4 5s STABSMALL KRIS- OCH KATASTROFLEDNING

Transkript

1 4 5s STABSMALL REGION SKÅNES KRIS- OCH KATASTROFLEDNING

2 Innehållsförteckning Inledning s 2 Chef s 4 Stabens organisation s 5 Stabschef s 6 Uppgifter för kris/katastrofledning s 8 Sjukvård s 10 Funktionschef sjukvård s 10 Analysfunktion s 11 Sekretariat s 11 Information/kommunikation s 12 Personal s 13 Försörjning s 14 Funktionschef Försörjning s 14 Säkerhet s 16 PKL/Krisstöd s 17 PKL-chef s 18 Bilaga s 19 1

3 Inledning Vi har försökt anpassa Stabsmallen för Region Skånes kris och katastrofledning efter den nya organisationen i Region Skåne. Det är dock så att vissa detaljer kan behöva omarbetas framöver. Det är vår bestämda uppfattning att stabsmallens huvudsakliga innehåll gör att den kan användas ute i förvaltningarna. Det som skrivs här måste naturligtvis tolkas och anpassas till varje förvaltnings/sjukhus egna förhållanden. Varje förvaltning/sjukhus inom Region Skåne skall, enligt de överenskommelser om katastrofmedicinsk beredskap som är gjorda, ha en katastrofledningsgrupp. Vilka befogenheter som chefen för gruppen har eller hur dessa grupper skall se ut har varit upp till förvaltningarnas/ sjukhusenskatastrofkommittéer att bestämma. Vi kan också konstatera att det finns ett behov av särskilda ledningsrutiner vid andra händelser än stora olyckor och katastrofer. Kriser i andra former än olyckor gör förvaltningarna/sjukhusen sårbara och man kan snabbt behöva få fram personer med kompetens och förmåga att fatta genomgripande beslut för att lösa situationen utan att onödig medicinsk fara för patienterna uppstår. Dessa personer måste dels ha den kunskap och de egenskaper som behövs men samtidigt måste det finnas ett mandat som ger dem rätten att fatta beslut om verksamheten. I princip är förvaltningens/sjukhusets ledning densamma oberoende av tidpunkt eller händelse och det måste finnas tydliga mandat från den ordinarie ledningen till den särskilda sjukvårdsledningen vid kriser och katastrofer, så att ledning vid behov omedelbart kan påbörjas. I det här dokumentet har vi försökt att strukturera de funktioner som bör finnas i en kris/katastrofledning. Det som ofta har saknats i kris/katastrofplanerna på förvaltningarna/sjukhusen har varit att tydligt peka ut den person/funktion som är ansvarig chef för kris- och katastrofledningen. Det är naturligtvis inte så att det bara är denne person som fattar beslut i en krissituation men övergripande beslut bör kunna knytas till någon ansvarig. Det som beskrivs under rubriken Chef är ett ansvar och därmed täcker det hela kris- och katastrofledningens arbete. Arbetet i sig bör delegeras och ske i tydliga arbetsområden där de personer som utför det vet sina mandat och begränsningar. 2

4 I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOFS 2013:22) gällande katastrofmedicinsk beredskap anger man att det i varje landsting ska finnas en funktion som ska ansvara för ledningsuppgifter vid allvarlig händelse eller risk för sådan händelse. Funktionen ska benämnas med särskild sjukvårdsledning. Den ska kunna verka på regional nivå samt i ett skadeområde, iambulanssjukvården och på vårdenheter. Den särskilda sjukvårdsledningen ska minst vara bemannad med 1. personal som har förmåga att administrativt leda sjukvårdsinsatser (sjukvårdsledare). 2. hälso-och sjukvårdspersonal som har kompetens att göra medicinska prioriteringar och besluta om medicinska åtgärder (medicinskt ansvarig). I Region Skåne har vi valt att reservera titlarna Sjukvårdsledare och Medicinskt ansvarig till chefsfunktionerna som arbetar i skadeområdet. Funktionellt är Chefen för kris/katastrofledningen Sjukvårdsledare. Medicinskt ansvarig kan vara samma person om Chefen är läkare. Annars skall en läkare ha det medicinska ansvaret. Det är vår avsikt att skapa ett regionalt utbildningssystem med utbildning, träning och övning i hospital sjukvårdsledning. För att kunna åstadkomma det bör förvaltningarna/sjukhusen/ha en ledning som innehåller liknande funktioner och ha motsvarande beteckningar på dessa funktioner. Detta dokument är ett försök att skapa enhetlighet i Region Skånes kris- och katastrofledning. Det som skrivs här måste naturligtvis tolkas och anpassas till varje förvaltnings/sjukhus egna förhållanden. Den grupp som har arbetat med dokumentet är: Matti Arlehamn, Katastrofansvarig läkare CSK Kryh Ingela Friberg Beredskapsplanerare AKS Hans Ivarsson, Katastrof-och beredskapsöverläkare AKS Område ambulans, krisberedskap och säkerhet Katastrof- och beredskapsöverläkare Hans Ivarsson hans.ivarsson@skane.se 3

5 Funktioner som skall finnas på samtliga förvaltningars/sjukhus kris/katastrofledningar Chef Ansvar: 1. För det egna sjukhuset/förvaltningen vid allvarlig händelse 2. Övergripande ledning av sjukvårdsarbetet på det egna sjukhuset/förvaltningen med minsta möjliga förlust av liv och personskador till minsta möjliga ekonomiska och materiella kostnad. Har mandat att fatta beslut. Detta mandat kan i det inledande skedet vandra mellan olika individer i en på förhand beskriven ordning. Det får aldrig vara så att man står utan beslutsfattare och därmed fördröjer viktiga beslut. Chefen har på mandat av förvaltningschefen det övergripande ansvaret för sjukhuset/förvaltningenvid en allvarlig händelse och skall leda sjukhusets/förvaltningens verksamhet på sådant sätt att man uppnår målet med lägsta möjliga dödlighet, invaliditet och lidande för drabbade personer till lägsta möjliga personal- och resursåtgång samt lägsta möjliga materiella förlust/åtgång. Det viktigaste är medicinskt beslut i stort (M-BIS) omfattande insatsens inriktning och prioriteringar samt resursfördelning, samverkan, försörjning, information och personalbemanning inom det egna sjukhuset/förvaltningen. Chefen måste ha mycket goda kunskaper om det egna sjukhusets/förvaltningens organisation, regional ledning, regionala resurser och samhällets katastroforganisation med samverkande myndigheter. Chefen skall också ha mycket god förmåga att leda, fatta beslut och planera både på kort och på lång sikt. En stor fördel är om chefen har katastrofmedicinsk utbildning och träning. Chefen skall kunna se helhetsbilden för sjukhuset/förvaltningen, sätta in sjukhuset/förvaltningen i ett regionalt perspektiv och se behov ett till flera dygn framåt i tiden. Chefen skall ha god självkännedom, se sina egna begränsningar och förstå när det finns behov av samråd och stöd i beslutsfattande. Chefen skall se till att resursåtgång, kostnader och materiella skador blir så små som möjligt för att klara av händelsen. Rimlig arbetsbelastning och god försörjning för insatt personal är också chefens ansvar. Informations- /kommunikationsverksamhet, uppföljning, debriefing och utvärdering av insatsen skall också utföras. Till sitt stöd och som ett hjälpmedel vid en inträffad händelse har chefen en stab. 4

6 Stabens organisation Staben har inte mandat att fatta egna beslut. Istället skall staben förse chefen med beslutsunderlag som belyser alla de faktorer som kan påverka situationen, och följer de beslut och uppgifter som chefen ger till staben. Staben sätts samman av de personer/funktioner och experter som behövs för den aktuella händelsen. Staben kan i vid vissa situationer bestå av ett fåtal medlemmar och vid andra händelser växa till en större grupp. Det innebär också att staben kan ha olika uppgifter och fokus vid olika händelser, beroende av vad chefen behöver hjälp med. För att leda stabens arbete tillsätts en Stabschef. Det finns inte ett perfekt sätt att organisera en stab, utan organisationen måste anpassas efter hur chefen vill använda staben. Stabschefen och chefen avgör hur staben ska organiseras och vilka funktioner staben skall ha för att lösa uppgiften. Det dock är sannolikt praktiskt och funktionellt att dela in den personal som arbetar i kris- och katastrofledningen (staben) i funktionsgrupper. Detta har använts vid många sjukhus och brukar innebära att man arbetar vid olika bord eller i olika rum. Utifrån detta kan man dela in arbetet i en kris- och katastrofledning i funktionsgrupper. Respektive funktionsgrupp bör ledas av en utpekad Funktionschef (FC). Följande funktionsgrupper bör finnas: Sjukvård Analys Sekretariat Information/Kommunikation Personal Försörjning Säkerhet PKL/Krisstöd 5

7 Stabschef Ansvar: 1. Ledning och organisation av stabens arbete 2. Ställföreträdande chef Stabschefen leder och samordnar arbetet i staben på uppdrag av chefen och ansvarar för att stabsarbetet blir så effektivt som möjligt i syfte att ge ett bra beslutsunderlag till chefen för en bra krisledning. Stabschefen säkerställer samarbetet mellan stabens olika delar och samverkande parter genom stabsorienteringar, order och anvisningar. Stabschefen föredrar eller låter föredra ärenden för chefen och omsätter chefens beslut och intentioner i order och direktiv. Stabschefen skall ha mycket goda kunskaper, träning och förmåga att leda en grupp av personer i ett funktionellt stabsarbete. Stabschefen skall också ha god förmåga till att planera stabens arbete både på kort och på lång sikt. Stabschefen måste ha goda kunskaper om det egna sjukhusets/förvaltningens organisation, regional ledning, regionala resurser och samhällets katastroforganisation med samverkande myndigheter. Stabschefen skall ha god självkännedom, se sina egna begränsningar och förstå när det finns behov av samråd och stöd i stabsarbetet. Stabschefen är en av chefens närmaste rådgivare och skall vara beredd att överta chefens roll när denne inte är närvarande. Stabschefen tar initiativ till övergripande analysfunktion i möte med chef och funktionschef sjukvård samt övrig funktionschef vid behov 6

8 Uppgifter 1. Upprätta och organisera stab med Effektivt stabsarbete Bemanning av alla funktioner Viktiga rutiner 2. Upprätta stabsarbetsplan med Tider Uppgifter Raster Avlösningar 3. Personalansvar för staben Bemanning av alla funktioner över tid In- och utpassering Besökare och sekretess Förplägnad 4. Leda stabsorienteringar Tidpunkt Mötesordförande 5. Föredra viktiga ärenden för chefen Informera chefen Samråda/diskutera ärenden med chefen 6. Omsätta chefens/egna beslut Anvisningar/order Meddelanden 7

9 Uppgifter för kris/katastrofledning Första orienteringen till chefen kris/katastrofledningen Vad har hänt eller vad är på väg att hända Hur ser tidsförhållanden ut? Vilka oklarheter råder? Vad är gjort? Vad har vi redan gjort? Vad har andra gjort? Vad bör vi göra? M-BIS* med MMR** Behov av ev. omedelbara åtgärder? Finns det samordningsbehov? Kontakt RMKL via TIB Finns det några hinder i staben för att agera? Finns det några begränsningar i uppdraget? Är kris/katastrofledningen (staben) klar att överta ledningen * Medicinskt beslut i stort ** Mål-Metoder-Resurser -se bilaga 1. Händelsens omfattning Vad har hänt? Händelseplats? När har det hänt? Konsekvens och risker? 2. Beredskapsnivå Är beredskapsnivån rätt? Är alla informerade om vilken beredskapsnivå som är beslutad? 3. Behov av omedelbara åtgärder innan fortsatt ledningsarbete vidtas? Finns det beslut som måste tas inom några minuter för att omhänderta patienter eller spara stora materiella värden? Vilka insatser/åtgärder skall prioriteras? Vem ansvarar för att dessa beslut effektueras? 4. Resurser i förhållande till akuta behov Finns tillräckligt med resurser för aktuella behov? Planera resursbehov för närmaste timmarna. 8

10 5. Upprätta krisledningsstab med Ledningsförmåga och uthållighet Fungerande stabsarbete 6. Övertagning av ledningen för sjukhuset/förvaltningen Beslut om tidpunkt för övertagning av ledning Informera alla om beslutet? 7. Kontakta RMKL (RLB/TiB) Samråd och information Inhämta direktiv, hänvisningar m.m. 8. Medicinskt beslut i stort (M-BIS) med mål och inriktning för arbetet på sjukhuset/förvaltningen Övergripande mål för insatsen Inriktning de närmaste timmarna 9. Följ händelsens utveckling Är läget under kontroll? Behöver M-BIS ändras? Dokumentation 10. Fattar vid behov nya beslut Uppgifter Resurser Nya insatser Patientdirigeringar inom sjukhuset Anvisningar 11. Samverkan och information Sjukhuschef/Förvaltningschef RMKL Andra lokala myndigheter 12. Nedtrappning/ändring av beredskapsnivå Beslutar om ändring/nedtrappning av beredskapsnivå Beslutar om återgång till normal verksamhet Är alla informerade 9

11 Sjukvård Här hanterar man de medicinska frågor som berör de drabbade. Man håller kontroll på inflödet av patienter och vad det innebär för behov av resurser inom sjukhuset/förvaltningen. Om PKL ingår som integrerad del i kriskatastrofledningsgruppen är det här man hör hemma. Annars sitter PKL-representanten i den här gruppen. Funktionschef sjukvård leder gruppens arbete Funktionschef (FC)sjukvård FC sjukvård kan ha det medicinska ansvaret om inte chef kris/katastrofledning är läkare. Medicinskt ansvar i det här sammanhanget innebär ett övergripande ansvar liknande det som chefläkaren har i förhållande till sjukhuschefen. Det innebär inte att man övertar verksamhetschefernas formella medicinska ansvar. Det bör vara en läkare i överordnad ställning med kunskap om sjukhusets vardagsorganisation och resurser samt hög kompetens i allmänna katastrofmedicinska frågor. Det är givet att det fordras god kunskap om sjukhusets kris/katastrofplan men även kunskap om regional organisation samt organisation och ledningsförhållanden inom skadeområdet. FC sjukvård skall analysera inkomna uppgifter från skadeområdet och/eller RMKL och sätta dessa i relation till de beslut som fattas och har fattats inom sjukhuset/förvaltningen. Analysen skall leda fram till övergripande medicinska ställningstaganden om hur sjukhuset/förvaltningen bäst kan lösa sina uppgifter i den rådande situationen. Det är väsentligt att man också tar ställning till sjukhusets/förvaltningens övriga verksamhet och hur man kan minimera störningar i vården på sikt. FC sjukvård skall stötta chefen för kris- och katastrofledningen i medicinska beslut men även ta ställning till hur allmänna beslut påverkar det medicinska innehållet i vården. Det kan vara lämpligt att det är FC sjukvård som håller kontakt med RMKL. Det innebär inte att all information behöver gå via FC sjukvård i sjukhusets/förvaltningens kris- och katastrofledning. Viss information kan förmedlas via kommunikatören/informatören samt via sekreterare/assistenter. Inom kris- och katastrofledningen kan givetvis beslutsrätt delegeras till FC sjukvård 10

12 Analysfunktion Upprepade analyser av händelsen och dess utveckling är ett viktigt underlag för beslut om hur sjukhusets resurser skall hanteras. Analysfunktionen kan bemannas av en eller flera personer. De personer som skall bemanna analysfunktionen bör ha lämpliga kunskaper om händelsetypen och sjukhusets/förvaltningens struktur och resurser. Analysen görs med utgångspunkt av information från händelsen tillsammans med information om vidtagna åtgärder och egna resurser. Samverkande organisationers eller myndigheters åtgärder skall vid behov finnas med i analysen. Den här gruppen bör i perioder kunna arbeta helt ostört. Gruppen rapporterar till Stabschefen eller direkt till chef. Skapa överblick Omvärldsanalys Oklarheter, vad är oklart och vad måste vi ta reda på Vad är det värsta som kan hända? Vad är det mest sannolika som kan hända? Vad bör vi göra? Gör vi rätt saker? Har vi läget under kontroll? Tidsramar- när måste viss uppgift vara löst? Begränsningar- vad omfattar uppgiften? Sekretariat Här hanterar man stabens loggbok, plottingtavla och sköter stabens allmänna e-post samt bevakar ingående telefoner och stödjer stabschefen i frågor som gäller stabens inre arbete. Bör bestå av en eller flera personer som har ansvar för inkommande samtal, loggbok etc. Det finns en hel del uppgifter som gäller hanteringen av inkommande information i pappersform, e-post, telefon etc. som måste fördelas till rätt funktion inom staben. Den ingående telefon som finns i staben bör bevakas av någon i sekretariatet. Inkommande meddelanden liksom beslut och utgående information skall föras in i loggen. Det rent praktiska arbetet underlättas oftast om en person sköter införandet av uppgifter i loggen. Plotting av viktig information och händelser kan utföras på White Board, via dator till projektor eller på blädderblock. Detta är också en uppgift för den här gruppen. Inhämtning av information och faktaunderlag kan också hanteras inom gruppen. Personal i sekretariatet kan också vara behjälplig när staben upprättas. De flesta kris/katastrofledningar arbetar i lokaler som måste iordningsställas för stabsarbetet. 11

13 Information/kommunikation Kommunikation är viktigt vid alla allvarliga händelser, kriser och katastrofer. Det handlar både om intern information till medarbetare och extern information till medborgare, samarbetspartner, myndigheter och media. I Kriskommunikationsplan för Region Skåne klargörs roller, ansvar och uppgifter för kriskommunikationsarbete. Kriskommunikationsplanen redovisar hur information och kommunikation samlat ska ske i syfte att kunna ge en koncern- och regiongemensam lägesbild. Vid kris och/eller allvarlig händelse på lokal nivå ansvarar i första hand berörd förvaltning/verksamhet/funktion för det lokala kriskommunikationsansvaret. Det görs i enlighet med förvaltningens lokala kriskommunikationsplan som utgår från Kriskommunikationsplan för Region Skåne. I den lokala planen ska det tydligt framgå hur roller, ansvar och uppgifter fördelas vid kris, samt innehålla ev. checklistor som kan vara till stöd för medarbetare i krissituationer. Förvaltningschefen ansvarar för information till medarbetarna. Råd och stöd till förvaltningschefen lämnas i första hand av verksamhetens egna kommunikatörer som också ansvarar för förvaltningens kommunikation. Pressjouren ska dock alltid kontaktas för information om händelsen samt få kontinuerlig information om aktuella kommunikationsbudskap och kommunikationsinsatser. Region Skånes Pressjour, som är en del av RMKL, ansvarar för den koncerngemensamma kriskommunikationen i Region Skåne, vilket innebär både operativt arbete samt samordning av kommunikationsinsatser och kommunikationsbudskap. 12

14 Personal Här hanteras personalfrågor såsom tillgång på personal av olika kategorier, avlösning, planläggning av defusingsamtal etc. En personalsamordnare ansvarar för funktionsgruppens arbete Arbetsuppgifter/ansvarsområde: Eventuellt utses en handläggare, kunnig i sjukhusets/förvaltningens organisation samt väl insatt i kris och katastroforganisationen, att hantera telefonkontakter. Håller kontakten med personalansvarig på berörda vårdavdelningar, mottagningar, laboratorier, serviceavdelningar och andra arbetsställen. På vårdavdelningar, mottagningar, laboratorier, serviceavdelningar och andra arbetsställen bör man utse personalansvarig; vårdchef, avdelningschef eller annan lämplig person. Nödvändiga telefonlistor skall finnas tillgängliga. Kontrollera situationen på berörda vårdavdelningar, mottagningar, laboratorier, serviceavdelningar och andra arbetsställen. Planera för uthållighet på personalsidan vid långvarig belastning. Personal som inte absolut behövs skall sändas hem för att inte äventyra långtidsuthålligheten. Se till att berörda enheter gör schema för personalavlösning. Informera om beslutad policy rörande arbetstid. I samarbete med informationsansvarig informera via intranätet om vikten av personalavlösning och avlastningssamtal/debriefing. På tidigt stadium planera för ersättning till inkallad personal. Tät kontakt med personalavdelningen. Informera om sjukhusets/förvaltningens ersättningsrutiner. 13

15 Försörjning Försörjningsfrågor blir i det här sammanhanget ett vitt begrepp. Det är sannolikt inte nödvändigt att specifika företrädare för de olika områdena är på plats varje gång det finns anledning att kalla in kris- och katastrofledningen Externa händelser (olyckor) med relativ kort förlopp behöver inte beröra de olika försörjningsfunktionerna. Interna kriser eller händelser kan å andra sidan bero helt och hållet på störningar i sjukhusens/förvaltningarnas försörjning. Detta innebär att man i förväg bör inventera kontaktvägar till ansvariga och specialister inom de områden som kan bli aktuella. RMKL har ett ansvar även inom detta område och kan på den regionala nivån ta behövliga kontakter. Några exempel på områden som kan ingå i försörjnings begreppet: El Vatten Materiel Kök Transporter Medicinsk Teknik IT-frågor Telefonifrågor Funktionschef försörjning Funktionschef försörjning bör ha en god kännedom om lokaler, organisation, avtal och kontaktvägar vid det egna sjukhuset/förvaltningen, samt i regionen. Samtidigt bör man ha goda kunskaper om sjukhusets/förvaltningens kris och katastrofplan samt ledningsorganisationen vid kris/katastrofläge. Beroende på sjukhusets/förvaltningens storlek kan detta vara en eller flera personer. Skall ha överblick över de resurser som finns och behövs inom försörjningsområdet inom sjukhuset/förvaltningen. Bevaka ekonomiska aspekter inom sjukhusets/förvaltningens försörjningsområde och aktualisera dessa frågor till chef kris/katastrofledning vid behov. Samordna sjukhusets/förvaltningens införskaffning och distribution av förnödenheter: mat, förrådsvaror, sterilartiklar, tvätt, sängar m.m. Interna transporter: Mat Förråd Specialmateriel Apotek Sterilgods Blod Städ Extrasängar 14

16 Utrustning till eventuell extraavdelning Bår/sängtransporter från akutintag till avdelningar, röntgen m.m. Bår/sängtransporter vid omflyttning mellan avdelningar Postutbärning Externa transporter samordnas vid behov av RMKL: Förrådsvaror Tvätt Apoteksprodukter ej sjukhusets egna 15

17 Säkerhet Säkerheten bör planeras både internt för kris- och katastrofledningens del samt för hela sjukhuset/förvaltningen. En analys av sjukhusets/förvaltningens risker, sårbarheter och ev. svaga punkter bör ligga till grund för säkerhetsplaneringen. För kris- och katastrofledningens säkerhet bör finnas möjlighet till personell bevakning av kris/katastrofledningslokaler Betänk att sjukhusets/förvaltningens kris- och katastrofledning kan vara av intresse för massmedia, anhöriga till drabbade etc. Sjukhusets/förvaltningenskris/katastrofledningslokaler bör, om möjligt, förses med passersystem för att därigenom begränsa tillträde för obehöriga. Sjukhusets/förvaltningens säkerhetsplanering bör noga övervägas. Den normala bevakningen är sannolikt otillräcklig vid en kris/katastrofhändelse. Antalet besökare kan vida överstiga normalfallet. Besökarnas beteenden kan också avvika från det normala. En plan för hur tillgängliga väktare används ska finnas. Ett gott råd är att se till att det finns en fri väktarresurs som kan sättas in där behov finns. I vissa fall kan det vara nödvändigt att låsa entréer för att styra flöden av besökare, anhöriga, massmedia etc. Detta bör planeras i förväg. Oftast planeras för var olika grupper ska omhändertas. Detta respekteras inte alltid utan vissa besökare söker sig längre in i lokalerna än vad som är önskvärt. Därför bör det finnas en plan för tillträdesbegränsning även av sjukhusets avdelningar samt en handlingsplan för hur avdelningarna ska agera då obehöriga besökare tagit sig in på avdelningen. Definition av vilka delar av sjukhuset som kan anses som enskild och allmän plats bör finnas då detta har avgörande betydelse för hur besökare kan avvisas. 16

18 PKL/Krisstöd PKL är en ledningsgrupp som leder krisstödsverksamheten vid sjukhuset/förvaltningen. Beroende på sjukhusets/förvaltningens storlek kan det vara en fristående grupp underställd kris- och katastrofledningen och dess chef eller en mer integrerad del i krisoch katastrofledningen PKL har i första hand ansvar för krisstödet till drabbade och närstående. I detta ansvar ligger social hjälp i form av trygghetsskapande åtgärder och information till drabbade och anhöriga, psykiatrisk/psykologisk bedömning och eventuell terapi. Man har även ett visst ansvar för åtgärder som riktas till sjukvårdens egen personal och bedömningar av behovet av sådana åtgärder i samband med händelsen. Det ansvar arbetsgivaren har för sådana åtgärder kvarstår och detta innebär att åtgärder kan samordnas via PKL men även att man lokalt inom sjukhuset kan ta initiativ till och genomföra genomgångar och defusing vid behov. Vid större händelser skall man ha kontakt med de POSOM-grupper som är aktiva i de kommuner som genom nätverk är knutna till sjukhuset. POSOM-grupper i kommunerna och PKL-grupperna ingår dels i ett regionalt nätverk som till del sköts av länsstyrelsen, dels i lokala nätverk i sjukhusets närhet. Ett speciellt problem, som har blivit tydligare efter erfarenheter från aktuella händelser, är när PKL:s arbete är nödvändigt men där inte behovet av katastrofläge för sjukhuset finns. Inför denna typ av händelser bör man ta fram en strategi för de funktioner som finns i kris- och katastrofledningen men inte speglas i PKL-gruppen. Det kan vara informationsfrågor (informatör/kommunikatör) försörjningsfrågor i form av tekniskt stöd (IT, telefoni), mat och dryck, väktare, transporter, tillgång till lokaler etc. Om man väljer att direkt knyta dessa funktioner till PKL eller väljer att använda en anpassad kris/katastrofledning är upp till sjukhusets/förvaltningens katastrofkommitté/arbetsutskott att bestämma. Det blir också betydelsefullt att definiera vilket beslutsmandat ledningen (PKL-chefen) för PKL-gruppen har i ett sådant läge. Beroende på sjukhusets/förvaltningens storlek och organisation kan PKL-staben se olika ut. Här bör dock finnas funktioner som tar hand om: Administration/Logistik Samverkan med aktuella POSOM-grupper Ledning av Anhörigmottagning/information Ledning av krisgrupper Ledning av defusing förpersonal (om sådana finns i organisationen) Samordning med kris/katastrofledningen 17

19 PKL-chef PKL chefen har ansvar för gruppens arbete och övergripande beslut som gäller PKL:s ansvarsområde. PKL-chefen bör ha goda kunskaper om krisstödsmetodik och sjukhusets/förvaltningens planer för detta samt goda kunskaper om sjukhusets/förvaltningens resurser och vardagsverksamhet. Det är också nödvändigt att PKL-chefen har goda kunskaper om allmänna katastrofmedicinska principer och sjukhusets/förvaltningens kris/katastroforganisation. Denna person bör ingå i kris- och katastrofledningen antingen som permanent medlem eller adjungerad. PKL-chefen bör också stå i ständig kontakt med kris/katastrofledningsgruppen och delta i de stabsmöten som hålls där. Om man väljer att personligen delta eller skicka en representant är situationsberoende. 18

20 BILAGA 19

21 Stabsarbete Här beskrivs ett förslag till hur man kan arbeta i staben och ta fram en stabsarbetsplan samt lägesbild och verksamhetsöversikt. I slutet av bilagan finns även förslag på rutin för stabsorientering, stabsarbetsplan samt mall för dokumentation. Stabsarbetsplan I samband med första stabsorienteringen bör staben upprätta en stabsarbetsplan. Den kan användas för att planera stabens eget arbete och är ett viktigt verktyg för stabschefen för att kunna samordna och redovisa stabens arbete. Varje gång som staben beslutar om nya uppgifter bör den samtidigt föra in uppgiften i stabsarbetsplanen, med uppgift om vem ska utföra den och när den ska vara färdig. En stabsarbetsplan kan innehålla information om: Vilka uppgifter som är aktuella Vem som ska utföra uppgiften Vilken prioritet de olika uppgifterna har När uppgifterna måste vara färdiga Hur uppgifterna skall redovisas Vad som måste förberedas Vilka delar av staben som disponeras vid olika tidpunkter En förenklad stabsarbetsplan kan vara lämplig i uppstarten av stabsarbetet, för att man snabbt ska komma igång med arbetet. Den bör innehålla information om vad som skall göras, av vem samt när och hur det skall redovisas Nedan följer ett exempel på en förenklad stabsarbetsplan. När arbetet kommit igång kan stabsarbetsplanen kompletteras med uppgifter om prioriteringar, samverkan beroende m.m. Uppgift Utförare Tid (klar) Redovisning (till Vem och hur) Övrigt 20

22 Lägesbild För att staben skall fungera optimalt är det viktigt att alla i staben har samma bild av läget, och att bilden är konkret och detaljerad. En lägesbild visar hur händelsen ser ut vid ett visst tillfälle. En visuell lägesbild är enkel att utgå ifrån. Normalt brukar det vara intressant att kunna utläsa: vad som har hänt hur händelsen kan utvecklas vilka mål och ambitionsnivåer staben har vilka aktiviteter som pågår eller är planerade, även i andra verksamheter vilka resurser som finns eller tillkommer Ett lägesfönster består av fyra rutor där man anger punkterna ovan i de fyra fälten Tid: Händelse: Vad som har hänt Trend Hur händelsen verkar utvecklas Inriktning Vilka mål och ambitionsnivåer staben arbetar efter. Vilka aktiviteter som pågår Resurser Vilka resurser som finns disponibla eller tillkommer Verksamhetsöversikt. För att underlätta stabens arbete och få en enkel översikt av vilka verksamheter som bedrivs med anledning av händelsen så kan det vara bra att skapa en enkel verksamhetsöversikt. Avdelning/enhet Verksamhet Tid Ansvarig Avd A Normal verksamhet Avd. chef Avd B Frigör vårdplatser 08:15 Avd. chef N: N Operation Planerade operationer stoppade 08:30 Avd chef N: N Tel: xxxxxx Insamling av information Stabens arbete är beroende av att ha tillgång på rätt information. Därför är det viktigt att stabschefen tydliggör vilken information staben behöver, och när. Tabellen visar en enkel plan för informationsinsamling Vad behöver vi veta? Vem skall vi fråga När måste vi veta Hur skall informationen delges Antal skadade RMKL Muntligt Lediga Ansvarig Muntligt respiratorplatser intensivvården Presskonferens? Pressjouren Muntligt 21

23 Ansvarig Exempel på Stabsorientering/information Innehåll Tidpunkt, klockan är nu: Närvarokontroll Inledning(syfte,mål,turordning) Lägesorientering Alla funktioner redogör för: 1. Aktuellt läge och bedömning av den egna funktionen 2. Egen verksamhet (vad har vi gjort, vad vi gör nu, vad vi tänker göra) 3. Våra resurser 4. Ev. brister, problem och behov 5. Förslag till lösningar/åtgärder Stabschefen (SC) SC SC Se nedan 1. Läget i stort (gärna på karta) Vad vet vi Chefen (C) 2. Sjukvård inkl. PKL Funktionschef 3. Personal Funktionschef 4. Försörjning Funktionschef 5. Kommunikation/Information Funktionschef 6. Säkerhet Funktionschef 7. Sekreteraren (logg, dagbok) Funktionschef M-BIS. Inriktning + mål + ev. direktiv till det fortsatta arbetet. C Vad skall göras, av vem, var, när och hur Frågor? Fortsatt handläggning och uppföljning SC Information, avslutning och tid för nästa stabsorientering. 22

24 23 Exempel på Stabsarbetsplan Ca tider 0-30 min min 1-1,5 tim 1,5-2 tim 2-3 tim Övergripande uppgifter Uppgifter Larm Nycklar hämtas av förste person Samling Telefoner + datorer kopplas Funktionsvis uppdelning och gruppering på olika arbetsbord enligt plan Chef Klassa nödläget. Behov av omedelbara åtgärder? Stabschef Svarar för stabens organisation och arbete Information Omedelbara åtgärder, t.ex. kontakt med regional informatör, rä-tjänst, eget sjh osv. Sjukvård Gruppering + utdelning av arbetsuppgifter. Verkställer ev. omedelbara åtgärder. Försörjning Säkerhet IT Omedelbara åtgärder t.ex. uppkoppling av telefoner, datorer + övriga sambandsmedel Personal Omedelbart behov av förstärkningar a) på olycksplats? b) akutmott.? Sekretariat Behjälplig med dukning av stabsrum. Behov av utskick av order eller information. Öppna E- post. Stabsarbete påbörjas enligt åtgärdslistor Ledningen övertages Stödjer genomförandet av omedelbara åtgärder Stabsorientering och föredragning för chefen kl. Leder eller deltager i stabsorientering Fattar beslut i stort! (M-BIS) Upprättar stabsarbetsplan Förbereder stabsorientering Deltager el leder. Fattade beslut (M-BIS) delges Fortsatt arbete och uppföljning Arbete enl. åtgärdslista Planläggning för närmaste tim Stabsarbetsplan med tider delges staben Arbete enl åtgärdslistor Deltager med en person Pressmedd. och presskonferens förbereds Ger underlag och förslag till Beslut i stort (M-BIS) till chefen. Mål + genomförande. Arbete enl. åtgärdslista Enl. åtgärdslistor Samband och logistik prioriteras Chefen för funktionen deltager och föredrar läget + förslag till BIS Deltager med en person. Telefonvakt skall finnas Arbete enl. åtgärdslistor Planläggning för närmaste timmar Brister åtgärdas Arbete enl. åtgärdslistor Deltager med en person Enl. åtgärdslistor Personalavlösn. förbereds Börja skriva logg och dagbok Deltager med en person Enl. åtgärdslistor Dokumentation Renskrivning

25 Fortsatt stabsarbetsplan Ca tider 3-4 tim 4-5 tim 5-6 tim 6-7 tim 7-8 tim Övergripande uppgifter Uppgifter Chef Stabschef Information Sjukvård Försörjning Säkerhet IT Stabsarbete Samverkan Uppföljning Kontroller Behov av nya beslut? Ev. deltaga i presskonferens Följer stabsarbetet Bevakar att avlösningar planeras till paus Presskonferens kan behövas. Aktiv informationsverksamhet Lägesuppföljning Förslag till nya beslut Enl. åtgärdslistor Matpauser i skift. Stabsorientering kl. Leder el. deltager i stabsorientering Deltager eller leder stabsorientering En person föredrar informationsläget En person föredrar sjukvårdsläget Stabsarbete Förberedelser för avlösning och vila Överrapportering till stabschef Förbereder övertagning Tiden för vila ochavlösning bestämmes Fortsatt stabsarbete med mindre styrka. Vila för övriga Vila Enl. åtgärdslistor Förbereder stabsorientering Stabsorientering kl.. Vila för övriga Vila Leder Nya beslut fattas vb. En person föredrar infoläget Halva styrkan vilar Förbereder vaktavlösning En person föredrar läget Halva styrkan vilar En deltager vid behov Halva styrkan vilar Personal Enl. åtgärdslistor En person föredrar personalläget Sekretariat Dokumentation m.m. En person deltager för dokumentation En person dokumenterar Halva styrkan vilar 24

26 Datum: kl.: Samtal från: funktion: Avd/myndighet/annan verks: tfn: Samtal till: funktion: tfn: Samtal mottaget av (om annan än ovan), signatur: Ärende: Ej åtgärd: Åtgärd: Delegerat till, namn: funktion: kl.: Utfört av, namn: funktion: kl.: Ansvarig för uppföljning, namn: funktion: 25