 -ventilationsentreprenad, KJ-Ilmastointi Oy 2.273,27 -automationsentreprenad, HK-Säätö Oy sammanlagt ,11 Delegationen beslöt att godkänna kostnaderna för extra och ändringsarbeten i totalrenoveringsprojektet på Bistervägen 6 enligt bilagan. 14. Godkännandet av entreprenör för nybygget på Otsvängen 18 A och beviljandet av befullmäktigande till styrelsen för projektets entreprenad- och låneavtal samt behövliga pantsättningar (bilaga xx, Markkanen) B- och C-trapporna i bostadshuset på Otsvängen 18 byggdes år A-trappan planerades först att senare bli byggd till kontorsbruk. År 2010 beslöt man emellertid att även planera bostäder i A-trappan. Målets egentliga projektplanering började våren Projektets kostnadsberäkning var 3,4 milj.. På basis av detta har ARA beviljat villkorligt bidrag på och räntestöd för projektet. Entreprenaden konkurrensutsattes på basis av planen. De mottagna offerterna överskred den beräknade kostnaden. Resultatet av entreprenadsjämförelsen presenteras för ekonomiutskottet på mötet Resultat av konkurrensutsättningen visas i följande tabell: Kostnader för Otsvängen 18 A Byggnadsentreprenad AW-Rakennus Hiss Kone Hissit Oy Parkeringsplats (AUS:s eget projekt)

6 Planering, finansiering och byggandet Uppskattade extra och ändringsarbeten SAMMALAGT Delegationen beslöt att godkänna konkurrensutsättningen av nybygge på Otsvängen 18 A och befullmäktiga styrelsen att ingå entreprenad- och låneavtal gällande projektet samt att besluta över behövliga pantsättningar. 15. Godkännandet av entreprenör för totalrenoveringsprojektet på Bistervägen 1 och beviljandet av befullmäktigande till styrelsen för totalrenoveringsprojektets entreprenad- och låneavtal samt behövliga pantsättningar (bilagorna, Markkanen) Enligt stadgarnas 38 : Delegationen fattar alla betydande ekonomiska beslut. Styrelsen, ekonomiutskottet eller delegationen kan framföra förslag till betydande ekonomiska beslut, som ska behandlas i styrelsen och ekonomiutskottet före den avgörande behandlingen i delegationen. Med studentkårens betydande ekonomiska beslut avses att köpa, sälja eller inteckna fastigheter, att inleda byggnadsprojekt eller att binda en betydande andel av studentkårens tillgångar. Projektplanen för totalrenoveringsprojektet för Bistervägen 1 blev färdig på basis av undersökningen av skicket på VVS som gjordes i juni På basis av projektplanens kostnadsberäkning på 6,2 milj. ansökte man om bidrag och räntestödslån från ARA, vilka ARA har godkänt som villkorliga. ARA beviljade som bidrag och för lånebeloppets räntestöd. Entreprenaderna konkurrensutsattes på basis av planerna. Resultatet av entreprenadsjämförelsen presenteras för ekonomiutskottet på mötet Resultat av konkurrensutsättningen visas i följande tabell: JMT 1 LINJESANERING KOSTNADER på basis av entreprenadofferter MOMS 24 % Byggnadsentreprenad, NHK Rakennus 0y ,00 Rörentreprenad, Talotekniikka ,00 Elentreprenad, Talotekniikka ,00 Ventilationsentreprenad, KJ-Ilmastointi ,00 Automationsentreprenad, HK-Säätö ,00 Hissentreprenad, Kone hissit Oy ,00 Planeringskostnader ,00 Finansieringskostnader ,00 Byggnadskostnader ,00 SAMMANLAGT ,00 Reserv för extra arbete ,00 Det totala finansiella behovet ,00 ARA bidrag ,00 ARA räntestöd ,00 Självfinansieringsandel ,00 Reserv för extra arbete ,00 SAMMANLAGT ,00

7 I tabellen presenteras belopp för ARA:s bidrag och räntestöd som baserar sig på de mottagna entreprenadofferterna vars kostnader var lägre än projektplanens kostnadsberäkning. Reserv för extra arbete har motiverats i materialet som finns som bilaga. Delegationen beslöt att godkänna entreprenadkonkurrensutsättningen för linjesaneringen på Bistervägen 1 och befullmäktiga styrelsen att ingå entreprenad- och låneavtal gällande projektet samt att besluta över behövliga pantsättningar. 16. Reglemente för boende och bostadssökandes poängsättning till remissdebatt (Laamanen, bilaga 13) Reglemente för boende håller på att förnyas så att det skulle vara jämlikt för AUS:s alla medlemmar och skulle fungera överensstämmande med nuvarande praxis. Samtidig är det meningen att göra reglementet tydligare och bättre betjänande för hyresgästerna. Delegationen antecknade för kännedom remissdebatten om reglemente för boende och bostadssökandes poängsättning. 17. Godkännande av Aalto-linjepapprets uppdatering (Salminen, bilaga 14) Aalto-linjepapprets uppdatering påbörjades år 2012 men styrelsen hann inte presentera det för delegationen att besluta om under året Linjepappret har varit på remissdebatt på delegationsmötet i januari. Delegationen beslöt att godkänna uppdateringar i Aaltolinjen linjepappret enligt bilaga Slutrapport av FSF delegationen (salmi) AUS deltog i Finlands studentkårers förbunds förbundsstämma i november Slutrapporten om delegationens verksamhet har blivit färdig. Delegationen beslöt att anteckna för kännedom FSF-delegationens slutrapport. 19. Styrelseprogram 2013 (Kuosmanen, bilaga 15) Styrelseprogramet är en verkställighetsplan för verksamhetsplanen som delegationen har godkänt dvs. en beskrivning av hur verksamhetsplanens målsättningar främjas år Styrelsen, sakkunniga, producenter och frivilliga har förberett ett program på basis av verksamhetsplanen som stöd till planering, uppföljning och rapportering av sin egen verksamhet. Styrelseprogrammet är främst ett verktyg för studentkårsaktörer så dess förverkligande följs upp regelbundet längs året. Styrelsen beslöt att bordlägga ärendet på sitt möte 7/2013. Delegationen beslöt att anteckna för kännedom Styrelseprogrammet med namnet Ekonomi och Utopi för år Svar på Karppinen & Toivanen kläm (Karjalainen, bilaga 16) Styrelsen beslöt att svara på klämmen enligt bilagan. Delegationen beslöt att anteckna för kännedom styrelsens svar på klämmen. 21. Svar på Salmi & Laak kläm (Euro, bilaga 17) Styrelsen beslöt att svara på klämmen enligt bilagan.

8 Delegationen beslöt att anteckna för kännedom styrelsens svar på klämmen. 22. Svar på Järvinen & Nyman kläm (Jämsä, bilaga 18) Styrelsen beslöt att svara på klämmen enligt bilagan. Delegationen beslöt att anteckna för kännedom styrelsens svar på klämmen. 23. Muut esille tulevat asiat Övriga uppkommande ärenden Other business 24. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting