Riktlinjer. Samverkan

Transkript

1 Riktlinjer Samverkan 1

2 Innehåll Samverkansriktlinjer 1 Ordlista 2 Inledning 2 Syfte med ernas arbete 2 Luleå Kommuns samverkansorganisation 3 Samverkangruppens uppdrag enligt MBL 3 När och vad ska man informera om? 4 När ska man förhandla? 4 Vad ska man förhandla? 4 Med vem ska man förhandla? 5 Hur ska förhandlingsunderlaget se ut? 5 När är förhandlingen avslutad och vad händer om man inte är överens? 5 Samverkansgruppen är tillika skyddskommitté 6 Samverkansgruppens uppdrag enligt AML 6 Företagshälsovård 6 Nyttjande av externa arbetsmiljökompetenser 6 Riskbedömningar och handlingsplaner enligt 3kap. 2a 7 Riskbedömning vid förändring 7 Upplysning och utbildning rörande arbetsmiljön 7 Anpassnings- och rehabiliteringsverksamheten på arbetsstället 7 Lagstiftning och myndighetskontakter 7 Sjukfrånvaro, frisknärvaro och rehabilitering 7 Tillbud och olycksfall 7 Brand och kris 8 Frågor som inte behandlas i 8 Verksamhetsfallet: 8 Individfallet: 8 14-MBL 8 Representation 8 Antal ledamöter i samverkan 9 Arbetsformer för 9 2

3 Ordlista Samverkansorganisation Samverkanssystem AG ATO MBL AML DiskrL KÖS FÖS VÖS LARS AD SACO Inledning Partsammansatt organisation för samverkan Rutiner på hur samverkan ska ske Arbetsgivare Arbetstagarorganisation Medbestämmande lagen Arbetsmiljölagen Diskrimineringslagen Kommunövergripande Förvaltningsövergripande Verksamhetsövergripande Lokalt anpassad representativ Arbetsdomstolen Sveriges akademikers centralorganisation Denna samverkansriktlinje behandlar hur den representativa samverkan ska ske i Luleå kommun. Grundläggande för samverkansarbetet är att arbetsgivare tillsammans med medarbetare och arbetstagarorganisationer driver verksamhetsutvecklingen. Samverkan ska ge utrymme för dialog mellan parterna i syfte att främja verksamheten, arbetsmiljön och mångfald. För samverkan med individ och arbetsgrupp finns särskild riktlinje. (Riktlinjer Medarbetarsamtal, lönesamtal och arbetsplatsträffar) Syfte med ernas arbete Luleå kommuns gemensamma värdegrund - engagemang, ansvarstagande och kompetens -ska genomsyra allt arbete i Luleå kommun, så även samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagarparter. Samverkansgruppen har ansvar att följa gällande lagar samt centrala och lokala avtal. I en genomförs information och förhandling enligt MBL och samverkan enligt AML och DiskrL. Enligt intentionerna i MBL och AML ska samverkan med arbetstagarorganisation vara en naturlig del i arbetsgivarens beslutsprocess. Syftet är att resonera om verksamheten och inhämta synpunkter och kunskaper. Luleå Kommuns samverkansorganisation Samverkansgrupper ska finnas på kommunövergripande nivå, KÖS, och på förvaltningsnivå, FÖS. Alla förvaltningar har en, FÖS. Är förvaltningens verksamhet sådan kan samverkan ske på verksamhetsnivå och enhetsnivå. Varje förvaltning anpassar struktur och representation i sin samverkansorganisation utifrån sin verksamhet och detta fastställs i på förvaltningsnivå. Parternas representanter ska ha mandat och förhandlingsrätt enligt MBL. Information om respektive förvaltnings samverkansorganisation läggs upp på intranätet. Det ska framgå vilka er förvaltningen har, när man har inplanerade möten (t.ex. varje månad) samt antal permanenta deltagare i gruppen. Protokollet ska läggas ut på intranätet. I en fullgörs arbetsgivarens lagstiftade skyldigheter gentemot arbetstagarorganisationerna. Samverkansgrupper finns på de nivåer där beslut tas samt där delegationsordningen tillåter. Alla er är forum för representativ samverkan. Fråga behandlas i den där beslutet fattas. Rör en fråga flera er så lyfts frågan till övergripande nivå. 3

4 Om det i uppkommer frågor som inte omfattas av arbetsgivarrepresentantens ansvar eller befogenhet ska ärendet lämnas till aktuell beslutsnivå för behandling. Om en fråga uppstår som kräver snabb eller särskild behandling så kan arbetsgivaren kalla berörd arbetstagarorganisation till särskilt möte om den frågan. Detta sker i undantagsfall. Samverkangruppens uppdrag enligt MBL Samverkansgruppen är Luleå kommuns forum för information och förhandling enligt 11, 12 och 19 MBL. Arbetstagarorganisationer ska veta var och när de ska initiera frågor enl. 12 MBL. 14 MBL-förhandlingar kan hanteras i befintlig samverkansorganisation om parterna är överens om det. 14 MBL-förhandlingen sker på den nivå mandat ligger i enlighet med Luleå Kommuns delegationsordning. När och vad ska man informera om? Arbetsgivarens informationsskyldighet regleras i 19 MBL. Arbetsgivaren, AG, ska fortlöpande hålla arbetstagarorganisationen, ATO, underrättad om hur verksamheten utvecklas produktionsmässigt och ekonomiskt samt Luleå kommuns policies och riktlinjer för personalpolitiken. AG har även skyldighet att informera om viktiga utredningar i samband med beslut i komplicerade frågor eller utredningar utan anknytning till beslut om de har stor omfattning och betydelse, när utredningsarbetet är långvarigt, kräver speciella resurser eller gäller särskilt viktiga frågor. Reglerna tar alltså sikte på mer övergripande information. AG bestämmer om informationen lämnas muntligen eller skriftligen. När ska man förhandla? Innan AG beslutar om viktigare förändring av sin verksamhet ska förhandling enligt 11 MBL genomföras. AG ska presentera förslag till beslut och ge facken möjlighet att tidsmässigt sätta sig in i frågan för att kunna vara med och påverka vid själva förhandlingstillfället. Parterna är gemensamt ansvariga för att förhandling sker skyndsamt. Vad ska man förhandla? Skyldigheten för AG att begära och genomföra förhandlingar gäller viktiga förändringar i sin verksamhet (verksamhetsfallet) samt viktiga förändringar i arbets-eller anställningsförhållanden för enskilda medlemmar (arbetstagarfallet/individfallet). När man ska konstatera vilken typ av beslut som faller under den primära förhandlingsskyldigheten, gäller det att få fram vilka beslut som för det första kan anses vara en förändring av verksamheten, och vilka förändringar som anses viktiga. Samverkansgruppen ska hantera verksamhetsfallet. Verksamhetsfallet: Exempel på viktigare förändring (verksamhetsfallet) kan vara utvidgning, omläggning eller nedläggning. Det kan gälla större investeringsbeslut, långsiktiga beslut om arbetsorganisationen, inrättande av arbetslokaler eller förändringar av arbetstidens förläggning. Vidare anses viktigare förändringar omfatta rationaliseringsplaner, verksamhetsplanering och budget, personaladministrativ planering och utvecklingsplaner. Personalpolitiska frågor av betydelse som t.ex. ordningsregler, rekryteringsprinciper, principer vid förflyttningar och utbildning m.m. Observera att dessa exempel inte är en uttömmande lista. Arbetsdomstolen, AD, har uttryckt, efter många MBL-tvister att avsikten är att alla beslut som en facklig organisation typiskt sett vill förhandla ska omfattas av förhandlingsskyldigheten. Beslutet ska ha någon form av genomgripande karaktär. Individfallet: Viktiga förändringar av arbets- eller anställningsförhållanden för enskilda medlemmar i den fackliga organisationen (individfallet) ska hanteras utanför erna. Exempel på frågor kan vara omplacering, förflyttning, förändring av arbetsuppgifter m.m. Med vem ska man förhandla? AG ska förhandla med de representanter som finns med i erna. Om en fråga särskilt berör en ATO som inte finns representerad så ska denna också kallas till samverkan. I arbetstagarfallet/individfallet ska man förhandla med berörd ATO. 4

5 Hur ska förhandlingsunderlaget se ut? Underlaget ska vara sådant att ATO har möjlighet att bilda sig en uppfattning i frågan, eftersom de ska kunna förbereda sig inför förhandlingstillfället. Skriftlig information är att föredra. Vid förändringar ska en risk- och konsekvensanalys ur arbetsmiljösynpunkt alltid bifogas. När är förhandlingen avslutad och vad händer om man inte är överens? En förhandling avslutas då parterna är överens om det. För att iaktta skyndsamhet bör avslut ske vid sittande bord eller så snart det är möjligt. AG bör ge ATO tillfälle att komma med synpunkter på protokollet. Kommer parterna inte överens om när förhandlingen är avslutad, avslutas förhandlingen när part som fullgjort sin förhandlingsskyldighet skriftligen gett motparten besked om frånträde. Kan parterna inte komma överens i förhandlingsfrågan kan ATO begära förhandling med stöd av 14 MBL. Detta måste göras inom 7 kalenderdagar efter den dag 11 MBL-förhandlingen avlutades. Därmed är det mycket viktigt att förhandlingen avslutas. Begärs inte central förhandling kan AG fatta sitt beslut. Begärs central förhandling måste AG avvakta beslut tills den centrala förhandlingen har genomförts. Samverkansgruppen är tillika skyddskommitté AG har ansvar för att erbjuda en god arbetsmiljö. Enligt vår samverkanspolicy är förvaltningens representativa er att betrakta som skyddskommittéer, detta innebär bland annat att alla er ska: delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet på arbetsstället samt följa arbetets genomförande. Den ska noga följa utvecklingen i frågor som rör skyddet mot ohälsa och olycksfall samt verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden. (9 AML) Skyddskommittén har ett stort inflytande på arbetsgivarens förebyggande arbete och ska vara vägledande för detta. Skyddskommittén ska driva på och delta i planering, uppföljning och kontroll av arbetsmiljöarbetet. Frågorna ska vara av principiell och förebyggande karaktär. Skyddskommittén ska vaka över förhållandena inom hela ens område. Skyddskommittén är ett organ för parternas samråd i arbetsmiljöfrågor och enighet ska uppnås. Kraven i lagar, policy, avtal och riktlinjer kompletteras av ett antal nedan beskrivna arbetsuppgifter som erna ska behandla under ett kalenderår, vissa av arbetsuppgifterna är lämpliga att i förväg lägga in i årsplaner medan andra arbetsuppgifter genomförs vid behov. Samverkansgruppens uppdrag enligt AML Varje ansvarar och agerar utifrån sitt ansvarsområde. KÖS prioriterar och följer upp arbetsmiljön för övergripande frågor i Luleå kommun. FÖS prioriterar och följer upp arbetsmiljön inom sin förvaltning. VÖS och LARS prioriterar och följer upp arbetsmiljön inom sitt ansvarsområde. Företagshälsovård Uppföljning av föregående års nyttjande av företagshälsovård och resultatet av detta sker varje år. I samband med detta informeras om hur årets avtal är utformat. Lämpligt är också att halvårsvis följa upp och diskutera verksamhetens framtida behov av företagshälsovård i syfte att stärka det förebyggande arbetet. Nyttjande av externa arbetsmiljökompetenser Uppföljning av föregående års nyttjande av externa kompetenser inom arbetsmiljöområdet och resultatet av detta sker i början av året. I samband med detta informeras om hur externa kompetenser ska nyttjas under året. Lämpligt är också att halvårsvis följa upp och diskutera verksamhetens framtida behov av externa tjänster i syfte att stärka det förebyggande arbetet. Riskbedömningar och handlingsplaner enligt 3kap. 2a Från ett strategiskt och förebyggande perspektiv följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM, på respektive nivå. Hur ser nuläget ut? Hur behöver SAM förbättras? Skyddskommittén ska följa upp övergripande frågor och säkerställa systematik från arbetsmiljöronder, medarbetarenkät, andra riskbedömningar t.ex. kemikalier, ergonomi, psykosocial m.m. 5

6 Riskbedömning vid förändring Säkerställa att det finns en systematik i att genomföra riskbedömningar för exempelvis nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och arbetsorganisation samt kemikalier. Upplysning och utbildning rörande arbetsmiljön Säkra arbetsmiljöperspektivet i introduktionsutbildning. Följa upp effekter av information och utbildning. Att medarbetare och chefer har nödvändig kompetens ska kontinuerligt prövas. Anpassnings- och rehabiliteringsverksamheten på arbetsstället Kontinuerlig uppföljning och analys av ohälsoläget inom ansvarsområdet. Statistik och analys av sjukfrånvaro och frisknärvaro. Vilka framgångsfaktorer för återgång i arbete kan vi se? Lagstiftning och myndighetskontakter Samverkansgruppen ska säkra att information om ny lagstiftning, myndighetskrav och inspektionsmeddelanden når ut i organisationen samt att det finns fungerande rutiner. Sjukfrånvaro, frisknärvaro och rehabilitering Statistik och analys av sjukfrånvaro, frisknärvaro och rehabilitering inom ens område. Vilka insatser ska göras för att förebygga ohälsa? Tillbud och olycksfall Statistik och analys av tillbud och olycksfall inom ens område. Vilka insatser ska göras för att förebygga tillbud och olycksfall? Brand och kris Säkerställ att fungerande rutiner finns för brand- och krisberedskap, första hjälpare och krisstöd inom ens ansvarsområde. Säkerställa kompetens i organisationen. Frågor som inte behandlas i Följande MBL-förhandlingar tas utanför erna. (AG kallar specifikt de personer med mandat från de ATO som berörs av frågan) Verksamhetsfallet: Beslut om att övergå från drift av egen verksamhet till alternativa driftsformer. Beslut om att anlita entreprenör. Förhandlas enligt 38 MBL Turordning vid arbetsbrist Individfallet: Enskilda arbetstagares arbets- och anställningsförhållanden samt ärenden rörande avstängning eller disciplinära åtgärder. Dessa hanteras separat med ett separat protokoll. Förhandlingen om den enskildes arbets- och anställningsförhållanden kan ske i anslutning till ens möte om man är överens om det. 14-MBL Sker på ATOs initiativ Framställan ska vara AG till handa inom 7 kalenderdagar efter avslutad förhandling Den som förhandlar ska ha mandat enligt delegationsordning Kan hanteras i reguljär om parterna är överens om det Representation Samverkansgrupperna ska vara partsammansatta. Antalet ledamöter ska begränsas och bestäms inom respektive på förvaltningsnivå. Sakkunniga kan vid behov adjungeras av båda parter vid behandling av verksamhetsfrågor. Arbetsgivarens ledamöter i utses utifrån funktion i organisationen. De fackliga organisationerna utser ombud, så långt det är möjligt, bland de medlemmar som ingår i ens verksamhets- 6

7 område. Representationen ska spegla antalet medlemmar inom verksamhetsområdet. Minst en av deltagarna ska vara skyddsombud. Vid sammansättningen av gruppen bör jämställdhet beaktas. Om ett ärende särskilt angår en facklig organisation som inte är representerad i en kallas representant för berörd arbetstagarorganisation till samråd. Antal ledamöter i samverkan I den kommunövergripande en, KÖS utser ATO representanter fördelade utifrån de fackliga organisationernas storlek. Två representanter utses för SACO-rådet och två representanter för Kommunal samt en representant vardera för Vision, Lärarförbundet och Vårdförbundet. Arbetsgivaren utser 2-5 representanter varav kommunchef och personalchef ska ingå. Chef för kommunhälsan adjungeras regelbundet liksom andra berörda eller sakkunniga, vid behov. I kommunövergripande, KÖS, utser ATO maximalt tre ersättare och arbetsgivaren maximalt två ersättare. Antalet ledamöter bestäms inom respektive på förvaltningsnivå. I förvaltningsövergripande, FÖS, har AG minst två representanter, en förvaltningschef som är ordförande samt en sekreterare. Samverkansgruppens storlek ska möjliggöra en effektiv handläggning av ärenden. I förvaltningar där samverkan sker på ytterligare nivåer bestäms representation i en. Det ska framgå vilka arbetsgivar- och arbetstagarfunktioner som har stående platser i erna. Detta ska anslås så att det blir tydligt för alla i organisationen. Arbetsformer för Samverkansgruppen kommer överens om arbetsformer och mötesfrekvens, företrädesvis en träff per månad. Fler eller färre möten kan läggas in i årsplan beroende på verksamhetens behov. Arbetssättet i er ska präglas av att lyssna, aktivt arbeta för verksamhetens behov samt parterna ska kunna lägga fram motiverade förslag. Nya ledamöter i ska introduceras i ens arbetssätt som präglas av dialog. Samverkansgruppens möte ska dokumenteras (dagordning/kallelse och protokoll enligt mallar som finns på intranätet.) Arbetsgivaren ansvarar för kallelse, protokoll etc. Protokoll ska föras och justeras så fort som möjligt. Protokollet ska spegla mötet. Protokoll arkiveras enligt rutin Ordföranden utses av arbetsgivaren. 7