Guide för medborgardelaktighet. Framtagen av Södra innerstaden och Dialoglabbet

Transkript

1 Guide för medborgardelaktighet Framtagen av Södra innerstaden och Dialoglabbet

2 Innehållsförteckning Syftet med delaktighetsguiden Därför delaktighet Vinster för förvaltningen Vinster för medborgarna Vinster för vårt demokratiska samhälle Var uppmärksam på riskerna När är det relevant att arbeta med medborgardelaktighet...8 Former av delaktighet Information Konsultation Dialog Samarbete Medbestämmande Påverkansutrymmet, tid och resurser styr valet av delaktighetsform Manipulation och terapi Att tänka på inför delaktighetsarbetet Vem äger frågan? Delaktighetens ramar Planerad kommunikation Genomförande Välja mötesmetod Ha beredskap för förändringar Dokumentera mötet Vanliga fällor och hur man kan undvika dem Utvärdering och återkoppling av delaktighetsarbetet Checklista

3 Syftet med delaktighetsguiden Det finns en förväntan både från Malmös styrande politiker och från medborgare att förvaltningarna i Malmö stad utvecklar sitt delaktighetsarbete gentemot medborgarna. Detta är tydligt i och med KS beslutet Medborgardialog som del i styrningen år Denna guide syftar därför till att underlätta för oss tjänstemän att navigera oss i vårt delaktighetsarbete. Den kan användas som stöd för tankarna när vi till exempel ska ta ställning till om invånarna, alltså våra medborgare eller brukare, bör involveras i vissa frågor, samt ge vägledning till hur det då skulle kunna genomföras. Se den inte som en pekpinne att rätta sig efter, utan just som ett stöd för det arbete som vi ändå uträttar så gott som dagligen. För medborgardelaktighet är något som vi alla vi som arbetar i Malmö stad arbetar med, fast på olika sätt. Oavsett var i produktionen vi befinner oss, så har vi en och samma uppdragsgivare, det vill säga malmöbon. Och en förutsättning för att malmöbon ska känna förtroende för och tillit till vårt arbete, är just känslan av delaktighet. /Anders Malmquist, förvaltningschef och Ewa Ekberg-Wihlén, avdelningschef på Strategiska avdelningen. 4 5

4 Därför delaktighet Det finns olika anledningar till varför det kan vara relevant att involvera invånarna förvaltningens beslutsprocess. De vanligaste argumenten är: Förvaltningen Kommunen får direkt input från mottagarna av deras tjänster. Detta kan ge en tydligare bild av vad invånarna behöver eller efterfrågar. Kommunen kan fatta förankrade beslut som fungerar. Genom att låta invånarna ta del av beslutsprocessen i ett tidigt skede undviker beslutsfattare att protester uppstår i efterhand. Under en delaktighetsprocess kan nya behov eller idéer komma i ljuset. Resurseffektivt att ta tillvara på befintligt engagemang. Vinster för invånarna Delaktighet ger en känsla av sammanhang och av att kunna påverka. Att känna delaktighet leder, enligt studier, till bättre hälsa. Att vara en part i beslutsfattandet gör det byråkratiska systemet mer begripligt. Delaktighet kan leda till ett större ansvarstagande till exempel över det egna närområdet. Tröskeln till politiken sänks och byråkratin avdramatiseras. Vårt demokratiska samhälle Avståndet mellan politiker och medborgare minskar. Kopplingen mellan medborgarnas behov och det politiska arbetet blir tydligare. Delaktighet kan leda till ett ökat intresse för politik hos medborgarna. Medborgarna får mer förståelse för processer i samhället. Vad som tar tid, vad saker kostar och så vidare. Detta kan leda till mer konstruktiva diskussioner. Det finns en risk att resursstarka eller högljudda intressegrupper får sin vilja igenom på bekostnad av mer resurssvaga eller tystlåtna. Alla har inte samma möjlighet att delta. Den politiska jämlikheten en person en röst kan därmed gå förlorad. De som deltar är inte representativa för samhället som helhet. Detta kan leda till att det blir en sämre avspegling av folkviljan i det politiska beslutsfattandet. Erfarenheter visar att individer och grupper företrädelsevis engagerar sig i frågor som rör den personliga egennyttan, utan hänsyn till allmännyttan och det politiska helhetsperspektivet. Delaktighetsarbetet kan vara tidskrävande, både för kommunen och för invånarna, beroende på vilken form av delaktighet man väljer. Läs mer om former nedan. Var uppmärksam på riskerna Det finns argument mot att arbeta med medborgardelaktighet. Förekommande argument är bland annat: Man kan ifrågasätta om det går att komplettera den representativa demokratin med inslag av deltagardemokrati, eftersom det är två helt olika demokratiska skolor med olika uppfattningar om vad som är bra eller dåligt för demokratin. Det finns som synes argument både för och emot ett ökat medborgerligt deltagande i politiken. Båda läger har välgrundade ståndpunkter. Dialoglabbets uppfattning är att det absolut är värt att bjuda in till delaktighet i vissa frågor, men att det inte bör ske slentrianmässigt eller på ett ogenomtänkt sätt. Fotnot: För den som vill fördjupa sig i statsvetenskapliga teorier kring deltagande och deliberativ demokrati (samtalsdemokrati) rekommenderas bl.a. böckerna Deltagandets mekanismer av Peter Esaiasson och Anders Westholm (red.) samt Deliberativ demokrati av Rune Premfors och Klas Roth (red.). 6 7

5 När är det relevant att arbeta med medborgardelaktighet? Det finns ingen mall som visar exakt när det lämpar sig att arbeta med medborgardelaktighet. Allting är en avvägning och många olika faktorer bör beaktas. Punkterna nedan är en vägledning: Olika former av delaktighet Delaktighetsspektrumet på nästa sida visar olika former av del aktighet, vad de kännetecknas av, vad man som invånare får ut av respektive delaktighetsform samt exempel på metoder som kan passa. I denna guide kommer vi inte att beskriva olika former av mötesmetoder. Information om mötesmetoder finns istället på Dialoglabbets hemsida på Komin. När kommunen faktiskt vill eller har behov av att veta vad invånarna tycker, resonerar eller har för behov i en viss fråga. När det finns en realistisk möjlighet, exempelvis ekonomiskt, tidsmässigt eller juridiskt, för invånarna att påverka beslutet. När invånarna lyfter behovet av delaktighet, och det finns möjlighet att tillgodose detta behov. När kommunen har syftet med delaktigheten klart för sig. Vad vill kommunen ha ut av det? När det finns seriösa intentioner med delaktighetsarbetet, det vill säga när besluten inte egentligen redan är tagna. När kommunen vet vilken form av delaktighet de kan använda sig av (se nedan). När kommunen kan ta tillvara på resultaten av delaktighetsarbetet, det vill säga det finns en plan för hur invånarnas synpunkter, åsikter eller gemensamma resonemang ska hanteras. När delaktigheten är meningsfull, när kommunen har frågor eller vill resonera om saker som för invånarna är tillräckligt viktiga för att investera tid och energi i. Frågor som brukar engagera är exempelvis det som berör vardagen; det lokala, fysisk miljö, trygghetsfrågor och brukarfrågor till exempel skolan, vårdboendet eller den lokala mötesplatsen. När kommunen kan säkerställa att deltagandet är representativt, det vill säga vara säkra på att minoritetsgrupper inte får sin vilja fram på bekostnad av den tysta massan. Information Som mottagare av information får du veta vad som redan har bestämts. Att få information om vad som är på gång är grundläggande för att kunna känna sig delaktig. Utan denna information är risken stor att man blir motståndare till förändringarna, oavsett vad som ska göras. Information präglas av envägskommunikation. Någon informerar om vad som redan är bestämt, till exempel via trycksaker, hemsidor eller anslagstavlor. Om man sedan har möten finns det bara möjlighet att ställa frågor kring redan fattade beslut. 8 9

6 Konsultation Syftet med konsultation är att samla in åsikter i en viss fråga. Deltagarna får tycka till i en eller flera frågor; Föredrar du som användare av denna park att vi ska plantera mer träd och buskar, eller att vi istället rustar upp den befintliga lekplatsen? Ett annat exempel kan vara att en skolledning vill veta hur eleverna upplever sin skolmiljö. Utifrån den information som samlas in tar beställaren ställning till vad som ska göras, om det överhuvudtaget ska göras något. Vanliga metoder för konsultation är enkäter eller Fokusgrupper. Malmö stad arbetar även med konsultation genom bland annat Malmöpanelen och Malmöinitiativet, där den sistnämnda kan sägas vara en stående inbjudan till konsultation. Konsultation är en ofta förekommande form av delaktighet som används i Malmö stad, som ofta felaktigt kallas för dialog. Dialog I en dialogprocess resonerar vi tillsammans utan att ha förutfattade meningar om vad dialogen bör resultera i. I en dialogprocess ändras eller förädlas ofta tankar genom att förståelsen för hur andra resonerar ökar. Därför ökar benägenheten att alla inblandade anstränger sig för att nå konsensus, snarare än att få igenom sina egna argument. Till skillnad från diskussion eller debatt, som kännetecknas av försök att försvara sin ståndpunkt och övertyga, så präglas dialog av nyfikenhet och en önskan att nå samförstånd. När man tillsammans med andra människor ska utveckla och förändra något är detta samförstånd ofta en förutsättning för att en förändring överhuvudtaget ska kunna ske i praktiken. Det handlar om att känna gemensamt ägandeskap och ansvarstagande, istället för att aktivt motarbeta förslag som andra tagit fram eftersom man inte fått vara delaktig. Vanliga metoder för dialog är exempelvis Kafédialog eller OPERA-metoden. Oavsett vilken metod man väljer så är det viktigt att metoden skapar trygghet, struktur och ett öppet klimat där deltagarna kan känna sig både trygga och kreativa utan rädsla för att bli kritiserade. Samarbete När vi samarbetar i en viss fråga så planerar och genomför vi olika aktiviteter, beroende på vad syftet med samarbetet är. Samarbete med exempelvis boende i ett bostadsområde kan handla om att de boende tillsammans med relevanta förvaltningar planerar vad som behöver göras i området, kanske med hjälp av dialogmetoder, för att sedan genomföra konkreta förändringsåtgärder tillsammans eller var för sig. Ett samarbete bör ses som en process, snarare än ett projekt. En vanlig metod för samarbete är till exempel Framtidsverkstad. Områdesprogrammen i Malmö stad kan ses som en form av samarbete på så sätt att de syftar till förändring i områdena genom att göra saker med invånare och olika aktörer, snarare än åt och för. Medbestämmande Medbestämmande som delaktighetsform handlar om att delegera makt. Deltagarna får vara med och bestämma vad som ska göras. Det kan exempelvis handla om att brukarna av en viss tjänst, till exempel elever och föräldrar på en skola, får vara med och bestämma hur en viss summa pengar ska användas för att förbättra något på skolan. Detta kan göras genom exempelvis rådslag. Det kan också handla om att medborgarnas åsikter i en fråga, som synliggörs genom exempelvis omröstning, blir styrande för politikerna. Exempel på arbete med medbestämmande är Örebro medborgarbudget och Rådslagen i Sigtuna. Exempel på dialogarbete är exempelvis Mera Möllans Designdialog om Claesgatan och skapandeprocessen av Garaget

7 Information Delaktighetsspektrum Delaktighetsform Kännetecken Du får Metodexempel Envägskommunikation Frågor och svar Veta Webb Trycksak Stormöte Påverkansutrymmet, tid och resurser styr valet av delaktighetsform Konsultation Inhämta synpunkter Ofta punktinsats Tycka Enkät Fokusgrupp Åsiktstorg Vilken form av delaktighet som passar bäst för sammanhanget beror naturligtvis på vilket påverkansutrymme det finns för invånarna, samt målet med delaktighetsarbetet. Dialog Samarbete Utbyte av tankar Ofta flera tillfällen Aktiviteter planeras och genomförs Resonera Genomföra Open Space Kafémetoden OPERA Framtidsverkstad Miniverkstad Idéverkstad Vad är det kommunen vill uppnå med delaktighetsarbetet, och hur ska resultatet användas? Ibland finns flera mål och självklart kan man också använda sig av flera olika delaktighetsformer. Eftersom de bygger på varandra är det till exempel svårt att ha dialog om något om man inte redan fått information. Inslag av dialog kan till exempel också förekomma i konsultationssammanhang, men det är huvudmålet med delaktighetsarbetet, till exempel att samla in åsikter kring en viss fråga, som ska vara tydligt för deltagarna när man bjuder in till delaktighet. Delaktighetsspektrumet tydliggör att det finns ett antal olika former av delaktighet att arbeta med. Ingen form är bättre eller sämre, men de lämpar sig för olika ändamål och tar olika mycket tid och engagemang i anspråk både för initiativtagare och inbjudna. Ju längre ner i spektrumet man rör sig (från information ner mot medbestämmande), desto mer tid och resurser krävs det generellt sett. Var därför noga med att säkra att tiden och resurserna finns till förfogande, innan ni bestämmer er för att arbeta med en viss form av delaktighet. En avsikt med Delaktighetsspektrumet är att visualisera att allt delaktighetsarbete faktiskt inte är dialog. Väljer vi ändå att kalla allt delaktighetsarbete för dialog är risken stor att invånarna, istället för att känna delaktighet och tillit till politik, med rätta känner sig besvikna eller lurade. Medbestämmande Gemensamt beslutsfattande Bestämma Rådslag Modellen är en variant av Huddinges delaktighetsspektrum.

8 Manipulation och terapi Spektrumet baserar sig på Sherry Arnsteins klassiska Ladder of Citizen Participation från I sin version hade hon dock med två ytterligare former av icke delaktighet som hon kallade Manipulation och Terapi. Manipulation handlar i korthet om att invånare bjuds in till ett delaktighetsmöte, men egentligen är besluten i frågan redan fattade. Detta kan döljas genom hur man väljer att presentera alternativen och konsekvenserna av dessa. Terapimöten kan vara resultat av att kommunen blir överrumplad av att det blir uppståndelse kring en viss fråga eller beslut. Som exempel kan kommunen ta beslutet att lägga ner en skola. Om det inte finns en beredskap inför att föräldrarna och eleverna kan protestera högljutt, debattera i media och ringa ner ansvariga tjänstemän, finns en risk att man bjuder in till möte, där elever och föräldrar får prata av sig. Men det finns ingen egentlig plan för hur deras åsikter dokumenteras eller används som del i beslutsunderlaget. Eftersom dessa två former av icke delaktighet inte är något vi ska arbeta med, finns de inte med i Delaktighetsspektrumet. Däremot vill vi nämna dem som faktiskt förekommande dåliga exempel på hur det ibland är, trots goda intentioner. Att tänka på inför Viktigt att tänka på och att vara tydlig med gentemot invånarna är, att det alltid är de kommunala beslutsfattarna som tar de slutgiltiga besluten. Att invånarna genom en konsultadelaktighetsarbetet Förutom att fundera igenom syftet med delaktighetsarbetet, så finns det ett antal andra saker som är bra att tänka igenom, innan invånare bjuds in till delaktighet i någon fråga. Vem äger frågan I en komplex kommunal organisation finns många parter som tillsammans kan vara ansvariga för en viss fråga. Om kommunen till exempel vill engagera boende i att förbättra och öka tryggheten i ett bostadsområde, så är det viktigt att fundera på vilka förvaltningar och enheter som bör vara inblandade i detta delaktighetsarbete. I detta fall kan det handla om stadsdelsförvaltningen och ett antal av dess enheter för till exempel arbetsmarknadsinsatser, barn- och ungdomsinsatser och föräldrastödsinsatser med mera. Även exempelvis Gatukontoret, som ansvarar för renhållning och yttre miljö, och Miljöförvaltningen, som kontrollerar att boendet håller viss standard, kanske ska vara delaktiga. Dessutom finns externa parter som också är relevanta att samarbeta med. Det underlättar till exempel att föra en diskussion om hur tryggheten kan förbättras om Polisen finns på plats. Var tydlig gentemot invånarna om vem eller vilka parter det är som bjuder in till delaktighet, och försäkra dig om att det också är dessa parter som äger frågan. Gemensamt för samtliga representanter för de olika parterna är att de måste ha mandat från sin huvudorganisation att driva delaktighetsarbetet. Alla berörda måste vara överrens om syftet med delaktighetsarbetet och hur resultatet av delaktighetsarbetet, det vill säga åsikter, synpunkter, resonemang eller frivilliga insatser, ska tas tillvara. För att ett delaktighetsmöte ska vara fruktbart krävs vanligtvis att följande kategorier är representerade: Beslutsfattarna, det vill säga antingen politikerna som gett tjänstemännen i uppdrag att skapa förutsättningar för delaktighet i en viss fråga, eller den administrativa ledningen som själv beslutar i vissa frågor. Brukarna, det vill säga de medborgare eller brukare som är berörda av frågan. Utförarna, det vill säga de som har sakkunskap i frågan som exempelvis Polisen när det gäller trygghetsfrågor, Gatukontoret när det gäller försköningsfrågor med flera. Experterna, det vill säga de som på olika sätt har expertkompetens i frågan och som kan bidra med sakkunskap kan behövas i vissa fall

9 tion visar att de förordar ett visst alternativ framför ett annat, innebär inte per automatik att det är det alternativet som blir gällande. Det som framkommer i en delaktighetsprocess ska ses som en del av det samlade beslutsunderlaget. Något som beslutsfattarna har att ta ställning till. Däremot ska det naturligtvis finnas en uppriktig önskan från beslutsfattarnas sida att när möjlighet finns kunna tillgodose invånarnas åsikter. Annars är det bättre att inte genomföra en delaktighetsprocess alls. Undantaget är när beslutsfattarna tagit beslut om att använda sig av formen medbestämmande, och därmed delegerat beslutandemakt till invånarna. Delaktighetens ramar För att kunna ha konstruktiva samtal är det viktigt att vara tydlig gentemot invånarna om var gränsdragningen går för vad som är möjligt. Ekonomiska begränsningar förekommer i allt utvecklingsarbete. Var tydlig med vilken ekonomi som finns och ge exempel på vad saker och ting kostar. En miljon kronor kan låta mycket, men räcker kanske inte till mer än ett par busskurer. Tidsmässiga ramar påverkar också delaktighetsutrymmet. I delaktighetsprocesser är det viktigt att invånarna kommer in så tidigt som möjligt i processen för att det ska vara relevant och trovärdigt. Juridiska ramar kan finnas i vissa frågor. Vissa frågor styr inte den kommunala verksamheten över, och därför är det heller inte relevant för kommunen att ha delaktighetsprocesser kring dem. Andra frågor kan till exempel vara begränsade av sekretess. Planerad kommunikation Budskapet. Berätta för invånarna om bakgrund och syfte samt målet med delaktigheten. Ta dig tid att formulera budskapet och anpassa det till målgruppen. Varför behöver vi delaktighet? Vad förväntar vi oss av deltagaren? Vilken roll kommer delaktigheten att spela för slut resultatet? Var tydlig med vem som är avsändare. Vem är det som bjuder in till medborgardelaktighet? Finns det fler aktörer som deltar, berätta om dem. Inbjudan skall vara enkel, saklig och konkret. Abstrakta budskap skapar avstånd. Målgruppen. Fundera igenom vilka som ska bjudas in till mötet. Vem ska komma och varför? När du tror att du valt ut passande målgrupp, ta ett varv till: Hur ser din bild av målgruppen ut? Varför har du valt som du har gjort? Försök att identifiera om du gjort dina val för att du har förutfattade meningar om eller särskilda förväntningar på den grupp du valt ut. Gå igenom dina egna motiv och eventuella fördomar och gör därefter ditt urval. Gör en analys av din målgrupp och vad du förväntar dig av dem: Vilka förutsättningar har målgruppen att ta till sig ditt budskap? Var finns de? 16 17

10 Hur ska du nå dem? Vilka kanaler ska du använda för att nå ut till mål gruppen/målgrupperna? Brev, e-post, affischer, Youtube möjligheterna är många. Använd gärna flera kanaler, upprepning gör att budskapet fastnar lättare. Var noga med formen, hur ska inbjudan se ut för att tilltala målgruppen? Behövs inbjudan på flera språk? Mötet. Bjud in till mötet i god tid och skicka påminnelse när det närmar sig. Vilka förutsättningar krävs för att göra det möjligt för målgruppen att delta? Informella och flexibla mötesformer/platser. Praktiska förutsättningar som lämplig mötestid, fika och eventuell barnpassning. Fundera på om det kan behövas tolkar? Mötesform. Kan man kombinera ett traditionellt möte med ett forum på internet för att ge fler möjlighet att delta? Enkäter? Vilka metoder passar för din mål grupp? Läs mer om det under rubriken Välja mötesmetod. Hur och när ska vi utvärdera mötet med medborgarna och ge feedback tillbaka? Innan du sätter igång! Undersök vad som är på gång på annat håll! Kanske har någon annan förvaltning erfarenhet av liknande delaktighetsarbete som det du planerar? Eller finns det risk att arbetet krockar med liknande insatser från annat håll? Kan ni samarbeta? 18 19

11 Genomförande av delaktighetsarbetet När det är klart varför man valt att arbeta med delaktighet, iden tifierat vilken form av delaktighet som passar för ändamålet och formulerat temat eller frågeställningarna som invånarna ska involveras i, är det dags att titta på utformningen av själva mötet. Välja mötesmetod Det finns en uppsjö av olika mötesmetoder, där vissa är mer lämpade för en viss delaktighetsform än andra, till exempel Fokusgrupp för konsultation eller Kafémetod för dialog. Även praktiska faktorer spelar in, som hur många frågeställningar som ska behandlas, ungefär hur många deltagare som kommer och hur mycket tid man har på sig et cetera. Naturligtvis går det, om man har erfarenhet av att hålla delaktighetsmöten, att blanda olika metoder så att de passar syftet bäst. Oavsett vilken metod man väljer så är det viktigt att metoden skapar trygghet, struktur och ett öppet klimat där deltagarna kan känna sig både trygga och kreativa utan rädsla för att bli kritiserade. En tumregel är att aldrig utsätta någon för en mötesmetod som man själv inte varit med om som deltagare. Det kan ibland vara bra att låta någon utomstående och neutral person hålla i mötesmetoden. Då kan det vara lättare för deltagarna att vara ärliga och konstruktiva, beroende på hur känsligt ämnet är. Alla känner sig inte bekväma med att komma till traditionella stormöten. Att överhuvudtaget behöva lämna hemmet kan för många vara en alltför stor tröskel för att välja att komma till ett delaktighetsmöte. Därför är det en bra idé att erbjuda olika former av möten, fysiska såväl som ickefysiska, så att fler kan delta. Information, konsultation och även medbestämmande genom omröstning kan med fördel genomföras med hjälp av icke-fysiska möten. Information via sociala medier, konsultationer via exempelvis webb-paneler eller medbestämmande genom sms-omröstning eller på webben är några exempel på genomförbara icke-fysiska alternativ. Mer information om olika mötesmetoder hittar du på Dialoglabbets hemsida på Komin. Ha beredskap för förändringar Möten är aldrig förutsägbara. Kanske kommer det fler deltagare än beräknat, eller färre? Kanske blir någon person som håller i viktiga funktioner sjuk? Vissa saker kan man planera inför och kolla upp i förväg som exempelvis att tekniken fungerar och att lokalerna är anpassade för syftet medan andra saker inte går att förutse. Därför kan det vara bra att förbereda alternativa lösningar på olika situationer. Om det kommer betydligt fler personer än väntat och den inledande presentationsrundan blir för tidskrävande, vilken form av presentation hinner man göra istället? Och om det istället blir färre deltagare än väntat och den utvalda mötesmetoden därför inte fungerar, vilken metod ska då användas som reservalternativ? Det kan vara smart att dela in mötet i olika block. Från block ett där deltagarna hälsas välkomna och syftet med mötet tydliggörs, till det sista blocket där mötet summeras. Planera för alternativa lösningar för varje block ifall behov skulle uppstå. Glöm inte att lägga in pauser för fika, återhämtning och reflektion. Ett vanligt misstag är att pressa in så många aktiviteter som möjligt i ett möte och att dra in på pauserna om det blir ont om tid. Se till att alltid sluta ett möte i utsatt tid. Dokumentera mötet Kommer man ihåg allt som togs upp på det senaste APTmötet? Antagligen inte. Oftast behöver man gå tillbaka och titta på dokumentationen för att minnas vad det var som sades på mötet. Självfallet är det lika viktigt med dokumentation på ett delaktighetsmöte med medborgare eller brukare. Antingen utser man från början en eller flera personer som dokumenterar diskussionerna eller så väljer man en mötesmetod där själva dokumenterandet ingår i metoden, till exempel Kafédialog eller OPERA. Det viktiga är att någon i efterhand sammanställer all dokumentation och skickar ut till samtliga deltagare så kort tid som möjligt efter mötet. Det kan vara bra att någon under mötets gång tar fotografier. Dessa foton kan vara användbara till exempel när man ska utvärdera mötet. Glöm inte att kontrollera att deltagarna tycker det är okej att vara med på bild

12 Vanliga fällor och hur man kan undvika dem Möten är levande processer som ibland inte blir riktigt som man tänkt sig. Här tar vi upp ett antal vanliga situationer som kan uppstå och hur man kan hantera dem. En eller flera deltagare vill klaga på ett antal missförhållanden som inte rör den fråga ni egentligen är där för att diskutera. Var tydlig med syftet och temat för mötet, både i inbjudan och i den inledande välkomsthälsningen på plats. Det är också bra att i förväg ha förberett sig för denna situation genom att ha olika klagomålsblanketter, pappersutskrifter för medborgarförslag, en uppkopplad dator med kommunens Felanmälansformulär uppe et cetera. Svara att du eller någon annan gärna hjälper till under pausen eller efter mötet. En deltagare tar mycket utrymme på bekostnad av andra genom att upprepade gånger ta ordet och vara högljudd. Välj en mötesmetod med tydlig struktur och tydliga arbetsmoment som minimerar möjligheten för enskilda att ta över. Även om de försöker i början så brukar det efter en liten stund bli uppenbart för de flesta att det beteendet inte passar in i mötesstrukturen, när alla jobbar för att nå ett gemensamt resultat. När tjänstemän eller politiker under ett möte får kritik för något, intar de försvarsställning och vill gärna förklara och försvara sin ståndpunkt med en gång. Deltagarna kan uppfatta det som att de då inte lyssnar eller förstår poängen med kritiken. Lyssna först aktivt på kritiken och återberätta sedan det som sagts. Förklara sedan varför det blivit som det blivit. Det som skulle vara ett delaktighetsmöte mellan politiker och medborgare har istället blivit en debatt mellan politiker från olika partier. Politikernas roll i detta forum är att lyssna av vad invånarna har för åsikter i den aktuella frågan, för att sedan eventuellt välja att driva en viss linje i sin partipolitik. De har också till uppgift att vara tydliga med det egna partiets partipolitik. En lösning kan vara att uppmana politikerna att under mötet endast prata om vad det egna partiet har för politik och inte vad de andra partierna har eller borde ha för politik

13 Utvärdering och återkoppling av delaktighetsarbetet Ge någon form av respons i nära anslutning till mötet. Ett tackkort eller e-post med information om att kommunen återkommer med resultatet av mötet. Medborgarna tappar intresse om resultat uteblir. Berätta om vad som händer fast det inte syns. Berätta också varför det eventuellt inte händer något. Det är viktigt att berätta hur deltagarnas förslag och idéer kommer att tas till vara eller hur de är kopplade till eventuella beslut som fattats. Hur ska mötet sammanställas och redovisas till deltagarna? Hur, vem och när ger vi feedback till deltagarna? Berätta om nästa steg. Vad händer nu? För att vi som organisation ska lära oss av vårt delaktighetsarbete och bli bättre är det viktigt att vi utvärderar vårt arbete. Detta kan göras på olika sätt. Vanligt är att man först efter att verksamheten eller projektet är slut utvärderar, men då finns ingen möjlighet att rätta till eventuella felsteg efter hand som de upptäcks. Därför kan det vara relevant att utvärdera vid ett antal tillfällen löpande under verksamhetens gång. Att involvera berörda invånare i utvärderingen är närmast en självklarhet i dessa sammanhang. Passande utvärderingsmetod kan t.ex. vara Fokusgrupp. Fundera på vilka kanaler som kan vara aktuella för att sedan sprida vidare vunna kunskaper om delaktighetsarbete inom din organisation

14 Ett bra sätt att kvalitetssäkra sitt framtida delaktighetsarbete kan vara att fundera igenom och besvara nedanstående frågeställningar. Gör det gärna tillsammans med övriga som är involverade i arbetet, så att alla har samma bild och uppfattning om varför och hur ni ska arbeta med delaktighet. Inför delaktighetsarbetet: Under delaktighetsarbetet: Checklista Hur hanterar vi de förslag och frågor som växer fram? Hur hanterar vi allmänna klagomål som kan komma under mötet? Vem har tagit initiativet till delaktighetsarbetet? Vad är syftet med vårt specifika delaktighetsarbete? Vad vill vi att delaktigheten ska leda till? Vad är det vi vill veta/vilka är våra frågeställningar? Finns det risker med vårt delaktighetsarbete? Vilka? Vilket påverkansutrymme för invånarna finns det? Finns det några begränsningar i påverkansutrymmet, exempelvis tidsmässigt, ekonomiskt, juridiskt? Kan delaktigheten uppfattas som ett löfte som vi har svårt att leva upp till? Uppfattas det som meningsfullt för invånarna att vara delaktiga i denna fråga? Vilken delaktighetsform kan vi använda? Vilken mötesmetod passar för vårt ändamål? Vem äger frågan? Är samtliga berörda intressenter involverade i delaktighetsarbetet? Har de mandat och inflytande över frågan? Vilka ska vi bjuda in till mötet? Motsvarar deltagarna den grupp som de representerar? Finns det någon grupp som särskilt behöver sökas upp? Hur och när ska vi bjuda in? Vilka kanaler använder vi? Hur kan vi underlätta deltagande på jämlika villkor för så många som möjligt? Hur organiserar vi mötet med invånarna? Hur ska dokumentationen av mötet gå till? Efter delaktighetsarbetet: När och hur utvärderar vi mötet/delaktighetsarbetet? När och hur återkopplar vi resultatet av till deltagarna? Hur säkerställer vi att vår kunskap om och erfarenhet av delaktighetsarbetet återförs till organisationen? Lycka till! 26 27

15 Södra innerstadens stadsdelsförvaltning Bergsgatan Malmö DIALOGLABBET Lönngatan Malmö Text: Dialoglabbet och Södra innerstaden Illustrationer och layout: Samira Nassadjpoor Tryck: Holmbergs i Malmö AB Malmö februari 2011