Ansökan lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm

Transkript

1 Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen ANSÖKNINGSINBJUDAN Diarienr (åberopas vid korrespondens) HD-PVS-4/13 Datum Ärendebeteckning Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Västra Götaland Ansvarig upphandlare Bo Stålhammar Telefon E-post bo.stalhammar@polisen.se Beställare Jan-Åke Kjellberg Upphandlingsförfarande Urvalsförfarande 15 kap 3 lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) med Säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1 Ansökan senast Ansökan lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Ansökningslämnaren skall vara bunden till sin ansökan t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Avtalet träder ikraft när det undertecknats av båda parter 4 år från och med den dag då avtalet träder i kraft år Ansökan avser Ramavtal för Fastighetsnät avseende data och telefoni för Polismyndigheten Västra Götaland 1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen (RPS) är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom RPS, Statens kriminaltekniska laboratorium samt 21 polismyndigheter. RPS genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Västra Götalands (Polismyndigheten) räkning och inbjuder er att ansöka om att få lämna anbud. Upphandlingen avser ramavtal köp av tjänster och varor avseende fastighetsnät för data och telefoni omfattande utbyte och kompletteringar av befintliga installationer samt nyinstallationer. Inbjudan sker genom annonsering i databasen och genom publicering av denna ansökningsinbjudan jämte bilagor (Ansökningsinbjudan) på RPS upphandlarprofil: Postadress Box STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon E-post rikspolisstyrelsen@rps.police.se Org.nr Hemsida Telefax v4.5.16_1

2 Anbudssökande är själv skyldig att kontrollera att fullständig Ansökningsinbjudan erhållits. Ansökningsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudssökande framgår av denna Ansökningsinbjudan. Om behov av klargörande uppstår önskar RPS erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Bo Stålhammar E-post: Sista dag att inkomma med frågor är Sista dag RPS lämnar svar på inkomna frågor är Endast skriftliga svar från RPS ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Alla som ansöker om att få lämna anbud kommer att delges samtliga inkomna frågor och avgivna svar. Detta sker genom att frågor och svar löpande publiceras på RPS upphandlarprofil och det är anbudssökandes skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. 2 INFORMATION 2.1 Omfattning Varor och tjänster som avropas på detta ramavtal ska utföras enligt ABT06. Ramavtalets omfattning avser samtliga (ca 80st) av Polismyndigheten föryrda lokaler. Arbeten ska utföras efter successiva avrop med i ramavtalet överenskomna priser för tjänster och varor. I samband med tecknadet av ramavtalet kommer preliminärt tre (3) stycken avrop/beställningar avseende fastighetsnät inom olika fastigheter att ske. Dessa installationer kommer i förfrågningsunderlagets steg 2 att redovisas utförligt som PM. Polishuset Göteborg, Ernst Fontells Plats Ombyggnad och utökning av befintligt spridningsnät inom personintagets lokaler i samband med ombyggnation av lokalerna. Stampgatan 34, Göteborg Ombyggnad av befintligt spridningsnät inom tillkommande lokaler. Befintligt spridningsnät ska dokumenteras. Lokalernas dedikerade telefoninät ska uppgraderas till ett generellt fastighetsnät för informationsöverföring, varje kabel är i dag uppkopplad som två (2) uttag. Stamnät för telefoni och data ska installeras mellan tillkommande KK-rum och Polismyndighetens befintliga grundnätsrum inom fastigheten. Hjällbo Lillgata 1, Angered Nyinstallation av fastighetsnät inom av Polismyndigheten förhyrda lokaler, arbetet ska utföras i samband med ombyggnation av lokalerna. Omfattar spridnings- och stamnät inom fastigheten. Sida 2(9) Ansökningsinbjudan

3 2.2 Personuppgiftslagen (PUL) I enlighet med personuppgiftslagen (SFS 1998:204) lämnas här information om att samtliga personuppgifter som begärs in i denna upphandling endast kommer att användas i syfte att kunna vidimera i anbud angivna kravuppfyllelser. Uppgifterna blir efter avslutad upphandling att anses som allmän handling såvida inte 6.9 nedan eller säkerhetsskyddslagen (SFS 1996:627) kan bli tillämplig. Det ankommer på anbudssökande att informera samt inhämta godkännande från berörda personer om detta förfarande. 2.3 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i fyra (4) år. Polismyndigheten äger rätt men ej skyldighet att förlänga ramavtalet upp till tre (3) år med ett (1) år i sänder. 2.4 Servicebesök Krav på service, inställelsetider och revisioner m m kommer att framgå av förslag till avtal för underhåll av fastighetsnät m m. 3 RAMAVTAL Polismyndigheten har för avsikt att teckna ramavtal med en (1) entreprenör. Rätt att beställa från ramavtalet tillkommer Polismyndigheten. 4 KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDEN De krav som ställs på den anbudssökande och dess eventuella underentreprenörer (UE) framgår nedan: 4.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden skall fylla i ansökningsformulär (bilaga 1) och foga till ansökan. 4.2 Uteslutningsgrunder Anbudssökanden och eventuell UE skall vara fri från hinder för deltagande enligt 11 kap. 1-2 LUFS och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för urvalsförfarandet. Anbudssökanden intygar genom att underteckna (bilaga1) och foga den till ansökan att kravet enligt ovan är uppfyllt. I det fall anbudssökande avser anlita UE skall av denne behörig person underteckna bilaga 5 Sanningsförsäkran underentreprenör och anbudssökande skall sedan bifoga den i sin ansökan. I det fall flera UE anlitas får anbudsökare mångfaldiga bilaga Register-/tillståndskontroll Anbudssökande och eventuell UE skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Sida 3(9) Ansökningsinbjudan

4 RPS kommer via Skatteverket och Kronofogdemyndigheten kontrollera detta för svensk anbudssökande och UE. Utländsk anbudssökande och UE skall bifoga handling/-ar med motsvarande information som Skatteverkets Blankett SKV 4820 utfärdade av behörig officiell myndighet i hemlandet. Handling/-arna får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. I det fall anbudssökanden och eventuell UE är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad skall anbudssökanden/ue visa att denne är registrerad. Anbudssökanden och eventuell UE skall visa detta genom att bifoga anbudsansökan en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländsk anbudssökande och eventuell utländsk UE kan visa detta genom att bifoga anbudsansökan intyg med motsvarande uppgifter eller om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken anbudssökanden har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete. Inlämnade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. 4.4 Ekonomisk ställning Kapacitet Anbudsökanden skall ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med Polismyndigheten. Anbudssökanden styrker uppfyllelse av kravet på lättaste sätt genom att bifoga anbudsansökan ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudssökanden har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudssökanden har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudssökanden har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudssökandens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande kan anbudssökanden istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudssökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudssökandens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudssökandens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudssökandens ekonomi, som visar att anbudssökanden kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. RPS kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudssökandes redovisade ekonomiska kapacitet. Sida 4(9) Ansökningsinbjudan

5 4.4.2 Omsättning Anbudssökanden skall under de tre (3) senast föregående och avslutade räkenskapsåren haft en genomsnittlig nettoomsättning om minst 10 miljoner kronor (SEK). Detta skall styrkas genom att till ansökan bifoga årsredovisningar innefattande efterfrågade uppgifter. 4.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Tidigare åtaganden Anbudssökande skall inge två (2) Referensblad, bilaga 4 a-b, som styrker att anbudssökande har utfört två (2) entreprenader under de senaste fem (5) åren som till omfattning och utförande liknar det som efterfrågas samt att dessa har utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet om att entreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera referensblad vara tre (3) poäng eller högre. Referensbladen skall innehålla samtliga efterfrågade uppgifter. Anbudssökande skall själv ombesörja för att referenternas omdömen fylls i formuläret. RPS kan komma att ringa angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter Kvalitetssäkring För att kunna säkerställa kvaliteten på avtalets genomförande och färdigställd byggnation krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO 9001-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Minst följande skall då framgå: a) kvalitetspolicy b) allmän beskrivning av kvalitets mål c) allmän beskrivning av kvalitetssäkring Miljöskyddsåtgärder För att kunna säkerställa miljöarbetet i avtalet genomförande sker på ett effektivt och rationellt sätt krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO14000-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Minst följande skall framgå: a) miljöpolicy b) allmän beskrivning av miljömål Sida 5(9) Ansökningsinbjudan

6 c) allmän beskrivning av miljösäkring. 5 URVALSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Ansökningsinbjudan med bilagor kommer att kontrolleras. Ansökningsinbjudan med bilagor innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att ansökan skall kunna godkännas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. RPS kommer att pröva samtliga inkomna ansökningar i tre (3) på varandra följande steg enligt nedan: 5.1 Uteslutning och kvalificering Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kvalifikationskraven i punkten 4 Krav på anbudssökande samt om ansökan är korrekt inlämnad och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kvalifikationskraven och vars ansökan är korrekt inlämnad har kvalificerat sig för nästa steg (5.2). 5.2 Selektering Urval Här kontrolleras att ansökan uppfyller övriga i Ansökningsinbjudan med bilagor ställda skallkrav. Om fler än fem (5) anbudssökande uppfyller dessa skallkrav kommer de att rangordnas enligt Rangordningsmodell Skulle fler än fem (5) ansökningar klara 5.1 och 5.2 kommer de sinsemellan att rangordnas enligt följande; 1. Högsta erhållna sammanlagda poäng för Företagets referenser enligt bilagorna 4a och 4b. Maximalt kan 90p ( ) erhållas. 2. Lottning. De ansökningar som erhållit samma poäng och som belagt platserna kring plats nummer 5 kommer att sinsemellan skiljas med lottens hjälp så att maximalt fem (5) ansökningar återstår. 5.3 Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll De anbudssökande som klarat 5.1, 5.2 samt rangordnats blande de fem (5) första enligt kan komma att antas som anbudsgivare och bjudas in till anbudsgivning. Dessa kommer då att erhålla ett förfrågningsunderlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En förutsättning för att anbudssökanden skall kunna bli antagen som anbudsgivare och erhålla förfrågningsunderlaget är att anbudssökanden har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten, se bilaga 2 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) vid säkerhetsskyddad upphandling (SUA)" företagets förvaringsmöjligheter m m godkänts samt att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts. Anbudssökanden skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Det finns tre olika nivåer på säkerhetsskyddsavtal; 1. Nivå 1 är för de företag som kommer att få del av hemlig handling samt kommer att hantera dessa i egna av Polisen godkända lokaler. Sida 6(9) Ansökningsinbjudan

7 2. Nivå 2 är för de företag som kommer att hantera hemlig handling i annans men av Polisen godkänd lokal. 3. Nivå 3 är för de företag som inte kommer att hantera hemlig handling men som på grund av sin närvaro på platsen kan komma att få del av hemlig uppgift. Se även bilaga 2a SUA information. Acceptans av säkerhetsskyddsvillkoren skall bekräftas genom att bifoga anbudsansökan bilaga 1 Ansökningsformulär-Ramavtal, Fastighetsnät data/tele, Västra Götaland undertecknad av behörig hos anbudssökanden. De anbudssökande som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polismyndigheten för ett företagsbesök. Vid detta besök kommer Polismyndigheten att inspektera de lokaler och den utrustning som anbudssökanden avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Anbudssökanden kommer att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning så att de uppfyller Polismyndighetens krav för att få kvarstå som anbudsgivare. Vid detta möte skall anbudssökandes säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig vara närvarande. Om Polismyndigheten inte inom rimlig tid (två veckor från begäran om detta) bereds möjlighet till sådant möte kan det hända att anbudssökanden inte kommer att godkännas som anbudsgivare Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll i fortsatt anbudsgivning och kommande avrop. Samtliga UE som anbudssökande vill anlita i fortsatt anbudsgivning och i kommande avtalsförfarande skall teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten och registerkontroller utföras. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll skall ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande anbudsförfarandet eller ramavtal. 5.4 Anbudsgivning Preliminärt kommer förfrågningsunderlag för steg 2 att finnas för avhämtning i vecka Utlämningsplats för förfrågningsunderlaget kommer att vara hos Rikspolisstyrelsen i Stockholm eller hos utsedd konsult även det i Stockholm. Endast i säkerhetsprövning godkänd person kan utkvittera förfrågningsunderlaget. Tiden för lämnade av anbud kommer att vara minst 15 arbetsdagar. 6 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 6.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas urvalsförfarande, vilket innebär att Polismyndigheten bjuder in maximalt fem (5) leverantörer som har kvalificerat sig för att få lämna anbud. 6.2 Anbudsansökans uppställning Anbudsansökan bör följa dispositionen i denna Ansökningsinbjudan. Sida 7(9) Ansökningsinbjudan

8 6.3 Anbudsansökans språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska. Intyg, certifikat eller liknande som ej kan erhållas på svenska accepteras på annat EU-språk under förutsättning att de kompletteras med en vidimerad översättning av auktoriserad tolk till svenska eller engelska. Eventuella intyg, certifikat eller liknande på engelska språket behöver ej översättas till svenska. 6.4 Anbudsansökans form Anbudsansökan, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen i en (1) originalhandling. Det är inte möjligt att lämna anbudsansökan via telefax eller e-post. 6.5 Anbudsansökan försändelse Anbudsansökan skall lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer HD- PVS-4/13 samt texten ANBUDSANSÖKAN- Ramavtal, Fastighetsnät, Västra Götaland som bekräftelse på att försändelsen innehåller ansökan om att lämna anbud. 6.6 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan skall vara RPS tillhanda senast den 4 februari 2013 Anbudssökanden svarar för att anbudsansökan är inkommet i rätt tid. För sent inkomna anbudsansökningar kommer inte att beaktas. Anbudsansökan skickas till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsansökan kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till RPS på Polhemsgatan 30 fram till kl. 23:59 den 4 februari Ansökans giltighetstid Anbudssökande skall vara bunden av sin ansökan till och med 31 augusti Acceptans av ansökans giltighetstid bekräftas i ansökan genom undertecknande av bilaga Kostnader i samband med anbudsansökan Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan eller för kostnader i samband med anbudsansökan. 6.9 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polismyndigheten av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Sida 8(9) Ansökningsinbjudan

9 Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudssökandes affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudssökande lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Polismyndigheten att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudssökande att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift skall hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som skall gälla som skyddsvärda ; c) ange vilken skada anbudssökande skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Bilagor 1. Bilaga 1, Ansökningsformulär-Ramavtal, Fastighetsnät, Västra Götaland 2. Bilaga 2, Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) vid säkerhetsskyddad upphandling, med bilaga 1 3. Bilaga 2 a SUA information 4. Bilaga 3, Förslag till säkerhetsskyddsinstruktion 5. Bilaga 4a-b, Referensblad - Företag 6. Bilaga 5 Sanningsförsäkran underentreprenör Sida 9(9) Ansökningsinbjudan

10 1 Datum Diarienr. HD-PVS-4/13 Bilaga 2 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå1) VID SÄKERHETSSKYDDAD UPPHANDLING (SUA). Mellan Polismyndigheten i Västra Götaland, Box Göteborg nedan kallad Polismyndigheten och Företaget. nedan kallat företaget Kontaktmän hos Polismyndigheten och företaget Polismyndigheten: Företaget: Säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig, Polismyndigheten, som företräder staten, och företaget träffar följande avtal om säkerhetsskydd. 1 Bakgrund Polismyndigheten avser att ingå ett avtal enligt nedan och kommer därför inför upphandlingen att till företaget överlämna handlingar som omfattas av sekretess (hemliga uppgifter) av betydelse för Rikets och Polisens säkerhet, RPS, PVS förfrågningsunderlag HD-PVS-4/13, angående fastighetsnät för data och telefoni vid Polismyndigheten. Förfrågningsunderlaget innehåller en sådan omfattande sekretess att om innehållet röjs skulle det kunna innebära ett allvarligt men även för rikets säkerhet. Detta avtal ska och kommer även att gälla som SUA-avtal för det företag som får ramavtalet.

11 2 Uppdraget innebär att företaget/dess anställda kommer att hos företaget att förvara hemliga handlingar m.m. som omfattas av sekretess (hemliga uppgifter) av betydelse för Rikets och/eller Polisens säkerhet (SUA-avtalsnivå 1). Säkerhetsskyddet ska förebygga att hemliga uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga för behöriga eller förstörs (informationssäkerhet), att obehöriga får tillgång till hemliga uppgifter eller verksamhet som har betydelse för Rikets säkerhet (tillträdesbegränsning) och att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet (säkerhetsprövning). Andra säkerhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. Detta avtal avser säkerhetsskydd för uppgifter som på Polismyndigheten omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och som rör Rikets och Polisens säkerhet. En sådan uppgift benämns fortsättningsvis hemlig uppgift. En hemlig uppgift kan framgå av en handling, ett visst förhållande eller föremål eller objekt av olika slag. 2 Avtalets omfattning Detta säkerhetsskyddsavtal tillsammans med företagets säkerhetsskyddsinstruktion reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder som företaget ska vidta i samband med anbudsframtagandet och, för den som erhåller uppdraget, även framgent under uppdraget. En övergripande beskrivning framgår av villkorsbilagan. I ett eventuellt kommande ram- eller affärsavtal ska en hänvisning till detta säkerhetsskyddsavtal tas in. Företaget ansvarar för att det/den och dess personal som behöver de hemliga uppgifterna är behöriga till dessa. De ekonomiska villkoren avseende uppdraget regleras i ett kontrakt, affärsavtalet. Detta säkerhetsskyddsavtal är en förutsättning för men utgör ingen utfästelse eller garanti för att Polismyndigheten eller annan, ska teckna eller förlänga affärsavtal med företaget om uppdraget. Om det förekommer motstridiga uppgifter i affärsavtalet gäller detta säkerhetsskyddsavtal framför affärsavtalet. Motsvarande skrivning ska även tas in i affärsavtalet. Företaget får endast använda underleverantörer som har tecknat säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten. Sekretess kan om företaget så begär, och i den utsträckning 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) medger, gälla hos Polismyndigheten för uppgifter som överlämnas till Polismyndigheten (t ex företagshemligheter).

12 3 3 Avtalstid Detta säkerhetsskyddsavtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tillsvidare eller intill det skriftligen sägs upp av endera parten. För det företag som inte kommer att erhålla rameller affärsavtal kommer detta SUA-avtal att sägas upp när samtliga handlingar återlämnats. Avtalet kan dock inte ensidigt sägas upp till tidigare tidpunkt än den dag då uppdraget, motsvarande, som omfattas av detta avtal slutförts eller alla hemliga uppgifter har återlämnats till Polismyndigheten. Polismyndigheten kan dock ensidigt häva detta avtal liksom affärsavtalet om företaget frångår detta avtal eller i övrigt inte sköter den överenskomna säkerheten. 4 Kostnader Företaget ska bära eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta säkerhetsskyddsavtal om inget annat avtalats i affärsavtalet. 5 Allmänna villkor Bilaga A Bilaga B Av detta avtal är två likalydande exemplar upprättade varav parterna tagit var sitt. Göteborg Polismyndigheten i Västra Götaland.

13 4 Villkorsbilaga, bilaga A, säkerhetsskyddad upphandling (SUA) nivå Allmänt 1.1 Säkerhetsskyddsavtalet med denna villkorsbilaga samt den av företaget upprättade och av Polismyndigheten godkända säkerhetsskyddsinstruktionen samt övriga hanteringsregler ska ligga till grund för säkerhetsskyddet inom företaget. Instruktionen kan enligt särskild överenskommelse helt eller delvis kompletteras eller ersättas av andra överenskomna regler t.ex. sådana som angivits i affärsavtalet. Säkerhetsskyddsinstruktionen, liksom eventuella förändringar eller tillägg till eller av denna, ska alltid godkännas av Polismyndigheten. 1.2 Företaget ansvarar genom sin säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig att överenskommet verksamhets- och säkerhetsskydd genomförs och efterlevs. Företaget ska följa den mellan Polismyndigheten och företaget överenskomna rutinen för säkerhetsrelaterade frågor som t.ex. registerkontroller, säkerhets- och sekretessutbildning m.m. 1.3 Samtliga handlingar, IT-lagringsmedier (som hårddiskar, DVD/CD-skivor, bandminnen minnen, disketter m.m.) materiel modeller, ritningar eller övrig information eller övrigt som innehåller hemliga uppgifter och som har anknytning till uppdraget är Polismyndighetens egendom om inget annat har avtalats. Dessa handlingar eller dylikt ska senast i samband med fullgjort uppdrag återlämnas till Myndigheten eller vid den tidpunkt som parterna särskilt har kommit överens om. Eventuell förstöring hanteras i särskild ordning och efter beslut av Polismyndigheten (se 5.10 nedan). 1.4 Underlag som anger visst registrerings- eller annat identifikationsnummer ska hanteras i enlighet med de regler som överenskommits med Polismyndigheten. 1.5 Företagets säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig ansvarar för att SUA, när så krävs, aktualiseras även vid användande av underleverantör (motsvarande). 2. Säkerhetsskyddsorganisation 2.1 Vid företaget ska det finnas en säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig och i förekommande fall en ställföreträdande (stf) säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig ska i uppdragets säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställd företagets ledning. Säkerhetsskyddsverksamheten inom företaget ska ledas av säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig. Denne är kontaktman i dessa frågor gentemot Polismyndigheten.

14 5 3. Säkerhetsskyddsåtgärder Företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion när ett säkerhetsskyddsavtal har träffats. Säkerhetsskyddsinstruktion inklusive eventuella förändringar eller tillägg i säkerhetsskyddsinstruktionen ska godkännas av Polismyndigheten, Företaget ska dokumentera de säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits i uppdraget. 4. Behörighet Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som - bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt - har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd - behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer Hemliga uppgifter får endast delges personer som har säkerhetsprövats (inkl. registerkontroll) och godkänts av Polismyndigheten. 5. Informationssäkerhet 5.1 Polismyndigheten ska klargöra för företaget i vilken utsträckning handlingar, föremål m.m. som överlämnas till företaget innehåller hemliga uppgifter. 5.2 Om hemliga uppgifter uppkommer under uppdragets utförande i företaget, ska företaget vidta de skyddsåtgärder som är nödvändiga. Företaget ska utan dröjsmål meddela Polismyndigheten om sådana hemliga uppgifter uppkommit samt vilka säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. 5.3 Polismyndigheten ska godkänna utrymmen och förvaringspersedlar (säkerhetsskåp m.m.) som används vid hantering och förvaring av hemliga uppgifter. Detta gäller även den utrustning/materiel som används vid de särskilt skyddsvärda transporter som ingår i uppdraget. 5.4 Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering av Polismyndigheten. Beträffande hemliga uppgifter i IT-miljö gäller för uppdraget de eventuella särskilda bestämmelser som upprättats. Se bilaga B 5.5 Den information som omfattas av detta avtal utgör sådana uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen och som rör rikets säkerhet. Se även säkerhetsskyddsavtalet under 1. Bakgrund.

15 6 5.6 Inventering av till behörig lämnad eller utlånad hemlig handling, motsvarande, (jmfr. 5.1) och inventering inom företaget, expeditioner, arkiv m.m. där det hanteras eller förvaras hemliga handlingar ska fortlöpande ske genom företagets försorg. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig ska ansvara för detta 5.7 Handling m.m. får endast förstöras genom Polismyndighetens försorg eller enligt dess direktiv. Handlingar som ej behövs längre och som ej förstörts, ska redovisas till Polismyndigheten enligt villkor Företaget får inte utan Polismyndighetens tillstånd lämna uppgifter till massmedia som rör uppdraget och som enligt Polismyndigheten innehåller hemlig uppgift. Detsamma gäller för publicering i broschyrer, tidskrifter, böcker, filmer etc. samt vid föredrag, utställningar och förevisningar dit personer som inte är behöriga (se 6, nedan) har tillträde. 5.9 Företaget eller dess anställda får inte publicera bilder eller göra beskrivningar av uppdrag som omfattas av detta avtal på Internet t.ex. i sk. sociala medier som Facebook, Twitter m.m Företaget får inte utan Polismyndighetens tillstånd offentliggöra att företaget träffat ett säkerhetsskyddsavtal. Denna information får därmed inte användas i marknadsföring eller på annat sätt. 6 Tillträdesbegränsning 6.1 Polismyndigheten ska i samråd med företaget fastställa nivån på tillträdesskyddet (tillträdesbegränsningen) för de lokaler, områden m.m. som företaget avser använda vid genomförandet av uppdraget. Detta ska ske innan företaget får del av hemliga uppgifter eller den säkerhetskänsliga verksamheten påbörjas. 6.2 Företaget får inte utan Polismyndighetens godkännande byta eller använda andra lokaler, område m.m. för uppdragets genomförande. 6.3 Endast personer som har godkänts av Polismyndigheten får ha tillträde till de lokaler/lokaldelar områden m.m. där uppdraget genomförs eller förvaring av hemliga uppgifter sker. 6.4 För behörig personal från företaget som kommer att utföra uppdraget/arbetet inom Polismyndighetens lokaler gäller de tillträdesbestämmelser som är reglerade i Polismyndighetens tjänsteföreskrift eller motsvarande. 7 Säkerhetsprövning 7.1 Innan en person får del av hemliga uppgifter ska företaget genom säkerhetsprövning pröva vederbörandes lojalitet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Säkerhetsprövningen ska omfatta varje person som får del av hemliga uppgifter, oavsett om de blir föremål för registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) eller inte. Säkerhetsprövningen ska omfatta en personbedömning samt inhämtande av betyg, intyg och referenser. Är befattningen placerad i säkerhetsklass ska säkerhetsprövningen även omfatta registerkontroll och i vissa fall särskild personutredning.

16 7 7.2 Säkerhetsprövningen ska dokumenteras av företaget och på begäran lämnas till Polismyndigheten. Tillsammans med uppgifter som har framkommit vid registerkontroll och särskild personutredning utgör säkerhetsprövningen underlag för Polismyndighetens beslut om att personen får anlitas. Företaget får inte anlita personen innan Företaget har fått del av Polismyndighetens beslut. 7.3 Innan en ansökan om registerkontroll skickas till Polismyndigheten ska företaget särskilt informera den person som ska bli föremål för registerkontroll om vad kontrollen innebär. Företaget ska i samband med detta också inhämta personens samtycke till kontrollen. Samtycket ska dokumenteras och i original överlämnas till Polismyndigheten. 7.4 Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Polismyndigheten om en registerkontrollerad person på företaget lämnar uppdraget. Polismyndigheten ska utan dröjsmål anmäla till Säkerhetspolisen att personen har lämnat uppdraget. 7.5 Företaget ska till Polismyndigheten anmäla omständigheter som kan vara av betydelse för bedömningen av en säkerhetsprövad persons lämplighet och pålitlighet. Om en person som har säkerhetsprövats inom ramen för detta säkerhetsskyddsavtal under Uppdragets genomförande befinns olämplig från säkerhetssynpunkt, ska företaget vidta de åtgärder som är lämpliga för att vederbörande inte ska få tillgång till hemliga uppgifter eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. 8. Intern utbildning och kontroll 8.1 Polismyndigheten ska innan uppdraget påbörjas ge lämplig utbildning i säkerhetsskyddsfrågor till de personer på företaget som kan komma att få del av hemliga uppgifter eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. Därefter ansvarar företaget för att dessa personer ges behövlig och fortlöpande utbildning. Utbildningen ska bland annat behandla: Hot och risker som från säkerhetssynpunkt föreligger mot eller är förknippade med uppdraget Säkerhetsskyddsåtgärder som enligt företagets säkerhetsskyddsinstruktion ska vidtas mot föreliggande hot och risker. Polismyndigheten kan vid behov och efter särskild framställan medverka i viss utbildning som företaget ger. 8.2 Företaget ska fortlöpande kontrollera att endast behöriga personer som har godkänts av Polismyndigheten anlitas och att säkerhetsskyddet avseende informationssäkerhet och tillträdesbegränsning iakttas, samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. 8.3 Företaget ska omedelbart underrätta Polismyndigheten om inträffade eller befarade händelser och omständigheter som kan påverka säkerhetsskyddet vad avser Uppdraget och personer som faller under detta avtal.

17 8 9. Tillsyn 9.1 Polismyndigheten har rätt att kontrollera att de i säkerhetsskyddsinstruktionen redovisade och avtalade säkerhetsskyddsbestämmelserna följs. Vid en sådan tillsyn kan Polismyndigheten biträdas av en representant från Säkerhetspolisen och/eller Försvarsmakten. Tillsynen ska ske under företagets ordinarie kontorstid eller på plats och tid enligt särskild överenskommelse. Tillsynen får inte vara mer ingripande för företaget än vad som är nödvändigt. 10. Övrigt 10.1 Hemliga uppgifter som har förekommit, tillförts eller uppkommit under uppdragets genomförande ska även efter att avtalet har upphört, eller till dess att Polismyndigheten eventuellt meddelar något annat, omfattas av tystnadsplikt Företaget ska informera berörd personal om innebörden av tystnadsplikten och säkerhetsskyddet samt se till att personalen undertecknar sekretessförbindelser. Dessa ska överlämnas till Polismyndigheten samt i kopia, förvaras på företaget så länge uppdraget pågår Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten när någon förändring sker beträffande firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör, revisor, post- och besöksadress eller telefonnummer. Avser ändringen firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör eller revisor (som ger ändrad uppgift i registreringsbevis) ska ett nytt registreringsbevis bifogas anmälan. En anmälan ska också göras om ägarförhållandena ändras, om företaget råkar i ekonomiska svårigheter eller försätts i konkurs.

18 OM SÄKERHETSSKYDDAD UPPHANDLING MED SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (SUA) OBS SKA EJ FYLLAS I! ENDAST FÖR KÄNNEDOM. 1 (EV.) BILAGA TILL AFFÄRSAVTAL 2 KONTAKTPERSONER Beställare: Leverantör: Tfn. [x] Tfn. [x] Mobil [x] Mobil [x] E-post [x] E-post [x] Beställarens säkerhetshandlä ggare (SUA) Ev. leverantörens arbetsledare: Tfn. [x] Tfn. [x] Mobil [x] E-post [x] Beställarens lokalt säkerhetsansvarige (Tillträde m.m.) Leverantörens säkerhetsansv arige Tfn. [x] Tfn. [x] Mobil [x] E-post [x] Kontaktperson hos Leverantören (företaget/uppdragstagaren) har, om inte annat skriftligen meddelats Polismyndigheten, behörighet att på Leverantörens vägnar och med för denne bindande verkan, företräda honom i frågor som berör uppdragets specifikation och genomförande. Säkerhetsansvarig/säkerhetsskyddschefen ska i detta uppdrag vara direkt underställ företagets ledning (se nedan). X VERKSAMHETSSYDD, SÄKERHET M.M. Polismyndighetens verksamhet kräver ett omfattande verksamhets- och säkerhetsskydd. Det finns ett antal allvarliga hot mot rättsväsendet och inte minst mot Polisen. Det finns också styrande regler i lagstiftning inom området. I detta ingår bl.a. att det säkerhetsskydd som behövs ska finnas i verksamheten. Skyddet ska upprätthållas även hos de eventuella leverantörer och andra uppdragstagare, som berörs.

19 Säkerhetsskyddsavtal (SUA) ska tecknas. Se vidare nedan. Polismyndigheten har bl.a. därför beslutat att placera bl.a. denna typ av tjänst/uppdrag med de anställda i säkerhetsklass enligt Säkerhetsskyddslagen (1996:627). Detta förutsätter att säkerhetsskyddsavtal enligt 8 nämnda lag, träffas mellan myndigheten och leverantören. Se vidare under pkt 2.3. nedan. 2.1 Polismyndighetens säkerhetsorganisation. Till Länspolismästarens stab hör Säkerhetsenheten (SäkE). Enheten hanterar verksamhets- och säkerhetsskyddsfrågor på regional ( strategisk ) nivå. Respektive polisområde, avdelning, enhet motsvarande, har säkerhetsskyddsansvar för och inom sin verksamhet och lokaler. Vanligen finns det en utpekad handläggare/ansvarig för dessa frågor på denna nivå. Undantag är Rättscentrum (RC) Göteborg, huvudsakligen Polishuset byggnadsdelarna A-, B- och C- husen, där bl.a. detta och lokaler på Stampgatan, där SäkE har en utpekat ansvar för dessa lokaler även på lokal nivå. I och för detta uppdrag finns en särskild handläggare, säkerhetsamordnare, en medarbetare vid säkerhetsenheten. 2.2 Säkerhetsskydd, säkerhet m.m. Mot den bakgrund som redovisats ovan har Polismyndigheten att vidta ett antal åtgärder för att uppfylla sina verksamhets- och säkerhetsskyddskrav. Vid användning av externa leverantörer m.fl. ska dessa åtgärder säkerställas även hos dessa. 2.3 Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA). Säkerhetsskyddsavtal ska tecknas. Enligt reglerna i 8 Säkerhetsskyddslagen (1996:627) företräder Polismyndigheten i Västra Götaland Staten. Polisverksamheten innebär att myndigheten måste skydda sekretessbelagda (hemliga) uppgifter i samband med upphandlingen och tjänsten/uppdraget. Detta innebär att i dessa fall kräver Polismyndigheten att reglerna gällande Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) avtalas (tecknas) och följs. Aktuella lagrum och författningsregler för SUA är bl.a.: Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (med sin gemensamma förordning ((2010:1040)). Säkerhetsskyddslagen (1996:627) Säkerhetsskyddsförordningen (1996:633). Rikspolisstyrelsens föreskrifter om säkerhetsskydd Till detta kommer Polismyndighetens regler om säkerhetsskydd, 244 samt Offentlighets och sekretesslagen (2009:400). De uppgifter som ska skyddas är vanligen sådana som berör Rikets- och Polisens säkerhet. Däribland skyddsvärda uppgifter, t.ex. säkerhets- eller bevakningsåtgärder som rör byggnader, anläggningar, larm, lås och passersystem m.m. Anndra skyddsvärda uppgifter rör Polismyndighetens verksamhet för förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott. Personbedömning med registerkontroll är också en viktig del. På samma grunder ska även den som är föremål för Polisens intresse skyddas. Det finns tre olika klasser (nivåer) av SUA. Främst beroende av hur mycket sekretess samt på vilket sätt som leverantören, eller dess anställda, beräknas få eller kan komma att få del av samt hur eventuella handlingar m.m. ska förvaras/hanteras. Vissa av Polismyndighetens lokaler är skyddsobjekt där särskilda regler kan gälla. Dessa regler är dock inte styrande för säkerhetsskyddet utan snarare en del av detta. Reglerna finns i Skyddslagen (2010:305).

20 Det är vanligen förbjudet att avbilda (t.ex.fotografera) Polismyndighetens skyddsobjekt och lokaler (även i eller inom, dessa). Om företaget måste kunna förvara Polismyndighetens sekretess i sina, företagets, lokaler ställs samma krav på säkerhetsskydd hos detta som hos Polismyndigheten. Det innebär bl.a. att man troligen måste skaffa förvaringsmöjligheter, säkerhets- eller värdeskåp. Ha särskilda larminstallationer, lås och visst övrigt skydd. Man kan ibland behöva göra visa ombyggnader av lokaler. Detta är främst aktuellt i SUA-avtalsnivå 1. För uppdrag gäller vanligen säkerhetsskyddsavtal samt kontroll och klassning enligt SUA nivå 3 (alt. 2 eller 1). Detta innebär att anbudsgivare och leverantörer och/eller dess personal normalt inte ska eller avses komma att hantera och förvara sekretessbelagda (hemliga ) uppgifter men kan komma att få del av sådana uppgifter i anbudet eller i samband med arbetet. Om leverantören kommer att behöva förvara Polismyndighetens sekretess i företagets egna lokaler så ska det finnas SUA-avtal i nivå 1 (ett) och då med särskilda krav från Polismyndigheten på företagets säkerhetsskydd (i och för företagets lokaler). X.2. Säkerhetsskyddsavtal och krav på företaget/leverantören. I enlighet med det säkerhetsskyddsavtal som tecknats skall leverantören utse en säkerhetsansvarig (säkerhetsskyddschef) och vid behov och enligt överenskommelse med Polismyndigheten, eventuellt lokalt säkerhetsansvariga för region, visst arbetsställe eller motsvarande. Säkerhetsansvarig ska i enlighet med säkerhetsskyddsavtalet ansvara för att villkorat och överenskommet säkerhetsskydd upprätthålls och efterlevs samt att utbildningar av personal genomförs. Leverantören ansvarar genom säkerhetsansvarig för den säkerhetsskyddshantering samt hantering av underlag och handlingar som krävs enligt säkerhetsskyddsavtalet. Leverantören ska med sin säkerhetsansvarige delta i de möten som behövs för att - erhålla den utbildning som krävs för att leverantören ska kunna hålla det avtalade säkerhetsskyddsansvaret. - erhålla underlag och utbildning för att ta fram de handlingar som krävs för säkerhetsskyddsarbetet. - fortlöpande göra och bevaka personbedömning m.m. samt anmäla/avanmäla registerkontroller och hantera dessa. - utbilda personalen och sköta hanteringen av sekretessbevis. - i övrigt enligt säkerhetsskyddsavtalet vara myndighetens kontakt i säkerhetsskyddsfrågor. Beställaren/Polismyndigheten kommer att kalla till en (eller flera) säkerhetsgenomgång före entreprenadens eller uppdragets start, där Leverantörens personal i uppdraget ska medverka. Beställaren/myndigheten kan vid behov medverka i den säkerhetsutbildning m.m. som leverantörens personal ska genomgå.

21 2.4 Användning och byte av personal Behörig personal. Leverantören får inte för arbete eller uppdrag för Polismyndigheten använda personal som inte medgivit och genomgått registerkontroll och som myndigheten därefter godkänt från säkerhetssynpunkt. Leverantören ska ha gjort en personbedömning från säkerhetssynpunkt. Leverantören ska omedelbart byta ut sådan personal som inte bedöms eller längre kan bedömas lämpliga från säkerhetssynpunkt. Leverantören ska snarast byta ut sådan personal vilken Polismyndigheten anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken myndigheten anser sig ha samarbetssvårigheter. Säkerhetsskyddsavtal om vilka regler som gäller och vilka åtgärder som ska vidtas skrivs mellan Polismyndigheten och Leverantören/företaget. Detta avtal kan i vissa fall (t.ex. SUA-avtalsnivå 1) göra att företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion. Instruktionen är en beskrivning och regler av och för de säkerhetsskyddsåtgärder och säkerhetsskyddsrutiner som gäller för och inom företaget (företagets egna säkerhetsskyddsregler). Polismyndigheten brukar inte alltid kräva att en sådan upprätts om inte överenskommelse om detta träffats särskilt. Personbedömning. Företaget får bra använda pålitlig personal. Med detta menas att företaget ska ha bedömt att dessa är pålitliga från säkerhetssynpunkt. Detta kräver bl.a. referenstagning med annat innehåll än arbetsduglighet. Vidare samtal som gör att bedömaren har ställt frågor som rör denna pålitlighet. Har man haft kontakter med Polisen, Rättsväsendet m.m. Registerkontroll ska genomföras av företagets ledning (kan komma att inte genomföras), säkerhetsansvarige, eventuell registrator/motsvarande (om en sådan ska finnas) samt den personal som ska delta i arbetet hos beställaren eller i myndighetens lokaler. Registerkontroll innebär att uppgifter om berörda kontrolleras i olika polisregister (se mer detaljerad info nedan). Sekretessbevis tecknas med företagets VD (inte alltid), säkerhetsskyddsansvarig och den personal som Leverantören/företaget behöver för att genomföra uppdraget. Polismyndigheten gör registerkontroll på (den personal som kommer att komma i kontakt med sekretessen). Sekretessbeviset är bl.a. en förbindelse att inte röja någon hemlig (sekretessbelagd) information till den som inte är behörig till den (se bl.a. Brottsbalken (1962:700) 20 kap 4 om brott mot tystnadsplikt och andra hithörande brott). Säkerhetsskyddsutbildning med den personal som ska delta i arbetet/uppdraget och säkerhetsansvarig kan ske under det sk. förstagångsbesöket där Polismyndigheten står för utbildningen. Utbildning av tillkommande personal ska ske genom säkerhetsansvarigs försorg. Utbildningen omfattar bland annat: Hot och hotbild. De hot och risker som Polismyndigheten utgår ifrån och som grundar verksamhets- och säkerhetsskyddsbehovet. De regelverk som finns för tillträdesbegränsning såsom lås, larm, fönster dörrar väggar passerkontrollsystem, nyckel- eller korthantering m.m. (inkl. användning av dessa). Den informationssäkerhet som myndigheten tillämpar bl.a. för förvaring, hantering, delgivning och transport av hemliga uppgifter (papper, mediaskivor, ritningar, USB-minnen, datorer m.m.). IT-säkerhetskrav för hantering och förvaring av öppna och hemlig uppgifter i ITsystem. Personbedömningskrav. Vad som ingår i personbedömningen. Registerkontroll. Polisregister m.m. Sekretesskrav och regler som följd av dessa. Den sekretess och andra skyddsvärda uppgifter som myndigheten har att hantera. Förstagångsbesöket följs normalt upp med ett eller flera kontrollbesök, föranmälda eller överraskande. Hela SUA förfarandet, inkl. registerkontroller, måste vara klart innan något arbete får påbörjas. Säkerhetsprövning med registerkontroll. Registerkontroll är en del av personbedömningen (se ovan). Personbedömningen svarar företaget/leverantören för. Det är Säkerhetspolisen (SÄPO) som gör de registerslagningar som ingår, på begäran av Polismyndigheten. Innan en registerkontroll genomförs ska den som ska kontrolleras personligen godkänna (skriftligen medge) att kontrollen görs. Om någon person inte lämnar godkännande till registerkontroll får denne inte ianspråktas i

22 SUA-uppdraget. Det är Polismyndigheten som beslutar om en anställd ska få delta i verksamheten. Inte t.ex. Säpo. Polismyndigheten grundar beslutet på leverantörens personbedömning, egna underlag samt eventuella uppgifter i registerkontrollen. Leverantören ska avvakta Polismyndighetens beslut i dessa ärenden. Ingen får delta i arbetet för än Polismyndigheten godkänt detta. Om det finns uppgift i polisens register avgör Registerkontrolldelegationen, en del av myndigheten Säkerhetsoch Integritetsskyddsnämnden, om en uppgift ska lämnas ut. Polismyndigheten (SäkE) avgör därefter huruvida den aktuelle ska eller inte ska få delta i arbetet eller uppdraget. Om det finns uppgift att lämna ut till Polismyndigheten meddelas (kommuniceras) den berörde innan uppgifterna lämnas ut till Polismyndigheten. Den berörde har då möjlighet att avsäga sig sin medverkan i arbetet eller uppdraget (projektet) eller komma med ett svar (inlaga). Inga uppgifter lämnas ut till Polismyndigheten om den omfrågade inte vill kvarstå utan registerkontrollen genomförs då inte vidare.. Detta innebär då också självklart att personen inte får delta i uppdraget. Om någon i SUA-uppdraget registerkontrollerad person under uppdragets/arbetets gång gör sig skyldig till brott eller på annat sätt skrivs in i/hamnar i något av de aktuella registren sker ett så kallat spontanutfall. Utlämning bedöms på samma sätt som ovan av Registerkontrolldelegationen och den så kallade kommuniceringen sker innan uppgift lämnas ut. Polismyndigheten avgör därefter huruvida den aktuelle ska eller inte ska få fortsätta att delta i arbetet eller uppdraget. Polismyndigheten använder också viss annan information, t.ex. underrättelseinformation som grund för beslut om rätten att delat i uppdrag. Detta hanteras från fall till fall (se även nedan). När SUA-uppdraget är slutfört eller någon anställd slutar vid företaget dessförinnan, avanmäler Polismyndigheten berörda personer från registerkontrollen hos Säkerhetspolisen (SÄPO) efter anmälan från företaget/leverantören. Det är mycket viktigt att företaget noga bevakar vilka som inte länger ska vara aktuella för uppdraget. Företagets säkerhetsansvarige ska hålla Polismyndigheten underrättad om och ansvara för hanteringen av sådana förändringar. Polismyndigheten kan även av andra skäl utesluta någon från deltagande t.ex. om någon förekommer eller uppmärksammas med sådana uppgifter i t.ex. Polisens kriminalunderrättelseverksamhet att deltagande inte kan tillåtas. 2.5 Tillträdesbestämmelser m.m. Polisområde, avdelning eller enhet har vanligen lokala regler för säkerhetsskydd däribland tillträde m.m. Överenskommelse om dessa sker med respektive arbetsställe. För RC och Polishuset Ernst Fontells plats gäller särskilda regler. SäkE har, som tidigare redovisats, en särskild säkerhetssamordnare som ansvarar för säkerhetsskyddet i och för dessa lokaler och området. I och inom t.ex. Polisområden (Po) är det Po-chefen som har motsvarande ansvar. Lokaler som ligger inom eller är skyddsobjekt får t.ex. inte avbildas m.m. 2.6 Nycklar och/eller passerkort samt badge Polismyndigheten ska vid behov, mot kvittens från Leverantören eller dess anställda, tillhandahålla eventuellt erforderliga nycklar och/eller inpasseringskort för personal. Närmare om detta regleras vi varje arbetsställe. Nycklar och passerkort ska och får endast kvitteras ut av personal som finns upptagen på Leverantörens tjänstgöringslista (motsv.). Ibland sker utkvittering vid varje arbetstillfälle. På de flesta arbetsplatser krävs också en badge (behörighetsbevis) som ska bäras synlig inom lokalerna. Hantering som för inpasseringskort. Nycklar får inte kopieras. Nycklar och inpasseringskort får inte lämnas till obehöriga. Leverantören eller dennes personal ska omgående anmäla förlust av nyckel eller inpasseringskort till beställarens kontaktman (Polisen). Vid arbetsdagens slut ska Leverantören vanligen återlämna samtliga nycklar och inpasseringskort till angiven funktion/befattningshavare hos Polismyndigheten eller enligt överenskommelse med lokalt säkerhetsansvarig på/för arbetsstället.