Tidigare uppdrag nr.2: Framförandets olika delar

Transkript

1 Tidigare uppdrag nr.2: Framförandets olika delar Ändamål: Effektiv utbildning i presentationsförmåga är inte bara att lära sig att stå upp och presentera. Det innehåller skickligheter som är utomordentligt viktiga för att föra ut sina lärdomar. Det här uppdraget före kursen innehåller ett antal mycket viktiga delar för effektiva instruktörer: Ögonkontakt och ögonrörelser Röstläge, tempo och uttrycksfullhet Kroppsrörelser och kroppshållning Användning av lämpligt språk Uppgift Ni skall nu studera materialet som följer och som berör de olika delarna av ett effektivt framförande. Ni skall också beakta era egna synpunkter på varje ämne. Under kursen kommer ni att få ytterligare material över de här ämnena och ni kommer att arbeta tillsammans med flera andra elever för att presentera ämnena inför hela utbildningsgruppen. Ämne 1: Ögonkontakt och ögonrörelse Har ni någon gång funderat över vad ögonen säger när ni talar inför en grupp människor? Enkelt uttryckt är en klar och direkt ögonkontakt en viktig del i en rättfram och effektiv kommunikation. Det är ett av de viktigaste elementen för att bygga upp en relation mellan talare och åhörare. Använder man ögonen på rätt sätt blir presentationen effektivare genom att det sätter igång kommunikationen Tänk er ett möte mellan två personer där den ena talar till den andra men tittar åt ett annat håll. Hur effektivt tror ni det samtalet blir. Aktuell kommunikation mellan två personer har ingen effekt om man inte ser varandra i ögonen. Först då etablerar man kontakt. Detta gäller oavsett om man talar till en person eller en hel grupp det inspirerar till förtroende. När ni vill att någon skall tro er, ha förtroende för er och hålla med er om något så är ögonkontakt ett måste. Ni skulle säkert inte köpa en bil, eller någon annan kapitalvara, av någon som inte ser er i ögonen. Samma sak gäller när ni försöker vinna en grupps förtroende. det hjälper er att ha kontroll och initiativ. Ni vill att åhörarna skall lyssna på er. Utan rätt ögonkontakt låter ni dem gå in i deras högst privata tankevärld. Ännu värre, det kan ge dem anledning att öppna egna samtal som distraherar andra och drar bort uppmärksamheten från er. 1

2 det hjälper er att kontrollera scenskräck. Om man fokuserar ögonen på en person i taget går man genast över från att tala till en grupp (även om den bara består av två personer) till att ha enskilt samtal man-mot-man. Detta bidrar inte bara till att talet blir mer personligt utan hjälper er även att kontrollera er oro. En del av de mentala förberedelserna bör vara att öva sig att tala med och engagera enskilda personer även om de råkar vara med i en grupp. det får andra att känna sig lugna Dem som ni talar till och har bra ögonkontakt med har också fördelar. Genom att se dem i ögonen drar ni dem till er och får dem att känna att ni talar direkt till dem. Om du lyckas kommer en stor del av dina åhörare att lämna föreläsningen med känslan av att han/hon talade just till mig. Några råd för att använda ögonen på rätt sätt under utbildning 1. Titta på åhörarna inte på väggen, golvet eller taket eller någonstans lång bortom och över deras huvuden. Där finns ju trots allt ingenting att se. Åhörarna finns i samma lokal som ni och vill ha och förtjänar er uppmärksamhet. 2. Begränsa inte er uppmärksamhet till bara några enstaka personer eller ännu värre till en enda person som kanske undrar varför ni alltid stirrar på honom/henne. De andra i publiken kan ju också börja undra. Istället för att skapa kontakt med publiken kan det ha en skrämmande effekt på den stackars människan som hamnar i ert blickfång. 3. Titta på en person i taget. När ni talar till en mindre grupp, avsluta en påbörjad tanke eller förslag innan ni flyttar blicken till någon annan. När ni har ögonkontakt med den nya personen kan ni fortsätta talet. Titta slumpvis på olika personer i lokalen, inte rad för rad utan mera utspritt. Om ni talar till en större grupp människor börja med någon i den bakre delen av lokalen och ha ögonkontakt med honom/henne lite längre. Det gör att de som sitter långt bak känner sig mer delaktiga. Den här tekniken har också den fördelen att ni höjer rösten för att nå ut med ert budskap till alla era åhörare. 4. Kom ihåg grundreglerna. Använd ett neutralt och lättsamt uttryck i såväl ögon som röst. Övning ger färdighet och förbättrar er presentation. Om ni inte kan få några vänner att agera publik som ni kan repetera inför, låtsas att ni står inför en grupp när ni övar. Har ni några andra tankar, synpunkter och förslag i det här ämnet som ni skulle vilja dela med er under utbildningens gång? 2

3 Ämne 2: Röstläge, tempo och uttrycksfullhet Att prata fort har samma effekt som finstilt text den är lätt att ignorera. Åhörarna bryr sig inte om att lyssna om talarna inte talar förståeligt och gör det bekvämt att lyssna. Men hastigheten är inte den enda faktorn och den är i och för sig sällan ett problem. Ett monotont tempo är det däremot. Folk som talar utan modulation, oavsett snabbt eller långsamt, orsakar ofta frustration hos åhörarna. Det blir inte bara tråkigt att lyssna på samma tonfall utan även den naturliga aspekten på ett tal undermineras. Tal är ett fysiskt fenomen eftersom det kommer från kroppen. Vi behöver nog tänka på det. Det är inte bara en mental övning. Att tala engagerar både magens och strupens muskler och även tungan och läpparna. Talet innebär bokstavligen ett förkroppsligande det för upp tankar, idéer och logik på ett fysiskt plan. Men tal är mer än ord och logik. Eftersom det kommer från kroppen skapar det fysiska känslor hos lyssnarna. Vi känner alla till ljudets förmåga att väcka känslor och stämningar. Tänk på ljudet av krita mot griffeltavlan, en dörr som gnisslar, vindens sång i träden. Många ljud, inte bara musik, har kvaliteter som rör oss djupt. Rösten, rätt använd, har samma kraft. Om ni har för vana att tala i ett visst tempo behöver ni lära er olika sätt att interpunktera talet. Det mest naturliga sättet är att göra det vid en andningspaus. Att tala utan uppehåll kan vara besvärligt både för den som talar och för dem som lyssnar. Ett monotont tal utan avbrott blir otydligt och svårförståeligt. Åhörarna känner sig obekväma inte bara p.g.a. det snabba talet. Det obevekligt monotona ljudet som strömmar mot dem ger dem inte en chans att vila och tänka på vad föreläsningen handlar om. Här är några sätt att pausera talet: Titta folk i ögonen när ni talar. Då minskar ni farten på talet och kan se om de som lyssnar förstår vad ni säger. Den känslan av att ha kontakt med åhörarna kommer att hjälpa er att anpassa tempot på ert tal så att ni får ut ert budskap på rätt sätt. Andas oftare och ni får mer energi till rösten och känner er lugnare. Ni kommer att ha tillräckligt med luft för att ge energi åt rösten under hela föreläsningen. Gör pauser mellan uttryck och meningar. Det ger era åhörare en chans att smälta vad ni har sagt. Ett tal som kommer från en person som andas djupt och regelbundet är lättare att både höra och förstå. 3

4 Ämne 3: Kroppsrörelser och kroppshållning Det svåra med kroppsspråk är att man vanligtvis inte är medveten om de tysta signaler man skickar. När föreläsare ser sig själva på en videotape blir de ofta överraskade av att kroppsspråket ger ett helt annat budskap än det avsedda. Som exempel kan nämnas att de i vissa fall skakar på huvudet när de i själva verket säger ja. Effektivt kroppsspråk ger ett gott stöd år budskapet och en stark profil åt föreläsaren. Åhörarna reagerar bäst på de talare som rör sig livligt och energiskt och föredrar de kroppsrörelser som är meningsfulla och stöder vad talaren vill säga. De effektivaste rörelserna är de som återspeglar talarens personliga engagemang i budskapet. Alla kan säga en massa ord men det är talarens personliga anknytning till orden som får dem att bli levande inför åhörarna. Talare och föreläsare som är måna om sitt material strävar efter att använda hela kroppen som stöd för sina budskap. Deras gester är tillräckligt vida för att kunna omfamna en stor lokal full med folk. Rakryggade och på stadiga fötter lutar de hela kroppen mot åhörarna som om de ville förkorta avståndet mellan deras budskap och åhörarnas öron. Ansiktena har passionens skimmer medan ögonen söker kontakt med publiken genom att titta direkt på en person i taget. Några av nyckelpunkterna i kroppsspråket är gester, hållning och uttrycksfullhet 1. Gester: Använd era händer. Deras plats är inte på höfterna eller i fickan eller korslagda framför bröstet, inte heller bakom ryggen. Använd dem som hjälp att understryka en viktig punkt, för att uttrycka en stark känsla, som avspänning och för att engagera publiken. Alla kan tänka sig en gest som stöder ord som kort eller lång, men gesterna i en vardagskonversation tenderar att bli alltför små och ofta alltför låga för att användas inför en stor publik. Presentatörer måste anpassa sina gester efter lokalens storlek. De effektivaste gesterna kommer från axlarna, inte från handled eller armbåge. Gester från axlar har större effekt på längre avstånd och frigör mer av presentatörens energi och bidrar till att bekämpa spänningar som kan växa i den övre delen av kroppen (speciellt om trycket är hårt). 2. Hållning. kroppshållningen berättar för åhörarna om vilket humör ni är på: glada, rädda, nöjda eller känner der obekväma. En balanserad hållning med vikten jämt fördelad men ändå lätt framåtlutad ger ett intryck av att talaren är engagerad och har kontakt med sin publik. En hopsjunken ställning ger intrycket av att talaren inte bryr sig. När man inte använder några gester bör händerna hänga stilla längs kroppens sidor. Att släppa ner händerna mellan gesterna visar att talaren är avslappnad. De här stunderna av stillhet mellan gestikulerandet förstärker gesterna. Visst kan man röra sig men tänk på att då och då lägga in pauser av stillhet. Ständig rörelse som att svaja eller gunga med kroppen, är distraherande och kan irritera åhörarna. 4

5 3. Ansiktsuttryck: Ögonens, munnens och ansiktets muskler kan skapa en kontakt med publiken. Tyvärr händer dock ofta när man känner trycket inför en större grupp människor, att man tappar sitt ansiktsuttryck. Ansiktet blir då stelt och spänt med de sammanbitna läpparna som ett tunt streck tvärsöver, vilket ger ett frostigt intryck. Försök att avfrosta ansiktet redan från början. Till exempel kan ni när ni hälsar åhörarna välkomna, göra det med ett brett leende. Ni behöver inte le genom hela presentationen men åtminstone några gånger när det passar sig. Det är bara under speciella omständigheter, när ämnet så kräver, som ni bör hålla en allvarsam ton. När så mycket beror på kommunikation, och kommunikation beror på kroppsspråket, är det naturligtvis värt att göra det rätt. Öva er på att använda gester, er kroppsställning och ert ansiktsuttryck för att få ut det mesta varje gång ni skall göra ett framträdande. Ämne 4: Att använda lämpligt språk Ni kan inte nå fram till lyssnarna om ni inte vet något om dem. Att ha kunskap om dem hjälper er att forma budskapet på bästa sätt för att vinna deras förståelse och accepterande. Ännu viktigare är det om målet är att övertyga och inte bara informera. Ett övertygande tal har som mål att få folk att vidta någon form av åtgärd. För att nå det målet måste ni få lyssnarna att ändra sina uppfattningar och attityder. Eller är det kanske så att ni måste förstärka de uppfattningar och attityder som de redan har. Det innebär att ni måste ha en bra kännedom om åhörarna innan ni förbereder presentationen. Vad bör ni veta? Ett flertal olika faktorer kan påverka hur lyssnarna reagerar. Bland dessa kan nämnas erfarenheter, utbildning, yrkesbakgrund, ålder, kön, etnisk bakgrund, kulturella skillnader m.m. Har lyssnarna några gemensamma intressen? Hur är deras inbördes förhållande? Vilka erfarenheter har de den senaste tiden förvärvat, som kan påverka deras intresse och förmåga att acceptera era argument? Vad förväntar de sig av er som talare? Har de kanske så stora förväntningar att ni inte kan leva upp till dem? Är deras förväntningar realistiska? Är ni, oavsett svaren på dessa frågor, beredda att försöka uppfylla dessa förväntningar? Det här är bara några av de frågor som ni bör tänka på när ni förbereder er. Ställ så många frågor som ni anser vara relevanta. Vad vet de redan? Ni måste tala till lyssnarna på samma kunskapsnivå som de har för tillfället. Det är därför 5

6 viktigt att ha en klar bild av vad de känner till och därifrån bygga upp ert anförande och lägga till information som lyssnarna ännu inte tagit del av. Om, till exempel, lyssnarna redan har erfarenhet av ett speciellt område, skall man inte ödsla tid på onödig beskrivning av bakgrunden. Börja istället med att utgå från deras nuvarande kunskaper. Vilken ytterligare information behöver de för att bättre förstå och acceptera ert budskap? Samma sak gäller om lyssnarna har mycket liten kunskap om det aktuella ämnet. Då måste man ta hänsyn till detta och fylla i deras kunskapsluckor. Det ä viktigare att tänka på hur mycket information som lyssnarna behöver än på hur mycket information som ni själva kan ge. I vissa fall kan det kanske vara bättre att dela ut kompletterande material efter presentationen. Bryr de sig? Bedöm hur pass intresserade era lyssnare är av det aktuella ämnet. Är intresset stort eller litet? Hur mycket bryr de sig egentligen om vad ni kommer att tala om? Om ni tror att deras intresse är stort kan ni säkert gå direkt till den väsentliga delen av budskapet. Om ni tror att intresset är lågt måste ni bygga upp det innan ni kommer till huvudbudskapet. Ni kanske behöver börja med en speciellt intressant historia eller en viktig information som lockbete för att fånga allas uppmärksamhet. Vilka attityder, fördomar, intressen eller bekymmer kan lyssnarna tänkas ha som kan påverka hur de tar till sig budskapet? Har de starka åsikter eller känslor om ämnet eller om talaren som person? Har de djupt förankrade övertygelser som måste överbryggas? I vilken utsträckning kan deras självkänsla och värderingar vara faktorer som måste beaktas? Kan lyssnarna tänkas vara vänligt eller fientligt inställda till talarens synpunkter? Om de ser positivt på ämnet och budskapet behöver man egentligen bara försöka att förstärka dessa synpunkter och förklara vilka fördelar de har. Om de är negativt inställda måste ni tillämpa en annan strategi. Ni måste förutse deras invändningar och förbereda er på att bemöta dem. Ni kanske måste minska på kraven ni ställer på lyssnarna. Det kan kanske vara bra att börja med några frågor där ni kan få medhåll innan ni går över till de mera kontroversiella delarna av presentationen. Det kan också vara bra att börja med att anteckna lyssnarnas olika motargument och därefter förklara era egna ståndpunkter. Att klargöra vad det är som kan utlösa starka känslor hos eralyssnare positiva som negativa är ett viktigt steg. Ni kommer kanske fram till att man inte kan uppfylla allas förväntningar och önskemål till hundra procent. Men man kan åtminstone presentera sina åsikter strategiskt och ta deras förväntningar med i beräkningen och på så sätt visa sin egen medvetenhet och sina egna känslor. 6

7 Dra er inte för att fråga Det är ett tecken på att ni bryr er om era lyssnare och vill möta deras intressen och angelägenheter. Presentatörer blir, när de börjar ställa frågor, ofta överraskade av att upptäcka hur mycket de kan lära sig om sina lyssnare. Information kan komma från en mängd olika källor. Bland dessa finns de som ansvarar för och sponsrar det aktuella mötet eller föreläsningen, andra som tidigare talat till samma åhörare och, kanske speciellt, de som kommer att närvara under mötet. Om åhörarna är människor som ni har regelbunden kontakt med är den här delen av arbetet mycket lättare. När ni förbereder er inför nästa presentation se till att bygga planeringen på noggrann kunskap om och förståelse för era åhörare. Behandla främst det som betyder mest för dem och det som hjälper er att leda dem fram till uppsatta mål. 7