Ansökningsinbjudan ombyggnation polishus i Lidköping

Transkript

1 1 (10) Datum Diarienr (åberopas) Saknr A / Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Bo Stålhammar Ansökningsinbjudan ombyggnation polishus i Lidköping 1. INLEDNING Polismyndigheten (Polisen) genomför rubricerad upphandling och inbjuder er att ansöka om att få lämna anbud. Upphandlat entreprenadkontrakt ska efter avslutad upphandling övertas av Polisens hyresvärd, AB Bostäder i Lidköping (ABB). ABB blir därefter byggherre och beställare i entreprenaden. ABB ägs till 100 % av Lidköpings kommun och är det allmännyttiga bostadsbolaget. Bolaget startade ABB äger och förvaltar i huvudsak ca 2200 lägenheter. Upphandlingen avser en totalentreprenad enligt ABT06. Inbjudan sker genom annonsering i databasen och genom publicering av denna ansökningsinbjudan jämte bilagor (Ansökningsinbjudan) på Polisens upphandlarprofil: Anbudssökande är själv skyldig att kontrollera att fullständig Ansökningsinbjudan erhållits. Ansökningsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudssökande framgår av denna Ansökningsinbjudan. Om behov av klargörande uppstår önskar Polisen erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Bo Stålhammar E-post: bo.stalhammar@polisen.se Sista dag att inkomma med frågor är Sista dag Polisen lämnar svar på inkomna frågor är Endast skriftliga svar från ansvarig upphandlare ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Under perioden till och med kommer inga svar att lämnas på inkomna frågor. Alla som ansöker om att få lämna anbud kommer att delges samtliga inkomna frågor och avgivna svar. Detta sker genom att frågor och svar löpande publiceras på Polisens upphandlarprofil och det är anbudssökandes skyldighet att Ansökningsinbjudan

2 A /2015 hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. 2. INFORMATION 2.1 Omfattning Objektet avser om- och tillbyggnation av lokaler för Polisen och ABB, inom kvarteret Valhall 8, i Lidköping (Mellbygatan 5). Behovet föranleds av ett behov av modernisering av lokalerna för att uppfylla lag-, författnings- och arbetsmiljökrav. Huvudbehovet består i att skapa en modern receptionsfunktion, en förhörszon, större omklädningsrum, anpassad arrestavdelning och ett modernt laboratorium för lokala brottsundersökningar. Säkerhetszoner och tillgänglighetsanpassning för personal och allmänhet. Om- och tillbyggnationen avser ombyggnad av ca 3 800m 2 samt en tillbyggnation med ca: 760m 2. Utvändiga arbeten inkluderande viss markberedning, parkering, plattytor, insynsskydd (plank), fönsterbyten, nya säkerhetsdörrar m m. Polisen kommer under om- och tillbyggnadstiden flytta till andra, närliggande lokaler, varför ingen ordinarie verksamhet kommer att pågå i lokalerna under ombyggnadstiden. 2.2 Målsättning Beställaren söker en totalentreprenör (TE) med erfarenhet och kompetens nog för att bygga om och till i fastigheter med förhöjt byggnadstekniskt skydd. TE:s kommande organisation bör ha ett starkt personligt intresse av att arbeta engagerat i en nära och öppen samverkan med alla andra aktörer och personer i projektet. Entreprenörens värderingar och projektspecifika genomförandeplan ska uppfylla de intentioner Beställaren har. 2.3 Personuppgiftslagen (PUL) I enlighet med personuppgiftslagen (SFS 1998:204) lämnas här information om att samtliga personuppgifter som begärs in i denna upphandling endast kommer att användas i syfte att kunna vidimera i anbud angivna kravuppfyllelser. Uppgifterna blir efter avslutad upphandling att anses som allmän handling såvida inte 6.11 nedan eller säkerhetsskyddslagen (SFS 1996:627) kan bli tilllämplig. Det ankommer på anbudssökande att informera samt inhämta godkännande från berörda personer om detta förfarande. 2.4 Preliminära tider Preliminärt kan entreprenaden påbörjas

3 A /2015 Preliminärt bör entreprenaden kunna vara färdigställd för slutbesiktning KONTRAKT Beställaren har för avsikt att tilldela kontrakt till en (1) totalentreprenör. 3.1 Förutsättning för kontrakt a) Polisen i samband med kontraktskrivning kan överföra sin del av kontraktet på ABB. b) Säkerhetsskyddsavtal enligt 5.3 tecknas och upprätthålls. c) ABB:s styrelse kan teckna investeringsbeslut d) Bygglov erhålls e) Polisen och ABB har tecknat hyresavtal 4. KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDEN De krav som ställs på den anbudssökande och dess eventuella underentreprenörer (UE) framgår nedan: 4.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden skall fylla i och underteckna Formulär till ansökan (bilaga 1) och foga det till ansökan. 4.2 Uteslutningsgrunder Anbudssökanden skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för urvalsförfarandet. Anbudssökanden intygar genom att underteckna (bilaga 1) och foga den till ansökan att kravet enligt ovan är uppfyllt. 4.3 Register-/tillståndskontroll Anbudssökande skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Polisen kommer via Skatteverket och Kronofogdemyndigheten kontrollera detta för svensk anbudssökande. Utländsk anbudssökande skall bifoga handling/-ar med motsvarande information som Skatteverkets Blankett SKV 4820 (bilaga 3) utfärdade av behörig officiell myndighet i hemlandet. Handling/- arna får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. I det fall anbudssökanden UE är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad skall anbudssökanden visa att denne är registrerad. Anbudssökanden skall visa detta genom att bifoga anbudsansökan en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländsk anbudssökande kan visa detta genom att bifoga anbudsansökan intyg med motsvarande uppgifter eller

4 A /2015 om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken anbudssökanden har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete. Inlämnade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. 4.4 Ekonomisk ställning Kapacitet Anbudsökanden skall ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan genomföra entreprenaden. Anbudssökanden styrker uppfyllelse av kravet på lättaste sätt genom att bifoga anbudsansökan ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudssökanden har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudssökanden har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudssökanden har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudssökandens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande kan anbudssökanden istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudssökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudssökandens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudssökandens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudssökandens ekonomi, som visar att anbudssökanden kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. I det fall lägre riskklassificering redovisas kan anbudsgivaren också anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren i årsredovisning från de två (2) senaste avslutade räkenskapsåren kan visa att soliditeten är och har varit 20% eller bättre samt att kassalikviditeten är 1 eller högre för bägge åren. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. Gäller ej årsredovisningarna. Polisen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudssökandes redovisade ekonomiska kapacitet Omsättning Anbudssökanden skall under de två (2) senast föregående och avslutade räkenskapsåren haft en genomsnittlig nettoomsättning om minst 80 miljoner kronor (SEK). Detta skall styrkas genom att till ansökan bifoga årsredovisningar innefattande efterfrågade uppgifter.

5 A / Teknisk och yrkesmässig kapacitet Tidigare åtaganden Anbudssökande skall inge tre (3) Referensblad, bilaga 2 som styrker att anbudssökande har utfört tre (3) entreprenader under de senaste fem (5) åren som till omfattning och utförande liknar det som efterfrågas samt att dessa har utförts på ett tillfredsställande sätt. Med liknande entreprenader avses här en entreprenadstorlek upp till 50Mkr, att höga krav ställts på säkerhet, kvalitetssäkring i utförande och dokumentation samt att projekten har haft uttalade energikrav. För att uppfylla kravet om att entreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera referensblad vara tre (3) poäng eller högre. Anbudssökande skall själv ombesörja för att referenternas omdömen fylls i. Polisen kan komma att kontakta angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter Kvalitetssäkring För att kunna säkerställa kvaliteten på avtalets genomförande och färdigställd byggnation krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO 9001-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga ansökan antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Minst följande skall då framgå: a) kvalitetspolicy b) allmän beskrivning av kvalitets mål c) allmän beskrivning av kvalitetssäkring Miljöskyddsåtgärder För att kunna säkerställa miljöarbetet i avtalet genomförande sker på ett effektivt och rationellt sätt krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO14000-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga ansökan antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Minst följande skall framgå: a) miljöpolicy

6 A /2015 b) allmän beskrivning av miljömål c) allmän beskrivning av miljösäkring Organisation Anbudsgivare skall förfoga över en organisation som klarar en entreprenad i denna storlek. Anbudsgivaren skall styrka detta genom att till anbudet foga en beskrivning över tänkt organisation och med en motivation till varför anbudsgivaren anser att han är lämplig att vara med i fortsatt anbudsgivning Underentreprenörer/konsulter Anbudsgivare kommer under upphandlingen att vid behov få komplettera med underentreprenörer. För att en underentreprenör/konsult ska kunna komma ifråga gäller då att de uppfyller samma krav som gäller för anbudsgivaren i 4.2, 4.3 och i denna anbudsinbjudan. 5. URVALSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Ansökningsinbjudan med bilagor (och eventuella kompletteringar till dessa) kommer att kontrolleras. Ansökningsinbjudan med bilagor innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att ansökan skall kunna godkännas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Polisen kommer att pröva samtliga inkomna ansökningar i tre (3) på varandra följande steg enligt nedan: 5.1 Uteslutning och kvalificering Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kvalifikationskraven i punkten 4 Krav på anbudssökande samt om ansökan är korrekt inlämnad och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kvalifikationskraven och vars ansökan är korrekt inlämnad har kvalificerat sig för nästa steg (5.2). 5.2 Urval Här kontrolleras att ansökan uppfyller övriga i Ansökningsinbjudan med bilagor (och eventuella kompletteringar) ställda skall-krav. Om fler än fem (5) anbudssökande uppfyller dessa skallkrav kommer lottning att ske. 5.3 Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll De (maximalt 5) anbudsökande som går vidare kommer då att få ta del av hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En förutsättning för att anbudsgivaren ska få del av handlingarna är att anbudsgivaren har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal (SUA-avtal) med Polisen, se bilaga 4 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)" och företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m m godkänts av Polisen samt att en godkänd säkerhetsprövning av personal och registerkontroll genomförts. Anbudssökanden skall redan här i steg 1 visa att han acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg.

7 A /2015 Acceptans av säkerhetsskyddsvillkoren skall bekräftas genom att bifoga anbudsansökan bilaga 1 Formulär till ansökan undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. De anbudsgivare som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polisen för ett företagsbesök. Detta för att nivån på och behövliga åtgärder för säkerhetsskyddet ska kunna bedömas Vid detta besök kommer Polisens representant att inspektera och värdera de lokaler, förvaring, utrustning, larmsystem m.m. som anbudsgivaren avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Om delgivning av handlingarna kommer att ske i digital form kommer en särskild värdering och överenskommelse om förvaring och hantering att ske. Anbudsgivaren kommer, som en förutsättning för att erhålla avtal, beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa och åtgärda sina lokaler och sin utrustning, larmåtgärder m.m. så att de uppfyller Polisens krav för att kunna förvara Polisens hemliga handlingar m.m. enligt ovan. Vid detta möte, företagsbesöket, ska anbudgivarens säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara närvarande. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige skall namnges i anbudet, vilket lämpligen görs i Bilaga 1. Formulär till anbud. Polisens krav på anbudsgivare enligt stycke två ovan (avser SUA-nivå 1) är vanligen men kan vara mer omfattande: - det ska finnas en godkänd värdeförvaring för förvaring (t.ex. enligt normen SS EN 1143 grade 1) av hemliga handlingar ingående i uppdraget. Tillgång till förvaringen får endast de ha som är behöriga till att få del av underlaget ha, -det/de utrymmen där handlingarna hanteras ska ha individuell låsning och endast behöriga får ha tillgång till nyckel/kod för komma in i utrymmet, kunna larma av m.m. - det ska finnas upprättade och godkända rutiner för att säker-ställa att utrymmet låses vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingarna ligger framme) t.ex. vid toalettbesök, kortare kaffe-rast, med närvaro i lokalerna (de lokaler som omger utrymmet). Vid längre frånvaro, eller frånvaro utanför lokaler enligt ovan, t.ex. lunch, ska handlingarna låsas in i förvaringen. Handlingar som hanteras digitalt, om detta medgivits (i varje enskilt fall), ska hanteras i en dator som inte får vara kopplad till något nätverk (stand alone ev. med löstagbar hårddisk), - det ska i så fall finnas upprättade rutiner för att datorn ska låsas in i överenskommen förvaring när den inte används. - Inga hemliga handlingar får sändas i e-postsystem (utom i vissa särskilda fall i totalförsvarsgodkända sådana). Det ska finnas upprättade

8 A /2015 och överenskomna rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med e-post, - krav kommer vanligen att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsförvaringen, ska skyddas med larmtekniska åtgärder och att det sker övervakning, loggning, med ett passerkontrollsystem. Anbudsgivaren ska ha egen rådighet över larm- och passersystemet. Krav kan, och kommer vanligen, även ställas på att larmet ska överföras via skyddad och övervakad överföring oavsett om det är en fast ledning eller en mobil överföring, till en bevakningscentral med avtalad åtgärd, utryckningsverksamhet. Då Polisen i förväg inte har kännedom om hur aktuella lokaler ser ut kan, efter företagsbesöket, även andra åtgärder av byggnads- eller säkerhetsskyddsteknisk karaktär bli aktuella beroende på fastighetens lokalisering, placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan närliggande hyresgäst m.m. behöva, på anbudsgivarens egen bekostnad, vidtas innan hemliga handlingar överlämnas och ramavtalet kan träda i kraft. Underentreprenör (UE) Beroende på UE:s åtagande kan säkerhetsskyddsavtal nivå 2 eller 1 bli aktuellt för tecknande mellan denne och Polisen Säkerhetsskyddsavtal och säkerhetsprövning inklusive registerkontroll i fortsatt anbudsförfarande. Anbudsgivare ska anmäla till Polisen alla underentreprenörer/konsulter som anbudsgivaren vill anlita i upphandlingen. Dessa UE/konsulter ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polisen. Säkerhetsprövning och registerkontroller kommer att utföras. Det finns två (2) nivåer på säkerhetsskyddsavtal som kan bli aktuellt beroende på vilken roll företaget/konsulten har för framtagande av anbudet. Nivå 1 är för de företag som ska hantera hemlig handling i egna lokaler, se bilaga 4. Nivå 2 är för de företag som ska hantera hemlig handling i annans av Polisen godkända lokaler, se bilaga Anbudsgivning Preliminärt kommer förfrågningsunderlag för steg 2 att lämnas ut i vecka 37, Tiden för lämnade av anbud kommer att vara ca: 20 arbetsdagar. 6. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 6.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas urvalsförfarande, vilket innebär att Polisen bjuder in maximalt fem (5) anbudsgivare som har kvalificerat sig för att få lämna anbud.

9 A / Anbudsansökans uppställning Anbudsansökan bör följa dispositionen i denna Ansökningsinbjudan. 6.3 Anbudsansökans språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska. Intyg, certifikat eller liknande som ej kan erhållas på svenska accepteras på annat EU-språk under förutsättning att de kompletteras med en vidimerad översättning av auktoriserad tolk till svenska eller engelska. Eventuella intyg, certifikat eller liknande på engelska språket behöver ej översättas till svenska. 6.4 Anbudsansökans form Anbudsansökan, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen. Det är inte möjligt att lämna anbudsansökan via telefax eller e-post. 6.5 Anbudsansökan försändelse Anbudsansökan skall lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer A /2015 samt texten ANBUDSANSÖKAN- Lidköping som bekräftelse på att försändelsen innehåller ansökan om att lämna anbud. 6.6 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan skall vara Polisen tillhanda senast den Anbudssökanden svarar för att anbudsansökan är inkommen i rätt tid. För sent inkomna anbudsansökningar kommer inte att beaktas. Anbudsansökan skickas till: Polismyndigheten Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsansökan kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Polismyndigheten på Polhemsgatan 30 i Stockholm (vardagar 06-20). 6.7 Anbudsansökans öppning Sluten vid protokoll fört möte. 6.8 Anbudsansökans giltighetstid Anbudssökande skall vara bunden av sin ansökan till och med Acceptans av ansökans giltighetstid bekräftas i ansökan genom undertecknande av bilaga Kostnader i samband med anbudsansökan Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan eller för kostnader i samband med anbudsansökan Sekretess Under anbudstiden råder absolut sekretess.

10 A / Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudssökandes affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudssökande lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Polisen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudssökande att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift skall hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som skall gälla som skyddsvärda; c) ange vilken skada anbudssökande skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Bo Stålhammar Bilagor 1. Bilaga 1 Formulär till ansökan 2. Bilaga 2 Referensblad Företaget 3. Bilaga 3 SKV 4820B (Engelsk) 4. Bilaga 4 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) vid säkerhetsskyddad upphandling, med bilaga 1 och 2 5. Bilaga 5 Förslag till säkerhetsskyddsinstruktion 6. Bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 med bilaga Bilaga 7 Om säkerhetsskyddad upphandling 8. Bilaga 8 Sanningsförsäkran underentreprenör

11 Bilaga 2 1 (1) Datum Diarienr (åberopas) A /2015 Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Bo Stålhammar Referensblad - Företag SAMTLIGA NEDAN EFTERFRÅGADE UPPGIFTER SKALL LÄMNAS. *Anbudsgivare *Beställare/Uppdragsgivare/Referens *Kontaktperson Befattning (kontaktperson) *Telefonnummer (kontaktperson) E-postadress (kontaktperson) *REFERENSOBJEKT Plats för entreprenaden *Entreprenadform (ringa in det som är aktuellt) Tidpunkt för entreprenaden Utförd under de senaste fem åren. Entreprenadens värde Totalentreprenad Utförandeentreprenad I vilken grad upplevde du att FÖRE- TAGET: 1) Hade erforderlig kompetens för uppdraget? 2) Utfördes entreprenaden enligt gängse branschnormer? Omdöme, 5=Mycket bra, 4=Bra, 3=Godkänt, 2=Med tvekan godkänt, 1=Ej godkänt, ) Blev entreprenaden färdigställd i tid, utan opåkallad mängd kvarstående besiktningsanmärkningar? För att uppfylla kravet på att entreprenaden ska ha utförts på ett tillfredsställande sätt, i enlighet med Tidigare åtaganden skall snittet vara tre poäng eller högre. Bilaga 2 Referensblad - Företag

12 Sida 1 (4) Datum Diarienr. A /2015 Bilaga 4 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå 1) VID SÄKERHETSSKYDDAD UPPHANDLING (SUA). Mellan Polismyndigheten, , Box 429, Göteborg nedan kallad Polismyndigheten och Företaget, namn, orgnummer, adress, telnummer Kontaktmän hos Polismyndigheten och företaget Polismyndigheten: poliskommissarie Ulf Engstrand, Polishuset, Ernst Fontells plats, Göteborg, sua.vastragotaland@polisen.se (ulf.engstrand@polisen.se) Företaget: säkerhetschef/säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig, namn, ev. annan adress (än företagets), telnummer, mobilnummer epostadress@ Polismyndigheten, som företräder staten, och företaget träffar följande avtal om säkerhetsskydd. 1 Bakgrund Detta avtal grundar sig på att företaget ska få del av förfrågningsunderlag innehållande sekretessbelagda uppgifter, Polisens diarienummer A /2015 angående projekt Polishuset i Lidköping. Polismyndigheten avser ingå ett avtal avseende om- och tillbyggnation av polishuset i Lidköping. Uppdraget innebär att entreprenadkontrakt tecknas om det ovanstående. Redan i upphandlingen kommer anbudsgivare att erhålla sekretessbelagda (hemliga) uppgifter. SUA-avtalet ska även gälla för den som tilldelas avtalet/uppdraget.

13 Sida 2 (4) Uppdraget innebär att företaget/dess anställda (motsvarande) i sina egna lokaler kommer att hantera, ansvara för och förvara sekretess (hemliga uppgifter), SUA-avtalsnivå 1. Säkerhetsskyddet ska förebygga att hemliga uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga eller förstörs (informationssäkerhet), att obehöriga får tillgång till hemliga uppgifter eller verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet (tillträdesbegränsning) och att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet (säkerhetsprövning). Säkerhetssyddet ska även i övrigt förebygga terrorism. Andra säkerhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. Detta avtal avser säkerhetsskydd för uppgifter som hos Polismyndigheten omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och Sekretesslagen (2009:400) och som rör Rikets och Polisens säkerhet och skyddet mot terrorism. En sådan uppgift benämns i fortsättningen hemlig uppgift. En hemlig uppgift kan framgå av en handling, information i IT-tekniska system, ett visst förhållande eller föremål eller objekt av olika slag. Den kan vara muntlig. 2 Avtalets omfattning Detta avtal tillsammans med företagets säkerhetsskyddsinstruktion reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder som företaget ska vidta i samband med uppdraget. En övergripande beskrivning framgår av villkorsbilagan, bilaga 1. De ekonomiska villkoren avseende uppdraget regleras i ett kontrakt, affärsavtalet. Detta säkerhetsskyddsavtal är en förutsättning för men utgör ingen utfästelse eller garanti för att Polismyndigheten ska teckna eller förlänga affärsavtal med företaget om uppdraget. Om det förekommer motstridiga uppgifter i affärsavtalet gäller detta säkerhetsskyddsavtal framför affärsavtalet. Motsvarande skrivning ska även tas in i affärsavtalet. Företaget får endast använda de underleverantörer som har tecknat säkerhetsskyddsavtal med och godkänts av Polismyndigheten. Säkerhetskyddet ska samordnas av företaget. Sekretess kan om företaget så begär, och i den utsträckning 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen medger, gälla hos Polismyndigheten för uppgifter som överlämnas till Polismyndigheten (t ex företagshemligheter). 3 Säkerhetsskyddsorganisation Det ska finnas en säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarig och, vid behov, en ställföreträdande säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig på företaget. Det kan även finnas regionalt/lokalt säkerhetsansvariga. Dessa ska i uppdragets säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställda företagets ledning. De leder säkerhetsskyddsverksamheten inom företaget och är kontaktpersoner i dessa frågor gentemot Polismyndigheten. På företaget ska det även finnas en systemsäkerhetsansvarig om IT-system avses och tillåtits användas för behandling av hemliga uppgifter.

14 Sida 3 (4) 4 Avtalstid Detta avtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tillsvidare eller intill det att det, med en uppsägningstid om tre (3) månader, skriftligen sägs upp av endera parten. Avtalet kan dock inte ensidigt sägas upp till tidigare tidpunkt än den dag då uppdraget (grundas i affärsavtal, motsv.) som omfattas av detta avtal slutförts. Polismyndigheten kan dock med omedelbar verkan, ensidigt häva detta avtal liksom affärsavtalet om företaget eller de i denna ingående företagen frångår detta avtal eller i övrigt inte sköter den överenskomna säkerheten. 5 Kostnader Företaget ska bära eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta säkerhetsskyddsavtal om inget annat avtalats i affärsavtalet. 6 Allmänna och särskilda villkor Allmänna villkor, bilaga 1. IT villkor, bilaga 2. Av detta avtal är två likalydande exemplar upprättade varav parterna tagit var sitt. Göteborg Polismyndigheten Företaget namn. Namnförtydligande Behörig firmatecknare, namn

15 Sida 4 (4)

16 Sida 1 (4) Villkorsbilaga, bilaga 1, säkerhetsskyddad upphandling (SUA) nivå Allmänt 1.1 Vid företaget ska det finnas en säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig och, vid behov, en ställföreträdande (stf) säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig. Det ska, enligt särskild överenskommelse och vid behov, även finnas en systemsäkerhetsansvarig för IT-system som är avsedda för behandling av hemliga uppgifter om sådan hantering medgivits. Det kan också finnas regionalt/lokalt säkerhetsansvariga. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig ska i säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställd företagets ledning. 1.2 Säkerhetsskyddsverksamheten inom företaget ska ledas av säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig. Denne är kontaktman i dessa frågor gentemot Polismyndigheten. Vissa uppgifter får, efter överenskommelse med Polismyndigheten, delegeras till regionalt/lokalt säkerhetsansvarig. 1.3 Företaget ansvarar för samordning av säkerhetsskyddet genom företagets säkerhetsansvarige. Företaget ansvarar genom sin säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig att överrenskommet säkerhets- och säkerhetsskydd genomförs och efterlevs. Företaget ska följa den mellan Polismyndigheten och företaget överenskomna rutinen för säkerhetsrelaterade frågor som t.ex. registerkontroller, säkerhets- och sekretessutbildning m.m. 1.4 Företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion när SUA-avtalet har undertecknats eller vid det senare tillfälle som överenskommits. Säkerhetsinstruktionen, inklusive eventuella förändringar eller tillägg i/till denna ska godkännas av Polismyndigheten. Företaget ska dokumentera de säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits i uppdraget. 1.5 Samtliga eventuellt förekommande handlingar, IT-lagringsmedier som hårddiskar, DVD/CD-skivor, bandminnen, minnen (däribland t.ex. USB-minnen), disketter m.m. materiel, modeller, ritningar eller övrig information som har anknytning till uppdraget och som innehåller i avtalet villkorad hemlig information ska, såvitt inget annat avtalats, anses vara Polismyndighetens egendom. Användande av datorer regleras särskilt. Detta och eventuell IT-hantering i och för uppdraget regleras i den särskilda villkorsbilagan, bilaga Företagets säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig ansvarar för att SUA, när så krävs, aktualiseras även vid användande av underleverantör (motsvarande). För de underleverantörer som angivits som nödvändiga för IT-hanteringen ska det finnas särskilda SUA-avtal. 2. Behörighet Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som

17 Sida 2 (4) - bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt - har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd - behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer Hemliga uppgifter får endast delges personer som har säkerhetsprövats (inkl. registerkontroll) och godkänts av Polismyndigheten. 3. Informationssäkerhet 3.1 Polismyndigheten ska klargöra för företaget i vilken utsträckning handlingar m.m. som överlämnas till Företaget eller uppstår i uppdraget innehåller hemliga uppgifter. 3.2 Om hemliga uppgifter uppkommer som inte tidigare varit kända under uppdragets utförande i företaget, ska företaget vidta de skyddsåtgärder som är nödvändiga. Företaget ska utan dröjsmål meddela Polismyndigheten om sådana hemliga uppgifter uppkommit samt vilka säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. 3.3 Den information som omfattas av detta avtal utgör sådana uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen och som rör rikets säkerhet. Sådan information benämns fortsättningsvis hemlig uppgift, se 4 säkerhetsskyddsförordningen (1996:633). Se även säkerhetsskyddsavtalet under 1. Bakgrund Samtliga som har fått del av den hemliga informationen (såväl muntligen som vid genomläsning, motsv.) ska kvittera delgivningen på särskild till handlingen, motsv. fogad delgivningshandling. Kvittenserna ska överlämnas tillsammans med handlingen m.m. när den återlämnas. OBS! Denna delgivningshandling får inte (aldrig) förstöras även om handlingen får det. Motsvarande loggning ska eventuellt och vid behov, finnas i IT-tekniska system. 3.5 Polismyndigheten ska alltid godkänna utrymmen och system som används vid förvaring, övervakning av (t.ex. larmsystem) och hantering av hemliga uppgifter. 3.6 Företaget får inte utan Polismyndighetens tillstånd offentliggöra att företaget är ett SUAföretag. Innan en uppgift som rör uppdraget av företaget av någon anledning önskas delges massmedia eller för publicering i broschyrer, tidskrifter, böcker, filmer, o dyl. ska samråd ske med myndigheten för kontroll av att uppgifterna kan och får lämnas ut. Detsamma ska gälla vid föredrag, utställning, och förevisning dit annan än från säkerhetssynpunkt behörig enligt villkor 3.7 äger tillträde. 3.7 Företaget eller dess anställda får inte publicera bilder eller göra beskrivningar av uppdrag som omfattas av detta avtal på Internet t.ex. i s.k. sociala medier som Facebook, Twitter m.m. 4. Tillträdesbegränsning 4.1 Myndighetens ska i samråd med företaget bestämma nivå på tillträdesbegränsningen (skyddet) för de lokaler och områden som företaget avser att använda vid genomförandet av uppdraget. Detta ska ske och vara klart innan företaget får del av hemliga uppgifter eller den säkerhetskänsliga verksamheten påbörjas. Polismyndighetens bestämmelser om

18 Sida 3 (4) tillträdesbegränsning vad gäller myndighetens lokaler gäller för företagets personal som ska delta i uppdraget. 4.2 Företaget får inte utan Polismyndighetens godkännande byta eller använda andra lokaler, områden eller motsvarande för uppdragets genomförande. 4.3 Endast behöriga personer som har godkänts av Polismyndigheten får ha tillträde till de lokaler, områden eller motsvarande där uppdraget genomförs. Inom Polismyndighetens lokaler gäller de tillträdesbestämmelser som är reglerade i myndighetens eller Polisregionens tjänsteföreskrift eller motsvarande. 4.4 Om besökare (eller annan) vid/till tillträdesskyddat område kan komma att få del av hemliga uppgifter ska Polismyndighetens godkännande inhämtas före besöket. Med besökare avses varje person som inte redan är behörig (enligt 4.3, ovan). Detsamma ska gälla vid närvaro vid annan hantering som arbete för utförande av uppdraget. 5. Säkerhetsprövning 5.1 För genomförandet av uppdraget och innan någon får del av hemliga uppgifter, får företaget endast använda personal eller underleverantör, konsult (motsvarande) som efter säkerhetsprövning godkänts av Polismyndigheten, om dessa ska eller kan komma att få del av hemliga uppgifter enligt villkoren. Detta gäller oavsett om de blir föremål för registerkontroll eller inte. 5.2 Polismyndighetens ställningstagande när det gäller företagets personal grundas på den av företaget vidtagna säkerhetsprövningen enligt villkor 5.1. De personer som får anlitas ska av företaget informeras om att tystnadsplikt gäller och om innebörden av detta. De ska ha utbildats av Polismyndigheten. De ska också underteckna ett sekretessbevis. 5.3 Företaget ska innan en enskild person delges hemlig uppgift, genom säkerhetsprövning pröva vederbörandes lämplighet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Prövningen ska omfatta alla som kan få del av hemliga uppgifter oavsett om de blir föremål för registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) eller inte. Säkerhetsprövningen ska omfatta: - den personliga kännedom som finns om den som prövningen gäller - uppgifter som framgår av referenser betyg, intyg eller på annat sätt. Är arbetet eller deltagandet i uppdraget placerat i säkerhetsklass ska säkerhetsprövningen även omfatta registerkontroll och i vissa fall särskild personutredning. 5.4 Säkerhetsprövningen enligt villkor 5.1 ska dokumenteras av företaget och vid begäran överlämnas till Polismyndigheten. Den utgör bl.a. underlag för bedömningen av inplacering i säkerhetsklass och för Polismyndighetens beslut om en ev. registerkontroll. 5.5 Företaget ska invänta och följa Polismyndighetens ställningstagande vad gäller 5.1 ovan. 5.6 Polismyndigheten ska, innan en ansökan om registerkontroll görs, uppdra åt företaget att särskilt informera den person som ska bli föremål för kontrollen om vad kontrollen innebär. I

19 Sida 4 (4) samband därmed ska företaget också inhämta samtycke till kontrollen. Samtycke ska dokumenteras och i original överlämnas till Polismyndigheten. 5.7 Företaget ska följa Polismyndighetens beslut efter utfall vid registerkontroll 5.8 Företaget ska till Polismyndigheten utan dröjsmål anmäla om en registerkontrollerad person vid företaget lämnar det aktuella uppdraget eller slutar sin anställning. 5.9 Om besökare (eller annan) vid/till tillträdesskyddat område kan komma att få del av hemliga uppgifter ska Polismyndighetens godkännande inhämtas före besöket. Med besökare avses varje person som inte redan är behörig enligt Intern utbildning och kontroll 6.1 De personer som kan komma att få del av hemlig uppgift ska av Polismyndighetens ges lämplig utbildning om sekretessregler och i säkerhetsskyddsfrågor innan uppdraget påbörjas. Därefter ansvarar företaget för att dessa, eller nyanställda, ges erforderlig och fortlöpande utbildning. Utbildningen ska bland annat avse: de hot och risker som från säkerhetssynpunkt föreligger mot eller är förknippade med uppdraget de sekretessregler som gäller 6.2 Vid behov och efter särskild framställning kan Polismyndigheten medverka i viss utbildning i övrigt vid företaget eller för dess anställda. 6.3 Företaget ska fortlöpande kontrollera att endast behöriga anlitas och att säkerhetsskyddet är tillräckligt, att reglerna efterlevs samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. 6.4 Företaget ska omedelbart underrätta Polismyndigheten (genom säkerhetsenheten, SäkE) om inträffade eller befarade händelser och omständigheter, som kan påverka säkerhetsskyddet, vad avser uppdrag och anställda som faller under detta avtal. 7. Tillsyn Polismyndigheten har rätt att kontrollera att de redovisade och avtalade säkerhetsskyddsbestämmelserna efterföljs. 8. Övrigt 8.1 Hemlig uppgift som avses i villkor 3.1 och som erhållits eller uppkommit under fullgörande av uppdraget som omfattas av detta avtal ska även efter avtalets upphörande hemlighållas till dess annat meddelas av Polismyndigheten. 8.2 Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Polismyndigheten när någon ändring sker beträffande firmanamn, organisationsnummer, post- och/eller besöksadress samt styrelse och revisorer. Detsamma gäller vid ändrade ägarförhållanden eller om företaget råkar i ekonomiska svårigheter eller försätts i konkurs. Aktuellt registrerings- eller företagsbevis, som är högst 3 månader gammal, ska bifogas till anmälan.

20 Bilaga 5 A /2015 1(12) POLISMYNDIGHETEN Förslag till säkerhetsskyddsinstruktion Innehållsförteckning 1. SYFTE BEGREPPSFÖRKLARINGAR SÄKERHETSSKYDDSORGANISATION SÄKERHETSSKYDDSMÄN VAL AV PERSONAL OCH UNDERLEVERANTÖR FRAMSTÄLLNING AV HEMLIG HANDLING REGISTRERING KVITTERING FÖRVARING LÅSKOD/NYCKEL INVENTERING/GALLRING FÖRLUST FÖRSTÖRING M.M BEFORDRAN AV HEMLIG HANDLING BEFORDRAN MED BUD BEFORDRAN MED POST BEFORDRAN PÅ ANNAT SÄTT RÖJANDE SIGNALER, (RÖS) IT-SÄKERHET TYSTNADSPLIKT OCH SEKRETESSBEVIS TILLTRÄDESBEGRÄNSNING INTERN UTBILDNING KONTROLL REDOVISNING ÖVRIGT HD /2015

21 Bilaga 5 A /2015 2(12) 1. SYFTE Denna instruktion skall gälla i tillämpliga delar för Företaget AB med org.nr xxxxxx-xxxx. Nedan kallat Företaget. Detta föranlett av att Företaget effektuerar en beställning där säkerhetsskydd krävs enligt 8 säkerhetsskyddslagen (1996:627). Det åligger berörd personal inom Företaget att noggrant följa föreskrifterna i denna instruktion. 2. BEGREPPSFÖRKLARINGAR SUA-arbete Uppdrag eller arbete som med hänsyn till rikets säkerhet skall hållas hemligt enligt ett säkerhetsskyddsavtal som upprättats mellan en beställande myndighet och en leverantör. I SUA kan ingå studie/planering, utveckling/projektering, anbudsgiv-ning, upphandling, prov och försök samt produktion. Även garanti-åtgärder kan omfattas av SUA. Ett SUA-arbete föreligger fr.o.m. att en myndighet beslutat sätta igång ett projekt som efter bedömning kan antas innehålla hemliga uppgifter och där i något avseende annan myndighet, företag eller enskild person kan komma att anlitas som anbudsgivare, leverantör, entreprenör eller konsult. Beställande myndighet Staten, kommunerna, landstingen eller ett verksamhetsställe med ekonomiskt ansvar som själv tar initiativ till och ombesörjer eller påbörjar en SUA. Beställare är även den som efter ett uppdrag fullföljer av annan beställare påbörjat arbete och som enligt 8 säkerhetsskyddslagen skall träffa avtal om sådant arbete. Leverantör Myndighet, företag (aktie-, handels-, kommanditbolag, ekonomisk förening eller enskild firma) eller tillhörande filial, region- eller lokal-kontor eller organisation som en beställande myndighet avser anlita för SUA såsom anbudsgivare eller leverantör. Med leverantör avses i registerkontrollsammanhang ägare, verkseller institutionschef eller, beträffande aktiebolag styrelsen och Verkställande direktör. Hemlig uppgift Med hemlig uppgift förstås uppgift som omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och som rör rikets säkerhet. HD /2015

22 Bilaga 5 A /2015 3(12) Hemliga uppgifter kan framgå av handlingar, visst förhållande, anläggning, föremål eller muntlig uppgift. Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som 1. bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt, 2. har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd, och 3. behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer. Alla andra är obehöriga att ta del av hemlig uppgift. Säkerhetsskyddsavtal Ett skriftligt avtal vid SUA som ingås mellan beställande myndighet och leverantör angående det säkerhetsskydd som bedöms nödvändigt för den enskilda upphandlingen. Ett säkerhetsskyddsavtal skall träffas/bekräftas vid varje SUA-upphandling. 3. SÄKERHETSSKYDDSORGANISATION Säkerhetsskyddschef med ställföreträdare skall finnas vid Företaget. Säkerhetsskyddet inom Företaget planläggs, leds och övervakas av säkerhetsskyddschefen. Säkerhetsskyddschefen skall i fråga om säkerhetsskyddstjänsten lyda direkt under Företagets ledning. Säkerhetsskyddschefen är kontaktman till beställande myndighet och skall till denna ofördröjligen anmäla om - skadegörelse skett på försändelse med hemligt innehåll, - hemlig handling, hemligt material eller hemligt arbetsmateriel förkommit eller saknas, - brister i säkerhetsskyddet, som inte enkelt kan avhjälpas, som uppmärksammas inom Företaget eller hos underleverantör - obehörig söker skaffa upplysning om hemligt förhållande - misstanke föreligger om brott såsom spioneri, sabotage eller liknande. - inbrott skett vid Företaget eller hos enskild anställd vilken deltar i SUA-arbete HD /2015

23 Bilaga 5 A /2015 4(12) Säkerhetsskyddschefen skall dessutom; - snarast göra en polisanmälan om dröjsmål kan innebära att bevis går förlorade eller utredning av en händelse äventyras. - dokumentera förhållanden och åtgärder om säkerhetsskyddet - föra förteckning över behöriga med ev. fördelning på aktuella säkerhetsklasser. 4. SÄKERHETSSKYDDSMÄN Vid behov utser Företaget säkerhetsskyddsmän som inom respektive arbetsområden övervakar efterlevnaden av gällande bestämmelser och till säkerhetsskyddschefen anmäler överträdelser och brister. Utsedda säkerhetsskyddsmän skall framgå av förteckning. 5. VAL AV PERSONAL OCH UNDERLEVERANTÖR Beställande myndighets skriftliga godkännande skall inhämtas avseende. - anställd person, innan denne informeras om eller tas i anspråk för SUA-arbete, - annan anställd vid Företaget vars uppgifter eller arbetsplats innebär att kännedom om hemliga uppgifter inte utan omfattande åtgärder kan undvikas, - annan person, som Företaget har för avsikt att anställa eller anlita för SUA-arbete och - underleverantör eller underentreprenör, innan sådan informeras om eller tas i anspråk för SUA-arbete. Beställande myndighets ställningstagande till lämplig personal för ett SUA-arbete och deras föreslagna inplacering i säkerhetsklass grundar sig på förslag från entreprenören/leverantören. Föreslagna personer skall därför vara kända av Företaget som lämpliga och pålitliga. Finns inte sådan kännedom skall denna införskaffas i likhet med vad som gäller för anställning av kvalificerade arbetskraft i allmänhet. Föreslagen personal skall informeras om att de kommer att registerkontrolleras (H SÄK SUA kap 3 Registerkontroll). Skriftlig bekräftelse av att berörd person lämnat sitt skriftliga samtycke till registerkontroll skall medfölja förslaget till begäran om registerkontroll. Löfte om anställning (motsv.) får under inga förhållanden lämnas innan beställande myndighets godkännande erhållits. 6. FRAMSTÄLLNING AV HEMLIG HANDLING HD /2015

24 Bilaga 5 A /2015 5(12) Hemlig handling får med beställande myndighets medgivande framställas endast i det antal exemplar som oundgängligen erfordras för arbetet. Om en handling upprättas i flera exemplar skall dessa numreras. Består handlingen av flera blad, skall sidorna numreras i löpande följd och hopfästas. På första sidan skall anges antalet sidor, antalet exemplar, handlingens exemplarnummer och, om bilagor medföljer, deras antal. Såväl kopia av eller hemligt utdrag ur hemlig handling skall hemlig-stämplas och införas i register med angivande av datum, antal exemplar och hur dessa fördelas. På utdrag antecknas från vilken handling det gjorts. Fråga om hemligbeteckning av hemlig handling eller annat hemligt föremål skall överenskommas med beställande myndighet. Hemligt arbetsmaterial såsom koncept, extra kopior, datamedium, karbonpapper, tryckmedia eller liknande som använts vid framställning av hemlig handling, skall förstöras, när de inte längre behövs. Karta, bild eller motsvarande som upprättats med användande av hemligt kart- eller bildmaterial skall behandlas som hemlig handling. Uppkommer fråga om spridning - publicering - skall godkännande härför via beställande myndighet inhämtas hos Statens lantmäteriverk. 7. REGISTRERING Hemliga handlingar införs av säkerhetsskyddschefen eller av utsedd behörig (registrator) i särskilt register. Av registret skall framgå - datum då handlingen mottagits eller avsänts, avsändare eller adressat samt i förekommande fall postens inlämningsnummer, - registreringsnummer i förekommande fall för såväl avsändare som mottagare, - handlingens innehåll i korthet (ärendemening), och antalet bilagor, - vem som öppnat eller emballerat försändelsen, om detta inte är fastställt genom Företagets organisation, - hos vem handlingen förvaras, - anteckning då kopia eller utdrag gjorts och HD /2015

25 Bilaga 5 A /2015 6(12) - datum då handling förstörts, utbytts, saknas eller förkommit. Hemlig materiel registreras på motsvarande sätt. 8. KVITTERING Hemlig handling, hemlig materiel och hemligt arbetsmateriel skall kvitteras av mottagaren om intet annat överenskommits med beställande myndighet. Kvittering skall göras med namnteckning och namnförtydligande. Detta kan ske i register, liggare, på särskild kvittoblankett e. dyl. Om särskild kvittoblankett används skall kvittot upprättas i minst två exemplar. Då handlingen eller materielen återlämnas skall kvitteringen förses med anteckning härom. Originalkvitto skall återlämnas och dubblettkvitto (register/liggare) förses med anteckning om återlämnandet. Delgivning av en handling genom läsning eller på annat sätt skall bestyrkas på särskild lista med namnteckning och namnförtydligande. Hemlig handling eller del därav som innehåller bestyrkande om delgivning av handling skall då den inte längre behövs för uppdraget återlämnas till beställande myndighet. (Jämför punkterna 11 och 13). 9. FÖRVARING Hemliga föremål, handlingar och materiel förvaras så att inte någon obehörig kan komma åt dem. Hemliga handlingar skall förvaras i förvaringsutrymme med lägst skyddsnivå motsvarande säkerhetsskåp enligt Standardiseringskommissionens normer (SIS), Svensk Standard Den som har anförtrotts och kvitterat hemliga handlingar skall ha ett eget förvaringsutrymme. Bankfack och förvaringsutrymmen på t ex hotell kan inte godkännas. Beställande myndighet kan efter framställan i undantagsfall bevilja avsteg. Hemliga handlingar bör om möjligt förvaras åtskilda från öppna handlingar. Förvaringsutrymme för hemliga handlingar och materiel skall hållas låst under tider, då det inte står under omedelbar uppsikt av den som har ansvaret för detsamma. Under kortare frånvaro från tjänsterum får hemliga handlingar ligga framme under förutsättning att rummet är låst och insynsskyddat så att obehörig inte kan ta del av handlingarna. Hemligt materiel skall i tillämpliga delar förvaras på samma sätt som hemlig handling. Hemlig handling (materiel), som medförs från Företaget, skall hållas under omedelbar uppsikt eller förvaras under samma skydd som vid Företaget. För sådant medförande skall HD /2015

26 Bilaga 5 A /2015 7(12) det finnas fullgoda skäl och tillstånd av vederbörlig säkerhetsskyddsansvarig. 10. LÅSKOD/NYCKEL Vid inköp av förvaringsrum eller dörr till fast förvaringsutrymme skall nyckel levereras separat och direkt till Företagets säkerhetsskyddschef. Innan nyckel lämnas till den som skall ansvara för förvaringsutrymmet, skall den förvaras av säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd person. Sänds lås eller nyckel per post, skall försändelsen sändas som värdepost eller motsvarande och av en av beställande myndighet godkänd distributör. Säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd behörig skall föra förteckning över nycklar och koder till - förvaringsutrymmen för hemliga handlingar eller hemlig materiel, m.m. - rum där hemliga handlingar under kortare frånvaro får ligga framme, då rummet är insynsskyddat och låst med individuellt lås. - ytterdörrar till lokaler i vilka hemliga handlingar eller hemlig materiel förvaras. Av förteckningen skall framgå - vem som levererat lås och nycklar, - antal nycklar till varje förvaringsutrymme och lokal, - till vem och när nyckel utdelats eller återlämnats, - hur reservnyckel (kod) förvaras. Förteckning, nyckelkvittenser, reservnycklar och anteckningar om kod skall förvaras i för hemlig handling föreskriven ordning. Nyckel skall kvitteras och förvaras så att obehörig inte kan använda eller kopiera den. Vid överlämning av förvaringsutrymme skall nycklar återlämnas vilket skriftligt noteras i nyckelförteckning. Omställning av koder och, om möjligt lås, skall ske innan annan person får förvara hemlig handling eller material i samma förvaringsutrymme. Reservnyckel (kod) får av annan behörig än innehavaren till förvaringsutrymmet användas endast i vittnes närvaro. Användning av reservnyckel (kod) vid innehavarens frånvaro skall vara skriftligt bestyrkt av de båda närvarande. Om nyckel saknas skall anmälan omedelbart göras till säkerhets- skyddschefen. Om det befaras att nyckel kopierats eller att kod kommit till obehörigs kännedom eller att nyckel eller kod obehörigen utnyttjats, skall låset eller koden snarast ändras. Detsamma gäller om HD /2015