Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll 2007 Dm KS 08/52

Transkript

1 SÖDERTÄLJE fj Tjänsteskrivelse KOMMUNSTYRELSENS KONTOR SÖOERTr'\UE i<ommun Kommu:~styrelsen Ingela Heden ,- 07 Tfn ON,~nr Kommunstyrelsen Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll 2007 Dm KS 08/52 Sammanfattning av ärendet Revisionens bedömning är att resultatet av nämndernas kontroller under 2007 visar på en tillräcklig intern kontroll inom granskade områden även om brister finns inom vissa områden som måste åtgärdas. Dock är deras bedömning att det samlade arbetet med internkontrollplanerna har försämrats något jämfört med föregående år bl a med anledning av att samtliga nämnder inte har följt upp årets internkontrollplaner. Gjorda slutsatser i granskningen kommenteras och i de flesta fall instämmer kommunstyrelsens kontor i slutsatserna och kommenterar vilka åtgärder som bör genomföras i bifogat PM. Kommunstyrelsens kontor föreslår att kommunstyrelsen beslutar att lämna kontorets skrivelse som svar till kommunrevisionen. Beslutsunderlag Ekonomiavdelningens tjänsteskrivelse PM - Svar på revisionsrapport avseende granskning av intern kontroll Bamchecklistan Ärendet Kommunallagen reglerar nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har i förhållande till nämnderna ett utökat ansvar genom den s k uppsiktsplikten. Kommunstyrelsen skall även informera sig om den interna kontrollen i de kommunala företagen. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning i syfte att bedöma nämndernas arbete med riskanalyser och interna kontrollplaner samt att bedöma i vilken mån arbetet har utvecklats relaterat till tidigare uppmärksammade brister. Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer Södertälje E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 2 Granskningen har även imiktats mot att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i väsentliga redovisningsrutiner såsom avstämningsrutiner för bl a momsredovisning samt hantering av personalrelaterade kostnader inklusive pensioner. Revisionens bedömning är att resultatet av nämndernas kontroller under 2007 visar på en tillräcklig intern kontroll inom granskade områden även om brister finns inom vissa områden som måste åtgärdas. Sammanfattningsvis är dock deras bedömning att det samlade arbetet med internkontrollplanerna har försämrats något jämfört med föregående år bl a genom att samtliga nämnder inte har följt upp årets internkontrollplaner. De bedömningar och rekommendationer som redovisades i föregående års granskning kring arbetet med internkontrollplaner kvarstår i allt väsentligt Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning i syfte att bedöma i vilken mån kommunen har en gemensam struktur och ett ändamålsenligt arbetssätt för kommunstyrelsen och nämndernas arbete kring system för intern kontroll. Gjorda slutsatser i granskningen kommenteras och i de flesta fall instämmer kommunstyrelsens kontor i slutsatserna och kommenterar vilka åtgärder som bör genomföras i bifogat PM. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Förslaget har inga direkta ekonomiska konsekvenser. Kommunstyrelsens kontors förslag till kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens kontors skrivelse lämnas som svar till kommumevisionen. /l!t?t~v/-c:ct:j Ulla-~ie Hellenberg Kjell Hasslert Christina Rapp Lundahl Kominundirektör Koncerndirektör Ekonomidirektör / _-v~~ Beslutet expedieras till: Kommunrevisionen Kommunstyrelsens kontor Telge Akten

3 3 BARNCHECKLISTA för Södertälje kommun Ärende: Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll Dm KS 08/52 Handläggare: Ingela Heden BARNCHECKLISTA som ska användas under beredningen av ärenden och därmed klargöra vilka beslut som kan beröra barn och ungdomar och därför behöver få en särskild barnkonsekvensanalys Den är avsedd att användas som ett redskap i Södertälje kommuns strävan att tillämpa principerna i FN:s barnkonvention. Kommer beslutet att beröra barn och ungdomar, nu eller i framtiden? Ja [g] NejD På vilket sätt? / En effektiv skött verksamhet med god ekonomisk hushållning gagnar samtliga kommuninnevånare. Vid -JA- ska denna barnkonsekvensanalys fyllas i: 1. Innebär beslutet att bams och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja [g] NejD På vilket sätt? / Varför inte? En säker och korrekt hantering gagnar alla kommuninnevånare inklusive barn. 2. Är beslutet belyst ur barnets perspektiv? Ja [g] NejD På vilket sätt? / Varför inte? Indirekt berör det alla invånare. 3. Innebär beslutet att barnets rätt till likvärdiga villkor beaktas med tanke på bl a kön, etniskt ursprung, hälsa, funktionshinder, tro eller social ställning? JaD Nej [g] På vilket sätt? / Varför inte? Har inte varit föremål för bedömning. 4. Har barn och ungdomar fatt uttrycka sin mening? JaD Nej [g] På vilket sätt? / Varför inte? Inte realistiskt. Övrigt som bör tas hänsyn till

4 SÖDERTÄLJE U KOMMUN.. KOMMUNSTYRELSENS KONTOR PM Ingela Heden Svar på Revisionsrapport avseende granskning av intern kontroll 2007 Sammanfattning Revisionens bedömning är att resultatet av nämndernas kontroller under 2007 visar på en tillräcklig intern kontroll inom granskade områden även om brister finns inom vissa områden som måste åtgärdas. Sammanfattningsvis är dock deras bedömning att det samlade arbetet med internkontrollplanerna har försämrats något jämfört med föregående år bl a genom att samtliga nämnder inte har följt upp årets internkontrollplaner. Emellertid kvarstår i allt väsentligt de bedömningar och rekommendationer som redovisades i föregående års granskning kring arbetet med internkontrollplaner. Den del av internkontrollen som syftar till en god verksamhetsstyming hanteras i Mål- och Budgetprocessen där det fortlöpande sker uppföljningar till närmast högre nivå. Kommunstyrelsens kontor anser att en lämplig åtgärd, som ett led i förbättringsarbetet, kan vara att varje nämnd årligen gör en övergripande riskbedömning inom ramen för sin verksamhet, vilket har diskuterats med kontoren. Gjorda slutsatser i granskningen kommenteras och i de flesta fall instämmer kommunstyrelsens kontor i slutsatserna och kommenterar vilka åtgärder som bör genomföras. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning i syfte att bedöma nämndernas arbete med riskanalyser och interna kontrollplaner samt att bedöma i vilken mån arbetet har utvecklats relaterat till tidigare uppmärksammade brister. Granskningen har även inriktats mot att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i väsentliga redovisningsrutiner såsom avstämningsrutiner för bl a momsredovisning samt hantering av personalrelaterade kostnader inklusive pensioner. Kommunallagen reglerar nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har i förhållande till nämnderna ett utökat ansvar genom den s k uppsiktsplikten. Kommunstyrelsen skall även informera sig om den interna kontrollen i de kommunala företagen.

5 2 Revisionens bedömning är att resultatet av nämndernas kontroller under 2007 visar på en tillräcklig intern kontroll inom granskade områden även om brister finns inom vissa områden som måste åtgärdas. Sammanfattningsvis är dock deras bedömning att det samlade arbetet med internkontrollplanerna har försämrats något jämfört med föregående år bl a genom att samtliga nämnder inte har följt upp årets internkontrollplaner. De bedömningar och rekommendationer som redovisades i föregående års granskning kring arbetet med internkontrollplaner kvarstår i allt väsentligt. Med utgångspunkt från genomförd granskning är revisionens rekommendationer att: Kommunstyrelsen och nämnderna varje år genomför väsentlighets- och riskanalyser till grund för arbetet med intern kontroll. Det är väsentligt för kvaliteten att de interkontrollplaner som antas av nämnderna grundas på riskanalyser som i hög grad är specifika för den enskilda nämnden och beaktar dess särskilda förutsättningar. Kommunstyrelsen framdeles prioriterar att utveckla den del av internkontrollen som syftar till en god verksamhetsstyrning (ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet). Nämnderna vid konstaterade brister är mer aktiva och beslutar om åtgärder samt kräver snabbare återkoppling avseende resultatet av beslutade åtgärder. Kommunstyrelsen säkerställer att samtliga nämnder årligen följer upp och behandlar fastställda internkontrollplaner. Rutinbeskrivningar för fackkontorens hantering avseende särskilt statsbidrag för moms upprättas samt att kontinuerliga avstämningar och kontroller av berörda konton sker för att säkerställa att rätt bidragsbelopp söks. Kommunstyrelsens kontors kommentarer till revisionens rekommendationer i granskningen Kommunstyrelsen och nämnderna bör varje år genomföra väsentlighets- och riskanalyser som grundför arbetet med intern kontroll: Kommunstyrelsens kontor anser att synpunkterna är berättigade. Kontoret har också påtalat vikten av att detta sker i samband med internkontrollarbetet för Kontoren har fått information om att det krävs förbättringar avseende väsentlighets- och riskanalyser i samband med internkontrollarbetet för Se även nedan kommunstyrelsens kontors förslag till åtgärd för en förbättrad verksamhetsstyrning.

6 3 Kommunstyrelsen framdeles prioriterar att utveckla den del av internkontrollen som syftar till en god verksamhetsstyrning (ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet): Den del av internkontrollen som syftar till en god verksamhetsstyrning hanteras i Mål & Budget-processen. Styrningen i Södertälje sker i form av målstyrning med en rambudget som konkretiseras i åtaganden. Denna styrform tillämpas på alla nivåer i organisationen och för detta finns ett gemensamt verktyg i form av Planeringshjulet. I styrdokumentet Mål & Budget fastställer kommunfullmäktige finansiella mål och övergripande mål för verksamheten av betydelse för god hushållning. Kommunfullmäktiges direktiv till nämnder och styrelser koncentreras i Mål & Budget till de områden som särskilt ska uppmärksammas och där inriktning eller ambitionsnivå ska förändras under planeringsperioden. Nämnderna bryter ned kommunfullmäktiges mål och styrtal i verksamhetsplanerna och därtill kompletterar nämnden med "egna" mål för verksamheten. I årsbokslutet utvärderar kommunfullmäktige hela den kommunala verksamheten och följer särskilt upp de finansiella målen och verksamhetsmålen. Under verksamhetsåret följer kommunfullmäktige upp ekonomin vid delårsboksluten i april, augusti och oktober. Vid dessa tidpunkter och eventuellt ytterligare tillfällen som fastställts av nämnden sker en uppföljning av verksamheten i enlighet med beslutad verksamhetsplan och områdes-/arbetsplaner. I augustibokslutet görs en uppföljning av samtliga styrtal för verksamhetsmålen. En samlad bedömning av god hushållning lämnas i bokslutet utifrån uppfyllelsen av finansiella mål, verksamhetsmål och Södertälje kommun som arbetsgivare. För Södertälje kommun innebär god hushållning att verksamheten bedrivs effektivt, d v s den kommunala servicen ska infria kommuninnevånarnas behov och förväntningar och dessutom bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. För att nå god hushållning krävs ett systematiskt arbete efter den styrmodell med målstyrning och rambudget som fastställts av kommunfullmäktige och att kommunen har förmåga att anpassa sig efter förändrade förutsättningar under året. I förvaltningsberättelsen görs en utvärdering av om kommunens mål för god ekonomisk hushållning har nåtts. En samlad bild ska lämnas av hur väl verksamheten har uppnått kommunfullmäktiges mål och riktlinjer för ekonomi, personal och verksamhet. Utvärderingens fokus ska vara att visa om kommunen utfört sin verksamhet väl och om man har kunnat betala för den verksamhet man haft, inte skjuta betalningsansvaret på framtiden. Under 2007 har kommunen inte klarat av att nå God Ekonomisk Hushållning enligt det förslag till årsredovisning som kommunstyrelsens kontor har lämnat. De finansiella målen uppnås inte. När det gäller kommunens nio områden för verksamhetsmål är läget Ok inom bara ett område (utveckling av Södertälje). Inom fem områden är läget i måluppfyllelsen Har brister och i resterande tre

7 4 områden är läget Osäkert. Måluppfylle1sen för Södertälje kommun som arbetsgivare visar på läget Har brister. Kommunstyrelsens kontor anser att en lämplig åtgärd, som ett led i förbättringsarbetet, kan vara att varje nämnd årligen gör en övergripande riskbedömning inom ramen för sin verksamhet, som sedan ligger till grund för beslut om kommande års kontrollområden. Detta kan lämpligen göras i samband med verksamhetsplanearbetet, vilket också har kommunicerats med kontorens verksamhetscontrollers under Schematisk skiss över kommunens process för hur åtaganden/uppdrag och uppföljning sker i dialog mellan olika nivåer KF/K.s Mål&Budget ~n~ Nämnd Verksamhetsplan Kontorschef verkställer ~n~ Resultatområde Arbetsplan där organisationen har mellanchefer Resultatenhet Personalen ~n~ Arbetsplan ~n~ Åtaganden formas i dialog. För att styrningen ska fungera väl måste uppdraget/åtagandet vara tydligt på alla nivåer i organisationen. Bekräftelser på uppdraget/åtagandet sker i fyra nivåer i fyra olika typer av dokument: Kommunens Mål&Budget mellan kommunfullmäktige och nämnderna Verksamhetsplan mellan nämnd och kontorschef. Verksamhetsplanen - som är ett politiskt dokument - har fokus på verksamhetsområden inom nämndens ansvarsområde (t.ex förskola, gymnasieskola eller kommunens gator). Arbetsplan (resultatområdesplan) mellan kontorschef och resultatområdescheferna Arbetsplan (resultatenhetsplan) mellan resultatområdescheferna och resultatenhetscheferna Nämnderna vid konstaterade brister är mer aktiva och beslutar om åtgärder samt kräver snabbare återkoppling avseende resultatet av beslutade åtgärder: Kommunstyrelsens kontor anser att synpunkterna är berättigade och avser att se över detta vid en översyn av processen för intern kontroll.

8 5 Kommunstyrelsen säkerställer att samtliga nämnder årligen följer upp och behandlarfastställda internkontrollplaner: Kommunstyrelsens kontor delar revisionens uppfattning och förutsätter att nämnderna tar erforderligt ansvar för internkontrollarbetet enligt gällande reglemente. Rutinbeskrivningar upprättasförfackkontorens hantering avseende särskilt statsbidragför moms samt att kontinuerliga avstämningar och kontroller av berörda konton skerför att säkerställa att rätt bidragsbelopp söks: Arbetet med att ta fram rutinbeskrivningar har redan påbörjats av redovisning och ekonomisupport. Övrigt När det gäller processen kring internkontrollarbetet så förändrades det praktiska arbetet till viss del fr om 2007, vilket innebar att merparten av de av KS beslutade internkontrollplanerna skulle kontrolleras av kommunstyrelsens kontor och sedan rapporteras till respektive fackkontor. Tidigare utfördes detta arbete på respektive kontor, men i och med centraliseringen av vissa personalfunktioner blev detta en naturlig följd. Det är därför inte möjligt att kräva att allt internkontrollarbete ska utföras på respektive kontor för att öka delaktighet och engagemang. Det som däremot ankommer på respektive kontor är den verksamhetsspecifika internkontrollen där det finns goda intentioner till förbättringar. Kommunstyrelsens kontor instämmer i stort med revisorernas åsikter avseende övriga synpunkter.

9 ( I e 1',,"-- r"'tt,ue KOMMUN SÖDERTÄLJE KOMMUNr ' 'olsen evisionsskrivelse Revisorerna I fj 2~ 'j 'j Till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges presidium för kännedom Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning i syfte att bedöma nämndernas arbete med riskanalyser och interna kontrollplaner samt att bedöma i vilken mån arbetet har utvecklats relaterat till tidigare uppmärksammade brister. Granskningen har även inriktas mot att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i väsentliga redovisningsrutiner såsom avstämningsrutiner för bl a momsredovisning samt hantering av personalrelaterade kostnader inkl pensioner. Vår bedömning är att resultatet av nämndernas kontroller under 2007 till stora delar visar på en tillräcklig intern kontroll inom granskade områden även om brister finns inom vissa områden som måste åtgärdas, Sammanfattningsvis är vår bedömning att det samlade arbetet med internkontrollplanerna under 2007 dock har försämrats något jämfört med föregående år bl a genom att samtliga nämnder inte har följt upp årets internkontrollplaner. Processen kring internkontrollplaner är förtfarande i hög grad starkt centraliserad och arbetet' utförs i hög grad av personal inom Kommunstyrelsens kontor. Detta innebär enligt vår bedömning en uppenbar risk för att delaktigheten och engagemanget hos nämnderna med att genomföra och utveckla internkontrollarbetet inte blir tillräckligt starkt. Vi rekommenderar därför kommunledningen att överväga alternativa eller kompletterande arbetssätt som säkerställer en högre grad av delaktighet och engagemang hos ansvariga nämnder. Ett förändrat arbetssätt är inte minst viktigt för att öka möjligheterna till att beakta även säkerställandet aven god verksamhetsstyrning inom ramen för internkontroll arbetet. De bedömningar och rekommendationer som redovisades i föregående års granskning kring arbetet med internkontrollplaner kvarstår i allt väsentligt. Med utgångspunkt i genomförd granskning är våra rekommendationer därför att: Kommunstyrelsen och nämnderna varje år genomför väsentlighets- och riskanalyser till grund för arbetet med intern kontroll. Det är väsentligt för kvaliteten på intern kontrollarbetet att de internkontrollplaner som antas av nämnderna grundas på riskanalyser som i hög grad är specifika för den enskilda nämnden och beaktar dess särskilda förutsättningar

10 Kommunstyrelsen framdeles prioriterar att utveckla den del av internkontrollen som syftar till en god verksamhetsstyrning (ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet) Nämnderna vid konstaterade brister är mer aktiva och beslutar om åtgärder samt kräver snabbare återkoppling avseende resultatet av beslutade åtgärder Vi rekommenderar även att Kommunstyrelsen säkerställer att samtliga nämnder årligen följer upp och behandlar fastställda internkontrollplaner. Den interna kontrollen avseende rutinerna för ansökan om särskilt momsbidrag bedöms inte vara tillräcklig. Vi rekommenderar att Rutinbeskrivningar för fackförvaltningarnas hantering avseende särskilt statsbidrag för moms upprättas samt att kontinuerliga avstämningar och kontroller av berörda konton sker för att säkerställa att rätt bidragsbelopp söks. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser som redovisas i rapporten. Vi önskar få Kommunstyrelsens kommentarer med anledning av rapporten senast den 30 april För Södertälje kommuns revisorer t~~~"l Elisabet Komheden Ordförande.~

11 {JRJCEWA1fRHOusECroPERS I Revisionsrapport* Intern kontroll - Ar 2007 Södertälje kommun Januari 2008 Anders Hägg Jonas Eriksson Ing-Marie Englund *connectedthinking

12 (JRJcEWA1fRHOUsf(?nPERS I Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfråga, metod och avgränsning 4 3 Kontrollmiljön i Södertälje kommun Bakgrund och tidigare bedömningar från revisionen Attestreglemente och tillämpningsanvisningar Kommentarer Ekonomihandbok Kommentarer 6 4 Kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Riskanalyser Antagna internkontrollplaner för Redovisning av internkontro Kommentarer 10 5 Granskning av vissa redovisningsrutiner Avstämningsrutiner 13

13 1 Sarramanfattning De förtroendevalda revisorerna i Södertälje kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att inom ramen för revisionsplanen för 2007 översiktligt bedöma nämndernas arbete med riskanalyser och interna kontrollplaner samt bedöma i vilken mån arbetet har utvecklats relaterat till tidigare uppmärksammade brister. Granskningen inriktas även mot att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i väsentliga redovisningsrutiner såsom avstärnningsrutiner för bl a momsredovisning samt hantering av personalrelaterade kostnader inkl pensioner. Kommunallagen reglerar nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har i förhållande till nämnderna ett utökat ansvar genom den s k uppsiktsplikten. "Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer somfullmäktige har bestämt samt deföreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt" (KL 6 kap, 7 ). Resultatet av nämndernas kontroller under 2007 visar till stora delar på en tillräcklig intern kontroll inom granskade områden även om brister finns inom vissa områden som måste åtgärdas. Sammanfattningsvis är vår bedömning att det samlade arbetet med internkontrollplanerna under 2007 dock har försämrats något jämfört med föregående år bl a genom att samtliga nämnder inte har följt upp årets internkontrollplaner. Processen kring internkontrollplaner är fortfarande i hög grad starkt centraliserad och arbetet utförs i hög grad av personal inom Kommunstyrelsens kontor. Detta innebär enligt vår bedömning en uppenbar risk för att delaktigheten och engagemanget hos nämnderna med att genomföra och utveckla internkontrollarbetet inte blir tillräckligt starkt. Vi rekommenderar därför kommunledningen att överväga alternativa eller kompletterande arbetssätt som säkerställer en högre grad av delaktighet och engagemang hos ansvariga nämnder. Ett förändrat arbetssätt är inte minst viktigt för att öka möjligheterna till att beakta även säkerställandet aven god verksamhetsstyrning inom ramen för internkontroll arbetet. De bedömningar och rekommendationer som redovisades i föregående års granskning kring arbetet med internkontrollplaner kvarstår i allt väsentligt.

14 pmcewaierhouse(wpers I Med utgångspunkt i genomförd granskning är våra rekommendationer därför att: Kommunstyrelsen och nämnderna varje år genomför väsentlighets- och riskanalyser till grund för arbetet med intern kontroll. Det är väsentligt för kvaliteten på intern kontrollarbetet att de intemkontrollplaner som antas av nämnderna grundas på riskanalyser som i hög grad är specifika för den enskilda nämnden och beaktar dess särskilda förutsättningar Kommunstyrelsen framdeles prioriterar att utveckla den del av intemkontrollen som syftar till en god verksarnhetsstyming (ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet) Nämnderna vid konstaterade brister är mer aktiva och beslutar om åtgärder samt kräver snabbare återkoppling avseende resultatet av beslutade åtgärder Vi rekommenderar även att Kommunstyrelsen säkerställer att samtliga nämnder årligen följer upp och behandlar fastställda intemkontrollplaner. Den interna kontrollen avseende rutinerna för ansökan om särskilt momsbidrag bedöms inte vara tillräcklig. Vi rekommenderar att Rutinbeskrivningar för fackförvaltningarnas hantering avseende särskilt statsbidrag för moms upprättas samt att kontinuerliga avstämningar och kontroller av berörda konton sker för att säkerställa att rätt bidragsbelopp söks. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser som redovisas i rapporten. 2

15 fjr/cewatfr1/0usecajpers I 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommunallagen reglerar nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Styrelsen har i förhållande till nämnderna ett utökat ansvar genom den s k uppsiktsplikten. "Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt" (KL 6 kap, 7 ). Det är viktigt att revisorerna har ett arbetssätt som omfattar en helhetssyn på intern styrning och kontroll och som kan svara upp mot kravet på att granska all verksamhet årligen. Granskningen av den interna styrningen och kontrollen sker därför med utgångspunkt i den s.k. COSa-modellen. cosa definierar intern styrning och kontroll som en process där ledningen och övrig personal samverkar för att nå de uppsatta målen med avseende på: Verksamhetsstyrning, d.v.s. kontrollen att organisationen når sina verksamhetsrnässiga mål. Finansiell rapportering, d.v.s. att en adekvat och tillförlitlig information ges om kommunens ekonomiska situation och utveckling Efterlevnad av lagar och förordningar, d.v.s. en kontroll av att styrelse och nämnder följer gällande lagar och förordningar. Modellen definierar i övrigt fem väsentliga begrepp som är avgörande för en god intern kontroll: Kontrollmiljö anger förutsättningarna för risk och kontroll inom kommunen och dess företag och hur man organiserat sin kontrollmiljö. Den påverkas av faktorer som integritet, etiska värderingar, kompetens, ledarstil och utbildning, d.v.s. organisationskuituren. Riskanalys ger svaret på hur man skall uppnå sina mål utan att riskerna når en oacceptabel nivå. Kontrollaktiviteter är de uttryckliga metoder eller procedurer som används för att hantera kontrollen inom organisationen. 3

16 pmcewa1frhousfcwpers I Information & kommunikation omfattar identifiering och förmedling av relevant verksarnhets- och finansiell information i rätt tid. Övervakning är nyckeln till att undvika överraskningar. Den snabba förändringstakten i omvärlden kräver kontinuerlig omvärdering av alla systern, i synnerhet systern för intern styrning och kontroll. 2.2 Revisionsfråga, metod och avgränsning Under 2006 skedde granskning av kommunens samlade arbete med intern kontroll med fokus på Kommunstyrelsens och nämndernas arbete med väsentlighets- och riskanalyser samt interna kontrollplaner. Granskningen visade på behov av att utveckla kommunens arbete med intern kontroll. Granskningen för 2007 har inriktats mot att översiktligt bedöma nämndernas arbete med riskanalyser och interna kontrollplaner samt bedöma i vilken mån arbetet har utvecklats relaterat till tidigare uppmärksammade brister. Granskningen inriktas även mot att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i väsentliga redovisningsrutiner såsom avstärnningsrutiner för bl a momsredovisning samt hantering av personalrelaterade kostnader inkl pensioner. 4

17 3 Kontrollmiljön i Södertälje kommun Nedan redovisas en sammanfattning av revisionens bedömning av den interna kontrollen med utgångspunkt i den granskning som skedde under Bakgrund och tidigare bedömningar från revisionen Den sammanfattande bedömningen av granskningen kring intern kontroll 2006 redovisas nedan. "Vi bedömer att antaget reglemente för intern kontroll med tillhörande tillämpningsanvisningar tillsammans utgör en god grund for såväl Kommunstyrelsens och nämndernas som förvaltningarnas arbete med intern kontroll. Reglementet och tillämpningsanvisningarna har nyligen varit foremål for revidering". "De internkontrollplaner som fastställts for 2006 omfattar enligt vår bedömning relevanta områden och kopplingen till riktlinjerna for intern kontroll är tydlig. Intern kontroll enligt kommunallagens intentioner och kommunens modell innebär dock enligt vår bedömning ett vidare perspektiv än vad som avspeglas av nuvarande internkontrollplaner. Nuvarande internkontrollplaner är i hög grad inriktade mot det som brukar betecknas som redovisningskontroller och efterlevnad av lagar och regler. Den del av internkontrollen som syftar till en god verksarnhetsstyming (ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet) omfattas i begränsad utsträckning av nuvarande internkontrollplaner. Kommunstyrelsen bör framdeles prioritera en utveckling av den interna kontrollen i detta avseende." "Den kommunala organisationen och omvärlden är stadd i ständig utveckling varför riskanalyser behöver ske kontinuerligt dels för att ompröva tidigare identifierade risker dels for att identifiera eventuellt tillkommande risker som behöver hanteras. Enligt vår mening är arbetet med att identifiera och analysera risker som kan hindra nämnderna från att nå målen for verksamheten en av de centrala delarna i nämndernas ansvarsutövande." "Med utgångspunkt i genomford granskning är våra rekommendationer att: Kommunstyrelsen och nämnderna vmje år genomfor väsentlighets- och riskanalyser till grund för arbetet med intern kontroll. Det är väsentligt för kvaliteten på intern kontrollarbetet att de internkontrollplaner som antas av nämnderna grundas på riskanalyser som i hög grad är specifika for den enskilda nämnden och beaktar dess särskilda förutsättningar 5

18 I Kommunstyrelsen framdeles prioriterar att utveckla den del av internkontrollen som syftar till en god verksamhetsstyrning (ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet) Nämnderna vid konstaterade brister är mer aktiva och beslutar om åtgärder samt kräver snabbare återkoppling avseende resultatet av beslutade åtgärder" 3.2 Attestreglemente och tillämpningsanvisningar Kommunfullmäktige har antagit ett attestreglemente för Södertälje kommun l. Tillämpningsanvisningar till reglementet finns (daterade november 1992) Kommentarer Det är som regel motiverat att med jämna mellanrum se över och vid behov göra nödvändiga revideringar av regelverk för attestering och utbetalning. I Södertäljes fall bedömer vi att reglementet och tillämpningsanvisningama behöver revideras bl a mot bakgrund av organisatoriska förändringar i form av den centralisering som skett av vissa funktioner, förtydligande av ansvar och attestkedja, jävsregler samt förändrade system och processer för fakturahantering. Om det finns otydligheter i regelverket ökar risken för att efterlevnaden försämras och den interna kontrollen därigenom försvagas. Den översyn av attestreglementet och tillämpningsanvisningarna som pågick vid föregående års granskning har ännu ej avslutats. 3.3 Ekonomihandbok Det finns en mängd dokument och rutinbeskrivningar framtagna av den karaktären som normalt bör ingå i en ekonomihandbok. Status, tillgänglighet och kännedom i organisationen kring dessa dokument är dock oklar Kommentarer För att stärka den interna kontrollen bör en aktuell och samlad ekonomihandbok finnas tillgänglig på intranätet. Med fördel kan även riskanalyser, intern kontrollplaner och de löpande uppföljningar som sker under året läggas in och göras tillgängligt på motsvarande sätt. Rekommendationen kvarstår sedan föregående års granskning. l Fastställt av Kommunfullmäktige den 20 februari 1989,

19 4 KorrHrlunstyrelsens och närrlndernas arbete rrled intern kontroll 4.1 Riskanalyser En väsentlig del i arbetet med intern kontroll är att riskanalyser inom väsentliga områden sker kontinuerligt. Arbetet med interna kontrollplaner har fortgått och redovisning har skett fortlöpande sedan arbetet påböljades runt år 2000/2001. Enligt uppgift har dock arbetet med riskanalyserna successivt trappats ner och de riskanalyser vi tagit del av under granskningen är inte helt aktuella utan har upprättats ett antal år tillbaka i tiden. Någon utveckling i detta avseende har således inte skett jämfört med Antagna internkontrollplaner för 2007 Vi har inom ramen för granskningen tagit del av redovisningen av internkontrollplaner för år Kommunstyrelsen fastställde vid sitt sammanträde den 14 december 2006 tio kontrollområden att gälla som miniminivå för samtliga nämnder under Internkontrollplanerna för 2007 innehåller samma områden som Inför 2006 kompletterades planerna med en uppföljning av ohälsotalen. Ett antal förändringar i internkontrollplanerna har dock skett inom olika områden genom att vissa kontrollrnål tillkommit och vissa har tagits bort. För 2007 genomfördes internkontrollplaner inom följande områden: Redovisningsrutiner Upphandlingsrutiner Lönehantering Dokument- och ärendehantering Handläggning inkl utbetalning av försörjningsstöd Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar Internbanken Barnomsorgsavgifter Arkivering av räkenskapsmaterial Ohälsotal 4.3 Redovisning av internkontroll 2007 Uppföljning av internkontrollplanerna för 2007 har gjorts av nämnderna och en rapportering har skett till Kommunstyrelsen. För 2007 har internkontrollplanerna omfattat 7

20 I tio rutinområden. En stor del av den gemensamma granskningen har genomförts av personal från kontoren under Kommunstyrelsen medan vissa mer nämndsspecifika kontroller har skett av förvaltningarna. En sammanfattande beskrivning av omfattning, resultat och åtgärder redovisas nedan. Tabell 1. Redovisning över internkontrollplanernas omfattning per nämnd Nämnd/områden KS SAN ÄON UN TN SB KUF MN Hö/mö En Jä Vå Redovisningsrutiner x x x x x x x x x x x x Upphandlingsrutiner x x x x x x x x x x x x Lönehantering x x x x x x x x Dokument- och x x x x x x x x x x x ärendehantering Utbetalning samt x x handläggning av fårsörjningsstöd Statsbidrag rör återsökning x x x x av kostnader får flyktingar Intembanken Avgiftshantering x x x x Arkivering av x x x x x x x x x x x räkenskapsmaterial Minskning av ohälsotalen x x x x x x x nämndsspecifikt x x x x Kommunstyrelsen, , 272 Redovisningen av internkontrollplanerna för 2007 omfattar tio rutinområden. Av redovisningen framgår att resultatet avseende området lönehantering är sämre än föregående år. Granskningen visar på brister inom alla områden. Avseende anställningsbeslutirapport kring timanställda är det i vissa fall ett helt otillfredsställande resultat. Som åtgärd anges att personalkontoret framgent kommer att satsa på information och utbildning samt utarbeta en åtgärdsplan tillsammans med kontoren. Det framgår av redovisningen att kontroller enligt planerna inte i alla delar har skett vid alla kontor. Tre nämnder, Miljönämnden, Tekniska nämnden och Stadsbyggnadsnämnden har heller inte behandlat ärendena kring uppföljning av den interna kontrollen under 2007 i enlighet med reglementet för intern kontroll. Kommunstyrelsen beslutade att ta del av redovisningen över genomförd uppföljning av internkontrollplanerna 2007 samt de förslag till åtgärder och förbättringar som redovisas i rapporterna. Stadsbyggnadsnämnden, Tekniska nämnden och Miljönämnden gavs i 8

21 uppdrag att återkomma till Kommunstyrelsen med en redovisning av internkontrollen för Social- och arbetsmarknadsnämnden, , 229 Av redovisningen framgår att granskningarna visar på goda resultat i de flesta fall men att fortsatt utbildning och information är nödvändig. Granskningen avseende lönehantering visar på brister inom samtliga områden. Diskussion skall vidtas med KSK-Personal om hur bristerna skall avhjälpas. Nämnden godkänner granskningarna av internkontrollplanerna och förslag till åtgärder för redovisningsrutiner, löneutbetalningsrutiner samt upphandlingsrutiner. Utöver de centralt fastställda rutinerna har även nämnden även granskat rutiner kring posthantering. Aldreomsorgsnämnden, , 116, , 135 I redovisningen till nämnden bedöms det samlade resultatet vid utförda internkontroller som bra. Brister redovisas dock inom gemensamma redovisningsrutiner och personalhantering. Uppföljningen av internkontrollen avseende avgiftshantering redovisar ett bättre resultat än föregående år. Brister och felaktigheter har endast påträffats i ringa omfattning. Nämnden godkänner utförd internkontroll för Utbildningsnämnden , 134 Nämnden godkänner uppföljningen av interkontrollplanerna och överlämnar dem till Kommunstyrelsen. Brister redovisas inom gemensamma redovisningsrutiner och personalhantering. Tekniska nämnden Tekniska nämnden har inte behandlat ärende kring uppföljning av årets internkontrollplan under Utöver de centralt fastställda rutinerna har även nämnden även beslutat granska att rätt debitering sker samt att avtal omförhandlas i tid. Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsnämnden har inte behandlat ärende kring uppföljning av årets internkontrollplan under

22 [JRJcEWA1fRHOUsf(WPERS I Kultur- och fritidsnämnden, , 141 Resultatet av granskningen visar på förbättringar inom flera områden samtidigt som inga områden redovisat fårsämringar. Nämnden beslutade att överlämna redovisningen till Kommunstyrelsen. Miljönämnden Miljönämnden har inte behandlat ärende kring uppfåljning av årets internkontrollplan under HölölMörkö kommundelsnämnd Endast smärre brister noterade. Inga särskilda brister lyftes fram i den övergripande bedömningen. Nämnden beslutade att godkänna rapporterna och redovisningen och att överlämna resultatet till Kommunstyrelsen. Enhörna kommundelsnämnd Endast smärre brister noterade. Inga särskilda brister lyftes fram i den övergripande bedömningen. Nämnden beslutade att godkänna rapporterna och redovisningen och att överlämna resultatet till Kommunstyrelsen. Järna kommundelsnämnd Endast smärre brister noterade. Inga särskilda brister lyftes fram i den övergripande bedömningen. Nämnden beslutade att godkänna rapporterna och redovisningen och att överlämna resultatet till Kommunstyrelsen. Vårdinge kommundelsnämnd Endast smärre brister noterade. Inga särskilda brister lyftes fram i den övergripande bedömningen. Nämnden beslutade att godkänna rapporterna och redovisningen och att överlämna resultatet till Kommunstyrelsen Kommentarer Av granskningen framgår att samtliga nämnder har omfattats av internkontrollarbetet för Särskilda redovisningar har behandlats av nämnderna dock med undantag för tre nämnder, se ovan. En samlad uppföljning och redovisning har skett till Kommunstyrelsen. Vi bedömer att den samlade redovisningen till Kommunstyrelsen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av nämndernas arbete med internkontrollplaner. Redovisningen till Kommunstyrelsen är omfattande och detaljerad. Vi rekommenderar 10

23 kommunstyrelsekontoren att inför kommande år överväga en mer kortfattad och stringent rapportering. Vi kan konstatera att föreslagna åtgärder vid konstaterade brister i likhet med föregående år skulle kunna vara mer distinkta samt att nämnderna vid konstaterade brister borde vara mer aktiva med att kräva återkoppling. I många fall anges information/utbildning som åtgärd och mer sällan att utökning av kontroller eller förändring av rutiner avses genomföras. Inom några områden där mer allvarliga brister konstaterades under internkontrollarbetet 2006 har en markant förbättring konstaterats vid uppföljningen under Resultatet av nämndernas kontroller under 2007 visar till stora delar på en tillräcklig intern kontroll inom granskade områden även om brister finns inom vissa områden som måste åtgärdas. Sammanfattningsvis är vår bedömning att det samlade arbetet med internkontrollplanerna under 2007 dock har försämrats något jämfört med föregående år bl a genom att samtliga nämnder inte har följt upp årets internkontrollplaner. I samband med redovisningen av internkontrollen 2005 till Kommunstyrelsen framfördes att Södertäljes modell för att arbeta med intern kontroll är att successivt utveckla och fylla på med internkontrollplaner för fler områden. Inför 2006 och 2007 bedömdes det inte nödvändigt att lägga in några nya områden för internkontroll. Däremot förändrades kontrollmålen inom vissa områden. Kommunledningen har även hänvisat till att när administrativa stödfunktioner inom framförallt personal- respektive ekonomiområdet under 2006 sammanfördes öppnar detta nya möjligheter att effektivisera genomförandet av internkontrollen. Någon större förändring eller utveckling av arbetet med intern kontroll synes inte ha skett under 2007 eller inför 2008 med avseende på inriktning och omfattning. Revisorerna framförde med utgångspunkt i granskningen 2006 behovet av att utveckla den del av interna kontrollen som syftar till att säkerställa en god verksamhetsstyrning. Kommunstyrelsen refererade i sitt svar kring denna granskning till arbetet med Mål & Budget och den uppföljning som sker under året enligt fastställd uppföljningsplan. Vi menar dock att väsentlighets- och riskanalyser samt olika kontrollåtgärder under året är befogade som ett komplement till den renodlade måluppföljningen. Detta för att på ett effektivt och proaktivt sätt identifiera, värdera och hantera risker som hotar verksamheten att nå uppsatta mål. Processen kring internkontrollplaner är fortfarande i hög grad starkt centraliserad och arbetet utförs i hög grad av personal inom Kommunstyrelsens kontor. Detta innebär enligt vår bedömning en uppenbar risk för att delaktigheten och engagemanget hos nämnderna med att genomföra och utveckla internkontrollarbetet inte blir tillräckligt starkt. Vi Il

24 pmcewnerl/ousecropers I rekommenderar därför kommunledningen att överväga alternativa eller kompletterande arbetssätt som säkerställer en högre grad av delaktighet och engagemang hos ansvariga nämnder. Ett förändrat arbetssätt är inte minst viktigt för att öka möjligheterna till att beakta även säkerställandet aven god verksamhetsstyrning inom ramen för internkontroll arbetet. De bedömningar och rekommendationer som redovisades i föregående års granskning kring arbetet med internkontrollplaner kvarstår i allt väsentligt. Med utgångspunkt i genomförd granskning är våra rekommendationer därför att: Kommunstyrelsen och nämnderna varje år genomför väsentlighets- och riskanalyser till grund för arbetet med intern kontroll. Det är väsentligt för kvaliteten på intern kontrollarbetet att de internkontrollplaner som antas av nämnderna grundas på riskanalyser som i hög grad är specifika för den enskilda nämnden och beaktar dess särskilda förutsättningar Kommunstyrelsen framdeles prioriterar att utveckla den del av internkontrollen som syftar till en god verksamhetsstyrning (ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet) Nämnderna vid konstaterade brister är mer aktiva och beslutar om åtgärder samt kräver snabbare återkoppling avseende resultatet av beslutade åtgärder Vi rekommenderar även att Kommunstyrelsen säkerställer att samtliga nämnder årligen följer upp och behandlar fastställda internkontrollplaner. 12

25 5 Granskning av vissa redovisningsrutiner 5.1 Avstämningsrutiner En översiktlig granskning och bedömning har genomförts beträffande avstämningsrutiner för ett urval rutiner och konton i balansräkningen. Kontroll har skett av om fungerande rutiner finns och om dessa är dokumenterade samt kända i förvaltningen. Beträffande rutinen för redovisning och ansökan av särskilt statsbidrag för s k dold moms har även en fördjupad granskning skett för perioden till genom registeranalys och detaljgranskning för ett urval transaktioner. Granskningen har skett vid berörda avdelningar inom kommunstyrelsens kontor. Granskade rutiner/områden har varit: Handkassor Utanordningar Bank Postgiro Kundreskontra Moms Löner Pensioner Handkassor, utanordningar, bank, postgiro och kundreskontra Uppskattningsvis finns det mellan 200 till 300 handkassor i Södertälje kommun. I dagsläget finns det ett regelverk "Anvisning för handkassor" för den dagliga hanteringen av handkassor. Regelverket är skrivet med utgångspunkt i det dagliga arbetet med handkassor för förvaltningarna. Regelverket är under omarbetning och nytt regelverk beräknas fårdigt under våren Årligen sker en löpande kontroll av ett antal handkassor där det kontrolleras att rätt belopp stämmer avseende kontanter och underlag. Det är beslutat att 25 % av handkassorna ska ingå i den löpande kontrollen men i dagsläget är det färre kontroller som görs på grund av tidsbrist. Det finns inga dokumenterade rutiner för utanordningar, bank och postgiro. Varje ansvarig är medveten om arbetsrutinerna. De flesta handläggare har även arbetet under lång tid i kommunen och har stor erfarenhet. 13

26 I Inga skriftliga rutiner för kundreskontra finns idag. Det som finns dokumenterat är den systemdokumentation som följde med ekonomisystemet och en flödesbeskrivning för alla kundfordringskonton. Bedömning Vi kan konstatera att vatje granskad rutin har kunnat beskrivas tydligt muntligen. Vi har vid verifiering för ett urval konton kunnat säkerställa att avstämning sker. I några fall finns dokumenterade rutiner. Regelverk/rutin för hanteringen av handkassor håller på att uppdateras och beräknas vara klar under våren Rutinerna för utanordning, bank, postgiro samt kundreskontra saknar skriftliga rutiner. De som arbetar med avstämningarna har lång erfarenhet och vet vad som skall göras. Rutiner för attestlista med namnteckningsprov håller på att förändras då det i framtiden finns en målsättning om att införa scanning även av handkassor m m. Vi rekommenderar att Rutinbeskrivningar för hantering och avstämning upprättas inom samtliga granskade områden. Avstämningsmaterial bör sparas i minst ett år samt signeras och dateras. Det bör även dokumenteras vem som är ersättare/backup för rutinen. Moms Rutinbeskrivning finns för såväl momsredovisning av skattepliktig verksamhet som för s k Ludvikamoms (ej skattepliktig verksatnhet). Det saknas dock en dokumenterad rutinbeskrivning för redovisning och ansökan av det särskilda momsbidraget (bidrag till entreprenörer som driver momsfri verksamhet inom områdena sjukvård, tandvård, social omsorg eller utbildning). Vid den centrala ekonomifunktionen sker ingen kontroll av riktigheten i det underlag som ligger till grund för ansökan. En verifiering av rutinen för ansökan om särskilt statsbidrag för moms har genomförts. Perioden som undersökts är från till Verifieringen visade på brister i form av att fel konto använts vid konteringen och fel procentsatser har använts till att räkna ut det sökta bidraget. Felen innebär risk för att Södertälje kommun ansöker om felaktiga belopp avseende särskild ersättning för mervärdeskatt. Dessutom leder felen till att en korrekt redovisning av omsättningen för de bidragsberättigade kostnaderna inte kan redovisas. Bedömning Rutinbeskrivningar finns vilket är bra, dock skulle de behövas rutinbeskrivningar för förvaltningarnas kontering av särskilt statsbidrag. Verifieringen visade uppenbara brister kring hanteringen av ansökan om särskilt momsbidrag. Den interna kontrollen avseende rutinerna för ansökan om särskilt momsbidrag bedöms inte vara tillräcklig. 14

27 fjr/cewaterhouse(ropers I Vi rekommenderar att: Rutinbeskrivningar för fackförvaitningarnas hantering avseende särskilt statsbidrag får moms upprättas samt att kontinuerliga avstämningar och kontroller av berörda konton sker för att säkerställa att rätt bidragsbelopp söks. Liknande kontroller bör även ske för ED-moms och den omvända byggmomsen. Kontinuitet och säkerhet säkerställs genom att utsedd backup för berörda handläggare utses. Pensioner och löner Rutinbeskrivningar för hanteringen av pensions- och löneskattfrågor finns. Rutinerna beskriver arbetsmomenten vid löpande avstämningar och delårsavstämningar. Dessutom finns en översiktlig beskrivning över hur bokföringen kring pensioner och avtalsförsäkringar sker. I dagsläget är rutinerna endast till för de som dagligen arbetar med pensioner. Arbetsbelastningen är enligt uppgift hög och säkerställande av personlig back-up och tydliga dokumenterade arbetsrutiner är viktiga i den löpande pensionsadministrationen. Rutin finns för fördelning av arbetsgivaravgifter, deklaration för skatter och avgifter. Processkartor finns som i vår översiktliga kartläggning har bedömts vara tillfredställande dokument. Dock kan konstateras differenser mellan bokföring och lämnade uppgifter under året. Oftast är det arbetsgivaravgifter som inte stämmer. Enligt uppgift rör det sig om automatkonteringar i systemet som behöver rättas löpande så att lönesystem och redovisning överensstämmer. Bedömning De rutinbeskrivningarna som finns upprättade fungerar för personal som dagligen arbetar med rutinen. Vid eventuell sjukdom och om vikarie måste gå in bör kommunen ha tydligare beskrivningar för de arbetsmoment som ingår för att arbetet skall kunna genomföras. Rutinbeskrivningarna bedöms inte helt tillfredsställande. Vi rekommenderar att De rutinbeskrivningar som finns idag tydliggörs. Då arbetsbelastningen, enligt uppgift, är hög är det viktigt att kommunen säkerställer att uttalade backuper inom de granskade områdena finns. Det bör även vidtas åtgärder som minimerar uppkomsten av differenser avseende lönetransaktioner under löpande år. 15