Kallelse och ärendelista

Transkript

1 IT-FAKULTETEN Kallelse och ärendelista IT-fakultetsstyrelsen kallas till sammanträde torsdag 23 februari kl i Windows, Kuggen plan 3, Lindholmsplatsen 1. Hitta hit Om IT-fakultetens verksamhet finns möjlighet att läsa på hemsidan: Förfall meddelas till Cecilia Ihse per telefon eller per e-post, cecilia.ihse@itfak.gu.se Välkomna! Enligt uppdrag Cecilia Ihse Utbildningsledare IT-fakulteten 1 (3) Kuggen, Lindholmsplatsen 1, Göteborg

2 Föredragningslista Förslag till beslut 1. Fastställande av föredragningslista 2. Protokolljusterare 3. Dekanus informerar Information 4../. Anmälan av föregående protokoll Protokollet läggs till handlingarna. 5../. Dekanus beslut Information 6. Omorganisation inom IT-fakulteten Föredragande Jan Smith, dekanus, IT-fakulteten Diskussion med institutionernas prefekter. Institutionernas prefekter deltar när denna fråga diskuteras. 7. Dnr V 2017/149./. UKÄ:s utvärdering av utbildning på forskarnivå 2017 i ämnet datavetenskap Föredragande Agneta Nilsson, vice prefekt för utbildning på forskarnivå, institutionen för dataoch informationsteknik Diskussion 9. Ledningsgruppens strategimöte mars Diskussion Föredragande Jan Smith, dekanus, IT-fakulteten 8. Ledamot till IT-fakultetsstyrelsen Information Föredragande Cecilia Ihse, utbildningsledare, ITfakulteten 10. Dnr V 2017/121./. Sexårscykel för utbildningsutvärdering med extern bedömning vid IT-fakulteten Föredragande Cecilia Ihse, utbildningsledare, ITfakulteten Styrelsen beslutar enligt förslag. 2 (3)

3 11. Dnr U 2017/97./. Uppföljning av minsta omfattning av handledning inom utbildning på forskarnivå på IT-fakulteten Föredragande Dick Stenmark, prodekan och Cecilia Ihse, utbildningsledare, IT-fakulteten Information 11. Master in Communication Information Föredragande Nataliya Berbyuk Lindström, programledare, institutionen för tillämpad informationsteknologi 12../. 13../. Återrapportering av HVP och riskanalys Föredragande Margaretha Jansson, kanslichef, ITfakulteten Bokslut Föredragande Margaretha Jansson, kanslichef, ITfakulteten Information Information 14. Övriga frågor 3 (3)

4

5

6

7

8

9 IT-FAKULTETEN Ä5 ITFS DEKANBESLUT 1. Doktorsdisputation i ämnet kognitionsvetenskap, avseende Åsa Fyrberg Fridlizius, dnr U 2017/65, Medellön och timlön för vissa kategorier per , dnr P 2017/12, Utseende av sakkunnig för ansökan om oavlönad docent i informatik från Fredrik Svahn, dnr P 2017/10, Utseende av uppdrag som proprefekt vid institutionen för data- och informationsteknik, dnr PAN /1892, Utseende av sakkunniga för rekrytering av universitetslektor i kommunikationsstudier, dnr PER /240,

10 Dnr V 2017/121 IT-FAKULTETEN IT-fakultetens kansli Cecilia Ihse Utbildningsledare Tel: Cecilia.Ihse@itfak.gu.se PM Datum: Dnr: V 2017/121 Mottagare: IT-fakultetsstyrelsen Ä10 ITFS Sexårscykel för utbildningsutvärdering med extern bedömning vid ITfakulteten Bakgrund Rektor beslutade (dnr V /378) om universitetets Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av utbildning vid Göteborgs universitet. Policyn utgör en bindande ram för kvalitetsarbetet kring utbildning vid Göteborgs universitet. Som stöd har kvalitetsutskottet utvecklat två handböcker Verktyg för inventering och utveckling av utbildningskvalitet och Vägledning för utbildningsutvärdering med extern bedömning. Inom ramen för detta har rektor beslutat att fakultetsstyrelserna senast den 1 mars 2017 ska inkomma till rektor med en preliminär sexårsplan för genomförandet av utbildningsutvärderingar med extern bedömning gällande perioden 1 juli juli Utbildningsutvärdering med extern bedömning omfattar såväl grundutbildning som utbildning på forskarnivå. Ärendet föredrogs för IT-fakultetsstyrelsen och har därefter genomgått ytterligare beredning. Beredning av ärendet En plan över sexårscykel togs fram till fakultetsstyrelsens möte den 15 december (ärende 9). Planen gick därefter ut på remiss till utbildningsansvariga för grundutbildning och vice prefekter för forskarutbildning för synpunkter vilka är följande: Institutionen för data- och informationsteknik har inga invändningar till förslaget, men anser att det är viktigt att kandidat- och masternivå utvärderas samtidigt. Institutionen för tillämpad IT-fakulteten 1 (4) Kuggen, Lindholmsplatsen 1, Göteborg

11 informationsteknologi finner att planen i grunden är god, men kommenterar att det är problematiskt att starta utvärdering av institutionens utbildningar 2017/2018 med hänvisning till Chalmers pågående omorganisation och det omfattande konsolideringsarbete på institutionen som detta för med sig. Institutionen ber därför om att starten av utvärdering bör skjutas framåt. Institutionen menar att konsolideringsarbetet troligtvis kommer att påverka organisationen av institutionens utbildningar och att det därför blir svårt att planera för en bra och effektiv utvärderingsprocess innan den nya organisationen är på plats. Institutionen föreslår därför att utvärderingar av utbildningar vid institutionen för tillämpad informationsteknologi skjuts upp till 2018/2019. Ett nytt förslag har därefter tagits fram som tar hänsyn till de synpunkter som inkommit. Institutionerna ser det inte som problematiskt att utvärdera grund-, avancerad- och forskarutbildningsnivå samtidigt. Vid institutionen för data- och informationsteknik pågår sedan i höstas en pilotutvärdering av Datavetenskapligt program och i december startade UKÄ:s utvärdering av forskarutbildning i datavetenskap. Erfarenheter från dessa utvärderingar kommer att vara värdefulla i det fortsatta arbetet att bygga upp fakultetens kvalitetssäkringssystem, vilket i sin tur vilar på den kvalitetssäkringspolicy som Göteborgs universitet fastställt. Självvärderingen av forskarutbildningsämnet datavetenskap bidrar till att ge en samlad beskrivning av hur forskarutbildningsmiljön ser ut vid institutionen för data- och informationsteknik, vilket ger en bra ingång till kommande utvärderingar av de övriga forskarutbildningsämnen som finns vid institutionen och fakulteten. Universitetets kvalitetssäkringssystem med extern bedömning medför en ökad arbetsinsats när det gäller planering och koordinering av utvärderade utbildningar. Till exempel kan flera externa bedömargrupper behöva engageras samtidigt. För att en utvärdering ska kunna starta i början av en hösttermin bör förberedelser såsom insamling och sammanställande av underlag och utseende av extern bedömargrupp inledas under föregående vårtermin. Förslag på sexårscykel Utifrån institutionernas synpunkter har ett förslag på cykel tagits fram. Enligt planerad sexårscykel kommer samtliga utbildningar vid IT-fakulteten att ha utvärderats senast 1 juli I förslaget har hänsyn tagits till att fakultetens institutioner genomgår en omfattande omorganisation. Förslaget är att ingen utvärdering sker under läsåret 2017/2018. De första utvärderingarna startar hösten Utbildningar inom ett och samma huvudområde/forskarutbildningsämne utvärderas parallellt. Fristående kurser som inte ingår i ett program utvärderas i anslutning till det huvudområde som utvärderas. Vid fakulteten finns få kurser som inte ges inom något program. Utvärdering av magisterprogrammet N2LKI Lärande, kommunikation och informationsteknologi, 60 hp bör samordnas med Utbildningsvetenskapliga fakulteten då programmet är fakultetsöverskridande och flera kurser i programmet ges av institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande. Det kan även vara lämpligt att vänta med att starta utvärderingarna till hösten 2018 utifrån aspekten att Kvalitetsutskottet planerar att revidera kvalitetspolicyn och ta fram ramar för utvärdering av utbildning på forskarnivå. Då kan IT-fakulteten ges tid att dels samla ihop de erfarenheter som pågående pilotutvärdering av Datavetenskapligt program och UKÄ:s utvärdering av forskarutbildningsämnet datavetenskap har gett. För att kommande 2 (4)

12 utvärderingar ska löpa smidigt och enligt tidsplan behövs god framförhållning, planering och tydlig struktur. Sexårscykel för utbildningsutvärdering med extern bedömning vid IT-fakulteten 1 juli juli 2023 Läsår Huvudområde Grundnivå Avancerad nivå Forskarsutbildningsämne 2017/2018 ingen utvärdering ingen utvärdering ingen utvärdering 2018/2019 tillämpad informationsteknologi med inriktning mot lärande och kommunikation och IT software engineering N1SOF Software Engineering and Management N2LKI Lärande, kommunikation och IT (samordnas med UFS) N2SOF Software Engineering and Management tillämpad informationsteknologi med inriktning mot utbildningsvetenskap inriktning software engineering 2019/2020 kognitionsvetenskap kommunikation N1KOG Kognitionsvetenskap N2CMN Master in Communication kognitionsvetenskap kommunikation 2020/2021 data science interaktionsdesign N2ADS Applied Data Science N2GDT Game Design & Technology fristående kurser i interaktionsdesign inriktning bioinformatik inriktning language technology inriktning datorteknik interaktionsdesign 2021/2022 informatik N1SYS Systemvetenskap N2DIG Digitalt ledarskap informatik 2022/2023 datavetenskap N1COS Datavetenskap N2COS Computer Science inriktning datavetenskap I schemat anges programkod för de program som ingår i sexårscykeln. Följande program finns vid IT-fakulteten: N1COS Datavetenskapligt program, 180 hp 3 (4)

13 N1KOG Kandidatprogram i kognitionsvetenskap, 180 hp N1SOF Software Engineering and Management kandidatprogram, 180 hp N1SYS Systemvetenskap: IT, människa och organisation, kandidatprogram, 180 hp N2ADS Applied Data Science masterprogram, 120 hp N2COS Computer Science, Master s Programme, 120 hp N2CMN Master in Communication, 120 hp N2DIG Digitalt ledarskap masterprogram, 120 hp N2LKI Lärande, kommunikation och informationsteknologi, Magisterprogram, 60 hp N2GDT Game Design & Technology masterprogram, 120 hp N2SOF Software Engineering and Management masterprogram, 120 hp Följande forskarutbildningsämnen finns vid IT-fakulteten: Data- och informationsteknik - inriktning datavetenskap - inriktning software engineering - inriktning language technology - inriktning bioinformatik - inriktning datorteknik Informatik Interaktionsdesign Kognitionsvetenskap Kommunikation Tillämpad informationsteknologi med inriktning mot utbildningsvetenskap Ekonomi Enligt Göteborgs universitets arbetsordning har fakultetsstyrelsen ansvar för kvalitetssäkring av utbildning, forskning och samverkan. Ett viktigt beslutsområde är uppföljning, kvalitetssäkring och utveckling av fakultetens kärnverksamhet. Fakultetsstyrelsen ska också, enligt Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling ansvara för att policyn förverkligas utifrån det egna verksamhetsperspektivet. Då fakultetsstyrelsen har ansvar för kvalitetssäkring av fakultetens utbildningar är det rimligt att fakulteten står för kostnader för de externa bedömargrupperna. Förslag till beslut IT-fakultetsstyrelsen föreslås besluta att anta föreslagen sexårscykel för utbildningsutvärdering med extern bedömning vid ITfakulteten , och att IT-fakulteten står för kostnader för de externa bedömargrupperna. 4 (4)

14 Dnr U 2017/97 IT-fakulteten IT-fakultetens kansli Dick Stenmark, prodekan Cecilia Ihse, utbildningsledare 1 / 9 PM Datum: Dnr: U 2017/97 Mottagare: IT-fakultetsstyrelsen Ä11 ITFS Uppföljning av minsta omfattning av handledning inom utbildning på forskarnivå på IT-fakulteten Ärendebeskrivning Uppföljning av beslut om minsta omfattning av handledning inom utbildning på forskarnivå på ITfakulteten. Bakgrund För att följa upp beslutet om minsta omfattning av handledning inom utbildning på forskarnivå, beslöt fakultetsstyrelsen i december 2015 att en enkät rörande doktorandernas uppfattning av handledningens omfattning skulle distribueras till samtliga GU-doktorander inom fakulteten (dnr V 2015/1017). Detta genomfördes hösten och presenteras här i relation till de uppfattningar som handledarna redovisat i en tidigare enkät (dnr V 2014/770). Utredning Svarsfrekvens och årskursfördelning hos doktoranderna Vid fakulteten fanns 42 aktiva doktorander hösten. Ett första utskick från viceprefekterna följdes upp med två påminnelser och totalt inkom 24 svar fördelade på 10 från D&IT och 14 från ITIT. Detta är ganska jämförbart med de 28 svar som inkom från handledarna vid motsvarande undersökning två år tidigare. Av de 24 svarande så befann sig tre doktorander på sitt första år, sex stycken var inne på år 2, fem IT-fakulteten SE Göteborg Besöksadress: Lindholmsplatsen , (fax) Org. Nr:

15 2 / 9 stycken var på år 3 medan 10 doktorander hade påbörjat sitt fjärde år. Dessa siffror, samt fördelningen mellan institutionerna, illustreras i bild D&IT ITIT Bild 1. Svarande doktoranders årskursfördelning Handledningens innehåll som det uppfattas av doktoranderna Vilka aktiviteter doktoranderna räknar som handledningsuppgifter framgår av bild % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Bild 2. Doktorandernas bild av handledningsaktiviteter på IT-fakulteten (sammantaget). Seminarium hemma avser semninarim vid den institution där doktoranden är antagen och huvudsakligen bedriver sina studier. Bild 2 visar doktorandernas samlade uppfattning, men det finns ganska stora skillnader mellan de olika institutionerna. Detta, samt även hur handledarna svarade i sin enkät 2014, framgår av bild 3.

16 3 / 9 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% D&IT ITIT Handledare Bild 3. Bilden av handledningsaktiviteter på IT-fakulteten per institution. Seminarium hemma avser semninarim vid den institution där doktoranden är antagen och huvudsakligen bedriver sina studier. En jämförelse mellan institutionerna visar att doktorander vid ITIT i mycket högre grad ser Arbete med ISP och Mitt-/slutseminarium som handledningsaktiviteter än vad doktorander gör på D&IT. En anledning är att man på D&IT inte har mitt-/slutseminarium utan istället lic:ar. Det är dock lite märkligt att arbete med ISP inte hamnar högre. En annan tydlig skillnad är att mer än hälften av de svarande doktoranderna på D&IT ser Sociala aktiviteter som en handledningsaktivitet medan ingen av ITIT doktoranderna gör det. Bara två handledare (en från varje institution) räknade in Sociala aktiviteter som handledning. Här kan man behöva fundera över vad det är för sorts sociala aktiviteter som D&IT erbjuder sina doktorander som doktoranderna (men inte handledarna) ser som handledning. Noterbart och något överraskande är också att Personligt samtal, som var den aktivitet som flest handledare såg som handledning (alla handledare utom en), bara nämns av 75% av doktoranderna. Även här kan man tänka att frågeställningen lämnar ett för stort tolkningsutrymme och det är därför oklart exakt vad de svarande valt att lägga in i begreppet personligt samtal. Handledningens omfattning som det uppfattas av doktoranderna Bild 4 redovisar hur många timmars handledning per månad doktoranderna anser sig få, uppdelat i olika timintervall. Y-axeln visar antal svarande doktorander. Ett medelvärde (beräknad på mittpunkten i resp. intervall samt värdet 15 för det sista intervallet) blir 5½ timme i månaden, vilket på årsbasis motsvarar 66 timmar eller 264 timmar över fyra år. Även om fördelningen ser något olika ut för de båda institutionerna så hamnar de i stort sett på samma medelvärde (5,4 resp. 5,6 tim/mån på D&IT resp. ITIT). De av doktoranderna uppskattade tidsmängderna är lägre än de motsvarande skattningar som handledarna själva gjorde 2014, men det är också delvis förväntat, eftersom en del av handledarens uppgifter (tex. läsning av diverse manus) är omöjliga för doktoranderna att kunna uppskatta (eller ens känna till). Huvudhandledarnas skattning av sin handledningsinsats låg på 9,7 resp. 8,2 (medel 8,9) tim/mån för

17 4 / 9 D&IT resp. ITIT. Till detta kommer biträdande handledares insatser som de uppskattade till i genomsnitt 4,3 tim/mån. Sammantaget bedömde alltså handledarkollegiet att varje doktorand i genomsnitt fick drygt 13 timmar handledning i månaden, vilket då är mer än dubbelt så mycket som vad doktoranderna själva uppfattar. Denna diskrepans känns onödigt stor. En delförklaring kan vara att huvudhandledare och biträdande handledare träffar doktoranden ihop, vilket drar dubbelt så mycket handledningstid (från handledarsynpunkt) än vad doktoranden får ut, men orsakerna till denna relativt stora skillnad i uppfattning bör diskuteras och analyseras mer noggrant < >14 D&IT ITIT Bild 4. Antal doktorander i resp. timintervall per institution. Om man tittar på hur doktoranderna svarar baserat på hur långt de hunnit i sin utbildning så får man resultatet i bild 5 och bild 6. Man kan på goda grunder anta att doktorandernas behov av handledning varierar beroende på hur långt de hunnit i sina studier och vilken typ av aktivitet (t.ex. datainsamling, kurs eller skrivande) som dominerar. Av bild 5 att döma får doktorander som är på sitt tredje år mest handledning varefter mängden avtar under sista året. Underlaget är dock lite för litet för att säga detta med säkerhet och det är dessutom stora variationer inom varje årskurs, som framgår av bild Bild 5. Fördelning av handledningstimmar per månad under de fyra studieåren.

18 5 / 9 Bild 6 visar spridningen bland svaren men man kan även här se att de som är inne på sitt tredje år verkar få lite mer handledning än de övriga. Noterbart är också att samtliga fem svarande som uppgett att de får mindre än två timmar handledning i månaden läser på sitt sista år < >14 År 1 År 2 År 3 År 4 Bild 6. Uppfattad handledningtid uppdelat i tidsintervall och årskurs. Doktorandernas uppfattningar om kvantitet och kvalitet Som vi såg ovan så fanns det ganska stora variationer i hur mycket handledning doktoranderna upplevde att de fick men på frågan Jag är nöjd med MÄNGDEN handledning jag erhåller så höll de flesta doktorander ändå med, som framgår av bild 7. Arton doktorander valde alternativ 5-6, fem doktorander la sig på alteratuiv 3-4 och bara en var tydligt missnöjd. Man kan också ana att doktoranderna på D&IT var mer nöjda med mängden än vad man var på ITIT =strongly disagree =strongly agree D&IT ITIT Bild 7. Respons på uttalandet Jag är nöjd med MÄNGDEN handledning jag erhåller

19 6 / 9 Bild 8 åskådliggör dock ett annan intressant fenomen; lite handledningstid innebär inte automatiskt ett missnöje. Av de fem doktorander som svarat att de får mindre än två timmars handledning i månaden var det bara en som uttryckte missnöje. En annan var istället nöjd med mängden handledning. Bild 8 visar att de som inte inte är så jättenöjda med mängden handledning (dvs. de som svarat 1-4 på frågan ovan) också är de som upplever sig ha erhållit minst men det framgår också att de som är nöjda (de som svarat 5-6) återfinns i samtliga intervall < >14 Missnöjd Neutral Nöjd Bild 8. Hur nöjd man är med MÄNGD handledning kopplat till upplevd erhållen mängd handledning Doktorander behöver och har rätt till en viss mängd handledning men vad som är viktigare än antalet timmar i sig, är ju huruvida handledningen de får är bra. Doktorandernas respons på påståendet Jag är nöjd med KVALITETEN på den handledning jag erhåller framgår av bild 9 och den är övervägande god. Ingen doktorand är missnöjd, sex doktorander är neutrala (svar 3-4) medan hela 18 doktorander väljer svarsalternativ 5 eller 6. Fördelningen mellan institutionerna är ganska jämn =strongly disagree =strongly agree D&IT ITIT Bild 9. Respons på uttalandet Jag är nöjd med KVALITETEN på handledningen jag erhåller.

20 7 / 9 En fördelning av ovanstående över de olika tidsintervallen resulterar i bild 10. Även här ser vi att de som är nöjda återfinns i samtliga handledningsintervall, medan de som svarade lite mer neutralt återfinns något längre till vänster i bilden, dvs. bland dem som fått mindre mängd handledning < >14 Missnöjd Neutral Nöjd Bild 10. Hur nöjd man är med KVALITETEN på handledning kopplat till upplevd erhållen mängd handledning Slutligen bad vi att få in uppgifter om vem som står för huvuddelen av handledningen och svaren fördelade sig enligt bild 11, och som förväntat är det huvudhandledaren som står för den mesta handledningen. Vi kan dock notera att två doktorander (från ITIT) inte upplever sig ha någon biträdande handledare. Min enda handledare Min huvudhandledare Min biträdande handledare Båda handledarna lika Någon annan Antal svarande Bild 11. Vem står för huvuddelen av doktorandens handledning?

21 8 / 9 Vi ställde även typ av handledare mot erhållen mängd handledning vilket resulterade i bild 12. Här ser vi att de två doktorander som bara har en handledare också uppfattar att de får lite handledningstid. En av dessa är den doktorand som uttryckte starkt missnöje (svarsalternativ 1) med mängden handledning medan den andra doktoranden var nöjd (alternativ 5) med handledningstiden, trots att den inte var stor >8 Handledningstimmar per månad Min enda handledare Min biträdande handledare Min huvudhandledare Båda handledarena lika Bild 12. Upplevd erhållen handledningstid beroende på typ av handledare Det framgår också av bild 12 att i de två fall biträdande handledare går in och ger mer handledning än huvudhandledaren så får doktoranden också mycket handledningstid. Det behöver inte betyda att biträdande handledare i dessa fall själv ger jättemycket handledningstid; det kan ju vara så att huvudhandledaren ger 4-5 timmar handledning och att biträdande handledare sedan kompletterar detta med ytterligare 5-6 timmar, vilket resulterar i det förhållandevis höga slutresultatet. Det verkar rimligt att tro att handledaren i dessa fall handleder separat. I de fall där doktoranderna har anget att huvudhandledaren och biträdande handledare ger lika mycket handledning hamnar den totala mängden mycket lägre, vilket kan betyda att de då i större omfattning samhandleder. Sammanfattning och slutsatser Handledningens innehåll Personligt samtal och Arbete med ISP var två aktiviteter som förvånansvärt få doktorander räknade som handledning. Båda dessa aktiviteter hamnade i topp på handledarnas motsvarande lista. Man kan tänka sig att doktoranderna här tolkar frågan (och/eller svarsalternativen) annorlunda än vad som avsågs, men det är värt att följa upp. Inte minst Arbete med ISP bör vara något som handledare poängterar för doktoranden som viktigt och som de ägnar tid tillsammans med att planera och följa upp. Det kan också vara värt att närmare undersöka vilken typ av sociala aktiviteter som oväntat många av doktoranderna på D&IT räknade in i handledningen. Detta var ett svarsalternativ som var med mest som en kontrolluppgift där vi inte förväntade oss att någon skulle kryssa i, och det var också väldigt få handledare som tog med denna aktivitet.

22 9 / 9 Handledningens omfattning Doktoranderna uppfattar att de får väsentligt mindre handledningstid än vad handledarna själva uppskattar att de ger. Även om en viss diskrepans är att räkna med kan det vara värt att fundera över om skillnaden är rimlig. Doktoranderna på de båda institutionerna upplever i stort sett att de får lika mycket handledningstid. Vi noterar också att fördelningen av handledningstiden beroende på hur långt in i sina studier man kommit varierar ganska kraftigt och någon tydlig bild framträder inte. Möjligen kan man ana en tendens att doktoranderna får mindre handledningstid under sitt sista år. Det tycks dock inte uppfattas som ett problem. Hur nöjda doktoranderna är Överlag är doktoranderna nöjda både med den mängd handledningstid de får och ännu viktigare med den kvalitet som handledningen håller. Det förhållandevis lilla missnöje som registrerats gäller i första hand mängden handledning. Möjligen kan man spåra en något högre nöjdhet hos doktoranderna vid D&IT men underlaget är så litet att detta kan bero på slumpmässiga omständigheter. En intressant slutsats är att man kan vara nöjd med både mängd och kvalitet även om man får relativt få handledningstimmar. Detta beror naturligtvis på att det är doktorandens behov (och i vilken grad det uppfylls) som avgör om man är nöjd eller inte. Handledarrollernas fördelning Det är huvudhandledaren som står för den mesta handledningen, vilket kan verka rimligt. De biträdande handledarna är dock också aktiva och ger i vissa fall mer tid än huvudhandledarna. Värt att reflektera över är om handledarna ska samhandleda eller ge handledning var för sig. I det senare fallet får doktoranden mer handledningstid, men å andra sidan kan detta också ge motstridiga instruktioner i de fall handledarna inte är koordinerade. Vi vet idag inte i vilken omfattning samhandledning sker. Vi ser också att biträdande handledare tycks saknas i två fall, vilket naturligtvis bör ses över.

23 Ä12 ITFS UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLANEN IT-fakulteten DATUM: BESLUTAD AV: Jan Smith KONTAKTPERSON: Margaretha Jansson

24 FORSKNING SOM PÅVERKAR Vision 2020 Vårt mål är att Göteborgs universitet år 2020 har internationellt ledande forskningsmiljöer inom samtliga vetenskapsområden. Vår forskning är nyskapande och präglas av mångvetenskapligt samarbete. Den är utbildningsanknuten och i nära kontakt med omvärlden. Prioriteringar och mål för perioden Fakulteten ska ha etablerat en stark verksamhet inom Data Science (machine learning, databaser och Big Data). Fakulteten bedriver en kreativ, stark och tvärvetenskaplig forskning som angriper globala utmaningar i samhället. Verksamhetsplan Genomförda aktiviteter Resultat - måluppfyllelse Stödja och följa introduktionen av nyanställda universitetslektorer inom området Data Science. UGOT-ansökningar Två lektorer har anställts inom Data Science-området. Ansökningen till UGOT blev tyvärr inte beviljad. Vi fortsätter dock med tvärvetenskaplig forskning både inom gränsområdet med matematik och lingvistik. De nyanställda lektorerna är redan väl integrerade på institutionen och deltar i uppbyggnaden av området. Tyvärr blev ingen av ansökningarna till UGOT beviljade. Utveckla forskningssamarbete med SIDA Ett SIDA-projektet med Uganda har startat, BRIGHT Projektet syftar till att bidra till hållbar socioekonomisk tillväxt i Uganda genom kapacitetsuppbyggnad inom ICT4D, Information and Communication Technology for Development. Tio doktorander från Uganda genomför sina forskarutbildningar inom dataoch informationsteknik och informatik med fokus på digital innovation och entreprenörskap. Tre doktorander är antagna till forskarutbildningen i informatik och sju i data- och informationsteknik. 2 (8)

25 Postdocs och masterstudenter kommer också att ingå i programmet Visual Arena Research (Visualiseringscentrum) samhällsvetenskap, interaktionsdesign, media. Möten om forskning inom visualisering initierade av Johanneberg Science Park startade i början av.medverkande är Chalmers, GU, CTI, Tyrens, JSP, och Visual Arena Research och Visual Arena Lindholmen. Projekten SendSmart och GoSmart gjordes tillsammans med ca 15 parter i vardera projektet Dessa projekt skapade kontakter mellan forskare som lett till flera projekt, där nya kontakter knutits. Samarbetet resulterade i en ansökan till FORMAS, för projektet "A dialogue toolkit for visualization of environmental data in urban planning processes from a pedestrian perspective ). Det blev beviljat (projektledare Betata Stahre Wästberg ITIT) och det startar i januari Dessa möten har också lett till en ansökan till Naturvårdsverket och nu planerar vi för en ansökan om visualisering av fallolyckor och den byggda miljön. Ett exempel är projektet Bridging the Gap (FORMAS, proj.ledare MariAnne Karlsson, Chalmers) i detta projekt gjordes en pilotstudie där barn använde Stadsbyggnadskontorets nya MineCraft-modell av Göteborg. Detta pilotprojekt inom barns om medskapande i stadsutveckling har i sin tur varit grunden för det nya projektet Barn som medskapare av Stadens rum (Formas, projektledare Sandra Hillén, CFK GU), som startar i januari (8)

26 Fakulteten har etablerade samverkansformer mellan institutionerna och dess forskargrupper. Fakulteten ska öka antalet kvinnliga lärare och forskare samt tillse att fler kvinnor uppnår docent- och professorskompetens. Införa gemensamt kalendarium och genomföra minst ett gemensamt seminarium. Arbeta systematiskt med rekrytering och karriärplanering. Ett arrangemang Department Day genomfördes för alla anställda på D&IT. Dagen bestod av presentationer från avdelningarna med efterföljande diskussioner. Avsikten är att det ska vara ett återkommande arrangemang. Aktivt arbete med medarbetarsamtal för karriärplanering. Rekrytering av ny professor i informatik (Chalmers). Rekrytering av tre biträdande lektorer inom Software Engineering. En enkätutvärdering av dagen gjordes. Enkäten visade en stor nöjdhet med dagen och merparten ser gärna en Department Day varje år. En ny kvinnlig professor i informatik börjar den 1 januari 2017 (Chalmers). Vid rekryteringen av två biträdande universitetslektorer i software engineering. Under det pågående urvalsarbetet identifierades det en stark tätgrupp. Institutionen fattade i samråd med lärarförslagsnämnden beslut om att utöka rekryteringen till tre anställningar. I samband med detta fördes en diskussion kring riktad rekrytering och institutionens strävan för ökad jämställdhet inom personalgruppen och ämnet. Beslut fattades därför att rekrytera två kvinnliga och en manlig sökande till anställningarna. Samtliga tre bedömdes ha mycket god kompetens och hög lämplighet för tjänsterna. Fakulteten ska ha forskningssamarbeten med företag och offentlig sektor. Medverka bl a i ansökan om Vinnova kompetenscentrum i Software Engineering. Ansökan inlämnad. Ansökan har antagits till nästa omgång. 4 (8)

27 UTBILDNING SOM FÖRNYAR Vision 2020 Vårt mål är att utbildningen vid Göteborgs universitet år 2020 kännetecknas av hög vetenskaplig och konstnärlig kvalitet, med pedagogisk excellens och en uttalad internationell profil. Parallellt med utvecklingen av utbildningsprogram ska universitetet ta ansvar för bildning och livslångt lärande genom ett brett utbud av fristående kurser. Prioriteringar och mål för perioden Fakulteten ska ha en stark profilering av program och kurser. Verksamhetsplan Genomförda aktiviteter Resultat - måluppfyllelse Profileringsworkshops för utvalda program. En kommunikationsbyrå har under hösten hjälpt till med profilering och rekrytering av studenter till fakultetens utbildningsprogram. (Se även rekrytering nedan). En mer genomtänkt marknadsföring med delvis nya rekryteringskanaler, Resultatuppföljning kommer först efter antagning till höstterminen Fakulteten ska ha utbildningar av hög internationell kvalitet Omarbeta utbildningsplanerna för Software Engineering, både för kandidat och master Utarbeta utbildningsplan i Data Science för start hösten Nya utbildningsplaner är framtagna för Software Engineering, både kandidat och master. Många av kurserna är nya/omarbetade. En utbildningsplan är framtagen för det nya masterprogrammet i Data Science. Flera nya kurser är skapade. Nya utbildningsplaner och kursplaner är fastställda för Software Engineering, både kandidat och master. Ett internationellt masterprogram i Data Science är inrättat med start hösten En utbildningsplan och ett antal kursplaner är fastställda. Utarbeta ny utbildningsplan i IT Management för start hösten Masterprogrammet IT Management är genomlyst och utbildningsplanen omarbetad. Ett nytt internationellt masterprogram, Digital Leadership med start hösten 2017, är inrättat och utbildningsplanen fastställd. 5 (8)

28 Fakultetens undervisande personal har ett vetenskapligt förhållningssätt till lärande och undervisning. Antalet samverkans-/industridoktorander ska öka. Fakulteten ska ha en stark koppling till utbildningens avnämare och bidra till företagens och offentlig sektors kompetensförsörjning. Arrangera minst ett seminarium kring Scholarship of Teaching and Learning (SOTL). Identifiera företag och organisationer av strategiskt intresse. Tillsätta adjungerade lärare från företag och offentlig sektor. Utveckla projektkurser i samarbete med företag och offentlig sektor. En omvärldsanalys kring spelvetenskap har gjorts och en utbildningsplan för ett masterprogram har utarbetats. En seminarieserie om utbildning har skapats på D&IT. Arbete pågår. Ingen adjungerad lärare har tillsatts. Kurser genomförda i samarbete med Chalmers Professional Education Nytt internationellt masterprogram har inrättats, Game Design & Technology med start hösten En utbildningsplan har fastställts. Institutionen har haft 7 seminarier sedan starten den 10 maj. Uppdragsutbildning i Digitalt ledarskap för 17 CIOs augusti. Fakulteten ska ha en strategi för rekrytering. Ta fram en strategi för arbetet med rekrytering och särskilt breddad rekrytering. En kommunikationsbyrå har under hösten hjälpt till med profilering och rekrytering av studenter till fakultetens utbildningsprogram. (Se även rekrytering ovan). Strategiarbetet fortsätter (8)

29 ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Vision 2020 Vårt mål är att Göteborgs universitet år 2020 ska ha ökat sin attraktivitet som arbetsplats genom en ändamålsenlig organisation, ett aktivt ledarskap och stärkt delaktighet för medarbetare och studenter på alla nivåer. Prioriteringar och mål för perioden Verksamhetsplan Genomförda aktiviteter Resultat - måluppfyllelse Fakulteten ska ha en levande och fruktbar akademisk miljö. Fakulteten ska ha ett gott chefs- och ledarskap. Genomföra konferenser och utbildningar för medarbetarna på institutions/avdelningsnivå. Kartlägga behovet av chefs- och ledarutbildningar och följa upp dessa i medarbetarsamtalen. Kurser och konferenser genomförda på såväl institutions- som avdelningsnivå. Vid D&IT har man haft en Department Day. Ett av ämnena var God intern miljö. Alla chefer har erbjudits kompetensutveckling i olika former, tillhandahållen av Chalmers och Göteborgs universitet. Inom D&IT har man påbörjat en intern omorganisation för att skapa fler och lite mindre avdelningar. Ett av målen med omorganisationen är att skapa bra förutsättningar för avdelningscheferna. Department Day gavs goda betyg vid en enkätutvärdering. Samtliga chefer har bland annat deltagit i utbildning om lönesättande samtal. Det har även tillhandahållits lokala kompetensutvecklingsinsatser lokalt, bland annat kring områden som arbetsmiljö, lönebildning och regelverket kring semester. För nya avdelningschefer görs särskilda individuella kompetensutvecklingsinsatser i samband med tillträdandet. Inför 2017 planeras det även att införas en lokal introduktion för nya chefer. Från den 1 januari är den tidigare största avdelningen (ST) på D&IT delad i tre nya avdelningar till 7 (8)

30 vilka man utsett tre nya avdelningschefer. Samtliga anställda ska erbjudas en bra fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Utveckla institutionernas interna processer för arbetsmiljö och likabehandling. Vid båda institutionerna finns det arbetsgrupper som arbetar aktivt med arbetsmiljöfrågor. D&IT är en av pilotinstitutionerna projektet Jämställdhetsintegrering vid Göteborgs universitet (JiGU). En aktivitetsplan ska vara klar senast den 28/2 2017för det fortsatt arbete. Institutionerna arbetar aktivt med arbetsmiljöfrågorna. Vid D&IT finns under inledningen av 2017 ett utkast med tillhörande statistikunderlag till fortsatta aktiviteter avseende jämställdhetsprojektet. Nulägesanalys av arbetsmiljöpåverkan beroende på geografiskt skilda campus för institutionerna. Nulägesanalysen är inte genomförd. Arbetsmiljöronder är genomförda på både Lindholmen och Johanneberg. Konsekvensanalyser av olika flyttscenarier Lindholmen/Johanneberg. En konsekvensanalys avseende flyttscenario kommer ska vara klar den 28/ (8)

31 Ä12 ITFS UPPFÖLJNING AV ÅRS RISKANALYS IT-fakulteten DATUM: BESLUTAD AV: Jan Smith KONTAKTPERSON: Margaretha Jansson

32 UPPFÖLJNING AV RISKANALYS Bakgrund Förordningen om intern styrning och kontroll (SFS 2007:603) innebär att Göteborgs universitet, i likhet med flera andra stora myndigheter, måste upprätta en riskanalys, vidta kontrollåtgärder samt systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera arbetet med intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll utgör ett verktyg för att bidra till välavvägda prioriteringar, att verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, att lagar, förordningar och andra regler efterlevs samt att en tillförlitlig redovisning och en rättvisande rapportering av verksamheten sker. Universitetets arbete med intern styrning och kontroll utgår från universitetsstyrelsen och granskas fortlöpande av Riksrevisionen och av universitetets internrevision. Arbetet regleras internt av Handlingsplan för Göteborg universitets arbete rörande intern styrning och kontroll (dnr A /07). Uppföljningsarbetet Uppföljning av angivna risker är ett led i att granska och följa riskernas utveckling. Det är också ett verktyg för att mäta vidtagna åtgärders påverkan på risken. En systematisk uppföljning kan på så sätt ligga till grund för framtida prioriteringar och kommande års riskanalysarbete. Utifrån inkomna riskuppföljningar utarbetar universitetsledningen ett förslag till universitetsgemensam uppföljning. Denna fastställs av universitetsstyrelsen i februari i samband med beslut om årsredovisningen. I likhet med riskanalysarbetet bestämmer respektive verksamhet de interna formerna för hur uppföljningen tas fram och beslutas. I nedanstående mall ska riskerna och riskvärdena som angavs i års riskanalys infogas. Om inga förändringar har gjorts kan också angivna åtgärder samt ansvariga infogas från den tidigare inlämnade riskanalysen. I kolumnen beskrivning av genomförda åtgärder anges hur verksamheten arbetat med riskerna och vilka åtgärder som genomförts. Hänvisa gärna till dokumentation. I resultatkolumnen beskrivs och analyseras resultatet av de genomförda åtgärderna. I den sista kolumnen anges hur det tidigare angivna riskvärdet har utvecklats genom att ange nytt riskvärde. Om riskvärdet inte ändrats anges det tidigare värdet. Vid eventuella frågor vänligen kontakta Johan Johansson på Universitetsledningens stab, johan.johansson@gu.se Uppföljningen av riskanalysen skickas till arsuppfoljning@gu.se senast den 17 januari 2017, kl (9)

33 FORSKNING SOM PÅVERKAR Kortfattad beskrivning Risk- Åtgärd Ansvarig för att Beskrivning av genomförda Beskrivning och Ange av risken (angiven i värde (angiven i riskanalys genomföra åtgärder analys av resultat av nytt riskanalys ) (angivet i riskanalys ) åtgärden (angiven i genomförda åtgärder riskvärde ) riskanalys ) Göteborgs universitet missar att vara med i utvecklingen inom forskningsområdet Data Science. 8 Noggrann uppföljning av utvecklingen av området Prefekt Rekrytering av flera forskare inom området. De nyanställda forskarna har börjat sitt arbete vid D&IT. 6 Göteborgs universitet missar att vara med i utvecklingen inom forskningsområdet Samhällets digitalisering 4 Stödja ansökningsprocesser Prefekt Ny ekonom med mer riktat stöd till forskare avseende externa medel har anställts. Beaktas vid framtagandet av strategi för ny organisation av ITIT 4 Missa potentialer till stora och starka forskningsmiljöer 2 Uppmuntran till samarbete Dekanus/prefekt Beaktas vid framtagandet av strategi för ny organisation. 6 Risk att vi inte får ett jämställt kollegium 8 Systematiskt arbete med rekrytering och karriärplanering Dekanus/prefekt Rekrytering av flera kvinnor under året. Andelen kvinnor av året nyrekryteringar är relativt sett hög. Risken olika hög på de båda institutionerna. 6 Forskningen får låg relevans för det omgivande samhället 4 Upprätthålla och skapa nya samarbeten Dekanus/prefekt Nytt samverkansprojekt med Världskulturmuseet. Samverkansprojekt pågår mellan ITIT och Världskulturmuseet, men påverkas negativt av Chalmers och institutionens omorganisation. Beaktas 2 3 (9)

34 vid framtagandet av ny organisation för ITIT. 4 (9)

35 UTBILDNING SOM FÖRNYAR Kortfattad beskrivning Risk- Åtgärd Ansvarig för att Beskrivning av genomförda Beskrivning och Ange av risken (angiven i värde (angiven i riskanalys ) genomföra åtgärder analys av resultat av nytt riskanalys ) (angivet i riskanalys åtgärden (angiven i genomförda åtgärder riskvärde ) riskanalys ) Studenterna har svårt att välja rätt program 4 Tydligare beskrivningar i informations- och marknadsföringsmaterial Program ansvariga/vice prefekter Pågående kampanj, som framtagits i samarbete med extern kommunikationsbyrå. Mer genomtänkt marknadsföring med delvis nya rekryteringskanaler. Resultatuppföljning kommer först efter antagning till HT Våra utbildningar är mindre konkurrenskraftiga och vi attraherar inte de bästa studenterna. 6 Utvärdera och utveckla utbildningarna Prodekanus/ prefekter Omarbetade utbildningsplaner och kurser samt nya utbildningsprogram. Resultatuppföljning kommer först efter antagning till HT Försämrad kvalitet i utbildningen och minskad samhällsnytta. 3 Kursöversyn och medarbetarsamtal Program ansvariga/viceprefekter. Avdelnings chefer (medarbetar samtal) Resultat från kursutvärderingarna mm diskuteras i dialogen mellan avdelningar och institutionens ledning. Uppföljning görs kontinuerligt. 3 Svårigheter för företag och offentlig sektor att få personal med rätt 4 Nätverksarbete t ex för att bibehålla kontakten med alumner, tydliga ingångar Prefekter Framtagande av nya utbildningar och omarbetning av existerande Nya utbildningsplaner fastställda för fem 3 5 (9)

36 kompetens. Studenterna får inte kontakt med arbetslivet under studietiden för företag som vill har ex.jobbsprojekt. utbildningsprogram. Student aktiviteter som Start Up Day och arbetsmarknadsdagen Gösta uppmuntras. utbildningsprogram. Fakultetens utbildningar får inte studenter från underrepresenterade grupper och missar därmed studenter med hög potential 6 Strategiska kommunikationsinsatser Prodekanus/ prefekter Pågående kampanj, som framtagits i samarbete med extern kommunikationsbyrå. Resultatuppföljning kommer först efter antagning till HT (9)

37 ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Kortfattad beskrivning Risk- Åtgärd Ansvarig för att Beskrivning av genomförda Beskrivning och analys Ange av risken (angiven i värde (angiven i riskanalys genomföra åtgärder av resultat av nytt riskanalys ) (angivet i riskanalys ) åtgärden (angiven i genomförda åtgärder riskvärde ) riskanalys ) Risk att verksamheten stagnerar och fragmenteras 4 Stimulera seminarieverksamhet och samarbeten. Prefekten Institutionsdag med presentationer från de olika avdelningarna med efterföljande diskussioner. Arbetet fortsätter 2017 (D&IT). Forskare/lärare möter varandra över avdelningsgränserna. 4 Två institutionskonferenser. Seminariet i Interaktionsdesign välbesök av personer från andra avdelningar (ITIT). Svårigheter att attrahera nya chefer 12 Förbättra villkoren för personer i ledande ställning Dekanus och prorektor Chalmers D&IT har påbörjat en omorganisation mot mindre avdelningar med bland annat målet att förbättra villkor för avdelningschef. Beaktas vid framtagandet av nya strategier. Samtliga chefer har bland annat deltagit i utbildning om lönesättande samtal. 9 Det har även tillhandahållits lokala kompetensutvecklingsinsat ser, bland annat kring områden som arbetsmiljö, lönebildning och regelverket kring semester. 7 (9)

38 Personalen mår dåligt och det kan leda till sjukskrivningar. Svårigheter att behålla personal. 8 Chefs- och ledarskapsutbildningar, kompetensutveckling för personalen samt systematiskt arbetsmiljöarbete Prefekten Alla chefer erbjuds ledarutbildning. Det sker regelbundna personalmöten och informationsbrev går ut till all personal. Institutionerna arbetar aktivt med arbetsmiljöfrågorna. Frågan beaktas vid framtagandet av nya strategier. 8 Det pågår en diskussion angående förändrad organisation av forskarutbildningen vid den ena institutionen. Det finns arbetsgrupper som skall bevaka och föreslå förbättringsarbeten avseende arbetsmiljö, likabehandling samt miljö och hållbar utveckling. 8 (9)

39 9 (9)

40 IT-fakulteten, Göteborgs universitet Uppföljning bokslut, per Ä13 ITFS Utfall Summa IT-fakulteten Budget Prognos Utfall Grundutbildning Forskning/forskarutb Stödverksamhet Utfall Budget Intäkter Anslag/förskott Uppdragsutbildning/uppdragsforsknin Försäljning tjänster (främst Chalmers varav försäljning till Chalmers GU interna bidrag Bidrag Finansiella intäkter Periodisering av pågående projekt Täckn avskrivningar bidragsfin anläggningar Avsättning bidragsfin anläggningar Prognos Utfall Utfall Budget Prognos Utfall Utfall Budget Prognos Utfall Summa intäkter Kostnader Lönekostnader Förändring semesterskuld Övriga personalkostnader Doktorander lönekostnader Övriga driftskostnader varav handel med Chalmers GU interna kostnader Lokalkostnader Finansiella kostnader Avskrivningar Summa kostnader Transfereringar Erhållna medel för finansiering av bidrag Lämnade bidrag Saldo Årets resultat Utfall Budget Prognos Utfall Externa bidrag Årets resultat: -5,5 mnkr jämfört med budgeten på -6,1 mnkr, dvs 0,6 mnkr bättre än budget. Resultatprognosen som gjordes i september visade på resultatet -4,9 mnkr för helåret. Intäkterna blev 2,1 mnkr högre än budget (varav 2,6 mnkr avser GU inerna intäkter) och kostnaderna ökade med 1,5 mnkr jämfört med budgeten (varav 4 mnkr avser internhandel med Chalmers)

41 UPPFÖLJNING för fakultetens institutioner och gemensam verksamhet Data- och informationsteknik Utfall Budget Prognos Utfall Tillämpad informationsteknologi Utfall Budget Prognos Utfall IT-fakulteten gemensamt Utfall Budget Prognos Utfall IT-universitetet (GU-delen) Utfall Budget Prognos Utfall Intäkter Anslag/förskott Uppdragsutbildning/uppdragsfors Försäljning tjänster (främst Chalm varav försäljning till Chalmers GU interna bidrag Bidrag Finansiella intäkter Periodisering av pågående projek Täckn avskrivningar bidragsfin anläggningar Avsättning bidragsfin anläggningar Summa intäkter Kostnader Lönekostnader Förändring semesterskuld Övriga personalkostnader Doktorander lönekostnader Övriga driftskostnader varav handel med Chalmers GU interna kostnader Lokalkostnader Finansiella kostnader Avskrivningar Summa kostnader Transfereringar Erhållna medel för finansiering av bidrag Lämnade bidrag Saldo Årets resultat Summa Utgående balans (UB) Externa bidrag