Produktinnovation Projektledning (2/2) Robert Bjärnemo och Damien Motte Avdelningen för maskinkonstruktion Institutionen för designvetenskaper LTH

Transkript

1 Produktinnovation Projektledning (2/2) Robert Bjärnemo och Damien Motte Avdelningen för maskinkonstruktion Institutionen för designvetenskaper LTH

2 Övningar

3 Första övning - PERT-diagram Början A 4v B 2v C 2v Slut D 5v F 5v G 1v I 1v E 1v H 1v

4 Första övning - PERT-diagram

5 Första övning - PERT-diagram 0 4 A B C D F G I E H

6 Första övning - Svar 0 4 A B C D F G I E H

7 Första övning Svar i MS Project

8 Första övning Svar i MS Project I fliken View, gruppen Data, knappen Tables, välja Variance

9 Andra övning - PERT-diagram från intervju?

10 Mer om planering

11 Olika benämningar B: början, S: slut B: början, F: färdigt S: Start, A: avslut Den sistnämnda är vald: AS: avslut-till-start SS: start-till-start AA: avslut-till-avslut SA: start-till-avslut

12 Ordningsföljd mellan aktiviteterna Avslut Start (A:s avslut definierar starten av B) Avslut Avslut (A:s avslut definierar B:s slut) Start Start (A:s start definierar B:s start) Start Avslut (A:s start definierar B:s avslut ) Eventuell tidsförskjutning, glapp, m.m. A A A A B B B B tid

13 Exempel på olika aktivitetssamband I produktutvecklingsprojekt blir det mest AS länkar Outputen från A ska användas i B De andra beroendetyper (AA, SS, SA) finns med för att lösa några planeringsproblem, särskilt ändringar i planeringen A B

14 Exempel på start-till-start (SS) SS: Den beroende aktiviteten (B) kan inte börja förrän aktiviteten som den är beroende av (A) har startat Exempel: "Plana betongplatta" (B) kan inte börja förrän aktiviteten "Gjuta betongplatta" (A) har påbörjats Ställa böcker på bokhyllor (B) kan inte börja förrän aktiviteten Sätta bokhyllor" (A) har påbörjats A A (Från Microsoft Project 2010 Hjälp) B +1v B

15 Exempel på avslut-till-avslut (AA) AA: Den beroende aktiviteten kan inte slutföras förrän aktiviteten som den är beroende av har slutförts Exempel: aktiviteten "Inspektera el" (B) kan inte slutföras förrän aktiviteten "Dra ledningar" (A) har slutförts Z X W A +½d Y B (Från Microsoft Project 2010 Hjälp) 2d

16 Möjliga alternativ Om man vet att elinspektion ska ta 2 dagar, kan man sätta in AS-länk med en tidsförskjutning på två dagar Obs. att om inspektionstid ändras då måste man ändra tidsförskjutning! -1½d A B 2d Man kan dela elinspektion i 2 aktiviteter (B1 och B2). Inspektörerna kommer 2 gånger Det är inte alltid möjligt och blir troligen dyrare A B2 ½d

17 Exempel på start-till-avslut (SA) SA: Den beroende aktiviteten (B) kan inte slutföras förrän aktiviteten som den är beroende av (A) har startat Exempel: planera en fest efter produktplaneringsavslut Planera en visning till VIP Ändra ett informatikssystem A B (Från Microsoft Project 2010 Hjälp)

18 Exempel: ändring av IKDC:s kortläsare

19

20 Exempel: ändring av IKDC:s kortläsare Aktivitet A: gammalt korthanteringssystem tas bort Aktivitet B: nytt korthanteringssystem aktiveras

21 Möjligt alternativ Göra B till föregångare med kravet starta så sent som möjligt

22 Andra krav på aktiviteter Det finns andra typer av krav för aktiviteter i Project. man kan bestämma att en aktivitet ska starta så sent som möjligt Eller att den ska starta efter ett visst datum

23 Övning Akt. Ben. Varaktighet Länk till föregående aktiviteter Göra ett Gantt-schema utav följande projekt A B 10 v 4 v C 8 v B (AS) D 8 v C (SS)+1v E 3 v C (SA) F 2 v D (AS)

24 Lösning A B C D E F

25 Introduktion till Project 2010

26 Projects huvudfönster Lendiam consenim aut iriure magnissed enissit qui blaoreet vel ut am inisis eum vel Välja vyn Praessim iliquisl ipis dolorem et adit am Suscilit adionsequis Augait nos am ex ex exerat magnis nos alit Aktivitetstabell Ganttschema

27 Starta ett projekt Fönster Project information: Möjlighet att planera från projektets början eller slut Möjlighet att välja projektdatum Flik Project, grupp Properties, knapp Project information, rutan Schedule from, välja project start date or project end start Standard är numera att varje aktivitet som schemaläggs inte längre automatiskt justeras. För att ändra det: Klicka på knappen New Tasks: Manually Scheduled i den vänstra nedre delen av fönstret); ändra det till New Tasks: Auto Scheduled Ändra valuta: Flik File, Option, Display, Currency options for this project Lägga in aktiviteterna: Välj vyn Gantt chart Fyll i tabellen Obs. Kolumnen Duration: varaktighet+ m=min, h=hour, d=day, w=week, mo=month.

28 Ändra aktiviteter Aktivitetsbegränsning: Ibland behöver man sätta villkor till aktivitetens början eller slut. Dubbel-klicka på aktivitetens nummer, fliken Advanced, Constraints Task. Aktivitetsberoende: Klicka på stapeln som företräder föregående aktivitet i Ganttschemat och, utan att släppa knappen, dra pekaren till den andra aktiviteten (musens pekare tar form av en kedja). Släpp knappen! Dubbel-klicka på länken, välj beroendetyp och ev. glapp. Alt. dubbel-klicka på aktiviteten, fliken Predecessors. Ändra den standardvaraktighetsenhet: Flik File, Option, Schedule, rutan Duration is entered in

29 Milsten Aktivitet utan varaktighet med bestämt datum, ofta beslutspunkt. För att skapa en milsten: Flik Task, grupp Insert, knapp Milestone För att omvandla en aktivitet till en milsten: Dubbel-klicka på aktiviteten, fliken Advanced, kryssa Mark task as milestone. Information om en aktivitet Dubbelklicka på raden där aktiviteten är beskriven För ytterligare information om en aktivitet, markera aktiviteten och i fliken View, grupp Split View, kryssa Details

30 Sammanfattande aktiviteter Sammanfattande aktiviteter (SA) används för att gruppera en mängd aktiviteter Skapa en SA innan underordnade aktiviteter har skapats: Flik Task, grupp Insert, knapp Summary Skapa en SA efter underordnade aktiviteter har skapats: Markera de aktiviter som ska underordnas Flik Task, grupp Insert, knapp Summary En SA för hela projekt är alltid automatiskt skapat. För att se den, Flik Format, grupp Show/Hide, kryssa Outline Numbers Med hjälp av pilarna Indent Task och Outdent Task i fliken Task, grupp Schedule kan man underordna eller överordna markerade aktiviteter. Sammanfattande aktiviteter kan döljas: Flik Format, grupp Show/Hide, kryssa Summary Tasks

31 Numrera aktiviteter Flik Format, grupp Show/Hide, kryssa Outline Numbers Visa projektet på en tidslinje Flik View, grupp Split View, kryssa Timeline View För att lägga till milstolpar eller sammanfattande aktiviteter på tidslinjen, markera aktiviteten, höger-klicka och välja Add to Timeline PERT-diagram Flik View, grupp Task Views, knapp Network diagram Alt. Flik Task, grupp View, knapp Gantt Chart, välja Network diagram

32 Kritisk linje och glapp Kritisk linje: I Gantt-vyn: flik Format, grupp Bar Style, kryssa Critical Tasks I PERT-vyn: Visas automatiskt Glapp: I Gantt-vyn: flik Format, grupp Bar Style, kryssa Slack I PERT-vyn: Visas ej

33 Resursen I resurser ingår personal och material Att genomföra innan man börjar i Project: Listan på resurser Tid till förfogande för projektet För personalen: Antal man (enheter) x Varaktighet = Arbete (man.tid) Anpassa aktiviteters tid till arbetet och antal människor Hänvisa resurserna till aktiviteterna

34 Skapa resurser Flik Resources, grupp Resources View, klicka på Resources Sheet Kostnad oberoende av tid (konsult, material) Tar hänsyn till tillgänglighet av resursen Accrue At: ange hur kostnaderna påförs: Linjärt ( Prorated ) I början av aktiviteten (t.ex. material) Antal (i %) Lön Övertid Används för kostnadsberäkning under projektets gång I slutet av aktiviteten (t.ex. tjänster)

35 Tilldela resurser I Gantt-vyn: för varje aktiviteter, dubbelklicka på rutan under Resource Names I fliken Resources Välja resurser som ska tilldelas Välja aktivitetsgrad om så behövs: 100% = 1 person full tid (standard) 200% = 2 personer full tid 20% = 1 person deltid Nytt för MS Project Som standard visas tilldelningsenheter som procentandelar, men möjligt att i stället visa dem i decimalformat: fliken File, Options, klicka på Schedule t.v. i dialogrutan Project Options, och i rutan Schedule, välja Show assignment unit as a Decimal

36 Hantera resurstilldelning Antal man (enheter) x Varaktighet = Arbete (mantid) Exempel: 2 maskinkonstruktörer (MK) ska arbeta under 2 veckor för aktiviteten H. Arbete (Insatsmängden) = 20 mandagar. Ändrar man antal konstruktörer (t.ex. 2,5 MK) kan MS Project förstå det på två sätt: Arbetet har ökat: 2,5 MK x 10 d = 25 mandagar Arbetet ökar inte. Då är det aktivitetsvaraktigheten som minskar: 20 man-dagar / 2,5 MK = 8 dagar. Man måste bestämma (i förhand) hur MS Project hanterar detta för varje aktivitet och välja olika aktivitetstyper : fasta enheter, fast arbete, fast varaktighet. I Gantt-vyn, dubbelklicka på aktiviteten, i fönstret Task Information, flick Advanced, Task Type. Alternativt, lägga till kolumnen Type genom att klicka på sista kolumnen Add New Column, välja Type.

37 Antal man x Varaktighet = Arbete (man.tid) Aktivitetstyper 1 svarvare x 2 dagar = 2 man.dagar 2 målare x 1 dag = 2 man.dagar Fixed Units Fasta enheter Konstant konstant Ändrar varaktighet MS-P räknar om MS-P räknar om Ändrar man.tid Ändrar antal man MS-P räknar om konstant Fixed Duration Fast varaktighet Ändrar antal man MS-P räknar om konstant konstant MS-P räknar om Ändrar man.tid konstant Ändrar varaktighet MS-P räknar om Fixed Work Fast arbete Ändrar antal man MS-P räknar om MS-P räknar om Ändrar varaktighet konstant konstant konstant MS-P räknar om Ändrar man.tid Avraham Y. Goldratt Institute/Velocity Management Group 2002 for LTH See also (Steg 4)

38 Aktivitetstyper Nytt för MS project 2010: en indikator visas när varaktighet, arbete eller enheter till en aktivitet ändras. Om indikatorn inte visas: Fliken File, Options, Display, Show indicators and options buttons for, kryssa Edits to work, units, or duration

39 Effort driven (insatsberoende ) Antal man x Varaktighet = Arbete (man.tid) 1 PL x 2 timmar = 2 man.timmar 1 Mask.Ing. x 2 timmar = 2 man.timmar Sum: 4 man.timmar Fixed Units med Effort Driven Lägg till en enhet Produktionsingenjör (PI) => 1 PL x 1,33 timmar = 1,33 man.timmar 1 Mask.Ing. x 1,33 timmar = 1,33 man.timmar 1 PI x 1,33 timmar = 1,33 man.timmar Sum: 4 man.timmar Fixed Units med not Effort Driven Lägg till en enhet Produktionsingenjör (PI) => 1 PL x 2 timmar = 2 man.timmar 1 Mask.Ing. x 2 timmar = 2 man.timmar 1 PI x 2 timmar = 2 man.timmar Sum: 6 man.timmar Avraham Y. Goldratt Institute/Velocity Management Group 2002 for LTH (Sätta standard alternativ : Flik File, Options, Schedule ) Följd: ta bort Effort driven för mötena.

40 insatsberoende schemaläggning ( Effort driven scheduling) Nytt för MS project 2010: en indikator visas när en ny resurs läggs till. Effort driven:

41 insatsberoende schemaläggning ( Effort driven scheduling) Not effort driven: Om indikatorn inte visas: Fliken File, Options, Display, Show indicators and options buttons for, kryssa Edits to work, units, or duration

42 Standard resurstilldelning Standardaktivitetstypen är fasta enheter (fixed units). För att ändra standardinställningen (för nya aktiviteter): Fliken File, Options, Schedule, Scheduling options in this project section, Default task type Standardaktivitetstypen är inte insatsberoende ( effort driven ). För att ändra standardinställningen (för nya aktiviteter): Fliken File, Options, Schedule, Scheduling options in this project section, kryssa New tasks are effort driven

43 Kostnader Man kan lägga kostnader på flera sätt: Ange kostnader för resurser (se overhead Skapa resurser) Ange kostnader för en aktivitet eller en sammanfattande aktivitet (alt. hela projektet): I Gantt-vyn: flik View, grupp Data, knapp Tables, Välja Costs Lägga kostnader för en aktivitet i fältet Fixed costs Fast kostnad för varje aktivitet Total kostnad för varje aktivitet (fasta och resurskostnader) Projektkostnader

44 Kostnader Genom att studera kostnader kan projektplanerare ändra: Projektets budget eller tid Jämna ut vissa utgifter för att ha ett jämnare betalningsplan Kostnad per aktivitet: i Gantt-vyn: flik View, Grupp Data, pilen under knappen Tables Flik Project, Grupp Reports, knapp Reports, knapp Costs, knapp Budget Kostnad per resurs: i resurslista-vyn: flik View, Grupp Data, pilen under knappen Tables Kassaflödesrapport: Flik Project, Grupp Reports, knapp Visual Reports, Flik All, välja Cash Flow Report (for Excel or Visio) Flik Project, Grupp Reports, knapp Reports, knapp Costs, knapp Cash Flow

45 Risker MS Project har inga specifika verktyg för riskhantering, men hemsidan för hjälp och instruktioner till Microsoft Project 2010 visar hur använda programmet i samband med diverse riskhanteringsverksamheter:

46 Jamföra projekt Det är möjligt att jämföra olika versioner av ett projekt. Det kan vara t.ex. intressent att ta fram ett optimistiskt och ett pessimistiskt scenario och försöka under projektuppföljning att stanna inom scenariointervall (jfr. slides Uppskattning av tid i föreläsning 1) Man kan jämföra projektens olika varaktigheter, kostnader, resurser, osv. För att jämföra projekt: Först, skapa varje projektversion Sedan, i fliken Project, group Reports, clicka på knappen Compare Projects

47 Projects comparison example

48 Arbeta med flera projekt För att infoga ett underprojekt i ett huvudprojekt: Fliken Project, knapp Subproject

49 Projektuppföljning När projektet har påbörjat kan man dokumentera hur långt man har kommit med pågående och färdiga aktiviteter: Om projektet pågår enligt den schemalagda planen kan man uppdatera hela projektet. I fliken Project, gruppen Status, klicka på knappen Update Project. Man kan uppdatera enskilda aktiviteter: direkt i Gantt-schemat genom att positionera musen i början av aktiviteten tills muspekaren tar % -formen, klicka och dra. Dubbel-klicka på aktivitetsraden och i fliken General, ange i Percent complete hur färdigt aktiviteten är.

50 Arbeta med en originalplan Ibland vill man jämföra den nuvarande versionen av ett projekt med en tidigare version. Det är möjligt att göra utan att skapa olika filer. Ett första projekt skapas När alla är överens om projektplan kan man spara den som Originalplan. I fliken Project, gruppen Schedule, tryck på knappen Set Baseline, tryck sedan på OK Man kan sedan vidarearbeta med projektplanen Vill man jämföra/analysera den nuvarande projektplan finns det flera sätt (se nedan) Obs! I originalplanen sparas de flesta informationerna: schemat, resurser, kostnader

51 Arbeta med en originalplan Visualisera originalplanen: Med Gantt Chart vyn, I fliken Format (Gantt Chart Tools), gruppen Bar Tools, trycka på knappen Baseline och välja en originalplan. Originalplanen visas i grått.

52 Arbeta med en originalplan Visualisera originalplanen: Istället för den klassiska Gantt Chart vyn i fliken Task, välj Tracking Gantt. Alt. gå till fliken View, gruppen Task Views, trycka på knappen Gantt Chart och välja Tracking Gantt. Originalplanen visas i grått. Vyn visar också aktiviteternas uppföljning (t.ex. 75% färdigt).

53 Arbeta med en originalplan Visualisera ändringar: för schemat. Med Tracking Gantt vyn (se föregående slide), gå till fliken View, gruppen Data, knappen Tables, välja Variance

54 Arbeta med en originalplan för insatsen (arbete). Med Tracking Gantt vyn (se föregående slide), gå till fliken View, gruppen Data, knappen Tables, välja Work

55 Arbeta med en originalplan för kostnader. Med Tracking Gantt vyn (se föregående slide), gå till fliken View, gruppen Data, knappen Tables, välja Costs

56 Träning Project 2010

57 Aktivitets benämning Aktivitet Varaktighet (i veckor) A B C D E Receive and accept specifications Concept generation and selection Design Beta Cartridges Produce Beta Cartridges Develop testing program länk resurser 2 ME, M 4 A 3 ME, 20%M 8 B 2 ME 8 C PE 5 C 50%ME, EE F Test beta cartridges 2 D, E 50%ME, EE G Design production cartridge 14 F 2 ME H Design mold 14 F EM (20 tkr) I J Design assembly tooling Purchase assembly equipment 14 F PE 6 G, H, I 50%P, PE K Fabricate molds 10 G, H, I EM (50 tkr) L Debug molds 4 K EM (5 tkr), 20%PE M Certify cartridge 2 K 50%ME, C (10 tkr) ME (Mechanical Engineer): 3 pers. (timlön: 800 kr/tim., övertid kr/tim.) M (Marketing): 1 pers. (timlön: 1000 kr/tim., övertid kr/tim.) PE (Production Engineer): 1 pers. (timlön: 800 kr/tim., övertid kr/tim.) EE (Electronics Engineer): 1 pers. (timlön: 800 kr/tim., övertid kr/tim.) P (Purchase): 1 pers. (timlön: 700 kr/tim., övertid. 900 kr/tim.) EM (EuroMold): leverantör C (Certification agency): leverantör N Initial production run 2 J, L, M PE