Med butik på gården och på webben. Erfarna, unga och uppfinningsrika du möter flera intressanta företagare inne i tidningen

Transkript

1 tidningen för dig som vill förenkla ditt företagande Nr Med butik på gården och på webben Erfarna, unga och uppfinningsrika du möter flera intressanta företagare inne i tidningen

2 Tröttnat på tidsödande kontant- och fakturahantering? Minska din administrativa börda varje dag. Genom att synkronisera kassasystemet med Vismas affärssystem vinner du mycket tid bokföringen blir automatiserad och du håller register såsom lager, artiklar, priser med mera synkroniserade mellan båda systemen. Synchronizer for Visma fungerar med alla våra kassasystem: Small, Medium och Large. Och om du väljer ett Cash IT Retail Medium- eller Largepaket kan du skapa en faktura eller order direkt i kassan till dina kunder. Underlaget hamnar i affärssystemet redo för vidare behandling. Du kan även förbereda en order som du hämtar upp i kassan när du tar betalt av kunden vid ett senare tillfälle. Om du har ett Cash IT Retail Largepaket kan du hantera handpenning som automatiskt blir korrekt bokförd, och du kan skapa offerter. Sedan 2001 har vi haft integration mot Visma Administration och 2008 utsågs vi till årets integrationspartner. Vi är även Visma Certified Partner och säljer Vismas produkter och tjänster. Funktioner Cash IT Synchronizer for Visma Stöd för Visma Administration 500 Stöd för Visma Administration 1000 Stöd för Visma Administration 2000 Synkroniserar artikelregister Synkroniserar lager Synkroniserar kundregister Synkroniserar rabattavtal Synkroniserar offert Synkroniserar order Synkroniserar faktura Orderbetalning Kan placeras på en annan ort än kassan Säker överföring via Internet (SSL) info@cash-it.se cash-it.se

3 Ju friare värld, desto större marknad Nr 72 november 2011 För 25 år sedan stod muren i Berlin kvar, Sovjet var ännu inte delat i fria stater och många av de nordafrikanska länderna var långt från det skifte från diktatur till demokrati som just nu pågår. Större öppenhet, friare handel, färre despoter och mindre krångel gynnar företagandet var helst det finns. Bara det här året har händelser ägt rum som få ens vågade spekulera i när vi fortfarande var i november i fjol. Den arabiska våren har övergått i den demokratiska hösten och så småningom kommer vi se att helt nya typer av handels- och affärsutbyten kommer till stånd. Ungt företagande gav David jobb hos Johanna 14 Peter svensk entreprenör i San Francisco 4 Det kan vara värt att då minnas att det arabiska upproret började med att en småföretagare den 26-årige frukt- och grönsakshandlaren Mohamed Bouazizi satte eld på sig själv den 17 december förra året. Han gjorde det i protest mot att myndigheterna trakasserade honom till den grad att hans affärsverksamhet ständigt var hotad. Bouazizi avled av sina skador den 4 januari i år. Det tände den folkliga, tunisiska elden och en vecka senare var diktatorn och presidenten Ben Ali avsatt och i landsflykt. Hur öppet Tunisien och övriga berörda arabländer blir vet förstås ingen ännu, men i flera av de här länderna är optimismen stor. Att några av dem redan tidigare var populära turistländer är en fördel när fler affärskontakter ska knytas med omvärlden. Exempel med några år på nacken finns i vår närhet. Det kan räcka att peka på utvecklingen från sovjetisk planhushållning till marknadsekonomi i de baltiska länderna. 27 procent av svenska småföretagare gör redan affärer med utlandet. Många av dessa uppgav i en undersökning från SEB i fjol att deras utlandsaffärer väntades öka. De främsta skälen att satsa utomlands är att man vill nå större marknader och att man identifierat nya affärsmöjligheter. Och så finns ju internet som når ännu längre med mer demokrati. De sociala medier, som var den arabiska vårens främsta informationskanal, kan nu snabbt bli kanaler för nya affärsmöjligheter. Den som börjar i det lilla och gradvis höjer blicken kommer att se möjligheterna. Ett par närliggande exempel: Har en gårdsbutik som säljer hästfoder utanför Lerum nytta av en nätbutik? Vad ska en cykelreparatör i Sävar utanför Umeå med webbshop till? Du får svaren i tidningen. Här möter du även en framgångsrik svensk entreprenör som bytte Värmland mot Kalifornen, familjeföretaget i friluftsbranschen som lägger det ena efter det andra exportlandet under sig, Ulla-Britt som varit med om hela datoriseringen av svenskt småföretagande och David som precis knackat på i entreprenörernas värld. Eva kan konsten att få lojala kunder 16 Martins företag växer med Visma 20 alltid i Du&Datorn Ulla-Britt berättar om sina 25 år som Vismakund 12 Fyll på med mer kunskap Läs mer i den bifogade foldern Vårens utbildningar är här! Vilken utbildning väljer du i vår? Ja, det beror ju på. Vill du bara ha allmän koll, eller hjälp att komma igång? Vill du lära dig finesser? Eller vill du fördjupa dig i en viss del av programmen, kanske även i lagar och regler? Vi har utbildningar på olika nivåer, från teori till fördjupning. Är du osäker så hjälper vi dig. Ring oss på eller läs mer och anmäl dig direkt på vismaspcs.se/utbildning 18 Löneskolan: Tid att spara på arbetstidsförkortning med Visma Lön Företagsskolan: Affärsjuridik för förutseende småföretagare 24 Sex sidor frågor och svar om program och tjänster 30 Vårens kursschema 31 Krysset Omslaget: Åsa Lindström driver det nystartade företaget Fun horse på Brunebergsgården utanför Lerum. Sina foderprodukter säljer hon i sin gårdsbutik, men numera också på internet. Båda butikerna har hon skapat på egen hand i det senare fallet med hjälp av Visma Avendo Webshop med direktkoppling till ett internetbaserat bokförings- och faktureringsprogram. Läs mer på sidan 8. Foto: Lina Tengström. Välj det som passar dig! Utbildningar Grundläggande löneadministration Bokföringens grunder Våra populära program (grund-, fortsättning-, fördjupningsutbildningar) Seminarier och webbinarier Nyhetsdag om skatter och redovisning Löneadministration Kom igång med Visma Eget Företag eller Visma Enskild Firma. Integration med Visma Administration, Visma Tid och Visma Lön Tips och aktuellt i Visma Administration 0ch mycket mer! Anmäl dig på vismaspcs.se/utbildning vismaspcs.se /utbildning lars.fredell@visma.se, redaktör Du&Datorn ges ut av Visma Spcs AB, Växjö. Utgivare: Rolf Dahlberg. Redaktion: Emma Cajnerud, Lars Fredell, Filip Lendahls och Alexander Rehnborg. Grafisk produktion: Giv Akt Information AB, Växjö. Tryck: V-TAB, Vimmerby. Tidningen trycks på 80 gram Grapho Cote. Adress: Du&Datorn, Visma Spcs AB, Växjö. Annonsbokning: Adressändring: ISSN Eftertryck av text och bilder förbjuds. Redaktionen svarar inte för insänt icke beställt material. Allt redaktionellt material producerat för Du&Datorns räkning lagras elektroniskt och kan komma att publiceras på Vismas webbplatser eller i annan digital kommunikation utan att särskilt meddelande lämnas eller särskild överenskommelse görs angående sådan publicering. Externa medarbetare måste meddela eventuella förbehåll mot detta. I princip publiceras inte material med förbehåll mot elektronisk publicering. E-post: duochdatorn@visma.se. Visma Du&Datorn nr 72 november

4 Det är en sak att leda, en annan att vara chef Peter Arvai är entreprenören och visionären som vill förbättra världen, ett projekt i taget. Hans idéer har nått ut till miljontals människor jorden runt. När Du&Datorn träffar honom delar han med sig av sina tankar kring företagande, ledarskap och hemligheten bakom att förverkliga sina idéer. Jag märker snabbt att ett samtal med Peter Arvai lätt förgrenar sig i mängder av intressanta sidospår. Men innan han får fritt spelrum i texten vill jag ge dig en kort och väldigt selektiv biografi: 32-årige Peter Arvai har rötterna i Ungern, växte upp i värmländska Karlskoga och bor för närvarande i San Francisco. Hans första vinstdrivande entreprenörsprojekt var en dansföreställning baserad på den franska barnboken Den lille prinsen som han satte upp under gymnasietiden. Sedan dess har han startat en rad spännande projekt. Bland de mer omtalade märks omvard. se där du kan jämföra svenska vårdgivare utifrån offentlig statistik presenterad i ett enkelt format. Omvard.se valdes till Sveriges bästa sajt av Internetworld I dag är Peter Arvai vd för presentationsföretaget Prezi (se artikeln på sidan 6) som han var med och grundade Trots att du bara är strax över 30 har du redan stor erfarenhet av att starta och utveckla företag.vad driver dig i ditt entreprenörskap? Jag har funderat mycket kring just det. Min huvudsakliga drivkraft är att kunna bidra till att forma världen på något vis. Det finns en massa saker där ute som vi skulle kunna göra på andra sätt än vad vi gör i dag, bättre sätt. Pengar då? Jag vill absolut inte förminska betydelsen av pengar, det är jätteviktigt, eftersom det krävs för att driva majoriteten av alla projekt. Men det har aldrig varit mitt primära mål. Visst vill jag nå framgång och bli erkänd om jag gjort något bra. Men att hitta passionen som gör att jag dag och natt sitter och klurar på hur man ska förbättra en produkt eller ett företag, det är svårt att åstadkomma med hjälp av pengar. Du har varit med i startfasen i flera ganska framgångsrika företag. Vad krävs för att en bra idé ska lyfta? Ur mitt perspektiv som vd handlar det om en kombination av ledarskap och chefskap. Jag ska förklara mitt sätt att tänka kring det här, det kan ju lätt låta som två ord för samma sak, men för mig finns det viktiga skillnader. Flera av mina idéer har varit lite kontroversiella. Ta exempelvis omvard.se, att redovisa data kring hälsovården i Sverige var något som mötte motstånd. Det var många som ifrågasatte hur vanligt folk skulle kunna förstå sig på medicinsk data. Andra tyckte att läkare, som redan sätts under stor press, inte ska behöva stå till svars ännu mer eftersom alla skillnader i vården ändå beror på att alla patienter är olika. Den allra första fasen i ledarskapet är en blandning av dumdristighet och förmågan att göra något av den där idén alla verkar tycka är lite knäpp. För mig är det avgörande att tro på att idén är viktig för världen på något sätt, men den bakomliggande drivkraften skiftar förstås från person till person. Nästa steg blir att övertyga en kärna av människor om att idén är viktig. Det är den gruppen människor som sedan sätter sin prägel på utgången. Inget av mina projekt skulle jag ha kunnat genomföra ensam. Ledarskapet handlar om att formulera en tydlig vision och bilda en kärngrupp som driver åt samma håll. Sedan finns det förstås mängder av affärsmodeller, strategier och processer i företaget som ska leda till att uppfylla visionen. Det är här chefskapet kommer in som ett medel för att nå målen du som ledare har svetsat samman gruppen kring. Hur agerar en bra chef då? Nyckeln för den som vill vara en bra chef tror jag är att vara tydlig i sina förväntningar och känslor. De långsiktiga målen och det som ska utföras dagligen måste hänga ihop. Jag har ganska höga förväntningar på männi skor i Prezi. Länge trodde jag att det var något jag skulle skämmas för, men med tiden har jag insett att det tvärtom är en tillgång att ha en chef med höga förväntningar. I en verksamhet FORTS. PÅ NÄSTA uppslag 4 Visma Du&Datorn nr 72 november 2011

5 Ett av Peter Arvais första stora beslut som vd för ungerska Prezi var att etablera företaget i San Francisco. Från kontoret i Chinatown har de nära till kontakter runtom i Silicon Valley. Visma Du&Datorn nr 72 november

6 där man vill åstadkomma mycket är det till och med en nödvändighet att det finns utrymme att höja ribban. Sedan är det lika viktigt att få misslyckas och vara bekväm med att prata om misslyckanden, det ger oss möjlighet att vända något negativt till något positivt. Lyckas du balansera ett genomtänkt ledarskap med ett tydligt chefskap har du nog receptet på framgång. Okej. Om du skulle koka ner dina erfarenheter till tre konkreta råd kring hur en småföretagare ska förverkliga sin idé, hur ser de ut? Som jag varit inne på tidigare är det grundläggande att du tror på din idé. Till viss del handlar den biten om självförtroende, det kommer alltid finnas många som sågar din grej. Det andra jag vill lyfta fram är att du måste lära av dina misstag. Om du inte gör några misstag innebär det troligen att du kör för säkert. I en svacka blir din förmåga att vända negativt till konstruktivt avgörande. Vi kan ta omvard.se som exempel igen. Bakgrunden till den sajten var att min pappa dog och därefter blev min mamma sjuk. Genom hennes sjukdom lärde jag mig en massa saker om vården som jag inte tyckte stod rätt till och det blev min ingångspunkt till att förändra. All frustration som byggdes när jag upplevde att min mamma inte fick tillräckligt bra vård försökte jag vända till något användbart. Jag ville vara med och påverka och organisera vården på ett bättre sätt, vilket resulterade i en tjänst där patienter, läkare och politiker kan jämföra och se vilka sjukhus som fungerar bra och vilka som fungerar sämre. Slutligen vill jag råda dig att aldrig underskatta kraften hos människorna i ditt nuvarande nätverk. Ta vara på ditt nuvarande nätverk hellre än att försöka bygga nya. Inga utav mina projekt startades genom en medveten rekrytering av personer. Samtliga av mina projekt har jag startat med människor som redan fanns i mitt nätverk och som jag lärde känna i helt andra sammanhang. Om du har en idé som fångar andra personers intresse kommer du troligen att hitta medgrundare till ditt projekt. Med det webbaserade presentationsverktyget Prezi kan du zooma och panorera dig fram genom informationen i dynamiska presentationer skapade av dig själv eller andra användare. Utforska på egen hand på prezi.com/explore. Prezi ett nytt sätt att berätta När presentationsverktyget Prezi lanserades 2009 gav det möjligheter att förmedla information på ett helt nytt sätt. Det gamla sättet att visa bild efter bild i en linjär presentation ifrågasätts. Prezi skapar i stället dynamik genom zoomningar in och ut i en oändlig arbetsyta. Nu är det ett par år sedan den första versionen av Prezi släpptes och det har skapats miljontals presentationer i det webbaserade verktyget. Men det finns förstås fortfarande många som inte stiftat bekantskap med Prezi ännu. Så funkar det Förenklat fungerar det så här. Tänk dig en stor målarduk som du först fyller med text, bilder, videofilmer och annan data du vill föra fram i din presentation. Du kan sedan gruppera informationen, förstora upp viktiga delar och dra ner storleken på mindre viktiga element. Med några enkla klick bestämmer du i vilken ordning du vill navigera mellan delarna i din berättelse. Sedan zoomar och panorerar du dig fram över arbetsytan längs den väg du har stakat ut. Vi vill skapa en plattform för utbyte av idéer och göra den mer intressant än det som redan finns. Det finns en enorm kraft i människor som utbyter tankar och kan vi bidra med en teknologi som underlättar för fler att göra just detta, då har vi åstadkommit något stort, säger Prezis vd Peter Arvai. Gratis att använda Prezi har seglat upp som ett alternativ till presentationsprogram som bygger på att visa bild efter bild, till exempel Powerpoint. Föreläsare och lärare hör till dem som flitigt använder verktyget, men Prezi används även till att visualisera information online av exempelvis nättidningar. Vem som helst kan utan kostnad registrera ett konto på prezi. com för att skapa, dela och visa presentationer på webben. Det går även att ladda ner presentationer och visa dem offline. Med ett betalkonto får du tillgång till extra funktioner som möjligheten att skapa privata presentationer eller att arbeta med din Prezi offline. Text: Filip Lendahls fakta Prezi Ägare: Grundarna (Peter Arvai, Peter Halacsy och Adam Somlai- Fischer), Sunstone capital och TED Conferences. Vd: Peter Arvai Omsättning: Ej publikt. Men företaget har haft positivt kassaflöde sedan Antal anställda: 45 men beräknas växa till 50 fram till årsskiftet. Kontor: I Budapest och i San Francisco Internet 6 Visma Du&Datorn nr 72 november 2011

7 NYHET! KÄNNER DU DIG INSTÄNGD? FLEX ÄR LÖSNINGEN. NU KAN VI STOLT PRESENTERA VÅRT NYA PAKET FLEX. FLEX ÄR EN E-HANDELSPLATTFORM DÄR DU KAN FÅ ALL FUNKTIONALITET SOM DU ÖNSKAR, DET FINNS INTE NÅGRA BEGRÄNSNINGAR. LÄS MER PÅ E-BUTIK.SE/FLEX HÖR GÄRNA AV DIG! TELEFON: (MÅN-FRE 09:00-17:00) E-POST: WEBB: = NETRIX OCH DESS E-HANDELSPLATTFORM MED VISMA-KOPPLING ÄR NU EN DEL AV E-BUTIK. Visma Du&Datorn nr 72 november E-butik i Norden AB Lovisinsgatan 3, Södertälje

8 Det nya sättet att sälja på nätet Med lite tanke och planering blir nätbutiken ett naturligt inslag på hemsidan, där dina kunder både kan läsa om ditt företag och handla dygnet runt. Du&Datorn har träffat några småföretagare som flyttat försäljningen ut på nätet och som dessutom valt att koppla ihop sin e-handel med bokföringen. Åsa och Martin Lindström, Fun horse På natursköna Brunebergsgården, framför allt för att det finns en koppling tre kilometer från Lerum, bor Åsa mellan programmen. Beställ- och Martin Lindström. De driver ningarna kommer in via nätbutiken nystartade företaget Fun horse och och man slipper skriva in dem igen i är återförsäljare av St Hippolyt, affärssystemet, säger Åsa Lindström. ett hästfoder med mineraler och Vi tittade på andra alternativ, vitaminer som bara är baserat på men hittade ingen annan leverantör naturliga ingredienser. som kunde erbjuda detta. Att Två kvällar i veckan har de öppet Vismas lösning dessutom var väl- i gårdsbutiken, men främsta digt prisvärd avgjorde saken. delen av försäljningen sker via Åsa drog igång butiken i augusti nätbutiken, byggd i Visma Avendo i år och har redan ett större antal Webshop med direktkoppling till kunder. Framtiden ser ljus ut. det nätbaserade bokförings- och faktureringsprogrammet Visma Enkelt och lättarbetat Avendo 8 Visma eekonomi. Du&Datorn nr 72 november Beställningarna 2011 rullar in och vi Vi valde den här lösningen ser en stadig ökning. Jag känner att vi fått jättefin respons på detta, så självklart tror vi på en fortsatt ökning framöver. Att det är så enkelt att arbeta med bilder och texter i Visma Avendo Webshop är något som snabbar upp arbetet en hel del. Vi hade ett annat verktyg tidigare men det var mycket krångligare att använda. I vår nya webbshop kan man flytta runt bild objekt och texter direkt på sidan, och man ser med en gång vad man får för slutresultat. Det har sparat oss väldigt mycket tid. Text: Emma Cajnerud Foto: Lina Tengström fakta Fun horse Nystartat familjeföretag som säljer hästfoder. Program/tjänster Visma Avendo eekonomi Visma Avendo Webshop Internet läs mer på NÄSTA uppslag

9 Det ska vara roligt att starta sin första nätbutik Driver du ett företag med försäljningsverksamhet och vill börja sälja varor online? Vi berättar hur du startar din nätbutik med automatisk bokföring och fakturering. Näthandeln har blivit en viktig del av den totala försäljningsverksamheten hos företag. Vissa företag satsar enbart på att marknadsföra och sälja varor över webben. Enligt e-barometern beräknas den totala omsättningen från handeln över internet landa på drygt 27 miljarder kronor i år. En unik lösning Men många företagare saknar kunskapen och tiden det tar att själva starta en nätbutik. Därtill kommer all extra fakturering och bokföring som följer av den ökade försäljningen. Hur ska man som företagare få denna ekvation att gå ihop på ett enkelt och billigt sätt? Vi har utvecklat en unik lösning för företagare som snabbt och enkelt vill testa näthandel, säger Kristian Sandström, webbutvecklare på Visma Spcs. Lösningen bygger på en koppling mellan vårt nätbaserade ekonomiprogram, Visma Avendo eekonomi, och vårt program för nätbutik, Visma Avendo Webshop. Lätt att komma igång Kristian Sandström berättar att man kan välja att endast använda nätbutiken, men att det är kopplingen mellan bokföringsprogrammet och nätbutiken som gör lösningen unik. Det är jättelätt att komma igång. Först loggar du in i bokföringsprogrammet och fyller i pris, artikelbenämning och momssats för de varor du vill sälja. Denna information förs sedan över till nätbutiken automatiskt, där du kompletterar med varubeskrivning och varubild. Sedan drar du bara ut varorna där du vill placera dem på sajten. När nätbutiken är klar och publicerad kan kunderna gå in och beställa varor på din sajt, som automatiskt skickar fakturaunderlag till ditt ekonomiprogram och bokför dina försäljningar. Du kan logga in var som helst på vilken dator som helst och omedelbart få en översikt av din nätförsäljning. Gränssnittet är jätteenkelt. Roligt att stajla sajten Han tycker själv det är kul att pyssla med nätbutiken och pekar på alla teman som man kan använda för att styla sajten. Det ska inte längre finnas några ursäkter för företag att inte synas på webben. Vi ser det som vår mission att förändra bilden av hur svårt det är att skapa en hemsida eller bedriva näthandel, berättar en hoppfull Kristian Sandström. Det är roligt att sitta själv och byta bakgrundstema och menyfärg. Du behöver verkligen inte vara en estet för att få en häftig, enhetlig design på sajten. Du sköter det mesta i nätbutiken genom att klicka, dra och släppa varor, menyer och bilder. Vi vill att det ska vara kreativt och roligt att starta sin första nätbutik. Text: Alexander Rehnborg Foto: Filip Lendahls Hela bokföringsåret i levdoc Nu har vi hela föregående bokföringsår i Erip LevDoc och en av fördelarna är att vi alltid hittar den leverantörsfaktura vi söker, och så kan vi enkelt skriva ut den och slipper som förr att leta i pärmarna. Det skulle vara mycket svårt att gå tillbaka till vårt gamla sätt att hantera leverantörsfakturor. Vi kom snabbt igång och uppskattar supporten. // Betongborrarn AB läs mer på erip.se LevDoc Online VISMA Visma Du&Datorn nr 72 november

10 Patrik Backlund, Sävar Cykelservice Patrik Backlund driver en nystartad cykelverkstad i Sävar, en dryg mil norr om Umeå. Han använder sin hemsida både för att marknadsföra sina tjänster och för att sälja cykeltillbehör till kunder runtom i landet. Programmet är himla lättjobbat, och det blir snyggt det man gör. Att det finns färdiga rutor för text och rubriker gör att man enkelt kan dra dem till rätt plats. Inga programmerarkunskaper behövs. Mekar på kvällarna Företaget driver han ännu så länge i liten skala vid sidan om sitt ordinarie heltidsjobb. Jag har verkstaden hemma i som ett bra komplement. garaget 10 och Visma kunderna Du&Datorn kommer hit nr 72 november Min tanke 2011 med webbshoppen och lämnar in sina cyklar på lag- är att köra igång, och så blir det en ning och service. Familjen kommer i första hand så det blir oftast på helger och kvällar, när barnen har somnat, som jag går ut och mekar. Idén om att öppna en egen cykelverkstad har funnits där ända sedan högstadiet. Jag träningscyklade en del på den tiden och bestämde redan då att jag någon gång i framtiden skulle dra igång en verkstad. Men så kom livet emellan med hus och barn. För tre år sedan plockade jag upp cykelintresset igen och tog tag i idén om att driva eget. De huvudsakliga inkomsterna från företaget kommer att ligga på verkstaden och han ser nätbutiken bonus om någon runtom i Sverige vill handla. Sparar mycket tid Tidigare bokförde Patrik Backlund sitt företag pappersvägen, men samtidigt som han startade webbutiken passade han även på att skaffa bokföringsprogrammet Visma Avendo eekonomi. Programmet har minst halverat tiden det tidigare tog för mig att bokföra, jag blev verkligen positivt överraskad. Det kommer dessutom att bli enklare att göra bokslut framöver eftersom programmet hjälper till med uträkningarna. Kopplingen mellan programmen är också tidsbesparande då man slipper lägga in beställningarna från nätbutiken två gånger. Den överföringen sker ju automatiskt. Det känns bra att kunna lägga den tid man har på företaget ute i verkstaden, och inte på bokföring och pappersarbete, avslutar han. Text: Emma Cajnerud fakta Foto: Fredrik Larsson Sävar Cykelservice Cykelverkstad med tillhörande nätbutik. Program/tjänster Visma Avendo eekonomi Visma Avendo Webshop Internet

11 SKATTEVERKET Denna sida är en annons Är du trött PÅ allt ditt PaPPersarbete? Får du in dina körjournaler regelbundet från servicekillarna? Med elektroniska körjournaler slipper du problem med Skatteverket. Allt sköts helt automatiskt. Låt det inte ta mer tid än nödvändigt. Fakturera direkt när arbetet är avslutat med AddMobile Toolbox får du ett snabbt och lätt verktyg som hjälper dig att ta vara på din tid. Mobilt system för fordonsflottor För dig som har många fordon är det viktigt att arbeta effektivt. Med stigande miljökrav och drivmedelspriser gäller det att planera uppdragen och undvika dyra tomkörningar. Med AddMobile Toolbox skickar du ut en elektronisk transportsedel direkt till åkaren, som via sin handenhet kan rapportera utfört arbete och nedlagd tid. Med den inbyggda GPS:en kan du dessutom följa fordonet och dess status på en karta direkt i din webbläsare. Slipp onödiga mobilsamtal, pappersstrul och missförstånd! Vi har färdiga branschlösningar för transportföretag, åkerier och företag inom bygg och anläggning. KÖRJOURNAL ARBETSORDER TIDRAPPORT Mobilt system för montörer och servicetekniker Med fältpersonal kommer pappersarbete. Låt AddMobile Toolbox underlätta för dig! Skapa arbetsordern på kontoret och skicka ut till montören eller serviceteknikern på plats. Han rapporterar löpande om utfört arbete, nedlagd tid, använt material samt fyller i sin kontrollblankett. När arbetet är utfört skickas ordern direkt till Visma Administration och är därmed klar för fakturering! elektronisk körjournal Montera in en liten låda i bilen och gör arbetslivet lite lättare. Du får in körjournalerna helt automatiskt och regelbundet, och du kan även se var bilarna varit. Dessutom kan du koppla körningarna till rätt uppdrag, så missar du FAKTURA inte resor som kunden ska betala. JOURNAL ATT BETALA: Vad addmobile kan göra för just ditt företag: FAKTURA ATT BETALA: INFORMATION JOURNAL INFORMATION KÖRJOURNAL ARBETSORDER TIDRAPPORT Med AddMobile Toolbox som arbetar direkt med Visma Administration slipper du en massa onödigt pappersarbete. en ny generation av toolbox Är HÄr Använd appen på iphone, Android, ipad, PC eller Mac. Välj själv en hårdvara som passar din verksamhet och din personal! Viktigast för oss är precis som tidigare: programmet ska vara lätt att använda, ha lokal data för att kunna arbeta i miljöer utan mobiltäckning och möjligheten att styra och konfigurera utseende och funktionalitet efter behov. Självklart finns programmet fortfarande till Windows Mobile du kan välja att arbeta i mixad miljö; kanske vill du inte byta ut alla telefoner på en gång. kontakta oss AddMobile AB Telefon: E-post: info@addmobile.se Med elektroniska körjournaler är Skatteverket inga problem. Inget missas eller glöms bort och framför allt slipp pappersarbetet! Bättre planering och kontroll över pågående arbeten, samt full uppsikt över var fordonen befinner sig. SKATTEVERKET Visma Du&Datorn nr 72 november

12 Från disketter till e-tjänster Ulla-Britts 25 år som Vismakund När Ulla-Britt Hållvik startade sin kontorsfirma saknade datorerna möss, all data fanns på disketter och mobiltelefoner var stora som tegelstenar. I 25 år har hon använt Vismas produkter för att skriva, bokföra, deklarera och redovisa åt allt från småföretag till myndigheter. Att du ständigt ska driva kontor här hemma, sa Ulla-Britts pappa till henne när hon var liten. Ända sedan barnsben har Ulla- Britt Hållvik haft sin egen kontorsverksamhet, ett annorlunda intresse som tidigt förbluffade hennes föräldrar. När hon var tio år fick hon sin första skrivmaskin. I skolan blev det kontorslinje och så småningom jobb som klassföreståndare på en gymnasieskola i Alingsås. Hon undervisade i maskinskrivning (hade själv tangentnedslag på tre minuter), kontorskunskap och datorkunskap. Kostade en förmögenhet Efter att ha utfört diverse kontorsarbeten, bland annat renskrivning av diktamen från rättegångar och VVS-beskrivningar för industribyggen, startade Ulla-Britt för 25 år sedan sin egen kontorsbyrå. Då skaffade hon också sin första dator. Den liknade inte dem vi har i dag. Datorn kostade kronor, en jättestor investering på den tiden, och den hade vare sig hårddisk eller mus. Datorn styrdes helt med kortkommandon. På den tiden fanns inte nyföretagarstöd eller liknande och därför satt jag och lärde mig datorn helt på egen hand. Det är också här som Ulla- Britts historia som Visma Spcskund börjar. Det första programmet till hennes dator var ett ordbehandlingsprogram från SPCS, som företaget hette på den tiden. Programmet och hennes texter låg på känsliga disketter, som kunde förstöras med en penna. Uppläsaren somnade Ulla-Britt minns fortfarande sitt första riktiga skrivjobb som ensamföretagare. Hon beskriver det som en ren mardröm. Ett läkemedelsföretag hade skickat mig dokument på engelska som skulle renskrivas. När jag såg dokumenten insåg jag att de nästan var helt oläsliga. Som tur var hade de spelat in allting på band, men tio minuter in på bandet började jag höra snarkningar. Uppläsaren hade somnat. Jag fick panik och tänkte att det hela höll på att gå åt pipan. Jag fick hämta min syster, som bott i USA och är duktig på engelska, och tillsammans satt vi hela natten för att renskriva materialet. Det var en spännande och utmanande tid för kontorsföretagare som Ulla-Britt att driva företag med hjälp av en datorteknik. En gång lämnade jag datorn en stund och min son Markus fick syn på den. Han blev såklart nyfiken och började trycka på alla tangenter. När jag kom tillbaka till datorn fick jag fram ett felmeddelande. Han hade lyckats lösenordsskydda en fil! Jag ringde till Visma Spcs och sharespine.com info@sharespine.com Värdera er tid, integrera era system! Standardintegration för affärssystem kopplat mot: E-HANDEL ONLINEBETALNING TRANSPORTADMINISTRATION 12 Visma Du&Datorn nr 72 november 2011 sharespine.com info@sharespine.com

13 Ulla-Britt har varit med om mycket under sin yrkeskarriär. Det är få som känner till att det var jag som brukade köra Bingolottos vinnare i den svarta limousinen, säger hon. förklarade vad som hade hänt. De var lika förbryllade som jag, för de kände inte ens till att man kunde låsa filer över huvud taget. Tycker om Vismas enkelhet I dag driver Ulla-Britt en framgångsrik skriv- och redovisningsbyrå, och använder bland annat Visma Administration 1000, Visma Lön, Visma Skatt Proffs och Visma Tid. Snart flyttar hon över alla licenser till en enda licens med Visma Byråpaket. Hon säger att hon alltid har tyckt om Vismas produkter, i synnerhet för deras enkelhet. Efter 25 år i branschen fortsätter kunderna att strömma till. Håkan Nilsson är 45 år och driver skogrossistföretaget Responsible Footwear med två anställda och har sedan 2006 låtit Ulla-Britt sköta hans löner, betalningar och redovisning. Som småföretagare ser han stora fördelar med att anlita Ulla-Britts redovisningsbyrå och själv bara sköta faktureringen. Om jag skulle göra Ulla-Britts jobb hade det tagit tre till fyra gånger så lång tid. Den tiden och den energin kan jag istället lägga på mina kunder. Ulla-Britt är dessutom jätteduktig på det hon gör. Trots att Ulla-Britt i dag mest erbjuder ekonomiska tjänster, har hon inte helt släppt taget om skrivandet. Jag gör fortfarande jobb åt bland annat Naturvårdsverket och Trafikverket samt renskriver från rättegångar. Jag har även skrivit delar av Volvos verkstadshandbok och undersökningar från Sahlgrenska sjukhuset. Dessutom stenograferar jag fortfarande. Och så med ett par raska rörelser med pennan har Ulla- Britt fått ner en rad konstiga symboler på ett vitt papper. Konstiga för oss som tittar på, men inte för Ulla-Britt: Det är stenografi. Där, bland alla kluriga tecken, står mitt namn. Text: Alexander Rehnborg fakta Foto: Filip Lendahls Ulla-Britt s SkrivData Antal anställda: Jag föredrar att arbeta själv. Program/tjänster Visma Byråpaket med bland annat Visma Administration, Visma Byråstöd, Visma Koncern, Visma Bokslut, Visma skatteprogram, Visma Lön och Visma Tid. Internet Visma Du&Datorn nr 72 november

14 David ung entreprenör och Entreprenörskap i skolan leder inte bara till egenföretagande. Det kan också vara vägen till ett jobb direkt efter gymnasiet. 19-årige David Sundström drev UF-företag i våras nu är han nyanställd som redovisningsekonom på revisionsbyrån E-team i Karlskoga. När Du&Datorn träffar David har han bara arbetat ett par veckor på sin nya arbetsplats. Byrån har totalt fem anställda och erbjuder allt från bokföring till bokslut, deklaration, revision och konsulttjänster. Jag gör löpande bokföring och ska även börja med lite bokslut. Att vi har hela spektrumet känns väldigt bra, eftersom jag får vara med om hela processen. Det personliga är viktigt på en liten byrå, att man får en personlig kontakt. Jag ansvarar för några kunder och det blir fler efterhand, berättar han. Tuff arbetsmarknad David är lyckligt lottad. Många av hans kompisar letar fortfarande efter jobb. En del har börjat någon högskoleutbildning, andra har flyttat till Norge för att pröva lyckan i grannlandet. Där finns det fler jobb för unga, de jobbar på lager och liknande. Det är svårt att slå sig in på arbetsmarknaden i Sverige tyvärr. Det är synd att man inte tar vara på den kraft som finns. På frågan varför just han lyckades få ett jobb svarar han snabbt: För att jag tror att det syns och märks att jag verkligen är genuint intresserad, det kan man inte fejka. Men hade jag inte valt att driva UF-företag sista året på gymnasiet så hade det varit svårt att få jobbet jag har i dag. Berg- och dalbana Nästan elever startade UF-företag läsåret 2010/2011. David var en av dem. Tillsammans med tre kompisar sålde han USB-armband. Armbanden importerades från Kina och marknadsfördes bland annat på mässor. Under året fick han lära sig det mesta om hur man sköter ett företag, om allt från hur man David sammanfattar sitt UF-år som lärorikt och intensivt. Det krävdes mycket mer tid än vad jag trodde, och det var en hel del fritid som gick åt, men det var det värt! Jag hade haft svårt att få det jobb jag har i dag om jag inte drivit UF-företag, säger han. tar fram en affärsplan till hur man sköter redovisningen. Han beskriver ett lärorikt och intensivt år med både framgångar och motgångar. Det är klart att det går lite upp och ner det var lite som en berg- och dalbana. Det tuffaste var nog när försäljningen inte funkade riktigt. Då fick vi tänka om helt och börja använda andra försäljningsmetoder, söka upp kunderna mer direkt på mässor och så. Men vi fick ihop det till slut och hade hela tiden känslan av att vi gjorde något bra. Helhetsintrycket av UF-året är mer än positivt. Absolut! Man lär sig så oerhört mycket och får kunskaper för livet. Det är mycket i UFföretagandet som du aldrig kan få i teorin. Och Sverige behöver ju fler företag! Det var under sitt sista läsår på gymnasiet som David kom i kontakt med sin nuvarande chef, Johanna Ekman. Johanna anlitades som lärare i juridik på skolan, och hon såg ganska snart att David hade kvaliteter som hon kunde få användning av på sin egen byrå. Han stack ut kan man säga. Han var väldigt duktig och skärpt under lektionerna och dessutom väldigt trevlig. Ställde fakta E-team Antal anställda: 5 Program/tjänster Visma Byråpaket Komplett med bland annat Visma Administration, Visma Byråstöd, Visma Koncern, Visma Revision och Visma Lön. Internet jag frågor till klassen försökte han alltid svara, och så ställde han smarta frågor tillbaka. Fördelar att anställa unga Att anställa någon direkt efter gymnasiet är kanske inte självklart för alla arbetsgivare. Men enligt Johanna kan det vara en fördel att vara ung och grön. Om Ung Företagsamhet (UF) Ett UF-företag drivs under ett år tillsammans med klasskompisar på gymnasiet. Eleverna tar fram affärsidén, genomför marknadsundersökningar och skaffar startkapital. Vid verksamhetsårets slut upprättas en årsredovisning och företaget avvecklas. UF driver verksamhet i 24 regioner runt om i Sverige, på totalt 567 skolor. Antal UF-elever läsåret 2010/2011: st. 14 Visma Du&Datorn nr 72 november 2011

15 redan anställd Om man kommer direkt från gymnasiet som David så vill man väldigt mycket samtidigt som man är prestigelös. Så enligt mina erfarenheter är det nästan lättare att anställa någon som kommer direkt från gymnasiet än att anställa någon som kommer från universitetet. De ställer helt andra krav utan att egentligen ha någon praktisk erfarenhet. En annan fördel med åldersspridning på företaget är att man kan matcha arbetsuppgifter efter kompetens. Det är bra att kunna lägga lite enklare arbetsuppgifter på någon, att delegera. Om en byrå ska bli effektiv måste man använda kompetens och personer på rätt sätt. Viktigt med programkunskaper Visma Spcs är partner till Ung Företagsamhet och stöttar med programvara som eleverna kan använda kostnadsfritt under UF-året. David och hans kompisar bokförde sitt UF-företag med hjälp av Visma Administration. Något han har stor nytta av nu. I dag använder jag Vismas program varje dag, det är egentligen ganska fantastiskt att vi hade möjlighet att använda dem helt kostnadsfritt. Det är så många företag som använder just Vismas program och tjänster så kunskaper i dem är en jättebra inkörsport till ett jobb inom till exempel ekonomi eller administration. Han får medhåll av Johanna. Ja, programkunskaper är viktiga. Kan en person programvaran redan när han eller hon kommer hit så sparar man många timmar, det är definitivt en fördel. Text: Emma Cajnerud Foto: Mats Endermark Visma Du&Datorn nr 72 november

16 Eva klättrar med lojala kunder Klättermusens friluftskläder bärs av såväl Everestbestigare som japanska popstjärnor. Kunder som en gång börjat klä sig i företagets produkter har svårt att lämna varumärket. Vi frågade Eva Askulv, delägare, vice vd och marknadsansvarig, hur man bär sig åt för att få så lojala kunder. När Evas man, Peter Askulv, startade företaget för drygt 25 år sedan i Umeå gjorde han det av den enkla anledningen att han saknade tillräckligt bra kläder och utrustning på marknaden. Peter är bergsklättrare och var ofta ute på turer och expeditioner. När blixtlås pajade på kläderna, och ryggsäckar gick sönder, började han sy eget istället. Andra klättrare såg vad han tog fram, beställningar trillade in, och på den vägen var det, berättar Eva. Svårt att vara liten År 2002 satte makarna upp ett mål de skulle behålla sin nisch och göra funktionella kläder men samtidigt börja exportera. I Tyskland, på en av branschens största mässor, knöt de till sig flera nya kunder, och utlandslanseringen var ett faktum. Sedan dess har det numera Årebaserade företaget haft en stabil tillväxt. Som en familjebacke ungefär, säger Eva, och pekar lätt uppåt. Att växa var en nödvändighet för att kunna utvecklas och stå sig i konkurrensen, menar hon. Det är svårt att vara liten i branschen. Man måste vara expert på allt på marknadsföring, design, försäljning, produktionsläggning, logistik och på att packa paket. Växer man bara litegrann så kan man anställa någon som är expert på produktionsläggning eller på försäljning. Då kan man skaka av sig några bitar. Klättermusen betraktas av många som pionjärer, kända för innovativa konstruktioner och egenutvecklade material. Plaggen stajlas aldrig om för att man behöver komma ut med en ny modell utan för att man till exempel vill öka hållbarheten eller förbättra rörligheten på ett plagg. Men det är inte alltid en fördel att ligga i framkant med produktutvecklingen. Det måste ju gå att sälja produkterna också och är man för tidig så är det inte säkert det funkar. Man får hejda sig lite ibland så att marknaden och kunderna kommer ikapp. Prismässigt ligger Klättermusen i det övre segmentet. En medveten strategi har varit att inte sälja plaggen till några av de större sportkedjorna. Vi har valt att lägga försäljningen i renodlade friluftsbutiker. Det är viktigt med väldigt kunnig personal som brinner för vad de gör och som kan motivera varför kunden ska betala kronor för en jacka. Annars blir plagget bara hängande i butiken som ett negativt exempel. Vi har samma strategi över hela världen. Tajt kundrelation Eva kallar företagets kunder för fantastiska entusiaster och framhäver vikten av besvara de många mejl och frågeställningar som kommer in. Ett exempel är kunden som mejlade in en bild på sin son klädd i en Klättermusentröja. Sonen hade fått tröjan i ettårspresent, men vi har inte några barnkläder i sortimentet så han hade fått en i vuxenstorlek istället. Tanken är att pappan ska dokumentera honom varje födelsedag framöver för att visa hur sonen successivt växer i tröjan. Är det inte helt otroligt? Tidigare brukade vi tappa kunderna när de fick barn och nya intressen, men så ser det inte ut längre. I dag har vi kunder från 20 år och uppåt även barnfamiljer, som i dag är en ganska köpstark grupp. De tar med sig ungarna i sitt intresse. I Sverige är det fortfarande friluftsentusiaster som är huvudmålgruppen medan det i exempelvis i Japan finns en helt annan kundgrupp modeintresserade. Där har vi har en distributör som jobbar med outdoorbutiker och en annan som jobbar med modebutiker, det är väldigt intressant. Nyligen syntes en av Japans främsta popartister i en reklamkampanj iklädd en ryggsäck från det svenska friluftsföretaget. fakta Klättermusen AB Ryggsäcken sålde slut direkt i butikerna. Svenskt är väldigt exotiskt i Japan. Beskriver plaggens minussidor Hur får man då lojala kunder? Förutom att erbjuda produkter med hög kvalitet, funktion och hållbarhet är receptet enkelt: Man måste vara rak och ärlig och aldrig underskatta kundernas intelligens, menar Eva. Vi är måna om att även lyfta plaggens nackdelar. I vår katalog kan det till exempel stå att den här jackan är inte vattentät. Den är gjord av ekologisk bomull. Det är svagare än polyester eller polyamid så jackan kommer inte att hålla lika länge men vi har förstärkt den på utsatta delar, och så vidare. Berättar man det för kunderna så vet de vad de kan förvänta sig och blir inte besvikna. Text: Emma Cajnerud Foto: Filip Lendahls Verksamhet: Tillverkar och säljer friluftskläder och friluftsprodukter, bland annat jackor och ryggsäckar. Har återförsäljare i 19 länder. Sverige, Tyskland, Japan, Norge och Korea är de största marknaderna. Siktar nu mot USA och Kina. Omsättning: 47 miljoner kronor 2011 Antal anställda: 22 Ekonomiprogram/tjänster Visma Global, Visma Lön, Visma Skatt, Visma Stämpla med flera. Internet 16 Visma Du&Datorn nr 72 november 2011

17 Vi samarbetar med andra svenska friluftsproducenter på mässor, events och liknande. Vi ser oss mer som kollegor den största konkurrensen finns utomlands och inte i Sverige. Tack vare samarbetet blir vi ett ännu starkare koncept. Tyskarna håller på att ramla av stolen när de ser hur vi gör, berättar Eva Askulv. Visma Du&Datorn nr 72 november

18 Tid att spara på arbetstidsförk Att alla anställda på ett företag inte har samma arbetstider är vanligt. För det mesta bra för de anställda, men inte sällan ett huvudbry för löneadministratören. I Visma Lön 600 finns mycket bra funktioner för detta. I det här avsnittet av Löneskolan beskriver Ulla Lindblad hur programmet sparar tid åt den som sköter lönerna. Arbetstidsförkortning och arbetstidskonto regleras av kollektivavtal inte av lag. Det är alltså inget som anställda har rätt till om de arbetar på företag som saknar kollektivavtal. Beräkningen sker på två olika sätt. Om företaget är anslutet till ett kollektivavtal som ger rätt till arbetstidsförkortning beräknas intjänandet i minuter. Man tjänar in tid i proportion till hur mycket man arbetar. Beroende på vad avtalet säger kan man använda sin intjänade tid till att ta ledigt, ta ut timmarna i pengar eller få pengarna in på sin premiepension. Om kollektivavtalet ger rätt till arbetstidskonto sker beräkningen med en procentsats på intjänad lön. Man tjänar in pengar i proportion till hur mycket man får ut i lön. Även här kan det i avtalet stå att man förutom uttag av pengar kan ta ut intjänat belopp i tid eller få in det på sin premiepension. För att kunna göra rätt val och inställningar måste du kontrollera vilka regler som gäller för ditt företag. Du aktiverar och gör dina inställningar under Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar Inställningar. Varje gång antalet minuter för arbetstidsförkortningen eller procentsatsen för arbetstidskontot ändras måste du gå in i företagsinställningarna eller under Företagets rutiner och gör dina ändringar. När du markerar att företaget använder arbetstidsförkortning öppnas en dialogruta i vilken du ska välja den princip som gäller för ditt företags kollektivavtal. Arbetstidsförkortning Om du väljer avsättning i minuter visas en dialog i vilken du ska fylla i de inställningar som gäller för avtalet. Det finns inga standardförslag för antalet minuter per vecka, eftersom det varierar från avtal till avtal. Jag har angett 70 minuter per vecka för Dagtidsarbete. Det innebär att en anställd som varit på arbetet hela veckan (oftast 40 timmar) får en avsättning på 70 minuter. En anställd som bara arbetat 24 timmar får en avsättning på 42 minuter. Avsättningen beräknas med formeln: (Avsättning i minuter/60) / (Veckoarbetstid vid heltid/ Underlag tid) = Avsättning i tid. För arbetstidsförkortning i minuter kan du göra avsättningen löpande. Det innebär att den automatiskt beräknas på varje lönekörning. Du kan som ett alternativ beräkna den för en längre period. Det fungerar då på samma sätt som för intjänande av semester. Anställda har en intjänandeperiod och när den perioden är slut får de ut sina timmar. Timmarna kan de sedan använda för att ta ledigt under påföljande år. Samtidigt tjänar de in nya timmar för nästa år. Datum för intjänandeperiod och uttagsperiod bestäms av kollektivavtalet. Du kan välja om avsättningen ska göras till en separat tidbank eller till kompbanken. Om du väljer avsättning till tidbank är det lättare att se hur många timmar som finns kvar när perioden är slut eftersom en del avtal säger att resterande timmar ska betalas ut i pengar. Det är svårt för mig att ange exakt vad du ska skriva i alla fält och vilka alternativ du ska välja eftersom det finns så många olika alternativ i kollektivavtal. Tryck på F1 för att få en detaljerad förklaring på varje fält. Arbetstidskonto Om du väljer avsättningsprincipen Arbetstidskonto är det andra fält som ska fyllas i. Arbetstidskontot beräknas med en procentsats på intjänad lön. Avsättningen kan inte göras löpande, den görs på den period som bestäms av avtalet. Här ger programmet inte heller förslag på några standardvärden. Jag har lagt in procentsatsen 4,00. När jag gör avsättningen för en period beräknar programmet 4 procent på all utbetald lön som är underlag för arbetstidskonto under perioden. I programmet är de lönearter markerade som normalt ska ingå i beräkningsunderlaget men det kan finnas kollektivavtal som har andra regler. Du kan själv markera el ler avmarkera lönearterna om standard inte överensstämmer med företagets avtal. Anställningsregistret Nästa steg är att ansluta anställda till arbetstidsförkortningen. Det gör du på flik 2 i anställningsregistret. De anställdas val Slutligen måste du ange hur anställda vill ta ut sin arbetstidsförkortning eller sitt arbetstidskonto. Det gör du under Företagets rutiner. Standardinställningen för Anställdas val är Ej valt. För att den löpande automatiska beräkningen i minuter ska fungera måste du markera Ledig tid på alla anställda som är anslutna. Nu är alla inställningar klara. Om du valt löpande avsättning för arbetstidsförkortning görs avsättningen automatiskt nästa gång du skapar en lönekörning. Detta går inte att göra för arbetstidskontot som beräknas med en procentsats på intjänad lön. Om ditt företag har en intjänandeperiod, istället för löpande avsättning, beräknar du avsättningen under Företagets rutiner när perioden är slut. Detta alternativ finns både för arbetstidsförkortning och för arbetstidskonto. Du kan först skriva ut valblanketter till alla anställda. På blanketten ser personalen hur mycket de tjänat in och där kan de ange hur de hur de vill ta ut intjänad tid eller intjänade pengar. Vilka alternativ som är tillåtna styrs av avtal. När du klickar på knappen Beräkna får du välja på vilken lönekörning avsättningen ska göras. Har du ingen pågående lönekörning finns bara alternativet Nästa lönekörning. 18 Visma Du&Datorn nr 72 november 2011

19 ortning med Visma Lön 600 Beräkningen kan göras för en enstaka anställd och för vilken period som helst. Detta är mycket användbart när anställda slutar. Arbetstidsförkortning i timmar I en del kollektivavtal fastställs ett antal timmar som anställda får att förfoga över. Timmarna ska alltså inte beräknas. Som exempel får anställda på ett företag 36 timmar från 1 april ett år att ta ut i ledighet under de kommande 12 månaderna. För att kunna hantera detta i löneprogrammet måste du aktivera funktionen och ansluta alla anställda som ska vara med. Timmarna lägger du in med löneart 4200 Arbetstidsförk. Avs tid till tidbank direkt i lönespecifikationen när du skapat lönekörningen. För uttag av dessa timmar använder du snabbvalet Tidbank. Uttag av arbetstidsförkortning När anställda tar ut sin arbetstidsförkortning är det enklast att använda snabbvalet Tidbank. Du kan antingen använda snabbvalet i kalendariet eller direkt på lönespecifikationen. Fälten under Uttag från tidbank visas bara om funktionen är aktiverad och den anställde är ansluten. Lokala överenskommelser Om det finns en överenskommelse på företaget att arbetstidsförkortningen ska användas för gemensamma klämdagar är det enklast att ändra arbetstiden på dessa dagar under företagsinställningarna Helgdagar m m. Ändra från Full tid till 0 om till exempel fredag efter Kristi himmelsfärdsdag ska vara arbetsfri för all personal. Rapporter I Utskriftscentralen finns två rapporter som rör Arbetstidsförkortning/Arbetstidskonto. Den ena rapporten är en sammanställning av tidigare gjorda avsättningar. Den andra rapporten visar hur mycket av sin arbetstidsförkortning anställda har kvar att ta ut. Deltid/Intermittent deltid Det finnas anställda som har en kortare arbetstid på grund av att de inte fått full tjänst eller för att de själva har valt att arbeta mindre. Detta kallas för att arbeta deltid. Den anställde arbetar inte 100 utan 75 eller 50 procent eller på någon helt annan procentsats. Om deltiden är fördelad på veckans alla dagar kallas det bara deltid. Man måste inte arbeta lika länge varje dag, men man arbetar några timmar varje dag. Om en anställd inte arbetar lika många dagar som heltidsanställd personal räknas deltiden som intermittent. Även här kan sysselsättningsgraden variera men det speciella är att den anställde inte är på arbetet alla dagar. I löneprogrammet kan du välja om du vill arbeta med bruttodagar eller nettodagar för intermittent deltidsanställd personal. Du hittar inställningen under företagsinställningarna för semestern. Som standardinställning när man skapar ett nytt företag är Nettosemesterdagar markerat. Inställningen berör bara anställda som har ett schema med färre arbetsdagar än företagets heltidsanställda. Man arbetar till exempel fyra istället för fem av veckans arbetsdagar. Om en anställd arbetar två dagar varannan vecka och tre dagar varannan vecka, blir den genomsnittliga arbetstiden i dagar två och en halv. Om du markerar Nettosemesterdagar och väljer ett schema på en anställd med färre dagar än företagets heltid kommer programmet automatiskt att räkna om den anställdes semesterdagar från bruttodagar till nettodagar. Även de sparade dagarna räknas om men eftersom det bara finns hela semesterdagar och dagarna alltid avrundas uppåt är det inte säkert att antal dagar ändras vid omräkningen. Det är lätt att hantera bruttodagar för intermittent deltidsanställda när de tar ut hela veckor. Det är svårare om de tar ut enstaka dagar. En intermittent deltidsanställd ska ju inte kunna ha en längre semesterledighet än heltidsanställda. Hela semesterdagar Om en anställd som arbetar fyra av veckans dagar tar ut en veckas semester ska du ta bort fem bruttosemesterdagar. Om den anställda tar en enstaka dags semester ska du egentligen ta bort 1,25 dagar om du arbetar med bruttodagar. Eftersom det enligt semesterlagen bara finns hela semesterdagar brukar man inte göra så. Jag rekommenderar att man beräknar nettodagar för frånvaro för semester, tjänstledighet med mera. Det är viktigt att förklara för personalen att de inte förlorar i pengar om ni byter från brutto till netto. Den totala semesterlönen är densamma men den betalas ut med en högre ersättning på färre dagar. En tjänsteman med kr i månadslön arbetar 4 dagar i veckan. Semestertillägget på 0,8 procent med 25 bruttodagar är 160 kr/dag. Omräknat till 20 nettodagar blir det istället 200 kr/dag. Det totala beloppet på kr fördelas på färre dagar. Beräkning av semesterdaglön och semestertillägg vid semesterårsavslut och på semesterskuldlistan tar hänsyn till att man inte arbetar alla dagar i veckan och räknar om till en högre ersättning per dag. I anställningsregistret visas en information om att en intermittent deltidsanställds semesterdagar är nettodagar, det gäller även intjänade dagar som visas under Underlag för semesterberäkning och på utskriften av lönespecifikationen. Om en anställd byter schema och till exempel går från att arbeta fyra dagar i veckan till att arbeta tre dagar i veckan, räknas alla semesterdagar om till att motsvara den nya veckoarbetstiden i dagar. I utskriftscentralen kan du skriva ut rapporten Nettosemestervärden när du vill kontrollera omräkning från nettodagar till bruttodagar eller vice versa för anställda som bytt arbetsschema under semesteråret. Du kan läsa mer och se exempel på beräkning i programmets Hjälp i dokumentet Företagets regler för intermittent deltidsanställd. löneskolan Ulla Lindblad Visma Du&Datorn nr 72 november

20 Närlant växer med Visma I många år skötte importföretaget Närlant ekonomiarbetet i Visma Administration Men i takt med att verksamheten växte blev behovet av ett större affärssystem tydligt. I jakten på en ny leverantör föll valet återigen på Visma, den här gången en lösning från Visma Software. Visma Spcs program har alltid fungerat bra för oss. Men för ett par år sedan blev det tydligt att vi hade växt ur Visma Administration Vi behövde ett system där vi kunde lägga in mer information om varje enskild produkt. Vi ville exempelvis kunna särskilja olika varianter av samma maskinmodell beroende på vilken kringutrustning de hade, berättar Martin Zetterman, dataansvarig på Närlant. Mycket att ha koll på Som en enkel jämförelse kan du tänka dig en bilförsäljare, som vill ha koll på hur många bilar av en viss modell som finns i lager. Men försäljaren vill samtidigt veta vilka bilar av just den modellen som har AC, musikanläggning, elhissar och så vidare. För Närlants del rör det sig om väldigt många produkter att hålla koll på. Företaget har i över 30 år importerat maskiner för lantbruk, park och trädgård och sålt vidare via återförsäljare i stora delar av landet. Basen har de i Örebro och maskinerna hämtas hem från leverantörer i bland annat Italien, Tyskland, Danmark och Frankrike. Det handlar om kunskap Vi kollade upp och jämförde olika större affärssystem som kunde fylla våra behov. Vi bestämde oss till slut för Visma Softwares lösning Visma Business, delvis för att vi hade goda erfarenheter av Visma sedan tidigare. Förhoppningen var förstås att det bara skulle vara att koppla in och köra på från dag ett. Men det är aldrig helt smärtfritt att byta system. Vi fick ta ganska mycket konsulthjälp för att anpassa programmet efter vår verksamhet och bygga nya mallar, säger Martin. Det handlar förstås mycket om kunskap, förklarar han. Efter hand som de har lärt sig hur systemet är uppbyggt har de själva kunnat gå in och göra justeringar för att trimma sina flöden. Allt går att anpassa Visst, jag upplevde startsträckan som lång, men jag blir mer och mer nöjd. Flexibiliteten i Visma Business är stor och vi kan få ut statistik över exempelvis försäljningssiffror och inköpsrapporter precis så som vi vill ha dem. På Närlant kan vi dessutom ta snabba beslut. Vi är ett familjeföretag med tio anställda, vill vi ändra något i systemet för att utveckla verksamheten kan vi gå in direkt och göra de anpassningar vi behöver. Det känns givetvis bra att Visma Business är ett system vi kan växa i, säger Martin. Ny nätbutik Snart är det dags för Närlant att lägga till ytterligare en del i sin affärslösning, berättar Martin. I ett par etapper ska de integrera nätbutikslösningen Visma Zpider eshop med Visma Business. Det blir ännu ett steg mot ökad flexibilitet. Framförallt hoppas vi kunna effektivisera vår lagerhantering. Text och foto: Filip Lendahls fakta Närlant har i över 30 år importerat maskiner för lantbruk, park och trädgård, berättar Martin Zetterman. Närlant Import AB Omsättning: 81,8 miljoner kronor (2010) Antal anställda: 9 Ekonomisystem Visma Business Visma Lön Visma Du&Datorn nr 72 november 2011