DC UTBILDNING. Microsoft Project 2013 PR13G-1

Transkript

1 DC UTBILDNING Microsoft Project 2013 PR13G-1

2 Microsoft Project 2013, grundkurs, upplaga 1 DC UTBILDNING Box HELSINGBORG tel e-post: admin@dcutbildning.com Internet: 2 DC UTBILDNING, Project grundkurs

3 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 7 Grundkurs i Project... 7 Förkunskaper... 7 Läsning... 7 Exempel... 7 Övningsuppgifter... 7 Tips... 7 Hjälp... 7 Uppdateringar... 8 Fillista... 8 PROJEKTPLANERINGENS FASER... 9 Grundläggande... 9 Definiera projektet... 9 Beslut om fortsatt planering... 9 Skapa en projektplan... 9 Beslut om genomförande av projektet... 9 Projektgenomförandet startas... 9 Uppföljning och underhåll projektplanen... 9 Avsluta projektet Projekthantering Att lyckas med projekt Varför misslyckas vissa projekt? INLEDNING Start Skärmbildens utseende Namnlist Menyfliksområdet Aktivitet Resurs Rapport (Report) Projekt Visa Format Snabbmeny Skrivfältet ID-nr och kolumnrubrik Vyfältet Rullningslister Statusfält Filtyper SKAPA EN ENKEL PROJEKTPLAN Projektet Utställning Projektinformation Aktiviteter Redigering Ta bort aktivitet Infoga aktivitet Disposition Egenskaper Spara projektfil Varaktighet Länkning Tidslinjen Resurser Autofilter Resurstilldelning Nätverksdiagram Kalender Kostnader DC UTBILDNING, Project grundkurs 3

4 Projektsammanfattning Originalplan - Baslinje Utskrift Uppföljning Rapporter FÖRBEREDELSER INFÖR HUVUDUPPGIFTEN Schemaläggningsmetod Inställningar Allmänt Visa Schema Språkkontroll Spara Språk Avancerat Säkerhetscenter Ändra arbetstid Projektmall Aktiviteter Hämta data från Word Disposition Struktur WBS RESURSPOOL Skapa Resurspool Resurskostnad Kostnadstabeller Kalender Projektkalender Kalenderinställningar Resurskalender Kod HUVUDPROJEKTET Öppna resurspoolen Skapa ny projektfil Basuppgifter för projektet Projektinformation Egenskaper Spara Ansluta till resurspool Tid- och resursplanering Aktivitetsanvändning Aktivitetstyp Justering Länkning Föregående och efterföljande aktiviteter Typ av aktivitetssamband Ändring av sambandstyp Fördröjning och överlappning Skapa länkar Total varaktighet Länkning med musen Fortsatt länkning Länkning med överlappning Länkning i dialogruta Fortsatt länkning Resursbeläggning Resursutjämning Utjämningsberäkningar Leta efter överbeläggningar Utjämningsperiod Åtgärda överbeläggning Överväganden vid resurskonflikt Kritiska linjen Kolumn Arbete DC UTBILDNING, Project grundkurs

5 Slack Ta fram tabellen Totalt slack Kostnader Resurskostnader Projektstatistik Fasta kostnader Återkommande aktiviteter Milstolpar Originalplan - Baslinje FORMAT Stil på staplar Layout Tidsskala Ledig tid Teckensnitt Kopiera format Tidslinje RITA Ritverktygen Verktygsfältet Ritobjekt Textruta Pil Infoga linje Infoga bild Ellips UTSKRIFT Förhandsgranska Utskriftsformat PROJEKTUPPFÖLJNING Schema-kommandon för uppföljning Aktuellt datum Byggstart Uppdatera Projekt Fjärde veckan Aktivitetsanteckningar Korrigering för verklig tid Lägesrapport Femte veckan Övertid Korrigering av Fast kostnad Ändring av Resurskostnad Gantt-schema med originalplan Visa initialer i Gantt-schemat Statuslinje Rapporter Projektstatistik Projektöversikt UTBYTE MED ANDRA PROGRAM Import från Excel Alt. 1. Kopiera och klistra in Alt. 2. Import (Överkurs!) Import från Word Överföring till Excel Kopiera och klistra in Export till Excel Analys i Excel Export till Word Exportera tabell Exportera bild Exportera vy SAMMANFATTNINGSUPPGIFT Garagebygge Aktiviteter Tider och tilldelningar DC UTBILDNING, Project grundkurs 5

6 Samband Milstolpar Fasta kostnader Kalender Planering Gantt-schema Nätverksdiagram Utskrift EXTRAUPPGIFT Släktträd KORTKOMMANDON De nya tangentbordsgenvägarna ASCII APPENDIX KURS PÅ ENGELSKA Project Planning Steps (page 9-10) Linking (page 20) Linking (page 67) Resolving Resource Conflicts (page 74) PROJECT-VERSIONER Översikt över Microsoft Project-versionerna INDEX DC UTBILDNING, Project grundkurs

7 Förord Grundkurs i Project Välkommen till kurs i Microsoft Project! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har tillgång till en svensk Windows-version av programmet. Kursmaterialet är avsett för version 2013 Standard och Professional. Det går bra att använda det även om du har en engelsk version. De svenska Project-kommandona anges först med de engelska inom parentes. Som Appendix finns dessutom en översättning till engelska av vissa nyckelavsnitt för att underlätta att genomföra en kurs för engelskspråkiga med hjälp av denna bok. Programmet går att köra under bland annat Windows XP, Vista, 7 och 8. De flesta skärmbilderna i boken avser Windows 7. Vissa dialogrutor ser olika ut beroende på Windows-version. Det finns dessutom både 32- och 64-bitsversioner av Project. Skillnaden visar sig främst vid mycket stora projektfiler, som kan bearbetas snabbare med 64-bitsversionen. Förkunskaper Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs i Windows och Excel. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna finns i övningsmappen. utgör symbolen för övningsuppgifter. Streck i kanten markerar extra viktig information. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. Hjälp Tryck på knappen med frågetecken eller F1, så kommer du till hjälpsidan, där du kan söka vidare. DC UTBILDNING, Project grundkurs 7

8 Uppdateringar För att programmet ska fungera på bästa sätt rekommenderas användaren att kontrollera programmets version och regelbundet söka efter uppdateringar. Genom att välja Arkiv, Hjälp (File, Help), visas information enligt ovan. Fillista Följande filer finns i övningsmappen efter installation av övningsfilerna: DC-logo.gif Alla aktiviteter.xls Hus01-lösning.mpp Pool-lösning.mpp Husbygg-lösning.mpt Huvudaktiviteter.xls Huvudaktiviteter-lösning.mpp Utställning-lösning.mpp Global-original.mpt Pool.mpp Hus01 etapp 1.mpp Resurser.xlsx Alla aktiviteter.docx Kompatibilitet Till skillnad från en del andra Office-program har Microsoft valt att ha samma filtillägg för sina olika versioner. Project 2013 kan hantera versioner enligt bilden (Arkiv, Spara som - File, Save as). Står inget versionsnummer avses , som har gemensamt filformat. 8 DC UTBILDNING, Project grundkurs

9 Projektplaneringens faser Grundläggande För att en verksamhet ska anses vara ett projekt bör det uppfylla följande villkor: Engångskaraktär med definierat mål inte löpande verksamhet Avgränsat med avseende på tid och kostnad Kräver samordning av resurser Ledningsstruktur Definiera projektet Här ska man definiera projektets omfattning: Mål Huvudaktiviteter Analysera resurserna personal, utrustning och resurskostnad När ska projektet vara klart? Uppskatta totalkostnaden Beslut om fortsatt planering Beställare, styrgrupp eller chef beslutar att gå vidare med detaljplanering eller avbryta planeringen Skapa en projektplan Definiera samtliga aktiviteter. Vilket arbetsomfång (resurstimmar) ska utföras? Vilka ska utföra aktiviteterna? Vilka samband gäller mellan aktiviteterna? Finns det särskilda aktivitetsvillkor? Ange de fasta kostnaderna. Identifiera och lösa resurskonflikter (överbeläggningar). Beslut om genomförande av projektet Beställare, styrgrupp eller chef beslutar om genomförande av projektet alternativt avbrytning av planeringen. Skapa baslinjeplan (originalplan) Projektgenomförandet startas Projektgrupp bildas etc. Uppföljning och underhåll projektplanen Jämför utvecklingen mot baslinjeplan Fortlöpande kontroll av resurstillgång och uppkomna problem Justera så att projektet fullföljs enligt plan DC UTBILDNING, Project grundkurs 9

10 Avsluta projektet Jämför utfall mot baslinjeplan Analysera utfallet för att erhålla erfarenhet inför kommande projekt Projekthantering Det finns flera metoder att hantera projekt. Innan datoriseringen använde man förstås PoP-metoden (papper och penna) men själva planeringen presenterades redan då med exempelvis: Gantt-diagram Nätverksdiagram Strukturdiagram (WBS) Kalender med resurstilldelningar Microsoft Project har Gantt-diagrammet som sin starkaste sida, och det är också denna diagramtyp du kommer att arbeta med för det mesta i den här kursen. Att lyckas med projekt Arbetsgruppen och styrgruppen (företagsledningen etc) har samma uppfattning om mål och medel. Gruppens medarbetare är väl informerade om sitt projekt. Projektplaneringen är väl genomförd. Projektplanen uppdateras efter hand. Projektledaren styr sitt projekt noggrant och vidtar genast korrigeringar, när detta behövs. Varför misslyckas vissa projekt? Avsaknad av projektplanering. Tidsgränser missas och därmed sluttiden. Dålig styrning. 10 DC UTBILDNING, Project grundkurs

11 Inledning Start Programmet kan startas på flera sätt, bland annat beroende på Windows-version: Alt. 1. Starta genom att klicka på ikonen för Project. Denna finner du normalt genom att välja Start, Alla program, Microsoft Office, Microsoft Project (Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Project). Alt. 2. Genom att klicka på Project-ikonen i aktivitetsfältet längst ner på skrivbordet. Detta förutsätter att den som installerat programmet valt att placera ikonen där. Alt. 3. Genom att trycka på tangentbordets Windows-knapp och därefter skriva Project i Sök-fältet. Programnamnet med tillhörande ikon kommer att visa sig bland sökresultaten och då klickar du på ikonen. Namnlist Systemmeny Verktygsfältet Snabbåtkomst Menyflikar Tidlinje Arkivmeny ID-nr Kolumnrubrik Ganttdiagramområde Gantttabell Statusfält Vyalternativ DC UTBILDNING, Project grundkurs 11

12 Skärmbildens utseende Namnlist På namnlisten (titelraden - Title Bar) står namnet på programmet och aktuell projektfil. Längst till vänster finns en Project-ikon. Om du klickar på den öppnas systemmenyn, med vilken du bl.a. kan stänga Project. Till höger om namnlisten finns knappar för minimering och maximering eller återställning samt avsluta. Projektfil kallas den datafil, som skapas av Project som standard. Filändelsen är *.mpp. Menyfliksområdet Menyfliksområdet (The Ribbon) innehåller de flesta av de kommandon som finns i Project. Flikar (Tabs) som visas överst i menyfliksområdet. Varje flik motsvarar viktiga uppgifter som du utför i programmet. Grupper (Groups) är uppsättningar av närliggande kommandon och visas på flikar. I dem har alla kommandon som du kan tänkas behöva för en viss typ av uppgift förts samman, och eftersom de hela tiden visas och är tillgängliga på skärmen får du värdefull hjälp i arbetet. Kommandon (Commands) har ordnats i grupper. Ett kommando kan vara en knapp, en meny eller en ruta där du anger information. Aktivitet Fliken Aktivitet (Task) innehåller kommandon för Aktiviteter (Tasks). I version 2010 kallades fliken för Uppgift (Task). Detta begrepp dyker upp här och var även i Om du dubbelklickar på en menyflik, så minimeras menyflikområdet. Dubbelklickar du på nytt på menyfliken, sker återgång till standardvisning. Resurs Fliken Resurs (Resource) innehåller kommandon för operationer avseende Resurser (Resources). Rapport (Report) 12 DC UTBILDNING, Project grundkurs

13 Projekt Fliken Projekt (Project) innehåller kommandon för aktuellt projekt. Visa Fliken Visa (View) innehåller kommandon avseende vyer och inställningar. Format Fliken Format innehåller olika kommandon beroende på vilken vy du använder. Snabbmeny Med hjälp av höger musknapp kan du ta fram en kortfattad meny (Shortcut Menu), där man placerat de mest förekommande kommandona. Snabbmenyns innehåll beror på vad som markerats. Om en cell är markerad ser den ut som här bredvid. Om däremot en rad eller en kolumn etc är markerad, så är innehållet annorlunda. Cut Cell Copy Cell Paste Paste Special Scroll to Task Insert Task Delete Task Inactivate Task Manually Schedule Auto Schedule Assign Resources Fill down Clear Contents Information Notes Add to Timeline Hyperlink Skrivfältet I Skrivfältet (Entry Bar) redigerar du inskrivna uppgifter. Skrivfältet motsvarar Formelfältet i Excel. Det visas, om du väljer Arkiv, Alternativ, Visa (File, Options, Display) och bockar för Skrivfält (Entry Bar) DC UTBILDNING, Project grundkurs 13

14 ID-nr och kolumnrubrik Gantt-tabellen är indelad i aktiviteter med ID-nr (rader) och kolumner. Vyfältet Om du så önskar, kan du ha Vyfältet synligt. Det innehåller snabbknappar till de olika vyerna. Högerklicka på den grå stolpen längst till vänster och välj Vyfält (View Bar) i snabbmenyn. Det ser ut som bilden till höger: Rullningslister Med hjälp av den vertikala och den horisontella rullningslisten (Scroll Bar) kan du rulla schemat uppåt och nedåt respektive åt höger och vänster. Statusfält Statusfältet (Status Bar) visar olika typer av meddelanden. En kort beskrivning av pågående åtgärd visas. Till höger visas vyval och zoomaverktyg. Viss information om pågående aktiviteter visas också i statusfältet. Filtyper I Project är följande de vanligaste filtyperna: MPP: projektfil (kan även sparas som Project & 2007) MPT: mallfil (Template) PDF: Adobe Acrobat-format GLOBAL.MPT heter standardmallen i Project (jfr NORMAL.DOTX i Word!) Filformat MPD (Access-kompatibelt format) som fanns i tidigare versioner har slopats. Däremot går det att välja Visuella rapporter och sedan exportera till Access. Det blir då en mdb-fil (2003-format). Hjälp Hjälpfunktionen kan nås på flera sätt: Välj knappen Hjälp (Help) långt till höger på namnlisten eller Tryck på tangenten F1. Manuell schemaläggning (Manually Scheduled) Project 2010 & 2013 medför en stor förändring i hur projekt schemaläggs. Vid ändringar av exempelvis aktivitetssamband och projektets kalender justeras inte längre aktivitetsdatum automatiskt när en aktivitet är manuellt schemalagd. Du kan placera en manuellt schemalagd aktivitet var som helst i schemat och sedan flyttas den inte av Project. Projektledare som är vana vid automatisk schemaläggning (Auto Scheduled) från tidigare versioner av Project kan inaktivera de nya funktionerna för manuell schemaläggning för vissa aktiviteter eller hela projektet. I vissa projekt, särskilt de som är komplicerade, kan det vara bäst att låta den kraftfulla schemaläggningsmotorn i Project sköta schemaläggningen åt dig. I denna kursbok har författaren valt att använda Automatisk schemaläggning. 14 DC UTBILDNING, Project grundkurs

15 Skapa en enkel projektplan Projektet Utställning Du har för avsikt att delta i en utställning som äger rum Du kommer fram till att de olika huvudmomenten som behöver utföras är följande: (Välj svenska eller engelska aktivitetsnamn!) Förberedelser Delta i utställningen Uppföljning Preparations Participation Follow up Förberedelser och Uppföljning vill du dela upp i olika moment enligt följande: Förberedelser Planering Inbjudningar Utställningsmonter Delta i utställningen Uppföljning Offerter Utvärdering Preparations Planning Invitations Stand Participation Follow Up Tenders Evaluation Öppna en ny projektplan i Microsoft Project. För att dra nytta av Projects planeringsegenskaper, så väljer du att använda Automatisk schemaläggning (Auto Scheduled). Det gör du genom att klicka till vänster i Statusfältet och göra ditt val. Projektinformation Klicka på Projekt, Projektinformation (Project, Project Information ) DC UTBILDNING, Project grundkurs 15

16 Om du använder Project Standard finns något färre val i dialogrutan. Du ska nu ange när du ska påbörja ditt projekt (alltså inte när utställningen börjar). Du kan välja mellan att ersätta dagens datum som finns angivet som startdatum genom att skriva in datumet ( du behöver inte tänka på vilken veckodag det är!) eller genom att klicka på den lilla triangeln till höger om datumet och sedan klicka vidare i den kalender som visar sig. Övriga inställningar: Slutdatum (Finish date) beräknas automatiskt av programmet Schemalägg från: Projektets startdatum (Schedule from: Project Start Date) är standard och är kopplat till uppgiften Alla aktiviteter startar så snart som möjligt (All tasks begin as soon as possible). Som alternativ kan man ange Projektets slutdatum (Finish date) varvid programmet räknar med att Alla aktiviteter startar på sent som möjligt (All tasks begin as late as possible). Aktuellt datum (Current date): som standard anges här dagens datum. Eftersom du i denna övning simulerar att projektet ska starta kan det vara en god idé att ändra aktuellt datum till för att övningen ska bli så realistisk som möjligt. Rapportdatum (Status Date) avser det datum som ska gälla för de sammanfattningar m.m. som finns bland standardrapporterna. Om inget skrivs i fältet kommer aktuellt datum att väljas. Råkar du sudda ut strecket i fältet (i den engelska versionen står det NA Not Available), så rapporterar däremot programmet att du skrivit fel datum! Kalender (Calendar): i vårt exempel finns endast kalendern Standard (och två andra standardalternativ). I senare exempel kommer fler alternativ. Även om du ska planera ett projekt som ska ha ett fast slutdatum rekommenderar författaren att du ändå ska planera från startdatum. Programmet kommer ju att föreslå senast möjliga starttidpunkt för varje aktivitet om du planerar från slutdatum. Den minsta försening kommer därför att bli kritisk och projektdeltagarna frestas att inte påbörja sina aktiviteter i god tid. Som vi kommer att se senare, kan man komplettera sin plan med ett aktivitetsvillkor av typen Avsluta senast. Du kan också ange ett Måldatum (Tidsgräns - Deadline). Aktiviteter Skriv nu in aktiviteterna (Tasks) enligt listan ovan. Tryck Enter efter inmatningen av varje aktivitetsnamn. Lägg märke till att aktiviteterna kommer att få en varaktighet (duration) av 1 dag med ett frågetecken efter för att markera, att du ännu inte tagit ställning till varaktigheten (om du har standardinställning i Project). Lägg också märke till att det växer fram staplar i Gantt-diagrammet. Till en början antar programmet att alla aktiviteter ska starta genast och inte är beroende av varandra. 16 DC UTBILDNING, Project grundkurs

17 Redigering Om du behöver redigera det du skrivit, så gör du det genom att markera cellen med aktivitetens namn, varvid texten visas i Skrivfältet (Entry Bar - om det är aktiverat) och där kan du ändra innehållet. Du kan också använda tangenten för att komma i redigeringsläge. Du kkan också klicka en gång, vänta lite och sedan klicka en gång till. Ta bort aktivitet Om du behöver ta bort en aktivitet markerar du ID-numret för aktiviteten, högerklickar och väljer Ta bort aktivitet (Delete Task) eller tangenten Delete eller Aktivitet, Redigering, Radera, Hela raden (Task, Editing, Clear, Entire Row). Infoga aktivitet Skjuta in en aktivitet gör du genom att markera efterföljande aktivitet, varefter du högerklickar och väljer Infoga aktivitet (Insert Task) eller tangenten Insert eller Aktivitet, Infoga aktivitet (Task, Insert Task). Disposition För att du ska lära dig att skapa underaktiviteter direkt i Project, så ska du göra så här: Markera aktiviteterna 2-4 (du markerar på ungefär samma sätt som i Excel, dvs. genom att trycka på nr 2 och dra ner till nr 4 och sedan trycka på Aktivitet, Schema, Dra ut (Task, Schedule, Outdent Task - Pil vänster). Aktiviteterna 1-6 är nu på samma nivå. Men, aktiviteterna 2-4 ska ju vara underställda aktivitet 1. Detta visar du genom att markera aktiviteterna 2-4 eller genom att markera nr 2, därefter hålla nere Shift under tiden du markerar nr 4 eller DC UTBILDNING, Project grundkurs 17

18 genom att markera nr 2, därefter hålla Shift nedtryckt under tiden du använder markörförflyttningstangenten Pil ned tills aktiviteterna 2-4 är markerade). Tryck på knappen Dra in (Indent Task Pil höger). Förberedelser har nu blivit en Sammanfattningsaktivitet (Summary Task) till underaktiviteterna 2-4 (subtasks). Bland annat innebär detta att Förberedelser inte kan tilldelas tid, utan den får automatiskt den tiden från början av den första aktiviteten till slutet av den (tidsmässigt) sista aktiviteten av de underordnade. Detta gäller när du valt Nya aktiviteter Automatiskt schemalagda (New Tasks Auto Scheduled). Skriver du ändå in Varaktighet, så ändras det till Manuellt schemalagd, vilket du ska undvika. Man kallar detta för att du har gjort en Disposition (Outline). Det kallas Kontur i Project Du kan göra indrag även med hjälp av musen. När du för muspekaren över ett aktivitetsnamn, så ser du att pekaren ändrar utseende till en vågrät dubbelriktad pil i vissa lägen. Om du drar (trycker ned vänster musknapp och drar) åt höger, så åstadkommer du samma sak som med knappen Dra in (Indent Task). Därefter gör du på motsvarande sätt med Uppföljning som ska bli sammanfattningsaktivitet till Offerter och Utvärdering. Du lägger märke till att sammanfattningsaktiviteter visas som standard med fet stil. Om du vill att alla aktiviteter på högsta nivån ska visas på detta sätt, så kan du markera sådana som inte har delaktiviteter och sedan välja fet stil. Gör gärna så med Delta i utställningen. 18 DC UTBILDNING, Project grundkurs

19 Egenskaper Tillsammans med arbetsboken kan du spara ytterligare uppgifter om projektet, så kallad Dokumentinformation. För att ange dokumentinformation väljer du Arkiv, Info, Projektinformation, Avancerade egenskaper (File, Info, Project Information, Advanced Properties). I dialogrutan som kommer fram kan du bl.a. ange Titel, Ämne, Författare, Nyckelord och Kommentar (Title, Subject, Author, Keywords och Comments). Författare: här bör anges namnet på den som sköter inmatningen. Det kan vara projektledaren eller en projektsekreterare. Chef (Manager): Här ska projektledarens namn skrivas in. Vid utskrift av Ganttschemat kan du styra programmet så att detta namn kommer upp i förklaringsrutan. Om du väljer att spara förhandsgranskad bild (Save preview picture) kan du välja att se övre vänstra hörnet av projektvyn när du söker fil. Filen blir något större av detta. Kanske du samlar alla projektdokument i en mapp på en SharePoint- eller filserver. I så fall är det praktiskt att skriva in sökvägen till den vid Basadress för hyperlänk, så blir det enklare att ange länkadressen i Project. Skriv in uppgifter enligt bilden. Spara projektfil Spara ditt projekt under namnet Utställning i övningsmappen. Välj Arkiv, Spara (File, Save), ange namnet, klättra till övningsmappen och tryck på Spara. Varaktighet Det är dags att ange beräknad Varaktighet (Duration) för dina aktiviteter (men inte sammanfattningsaktiviteterna). DC UTBILDNING, Project grundkurs 19

20 Planering Inbjudningar Utställningsmonter Delta i utställningen Offerter Utvärdering 4 dagar 1 dag 3 dagar 3 dagar 10 dagar 2 dagar Börja med att klicka i cellen för varaktighet avseendee Planering. Du lägger märke till att det dyker upp små knappar med trianglar på. Klicka på den övre knappen så stegar den upp till önskad varaktighet. Du kan som alternativ skriva in talet (dag resp. dagar kompletterar Project med). Staplarna i Gantt-diagrammet förlängs i motsvarande mån. Länkning I detta projekt ska alla dessa aktiviteter äga rum i tur och ordning. När planeringen är klar, ska inbjudningarna skickas ut osv. Detta styr du genom att länka aktiviteterna. Markera aktiviteterna 2-4 genom att t.ex. markera aktiviteternas ID-nr. Klicka på knappen Länka aktiviteter (Link Tasks - vid pilspetsen på bilden). Det dyker nu upp pilar från slutet på varje aktivitet till början av påföljande aktivitet. Du finner att en del pilar pekar en bit in på aktiviteten i stället för i början. Att det ser ut på det sättet beror på att grafikkortets upplösning inte medger så 20 DC UTBILDNING, Project grundkurs

21 exakt visning, som man egentligen skulle vilja. Detta påverkar naturligtvis inte de beräknade tidpunkterna! Om du inte kan se alla staplarna längre, så beror detta på att de inte får plats i vyn. Detta har framför allt med grafikkortets upplösning i kombination med din bildskärmsstorlek att göra. Tryck på knappen Zooma ut (Zoom Out - förstoringsglaset med minustecken inuti eller zooma-reglaget till höger i statusfältet). Länka samman Offerter med Utvärdering på samma sätt. När förberedelserna är slut ska du delta i utställningen och därefter påbörjas uppföljningen. Det markerar du genom att markera ID 1 Förberedelser, håll därefter ned Ctrl-tangenten och markera ID 5 Delta i utställning och trycka på Länkaknappen. Därefter markerar du ID 5 Delta i utstllningen, trycker på Ctrl och markerkar ID 6 Uppföljning och länkar. Länkningen är klar! Tidslinjen Det är praktiskt och överskådligt att använda Tidslinjen (Time Line) för att t.ex. visa de olika huvudaktiviteterna. Högerklicka (en i taget) på Förberedelser, Delta i utställningen och Uppföljning och välj Lägg till i tidslinje. Utställningen äger ju rum , så diagrammet måste justeras för detta. Dubbelklicka på ID 5 Delta i utställningen. Dialogrutan Aktivitetsinformation öppnas. Ändra startdatum till 23 maj och slutdatum till 25 maj. Du behöver inte bry dig om veckodagsnamnen, dessa sköter Project om sedan. Bekräfta med OK. DC UTBILDNING, Project grundkurs 21

22 Begrunda meddelandet i överdelen av rutan. Välj alternativ 2 uppifrån (se bilden!) och därefter bekräfta med OK. Till vänster om den flyttade stapelns IDnummer har en ikon dykt upp. Lägg muspekaren på ikonen. En information att aktiviteten erhållit villkoret Avsluta tidigast (Finish No Earlier Than) Detta är inte riktigt korrekt, utan aktiviteten måste starta 23 maj. Dubbelklicka på aktiviteten Delta i utställning. Dialogrutan Aktivitetsinformation (Task Information) öppnas. Välj fliken Avancerat (Advanced). Klicka på nedrullningslistan vid Typ av begränsning: (Constraint Type) och välj Måste starta (Must Start On). I den nya dialogrutan väljer du Fortsätt. Villkoret starta kommer att anges (Continue. A Must Start On constraint will be set). 22 DC UTBILDNING, Project grundkurs

23 Programmet har nu ändrat varaktigheten till 1 dag. Du ändrar tillbaka till 3 dagar. Om du vill se start- och slutdatum för varje aktivitet, så kan du dra delningslisten till höger. Det finns flera tabeller till höger om Varaktighet (Duration). Du upptäcker, att programmet schemalagt utställningen till maj! Detta beror på, att maj är arbetsfria dagar (lördag-söndag). Du måste rätta till det. Välj Projekt, Ändra arbetstid (Project, Change Working Time). Rulla sedan till maj Markera maj och skriv vid fliken Undantag (Exceptions) en förklarande text (exv. som på bilden). Tryck Enter och därefter på knappen Information (Details ). DC UTBILDNING, Project grundkurs 23

24 Klicka i en av datumrutorna (exv ) och därefter på dialogrutan Information (Details ). Därefter bekräftar du, att du vill använda Arbetstider (Working times) enligt förslaget och bekräftar med OK. När du sedan tittar på kalendern, så ser du att 24 och 25 maj har fått datumen understrukna för att visa att det finns Undantag (Exceptions) knutna till dem. Du kan nu konstatera, att utställningen kan planläggas precis som du önskar. Resurser Det är dags att utse vilka som ska delta i aktiviteterna. Välj vyn Resurslista (Resource Sheet) genom att klicka på knappen med detta namn i Vyfältet (View Bar). Om Vyfältet inte är synligt, så kan du istället välja Visa, Resurslista (View, Resource Sheet) eller högerklicka på fältet till vänster om aktivitetslistan och där göra detta val. Den finns även som snabbkanpp i Statusfältet (nr 4 från vänster). Marketing, Engineering och Consultant kan vara lämpliga engelska grupper. 24 DC UTBILDNING, Project grundkurs

25 Fyll i uppgifter enligt ovan (Initialer fylls i automatiskt liksom 100%). Autofilter Du har kanske noterat, att det dyker upp en liten listpil på varje kolumnrubrik. Om du klickar på listpilen vid rubriken Grupp (Group), ser du att du kan välja att visa t.ex. endast resurser tillhörande Marknad. Detta är således en liknande funktion som Autofilter i Excel och Access. Gå därefter tillbaka till Gantt-schemat genom att klicka på knappen med detta namn i Vyfältet (View Bar) alternativt välj Visa, Gantt-schema (View, Gantt Chart) eller knappen längst till vänster bland snabbknapparn i Statusfältet. Se till att Varaktighet (Duration) är den kolumn längst till höger som visas. Resurstilldelning Bocka i Visa, Dela vy, Information och se till att Aktivitetsinformation är valt. Markera aktiviteten ID 2 Planering och klicka därefter under Resurs (Resource) i det nedre fönsterrutan. Ange, att det är Fredrik Falk, som ska utföra aktiviteten. Bekräfta med Enter. Namnet till höger om stapeln i Gantt-diagrammet markerar att Falk ska svara för planeringen. 100% (dvs full tillgänglig tid) har Project också lagt till. Komplettera resurstilldelningen enligt bilden. DC UTBILDNING, Project grundkurs 25

26 Gör alla tilldelningar enligt bilden! När tilldelningen är avklarad, kan du ta bort bocken vid Information, så upphör den delade vyn. Det finns flera alternativa sätt att beskriva projektet. Gantt-schemat är det vanligaste, men det finns fler. Nätverksdiagram Projektet kan visas i form av ett flödesschema, där varje aktivitet representeras av en nod. Detta kallas för PERT-diagram (Program Evaluation Review Technique) eller nätverksdiagram (Network Diagram). Klicka på knappen med detta namn i Vyfältet. Diagrammet ser ut så här (du kan behöva zooma ut för att se hela diagrammet): I varje nod presenteras (med standardinställningar) aktivitetens namn, ID-nr, varaktighet, startdatum och slutdatum. När man pekar på en nod, så visas den i läsbar storlek. Några av noderna är röda. Det visar att de ligger på den kritiska linjen. Detta beskrivs längre fram i boken. Kalender Klicka på knappen Kalender (Calendar) i Vyfältet eller välj Visa, Kalender (View, Calendar) eller högerklicka i fältet längst till vänster och välj Kalender.. Navigera med knapparna i övre högra delen av fönstret så att maj 2014 visas. Klickar du på knappen Anpassa kan du göra vissa inställningar av vyn. 26 DC UTBILDNING, Project grundkurs

27 Kostnader Eftersom du önskar göra en uppskattning av kostnaderna (förkalkyl), skrev du in den kalkylerade självkostnaden för varje resurs. Det går nu att se hur mycket resurserna för varje aktivitet kommer att kosta. Växla till att visa Gantt-schema (Gantt Chart). Den uppsättning tabeller som visas i standardvyn utgör endast en av flera tabelluppsättningar. Välj Visa, Tabeller (View, Tables) Välj Kostnad (Cost) Du kan nu studera resurskostnaderna för varje aktivitet genom att dra delningslisten åt höger. Det är kolumnen Totalkostnad (Total Cost) som just nu visar resurskostnaden. Det finns en kolumn Fast kostnad (Fixed Cost) också. Den är avsedd för t.ex. materialkostnader som ska påföras en aktivitet med ett fast belopp. Ange följande i tabellen Fast kostnad (Fixed Cost): Verkar det lite väl exakt att ange ören? Du ändrar till hela kronor så här: Välj Arkiv, Alternativ, Visa (File, Options, Display) Ändra angivelsen vid Decimaler (Decimal Digits) från 2 till 0. Bekräfta med OK. Värden i kolumnen Totalkostnad har nu också ändrats. DC UTBILDNING, Project grundkurs 27

28 Nu visas således summan av Fast kostnad (Fixed Cost) och Resurskostnad (Resource Cost) som Totalkostnad (Total Cost). En sammanfattning av projektet kan du se genom att välja Projekt, Projektinformation, Statistik (Project, Project Information, Statistics ). Projektsammanfattning Du kan också välja att inkludera en extra aktivitetsrad med ID 0, genom att gå till Arkiv, Alternativ, Avancerat och sätta en bock i rutan Visa projektsammanfattning. Den nya aktivitetsraden finns därefter med i alla aktivitetsvyer. 28 DC UTBILDNING, Project grundkurs

29 Originalplan - Baslinje Planeringen anses färdig. Det är således dags att ange Originalplanen. Det är mot denna som framtida jämförelser kommer att göras. I projektledningslitteraturen förekommer flera begrepp med denna innebörd. Den vanligaste benämningen är nog Baslinje eller Baslinjeplan, men Microsoft har i den svenska versionen valt att kalla den för Originalplan (fast på några ställen står det Baslinje Baseline genomgående i den engelskspråkiga). Välj Projekt, Schema, Ange originalplan, Ange originalplan (Project, Schedule, Set Baseline, Set Baseline ). Du kan spara upp till 10 st originalplaner. Dessutom ges i denna dialogruta möjlighet att spara upp till 10 st interimsplaner (Interim Plan). Dessa är att betrakta som ögonblicksbilder av projektet vid det tillfälle interimsplanen skapats. DC UTBILDNING, Project grundkurs 29

30 Det som sker, när du strax väljer OK, är att nuvarande värden i vissa tabeller, såsom Startdatum, Slutdatum, Total kostnad (Start date, End date, Total Cost) med flera, kopieras över till motsvarande tabeller för Originalstart (Baseline Start), Originalslut (Baseline End) etc. På detta sätt blir detta samtidigt en förkalkyl för projektet. Du ges dessutom möjlighet att välja mellan att ange originalplan för hela projektet eller endast för markerade aktiviteter. Det senare alternativet kan vara aktuellt, om du ännu inte har färdigplanerat hela projektet, trots att det strax ska starta! Projektet kan ju vara långdraget i tiden och detaljerna flera år framåt är då rimligtvis inte klara. I vårt fall accepterar du Hela projektet (Entire project) och bekräftar med OK. Fastän du har valt att spara originalplan för hela projektet, så föreligger inget tekniskt hinder för att senare korrigera planen och därefter spara den reviderade originalplanen. Den ersätter i sådana fall den tidigare originalplanen. Eller också väljer du att spara ytterligare en originalplan. För säkerhets skull sparar du projektfilen nu. Utskrift Välj Arkiv, Skriv ut (File, Print) och studera hur en utskrift skulle se ut. Om din skrivare saknar färgmöjligheter, så kommer även förhandsgranskningen (oftast) att visa svart/vitt. Du avslutar nu projektplaneringen genom att spara den. Ett lösningsförslag finns i övningsmappen under namnet Utställning lösning.mpp. 30 DC UTBILDNING, Project grundkurs

31 Uppföljning I genomförandefasen använder du t.ex. vyn Uppföljnings-Gantt. Det finns en liten knapp Bläddra till aktivitet (Tracking), som är oumbärlig och ibland upplevs som lite svårfunnen. Du hittar den på menyfliken Aktivitet, i gruppen Redigering. När du funnit den, så rekommenderar jag dig att högerklicka på den och välja Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst, så finns den alltid till hands. Så här ser vyn ut (efter det du markerat den första aktiviteten och sedan tryckt på Bläddra till aktivitet): Antag, att Planering är genomförd helt enligt plan. Markera aktiviteten och tryck sedan på knappen 100%. Du ser, att den ljusblå färgen mörknar och sammanfattningsaktiviteterna visar utvecklingen. Dessutom blir det en bock i Symbol-kolumnen. Inbjudningarna är också skickade, men det visade sig att Cecilia behövde ta hjälp av David under 4 tim för att klara det på en dag. Ta fram Dela vy, Information, Aktivitetsformulär och ändra till Aktivitetstyp: Fast varaktighet för att fastlägga att aktivitetens arbete ska ske med bibehållen varaktighet. Lägg sedan till David Dunn som resurs, tills vidare utan angivelse av tid. Välj vyn Aktivitetsanvändning och se till att Cecilia behåller sina 8 tim men att Dunn läggs till med 4 tim samma dag. Gå sedan tillbaka till Uppföljnings-Gantt och markera aktiviteten som slutförd 100 %. Om du sedan tittar på Gantt-kolumnerna så ser du att totalkostnaden ökat med Davids kostnad och beloppet också syns i kolumnen Avvikelse. Ange därefter att övriga aktiviteter avslutats enligt plan. DC UTBILDNING, Project grundkurs 31

32 Rapporter Välj Rapport, Kostnader, Kostnader som överskrider budget. Du får en tydlig rapport, som visar just Davids extra insats. En mera ordinär rapport får du om du väljer Rapport, Instrumentpaneler, Projektöversikt. 32 DC UTBILDNING, Project grundkurs

33 Förberedelser inför huvuduppgiften Fredrik Falk är nu projektledare på DC Bygg, ett företag, som bygger småhus på beställning. Han avser att skapa en mall för sina husprojekt. Schemaläggningsmetod Öppna en ny projektplan i Microsoft Project. För att dra nytta av Projects planeringsegenskaper, så väljer du att använda Automatisk schemaläggning (Auto Scheduled). Det gör du genom att klicka till vänster i Status-fältet och göra ditt val. Vissa ändringar i standardinställningarna behöver du göra. Du finner de flesta genom att välja Arkiv, Alternativ (File, Options) och därefter de olika valen enligt nedan: Inställningar Allmänt (General) Här kan du ändra på visa formatinställningar. Viktigare är valet av Standardläge (Default view). Om du vill att Project ska starta med något annat läge, DC UTBILDNING, Project grundkurs 33

34 så gör du motsvarande val. Datumformatet (Date format) kan också ändras här. Lägg märke till att standardformatet inte är detsamma som i Windows grundinställning. I Project visas veckodagen (förkortad till två bokstäver på svenska och 3 bokstäver på engelska) som standard framför det korta datumformatet. Dessutom kan du justera standarduppgifterna om Användarnamn (User Name) och Initialer (Initials). Här kan du skriva in ditt Användardnamn (User Name). Ditt Användardnamn (User Name) kommer sedan Project att använda som Författare (Author) i nya projektfiler som bygger på denna mall. Visa (Display). De viktigaste inställningarna här har med valuta och decimaler att skaffa. Om du vill att Skrivfältet (motsvarar Formelfältet i Excel) ska visas, så kan du välja det här. Passa på att ändra till 0 decimaler (Decimal digits)! 34 DC UTBILDNING, Project grundkurs

35 Schema (Schedule). DC UTBILDNING, Project grundkurs 35

36 Se till att veckan startar på (Week starts on) måndag (Monday). Varför det? Jo, annars finns risken att veckonumreringen blir förskjuten! Räkenskapsåret börjar på (Fiscal year starts in) har betydelse för vissa rapporter. Start- och sluttid (Default start and end time) är de klockslag som programmet väljer som standard för varje ny aktivitet du skriver in. När du anger Varaktighet (Duration) som 1 dag (Day), räknar Project om detta till det antal timmar som anges här, med standardinställningar således 8 tim (Hours). Varaktigheten 1 vecka (week) betyder på motsvarande sätt 40 tim och 1 månad (month) betyder 20 dagar och därför 160 tim. Detta kan vara viktigt att tänka på t.ex. om företaget använder olika antal timmar under sommaren jämfört med resten av året. I det fallet kanske det blir nödvändigt att ange varaktigheten som timmar och avstå från att skriva in dagar resp. veckor. Ändra nu starttid och sluttid till 07:00 resp. 16:00, så kommer nya aktiviteter att automatiskt välja dessa tider. Övriga inställningar lämnar du därhän nu. Språkkontroll 36 DC UTBILDNING, Project grundkurs

37 (Proofing) Project använder samma rättstavningslista och personliga ordbok som övriga Office-program. Språkkontrollen start dock först när du trycker på knappen Projekt, Stavning för detta! Spara (Save) I denna dialogruta kan du bl.a. styra, var projektfiler (files) och mallar (templates) ska sparas som standard. Om du vill behålla kompatibiliteten med tidigare programversioner, kan du här välja att dina filer som standard ska sparas i något tidigare format. Här kan du dessutom ställa in Automatsparning (Auto save). Funktionen är som standard avstängd och författaren rekommenderar, att du avstår från att aktivera den. I Project Professional används ett lokalt cacheminne för att du ska kunna arbeta med projekt, som om de var lagrade lokalt, fastän de är lagrade på Project Server, vilket gör att det går mycket snabbare att spara och öppna. Du kan ändra cacheminnets storlek och lagringsplats, och välja att ta bort särskilda projekt från cacheminnet. DC UTBILDNING, Project grundkurs 37

38 Språk (Language). Här kan du välja språk bl.a. på menyer, om du installerat motsvarande språkpaket. I de flesta fall behöver du komplettera med ett språkpaket (Language Pack) för att få möjlighet till annat språk. 38 DC UTBILDNING, Project grundkurs

39 Avancerat DC UTBILDNING, Project grundkurs 39

40 (Advanced) Här kan du se att det finns fem visningsalternativ (etiketter Time units) beträffande Varaktighet (Duration), nämligen minut (minutes), timme (hours), dag (days), vecka (weeks), månad (months) och år (years). Här väljer du hur dessa ska skrivas ut. Du väljer den kortaste angivelsen för att spara på utrymme i kolumnen Varaktighet. Av samma skäl tar du bort bocken vid Lägg till avstånd före etikett (Add space before label). Med avstånd avses mellanslag. Säkerhetscenter (Trust Center) hittar du under Arkiv, Alternativ (File, Options). Säkerhetsalternativ som Sekretesssalternativ (Privacy Options) och Makroinställningar (Macro Settings) finns nu samlat här. Ändra arbetstid En central funktion i Project innehas naturligtvis av kalendern eller rättare sagt kalendrarna. Låt oss till att börja med titta på projektets standardkalender. Den finns under Projekt, Egenskaper, Ändra arbetstid (Project, Properties, Change Working Time) 40 DC UTBILDNING, Project grundkurs

41 En fylligare diskussion av de olika kalendrarna kommer i samband med uppläggning av resurserna längre fram i materialet. Du konstaterar, att Projects standardkalender har arbetstid 8-12, måndag till fredag och tar inte hänsyn till helgdagar (men kallar lördagar och söndagar för helgdagar). Det är fullt möjligt att göra förändringar i standardkalendern, men det vore nog snyggare att skapa en särskild kalender för DC Bygg. Klicka på Skapa ny kalender (Create New Calendar ) Ge den namnet DC Bygg och acceptera att den ska vara en kopia av standardkalendern. Bekräfta med OK. Arbetstiderna är annorlunda än i standardkalendern. Ändra på följande sätt: Klicka på fliken Arbetsveckor (Work Weeks). Acceptera Namn [Standard - Default]. Dubbelklicka i första fältet under rubriken Start. Då öppnas nedanstående dialogruta, som du fyller i enligt bilden. Detta innebär att den ändringen av arbetstid, du strax gör, kommer att slå igenom i hela kalendern. Tänk på att markera måndag-fredag! Du måste också bekräfta varje tidsinmatning med Enter innan du lämnar dialogrutan! Bekräfta med OK. F2 kan användas för redigering även här. DC UTBILDNING, Project grundkurs 41

42 Du har nu skapat en kalender. Nu är det dags att markera att projektet ska använda just den kalendern. Välj Projekt, Projektinformation (Project, Project Information) Vid Kalender (Calendar) väljer du DC Bygg, som nu finns med på listan. För att Gantt-schemat ska utgå från projektkalendern, ska du göra ytterligare en ändring. Högerklicka på tidsskalan i Gantt-diagrammet. Välj Tidsskala (Timescale) och fliken Ej arbetstid (Non-working time). Ändra Standard till DC Bygg som kalender. Gå sedan till Arkiv, Info, Projektinformation, Avancerade egenskaper (File, Info Project Information, Advanced Properties) och komplettera dialogrutan Egenskaper (Properties) med lämpliga uppgifter. 42 DC UTBILDNING, Project grundkurs

43 Projektmall Falk bestämmer sig för att den projektplan, han gjort klar så här långt, passar bra som mall för många kommande husbyggnadsprojekt. Välj Arkiv, Spara som (File, Save As ) Välj Filformat: Mall (*.mpt) (Save as type, Project Template). Navigera till övningsmappen DC LÄROMEDEL Ge filen namnet Husbygg. Det fullständiga filnamnet blir Husbygg.mpt. Du erbjuds möjlighet att rensa mallen från sådant du inte önskar ska finnas med: Detta är värdefullt, om du i efterhand kommer på att en viss projektfil skulle passa som mall. I övningsexemplet behöver du inte bocka för något alternativ. Spara (Save). Stäng därefter filen. Ett lösningsförslag finns i övningsmappen under namnet Husbygg-lösning. Det är nu dags att mata in aktiviteterna i mallprojektet. Aktiviteter Företaget Domestic Construction, eller, i dagligt tal, DC Bygg, ska övergå till datoriserad projekthantering av sina husbyggen. Projektledare är Fredrik Falk, som tänker använda Microsoft Project för ändamålet. Falk är en van projektledare, och tänker nu applicera sina erfarenheter i det nya programmet. Varje husbygge består av ett antal avsnitt eller huvudaktiviteter, som kan representeras i nedanstående flödesschema: DC UTBILDNING, Project grundkurs 43

44 Hämta data från Word Falk har en en detaljerad aktivitetslista i Word-format under namnet Alla aktiviteter.docx. Klistra in aktiviteterna i ett nytt projekt (svenska eller engelska!). Du ska ha valt Nya aktiviteter: Automatiskt schemalagda (New Tasks Auto Scheduled, vilket du gjorde i början av kapitlet). Efter inklistringen ska du dessutom klicka på den smarta etiketten och välja Matcha målformatering (Match Destination Formatting). 44 DC UTBILDNING, Project grundkurs

45 För att importen ska fungera på optimalt sätt, så ska Word- (eller Outlook-)filen vara gjord med Tab för de indragna aktiviteterna. Det är just dessa båda program som har bäst funktionalitet tillsammans med Project, när det gäller överföring till Project. Aktiviteterna med fet stil ovan är huvudaktiviteter. De flesta sådana huvudaktiviteter har delats upp i flera aktiviteter (delaktiviteter eller underaktiviteter). Detta kan man bara se i Project efter importen när den gjorts enligt anvisningarna. Författarens rekommendation är att även lägga till en aktivitet Projektledning. Disposition I ett tidigare kapitel beskrev hur du gör en Disposition (Outline) på egen hand med hjälp av kommandoknapparna Dra in och Dra ut. Du kan göra indrag även med hjälp av musen. När du för muspekaren över ett aktivitetsnamn, så ser du att pekaren ändrar utseende till en vågrät dubbelriktad pil i vissa lägen. Om du drar (trycker ned vänster musknapp och drar) åt höger, så åstadkommer du samma sak som med knappen Dra in (Indent Task). På motsvarande sätt kan du Dra ut (Outdent) respektive dra åt vänster med musen för att föra en aktivitet till en högre nivå. Ännu en metod är att använda Tab-tangenten (med och utan Shift). Den färdiga dispositionen bör se ut så här: DC UTBILDNING, Project grundkurs 45

46 46 DC UTBILDNING, Project grundkurs

47 Passa på att konstatera att följande kortkommandon fungerar som i Excel: Ctrl + Home Början av första kolumnen Ctrl + End Slutet av sista kolumnen Ctrl + PilUpp Längst upp i aktuell kolumn Ctrl + PilNer Längst ner i aktuell kolumn Ctrl + PgUp Aktuell rad långt till vänster Ctrl + PgDown Aktuell rad långt till höger Ctrl + PilHöger Längst till höger på raden Ctrl + PilVänster Längst till vänster på raden Struktur WBS Man kan använda ytterligare nivåer för att skapa en tydlig struktur. För stora projekt kan det bli tal om t.ex. 4 steg. Project klarar utan vidare av att hantera et tiotal nivåer, dvs. många fler än dem du behöver. Inom projekthanteringen är det vanligt att man anger koder som talar om en viss aktivitets nivå i strukturen, s.k. strukturkoder. I litteraturen används ofta benämningen WBS-koder efter det engelska begreppet Work Breakdown Structure. I detta system ges aktiviteter på högsta nivån strukturkoden 1, 2, 3 osv. Nivån närmast under 1 ges koden 1.1, 1.2 osv. Project hanterar även dessa strukturkoder. Dubbelklicka på aktiviteten med ID-nr 3. Dialogrutan Aktivitetsinformation (Task Information) visas. Välj fliken Avancerat (Advanced). I rutan Strukturkod (WBS Code) står nu 1.2. Om du önskar att strukturkoden ska visas i en egen kolumn, så kan du göra på följande sätt: Högerklicka på fältnamnet Symboler Välj Infoga kolumn En lista över alla tillgängliga kolumner visas. Skriv gärna in S från tangentbordet. Då rullar listan fram till första fältnamnet som börjar på S. Välj fältnamnet Struktur. (Du kunde ha skrivit in T och sedan rullat tillbaka. Det hade faktiskt varit ännu enklare. Använder du engelsk version heter fältet WBS.) Högerklicka och välj Fältegenskaper (Field Settings). DC UTBILDNING, Project grundkurs 47

48 Om du lämnar dialogrutans fält Rubrik (Field name) blankt kommer rubriken att bli detsamma som fältnamnet. I detta fall föredrar du det kortare WBS, varför du skriver in detta. Justera rubrik (Align title): behåll Vänster (Left). Justera data (Align data): behåll Vänster (Left) Klicka på Bästa bredd (Best Fit), så kommer programmet att välja den smalaste bredd där både fältnamnet och strukturkoden syns i sin helhet. Bock i rutan vid Placering av sidhuvudtext (Header Text Wrapping) gör att programmet tillåts att dela en lång rubrik på flera rader (dock görs ingen avstavning). För att ytterligare förhöja det visuella intrycket, vill du att alla aktiviteter på högsta nivån har fet stil inte endast sammanfattningsaktiviteterna. Markera alla aktiviteter genom att klicka på fältnamnet Aktivitet (Task Name). Tryck på knappen Visa, Kontur, Dölj underaktiviteter (View, Outline, Hide Subtasks). Kontur är i det här sammanhanget en ovanlig översättning av Outline, som vi oftast kallar för Disposition. Nu syns endast aktiviteterna på högsta nivå. Tryck på knappen för Fet stil (Bold Face). Eftersom den översta aktiviteten redan har fet stil kommer du att behöva trycka flera gånger för att få önskad effekt. Kontrollera resultatet genom att antingen trycka på Visa underaktiviteter (Show Subtasks - om fortfarande alla aktiviteter är markerade) eller Inget filter (No Filter - då behöver motsvarande markering inte vara gjord). Visserligen var det prydligt att använda strukturkoder, men det vanligaste är nog ändå att man nöjer sig med Projects standardval, ID-nr. Du kan hel enkelt högerklicka på fältnamnet WBS och välja Dölj kolumn (Hide Column). Spara filen under samma namn som tidigare, nämligen Husbygg.mpt. 48 DC UTBILDNING, Project grundkurs

49 Resurspool För att det ska gå smidigt att samordna flera samtidigt pågående projekt, som använder (delvis) samma resurser, är det nödvändigt att skapa en Resurspool. Den som har tillgång till Project Server använder en annan metod, som inte beskrivs i denna lärobok. En Resurspool är ett vanligt projekt, men det innehåller oftast inga aktiviteter! Däremot innehåller den samtliga resurser och deras kalendrar. För DC Byggs del innebär det att all egen personal och egna resurser av annat slag lagras i resurspoolen liksom tillfälligt utnyttjade resurser t.ex. underentreprenörer. Skapa Resurspool Skapa ett nytt projekt genom att 1. Välja Arkiv, Nytt, Tomt projekt (File, New, Blank project). 2. Välj Visa, Resurslista (View, Resource Sheet). 3. Fyll i dialogrutan enligt bilden. 4. För att underlätta arbetet, så kan du öppna filen Alla resurser.xlsx, markera alla resurserna och välja Kopiera (Copy). Gå sedan till Project, klicka i första tomma cell under Resurs (Resource Name) och välj Klistra in (Paste). Då är en del uppgifter på plats! Välj att visa kostnad med 0 decimaler! Ändra även dag till d, timme till t etc. Koloriten är Painters, Larssons är Electricians, Plåt-eliten är Sheet Metal Workers, Rörspecialisterna är Plumbers, Schaktlaget är Excavators och Ventilatörerna är Ventilators. Grupperna kan översättas till Wood, Concrete, Bricking, Project Assistant, Project Manager, Contractor. Precis som i Excel, får du hjälp vid inskrivningen av grupperna. När du har skrivit Trä första gången, så uppmärksammar Project detta nästa gång du gör en inmatning, som börjar på T. Det går också att infoga resurser från AD (Active Directory) eller Adressboken! Resurskostnad Standardkostnad gäller normal arbetstid, medan en övertidstariff, som således gäller alla typer av övertid, finns i Project. Övertidstariffen väljs inte automatiskt utan måste anges av den som hanterar programmet. DC UTBILDNING, Project grundkurs 49

50 Kostnad Per tillfälle (Cost/use) påförs varje aktivitet som utnyttjar aktuell resurs. I vårt exempel kommer Schaktlagets kostnad för framforsling av schaktningsmaskin således att påföras varje aktivitet som nyttjar maskinen. Det är inte säkert att detta alltid är optimalt. Om projektledaren klarar att samordna nyttjandet av en sådan resurs så att forslingsavgiften inte kommer att påföras varje aktivitet, kan det vara mer korrekt att fördela denna kostnad som fast kostnad på respektive aktivitet istället. Sättet att påföra (Accrue At) kostnaden har tre alternativ: 1. Linjärt (Prorated), dvs. efterhand som arbete utförs (som är standard) 2. Vid start (Start) 3. Vid slut (End) I detta projekt behåller du standardvalet. Kostnadstabeller Om en resurs ska åsättas olika kostnader beroende på t.ex. arbetsuppgift, så finns i Project möjlighet att arbeta med upp till 5 kostnadstabeller benämnda A-E. Välj vyn Resurslista (Resource Sheet). Dubbelklicka på resursen Cider. Välj fliken Kostnader (Cost). Du ser att den kostnad, du tidigare skrivit in, hamnat i tabell A, medan övriga tabeller är tomma. Om du använder flera kostnadstabeller, så använder du sedan vyn Aktivitetsanvändning (Task Usage), där du får varje aktivitet specificerad för varje resurs. Om du i den vyn dubbelklickar på Resurstilldelningen (Resource Assignment) ges du i dialogrutan Tilldelningsinformation (Assignment Information), fliken Allmänt (General), möjlighet att välja kostnadstabell för aktuell resurs. I Resursinformation (Resource Information) kan du även ange att resurskostnaderna ändras från ett angivet datum. 50 DC UTBILDNING, Project grundkurs

51 I så fall klickar du i fältet Gäller från (Effective Date) på den första tomma raden och där skriver in datum med formatet Om det är bestämt att kostnaden ökar med 4,2% så kan du helt enkelt skriva in detta under respektive kostnadsrubrik, så räknar Project ut den nya kostnaden. Naturligtvis kan du istället skriva in den nya kostnaden i kr. Om du klickar på Information (Details ), så öppnar programmet Kontakter (Contacts) i Outlook och visar resursens kontaktuppgifter där. Spara filen under namnet RESURSPOOL. Kalender Projektkalender I projektmallen Husbygg, som du skapade tidigare, finns en projektkalender som du anpassade till DC Bygg. Den kan du importera till RESURSPOOL. Öppna även Husbygg.mpt. Välj RESURSPOOL.mpp som ditt aktiva projekt genom att välja det i Visa, Växla Fönster (View, Switch Windows)-menyn. Välj Visa, Aktivitetsvyer, Gantt-schema, Fler vyer, Organisera (View, Task Views, Gantt Chart, More Views, Organizer ) eller Arkiv, Info, Organisera (File, Info,Organizert). Här ges möjlighet till utbyte av olika typer av objekt mellan projekt. I ditt fall är det ju en kalender du ska leta efter. Klicka på fliken Kalendrar (Calendars). Se till att det i ena delen av fönstret är valt (längst ner) Husbygg och i den andra RESURSPOOL. Markera DC Bygg bland kalendrar i Husbygg och klicka på Kopiera (Copy). Klicka på Stäng-knappen (Close). Klart. DC UTBILDNING, Project grundkurs 51

52 Återgå till resurslistan i RESURSPOOL. När du klickar i något fält i kolumnen Baskalender visar det sig att även projektkalendern DC Bygg finns med. Eftersom du vill att denna ska gälla för alla resurser, så vill du hitta ett elegant sätt att ändra i alla på en gång Fyll nedåt 1. Ändra till DC Bygg för den översta resursen i kolumnen Baskalender (Base Calendar) 2. Markera alla fält (alltså inte hela kolumnen utan de enskilda fälten, t.ex. genom att klicka i det översta och dra nedåt eller genom att markera det översta och därefter hålla Shift nedtryckt medan du klickar på det nedersta) 3. Ta fram snabbmenyn (klicka med höger musknapp) och välj Fyll nedåt (Fill Down) eller Tryck Ctrl + d (som i duplicate) Alternativt kan du ta tag i fyllningshandtaget och dra nedåt. Som du ser är denna funktion ungefär likadan som i Excel. Ångra-funktionen klarar som standard 20 steg (maximalt 99 steg. Äldre versioner: endast ett steg!) i Project. Kortkommandot är (som i andra program) Ctrl + z. Kalenderinställningar Det är dags att göra en del inställningar i projektkalendern. Företagets generella ledigheter, förskjutning av arbetstid under sommarhalvåret etc. bör noteras i projektkalendern. De individuella avvikelserna kommer du att ta hänsyn till i resurskalendrarna (se längre fram). Följande avvikelser ska du notera: arbetstid 7:00-11: ledig ledig arbetstid 7:00-11: ledig semesterledighet 1. Välj Projekt, Egenskaper, Ändra arbetstid (Project, Properties, Change Working Time ) 2. Se till att kalendern DC Bygg är vald. 52 DC UTBILDNING, Project grundkurs

53 3. Använd listpilarna för att navigera till april Markera 30 april. 5. Välj fliken Undantag (Exceptions). 6. Ge undantaget ett namn, exempelvis Dag före helgdag. 7. Dubbelklicka i fältet under Start. 8. I dialogrutan som öppnas, flyttar du pricken till Arbetstider och ser till att endast förmiddagstiden är angiven. 9. Bekräfta med OK. 10. Lägg märke till att datumen du ändrar blir understrukna. 11. Fortsätt med övriga ändringar! Lägg märke till förklaringarna till de olika markeringarna i kalendern! Standardvalet, när du markerar ett datum, är att dagen blir Ej arbetstid. För att de aktiviteter du eventuellt lägger till automatiskt ska erhålla samma start- och slutttid som kalendern DC Bygg, måste du ändra programmets grundinställning. 1. Välj Arkiv, Alternativ, Schema, Kalenderalternativ (File, Options, Schedule, Calendars Options) 2. Ändra starttid till 7:00 och sluttid till 16:00 3. Kontrollera att uppgifterna om att dag betyder 8 tim och vecka 40 tim är angivna 4. Klicka på OK. DC UTBILDNING, Project grundkurs 53

54 Resurskalender Alla resurser följer ursprungligen projektkalendern. Olika resurser eller grupper av resurser kan ha olika kalendrar. I vårt exempel har vi nöjt oss med en gemensam projektkalender. Men det är fullt möjligt att låta t.ex. en entreprenör ha en egen kalender, eftersom de kanske har semester vid annan tidpunkt, hanterar klämdagar annorlunda etc. Individuella avvikelser från projektkalendern sparas i s.k. resurskalendrar. Varje resurs har en sådan. Egentligen innehåller den således avvikelser, vilket innebär att ändringar i projektkalendern påverkar de enskilda resurserna också. Du har ju ännu inte lagt in helgdagarna under hösten 2012 och vintern Fastän du strax kommer att göra individuella förändringar för resurser, så har du möjlighet att ändra i projektkalendern och denna ändring slår igenom även för resurserna. Arnesson fyller 50 år och är ledig då Arnesson arbetar till (se till att det blir 7-11:30, 12:30-16!) Bondesson har semester även till Danielsson firar silverbröllop och har tagit ledig då Beträffande entreprenörerna är det inte ditt problem att hålla reda på deras ledigheter, utan din entreprenör får se till att det finns en yrkesman tillgänglig när du beställt det. Välj Projekt, Ändra arbetstid (Project, Change Working Time) Välj Kalender (Calendar): Algot Arnesson och gör ändringarna enligt ovan. Gör motsvarande ändringar för Bondesson och Danielsson. När du får frågan om du önskar spara ändringar svarar du Ja (Yes). Bekräfta med OK. Kod Här finns möjlighet att ange en kod om du önskar få möjlighet att t.ex. filtrera på ytterligare en parameter i resurslistan. Kanske vill du kunna ange kostnadsställe eller anställningsnummer då passar också Kod (Code). Vi väljer att låta egna resurser få koden Egen och entreprenörerna koden Inhyrd. 1. Markera alla resurser som inte tillhör gruppen Entreprenör. Precis som i Excel kan man göra diskontinuerliga markeringar genom att först markera det första området på vanligt sätt, därefter håller man Ctrl nere medan man 54 DC UTBILDNING, Project grundkurs

55 fortsätter att markera ytterligare områden med musen. I vårt exempel råkar alla egna resurser komma i bokstavsordning, varför denna finess inte behöver utnyttjas här. 2. Klicka på Resurs, Egenskaper, Information (Resource, Properties, Information). 3. Dialogrutan Information för flera resurser (Multiple Resource Information) visas. 4. Nu kan du således fylla i uppgifter som är gemensamma för alla markerade resurser. I vårt fall är det ju Kod (Code): Egen. 5. Gör därefter på motsvarande sätt med entreprenörerna som ju ska ges Kod (Code): Inhyrd. Resurspoolen är färdigskapad! Spara och stäng alla projekt! DC UTBILDNING, Project grundkurs 55

56 Plats för anteckningar 56 DC UTBILDNING, Project grundkurs

57 Huvudprojektet DC Bygg har precis fått in en beställning på byggnation av en villa, och Falk tänker använda Project för att hantera detta och senare projekt. De uppgifter som gäller är följande: Idag är Byggstart Inflyttning är utlovad Falk ska nu ta itu med planeringen. Han har i detta skede full tillgång till alla resurser enligt resurspoolens kalendrar under byggtiden. För att vi ska renodla vårt projekt, bör vi se till att inget projekt är öppet till att börja med. Öppna resurspoolen För att kunna starta ett nytt projekt, som ska använda resurspoolen, måste du börja med att öppna den, dvs. filen RESURSPOOL.mpp. I senare skeden, dvs. när redan projekt finns anslutna till resurspoolen, kommer nedanstående dialogruta att visas. Eftersom du är enda projektledaren på DC Bygg, och för närvarande arbetar med endast ett projekt, ska du då acceptera föreslaget altenativ. Skapa ny projektfil Falk önskar skapa ett projekt som bygger på den projektmall som du skapade i tidigare kapitel. 1. Välj Arkiv, Öppna, Senaste projekt (File, Recent Projects) 2. Välj Husbygg.mpt DC UTBILDNING, Project grundkurs 57

58 Basuppgifter för projektet Det är dags att ställa in startdatum för projektet. Projektinformation Välj Projekt, Projektinformation (Project, Project Information) Vid Startdatum (Start Date): välj Vid Aktuellt datum (Current Date): välj , eftersom det är då som planeringen startat. Egenskaper 1. Välj Arkiv, Info, Projektinformation, Avancerade egenskaper (File, Info, Project Information, Advanced Properties. 2. Komplettera enligt bilden. 3. Klicka på OK. Spara 1 Välj Arkiv, Spara som (File, Save As ). 2 Välj namnet Hus01. Alla aktiviteter börjar ju med 00, eftersom det står så i projektmallen. Du önskar ändra alla 00 till DC UTBILDNING, Project grundkurs

59 1. Markera alla aktivitetsnamn genom att klicka på rubriken Aktivitet (Task Name). 2. Välj Redigera, Sök, Ersätt (Edit, Find, Replace ). 3. I fältet Sök efter (Find what) anger du I fältet Ersätt med (Replace with) anger du Kontrollera att det vid Leta i fält (Look in field) är angivet Namn (Task Name - Projects interna svenska fältnamn är faktiskt Namn och inte Aktivitet, som det står i rubriken). 6. Se till att det vid Sök (Search) står Ned (Down). 7. Klicka på Ersätt alla (Replace All). 8. Bekräfta ersättningen med OK. 9. Avsluta momentet genom att klicka på Stäng (Close). Ansluta till resurspool För att kunna ansluta till resurspoolen måste denna vara öppen (vid anslutningsögonblicket, du kan stänga den därefter). 1. Välj Resurs, Tilldelningar, Resurspool, Dela resurser (Resources, Sharing, Resource Pool, Share Resources ). 2. Markera Använd resurser samt fäll ner listpilen vid Från (From) och välj RESURSPOOL.mpp (om den inte valdes automatiskt). 3. Behåll valet Använd informationen från poolen (Pool takes precedence). 4. Acceptera med OK. DC UTBILDNING, Project grundkurs 59

60 Välj Resurslista (Resource Sheet) och konstatera att poolens alla resurser och inställningar finns där. Tid- och resursplanering Det är dags att schemalägga projektet. För att inte förlora oss i detaljer, så behåller vi delaktiviteterna under Husunderbyggnad men tar bort dem under de övriga sammanfattningsakitiveterna. Markera Etablering och tryck på Bläddra till aktivitet. Välj Visa, Dela vy, Information, Aktivitetsformulär. Klicka under Resurs i Aktivitetsformuläret, så att listan över resurser visas. Husunderbyggnad är en sammanfattningsaktivitet (Summary Task). Därför går det inte att ange varaktighet för den aktiviteten (när vi använder Automatisk schemaläggning). Eftersom du tänker tilldela resurser till de enskilda aktiviteterna ska du inte heller tilldela någon resurs till sammanfattningsaktiviteter. Du ska därför markera Etablering. 60 DC UTBILDNING, Project grundkurs

61 Arnesson och Bondesson ska hjälpas åt med den aktiviteten. Baserat på Falks erfarenhet tar det dem 3 dagar att ordna med arbetsbodar mm. 1. Markera aktiviteten Etablering. 2. Välj Arnesson och bekräfta med Enter. 3. Välj Bondesson och bekräfta med Enter. 4. Ändra Varaktighet till 3 dagar. Schaktning ska naturligtvis utföras av Schaktlaget och beräknas ta 2 dagar. 1. Markera aktiviteten Schaktning 2. Välj resursen Schaktlaget och bekräfta med Enter. 3. Ändra Varaktighet (Duration) till 2 dagar Falk behöver befinna sig på arbetsplatsen i 2 tim vid början av schaktningen för att ge detaljerade instruktioner. Tilldela honom också den aktiviteten. DC UTBILDNING, Project grundkurs 61

62 1. Se till att Schaktning är markerad. 2. Välj resursen Fredrik Falk och skriv in 2t under Arbete. 3. Klicka på OK. Hur schemalades detta? Det kan kontrollera genom att välja vyn Aktivitetsanvänding. Aktivitetsanvändning Falk ska ju endast vara med 2 timmar på första dagens morgon. Öppna vyn Aktivitetsanvändning (Task Usage) genom att klicka på knappen eller Välj Visa, Aktivitetsanvändning (View, Task Usage) Markera aktiviteten Schaktning och klicka på knappen Bläddra till aktivitet (Scroll to Task). Du ser att Project har tilldelat Falk timmarna den första dagen, vilket ju är precis det du önskade. Återgå därefter till Gantt-schemat. Det finns ett alternativt sätt att lägga till resurser, som du ska prova nu. Du kan ta bort den delade vyn antingen genom att ta bort bocken vid Visa, Dela vy, Information eller (liknande Excel) genom att placera musmarkören på delningslinjen och sedan dubbelklicka. Välj nu Resurs, Tilldelningar, Resurstilldelning. Resurstilldelning är ett e.k. svävande fönster (floating windows), som kan ligga öppet även när du arbetar i huvudfönstret. Du lägger märke till informationen om Schaktning: 62 DC UTBILDNING, Project grundkurs

63 Om du har ett stort antal resurser till förfogande, har du stor nytta av Projects funktion resursfiltrering. Börja med att klicka på +-tecknet bredvid Alternativ för resurslista (Resource list options). Efter det att du bockat i rutan Filtrera efter (Filter By), kan du sedan välja t.ex. Grupp (Group) i nedrullningslistan. Om du har angivit grupp Trä för alla snickare, och därefter skriver in just Trä i den dialogruta som öppnas, kommer din resurslista endast att omfatta denna grupp. Du kan också välja att endast resurser som har tid disponibel ska visas! R/D. Begäran/förfrågan (Request/Demand). När du förbereder projekt för utbyte av resurser anger du om aktiviteten måste utföras av just den markerade resursen eller om den kan utföras av någon annan resurs med den kompetens som krävs. Denna funktion finns endast i Project Professional. Enheter. 100% betyder heltid av resursens kalender. 200% betyder 2 x heltid, dvs normalt sett 2 st resurser. Kostnad. Som du ser, presenterar programmet även resursens kostnad för aktiviteten. Komplettera planeringen med att göra resurstilldelningar enligt nedan och ange därefter varaktighet. Byggstädning och Iordningställande av tomt kompletteras senare. Du lägger märke till att det dyker upp en röd resurssymbol i Symbol-fältet. Om du för musen över symbolen, så visas en förklaring. (This task has resources assigned which are overallocated. Rightclick for options.) Eftersom du ännu inte instruerat programmet om någon turordning mellan aktiviteterna, så schemaläggs dessa med samma startdatum! Du ska ta hand om problemet med överbeläggning senare, så åtgärda inte detta nu! DC UTBILDNING, Project grundkurs 63

64 Aktivitetstyp Det finns tre aktivitetstyper, som kan kombineras med schemaläggningsmetoden Insatsberoende (Effort driven) respektive Ej insatsberoende (Non-effort driven). Insatsberoende aktivitet använder således kortare tid om flera resurser tillsätts. Aktivitetstyp (Task type) Fasta enheter (Fixed Units) Fast arbete (Fixed Work) Fast varaktighet (Fixed Duration) Fasta enheter Schemaläggningsmetod Insatsberoende, Standard i Project före 2010 Insatsberoende Insatsberoende Ej insatsberoende, Standard i Project 2010 Kommentar När resurstilldelningen justeras, så ändras varaktigheten. När resurstilldelningen justeras, så ändras varaktigheten. Om man ändrar varaktigheten efter tilldelningen så ändras resursenheterna. När resurstilldelningen justeras, så ändras resursenheterna, eftersom varaktigheten är låst. När resurstilldelningen justeras, så förblir varaktigheten densamma. Därmed ökar det totala arbetet. Fast varaktighet Ej insatsberoende När varaktigheten justeras, så förblir resurstilldelningen densamma. Därmed ökar det totala arbetet även här. I övningsexemplet vill du säkerställa att aktiviteten Platta på mark tar precis en dag, oavsett hur resurstilldelningen blir. Du ska därför ändra den från Fasta enheter (Fixed Units) till Fast varaktighet (Fixed Duration). Ändra dessutom till Insatsberoende (Effort driven). 1. Dubbelklicka på aktiviteten Platta på mark. 2. Välj fliken Avancerat (Advanced) 3. Ändra Aktivitetstyp (Task type) till Fast varaktighet (Fixed Duration). 4. Bocka i rutan Insatsberoende (Effort driven) 5. Bekräfta med OK. 64 DC UTBILDNING, Project grundkurs

65 Undersök vad som händer om du tilldelar Danielsson till aktiviteten. 1. Se till att aktiviteten Platta på mark är markerad. 2. Ta fram dialogrutan Resurstilldening (Assign Resources). 3. Markera Danielsson och klicka på Tilldela (Assign). Som du ser tar aktiviteten fortfarande precis 1 dag, för går du in på Aktivitetsanvändning (Task Usage), så ser du att varje resurs använder endast 5,33 tim för aktiviteten. Om du hade valt Ej insatsberoende (Not Effort driven), så skulle resurserna ha varit tilldelade 8 tim fortfarande och därmed hade det totala arbetet ökat. Justering Vid genomgång av aktivitetslistan finner Falk att en del av El-service åtagande behöver genomföras redan i fasen Husunderbyggnad. Du väljer att lägga in en ny aktivitet direkt under Schaktning. 1. Markera aktiviteten Markarbeten 2. Högerklicka och välj Infoga aktivitet (Insert Task) 3. Benämn den 01 El-service initialarbete (Outdoor cabling) 4. Se till att den blir Automatiskt schemalagd 5. Tilldela den resursen Larssons El med 150% och varaktigheten (Duration) 2 dagar. Länkning Det är nu dags att skapa de samband som finns mellan aktiviteterna. I det första projektet du skapade utgick du från att en aktivitet behövde vara avklarad för att nästa skulle starta. Detta aktivitetssamband kallas för AS Avslut till start (FS Finish to Start). I själva verket finns det många fler möjligheter som du önskar kunna använda. Föregående och efterföljande aktiviteter När det gäller ett samband mellan aktiviteter kallas den ena för Föregående (Predecessor) och den andra för Efterföljande (Successor). I tabellen nedan är Aktivitet A således Föregående och Aktivitet B är Efterföljande. Dessa benämningar är nog så självklara, när det gäller standardtypen AS, men samma benämningar gäller även de övriga sambanden! Detta är viktigt att hålla reda på detta, eftersom benämningarna används i tabellerna i Project. DC UTBILDNING, Project grundkurs 65

66 Typ av aktivitetssamband AS - Avslut-till-start (FS Finish to Start) SS Start till start (SS Start to start) Den efterföljande aktiviteten kan inte starta förrän den föregående har avslutats. Den efterföljande aktiviteten kan inte starta förrän den föregående har startat. AA Avslut till avslut (FF Finish to Finish) SA Start till avslut (SF Start to Finish) Den efterföljande aktiviteten kan inte avslutas förrän den föregående har avslutats. Den efterföljande aktiviteten kan inte avslutas förrän den föregående har startats. Ändring av sambandstyp Om länken redan har skapats, kan du ändra typen genom att peka på sambandspilen i Gantt-diagrammet och dubbelklicka. I dialogrutan Aktivitetssamband (Task Dependency) kan därefter ändring ske. Du kan också ändra bl.a. i dialogrutan Aktivitetsinformation (Task Information) under fliken Föregående (Predecessors). Fördröjning och överlappning Som synes finns det i dialogrutan Aktivitetssamband ett fält, där du kan fylla i Fördröjning (Lag). Även om det är så att en aktivitet är efterföljande till en föregående aktivitet med ett AS-samband, kan det vara så att den efterföljande aktiviteten ska starta en tid efter det att den föregående aktiviteten var avslutad. Detta kallas Fördröjning (Lag) och ibland för Glapp eller Slacktid. Men eftersom det snarlika begreppet Slack har en tämligen annorlunda betydelse, avstår vi från att använda begreppet slacktid i fortsättningen utan håller oss till Fördröjning. Ibland, åter, önskar du behålla AS-sambandet, men önskar tillåta att den efterföljande aktiviteten kan starta några dagar innan den föregående aktiviteten är avslutad. På detta sätt kan du korta ner tidplanen. Detta kallas för Överlappning eller Ledtid (Lead time). I boken används begreppet Överlappning i fortsättningen. 66 DC UTBILDNING, Project grundkurs

67 Skapa länkar I slutet av boken finns ett kapitel Appendix kurs på engelska med denna övning översatt till engelska. Aktiviteterna 2-7 ska utföras efter varandra, så de ska länkas samman med ASsamband. 1. Markera aktiviteterna med ID-nr Tryck på kommandot Länka aktiviteter (Link Tasks). Grundkonstruktionerna kan startas samtidigt med Ciders Markarbeten, varför du ska ändra typen av aktivitetssamband till SS. 1. Dubbelklicka på sambandspilen mellan ID-nr 5 och Ändra typen av aktivitetssamband till SS. 3. Bekräfta med OK. Total varaktighet Falk kommer att tänka på att han måste se till att gjutningen av plattan får ett dygns torktid innan nästa aktivitet startar. Eftersom torktiden naturligtvis är oberoende av arbetstiden, väljer han att tilldela dessa aktiviteter varaktigheten 1 td (1 ed i engelsk version), som således gäller total tid, dvs. kalendertid (Elapsed Duration). Om du ännu inte är beredd att ange varaktighet kan du skriva ett? (frågetecken) efter beräknad (estimated) tid. 1. Markera aktivitet med ID-nr Välj Infoga aktivitet (Insert Task) 3. Ge den namnet 01 Härdning betong (Concrete hardening) 4. Se till att den är Automatiskt schemalagd 5. Ge den varaktigheten 1 td (1 ed) 6. Skapa en länk från Platta på mark till Härdning betong. Lägg märke till att torkningen (naturligtvis) kan ske under arbetsfri tid. Länkning med musen Stommen kan börja monteras när husunderbyggnaden är klar. Nu gäller det att se (åtminstone en del av) båda staplarna Husunderbyggnad och Stomme samtidigt på skärmen. Om detta inte är fallet, så får du zooma ut först. DC UTBILDNING, Project grundkurs 67

68 Du ska också ta fram hjälplinjer för att det ska bli lättare pricka rätt. 1. Högerklicka någonstans i diagrammet där inte finns någon stapel. 2. Välj Stödlinjer (Gridlines ) i snabbmenyn. 3. I den vänstra delen av dialogrutan ska du välja Gantt-rader (Gantt Rows - det är också förvalt). 4. Vid Normal, Typ (Type): väljer du ett lämpligt utseende. 5. Vill du att den ska ha en avvikande färg, så kan detta också väljas. 6. Om du önskar att en annorlunda stödlinje ska finnas på t.ex. var femte rad, så kan detta väljas i den nedre rutan. I övningsexemplet avstår du från detta. 7. Bekräfta med OK. Nu är det dags att göra länkningen: 1. Flytta muspekaren till stapeln för sammanfattningsaktiviteten Husunderbyggnad (lättast är det vid högerkanten). 2. Dra helt lodrätt med intryckt vänster musknapp. 3. Lägg märke till att markören byter utseende till en länksymbol och att en vit notis visar varifrån du drar och där du kan se att du drar till rätt stapel, nämligen Stomme, där du sedan släpper musknappen. När du för pekaren över en vanlig aktivitet antar pekaren olika utseenden. Vid vänsterkanten av stapeln blir det %-tecken, inuti blir det en fyrhövdad pil och vid högerkanten blir den ett streck varmed du kan ändra varaktigheten. Vid länkning ska du välja den fyrhövdade pilen och sedan dra rakt nedåt eller uppåt för att få länksymbolen. När du ska länka nedifrån och upp (dvs. från en aktivitet med högre ID-nummer till en aktivitet med lägre nummer) är det lättast att länka med musen. Om du använder metoden att länka med musen kan det vara idé att göra så att IDnumret framträder till vänster om stapeln. Det kan du göra i Stil på staplar (Bar Style Palett hette det i tidigare versioner av Project)-funktionen, som beskrivs längre fram i boken. 68 DC UTBILDNING, Project grundkurs

69 Fortsatt länkning Gör vanliga AS-länkar enligt följande: Stomme till Tak Tak till Fasader Fasader till Rumsbildning Länkning med överlappning Skapa en länk av typ AS (FS) från Rumsbildning till Rumskomplettering med valfri metod. Rumskompletteringen kan dock påbörjas en dag innan Rumsbildningen är klar. Detta gör du genom att dubbelklicka på sambandspilen och därefter i rutan Fördröjning (Lag) ange värdet 1 d. Detta skapar överlappningen, vilken kan avläsas i diagrammet. Länkning i dialogruta När Rumskomplettering är klar kan du börja med VVS-arbetena 1. Dubbelklicka på VVS-arbeten.. 2. Välj fliken Föregående (Predecessors). 3. Klicka i första fältet under rubriken ID och skriv 13 eller Klicka i första fältet under Aktivitet (Task Name) och välj där 01 Rumskomplettering. 4. Bekräfta med Enter, Tab eller genom att klicka på den gröna bocken i skrivfältet (om du har det synligt). 5. Bekräfta valen med OK. Fortsatt länkning Ventilation och Elarbeten kan också påbörjas, så snart Rumskompletteringen är klar. Gör vanliga AS-länkar från Rumskomplettering till dessa! Byggstädningen är det sista invändiga momentet. Den ska avslutas en dag efter det att aktiviteterna Rumskomplettering, VVS-arbeten, Ventilation och Elarbeten är klara. Bondesson och Cider tilldelas uppgiften med 5 dagars varaktighet. Skapa därför länkar av AA-typ från nämnda sammanfattningsaktiviteter till Byggstädning med Fördröjning +1 d. DC UTBILDNING, Project grundkurs 69

70 Alla dessa länkar är nog enklast att skapa i dialogrutan Aktivitetsinformation för Byggstädning och komplettering enligt bilden: Ange dessutom under Avancerat Måldatum (Tidsgräns - Deadline): Då kommer en grön lodrät pil att visas i Gantt-diagrammet. Iordningställandet av tomten kan tidigast påbörjas när stommen är rest och ska vara klar när byggnadsstädningen är klar. Skapa en AS (FS)-länk från Stomme till Iordningställande av tomt. Falk planerar att använda spilltid för denna aktivitet och väljer att vänta med att resurssätta den. Varaktigheten är 10 dagar. Resursbeläggning När Falk tilldelade resurser, kontrollerade han ju inte efterhand, om det fanns tillräckligt med resurser för att genomföra projektet på de tider han angivit. Nu är det dags att kontrollera hur beläggningen är. Genom de röda markeringarna i Ganttschemat kan du ju redan se var det finns resursbrist. En annan vy visar detta så här: Välj att visa Resurslista (Resource Sheet). 70 DC UTBILDNING, Project grundkurs

71 Åtskilliga av resurserna har blivit rödmarkerade och försedda med en liten ikon till vänster om sig. Detta betyder att de är överbelagda. Lägger du muspekaren på ikonen visas ett meddelande. (The resource is overallocated.) Du kommer att genomföra utjämning längre fram. Vad beträffar entreprenörerna är det kanske inte så farligt, eftersom det nog går att beställa fler hantverkare när så erfordras. I resurspoolen bör det ju finnas angivet den maximala resursmängden, som entreprenörerna kan ställa till förfogande. Ange 300% för Koloriten, Larssons El, Plåt-Eliten, Rörspecialisterna och Ventilatörerna, så upphör överbeläggningen av dem. Koncentrera dig därför på de egna resurserna. Ta fram vyn Resursanvändning (Resource Usage). Markera den första aktiviteten och tryck på Bläddra till aktivitet. Klicka sedan på Resurs, Nivå, Nästa överbeläggning (Resources, Level, Next Overallocation) Du ser att Cider ska utföra både Markarbeten och delta i Grundkonstruktion samma dag. Om du är angelägen om att dessa aktiviteter ska pågå parallellt måste du se till att låta någon annan utföra endera uppgiften. DC UTBILDNING, Project grundkurs 71

72 Du ser, att Danielsson inte har något uppdrag den dagen, varför du väljer att ersätta Cider med Danielsson just för Grundkonstruktioner. Återgå till Ganttschemat (Gantt Chart). Ta fram Resurstilldelning (Assign Resources). Markera aktiviteten Grundkonstruktioner. Markera därefter Cider i Resurstilldelning. Klicka på Ersätt... (Replace ) Välj Danielsson och därefter OK. Välj åter Aktivitetsanvändning. Välj Nästa överbeläggning. Du finner att Arnesson och Bondesson både ska börja med Rumsbildning och Rumskomplettering delvis samma dagar, vilket naturligtvis leder till överbeläggning. Resursutjämning Du kommer fram till att ingen annan lämpligen utför detta arbete, utan du accepterar att de båda snickarna får börja med Yttertaket och därefter gå över till Innerväggar. 72 DC UTBILDNING, Project grundkurs

73 Istället för att själv flytta Innerväggar i tiden, väljer du att låta Project schemalägga detta med Resursutjämning. Välj vyn Gantt-schema (Gantt Chart). Välj Resurs, Nivå, Utjämningsalternativ (Resource, Level, Leveling Options) En dialogruta öppnas: Resursutjämning (Resource Leveling amerikansk stavning!) Utjämningsberäkningar Om du väljer Automatisk (Automatic), så kommer beräkningarna att ske fortlöpande. Du behåller standardinställningen Manuell (Manual), som gör att resursutjämningen startar, när du begär det. Leta efter överbeläggningar Denna inställning ger dig möjlighet att välja tidsperioden inom vilken överbeläggningar ska åtgärdas. Standardvalet är Dag för dag (Day by Day), vilket passar i detta projekt. Om det handlar om aktiviteter med lång varaktighet, så kan det bli tal om att istället välja t.ex. Vecka för vecka (Week by Week). Utjämningsperiod (Leveling range) Ibland kan det vara tal om att undersöka utjämningarna endast mellan vissa datum. Då ges här möjlighet att specificera perioden. Åtgärda överbeläggning Utjämningsordning (Leveling Order): Standard innebär att programmet kommer att låta aktiviteter på den kritiska linjen gå före övriga aktiviteter som får starta i ID-nummerordning. Enbart ID (ID Only) innebär att endast ID-nummerordningen styr. Prioritet, Standard medför att programmet i första hand väljer aktiviteter i prioritetsordning, i andra hand kritiska linjen (en definition av detta begrepp kommer något senare i boken) och i tredje hand ID-nummerordning. I Aktivitetsinformation (Task Information), fliken Allmänt (General), kan du ange Prioritet (Priority). Högre värde ges företräde framför lägre värde. Standardvärdet är 500. Prioritet 1 är således en mycket låg prioritet i Project! Förskjutning inom slack (Level only within available slack): Om du sätter bock i den rutan, så kommer programmet inte att förskjuta projektets slutdatum, vilket naturligtvis inte alltid lyckas. Det kan vara en god idé att först prova att göra resursutjämning med detta val, eftersom du då identifierar återstående schemaläggningsproblem, så att du kanske tar itu med dessa t.ex. genom byte av resurs för de aktiviteter, som fortfarande har otillräcklig resurstillgång. DC UTBILDNING, Project grundkurs 73

74 Utjämning kan justera tilldelning för enskild aktivitet (Leveling can adjust individual assignments within a task): Med detta alternativ valt, låter du programmet ändra procentsatsen för resurstilldelningarna i syfte att göra det möjligt att slutföra aktiviteten så snart som möjligt. Utjämning kan skapa delningar i återstående arbete (Leveling can create splits in remaining work): Här tillåter du programmet att tillfälligtvis avbryta en pågående aktivitet för att låta resurserna gå över till en annan aktivitet och sedan återvända till den aktuella aktiviteten. Utjämna resurser med den föreslagna bokningstypen (Leveling resources with the proposed booking type) har att göra med funktionen i Project Professional, där varje resurs kan tilldelas egenskapen Föreslagen (Requested) som alternativ till standardegenskapen Bekräftad (Demanded). Utjämna manuellt schemalagda aktiviteter (Level manually scheduled tasks) saknar betydelse i övningsexemplet, eftersom alla aktiviteter tillåts vara automatiskt schemalagda. I övningsexemplet accepterar du standardinställningarna utom för Förskjutning enbart inom slack (Level only within available slack), där du sätter bock i rutan! Klicka på knappen Utjämna allt (Level All)! (Du ska inte använda OK, för då bekräftas endast inställningarna.) Följande dialogruta visas: Du konstaterar att en överbeläggning inte går att åtgärda inom slack. Du noterar både vilken resurs det gäller och vilka datum som har kvarstående överbeläggningar. Du väljer Hoppa över (Skip). Samma problem gäller flera datum och personer, och du väljer hela tiden Hoppa över. Överväganden vid resurskonflikt Eftersom det kvarstår resurskonflikter, måste projektledaren överväga följande för att åtgärda överbeläggningarna: Byta ut överbelagda resurser mot andra som finns tillgängliga. Omorganisera aktiviteterna, så att dessa kan genomföras i annan ordning. Tillsätta fler resurser. 74 DC UTBILDNING, Project grundkurs

75 Minska projektets omfång (t.ex. genom att ta bort någon aktivitet). Tillåta förskjutning av projektets slutdatum. Den uppenbara ytterligare möjligheten, nämligen att ta till övertid, bör reserveras för att ta hand om eventuella problem under genomförandefasen. I annat fall har ju denna extra möjlighet att arbeta in förseningar allvarligt begränsats redan i planeringsstadiet. Efter noggrant övervägande kommer projektledaren i övningsexemplet fram till att de överbelagda resurserna inte kan ersättas av andra, utan han tänker prova med att tillåta projektets slutdatum att ändras. Kontrollera vilket slutdatum som gäller för tillfället. Välj åter Resurs, Nivå, Utjämningsalternativ (Resource, Level, Leveling Options) Ta bort bocken vid Förskjutning enbart inom slack (Level only within available slack). Välj Utjämna allt (Level All). Du finner att slutdatum blir , som ligger inom utlovad byggtid och som Falk accepterar! I ett verkligt fall hade du kanske arbetat med projektplaneringen ett stycke till för att se om du kunde få fler aktiviteter klara före semestern, men i övningsexemplet stannar du här. Det är dags att även tilldela resurser till aktiviteten Iordningställande av tomt. Falk undersöker hur beläggningen är för sina mannar under den tid aktiviteten kan pågå. Aktiviteten kan börja Välj Aktivitetsinformation (Task Information) för aktiviteten, Ange Avancerat (Advanced), Starta tidigast (Start no earlier than) Se till att den tar 10 dagar också! Kör utjämning därefter! Beläggningen per person ser Falk genom att välja vyn Resursanvändning (Resource Usage). Genom att markera kolumnrubriken Resurs (Resource) och därefter klicka på Visa, Kontur, Dölj underaktiviteter (View, Outline, Hide Subtasks), går det att få en fin överblick över resursernas beläggning. Dra sedan i den vågräta rullningslisten tills tidsskalan börjar med , så kan Falk i detalj se hur de olika resurserna är belagda därefter. Falk finner att Cider och Danielsson är minst belagda och tilldelar därför dem denna arbetsuppgift. DC UTBILDNING, Project grundkurs 75

76 Det gör han genom att återgå till Gantt-schemat (Gantt Chart), ta fram Resurstilldelning (Assign Resources) och därefter tilldela både Cider och Danielsson uppdraget, vilket ska ta dem 10 arbetsdagar tillsammans. För säkerhets skull kör Falk resursutjämning på nytt för att säkerställa att det inte finns några kvarstående överbeläggningar. Han konstaterar då, att Iordningställande av tomt blir en slags betingsuppgift, eftersom Cider och Danielsson får prioritera andra arbetsuppgifter och arbeta med tomten mellan varven. Kritiska linjen När det gäller för en projektledare att säkerställa att ett projekt genomförs på avsedd tid, gäller det för denne att koncentrera sig till att följa upp de aktiviteter som, om de blir försenade, kommer att försena hela projektet. Sådana aktiviteter kallas för Kritiska aktiviteter (Critical Tasks) och sammanbindningslinjen mellan dem kallas för Kritiska linjen (Critical Path). Metoden kallas ofta CPM Critical Path Method. Project kan visa de kritiska aktiviteterna med avvikande färg. Det Gantt-schema du har, kan du lätt ändra så att det visar de kritiska aktiviteterna med röd färg. Välj Gantt-schemaverktyg, Format, Stapelformat (Gantt Chart Tools, Format, Bar Styles) och bocka för Kritiska aktiviteter (Critical Tasks). Nu visar sig diagrammet med de flesta aktiviteter rödmarkerade. Därför är det dessa aktiviteter, som Falk kommer att hålla särskilt noggrann kontroll på. Nu ser diagrammet ut så här: 76 DC UTBILDNING, Project grundkurs

77 Kolumn Arbete Lägg gärna till en kolumn till höger om Varaktighet (Duration), som visar Arbete (Work). Men den kolumnen synlig, blir det lättare att förstå hur programmet räknar. Slack Aktiviteter, som inte är kritiska, har därför reservtid, som de kan tillåtas bli försenade utan att detta påverkar hela projektets sluttidpunkt. Detta kallas för Slack. Ofta skiljer man mellan Fritt slack, som avser den tid en aktivitet kan förskjutas innan den försenar en annan aktivitet, och Totalt slack, som avser den tid en aktivitet kan förskjutas utan att den försenar hela projektet. Välj Gantt-schemaverktyg, Stapelformat, (Gantt Chart Tools, Bar Styles) och bocka för Slack. Du kan nu således se precis hur slacket är för varje aktivitet. Denna information kan verka lugnande för projektledaren, när det inkommer uppgifter om försening av enskilda aktiviteter. Utan denna information ligger det nära till hands att genast beordra övertid för att ta igen en försening, men om förseningen ligger inom slack, kan den vara mer hanterlig. Ta fram tabellen Totalt slack Du önskar nu på ett enkelt sätt se precis hur långt varje slack är. Dra Delningslisten mellan tabellerna och diagrammet en bit åt höger, så att du ser tabellrubriken Start. Högerklicka på rubriken Start. I snabbmenyn väljer du Infoga kolumn (Insert Column). Vid Fältnamn (Field Name) rullar du fram Totalt slack (Total Slack - om du trycker T, kommer den att rulla fram till den första som börjar på T). Välj därefter Egenskaper (Field Settings) och skriv Slack vid fältet Rubrik (Title), se blir kolumnen inte så bred. Du lägger märke till att många Slack har ganska kort varaktighet. Falk bestämmer sig för att hålla ett öga på aktiviteter med slack upp till 7 dagar. Välj Arkiv, Alternativ (File, Options ) Välj gruppen Avancerat (Advanced) Ändra värdet vid Aktiviteter är kritiska om slacket är mindre än eller lika med (Tasks are critical if slack is less than or equal to) till 7 dagar. Bekräfta med OK. DC UTBILDNING, Project grundkurs 77

78 Gantt-diagrammet har nu anpassat sig till din inställning! Kostnader Efter tid- och resursplaneringen är det dags att beräkna förkalkylen. Microsoft Project kan naturligtvis användas för projekthantering, även om du väljer att avstå från att kalkylera kostnader, men vill du använda programmet fullt ut beräknar du även kostnaderna. I resurspoolen lade du ju in resurskostnaden, uttryckt i Standardkostnad (Std. Rate), Övertidskostnad (Ovt. Rate) och Kostnad per tillfälle (Cost/Use). En översikt av resurskostnaden finns därför redan beräknad! Resurskostnader Välj vyn Resurslista (Resource Sheet). Välj därefter Visa, Data, Tabeller, Kostnad (View, Data, Tables, Cost). Schaktlaget, som tar ut en kostnad per tillfälle, innebär att varje aktivitet som använder resursen kommer att påläggas denna kostnad. 78 DC UTBILDNING, Project grundkurs