Psykosocial arbetsmiljö - Att tillsammans skapa en god arbetsmiljö Psykiatriska kliniken, MSE 2015

Transkript

1 Examensarbete Amila Kujundzic Medicinsk Sekreterare, 400 YH-poäng Psykosocial arbetsmiljö - Att tillsammans skapa en god arbetsmiljö Psykiatriska kliniken, MSE 2015 Stora torget Nyköping Tfn info@campusnykoping.se

2 2/15 Innehåll SAMMANFATTNING... 3 BAKGRUND... 3 PROBLEMFORMULERING... 5 MÅL/ÖNSKAT LÄGE... 5 DEFINITION PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ... 5 METOD... 7 RESULTAT... 8 ARBETETS INNEHÅLL... 8 ARBETSORGANISATION... 9 TRIVSEL OCH ARBETSKLIMAT... 9 ARBETSKRAV... 9 LEDNING... 9 KOMPETENSUTVECKLING SLUTSATSER/FÖRSLAG IMPLEMENTERING UPPFÖLJNING REFERENSLISTA... 15

3 3/15 Sammanfattning På min fjärde LIA- period på Psykiatriska kliniken trivdes jag oerhört bra. Det var en sådan praktikplats som fick mig att inse att jag har valt helt rätt yrke. Till stor del var de medicinska sekreterarna anledningen till att jag trivdes så bra på denna LIA. Dock så hade en ganska stor förändring skett där i form av att de inte längre hade kvar sin administrativa chef. Förändringar är inte alltid lätt att hantera och kan komma att påverka arbetsmiljön. Intresset växte till att påbörja arbetet om hur den psykosociala arbetsmiljön ser ut för sekreterarna i nuläget och se om det finns någon problematik kring hur de upplever sin arbetsmiljö. Syftet med denna studie är att uppmärksamma problematik som kan uppstå gällande psykosocial arbetsmiljö. Rapportens huvudsakliga frågeställning är hur de medicinska sekreterarna i nuläget upplever sin psykosociala arbetsmiljö. Metoden som tillämpades är kvalitativ och sju medicinska sekreterare samt en klinikassistent inom psykiatriverksamheten har fått svara på ett antal strukturerade frågor. Anledningen jag valde att ta med en annan yrkeskategori är för att de arbetar tillsammans, och jag ansåg inte att detta skulle påverka studien negativt då frågorna handlar allmänt om den enskilda individens upplevelse av psykosocial arbetsmiljö. I många fall var de eniga i svaren och det är tydligt att de trivs med arbetets innehåll. Dock visade sig några av svaren inte vara positiva i samband med vad som krävs för att skapa goda förutsättningar för en god psykosocial arbetsmiljö. Vidare i studien redogör jag för vad som är av problematik och hur man med enkla verktyg kan arbeta med att skapa goda villkor för en god psykosocial arbetsmiljö.

4 4/15 Bakgrund Psykiatriska kliniken i Eskilstuna består av specialistmottagningar 1 för allmänpsykiatriska sjukdomar, psykossjukdomar samt beroendesjukdomar. Det finns även en akutmottagning med mobilteam som patienten kan vända sig till för allvarliga akuta psykiska besvär. Kliniken är uppdelad på följande sätt: Mottagning Eskilstuna, cirka 55 personer arbetar på mottagningen som ligger ganska centralt i Eskilstuna. Man erbjuder olika former av utredningar och behandlingar till patienter med svårare psykiatrisk problematik. På mottagningen i Strängnäs är det cirka 25 personer som arbetar. Här erbjuds olika former av läkemedelsbehandlingar, psykoterapi med olika form av inriktningar, psykiatrisk omvårdnad och rehabilitering. Psykosmottagningen Eskilstuna har hand om patienter med psykotisk problematik. Vård erbjuds både på mottagningen men även i hemmet. Cirka 20 personer arbetar på psykosmottagningen och har hand om psykoterapiinriktningar, läkemedelsbehandlingar, psykiatrisk omvårdnad och rehabilitering. Beroendecentrum Psykiatriska kliniken, Mälarsjukhuset, har hand om patienter med missbruksproblematik med eller utan samtidig psykisk sjukdom. Man erbjuder olika typer av utredningar samt behandlingar. Cirka 20 personer arbetar på Beroendecentrum från både landsting och kommun, så som socialsekreterare. Psykiatrisk akutmottagning och Mobilteam. Hit vänder sig patienter som har akuta psykiska besvär. Mobilteamets insatser är krisinriktade och kan erbjuda hembesök vid akuta psykiatriska tillstånd. När sjukhusvård behövs finns fyra vårdavdelningar med olika inriktningar, dessa är avdelning 20, 21, 22 och 24. Man arbetar både med öppen- och slutenvård i form av att LPT- vårdintyg måste upprättas ibland om patienten är en fara för sig själv och andra. För att sammanfatta detta så är psykiatriska kliniken en väldigt stor verksamhet med över 250 personer som arbetar inom klinikens olika verksamheter. Jag hade min sista LIA på åtta veckor på fyra av dessa ovan nämnda mottagningar. Idén till examensarbetet växte tillsammans med min handledare efter att vi började prata om förändringen som har skett på denna klinik. Den förändringen är att sekreterarna inte längre har en administrativ chef. På varje mottagning är det vårdenhetschefer som har hand om även andra yrkeskategorier inklusive de medicinska sekreterarna. Min tanke blev då att vilja se över den psykosociala arbetsmiljön och om denna har kommit att förändras något för de medicinska sekreterarna efter att den förändringen har skett. 1 Eskilstuna/Eskilstuna/Psykiatriska-mottagningar-Eskilstuna/Mottagningar/

5 5/15 Problemformulering Min generella frågeställning med denna studie blir: Vilken syn har de medicinska sekreterarna på den psykosociala arbetsmiljön de i nuläget befinner sig i? Övriga frågeställningar som kommer beröra rapporten är frågeställningar i form av ett frågeformulär som rör arbetets innehåll, arbetsorganisation, trivsel, arbetsklimat, arbetskrav, ledning samt kompetensutveckling. Dessa frågor sammanfattar allt det väsentliga inom psykosocial arbetsmiljö. Jag kommer inte att fokusera på just det faktum att de inte har någon administrativ chef. Syftet med studien ska inte bli att kritisera på något sätt då förändringar på arbetsplatser sker ständigt. Detta kan ibland vara svårt att hantera då det kan komma att påverka den psykosociala arbetsmiljön på ett negativt sätt. Meningen med studien är att belysa om det finns någon problematik när det gäller den psykosociala arbetsmiljön på deras arbetsplats och på vilket sätt man i så fall kan försöka lösa den problematik som finns för att tillsammans nå målet till att ha en trivsam arbetsmiljö. Mål/önskat läge Den chef som jag förankrade min idé till såg positivt på att jag skulle utföra denna studie. Hur hen vill att det ska fungera det vet jag faktiskt inte, vi diskuterade det inte så detaljerat. Det var mer att jag fick grönt ljus till att skriva om det då psykosocial arbetsmiljö är något som berör alla på en arbetsplats och det är viktigt att belysa fenomenet och faktiskt få fram svart på vitt hur de medicinska sekreterarna ser på arbetsmiljön i nuläget. Mitt personliga önskemål är att psykosocial arbetsmiljö ska vara med som en punkt på exempelvis arbetsplatsträffar. Att våga öppna upp för diskussion och kommunikation med enkla verktyg som hjälpmedel vilket jag kommer redogöra för längre fram i rapporten. Detta är något viktigt för alla och varför det är så beskriver jag nedan där jag redogör för definitionen av psykosocial arbetsmiljö. Definition psykosocial arbetsmiljö När vi läste arbetslivspsykologikursen fick vi lära oss att definitionen på psykosocial arbetsmiljö inte alltid kan beskrivas med en enkel definition. För att förstå helheten måste man använda sig av en del andra begrepp. Ett begrepp som utmärkte sig var gruppdynamik, det vill säga de relationer vi har med varandra på arbetsplatsen. Vilken typ av sociala relationer vi har med varandra på arbetsplatsen samt hur vi väljer att kommunicera med varandra. Gruppdynamik handlar dock också om ledarskap, strukturer och olikheter som är viktiga att ha i en arbetsgrupp för att ordning och reda ska finnas och för att man tillsammans ska kunna samarbeta när förändringar på arbetsplatsen sker. Psykosocial arbetsmiljö handlar dock främst om den enskilda individens upplevelse av de psykologiska och sociala förhållandena som denne upplever på sin arbetsplats. Det kan handla

6 6/15 om bland annat känslan av att ha en trygg anställning, hur samarbetet fungerar mellan kollegorna, möjlighet till personlig utveckling på jobbet etc. 2. Arbetsgivaren har huvudansvaret enligt Arbetsmiljölagen att arbeta med detta systematiskt för att förebygga de risker som kan uppstå och leda till en dålig arbetsmiljö, detta gäller både i psykisk- och fysisk utformning. Varje medarbetare har dock ett ansvar till att själva medverka till att skapa en god och trygg psykosocial arbetsmiljö. 3. Detta kan man göra exempelvis genom att våga säga vad man tycker och tänker om något som man känner påverkar en själv eller arbetsgruppen på ett negativt sätt, att ha en god inställning till det arbete man utför och hjälpas åt när det behövs, motivation och uppsatta mål inom arbetet som gör att man tillsammans som grupp måste arbeta mot att nå dessa mål. När vi läste arbetspsykologikursen fick vi till uppgift att rangordna vad som var viktigast samt mindre viktigt för oss att ha på en arbetsplats. Detta var väldigt intressant då majoriteten av klassen rangordnade den sociala gemenskapen som det allra viktigaste. Detta visar på hur otroligt viktigt det är med den psykosociala arbetsmiljön. Finns det inte förutsättningar för en god social gemenskap på arbetsplatsen kan det sluta med att man vantrivs med jobbet trots att jobbet i sig är något som man brinner för. Det kan också exempelvis uppstå problem från ledningen som påverkar hela arbetsgruppen på ett negativt sätt som gör att gruppdynamiken drabbas

7 7/15 Metod Jag har använt mig av kvalitativ metod i denna studie. Det vill säga att fokus ligger mer på ord, deltagarnas egna uppfattning om fenomenet. Jag har gjort ett relativt litet urval av deltagare i min studie då jag inte är intresserad att se på det storskaligt så som kvantitativ forskning oftast är 4. Mitt intresse ligger i att se den enskilda individens upplevelser. Därför kommer jag inte att använda mig av statistik i denna studie utan jag kommer mer att förklara i ord den enskilda individens upplevelser om den psykosociala arbetsmiljön. Här nedan kommer en kort sammanfattning av de steg som ingår i en kvalitativ forskningsprocess 5 : 1. Generella frågeställningar 2. Val av relevanta platser och undersökningspersoner 3. Insamling av data 4. Tolkning av data 5b. Insamling av ytterligare data 5. Begreppsligt och teoretiskt arbete 5a. Specificering av frågor 6. Rapport om resultat och slutsatser Min generella frågeställning har varit hur de medicinska sekreterarna ser på sin psykosociala arbetsmiljö. Mitt val av relevanta platser och undersökningspersoner har varit Psykiatriverksamheten på Mälarsjukhuset där jag har gjort ett urval av de personer som jag anser har haft relevans för min studie. Jag har bara haft de medicinska sekreterarna (inklusive en klinikassistent) som urval och inte någon annan yrkeskategori. Insamlingen av data har gått till på så sätt att jag har mejlat mina respondenter en checklista som rör psykosocial arbetsmiljö i form av strukturerade frågor som de har fyllt i och sedan mejlat tillbaka. Jag har inte skapat frågorna själv för att jag ville hålla det så strukturerat som möjligt. Detta för att risken med kvalitativ forskning och de frågeställningar man ställer till respondenterna ofta kan vara ledande frågor då forskaren ofta finner ett personligt intresse till att undersöka ett 4 Bryman, Samhällsvetenskapliga metoder. 5 Bryman, Samhällsvetenskapliga metoder.

8 8/15 visst fenomen. Detta är något som den kvalitativa forskningen har fått en del kritik för, det vill säga att det kan vara svårt se på fenomenet objektivt. Därför har jag valt att använda mig av en checklista (se bifogat dokument) med strukturerade frågeställningar. Jag har valt att göra på detta sätt då jag ändå har varit på plats under åtta veckors tid på psykiatrin och fått mig en ganska god inblick i vilka synpunkter som finns om arbetsmiljön. Jag tror att om jag hade skapat mina egna frågeställningar så hade det förmodligen funnits en ganska stor chans till att jag hade ställt en del ledande frågor som jag själv förmodligen inte ens hade varit medveten om. Det är lätt att bli en i gänget så att säga och jag ville inte riskera att det skulle påverka validiteten i min studie. Jag har inte heller samlat in ytterligare data enligt mallen ovan för kvalitativ forskning, detta på grund av tidsaspekten som vi har fått på oss till att skriva rapporten. Checklistan som är bifogad hittade jag på denna sida, Prevent är en ideell organisation som ägs av Svenskt Näringsliv, av fack och arbetsgivare tillsammans 6 (LO och PTK). Det finns olika utbildningar och checklistor de flesta verksamheter kan ta hjälp av när de önskar se över sin arbetsmiljö 7, detta även när det gäller arbetsmiljön inom vård och omsorg. Resultat När jag sammanställde svaren från enkäten jag skickade ut till samtliga sekreterare så upplevde jag att svaren var relativt eniga förutom på några av punkterna som skiljde sig åt och som jag fann var lite oroväckande. Genom sammanställningen fick jag en bra inblick i vad som jag upplever inte når upp till kriterierna till att ha en god psykosocial arbetsmiljö. Jag redogör för dessa nedan. Arbetets innehåll Svaren jag fick in om arbetets innehåll fann jag inte så mycket som var särskilt oroväckande. Samtliga sekreterare verkar trivas med själva arbetet i sig. De anser att de har meningsfulla och intressanta arbetsuppgifter och majoriteten anser att de har varierande arbetsuppgifter. Det som utmärkte sig var svaren om arbetsbelastningen. Frågorna som ställdes kring detta var om de uppfattar den som rimlig och om de känner att de hinner med sina arbetsuppgifter. Flertalet av sekreterarna svarade nej, knappast på dessa frågor varav en säger så här: Arbetsbördan är alldeles för stor. Man hinner inte med, samtidigt tas det inte in vikarier på de ställen som behövs utan man räknar tydligen med att det ska lösas av sig själv och övriga ska arbeta ännu mer för att täcka upp. På fråga sex på enkäten om arbetets innehåll och om de känner sig trötta efter arbetet svarade flertalet sekreterare ja, att de känner sig trötta efter arbetet och några få angav även som svar att de ofta tar med jobbet hem i tankarna vilket påverkar fritiden på ett negativt sätt

9 9/15 Arbetsorganisation Om arbetsorganisationen utmärkte sig några av de svar jag fick in på så sätt att nästan ingen kryssade i ja rakt av på vissa av frågorna som är av stor betydelse utifrån att ha en god arbetsmiljö men också om man väljer att se det utifrån ett säkerhetsperspektiv. På frågan om det finns tydliga och gemensamma mål för enheten svarade några av nej, knappast. Det vill säga att de inte ser att det finns tydliga och gemensamma mål för enheten, resten svarade ja, att det finns det i viss mån. På frågan om de vet vilka befogenheter och ansvar de har på arbetsplatsen var det ytterst få som kryssade i rutan ja rakt av, huvudparten kryssade i ruta två, ja, att de i viss mån vet detta. Trivsel och arbetsklimat Utifrån de svar som jag sammanställde om trivsel och arbetsklimat så verkar det som att den övervägande delen av sekreterarna inte ser någon särskild problematik. Det finns en god kontakt och ett gott samarbete mellan dem och majoriteten anser att de får hjälp och stöd av arbetskamraterna om problem uppstår. Känslorna inför arbetspasset verkar vara positiva eller så känner man vare sig positiva eller negativa känslor. Arbetskrav Här skiljer sig inte svaren så mycket åt, samtliga har kryssat i ja eller ja, i viss mån på om de anser att de kan leva upp till de förväntningar som ställs på dem från arbetsgivaren, brukaren (i detta fall patienterna), från arbetskamraterna och från en själv. Ledning På frågorna om ledningen verkar det finnas en hel del orosmoment bland sekreterarna. I sammanställningen av resultatet visar det sig att de inte upplever fullt ut att de får det stöd och hjälp av chefen vid behov. Här blev svaren antingen ja, att de får det i viss mån eller nej, knappast. Fortsättningsvis anser majoriteten att chefen inte hanterar motsättningar och konflikter på ett bra sätt. Det verkar även vara som så att upplevelsen av att chefen är lyhörd och öppen för förslag till förändringar inte är fullt åstadkommet om man frågar sekreterarna. I viss mån anser några att det är så men också att nej, knappast. Majoriteten av sekreterarna anser att chefen inte diskuterar med arbetsgruppen innan beslut fattas som berör dem. En sekreterare skriver så här under rubriken om vad önskemålet att ta upp på arbetsplatsträff skulle vara: Om det händer något nytt på arbetsplatsen. Någon slutar eller börjar. Ändringar i rutiner på arbetsplatsen. Majoriteten av sekreterarna anser inte heller att uppföljningar görs så att det som har bestämts verkligen blir gjort.

10 10/15 Kompetensutveckling När jag sammanställde resultatet om kompetensutvecklingen är det oerhört olika svar jag har fått in från nästan var och en av respondenterna. Gällande frågan om chefen har haft utvecklingssamtal med den enskilde under det senaste året har någon enstaka kryssat i ja, vissa har kryssat i att de har haft det i viss mån, svar som nej, knappast har också uppkommit. Samma sak är det med frågan om det finns någon individuell kompetensutvecklingsplan. Svaren jag har fått in är varierande. På fråga tre om det ges möjlighet till yrkesmässig utveckling och/eller fortbildning är det ungefär hälften/hälften. Några anser att det ges möjlighet till detta i viss mån eller att nej det gör det knappast eller inte alls. Det råder också oenigheter huruvida de har meningsfulla arbetsplatsträffar. Utifrån svaren upplever några att de har meningsfulla arbetsplatsträffar och ett antal anser att de inte har det. Under rubriken detta vill jag särskilt ta upp på en arbetsplatsträff skriver en sekreterare följande: Arbetsmiljö. Psykosocial arbetsmiljö. Slutsatser/Förslag Mina tankar om svaren kring arbetets innehåll är att det verkar som att samtliga trivs med sitt arbete. De känner att det är meningsfullt och intressant vilket är något som är väldigt positivt samt att flertalet inte upplever det som ett ensidigt arbete. Att majoriteten svarade nej på frågan om arbetsbelastningen är rimlig är förståeligt då det är ett stort patientflöde som gör att många diktat ligger kvar vilket kan göra att man kanske känner att man inte hinner med så mycket som man skulle önska då det finns många andra arbetsuppgifter att göra som inte involverar bara diktatlistan. Samtidigt så verkar detta inte påverka de flesta av sekreterarna på ett negativt sätt då ytterst få svarade att de tar med jobbet hem i tankarna. Man får ha det i åtanke på något sätt när man gör en sådan här studie att alla människor är olika och fungerar olika. Så även om det var ett fåtal svar om att man har svårt att släppa tankarna på arbetet när man kommer hem så ser jag inte det som något problematiskt. Det handlar nog mer om i just detta fall hur man själv är som person. Jag själv är sådan som har svårt att släppa tankarna på jobbet när jag kommer hem. Detta för att mitt jobb är något som jag har brunnit för i många år, att prestera till att som i mitt fall vara en så bra säljare som möjligt. Känner jag att det har gått dåligt en dag eller att en kund hade en negativ påverkan på min dag är det väldigt svårt för mig att släppa tankarna på detta när jag kommer hem. Svaren jag fick in om arbetsorganisationen upplever jag som lite oroväckande. Jag hade önskat se ja rutan ikryssad rakt av på några av de punkterna som tas upp. Att ha mål styr hela verksamheten oavsett vilket jobb man har anser jag. På en arbetsplatsträff är detta något man bör tala om ofta och ansvaret ligger mycket i att hålla sig uppdaterad på egen hand. Säg exempelvis att problematiken ligger i rutinhanteringen vid bokning av patienter, som kanske leder till att det blir fel vid bokningar. Att bara säga målet är att rutinerna ska bli bättre fungerar inte riktigt. Snarare bör man tänka på vilket sätt kan vi nå detta mål?. För att lyckas med detta kan man prova med att bryta ned målet i olika delmål. Detta gör att stressen avtar till att behöva nå målet på en gång, det känns inte lika ansträngande och gör att

11 11/15 man inte tappar motivationen på vägen mot målet 8. På detta sätt kan hela arbetsgruppen komma med förslag till små delmål till hur man kan arbeta med detta och på så sätt får man prova sig fram tills man har hittat ett sätt som verkar fungera. Nu tog jag rutinhantering som ett exempel bara, detta kan anpassas även till annan problematik som man upplever att verksamheten kan ha. Man man måste vara medveten om att tydliga mål finns inom varje arbete. I mitt arbete som säljare vet jag exakt vad målet är. Målet är att hela tiden öka försäljningen från föregående år. Målet är att vara en bättre säljare än jag var igår. Målet är att hålla koll på budgeten. Målet är att ge det där lilla extra till kunden varje dag så att kunden ska känna att han/hon vill komma tillbaka etc. För att vara en bra säljare (då min lön påverkas av detta) har jag små delmål jag kan följa dagligen för att lyckas med detta. Dessa delmål har vi i hela arbetsgruppen sammanställt tillsammans som står skrivna på en stor tavla inne på kontoret. På detta sätt är det tydligt för oss alla vad vi kan göra för att lyckas. Ett annat exempel för att visa att detta är viktigt inom varje jobb är när jag jobbade inom förskolan. Där var det av stor betydelse att man ständigt skulle hålla sig uppdaterad inom pedagogik, detta genom att komma med olika tips på nya lekar, nya böcker, nya sätt som gör att barnet ska utvecklas och fånga dess nyfikenhet på omvärlden. Att ha gemensamma mål på arbetsplatsen fungerar även som en motivationsteknik. I en uppsats som Jensen och Lindahl har skrivit om motivation i arbetslivet definieras en motivationsteknik utifrån en författare vid namn Gellerman som menar på att motivationen påverkar produktionen 9. Jag anser att tydliga mål på arbetsplatsen påverkar effektiviseringen i stor mån, här är det också upp till chefen att de anställda faktiskt vet vad målet är samt att de anställda tar eget ansvar till att själva uppmärksamma viss problematik. På frågan om de vet vilka befogenheter och ansvar de har på sitt arbete svarade majoriteten av sekreterarna ja, att de i viss mån vet detta. Det är bra att ingen kryssade i nej som svar men samtidigt kan jag inte låta bli att undra varför man inte kryssade i ja rakt av utan istället kryssades det på ruta två i viss mån. Detta säger mig att viss osäkerhet ändå finns vilket är lite bekymmersamt. På just denna punkt anser jag att det är var och ens ansvar att ta reda på detta. Det är väldigt mycket man ska hålla reda på som medicinsk sekreterare och det kan nog bli lite för mycket ibland. Under mina praktikveckor jag haft under dessa fyra terminer som jag har läst till medicinsk sekreterare blir man ibland lite bekymmersam kring vad man får göra och vad man inte får göra. Vissa tankar uppstod ibland har jag befogenhet att göra detta?. För min del kunde det exempelvis under LIA två vara att när jag öppnade upp en journal från diktatlistan för att skriva och en stor ruta kommer upp om att patienten har valt att spärra sina journaluppgifter. Då kom min osäkerhet fram om jag hade befogenhet att ändå skriva denna. Jag visste någonstans att detta var okej då vi pratat om det på lektionerna innan men osäkerheten fanns där ändå. Kanske hade verksamheten lagt upp andra regler när det gäller praktikanter? Men då var det mitt ansvar att ta reda på detta, genom att kommunicera och fråga min handledare. På något sätt får man en speciell känsla ofta i kroppen när osäkerhet infinner sig, har man ens ytterst lite av den känslan, stanna upp och ta reda på vad

12 12/15 som gäller innan man går vidare. Det kan gå väldigt fel annars och det vill man inte när det gäller patientsäkerheten. Resultatet jag fick in som berör ledningen på verksamheten var förväntat till en viss del. Detta för att sekreterarna tidigare har varit vana att ha sin egen administrativa chef att vända sig till. En chef som har varit väldigt insatt gällande administrationsfrågorna då denne var medicinsk sekreterare själv i grund och botten och förstod sig på dessa frågor och den problematik som kunde uppkomma. Det var också en chef som var väldigt omtyckt av majoriteten av sekreterarna vad jag har förstått under mina praktikveckor. Att de nu inte har sin egen chef att vända sig till utan måste dela chef så att säga även med andra yrkeskategorier upplever jag många känner har varit lite svårt att ta till sig. En sekreterare skrev följande under rubriken egna kommentarer: Om vi hade haft kvar vår administrativa enhetschef som är sekreterare i botten så hade svaren sett helt annorlunda ut. Här finns det en del problematik som man kanske borde ta till sig på kliniken. Att anställda känner att de inte får det stöd och hjälp vid behov som behövs från en chef är inte positivt samt sekreterarnas upplevelse av att chefen inte kan hantera konflikter och motsättningar på ett sådant sätt de kanske önskar att denne ska göra. Det är svårt att ta till sig vissa förändringar på arbetsplatsen, speciellt sådana här vid ett chefsbyte och jag tror att det blir svårt för alla ibland, inklusive chefen. Det finns fyra olika förhållningssätt när det gäller förändring i arbetsplatsen. Dessa är att antingen kan den anställda agera lojalt mot arbetsplatsen, det vill säga att man anser förändringen är bra och stödjer ledningens beslut. Men det kan också innebära att man valt att acceptera det på grund av inkomsten även om man kanske tycker att ledningen kunde ha gjort på annat sätt i en viss fråga. Förhållningssätt nummer två handlar om att den enskilda individen kan protestera och försöka förändra. Här handlar det oftast om att man trivs bra med sitt jobb, man brinner för sitt jobb och tycker om den verksamhet man jobbar för. Men har svårt att ta till sig den riktningen förändringen innebär och då är man som anställd inte rädd att ta upp detta till diskussion. Det tredje sättet är att man väljer att lämna jobbet, detta är något som sker successivt då man inte ger upp hur lätt som helst utan ofta är det något specifikt som utlöser det och man känner att det är dags. Det fjärde och sista förhållningssättet är det mest drastiska och det är sabotage. Här handlar det oftast om att man känner att man har blivit sviken av sin arbetsgivare eller dåligt bemött av ledningen 10. I det stora hela handlar det om den inställning den enskilda individen har och huruvida man önskar vara aktiv eller passiv 11. Då handlar det också om hur chefen vill ha det. Många chefer önskar ha lojala medarbetare och att det som beslutas litar de på ska utföras av personalen rakt av utan att för många frågor ställs. Sedan finns det chefer som faktiskt vill ha protester och lite motstånd i samband med förändringar. Detta för att de ser på det som en chans till utveckling och ytterligare förbättring kring verksamheten. Genom att aktivt lyssna på sina medarbetare och få de att känna sig som en del av förändringen 12 istället för att bara ta alla beslut själv skapar en god gruppdynamik och en trivsam psykosocial arbetsmiljö. Min personliga åsikt är att det handlar också om att våga ta för sig. Så som svaren jag fick in om

13 13/15 utvecklingssamtal och kompetensutveckling som var så olika. Vissa har haft det under senaste året, vissa har inte haft det trots att man jobbar inom samma verksamhet. Alla bör ha samma förutsättningar till detta men ibland får man som anställd inte vara rädd att begära det själv då tidsaspekten ofta är boven i det stora hela och chefen kanske inte hinner alltid sätta det som prioritet. Speciellt en chef som har andra yrkeskategorier än en att ta hand om. På något sätt får man ha det i åtanke också och försöka sätta sig in i dennes situation. Genom att göra det kan det hjälpa en att se saker och ting ur ett annat perspektiv och då hänger det på en själv som jag tidigare nämnde, och de val man tar till att antingen vara passiv eller aktiv. Implementering Arbetsmiljö är något som är viktigt för alla. Det arbetsklimat och trivseln vi känner på jobbet kan påverka oss negativt i allra största grad och leda till stress, vantrivsel, konflikter, hälsoproblem, hög sjukfrånvaro etc. Det är inget som bör tas lätt på och är något som jag anser man bör jobba med mer aktivt. På vilket sätt kan man implementera detta då? Mitt förslag är att använda den bifogade bilagan checklistan om trivsel och arbetsklimat från Prevent. Önskemålet på kliniken bland sekreterarna finns att man ska prata mer om den psykosociala arbetsmiljön, då är denna korta checklista väldigt användbar för att kunna påbörja detta arbete. Tidsmässigt ska den inte ta så lång tid att gå igenom, och kan ge kännedom om problematik som man tillsammans kan jobba med. Jag har förståelse och personlig erfarenhet om att man ofta på arbetsplatsträffar använder tiden till andra frågor som man anser har större relevans. Jag anser att nöjda medarbetare dock bör vara en stor del av detta för att motivationen och effektiviseringen av arbetet kommer att förbättras med all säkerhet om man ger detta en chans. Det finns en hel del orosmoment i studien och min rekommendation är att denna checklista kan ge en viss klarhet till dessa orosmoment. Jag ser också att det kommer stärka gruppdynamiken som helhet och skapa goda förutsättningar för goda relationer mellan chef och medarbetare. Hur ofta man bör jobba med checklistan är upp till verksamheten, gör den en gång och se vilken riskbedömning det blir av de brister som framkommit. Utifrån det bör man få en relativt klar bild hur mycket man bör arbeta med detta. Det är viktigt också att samtliga går in för detta open minded så att säga. Innan man börjar arbeta med checklistan bör man tänka på följande enligt Prevent 13 : Det är viktigt att diskutera med varandra men på ett sådant sätt så att ingen känner sig utpekad. Problematiken ska ses som gemensam problematik och inte enskilda personers problematik. Medvetenhet om att diskussionerna kan leda till att förändringar sker. Respektera och vara lyhörd för de åsikter som kan komma fram. Oro kan uppstå inför förändringar som kan komma att ske. Utgå dock från att alla vill verksamhetens bästa och genom att man är med och påverkar förändringen som kan ske så kommer oron kring detta att avta. 13

14 14/15 Det står mer utförlig information i bilagan vad man bör tänka på innan man börjar med checklistan och man får byta ut de frågor eller lägga till de frågor som man anser passar ens verksamhet bättre. Det har framkommit tydligt i studien att arbetsmiljön är något man önskar tala mer om, så om någon särskild känner att den brinner lite extra för detta (så som jag gör) så kan man ju ta det med chefen att man önskar ta på sig detta. Hjälpa till med planeringen till när implementeringen av checklistan kan påbörjas. När man väl börjar med den så kan man turas om vem som är ansvarig till att föra ett protokoll om vad som utmärkte sig. Att undersöka, genomföra och följa upp är en central del av det hela. Ett annat tips är att ha det som man har kommit fram till synligt på arbetsplatsen. På en av mina tidigare praktikplatser hade de exempelvis en whiteboardtavla som var full av post-it lappar som kunde vara alltifrån önskemål från de anställda om vissa saker att ta upp på möten, eller olika tips på hur man exempelvis kan arbeta med effektivitet etc. Den kan också användas till information om någon ny har blivit anställd, eller någon har slutat, om det har kommit nya rutiner etc. Att information inte når fram till sekreterarna när något nytt händer är en problematik på verksamheten enligt de svar jag fick in. Uppföljning Förslag för uppföljning på hur verksamheten kan följa upp resultatet utifrån checklistan är att systematiskt arbeta med den utifrån de behov som finns på kliniken. Det handlar till stor del om engagemang och samverkan mellan de anställda och chefen 14. Det man kan göra är att efter cirka ett år svara på de frågor jag skickade ut och se om det skiljer sig något från de resultat man fick in i dagens läge. Upplever man att målen för enheten är tydliga nu? Arbetar man aktivt med dessa och uppdaterar målen? Om man upplevde tidigare problem med exempelvis rutinhanteringen och anser att detta fungerar bra nu, vad är nästa mål inom verksamheten då till förbättring? Har tankarna förändrats kring hur chefen hanterar konflikter? Känner man sig mer glad och tillfredställd när man ska börja arbetet nu än för ett år sedan? Har arbetsplatsträffarna blivit mer meningsfulla? Arbetar man med checklistan fortfarande eller känner man att behovet av den inte finns mer? Upplever man att den har varit till hjälp? Känner man att den psykosociala arbetsmiljön överlag har förbättrats? Upplever man sig själv som mer passiv eller aktiv? Har man lättare att ta till sig förändringar nu än för ett år sedan? 14

15 15/15 Referenslista Bryman, A. Samhällsvetenskapliga metoder. (2006) Daleke Grafiska AB, Malmö