Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 3/2015 yllämainitun mukaisesti.

Transkript

1 KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 3/2015 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 3/2015 Aalto University Student Union Representative Council 3/2015 Kokousaika kello 17:15 Tidpunkt klockan 17:15 Time 15 Apr 2015 at 5:15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location Sali A2 (A215), Otakaari 1, Espoo Sal A2 (A215), Otsvängen 1, Esbo Lecture hall A2 (A215), Otakaari 1, Espoo Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 3/2015 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder till sitt möte 3/2015 enligt uppgifterna ovan. Mötet behandlar ärendena på den bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 3/2015 as written above. The meeting will address the matters on the attached agenda. Espoossa I Esbo Espoo Apr 8 th, 2015 Iiro Lehtiniemi Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council

2 ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 3/2015 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 3/2015 Aalto University Student Union Representative Council 3/2015 Kokousaika kello 17:15 Tidpunkt klockan 17:15 Time 15 Apr 2015 at 5:15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location Sali A2 (A215), Otakaari 1, Espoo Sal A2 (A215), Otsvängen 1, Esbo Lecture hall A2 (A215), Otakaari 1, Espoo 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstateras vilka delegationsmedlemmar och suppleanter som är närvarande, förhindrade att delta, jäviga, har förlorat sin valbarhet eller avgår Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Val av två protokolljusterare och kallande av två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two vote counters 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements 7. Hallitusinformaatio (Ferm, bilaga 7) Styrelsen informerar Information from the Board Styrelsen berättar om sin aktuella verksamhet. Förslag Delegationen beslutade att notera styrelsens berättelse för kännedom.

3 8. Fastställande av 2014 års bokslut och verksamhetsberättelse för Aalto-universitetets studentkår (AUS) (Väätäinen, bilaga 8) Enligt den tredje punkten i stadgarnas 16 sammanträder delegationen åtminstone: 3. årligen senast i april, då beslut fattas i de ärenden som nämns i 12, 15:e och 16:e punkterna. Enligt stadgarnas 12, 15:e och 16:e punkterna är delegationens uppgift att: 15. behandla styrelsens berättelser om studentkårens verksamhet och ekonomi samt besluta om åtgärder som föranleds av dem; 16. besluta om fastställande av studentkårens bokslut samt beviljande av ansvarsfrihet åt styrelsen och övriga redovisningsskyldiga; Enligt bokslutet visade studentkårens resultat år 2014 ett underskott på ,12 euro (år 2013 var överskottet ,40 euro). Styrelsen behandlade bokslutet och verksamhetsberättelsen i sin morgonskola och beslutade samma dag på sitt möte 16/2015 att underteckna AUS verksamhetsberättelse och bokslut för 2014 och föreslå att delegationen fastställer dem. Revisorerna gav sitt utlåtande Ekonomiutskottet behandlar ärendet på sitt möte Förslag Delegationen beslutade att fastställa AUS verksamhetsberättelse och bokslut för Dessutom beslutade delegationen att 2014 års underskott på ,12 euro lämnas kvar på överoch underskottskontot. 9. Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2014 hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille Beviljande av ansvarsfrihet för 2014 års styrelse och övriga redovisningsskyldiga Discharge to the Board of Directors and others responsible Förslag Enligt stadgarnas 12, 16:e punkten ska delegationen: 16. besluta om fastställande av studentkårens bokslut samt beviljande av ansvarsfrihet åt styrelsen och övriga redovisningsskyldiga; Revisionssamfundet har gett en så kallad ren revisionsberättelse för 2014 års verksamhetsberättelse och bokslut. 10. Godkännande av uppdateringarna i reglementet för kårband (Ferm, bilaga 10) Studentkåren har ett av delegationen godkänt reglemente för kårband, som bland annat innehåller bestämmelser om användningen av bandet. Om användningssätten fastslår reglementet: 3 Användningssätt för studenkårens band Studentkårens band bärs från högra axeln ner till vänstra höften. Kvinnor och män bär bandet på samma sätt. Studentkårens band bärs högst upp. Bandet ska inte beröra naken hud. Studentkårens band kan även bäras som rosett. Rosetten bärs till höger på bröstet. Användning av bandet förutsätter tillbörlig klädsel. Bandet ska vara rent och helt.

4 I en del studentkårer och i AUS gillen kan bandet även bäras med dräkt eller kostym på kragen. I regel har AUS egen årsfest haft klädkoden mörk kostym, så även detta användningssätt kunde övervägas i AUS kårbandsreglemente. På delegationsmötet AYYE 2/2015 fördes en remissdebatt om reglementet för kårband. Utgående från den respons som mötet gav föreslås ändringar i kårbandsreglementet. Förslag Delegationen beslutade att godkänna ändringarna i reglementet för kårband. 11. Godkännande av reglementet för hedersrådet (Ferm, bilaga 11) I studentkårens stadgar och förvaltnings- och ekonomireglemente behandlas studentkårens hedersråd. Hittills har dock inget hedersråd grundats. För att förbättra AUS samhälleliga växelverkan satte styrelsen år 2014 upp målet att utnämna ett hedersråd. År 2014 behandlades hedersrådets reglemente i delegationen och sändes tillbaka för vidare beredning. Delegationens kommentarer har nu beaktats i reglementet. Styrelsen har berett ett reglemente för hedersrådet med närmare bestämmelser om rådets arbetsbeskrivning och arbetssätt. Förslag Delegationen beslutade att godkänna reglementet för hedersrådet. 12. Kooma rf:s ansökan om status som särställd förening (Pulkkinen, bilaga 12) Styrelsen har mottagit Kooma rf:s ansökan om status som förening med särställning. Enligt Aalto-universitetets studentkårs föreningsreglemente: 12 Särställning En förening som är verksam inom studentkåren kan på starka grunder ansöka om särställning, som beviljas av studentkårens delegation. En förening med särställning betyder en instans som verkar i studentkårens närhet och vars verksamhet i Aalto-samfundet är betydande både för studentkåren och för den enskilda studenten. Studentkåren och föreningen med särställning samarbetar tätt och kommunicerar aktivt sinsemellan. En förening med särställning har en central roll när studentkårens uppdrag ska uppfyllas. Föreningen fungerar som kontaktlänk för en studentgrupp som är viktig för studentkåren. Tillsammans med studentkåren och de andra specialföreningarna främjar den studenternas samhälleliga, sociala och intellektuella strävanden liksom deras ambitioner som har att göra med studierna och studentens ställning inom universitetet och samhället. 13 Skyldigheter för föreningar med särställning Studentkårens delegation kan bevilja särställning till en förening som uppfyller villkoren för föreningsregistrets första förteckning, och som dessutom: heltäckande representerar studerandena inom ett eller flera utbildningsprogram eller en distinkt specialmålgrupp driver studenternas intressen inom utbildningsprogrammen, institutionerna, högskolorna, universitetet och i fackliga sammanhang

5 håller kontakt med näringslivet och andra samhällsaktörer. koordinerar sin verksamhet med studentkåren och andra specialföreningar. svarar för sin studentgrupps del för att vägleda och intregrera nya studenter i universitetssamfundet tillsammans med studentkåren och de andra föreningarna med särställning. främjar en mångsidig studentkårsverksamhet Föreningen måste uppfylla dessa villkor för att kunna behålla sin särställning. delegationsbeslut kan man avvika från dessa krav när särställning beviljas. Med ett 8 Skyldigheter för föreningarna i den första förteckningen Till den första förteckningen godkänns föreningar där minst 60 procent, eller sju stycken, av de röstberättigade medlemmarna är medlemmar i AUS. I sina stadgar får föreningen inte begränsa studentkårsmedlemmars möjligheter att bli röstberättigade medlemmar i föreningen. Detta stycke tillämpas inte på körer och orkestrar. Med ett delegationsbeslut kan undantag göras också för andra föreningar. När en av den första förteckningens föreningar ansöker om verksamhetsbidrag ska den i samband med den årliga föreningsanmälan före slutet av mars lämna in också bokslut, budget, samt uppgifter om medlemsantal och hur många av medlemmarna som hör till studentkåren. När en av den första förteckningens föreningar upplösts eller lagts ner ska dess tillgångar överföras till studentkåren eller till en annan instans som står studentkåren nära för att användas inom verksamhet som uppfyller studentkårens syfte, eller om det är omöjligt, för att stöda studentkårens verksamhet. Om styrelsen inte godkänner föreningen till registrets första förteckning kan styrelsen utan separat ansökan godkänna föreningen till den andra förteckningen. Förslag Delegationen beslutade att bevilja Kooma rf särställning. 13. Förrättande av 2015 års delegationsval helt och hållet elektroniskt (Bergroth) Enligt Aalto-universitetets valordning 29 1 mom.: Centralvalnämnden kan besluta att valet delvis förrättas elektroniskt och att förhandsröstningen helt eller delvis förrättas elektroniskt. Enligt delegationens beslut kan valet förrättas helt och hållet elektroniskt. Enligt delegationens beslut förrättades AUS delegationsval år 2013 helt och hållet elektroniskt. Den elektroniska röstningen förrättades med ett röstningssystem som redan föregångarstudentkårerna använt. Väljaren röstade genom en internetanslutning och identifierade sig med sitt användar-id för Aaltouniversitetets informationssystem. Valdeltagandet år 2013 var 27,3 %. AUS elektroniska röstningssystem auditerades inför delegationsvalet 2011 av Antti Pitkänen och Jyry Suvilehto. Enligt sammandraget av auditeringsrapporten kan röstningssystemet användas i delegationsval. På sitt möte 2/2015 ( ) debatterade centralvalnämnden fördelarna och nackdelarna med elektronisk röstning och urnval. Enligt nämnden står elektronisk röstning för den moderna utvecklingen och det finns inga grunder för att gå tillbaka till urnval.

6 På sitt möte 2/2015 ( ) beslutade centralvalnämnden att föreslå för delegationen att delegationsvalet hösten 2015 förrättas helt och hållet elektroniskt både under förhandsröstningen och de egentliga valdagarna. Förslag Delegationen beslutade att delegationsvalet hösten 2015 förrättas helt och hållet elektroniskt både under förhandsröstningen och valdagarna. 14. Avskaffande av Aalto-universitetets studentkårs policydokument för audiovisuella medier (Peltola) På sitt möte AYYE 8/2012 beslutade delegationen för Aalto-universitetets studentkår att upplösa Aate Efter beslutet har studentkårens policydokument för audiovisuella medier blivit överflödigt och bör avskaffas. Förslag Delegationen beslutade att avskaffa studentkårens policydokument för audiovisuella medier. 15. Muut esille tulevat asiat Övriga ärenden Other emerging matters 16. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting