Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 8/2013 yllämainitun mukaisesti.

Transkript

1 KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 8/2013 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 8/2013 Aalto University Student Union Representative Council 8/2013 Kokousaika kello Tidpunkt klockan Time November 25th, 2013 at 5.15 pm Kokouspaikka Mötesplats Location Koulutuskeskus Dipoli Auditorio, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli Auditorium, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli Auditorium, Otakaari 24, Espoo Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 8/2013 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder till sitt möte 8/2013 enligt uppgifterna ovan. Mötet behandlar ärendena på den bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 8/2013 as written above. The meeting will address the matters on the docket. Espoossa I Esbo Espoo November 18 th 2013 Martin Aalto Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council

2 ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 8/2013 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 8/2013 Aalto University Student Union Representative Council 8/2013 Kokousaika kello Tidpunkt klockan Time November 25th, 2013 at 5.15 pm Kokouspaikka Mötesplats Location Koulutuskeskus Dipoli Auditorio, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli Auditorium, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli Auditorium, Otakaari 24, Espoo 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstateras vilka delegationsmedlemmar och suppleanter som är närvarande, förhindrade att delta, jäviga, har förlorat sin valbarhet eller avgår. Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and who are present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Val av två protokolljusterare och kallande av två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two counter of votes 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements 7. Hallitusinformaatio (Kuosmanen, bilaga 7) Styrelsen informerar Information from the Board Styrelsen berättar om sin aktuella verksamhet. Förslag Delegationen antecknar styrelsens berättelse om verksamheten för kännedom.

3 8. Godkännande av verksamhetsplan för 2014 (Kuosmanen, bilaga 8) Under hösten har styrelsen och AUS anställda och frivilliga berett ett förslag på verksamhetsplan för 2014 för delegationen. Verksamhetsplanen stävar efter att beskriva studentkårens verksamhet på ett allmänt plan genom kärnområdena som valts ut för 2014 samt projekten som allokerats till sektorerna. Planen beskriver inte den fortlöpande verksamheten. Verksamhetsplanen har förutom under huvudkontorets bearbetning behandlats i delegationens workshop den 24.9 samt i en remissdebatt den Styrelsen beslutade på sitt möte 49/2013 att föreslå att delegationen godkänner verksamhetsplanen för år 2014 enligt bilagan. Förslag Delegationen godkände verksamhetsplanen för 2014 i enlighet med bilagan. 9. Uppdatering av anpassningsplanen för ekonomin (Karjalainen, bilaga 9) Åren 2012 och 2013 har AUS lyckats vända utvecklingen med ständiga kostnadsökningar och studentkåren har förts in på ett hållbart spår. Anpassningen har skett i svindlande takt och alla AUS:are kan vara stolta över arbetet som utförts. På sitt möte 10/2012 godkände delegationen den anpassningsplan för ekonomin som följts under Planen bör uppdateras för att möta det kommande årets utmaningar. Förslag Delegationen godkände uppdateringen av anpassningsplanen för ekonomin i enlighet med bilagan. 10. Medlemsavgiften (Karjalainen, bilaga 10) Styrelsen föreslår för delegationen en höjning av medlemsavgiften med fyra euro. Höjningen av medlemsavgiften är motiverad. De kommande funktionärernas verksamhetsförutsättningar måste tryggas och den ekonomiska politiken måste vara hållbar. Att höja medlemsavgiften med 4 är rimligt och styrelsen anser att denna nivåförhöjning i tillräcklig mån svarar på utmaningarna från det sjunkande medlemsantalet och de ökande kostnaderna (inflationen). Dessutom bör medlemsavgiften indexbindas. Efter beslutet kvarstår fortfarande ett anpassningsbehov på för AUS. Förslag Delegationen beslutade följande om medlemsavgiftens belopp för : Grundstuderande Forskarstuderande 103,00 euro 41,00 euro Dessutom beslutade delegationen att indexbinda medlemsavgiften. Medlemsavgiften avrundas till närmaste euro. 11. Godkännande av budgeten för år 2014 (Väätäinen, bilaga 11) Enligt 16 i studentkårens stadgar ska delegationen samlas årligen före den 1 december för att besluta om studentkårens budget. Styrelsen och AUS anställda och frivilliga har berett en budget för 2014 för delegationen. Budgeten har behandlats av delegationen i en remissdebatt och i flera av styrelsens morgonskolor under hösten. Ekonomichefen och generalsekreteraren har berett budgeten med hänsyn till diskussionen i delegationen och styrelsen. Förslag Delegationen godkände budgeten för 2014 i enlighet med bilagan.

4 12. Studentkårens officiella anslagstavla (Jämsä) Enligt 12 i studentkårens stadgar är det delegationens uppgift att besluta om studentkårens officiella anslagstavla. På sitt möte 1/2010 beslutade delegationen att studentkårens officiella anslagstavla finns på adressen Värmemansgränden 2 (nedre entrén), Esbo. Efter att AUS ideella verksamhet flyttat finns det nya huvudkontoret officiellt på adressen Otsvängen 11. Därför skulle det vara logiskt att också AUS officiella anslagstavla finns på samma adress. Förslag Delegationen beslutade att studentkårens officiella anslagstavla finns på adressen Otsvängen Komplettering av TTE-fondens direktion (Kuosmanen) Våren 2006 donerade Föreningen för befrämjande av teknologverksamhet (TTEY) största delen av sin förmögenhet till Tekniska högskolans studentkår för grundandet av Fonden för befrämjande av teknologverksamhet. Med donationen följde ett förslag på stadgar för fonden, och Tekniska högskolans studentkår godkände stadgarna när den grundade fonden och tog emot donationen. I stadgarna för Fonden för befrämjande av teknologverksamhet, 5, konstateras följande om direktionens sammansättning: Direktionen består av ordföranden och sex (6) övriga medlemmar. Av de övriga medlemmarna ska tre (3) väljas bland de av TTEY föreslagna personerna som avlagt en högre akademisk högskoleexamen vid Tekniska högskolan. Direktionen utnämns av delegationen för Tekniska högskolans studentkår. Ordföranden väljs årligen. Direktionsmedlemmarna väljs för två kalenderår i taget. Runda tornets gille rf (PTK) utnämner tre medlemmar till direktionen. Gillets jury har beslutat att föreslå Katri Harra-Salonen till TTE-fondens direktion för perioden En öppen ansökan till direktionen har ordnats för AUS medlemmar, och avslutades den Styrelsen beslutade på sitt möte 49/2013 att föreslå för delegationen att den utnämner medlemmar i stället för dem som står i tur att avgå och att den konstaterar den aktuella sammansättningen. Delegationen väljer årligen direktionsordföranden bland AUS representanter. Förslag Delegationen utnämnde medlemmar till TTE-fondens direktion i stället för dem som står i tur att avgå och konstaterade den aktuella sammansättningen enligt följande: Voitto Kangas fram till (ordförande, AUS representant) Lauri Ikonen fram till (AUS representant) Paula Räisänen fram till (AUS representant) Jari Isaksson fram till (AUS representant) Laura Taajamaa fram till (PTK:s representant) (3:e perioden) Katri Harra-Salonen fram till (PTK:s representant) (1:a perioden) Ilkka Hiirsalmi fram till (PTK:s representant) (2:a perioden ) 14. Komplettering av kontinuitetsrådet (Kuosmanen) Enligt 35 i studentkårens stadgar: Studentkåren har ett kontinuitetsråd, som har i uppgift att 1. Värna och utveckla studentkårens intellektuella och ideologiska kapital; 2. Stödja studentkårens funktionärer och främja kontinuiteten samt 3. Främja god förvaltningssed och organisationsutveckling. Delegationen utser kontinuitetsrådets ordförande och medlemmar.

5 Om kontinuitetsrådets verksamhet föreskrivs närmare i ett reglemente som godkänns av delegationen. Enligt 29 i Förvaltnings- och ekonomireglementet: Delegationen väljer kontinuitetsrådets medlemmar på styrelsens förslag för två (2) år åt gången så att hälften står i tur att avgå årligen. Delegationen utnämner kontinuitetsrådets ordförande. Kontinuitetsrådet väljer inom sig en vice ordförande. För att garantera kontinuiteten har de medlemmar som står i tur att avgå tillfrågats om sitt intresse för att fortsätta under följande tvåårsperiod. Utgående från denna utredning beslutade styrelsen på sitt möte 49/2013 att föreslå för delegationen att den utnämner kontinuitetsrådets medlemmar i stället för dem som står i tur att avgå och konstaterar den aktuella sammansättningen. Förslag Delegationen beslutade att utnämna medlemmar till kontinuitetsrådet i stället för dem som står i tur att avgå och konstaterade den aktuella sammansättningen enligt följande: Christian Elg (ordförande) fram till Elli Leppisaari fram till Henri Lönn fram till Henna Mattila fram till Lauri Neuvonen fram till Oskari Nokso-Koivisto fram till Katariina Kemppainen fram till Pipsa Penttinen fram till Salla Seppälä fram till Jussi Valtonen fram till Komplettering av ekonomiutskottet (Kuosmanen) Delegationen väljer ekonomiutskottets medlemmar på styrelsens förslag. Lagen om samförvaltning i hyreshus (649/1990) föreskriver följande: 12 De boendes representation i styrelsen eller motsvarande organ Boendestämman eller, om flera hyresbestämningsenheter tillhör samma ägare, boendestämmorna har rätt att utse kandidater 1) till styrelsen för ett bostadsaktiebolag eller ett sådant fastighetsaktiebolag vars syfte är att äga och förvalta ett eller flera hus som avses i denna lag, 2) till styrelsen eller ett motsvarande organ för något annat ägarsamfund än ett sådant som anges i 1 punkten, eller en stiftelse vars syfte är att äga och förvalta ett eller flera i denna lag nämnda hus, eller, om de ärenden som gäller skötsel och underhåll av huset eller beredning och iakttagande av budgeten för huset huvudsakligen hör till något annat organ inom ägarsamfundet eller stiftelsen, till detta organ, samt 3) till det organ i ett ägarsamfund eller en stiftelse som, i det fall att samfundets eller stiftelsens huvudsakliga syfte är något annat än att äga och förvalta ett eller flera i denna lag nämnda hus, har i uppgift att särskilt handha ärenden som gäller skötsel och underhåll av hyreshus eller beredning och iakttagande av budgeten för husen.

6 Om antalet medlemmar som skall utses till den styrelse som avses i 1 mom. eller till motsvarande eller något annat organ är högst fyra, skall minst en väljas bland de i 1 mom. nämnda kandidaterna, och om antalet medlemmar är fem eller fler, minst två. Finns det inte något organ enligt 1 mom. 3 punkten, skall den person till vars uppgifter hör ärenden som gäller skötsel och underhåll av ett i denna lag nämnt hyreshus eller beredning och iakttagande av budgeten för huset sköta dessa ärenden i samråd med de samförvaltningsorgan som nämns i denna lag. Studentkårens stadgar, 32, konstaterar: Inklusive ordföranden har ekonomiutskottet mellan åtta (8) och tio (10) medlemmar. Ordföranden för ekonomiutskottet ska vara studentkårsmedlem. Minst hälften (1/2) av medlemmarna i ekonomiutskottet ska vara studentkårsmedlemmar. Delegationen väljer ekonomiutskottsmedlemmarna på styrelsens förslag för två (2) år åt gången, så att hälften av medlemmarna står i tur att avgå årligen. Medlemmarna i ekonomiutskottet väljs bland studentkårsmedlemmarna eller bland andra personer som känner studentkårens förhållanden väl eller som är väl förtrogna med näringslivet. Delegationen utser ordföranden för ekonomiutskottet bland utskottets medlemmar på styrelsens förslag för ett kalenderår åt gången. Ekonomiutskottet utser inom sig en vice ordförande och kallar en sekreterare. Ikonen och Kangas har varit boenderepresentanter år Styrelsen beslutade på sitt möte 49/2013 föreslå för delegationen att den utnämner medlemmar till ekonomiutskottet i stället för dem som står i tur att avgå och konstaterar den aktuella sammansättningen. Förslag Delegationen beslutade utnämna medlemmar till ekonomiutskottet i stället för dem som står i tur att avgå och konstaterade den aktuella sammansättningen enligt följande: DI Matti Carpén (ordförande, AUS-medlem) fram till Ekon. mag. Jukka Havia fram till DI Kari Inkinen fram till Ekon. mag. Hanna Hiidenpalo fram till DI Kari Vatanen fram till Tekn. stud. Tuisku Suomala (AUS-medlem) fram till Tekn. stud. Jarno Lappalainen (AUS-medlem) fram till Ekon. stud. Voitto Kangas (boenderepresentant, AUS-medlem) fram till Tekn. stud. Lauri Ikonen (boenderepresentant, AUS-medlem) fram till Uppdatering av paragraferna 6 och 20 i reglementet för boende (Laamanen, bilaga 16) Reglementet för boende, som styr studentkårens boendetjänster, uppdaterades våren Uppdateringen av reglementet har upplevts som lyckad på alla sätt, men under årets lopp har frågor uppstått som föranleder ytterligare preciseringar i reglementet. Bostadskommittén har berett förändringar av vissa paragrafer i reglementet för boende, och beslutade på sitt möte 12/2013 att föreslå ändringar i enlighet med bilagan. Styrelsen beslutade på sitt möte 49/2013 att föreslå för delegationen att den fattar beslut om att uppdatera paragraferna 6 och 20 i reglementet för boende i enlighet med bilagan. Förslag Delegationen godkände ändringarna i paragraferna 6 och 20 i reglementet för boende.

7 17. Svar på Lehtoruusus och Laaks kläm (Pykäläinen) Ledamöterna Lehtoruusu & Laak föreslog på delegationens möte 6/2013 klämmen: När delegationen godkänner denna kläm förpliktar den styrelsen att utreda hur utdelningskriterierna för föreningsbidragen kunde ändras så att de skulle vara enklare och uppmuntra till samverkan mellan föreningarna. Styrelsen beslutade att svara på klämmen enligt följande: Samarbetet mellan föreningarna styr redan nu till viss del poängsättningen i den årliga ansökningen om verksamhetsbidrag. Poängsättningsmodellen är ändå tungrodd och invecklad. Dessutom kan föreningarna i dagsläget få bidrag från AUS från nästan tio olika budgeter. En del av budgeterna är mycket noggrant öronmärkta och utdelningskriterierna strikta, medan en del är nästan helt beroende av behovsprövning. Eftersom bidragssektorn är mycket varierande föreslår styrelsen att organisationssektorns spetsprojekt nästa år ska vara en kartläggning och klarläggning av förenings- och projektbidragen och en noggrannare definiering av utdelningskriterierna. Förslag Delegationen beslutade att anteckna styrelsens svar på klämmen för kännedom. 18. Svar på Heiliös, Melgins, Karppinens och Jalonens kläm (Karjalainen) Ledamöterna Heiliö, Melgin, Karppinen och Jalonen föreslog på delegationens möte 6/2013 klämmen: "Vi önskar att styrelsen bereder en stadgeändring i AUS stadgar, så att ekonomiskt betydande beslut i framtiden också anses inkludera beslut på XX XXX euro som överskrider budgeten." Styrelsen beslutade att besvara klämmen enligt följande: "Tanken bakom klämmen förtjänar bredare diskussion och eftertanke när AUS stadgar uppdateras nästa gång. Styrelsen upplever ändå inte att de nuvarande reglerna hotar ett hållbart beslutsfattande som tillåter tillräckligt deltagande för delegationen och ekonomiutskottet. Av den orsaken anser styrelsen att klämmen inte föranleder några omedelbara åtgärder. Styrelsen tackar ledamöterna för en god diskussionsöppning och uppmuntrar delegationen att förhålla sig med allvar till hållbarheten i AUS ekonomi också i framtiden." Förslag Delegationen beslutade anteckna styrelsens svar på klämmen för kännedom. 19. Svar på Bergroths och Heinonens kläm (Euro) På sitt möte 6/2013 godkände delegationen en kläm framlagd av Bergroth och understödd av Heinonen: När delegationen godkänner denna kläm förpliktar den styrelsen att utreda behovet av och kostnaderna för ett barnparkeringssystem vid Aalto-universitetet." Styrelsen beslutade att besvara klämmen enligt följande: Styrelsen gläder sig över den nya diskussionsöppningen rörande studentkårens tjänster och utreder under december detaljerna kring barnparkeringen inom Helsingfors universitets studentkår. Låt detta utgöra grundarbetet för ett eventuellt barnparkeringsprojekt som kan förverkligas senare. Förslag Delegationen beslutade anteckna styrelsens svar på klämmen för kännedom. 20. Muut esille tulevat asiat Övriga ärenden Other business 21. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting