Visionutveckling. Vision 80/20 Svara - Manual. Vision 80/20 Svara/ Manual. Version 2.5

Transkript

1 Visionutveckling Vision 80/20 Svara/ Manual Vision 80/20 Svara - Manual Version Auto Attendant Gärdesvägen 1, SE , Stenungsund, Sweden, Phone: Norra Stationsgatan 61, SE , Stockholm, Sweden, Phone: Ulvenveien 92 A, Inngang D, NO-0581 Oslo, Norway, Phone: Langebrogade 5, DK-1411 Copenhagen K, Denmark, Phone:

2 Index INDEX SVARA STARTA SVARA KOMMA IGÅNG MED SVARA... 5 Introduktion till Svara DE OLIKA DELARNA I SVARA STARTFLIKEN... 6 Verktygsfältet... 7 Internmeddelanden... 7 Statusraden RESULTATFLIKEN... 7 Resultatfliken kan användas till att:... 8 Förhandsgranskningsrutan ANKNYTNINGSFLIKEN... 9 Anknytning, vänster sida... 9 Förhandsgranska vid delad anknytning Tips Svarsinformation Passning Hänvisning Överlappande och framtida hänvisningar Schema och hänvisningar Meddelande finns Länkning från andra roller Köinformation Small Office Anknytning, höger sida Bild Information Organisationsinformation Sökordsinformation Hemlig information Positioneringsinformation Karta DETALJFLIKEN Detalj Vänstra sidan Information Högra sidan Högra sidan kan användas till att: Organisationsinformation Sökordsinformation Visa hela trädet SÖK I VISION 80/ OM SÖKNINGAR Visionutveckling 2

3 Sök på förnamn Sök på anknytning Sök på efternamn Sök exakt stavning AVANCERAD SÖKNING Fritextsökning Målsökning Samma organisation Samma sökord HÄNVISNINGAR - SKAPA EN HÄNVISNING ÖPPNA HÄNVISNINGSFÖNSTRET Välj orsak Välj datum och tider Ange datum via kalendern Skriv text INDIKERING AV HÄNVISNING REDIGERA HÄNVISNING TA BORT EN HÄNVISNING SNABBHÄNVISNING GRAFISK VY Skapa, redigera samt ta bort hänvisning i Grafisk vy GRUPPHÄNVISNING MEDDELANDEN MEDDELANDEN TILL EN ANKNYTNING Skapa ett meddelande Redigera ett meddelande Ta bort ett meddelande Visa oöppnade meddelanden Använd meddelandemall Inbox Se status hos meddelande Gruppmeddelande INTERNMEDDELANDEN MELLAN TELEFONISTER Skapa ett internmeddelande Redigera ett internmeddelande Ta bort ett internmeddelande Se alla internmeddelanden Skriv ut internmeddelanden SVARSINFORMATION SKAPA SVARSINFORMATION REDIGERA SVARSINFORMATION TA BORT SVARSINFORMATION ANVÄNDARJUSTERINGAR OM ANVÄNDARJUSTERINGAR I SVARA STÄLL IN UTSEENDET PÅ DIN TERMINAL Visionutveckling 3

4 Allmänt Resultat Anknytning BYT LÖSENORD LETA: VERKTYG FÖR ATT SÖKA I EXTERNA DOKUMENT SÖK I LETA Sökträffar i Svara SKAPA NY INFORMATION I LETA REDIGERA INFORMATION I LETA Ta bort information i Leta OCS-INTEGRATION Visionutveckling 4

5 1 Svara 1.1 Starta Svara Dubbelklicka på ikonen som finns på din dators skrivbord för att starta Svara. Första gången du loggar in krävs det att du anger ett terminalnummer till datorn. Vi rekommenderar att märka upp respektive skärm med rätt terminalnummer. Det underlättar även framtida support. Detta görs oftast vid installationstillfället. Terminalnumret används för att datorn automatiskt ska kunna få upp bilden (flashen) vid omstyrda anrop. Detta kräver att bildskärmen även är ansluten till ett växelbord eller att funktionen integrerad telefonist används. Terminalnumret är styrt till telefonistens anknytning. Ange sedan ditt lösenord samt signatur. Lösenord tillhandahåller den som är driftsansvarig för Vision 80/20. Lösenord och signatur får du vid installationstillfället. Körs några andra Vision 80/20-produkter samtidigt så kommer man inte behöva logga in på dessa på nytt då lösenordsinformationen automatiskt förmedlas mellan programmen, s.k. single sign on. 1.2 Komma igång med Svara Introduktion till Svara Svara är telefonistens verktyg för att sköta den dagliga samtalshanteringen. Svara är uppbyggd av fyra olika flikar: Start, Resultat, Anknytning och Detalj. I Startfliken gör du sökningar samt kan se internmeddelanden som skickats mellan telefonister. I Resultatfliken visas resultatet av dina sökningar. I Anknytningsfliken visas personuppgifter samt i Detaljfliken visas ytterligare detaljer om personen. Överst till höger i Svara finns verktygsfältet där du kan nå de andra Vision 80/20-programmen som du har tillgång till. Längst ner i Svara finns Koppla-delen. Det är denna del som du använder för att ta emot och koppla samtal. I statusraden längst ner i fönstret kan du se dagens datum och tid, vem du är inloggad som och vilken telefonistplats du sitter på. Att välja utseende i Svara kan telefonisten göra själv via Användarjusteringar. Om man har standardversionen kan man välja mellan Förenklat eller Standard utseende. Visionutveckling 5

6 2 De olika delarna i Svara 2.1 Startfliken Startfliken är den flik som man möts av när man loggat in i Vision 80/20 och har standardsökutseendet inställd. Denna bild är också den som oftast visas i viloläge. (Tillval) Om du även har möjlighet att välja vilket område som sökningen skall utföras i kommer du ha en egen sökrad där ditt standardområde visas. Det är här du kan ändra sökområde. Det finns en inställning som gör att startbilden automatiskt visas så fort ett samtal avslutats. Nu är det också möjligt att med ett snabbkommando koppla direkt till det nummer som är angivet som personen i frågas mobilnummer. Kortkommandot för att koppla direkt till mobiltelefonnumret är: CTRL+M. Denna inställning görs av en systemtekniker i Svaras systeminställningar. För att komma tillbaka till startbilden kan du trycka på F5 eller ESC, för namnsökning. Nu går det även att ställa in så att sökningar inte utförs direkt vid inmatning i sökfältet utan först efter att Enter har tryckts. Detta är en smidig funktion som sparar minne om sökningar sker i stora databaser. Inställningarna görs av administratören i Administrera. Visionutveckling 6

7 Startbilden används till att utföra sökning. Sökning kan du göra på: Namn E-post Fax Mobilnummer Sökord osv. Verktygsfältet Verktygsfältet innehåller genvägar till andra Vision 80/20-program. Klicka på ikonen för att starta något av programmen. Om du har administratörsrättigheter kan du också nå programmen Ändra och Ändra Pro från detta fält. Om en anknytning har röstbrevlåda indikeras detta med en symbol högst upp i högra hörnet. Internmeddelanden I nedre delen av start-/söksidan finns en ljusgul ruta för intermeddelanden. Internmeddelanden är meddelanden som endast syns i Svara. Läs mer om hur du skapar internmeddelanden (Tillval) Om du har möjlighet att välja område som du söker i kommer du bara att se dem internmeddelandena för det standardområdet du valt när du loggar in. Statusraden I statusraden längst ner i fönstret kan du se dagens datum och tid, vem du är inloggad som och vilken telefonistplats du sitter på. 2.2 Resultatfliken Resultatet av sökningen presenteras i en lista och är svaret av din sökning. Svaret visar de uppgifter som passar in på den sökning du gjort. Om resultatet är en anknytning, visas anknytningens eventuella hänvisning och om meddelanden finns visas också de. Beroende på inställningar kan informationen variera. Dessa inställningar görs i Administrera. Visionutveckling 7

8 Resultatfliken kan användas till att: Förhandsgranska uppgifter för att enklare välja rätt person Hänvisa en anknytning eller grupp Meddela en anknytning eller grupp Ringa på en anknytning Begära ytterligare uppgifter: tryck Enter för att gå till anknytningsbilden Begära alla uppgifter, tryck Enter igen för att gå till detaljbilden För att markera en rad och röra dig uppåt och nedåt i resultatbilden använder du dig av piltangenterna uppåt och nedåt. För att koppla direkt till det nummer som finns inmatat i mobilfältet finns kortkommandot Ctrl+M att tillgå. Du kan också välja att gå tillbaka till sökrutan, med behåll av de sökvärden du tidigare skrivit in. Detta kan du göra antingen genom att trycka Alt + S, eller klicka på startfliken. Om abonnenten har ett frånvarobesked ser du detta genom en pil som visas längst till vänster. Du får även se en textrad under aktuell abonnent. Textraden innehåller Orsaks-, återkomsttid- och fråntid (Beroende på inställningar kan detta variera). Om abonnenten är hänvisad visas detta genom en röd pil. Om abonenten är vidarekopplad så visas. Om telefonen är öppen visas ingen information men om den är hänvisad men öppen visas. Det går också att i resultatfliken i svara se positioneringsinformation om de sökträffar som är anslutna till tjänsten. Positionen står i klartext under kolumnen Position - stad och dubbelklickar man på en av posterna så kommer man komma till anknytningsfliken där man får se en lite karta över den nuvarande positionen samt mer information om anknytningen. Visionutveckling 8

9 Förhandsgranskningsrutan När en abonnent är markerad får du en förhandsgranskningsruta för denne. I den här rutan visas information om abonnenten. För att se information om aktuell abonnent går du med piltangenterna nedåt eller uppåt i listan. Här kan svarsinformation och tips visas. Vilken information som visas beror på inställningar i systemet. Exempel på rutan förhandsgranska kan vara: Om en person har flera olika tips på sig visas endast de två tips med högst prioritet i rutan. 2.3 Anknytningsfliken Anknytningsbilden har två olika sidor. Den vänstra sidan innehåller information som hjälper användaren att besvara samtalet så snabbt och korrekt som möjligt. Den högra sidan används för att placera samtalet till någon annan. Anknytning kan bland annat användas till att: Skapa, ändra, ta bort svarsinformation Skapa, ändra och ta bort meddelanden Skapa, ändra och ta bort hänvisning Detaljgranska meddelanden Detaljgranska hänvisningar Detaljgranska scheman Anknytning, vänster sida Under fliken Anknytning visas information om den valda anknytningen. Är anknytningen delad visas alla de personer som finns på anknytningen i en lista. Ordningen på anknytningen bestäms av administratören. Med pilarna går du uppåt och nedåt i listan. Visionutveckling 9

10 Anknytningsbilden är den bild som med automatik visas för dig vid omstyrda samtal (Så kallade flashar). Förhandsgranska vid delad anknytning Genom att gå ned på de olika personerna med piltangenterna eller klicka med musen visas ytterligare uppgifter om aktuell person i den högra delen av bilden. Beroende på inställningar visas olika information. Oftast visas sätten att nå personen samt personens organisationstillhörighet och sökord. Tips Tips är information om en roll som hjälper telefonisten att snabbare hantera samtalet. Det kan vara information om ersättare, chef, telefontider eller kanske information om att samtal bör kopplas vidare till en mobiltelefon. Tips administreras i Vision 80/20 Ändra. Till tips kan ett antal symboler användas, läs mer om symbolerna i delen om Ändra. Svarsinformation Svarsinformation är till för att telefonist ska kunna besvara samtalet så snabbt och korrekt som möjligt (informationsmeddelande i föregående versioner). Visas alltid i anknytningsbilden oavsett om personen har meddelanden eller inte. Se vidare i kapitlet om Svarsinformation. Visionutveckling 10

11 Skillnaden mellan svarsinformation och tips är att svarsinformation alltid har symbolen samt att svarsinformation kan skapas av alla telefonister oavsett behörighet. Tips kan endast skapas av dem som har behörighet till Ändra. Både tips och svarsinformation visas i förhandsgranskningsrutan på startsidan i Svara. Passning Normalt sett kontrolleras uppgifter om passningsstället (ersättare) endast om det inte finns någon hänvisning på den. För att nå passningsstället markerar du med piltangent eller klickar med muspekaren på passningsstället och trycker Enter alternativt F12. Återhopp till den ursprungliga personen sker med F11. Passning är en funktion som vid rätt inmatning av uppgifter ger ett betydligt bättre samtalsflöde. Hänvisning Hänvisningen visas på samma sätt som i resultatbilden. För hantering av hänvisningar se kapitlet om hänvisningar. Överlappande och framtida hänvisningar Hänvisningar som går i varandra eller hänvisningar som ligger framåt i tiden, markeras med rubriken Hänvisad: återkommer [Dag Datum Tid]. Under rubriken visas de olika hänvisningarna mer detaljerat. När flera hänvisningar följer direkt på varandra visas den sista åter-tiden, dvs. när personen kommer tillbaka. Du kan också göra inställningar som visar hur många dagar framåt hänvisningarna med automatik ska visas. Funktionen ovan, som räknar ihop total hänvisningstid, underlättar för att kunna ge ett snabbt svar då en anknytning har många hänvisningar. Schema och hänvisningar Om en person har schema eller hänvisningar indikeras detta i klartext på i Anknytningsbilden. För att visa dessa grafiskt, Tryck F2 två gånger i snabb följd eller markera raden för Schema och hänvisningar och tryck Enter. Visionutveckling 11

12 Bilden visar schemabokning med vit bakgrund och hänvisningar med en rosafärgad bakgrund. Närvaroschema syns med grön bakgrund. Du kan flytta hänvisningar genom att klicka och dra, och ta bort dem genom att markera och trycka på Delete. Du kan få mer information genom att placera markören över hänvisningen. Välj fliken Hänvisningar om du vill se hänvisningarna i klartext. För att se scheman i klartext väljs fliken Scheman. Meddelande finns Texten "meddelanden finns" indikerar att aktiva meddelande finns, att röstmeddelande finns samt att sparade meddelanden finns. Aktiva meddelanden är meddelanden som ännu inte hunnits avmarkeras. Meddelandet är dvs på väg till personen, men mottagande system har inte bekräftat överföringen. Detta är normalt sett en mycket kort stund. Vision 80/20 Svara har dock en inställning som gör att alla meddelanden är aktiva och mottagaren måste själv kvittera dessa. Denna används vid undantagsfall. Visionutveckling 12

13 Röstmeddelanden indikerar att det finns intalat röstmeddelande i personens röstbrevlåda. Dessa kan raderas genom att markera raden och trycka Delete. Sparade meddelanden i Svara kan finnas kvar under en kortare eller längre tid. Dessa sparas på samma ställe som aktiva meddelanden visas, i anknytningsvyn. De sparade meddelandena är grå. Meddelandena sparas automatiskt och tiden som de ska lagras anges i inställningar till Svara. Normalt rekommenderas att meddelanden sparas ca två veckor. Då kan telefonist vid eventuella oklarheter enkelt och snabbt se meddelandeflödet. När meddelanden sänts iväg är det brukligt att meddelandeindikering sker på telefonen. Beroende på växeltyp kan textmeddelanden och röstmeddelanden ibland indikeras olika. Det kan även finnas koppling till det interna e-postprogrammet, vilket innebär att personen får meddelandet som ett e-postmeddelande. Fråga din administratör för att ta reda på vad som gäller för er installation. Ibland är indikeringen meddelande väntar aktiv, men telefonisten kan inte se något meddelande. Detta kan bero på att personen har fått ett textmeddelande till sin webbapplikation Informera från en annan person. Dessa meddelanden mellan olika personer visas inte i Svara. Vill du titta på personens inkorg (meddelanden) markerar du raden med piltangenten eller klickar med musen och trycker Enter eller trycker på F12. Nu visas alla meddelanden och de som är aktiva har en brevsymbol i början av texten. Länkning från andra roller Du kan på vänster sida i anknytningsfilken även se om personen är länkad från andra roller. T ex om denne är sekreterare för många andra. Om du markerar raden som beskriver att personen är länkad från andra roller och trycker Enter får du i resultatfliken upp de personer som är länkade till personen. Denna funktion är speciellt bra då du vill byta ut en sekreterare som många personer är länkade till. Då söker du upp sekreteraren, markerar texten "3 personer är länkade mot denna roll" och trycker Enter. Alla som är länkade mot rollen dyker då upp I resultatfliken och du kan markera alla och öppna dem i Ändra flera genom att trycka på F4. Visionutveckling 13

14 Köinformation Small Office Denna funktion är endast tillgänglig i Svara Small Office så om vanliga Svara körs får man bortse från all information som avser köer. En snabb överblick om hur många köer personen i fråga är medlem i och hur många av dessa som han är inloggad i. För att få ytterligare information om köer så dubbelklickar man på ikonen och får då upp ytterligare en vy där alla köer samt status för dessa visas. De ljusgrå indikerar köer som man är medlem av men inte inlogga i och de ljusblå köer man är medlem i och är inloggad i. Anknytning, höger sida Vad som syns på den högra sidan kan variera beroende på inställningar. Högra sidan används till: Söka samma organisation Söka samma sökord Koppla till mobiltelefon Tips! För att nå den högra delen av bilden trycker du på Tab, för att gå tillbaka till den vänstra används Tab igen. Visionutveckling 14

15 Bild Om foto finns inlagt syns detta i förminskad storlek på denna sida. Om man klickar på fotot visas en förstorad bild. Rekommendation för bildstorlek är 110*100 punkter. Information Här visas information som kan vara behjälplig för att besvara samtalet. Du kan inte redigera informationen, utan den är i rent informativt syfte. Beroende på inställningar som görs i Administrera kan innehållet under Information variera. Här kan du även koppla direkt till personens mobiltelefon genom att markera mobiltelefonraden och trycka Enter. Organisationsinformation Till höger i anknytningsbilden visas personens organisationstillhörighet. En person kan ha flera olika organisationstillhörigheter, vilka sorteras av systemets administratör. Genom att markera delar av organisationen med piltangenten eller klicka med musen och trycka Enter, Samma org eller F12 utför du samma organisationssökning. Sökordsinformation Under organisation, till höger i anknytningsbilden, visas personens sökord. En person har oftast flera olika sökord kopplade till sig, vilka sorteras av systemets administratör. Genom att markera sökordet med pil eller musklick och trycka Enter, Samma sökord eller F12 utför du samma sökordssökning. Tänk på att sökordsinformation kan vara till stor hjälp för att besvara samtalet. Hemlig information All information som markeras med orange "överstruken text" är hemliga uppgifter. Dessa får inte lämnas ut till allmänheten. Hemliga uppgifter kan vara personuppgifter så som personliga telefonnummer, hemnummer eller liknande. Vilka uppgifter som ska vara hemliga bestäms av den som på företaget är administratör. Visionutveckling 15

16 Positioneringsinformation Karta Om personen i fråga är ansluten till positioneringstjänsten så kommer det att visas en liten karta längst ner i informationsfältet på höger sida. 2.4 Detaljfliken Detalj Detaljbilden visar samtliga uppgifter om en viss person eller kortnummer. Denna når man genom att markera personens namn och trycka Enter eller Insert. Detaljbilden varierar, och det beror på att det finns möjlighet att justera informationen i Svara. Vänstra sidan Vänstra sidan visar främst information om personen. Vilken information som finns här är en inställning och väljs innan installationstillfället. Det kan därför hos Er se annorlunda ut. Information Här visas all information om personen, teleuppgiften eller kortnumret. Svara kan justeras på många olika sätt och flera olika informationsblock kan visas. Om du anser att informationen inte visas på ett bra och överskådligt sätt, kan detta enkelt förändras. Tala med den som administrerar systemet för att få önskad information på rätt ställe. Vi rekommenderar att den viktigaste och mest använda informationen visas först. Högra sidan Här presenteras en persons organisationstillhörighet och de sökord som är kopplade till densamma. Finns det fler organisationstillhörigheter eller sökord sorteras dessa i bokstavsordning. Nu kan även administratören bestämma ordningen i vilken dessa ska sorteras. Om organisationen har mer information, så som adressuppgifter visas en symbol i organisationsträdet. Vill du se informationen ställer du dig på raden och då visas informationen i en egen ruta till vänster. Under fonetik kan du se personens fonetiska stavningar. Klicka på plus-tecknet för att se dem. Högra sidan kan användas till att: Söka samma organisation (Ger information om personens organisationstillhörighet) Söka samma sökord (Ger information om personens sökord) Visionutveckling 16

17 Organisationsinformation Information som rör organisationen mer än personen bör lagras på organisationen. Det kan vara information som besöksadress, faxnummer mm. På detta sätt sparar man mycket tid. När det finns organisationsinformation visas det med symbolen. När du är på detaljbilden och ställer dig på en rad med symbolen visas informationen till vänster på bilden ihop med andra uppgifter för anknytningen. Sökordsinformation Till höger på detaljbilden visas personens sökord. En person har ofta flera olika sökord kopplade till sig. Dessa sorteras av den som administrerar systemet. Genom att markera sökordet med piltangenten eller musklickning och sedan trycka Enter, Samma sökord eller högerpil, utför du en "samma sökordsökning". Beakta att sökordsinformationen är användbar för att besvara samtalet. Visa hela trädet Genom att markera raden Visa hela trädet på Detaljflikens högra sida och trycka Enter kan du se hela ditt företags organisationsträd. Den organisation som tillhör den person vars detaljbild du är inne på är då fetmarkerad. Om du vill söka upp alla personer som tillhör en av organisationerna kan du markera organisationen i trädet och trycka Enter. Du får då upp sökresultatet i Resultatfliken. Visionutveckling 17

18 3 Sök i Vision 80/ Om sökningar Sökning sker från Startfliken och du når denna genom att trycka på Escape. (Tillval) Om du även har möjlighet att välja vilket område som sökningen skall utföras i kommer du ha en egen sökrad där ditt standardområde visas. Det är här du kan ändra sökområde. Förutom bokstäver kan du göra sökning på citattecken och understreck. När du skrivit in ditt sökord avslutar du alltid med Enter för att se sökresultatet. Om du markerar en person i sökresultatet och trycker Enter igen kommer du till Anknytningsfliken. Där visas ytterligare information om personen. Ytterligare en knapptryckning på Enter härifrån tar dig till Detaljfliken där ännu mer information om personen visas. Alla resultat som passar in på din sökning visas. Detta ger dig stora fördelar, men ställer samtidigt krav på dig. Om sökningen är för stor kommer Svara att fråga om du verkligen vill genomföra sökningen. Du kan välja fortsätta här, men tänk på att stora sökningar tar onödigt lång tid. Sök på förnamn Så här gör du en sökning på förnamn: 1. Tryck Escape för att nå startsidan 2. Placera markören i namnfältet. 3. Skriv mellanslag och förnamn. 4. Tryck Enter. Du kommer då till resultatfliken. 5. Tryck Enter igen för att komma till anknytningsfliken. 6. Tryck Enter igen för att komma till detaljfliken. Visionutveckling 18

19 Sök på anknytning Så här gör du en sökning på anknytning: Tryck Escape för att nå startsidan 1. Placera markören i namnfältet. 2. Skriv anknytningen i namnfältet. 3. Tryck Enter. Du kommer då till resultatfliken. 4. Tryck Enter igen för att komma till anknytningsfliken. 5. Tryck Enter igen för att komma till detaljfliken. Sök på efternamn Så här gör du en sökning på efternamn: 1. Tryck Escape för att nå startsidan 2. Placera markören i namnfältet. 3. Skriv efternamnet i namnfältet. 4. Tryck Enter. Du kommer då till resultatfliken. 5. Tryck Enter igen för att komma till anknytningsfliken. 6. Tryck Enter igen för att komma till Detaljfliken. Sök exakt stavning Så här söker du på exakt stavning: Skriv "efternamnet" eller mellanslag för "förnamnet" och sätt det du söker på inom citationstecken. 1. Tryck Enter. Du kommer då till resultatfliken. 2. Tryck Enter igen för att komma till anknytningsfliken. 3. Tryck Enter igen för att komma till detaljfliken. 3.2 Avancerad sökning Fritextsökning Sök fritt, som är det nedre fältet av de två sökfälten, används för fritextsökning eller målsökning. Om du inte anger ett mål sker automatiskt en fritextsökning. Om valtangenten F8 trycks ned i detta läge kan du välja att begränsa din sökning till olika sökområden. Sök fritt: Gå till fritextfältet genom att trycka F6. Visionutveckling 19

20 Skriv in sökordet, om du vill begränsa din sökning till ett sökområde, tryck Val F8 och välj Sökområde: Du får hela tiden upp antalet träffar sökordet har. 1. Tryck Enter. Du kommer då till resultatfliken. 2. Tryck Enter igen för att komma till anknytningsfliken. 3. Tryck Enter igen för att komma till detaljfliken. Målsökning Med målsökning gör du ett urval som begränsar din sökning. Med målsökning menas att vi väljer att söka på organisations-, sökord- eller personligt relaterade uppgifter. Målsökning gör du när du vet att resultatet kommer att bli stort. Sök med målsökning: 1. Tryck måltangenten F7. 2. Textmarkören flyttar nu ner till fältet under. Skriv in sökordet och välj med F7 om du vill söka på Organisation, Sökord eller Person. 3. Du ser hela tiden hur många träffar du får på ditt sökord 4. Tryck Enter. Du kommer då till resultatfliken. 5. Tryck Enter igen för att komma till anknytningsfliken. 6. Tryck Enter igen för att komma till detaljfliken. När du gör en målsökning på personfliken kommer du få upp en rullgardinslista på olika val för vad du kan söka på. För att välja det mål du vill söka på trycker du på nedåtpilen och sedan Enter. Visionutveckling 20

21 Samma organisation Ofta när en hänvisad anknytning söks gäller det att snabbt kunna få fram ett alternativ, t ex en ersättare. Samma organisationssökning görs från resultat- eller anknytningsbilden och avser sökning på anknytningar som har samma organisation som den markerade anknytningen. För att kunna göra sökning på Samma sökord, kan man gå tillväga på två olika sätt: Markera abonnent i resultat- eller anknytningsbilden Tryck F9 (samma organisation). Välj organisation om anknytningen har fler än en organisationstillhörighet. Har den sökta anknytningen endast en organisationstillhörighet, visas direkt de personer som har samma organisationstillhörighet. Har personen fler än en organisationstillhörighet efterfrågas vilken organisation som ska utgöra basen för sökningen. Eller Gå till abonnentens Anknytningsbild. Markera organisationstillhörigheten som du vill göra en samma organisationsökning på. Tryck Enter Samma sökord Ofta när en hänvisad anknytning söks gäller det att snabbt kunna få fram ett alternativ, t. ex en ersättare. Samma sökord-sökning görs från resultat- eller anknytningsbilden och avser sökning på anknytningar som har samma sökord som den markerade anknytningen. För att kunna göra sökning på Samma sökord, kan man gå tillväga på två olika sätt. Markera abonnent i resultat- eller anknytningsbilden Tryck F10 (samma sökord). Visionutveckling 21

22 Välj sökord om anknytningen har fler än ett sökord. Har den sökta anknytningen endast ett sökord, visas direkt de personer som har samma sökord. Har personen fler än ett sökord efterfrågas vilket sökord som ska utgöra basen för sökningen. Eller Gå till abonnentens anknytningsbild. Markera sökordet som du vill göra en samma sökord-sökning på. Tryck Enter Visionutveckling 22

23 4 Hänvisningar - Skapa en hänvisning 4.1 Öppna hänvisningsfönstret Hänvisa en anknytning genom att trycka på funktionstangenten F2, märkt Hänvisa. Välj orsak Orsak till hänvisning väljs genom att ange nummer för orsaken, även kallat orsakskod. Tryck sedan på Enter för att bekräfta. Orsak kan också anges genom att bläddra i rullgardinslistan till höger, där det står i klartext. Bläddra i listan genom att trycka pil ned. Visionutveckling 23

24 Välj datum och tider Datum och tid kan anges på flera olika sätt, och Svara hjälper dig automatiskt att räkna fram datumet och formatera det rätt: Ange inget datum. Anges inget datum väljs dagens datum automatiskt. Ange återkomstdag i klartext. Skriv in t ex Fre och tabba till nästa fält. Svara räknar automatiskt fram rätt datum. Ange återkomst om ett visst antal dagar. Skriv t ex +14för att ange att personen är åter om 14 dagar. Svara räknar automatiskt fram datumet. Ange återkomst i datum. Det finns olika sätt att skriva det på, t.ex , , , 10/31. Svara tar automatiskt fram datumet i rätt format. Ange tillsvidare. Skriv.. eller? Svara fyller automatiskt i texten "Tills vidare". Visionutveckling 24

25 Ange datum via kalendern. Ta fram kalendern genom att trycka på mellanslag och navigera i kalendern med piltangenterna. Rätt dag väljs med att trycka på Enter. Kalenderbilden kan stängas med tangenten Esc. Orsakskoden har antal dagar förinställt. Om ingen dag anges, så väljs detta från inställningar till respektive orsakskod. Ange återkomsttid i klockslag. Skriv in t ex 8, 830, 0830, 08:30. Svara fyller automatiskt i rätt tid. Ange återkomsttid om ett visst antal timmar Skriv in t ex +2 för att ange att personen är åter om två timmar. Svara räknar automatiskt fram tiden. Orsakskoden har tid förinställt. Om ingen återkomsttid anges, så väljs tiden från inställningar till respektive orsakskod. Fråntider anges på samma sätt som tilltider. Anges ingen fråntid, tas aktuellt klockslag. Visionutveckling 25

26 Skriv text Till hänvisningen kan man ange typ av textinformation. Tänk på att denna text visas för alla användare genom webbapplikationen Informera. Välj vart telefonen ska kopplas Du kan här välja om du vill att anknytningen ska vidarekopplas till telefonist, röstbrevlåda eller annat nummer. Du hittar de olika ställena att vidarekoppla till genom att bläddra i rullisten till höger. Du kan också i fältet skriva in det nummer dit du vill att din telefon ska vara vidarekopplad. Detta gäller endast vissa växlar, kolla med systemadministratör om det gäller just er växel. Välj om telefonen ska vara öppen I rutan "öppen telefon" kan man välja så att samtalen kommer fram, och att anknytningen inte stängs. Gör detta genom att sätta en bock i rutan för "öppen telefon". Detta görs ofta vid gruppanknytningar. Klicka OK för att spara. 4.2 Indikering av hänvisning En hänvisning kan ha olika färg beroende på om den är aktiv eller ej. Nedan beskrivs de olika färgkombinationerna i Svara. Röd text Blå text Indikerar en aktiv hänvisning. Indikerar att hänvisningen kommer att bli aktiv inom 24 timmar. Svart text Indikerar en hänvisning som kommer att träda i kraft längre fram än 24 timmar från nu. Grå text Indikerar att hänvisningen gått ut och endast ligger kvar som information. 4.3 Redigera hänvisning Om du vill ändra en hänvisning markerar du den aktuella hänvisningen och trycker Enter. Formuläret presenteras och du kan ändra uppgifterna. För att spara tryck Enter, eller för att avbryta tryck Esc eller klicka på avbryt. Visionutveckling 26

27 4.4 Ta bort en hänvisning För att ta bort en hänvisning markerar du den aktuella hänvisningen i Anknytningsfliken och trycker på Delete. Du kommer då få en fråga om du verkligen vill ta bort den aktuella hänvisningen. 4.5 Snabbhänvisning Snabbhänvisning används då du redan vet ett anknytningsnummer. Genom att ange anknytningsnumret i namnfältet visas direkt ett inmatningsfält för orsak. Orsak anges med ett numeriskt värde. Efter att orsak angivits, kan återkomst tid eller datum anges. 4.6 Grafisk vy Om du vill se en hänvisning i en grafisk vy, där du enklare får en överblick över var abonnenten befinner sig kan du klicka på knappen för Grafisk vy. Du kan också genom att trycka F2 två gånger komma direkt från Svara till den grafiska vyn. Du kan nu markera med muspekaren och dra den tiden du vill hänvisa telefonen. Tryck Enter. Datum och tid är nu ifyllda. Visionutveckling 27

28 Skapa, redigera samt ta bort hänvisning i Grafisk vy Telefonisten har möjlighet att redigera en hänvisning i en grafisk vy istället för i textform. Gå till Anknytningssidan för den aktuella anknytningen. Tryck F2 två gånger i snabb följd eller dubbelklicka på texten Visa hänvisningar grafiskt för att få upp den aktuella hänvisningen. Visionutveckling 28

29 Alternativ 1: Dubbelklicka på den hänvisning du vill ändra, fyll i de nya uppgifterna och klicka på OK. Alternativ 2: Flytta hänvisningen genom att ta tag i den med musen och dra den till dess nya tid och plats. Ett fönster med de ändrade uppgifterna visas. Klicka på OK. Du kan även välja att dra i övre och undre kanten av hänvisningen för att på så sätt förlänga eller förkorta hänvisningen. Om du vill ta bort en hänvisning från den grafiska vyn markera med markören på den hänvisning du vill ta bort och tryck på Delete. Du kommer då få upp en kontrollfråga, klicka på Ja för att fullfölja. Visionutveckling 29

30 4.7 Grupphänvisning Du kan registrera en grupphänvisning genom att i resultatbilden markera alla de du vill lägga på en grupphänvisning. Håll nere Shift-tangenten medan du trycker på pil ned för att markera hela listan. eller: Tryck Ctrl och klicka med musen för att markera enstaka abonnenter ur listan. Tryck sedan på F2 (Hänvisa-knappen) för att utföra uppgiften. Fyll i uppgifterna och tryck Enter, eller klicka på OK. Det är inte möjligt att ändra alla i en grupphänvisning samtidigt utan du kan endast gå in och ändra på var och en. I stället kan du ta bort grupphänvisningen och skapa en helt ny. För att ta bort en grupphänvisning: Markera en av de personer som innefattades av grupphänvisningen Tryck sedan på Delete-knappen. Du kommer att få upp en lista över de personer som omfattas av grupphänvisningen. De personer som omfattas är markerade, vill du inte ta bort alla från grupphänvisningen avmarkerar du de som inte ska upphöra. Tryck OK så försvinner hänvisningen från de markerade abonnenterna. Visionutveckling 30

31 5 Meddelanden 5.1 Meddelanden till en anknytning Skapa ett meddelande För att lägga till ett meddelande trycker du på F3. Du kan skriva meddelandet från resultat- eller anknytnings eller detaljbilden. I rutan visas endast de meddelandesätt som anknytningen kan ta emot meddelanden på. De meddelandesätt som valts som standard är redan förkryssade. Lägg märke till fältet Kopia som låter dig skicka en kopia av meddelandet till en annan person. För att kunna välja ett meddelandesätt till en person krävs det att personen har möjligheter att ta emot det. Vi kan t ex inte välja SMS om personen vi ska skicka meddelande till inte har en mobiltelefon angivet i sina uppgifter. Du kan fortfarande besvara ett samtal medan du skriver ett meddelande genom att gå ned till Koppla med Page down. Meddelanderutan ligger kvar i aktivitetsfältet och kan tas upp genom att klicka på det. Om du skriver in en anknytning och trycker Enter så kommer abonnentens anknytningsbild att visas istället för att ett meddelande skickas. För att gå tillbaka används F11 eller stå längst upp på namn och tryck på Enter för att ta tillbaka anknytningsbilden. Visionutveckling 31

32 Du får nu en tydligare information på status på meddelandet. Redigera ett meddelande Vill du ändra ett meddelande markerar du meddelanderaden i anknytningsfönstret och trycker sedan på höger pil alternativt tryck Enter. Sedan väljer du det meddelande du vill ändra och trycker på höger pil alternativt trycker Enter varpå meddelandet visas för inmatning. Att ändra ett meddelande går oftast inte. Överföringen av det ursprungliga meddelandet går så fort att meddelandet oftast hunnit fram innan du hinner ändra det. Ta bort ett meddelande För att ta bort ett meddelande, (observera att endast aktiva meddelanden kan tas bort), ställer du dig på det aktuella meddelandet och trycker på Delete. Svara kommer att fråga om du verkligen vill ta bort meddelandet. Visa oöppnade meddelanden Funktionen Visa oöppnade meddelanden når du genom att på startfliken trycka på valknappen (F8) och där välja alternativet Fler val. Funktionen visar alla meddelanden som ligger oöppnade. Listan innehåller: Namn, anknytning, organisation (nivå2), avdelning (nivå3) och datum. Du får också upp signatur, meddelandesätt och text på meddelandet. Listan på de oöppnade meddelandena har du möjlighet att skriva ut på papper eller öppna på bildskärmen. Visionutveckling 32

33 Använd meddelandemall Det har blivit mycket tydligare att skriva meddelanden efter meddelandemallar. När en person vill lämna ett meddelande till någon där det finns en färdig mall gör du enligt exemplet nedan. Grunden till meddelandemallarna formateras av administratören i Ändra Pro. Exempel: "Therese Lund" ska göra en taxibokning: Sök upp anknytningen som har hand om beställning av taxiresor (I det här fallet "Cathrin Svensson"). Tryck på F3 (Meddelande), välj därefter meddelandemallen för Taxi. Visionutveckling 33

34 Meddelanderutan byts ut mot ovanstående bild. Fyll i uppgifterna i fälten. Tryck på OK. Inbox Inboxen når du från anknytningsfliken där du markerar raden med ett brev längst till vänster och trycker Enter. Texten till höger om brevet kan variera beroende på vilka meddelanden som finns. Visionutveckling 34

35 Se status hos meddelande I Inboxen kan du se status hos alla meddelanden som är skickade till personen. Gruppmeddelande Du kan registrera ett gruppmeddelande genom att i resultatbilden markera alla de man vill lägga på ett gruppmeddelande. Håll nere Shift-tangenten medan du trycker på pil ned för att markera hela listan. eller: Tryck Ctrl och klicka med musen för att markera enstaka abonnenter ur listan. Tryck sedan på F3 (Meddelaknappen) för att utföra uppgiften. Skriv in meddelandet och tryck Enter, eller klicka på Ok. Gruppmeddelanden tas bort på samma sätt som vanliga meddelanden. Visionutveckling 35

36 5.2 Internmeddelanden mellan telefonister Skapa ett internmeddelande Internmeddelanden är meddelande som endast visas för andra telefonister i Svara. Internmeddelande syns i den gula rutan längst ner på start-/sökbilden. Internmeddelanden hanteras genom valtangenten F8 i startbilden. (Beroende på inställningar kan denna bild se olika ut.) Du kan själv skapa internmeddelande genom att: Gå till Startbilden (F5) och tryck F8 för Val. Välj Skapa internmeddelande och fyll i text. Du kan även välja att göra internmeddelandet tidsbegränsat. Skriv då in datum och tid i fälten bredvid "visa till". Tryck sedan Enter eller klicka på OK för att spara. Visionutveckling 36

37 När ett nytt internmeddelande har skapats blinkar statusraden i orange med texten "Nytt internmeddelande". Om du befinner dig på en annan sida, tryck F5 eller Esc för komma till startsidan och kunna läsa meddelandet. Dubbelklicka, eller markera och tryck Enter, för att öppna och läsa hela meddelandet. Statusraden slutar att blinka när du öppnar det nya meddelandet eller när du kvitterar det genom att klicka på den gula knappen till höger i rutan. Redigera ett internmeddelande För att ändra ett internmeddelande dubbelklickar du på meddelandet i startfliken. Sedan ändrar du meddelandet och trycker på OK för att spara. Ta bort ett internmeddelande När du har läst ett internmeddelande kan du kvittera det genom att klicka på. Meddelandet försvinner då från din skärm, men du kan alltid läsa det igen genom att välja F8, Visa alla internmeddelanden. Se alla internmeddelanden För att visa tidigare lästa och olästa internmeddelanden, ta fram Val i startfliken välj Visa alla internmeddelanden. Skriv ut internmeddelanden För att skriva ut tidigare internmeddelanden, ta fram valmenyn (F8) och välj "Skriv ut internmeddelanden". Du kommer då att få välja vilken skrivare du vill skriva ut på. Välj skrivare och tryck Enter eller klicka OK. Visionutveckling 37

38 6 Svarsinformation 6.1 Skapa svarsinformation Vissa anknytningar ska besvaras på ett specifikt sätt. Detta kan vara enkla uppgifter såsom "Vid privatsamtal koppla till mobil" etc. Det viktiga är att dessa uppgifter endast visas för telefonisten. De visas dessutom vid sökning med en: Genom att välja Skapa svarsinformation kommer dialogrutan fram. Fyll i svarsinformation och klicka på OK. 6.2 Redigera svarsinformation Vill du ändra ett svarsmeddelande markerar du raden och trycker på F12 alternativt Enter varpå informationen visas. När svarsinformation ändras behåller den sin plats i listan. 6.3 Ta bort svarsinformation För att ta bort ett svarsmeddelande markerar du det och trycker på Delete. Systemet kommer att fråga om du verkligen vill ta bort raden, bekräfta. Visionutveckling 38

39 7 Användarjusteringar 7.1 Om användarjusteringar i Svara Svara bygger på att mycket ska kunna justeras lätt. För att justera behövs specifik behörighet. Vi rekommenderar att ni, inom de olika telefonistgrupperna, har samma typ av inställning. Det som kan justeras är det som visas i t ex förhandsgranskning vid sökning och vad som ska visas i söksvaret. Justering kan även ske på den högra delen av anknytningsbilden för att bestämma vilken information som ska visas. Även detaljbilden kan justeras så att just den aktuella informationen visas. Vi rekommenderar även att ni dokumenterar de justeringar som görs inför nya versioner av Svara. 7.2 Ställ in utseendet på din terminal Under användarjusteringar har du själv möjlighet att göra vissa justeringar på din egen terminal. Allmänt Du kan ändra typsnitt om vissa tecken visas otydligt. Vissa användare har haft svårighet med att se skillnad på siffran 6 och 9, framför allt på platta skärmar (TFT) Om du önskar en större text på din skärm kan du öka antalet punkter i typsnittet. Visionutveckling 39

40 Resultat Här kan du ställa in hur du vill se hänvisningarna under fliken Resultat. Om du endast vill se "röda" hänvisningar. dvs. aktiva hänvisningar, eller hänvisningar inom en viss tidsperiod. Att välja utseende i Svara kan telefonisten göra själv via Användarjusteringar i Svara, välj mellan Förenklad eller Standard. Anknytning Här kan du ställa in hur du vill se hänvisningarna under fliken anknytning. Om du endast vill se aktiva hänvisningar eller hänvisningar inom viss tidsperiod. Tips! Med tangentkombinationerna Ctrl + + och Ctrl + - kan du snabbt göra textstorleken större och mindre. 7.3 Byt lösenord Om du vill byta ditt lösenord för att komma in i Svara så gör du det via valknappen (F8) som du når när du står i på startfliken. Gör sedan på följande sätt: Skriv in tidigare lösenord, ändra till nytt och bekräfta. Visionutveckling 40

41 8 Leta: Verktyg för att söka i externa dokument 8.1 Sök i Leta För att söka i endast Leta kan du göra på två följande sätt: (Tillval) Om du har möjlighet att välja område för dina sökningar kommer du även i Leta få välja i vilket område du arbeta. Skriv in ditt sökord i namnfältet på startbilden i Svara. Tryck valknappen F8 och 6 eller stega ner med piltangenten till Leta och tryck Enter. Eller Skriv in ditt sökord tillsammans med prefixet <, t ex < telefoner, i namnfältet på startbilden. Tryck Enter. Sökträffar i Svara När du söker i Svara kan du även få träffar i Leta. Längst ner i sökresultatet ser du hur många träffar du får i Leta, dubbelklicka eller markera och tryck Enter för att få upp dessa träffar. 8.2 Skapa ny information i Leta För att lägga in information i Leta behöver du ha behörighet till Leta underhåll. Om du inte har behörighet, kontakta systemadministratör. Gör så här: Välj Leta (genom F8 eller symbolen i verktygsfältet) Tryck F8 och välj "Lägg till ny text". Fyll i namn, detta är rubriken på informationen. Om kategorier finns upplagda, välj kategori. Skriv in sökord som inte finns med i texten men som ändå ska leda till texten, separera med mellanslag. Skriv in informationen antingen som löpande text eller justerad efter rutnät, välj flik. Alla ord i Leta-texten är inte sökbara från början, utan du måste själv välja vilka ord eller rader du vill ska vara sökbara. Dessa tecken används för att göra ord och meningar sökbara i Leta: <Ord> Gör ordet sökbart i Svara.? Frågetecken framför en rad gör alla ord på raden sökbara. Visionutveckling 41

42 Tryck F8, välj Spara & stäng. Din text är sparad. Om du vill göra informationen sökbar på ord som inte finns med texten kan du skriva dem i rutan för Alternativa sökord. T ex om du skriver om säkerhet kanske du vill göra informationen sökbar även på ord som Katastrof, Olycka mm. 8.3 Redigera information i Leta 1. Markera texten du vill ändra. 2. Tryck F8 och 5, eller stega ner till Ändra text. 3. Du kan nu göra ändringar i texten. 4. Tryck F8, välj Spara & stäng. Din text är sparad. Visionutveckling 42

43 Ta bort information i Leta Markera texten du vill ta bort. Tryck F8 och 5, eller stega ner till Ta bort text. Tryck Enter. Bekräfta borttagandet med Ja. Visionutveckling 43

44 9 OCS-integration I detta kapitel kommer de allra vanligaste funktionerna i Microsoft Office Communicator (OCS) som är relevanta för Vision 80/20 att beskrivas. Till att börja med så måste vi klargöra att allt som står med i detta kapitel endast gäller om OCS används, om så inte är fallet kan man bortse från detta kapitel då inga av dessa funktioner finns tillgängliga i annat fall. Det är också en tilläggsmodul till det ordinarie programmet, dvs. den ingår inte från början. Den riktar sig i dagsläget mot användarna av Small Office utgåvan av Svara. OCS är ett omfattande program och för mer information om programmet så kontakta Microsoft. Mycket av informationen i detta kapitel är hämtad från ett Microsoft dokument vid namn Microsoft Office Communicator 2007 The Enhanced Presence Model och det går att få tag på via Microsoft. Vad OCS gör kan kort sammanfattas med närvarohantering. Det brukar på engelska kallas för Presence and Availability Management (PAM) och rör närvarohantering, tillgänglighet samt en rad med annan information om användarna av OCS. Microsoft kallar det för Enhanced presence awareness vilket kan tolkas som en vidareutveckling av närvarohanteringsinformation. Det mest uppenbara sättet att se OCS närvaro i Vision 80/20 är genom den närvaroikon som representerar kontaktens status. En närmare beskrivning på vad statusikonens olika färger betyder och vad som kan vara orsaken bakom att de visas finns beskrivet i tabellen nedan. Merparten av interaktionen med OCS sker också genom att man klickar på närvaroikonen med vänster musknapp för att få upp en meny med diverse val. Valen är: Ring upp Ringer upp den önskade kontakten. Ring upp via datorn Låter dig ringa ett samtal via OCS-klienten. Skicka ett e-postmeddelande Låter dig skicka ett e-postmeddelande Skicka ett snabbmeddelande Låter dig skicka ett meddelande via OCS.klienten Tagga för avisering om statusändring Låter dig märka användaren så att en liten pop-up visas då användarens status förändras. Kalenderstatus: - Visar aktuell kalenderstatus. De flesta av valen har ganska uppenbara funktioner men tänk t.ex. på att Ring upp via datorn kräver att bägge parter har någon typ av mikrofon samt högtalare/hörlurar för att det ska fungera. Tagga för avisering om statusändring är en väldigt praktisk funktion om du vill ha tag på någon så fort personen i fråga blir tillgänglig. OCS-klienten gör jobbet enklare för dig genom att meddela dig så fort som personens status ändras till tillgänglig, vilket gör att man oftast hinner få tag på personen innan de försvinner iväg på eventuellt annat möte eller dylikt. Likaså så är Kalenderstatus inget egentligt val utan ger dig bara information om den aktuella statusen på personen. Visionutveckling 44

45 Man kan säga att Vision 80/20 använder sig av två sätt att kolla OCS-status. Primärt så skickas förfrågan om status till klienten, finns ingen information att hämta från klienten så skickas förfrågan vidare till OCS-servern. Vid serverkoppling så är det OCS-servern som sköter statushanteringen. Vid serverkoppling så går det inte att klicka på statusikonen för att få fram en meny, för att detta ska fungera krävs att en klient är installerad. Visionutveckling 45

46 Närvaroikon Statustext Beskrivning Tillgänglig Upptagen I Samtal I Konferenssamtal I Möte Stör Ej Stör endast om det är brådskande Ej tillgänglig, Strax tillbaka Inaktiv Upptagen (Inaktiv) Offline Närvaro Okänd Blockerad Kontakten är online och kan delta I konversationer. Användaren sätter sin status manuellt, men nästa automatiska statusinställning kommer åsidosätta denna. Kontakten är tillgänglig men är upptagen med en annan aktivitet. Möjliga aktiviteter kan vara följande: I Samtal Kontakten är upptagen med en telefon-, röst- eller videokonversation. I konferenssamtal Kontakten är upptagen i en flerpartskonversation som använder, telefon-, röst-, video- eller applikationsdelning. I ett Möte Outlook-kalendern visar kontakter som ha bokat ett möte. Användaren kan ställa in status manuellt. Kontakten har tilldelat dig en tillgångsnivå annat än Team, och kontakten har manuellt satt sin tillgänglighetsstatus till Stör Ej. Kontakten har tilldelat dig tillgångsnivån Team och kontakten har manuellt satt sin tillgänglighetsstatus till Stör Ej. Kontakten är troligen inte tillgänglig. Status visas för följande orsaker: Kontaktens dator har varit inaktiv längre än den förinställda tiden för inte vid datorn : förinställt till 15 minuter. Kontakten har satt sin närvarostatus manuellt till Inte vid datorn. Kontakten har låst datorn. Kontakten har ställt sin status till Strax Tillbaka manuellt. Kontakten kan vara tillgänglig men personens dator har varit inaktiv längre än den förutbestämda tiden för inaktivitet (förinställd till 5 minuter) men inte tillräckligt länge för att statusen ska ändras till Inte vid datorn. Kontaktens skärmsläckare kan eventuellt ha startat. Statusen sätts av Communicator. Kontakten är I möte eller har samtal, och datorn har varit inaktiv längre än de förinställda 5 minuterna. Eventuellt har kontaktens skärmsläckare gått igång medan statusen var Upptagen. Denna status sätts av Communicator. Kontakten är inte tillgänglig. Status visas för följande orsaker: Kontakten har satt sin status så den ser ut att vara Offline. Communicator 2007 körs inte på kontaktens dator, eller så har kontakten inte loggat in. Kontakten har blockerat dig från att se hans eller hennes närvarostatus. Communicator 2007 kan inte avgöra status för denna kontakt. Denna status visas vanligtvis för att kontaktens närvarostatus lagrats I ett annat datorsystem, så som en organisation som inte är en integrerad partner. Du har blockerat kontakten från att se din närvarostatus. För personen som du har blockerat så visas din status som Offline. Visionutveckling 46