Avtalsuppföljning i praktiken. Erfarenheter från Stockholms Läns Landsting

Transkript

1 Avtalsuppföljning i praktiken Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Juridik och Upphandling Erfarenheter från Stockholms Läns Landsting Erik Guldbrand, Avtalscontroller SLL Juridik och Upphandling

2 SLL Stort landsting Ganska stort landsting Mindre landsting

3 SLL Fakta SLL: Stort (komplext) landsting - Utför många bra saker - Upphandlar/omsätter många miljarder gemensamma avtal/10 st. avtalscontroller

4 ..och självfallet har organiserats på bästa möjliga sätt Landstingsfullmäktige Revisorskollegiet Landstingsrådsberedningen Landstingsstyrelsen Revisionskontoret Landstingsstyrelsens förvaltning Aktiebolag med med politiska i huvudsak repr externa i styrelseledamöter styrelsen Aktiebolag Gemensamt bolag med Norrtälje kommun Patientnämnden Färdtjänstnämnden Regionplanenämnden Södersjukhuset AB Danderyds sjukhus AB S:t Eriks Ögonsjukhus AB Aktiebolag med politiska styrelseledamöter TioHundra AB Förvaltningsstyrelse med externa styrelseledamöter Patientnämndens förvaltning Kulturnämnden Färdtjänstförvaltningen Hälso- & sjukvårdsnämnden Regionplanekontoret TioHundranämnden Gemensam nämnd med Norrtälje kommun Södertälje Sjukhus AB Folktandvården Stockholms län AB Ambulanssjukvården i Stockholm AB, AISAB MediCarrier AB AB Storstockholms lokaltrafik; SL Locum AB Waxholms Ångfartyg AB Landstingshuset i Stockholm AB; LISAB Karolinska Universitetssjukhuset Stockholms läns sjukvårdsområde Allmänna utskottet Strategiska utskottet Produktionsutskottet Kulturförvaltningen Hälso- & sjukvårdsnämndens förvaltn 3 geografiska utskott 3 geografiska sjukvårdsstyrelser 5 programberedningar TioHundraförvaltningen Stockholm Care AB FoUU utskottet Nya Karolinska Solna, NKS + Politisk organisation Styrelser för bolag och produktion i förvaltningsform Förvaltning och verksamhet

5

6

7 Upphandling Avtalsförvaltning Den goda affären Bygg mig sjukhus för Riksdaler!

8 Upphandling Avtalsförvaltning Merde! Den goda affären..verklig slutkostnad: Riksdaler

9 Skadestånd Småföretag LOU/LUF Arbetsmiljö Överprövning Politiska visioner Miljöhänsyn Media Upphandling Hållbart samhälle Likabehandling Skattebetalare Mångfaldsperspektiv Kommunikation Avtalsförvaltning Relationer" Rangordning Förhandlat förfarande Vitesföreläggande Affärsutveckling Prioriteringar Resursfördelning Priskontroll Närproducerat Brukare Den goda IT-stöd KKV Finansiering Näringslivet Stödfunktioner affären Direktupphandling Kollektivavtal Etiska krav Lärande organisation Kvalitetsnivå Social hänsyn Hushållning Karteller Transportsamordning

10 Upphandling Avtalsförvaltning Den goda affären Aktiv avtalsförvaltning medför via bättre generell kvalitet att - vägvalen blir tydligare: sparar tid - fallgropar undviks: sparar pengar - anskaffningen lyckas: sparar resurser

11 Vi ger oss först ut på en organisatorisk resa.. följd av inblick i och fördjupad bild av controllerrollen samt upplever konkreta förvaltningsexempel.. och får i slutänden förhoppningsvis valuta för pengarna via presentation av erhållna lärdomar samt tankar om framtiden

12 SLL Upphandling: Den organisatoriska resan Upphandling Förvaltning 1.0

13 Upphandling Förvaltning 2.0

14 Upphandling Förvaltning 3.0

15 Upphandling Förvaltning 4.0

16 X

17 Landstingsstyrelsens förvaltning De övergripande syftena med controllerfunktionen är att genom ett nära samarbete med upphandlaren, uppdragsgivare och dess representanter skapa bra förutsättningar för genomförandet av de anskaffningar som ska utföras och genom en aktiv förvaltning vidmakthålla och förbättra utfallet av den genomförda anskaffningen.

18 Aktiv Landstingsstyrelsens förvaltning Avtalscontrollerns tillkommande uppdrag Affärsutveckling; omvärldsbevakning; lärande Skapa Förekomma; ej reaktivt; funktionalitet Samarbeta Möjliggörare; verksamhetsresurs; brandsläckare

19 Förvaltningsexempel Skapa (Banktjänster) medförde: 50 % kostnadssänkning Löpande nytta okänd Landstingsstyrelsens förvaltning Samarbeta (Kommunikationstjänster; Telefoni) medförde: X % kostnadssänkning Löpande nytta okänd Aktiv (Medicinsk gas) medförde: Smidig avtalsimplementering och X % kostnadssänkning Löpande nytta okänd

20 Område Företeelse Identifierare/Problemorientering Argumentation/Avtalsanalys Vidtagna åtgärder Problemstatus Förestående åtgärder/förslag Kommentarer Tankar Köp av tankar SLLu. "Färdigutredd". Tanken är att se som läkem.behållare; (dock övergår till rör inne i sjukhusen..) Break even 6 år; livslängd 35? Förstudie genomförd. Diskussion med ansvarig analytiker. Kontroll med LV: "Att se som en primär förpackning, d.v.s. AL ska ha ansvaret." Leveranstid: "Upptil sju månader". Får AL fylla SLL:s egenägda tankar; frågan ställd till LV vid upprepade tillfällen. Nu utredd. Flytande and.oxygen SLLu. Avtalsutformningen. Nu enligt avtal Tele till tank Krav eller ej; fördelar? Önskvärt men inget krav. Q-höjning genom att AL övervakar nivån. Två av 13 har ej. DIVA kostnad ung. 20 tkr. Status okänd Fortsatt diskussion AL/Locum. Kommunikation ang SÖS med AL. Pågående ärenden. Där SLL ger signal att det är klart för inkoppling via teleledning kopplar AL omgående in övervakning. Tankfylling Sporadisk fyllning. Kostnadsstrukturen. Ex, 25%-ig nivå; fylldes till 56%-ig Kontroll med AL: Rutinerna; kostnad för helt fylld tank eller per tillfällig fyllning. Tankar utan övervakning fylls kontinuerligt med restvolymer för att hålla en så jämn nivå som möjligt. Ingen extra transportkostnad för SLL vid flera fyllningar, bara avgift per m3 gas. S:t Görans tank Överfyllningen. Normalt lämnas säkerhetsnivå. Blev ej skador och såg mer dramatiskt ut än de de facto var Gaser/Behållare Lustgaspaket SLL. För kalla paket; från Mullsjö. Även under föregående vinter erhålls för kalla paket; verksamheter litade inte på innehållet varför "de fick stå varmt". Numera lagrad varmt hos transportören, dock begäran om att AL redovisar varifrån leveranser sker, vid olika årstider. Analys av hur föregående vinterperiod tett sig är ytligt gjord; har ej fungerat till fullo. SLLu ber AL förklara sig. Leveranserna kommer alltid gå från Uppsala via Express Service. SLL styr upp avvikelserapporteringen. Det är en nyhet för oss då vi inte blivit informerade om någon avvikelse på leveranserna av Lustgas, vi saknar alltså såväl datum som leveransställe för att kunna bemöta detta påstående. Flaskplombering SLL. Osäkert om behållaren är använd eller ej, d.v.s. plomberingen hade fallit bort. "Engångsföreteelse"; reklamera direkt om uppträder igen. Tydlig och likartad plombering. "Som AGA:s; exempelvis sigill". Olikartad plombering skapar osäkerhet. Central gaskommitté vidhåller frågans stora vikt. Ej införa plasthölje. Höljet ingen garranti för full flaska. Plastplomberingen standard i hela Europa (för AL) Frågan ställd ånyo till AL med önskar om ny utredning och eller nedskriven argumentation om inte förfrågan kan tillgodoses. AL säger att det är en pågående process i den här frågan. (Datum för besked är dock ej givet.) AL har "förstått frågans betydelse för SLL." Tillslut löst. Flaskorna täcks av plasthölje vilket enkelt kan dras bort. Manometer Lustgaspaketen hade tidigare manometer; nu Togs bort eftersom den skapade borttagen. Om manometern tas bort är det ej förvirring. möjligt att se att paketen är för kalla; därför har den tagits. Kommer ej att återinföras då den saknar funktion. Skall innehållet följas bör paketen vägas i sjukhusen. Manometer också vansklig, då trycket varierar p.g.a. gasens koncistens: temperatur/vätskeform; ex. som gasol. Compactflaskan Skral och dubiös information i frågan. Upphängningsanordningen inte optimal - hur vidareutveckla hos företaget. Risk med att Kan nu hängas på sängen. Ny hållare framtagen. Order nu lagd hos tillverkaren. Området hanterades ej adekvat i själva upphandlingen.

21 Landstingsstyrelsens förvaltning Sammanfattning erfarenheter avtalsförvaltning Stockholms Läns Landsting

22 Lärdomar Generella erfarenheter: - Förståelig och anpassad grundorganisation (för oss själva och för koncernen) - Dedikera resurser om ej åtminstone: - Guerilla-förvaltning - Eftersträva områdesspecificering/interna specialister - Chefers syn på förvaltning - Processbeskrivningar okej, men kulturen viktigare - Den normala arbetssituationen är inte cyklisk - Tillåtande/Flexibel

23 Lärdomar Specifika erfarenheter: - Kommunikation utgör skelett - Kontinuerlig nätverksöversyn - Skanna avtalssituationen; förkom problem; prioritera - Inhämta/sprid kunskap - Arkivera kunskap - Olik förvaltning för olika problem. Lös enkla enkelt - Låt organisationen arbeta för dig - Relationsmarknadsföring : Företag inte onda/av ondo - Stegra konflikter gradvis

24 5.0:an? Upphandling Förvaltning - Mätning av förvaltningsresultat/nyckeltal/mål - Kategorimanagement - Utveckla kommunikationen

25 Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Juridik och Upphandling Tack för oss! Frågor/Funderingar? Erik Guldbrand, Avtalscontroller SLL Juridik och Upphandling