Ramavtal teletekniska säkerhetsinstallationer inklusive drift och underhåll i Region syd

Transkript

1 ANSÖKNINGSINBJUDAN 1 (12) Datum Diarienr (åberopas) HD /2015 Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Upphandlingssektion, grupp 2 Bo Stålhammar Ramavtal teletekniska säkerhetsinstallationer inklusive drift och underhåll i Region syd 1. Inledning Polismyndigheten (Polisen) är indelad i sju (7) Polisregioner och en nationell avdelning. Polisen genomför rubricerad upphandling och inbjuder er att ansöka om att få lämna anbud avseende Region Syd. Region Syd omfattar Skåne, Kalmar, Blekinge och Kronobergs län. Upphandlingen avser ramavtal köp av entreprenader, tjänster och varor avseende teletekniska säkerhetssystem samt drift och underhåll av säkerhetssystem omfattande utbyte och kompletteringar av befintliga installationer samt nyinstallationer. Inbjudan sker genom annonsering i databasen och genom publicering av denna ansökningsinbjudan jämte bilagor (Ansökningsinbjudan) på Polisens upphandlarprofil: Anbudssökande är själv skyldig att kontrollera att fullständig Ansökningsinbjudan erhållits. Ansökningsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudssökande framgår av denna Ansökningsinbjudan. Om behov av klargörande uppstår önskar Polisen erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Bo Stålhammar E-post: bo.stalhammar@polisen.se Sista dag att inkomma med frågor är Sista dag Polisen lämnar svar på inkomna frågor är Endast skriftliga svar från Polisen ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Under perioden till och med kommer inga svar på inkomna frågor att lämnas. Alla som ansöker om att få lämna anbud kommer att delges samtliga inkomna frågor och avgivna svar. Detta sker genom att frågor och svar löpande publice- Ansökningsinbjudan

2 HD /2015 ras på Polisens upphandlarprofil och det är anbudssökandes skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. 2 Information 2.1 Omfattning Varor och tjänster som avropas på detta ramavtal ska utföras enligt ABT 06. Ramavtalets omfattning avser samtliga delar av Polisens teletekniska säkerhetssystem i Skåne, Kalmar, Blekinge och Kronobergs län. Säkerhetssystemen omfattar i huvudsak följande delsystem: - Flerfunktionsnät för säkerhetssystem. - Centraliserat övervaknings- och redovisningssystem. - Inbrott- och överfallslarmsystem. - Områdeslarmsystem. - Entré- och passerkontrollsystem Passerkontrollsystem. - Entré- och passerkontrollsystem Elektroniskt nyckelsystem, kortläsare m m. - Snabbtelefonsystem, LKC. - Snabb-, hiss- och porttelefonsystem. - Trådlöst signalsystem, överfallslarm. - Bildöverföringssystem TV- övervakningssystem. - Automatiska Brandlarmsystem. Ramavtalet omfattar säkerhetssystem inom ca 40 objekt inom Skåne län, ca: 10 objekt i Kalmar län, ca: 10 objekt i Blekinge län och ca: 10 objekt i Kronobergs län. Ovan redovisade delsystem finns i varierande omfattning inom av Polisen förhyrda fastigheter. I huvudsak har befintliga system i Skåne och Kronobergs län installerats av företagen Stanley Security Solutions AB (Stanley) och G4S Secure Solutions AB (G4S) med de fabrikat och typer av teknisk utrustning som de företagen har i sitt produktsortiment. Andra fabrikat och leverantörer förekommer. I Kalmar län är det Stanley som levererat och installerat de flesta systemen. I Blekinge län finns olika leverantörer men systemplattformen är företrädesvis App Vision. Arbeten ska utföras efter successiva avrop med i ramavtalet överenskomna priser för tjänster och varor. För de teletekniska säkerhetssystemen finns i dag på en del av objekten tecknat gällande avtal för service och underhåll. Dessa avtal är baserade på befintlig omfattning av säkerhetssystemen. Avtalens löptid varierar mellan de olika avtalen. När befintliga avtal löper ut ska det ingå i detta ramavtal att succesivt överta samtlig drift och underhåll av säkerhetssystemen inom länet.

3 HD /2015 För de teletekniska säkerhetssystemen som avropas på detta avtal, ska drift och underhåll ingå i detta ramavtal. Detta innebära att avrop på en komplettering av t ex en kortläsare i en fastighet ska omfattas av dessa krav där övriga teletekniska säkerhetssystem ingår i nu gällande avtal för drift och underhåll. I kommande förfrågningsunderlag (steg 2 i upphandlingen) kommer befintliga avtal att redovisas och när dessa går ut Option Senast andra kvartalet 2016 är det tänkt att delar av larmpresentation gällande Polisens system i Kalmar och Blekinge län vara uppkopplat mot polisens regionsledningscentral (RLC) i Malmö och inte som idag uppkopplat mot respektive länskommunikationscentral i Kalmar och Karlskrona. Larmpresentationen från Växjö är till stora delar redan idag uppkopplat mot Malmö men kompletteringar kan bli aktuella. Ovan presenterat kommer att beskrivas utförligare i steg 2 av upphandlingen och delar kommer att ingå som en option att beställa i samband med ramavtalstecknandet. 2.2 Förutsättningar för upphandlingen Ingen som ansöker om att få lämna anbud kommer att få delta i upphandlingens steg 2 om inte ett Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) vid säkerhetsskyddad upphandling SUA, (se bilaga 2) tecknats mellan parterna, företagets förvaringsmöjligheter m m godkänts samt berörda personer blivit godkända i säkerhetsprövningen. 2.3 Personuppgiftslagen (PUL) I enlighet med personuppgiftslagen (SFS 1998:204) lämnas här information om att samtliga personuppgifter som begärs in i denna upphandling endast kommer att användas i syfte att kunna vidimera i anbud angivna kravuppfyllelser. Uppgifterna blir efter avslutad upphandling att anses som allmän handling såvida inte 7.9 nedan eller säkerhetsskyddslagen (SFS 1996:627) kan bli tilllämplig. Det ankommer på anbudssökande att informera samt inhämta godkännande från berörda personer om detta förfarande. 2.4 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i fyra (4) år. Drift och underhållsavtalet träder ikraft från och med den dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i fyra (4) år.

4 HD /2015 Polisen äger rätt men ej skyldighet att förlänga avtalen upp till tre (3) år med ett (1) år i sänder. 2.5 Servicebesök Krav på service, inställelsetider och revisioner m m kommer att framgå av förslag till avtal för drift och underhåll, säkerhetssystem m m. 2.6 Utbildning Entreprenören ska instruera och utbilda beställarens personal för den utrustning som installeras. Målet är att utbildad personal ska känna till utrustningen och kunna bruka den på ett säkert, effektivt och ekonomiskt sätt. 3 Ramavtal Polisen har för avsikt att teckna ramavtal med en (1) entreprenör. 4 Urvalsförfarande 4.1 Antagning Om möjligt kommer minst tre (3) anbudsansökningar som uppfyller samtliga skall-krav i denna ansökningsinbjudan att få vara med och lämna anbud i steg 2. Polisen förbehåller sig rätten att gå vidare i upphandlingen även om färre än tre (3) kvalificerar sig. 4.2 Anbudshantering De anbudssökande som blir godkända enligt punkten 5 Krav på anbudssökanden kommer preliminärt under oktober månad 2015 att erhålla ett förfrågningsunderlag. Tiden för lämnande av anbud kommer att vara minst 30 arbetsdagar. Förfrågningsunderlag kommer att kunna avhämtas hos Polisen eller hos av Polisen godkänt konsultföretag av i ärendet SUA-godkänd person. Tilldelningsbeslut beräknas att kunna skickas ut i januari månad Samtliga angivna tider är uppskattade och Polisen förbehåller sig rätten att justera tiderna. 5 Krav på anbudssökande De krav som ställs på den anbudssökande och dess eventuella underentreprenörer (UE) framgår nedan. Samtliga krav som ställs nedan gäller anbudssökande som UE förutom punkterna 5.1, 5.4 och 5.5 som endast gäller för anbudssökande. 5.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden skall fylla i ansökningsformulär (bilaga 1) och foga till ansökan. 5.2 Uteslutningsgrunder Anbudssökanden skall vara fri från hinder för deltagande enligt 11 kap. 1-2 LUFS och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för selekteringsförfarandet. Anbudssökanden skall intyga att kravet enligt ovan är uppfyllt genom att underteckna (bilaga1) och foga den till ansökan. I det fall anbudssökande avser anlita UE skall av denne behörig person underteckna bilaga 6 Sanningsförsäkran underentreprenör och anbudssökande skall sedan bifoga den i sin ansökan.

5 HD /2015 I det fall flera UE anlitas får anbudsökare mångfaldiga bilaga 6. Till UE räknas även bolag som ingår i anbudssökandes koncern eller liknande och som har ett annat organisationsnummer än anbudssökande. Polisen är medveten om att anbudssökande i detta skede inte fullt ut kan veta vilka UE han kan komma att behöva anlita varför det kommer att tillåtas att komplettera med nya UE. Tillkommande UE skall dock fortsatt uppfylla i förfrågningsunderlaget uppställda skallkrav UE:n. 5.3 Register-/tillståndskontroll Anbudssökande och eventuella UE skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Polisen kommer via Skatteverket och Kronofogdemyndigheten kontrollera detta för svensk anbudssökande/ue. Utländsk anbudssökande/ue skall bifoga handling/-ar med motsvarande information som Skatteverkets Blankett SKV 4820 utfärdade av behörig officiell myndighet i hemlandet. Handling/-arna får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. I det fall anbudssökanden och eventuell UE är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad skall anbudssökanden/ue vara registrerad. Polisen kommer via InfoTorg kontrollera detta för svensk anbudssökande och av honom angivna svenska UE. Svensk anbudssökanden skall efter begäran från Polisen inkomma med en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket (även för eventuell svensk UE). Utländsk anbudssökande/ue kan visa detta genom att bifoga anbudsansökan intyg med motsvarande uppgifter eller om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken anbudssökanden/ue har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete. Inlämnade och efter begäran infordrade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan alternativt räknat från datum för begäran. 5.4 Ekonomisk ställning Kapacitet Anbudsökanden skall ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med Polisen. Anbudssökanden skall styrka uppfyllelse av kravet genom att bifoga anbudsansökan ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudssökanden har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudssökanden har erhållit motsvarande riskklass).

6 HD /2015 I det fall anbudssökanden har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudssökandens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande skall anbudssökanden istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudssökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudssökandens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudssökandens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudssökandens ekonomi, som visar att anbudssökanden kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. Polisen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudssökandes redovisade ekonomiska kapacitet Omsättning Anbudssökanden skall under de två (2) senast föregående och avslutade räkenskapsåren haft en genomsnittlig nettoomsättning om minst 10 miljoner kronor (SEK). Detta skall styrkas genom att till ansökan bifoga årsredovisningar innefattande efterfrågade uppgifter. 5.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Tidigare åtaganden Anbudssökande skall inge två (2) Referensblad, bilaga 5, som styrker att anbudssökande har utfört två (2) entreprenader under de senaste fem (5) åren som till omfattning och utförande liknar det som efterfrågas samt att dessa har utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet om att entreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera referensblad vara tre (3) poäng eller högre. Referensbladen skall innehålla samtliga efterfrågade uppgifter. Anbudssökande skall själv ombesörja för att referenternas omdömen fylls i formuläret. Polisen kan komma att kontakta angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter Kvalitetssäkring För att kunna säkerställa kvaliteten på avtalets genomförande och färdigställd entreprenad krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO9000-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem.

7 HD /2015 Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Minst följande skall då framgå: a) kvalitetspolicy b) allmän beskrivning av kvalitets mål c) allmän beskrivning av kvalitetssäkring Miljösäkring För att kunna säkerställa miljöarbetet i avtalet genomförande sker på ett effektivt och rationellt sätt krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO14001-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Minst följande skall framgå: a) miljöpolicy b) allmän beskrivning av miljömål c) allmän beskrivning av miljösäkring Certifiering inbrottslarmssystem Anbudssökande skall vara certifierad anläggarfirma enligt Försäkringsförbundets regler för automatiska inbrottslarmsystem, SSF 1015 Anläggarfirma- Inbrottslarm i larmklass 3. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att till ansökan bifoga kopia på intyg/certifikat avseende detta Certifiering brandlamssystem Anbudssökande skall vara av Svensk Brand- och säkerhetscertifiering AB certifierad anläggarfirma enligt Svenska Brandskyddsföreningens föreskrifter SBF 1008:2. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att till ansökan bifoga kopia på intyg/certifikat avseende detta. 6 Urvalsförfarande Endast de krav som ställts i Ansökningsinbjudan med bilagor kommer att kontrolleras. Ansökningsinbjudan med bilagor innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att ansökan skall kunna godkännas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Polisen kommer att pröva samtliga inkomna ansökningar i tre (3) på varandra följande steg enligt nedan: 6.1 Uteslutning och kvalificering Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kvalifikationskraven i punkten 5 Krav på anbudssökande samt om ansökan

8 HD /2015 är korrekt inlämnad och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kvalifikationskraven och vars ansökan är korrekt inlämnad har kvalificerat sig för nästa steg (6.2). 6.2 Selektering/Urval Här kontrolleras att ansökan uppfyller övriga i Ansökningsinbjudan med bilagor ställda skall-krav. Minst tre (3) ansökningar som även uppfyllt dessa skallkrav kommer att få möjlighet att lämna anbud om även kraven enligt SUA (6.3) uppfylls. Polisen förbehåller sig rätten att gå vidare i upphandlingen även om färre än tre (3) kvalificerar sig. 6.3 Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll De anbudssökande som uppfyllt kraven i kapitel 5.1 "Förutsättning, steg 1" och 5.2 "Förutsättning, steg 2" kan komma att antas som anbudsgivare och bjudas in till anbudsgivning. Dessa kommer då att erhålla ett förfrågningsunderlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En förutsättning för att anbudssökanden ska kunna bli antagen som anbudsgivare och erhålla förfrågningsunderlaget är att anbudssökanden har tecknat avtal avseende säkerhetsskyddad upphandling (SUA-avtal) med Polisen, se bilaga 2 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)", utsett en säkerhetsansvarig som deltagit i Polisens utbildning och att företagets lokaler och förvaringsmöjligheter, larm m m godkänts av Polisen samt att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts. Anbudssökanden skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Acceptans av säkerhetsskyddsvillkoren skall bekräftas genom att bifoga anbudsansökan bilaga 1 Ansökningsformulär-Ramavtal, Telesäk Region Syd undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. De anbudssökandena som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polisen för ett företagsbesök. Vid detta besök kommer Polismyndigheten att inspektera de lokaler och den utrustning som anbudssökanden avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Anbudssökanden kommer att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning så att de uppfyller Polismyndighetens krav för att få kvarstå som anbudssökanden. Vid detta möte ska anbudssökandes säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara närvarande. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige skall namnges i ansökan. Till detta möte ska också en lista med namn och personnummer på företagets verkställande direktör samt de personer som initialt kommer att arbeta med de hemliga handlingarna tas fram och överlämnas/översändas till Polisen. Om Polisen inte inom rimlig tid (två veckor från begäran om detta) bereds möjlighet till sådant möte kan det hända att anbudssökanden inte kommer att godkännas som anbudsgivare.

9 HD /2015 Polisens krav på anbudsgivare enligt stycke tre ovan (avser SUA-nivå 1) är men inte begränsade till att: det skall finnas en godkänd förvaringsmöjlighet, lägst ett säkerhetsskåp SS EN 3492, med larmskydd för förvaring av hemliga handlingar ingående i anbudsgivningen. Tillgång till förvaringen alternativt en särskild del av denna får endast de som gjorts behöriga till att få del av förfrågningsunderlaget (sekretessen) ha, det/de utrymmen där handlingarna hanteras skall ha individuell låsning och endast behöriga för anbudsräkningen får ha tillgång till nyckel/kod för komma in i utrymmet. Eventuellt kan vissa larmåtgärder tillkomma, det skall finnas upprättade rutiner för att säkerställa att utrymmet låses vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingarna ligger framme) t ex. vid toalettbesök, kortare kafferast med uppsyn över rummet etc. Vid längre frånvaro, t ex. lunch ska handlingarna låsas in i säkerhetsskåpet. Om det medgivits att handlingarna får hanteras digitalt ska dessa handlingar hanteras i en fristående dator som ej får vara ansluten till ett nätverk ( standalone ) med löstagbar hårddisk, det skall finnas upprättad rutin för att datorn ska låsas in i säkerhetsförvaringen när den inte används (används löstagbar hårddisk räcker det att detta lagringsmedium låses in i säkerhetsskåpet), det skall finnas upprättade rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med E-post mellan behöriga personer, krav kan komma att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsskåp, ska skyddas med ett inbrottslarm och ett passerkontrollsystem. Anbudsgivaren ska ha egen rådighet över larm- och passersystemet. Krav kan ställas på att larmet överförs via skyddad och övervakad ledning till en bevakningscentral med utryckningsverksamhet. Då Polisen i förväg ej har kännedom om hur tilltänkta lokaler ser ut kan efter företagsbesöket andra åtgärder av byggnads- eller säkerhetsskyddstekniskkaraktär bli aktuellt beroende på fastighetens placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan hyresgäst behöva (på anbudssökandens egen bekostnad) vidtas innan anbudssökanden kan anses vara kvalificerad att deltaga i upphandlingen Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll i fortsatt anbudsgivning och kommande avrop. Samtliga eventuella underentreprenörer som anbudssökande vill anlita i fortsatt anbudsgivning och i kommande avtalsförhållande ska också teckna säkerhetsskyddsavtal med Polisen samt utse en säkerhetsansvarig. Säkerhetsprövning och registerkontroller kommer att utföras. Företag och personer som ej

10 HD /2015 blir godkända efter sådan kontroll ska ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande anbudsförfarandet eller ramavtal. Säkerhetsskyddsavtal; 1. Nivå 1 är för de företag som kommer att hantera och förvara hemlig handling i sina egna lokaler godkända av Polisen (aktuellt för totalentreprenören i detta fall). 2. Nivå 2 är för de företag (UE) som kommer att hantera hemlig handling hos Polisen och/eller i annans av Polisen godkänd lokal. 3. Nivå 3 är för de företag som inte kommer att hantera hemlig handling men som på grund av sin närvaro på platsen kan komma att få ta del av hemlig uppgift (kommer sannolikt ej bli tillämpligt i detta ramavtal). Beroende på UE:s åtagande är något av ovanstående nivå 1 eller 2 tillämpliga för tecknande mellan underentreprenören och Polisen. Polisen bedömer nivån på SUA-avtalet utifrån underentreprenörens åtagande. 7 Administrativa bestämmelser 7.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas urvalsförfarande enligt 15 kapitelet 3 lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). Detta innebär att Polisen bjuder in (om möjligt) minst tre (3) leverantörer som har uppfyllt samtliga skall-krav i denna ansökningsinbjudan att lämna anbud. 7.2 Anbudsansökans uppställning Anbudsansökan bör följa dispositionen i denna Ansökningsinbjudan. 7.3 Anbudsansökans språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska. 7.4 Anbudsansökans form Anbudsansökan, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen. Det är inte möjligt att lämna anbudsansökan via telefax eller e-post. 7.5 Anbudsansökans försändelse Anbudsansökan skall lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer HD /2015 samt texten ANBUDSANSÖKAN- Ramavtal, Teletekniska säkerhetsinstallationer, Region Syd som bekräftelse på att försändelsen innehåller ansökan om att lämna anbud. 7.6 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan skall vara Polisen tillhanda senast den 17 augusti 2015 Anbudssökanden svarar för att anbudsansökan är inkommen i rätt tid. För sent inkomna anbudsansökningar kommer inte att beaktas.

11 HD /2015 Anbudsansökan skickas till: Polismyndigheten Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsansökan kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Polisen på Polhemsgatan 30 i Stockholm (vardagar 06-20). 7.7 Ansökans giltighetstid Anbudssökande skall vara bunden av sin ansökan till och med Acceptans av ansökans giltighetstid bekräftas i ansökan genom undertecknande av bilaga Kostnader i samband med anbudssökan och anbudsgivning Anbudssökanden/anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan/anbud eller för kostnader i samband med anbudsansökan/anbud. 7.9 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudssökandes affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudssökande lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Polismyndigheten att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudssökande att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift skall hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som skall gälla som skyddsvärda; c) ange vilken skada anbudssökande skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Bo Stålhammar Entreprenadupphandlare Tel: bo.stalhammar@polisen.se

12 HD /2015 Bilagor; 1. Bilaga 1, Ansökningsformulär-Ramavtal, Teletekniska säkerhetssystem, Region Syd 2. Bilaga 2, Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) vid säkerhetsskyddad upphandling, med villkorsbilaga 1 och Säkerhetsskyddsavtal (nivå 2) med villkorsbilaga 1 3. Bilaga 3, Om säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) 4. Bilaga 4, Förslag till säkerhetsskyddsinstruktion 5. Bilaga 5, Referensblad-Företag 6. Bilaga 6 Sanningsförsäkran underentreprenör

13 Sida 1 (7) Datum Diarienr. HD /2015 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå 1) VID SÄKERHETSSKYDDAD UPPHANDLING (SUA). Mellan Polismyndigheten, , Malmö nedan kallad Polismyndigheten och Företaget, namn, orgnummer, adress, telnummer Kontaktmän hos Polismyndigheten och företaget Polismyndigheten: Företaget: säkerhetschef/säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig, namn, ev. annan adress (än företagets), telnummer, mobilnummer epostadress@ Polismyndigheten, som företräder staten, och företaget träffar följande avtal om säkerhetsskydd. 1 Bakgrund Detta avtal grundar sig på att företaget ska få del av förfrågningsunderlag innehållande sekretessbelagda uppgifter, Polisens diarienummer HD /2015 angående projekt Tele/säk i Region Syd. Polismyndigheten avser ingå ett avtal, köp av entreprenader, tjänster och varor avseende teletekniska säkerhetssystem m.m. samt drift och underhåll (inkluderande akuta felavhjälpningsåtgärder) av dessa system omfattande bl.a. reparation, utbyte och komplettering av befintliga installationer i Polisens lokaler inom Polisregion Syd, vilket kräver SUA-avtal. Uppdraget innebär att ramavtal tecknas om det ovanstående. Redan i upphandlingen kommer anbudsgivare att erhålla sekretessbelagda (hemliga) uppgifter. SUA-avtalet ska även gälla för den som tilldelas avtalet/uppdraget.

14 Sida 2 (7) Uppdraget innebär att företaget/dess anställda (motsvarande) i sina egna lokaler kommer att hantera, ansvara för och förvara sekretess (hemliga uppgifter), SUA-avtalsnivå 1. Säkerhetsskyddet ska förebygga att hemliga uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga eller förstörs (informationssäkerhet), att obehöriga får tillgång till hemliga uppgifter eller verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet (tillträdesbegränsning) och att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet (säkerhetsprövning). Säkerhetssyddet ska även i övrigt förebygga terrorism. Andra säkerhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. Detta avtal avser säkerhetsskydd för uppgifter som hos Polismyndigheten omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och Sekretesslagen (2009:400) och som rör Rikets och Polisens säkerhet och skyddet mot terrorism. En sådan uppgift benämns i fortsättningen hemlig uppgift. En hemlig uppgift kan framgå av en handling, information i IT-tekniska system, ett visst förhållande eller föremål eller objekt av olika slag. Den kan vara muntlig. 2 Avtalets omfattning Detta avtal tillsammans med företagets säkerhetsskyddsinstruktion reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder som företaget ska vidta i samband med uppdraget. En övergripande beskrivning framgår av villkorsbilagan, bilaga 1. De ekonomiska villkoren avseende uppdraget regleras i ett kontrakt, affärsavtalet. Detta säkerhetsskyddsavtal är en förutsättning för men utgör ingen utfästelse eller garanti för att Polismyndigheten ska teckna eller förlänga affärsavtal med företaget om uppdraget. Om det förekommer motstridiga uppgifter i affärsavtalet gäller detta säkerhetsskyddsavtal framför affärsavtalet. Motsvarande skrivning ska även tas in i affärsavtalet. Företaget får endast använda de underleverantörer som har tecknat säkerhetsskyddsavtal med och godkänts av Polismyndigheten. Säkerhetskyddet ska samordnas av företaget. Sekretess kan om företaget så begär, och i den utsträckning 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen medger, gälla hos Polismyndigheten för uppgifter som överlämnas till Polismyndigheten (t ex företagshemligheter). 3 Säkerhetsskyddsorganisation Det ska finnas en säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarig och, vid behov, en ställföreträdande säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig på företaget. Det kan även finnas regionalt/lokalt säkerhetsansvariga. Dessa ska i uppdragets säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställda företagets ledning. De leder säkerhetsskyddsverksamheten inom företaget och är kontaktpersoner i dessa frågor gentemot Polismyndigheten. På företaget ska det även finnas en systemsäkerhetsansvarig om IT-system avses och tillåtits användas för behandling av hemliga uppgifter.

15 Sida 3 (7) 4 Avtalstid Detta avtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tillsvidare eller intill det att det, med en uppsägningstid om tre (3) månader, skriftligen sägs upp av endera parten. Avtalet kan dock inte ensidigt sägas upp till tidigare tidpunkt än den dag då uppdraget (grundas i affärsavtal, motsv.) som omfattas av detta avtal slutförts. Polismyndigheten kan dock med omedelbar verkan, ensidigt häva detta avtal liksom affärsavtalet om företaget eller de i denna ingående företagen frångår detta avtal eller i övrigt inte sköter den överenskomna säkerheten. 5 Kostnader Företaget ska bära eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta säkerhetsskyddsavtal om inget annat avtalats i affärsavtalet. 6 Allmänna och särskilda villkor Allmänna villkor, bilaga 1. Av detta avtal är två likalydande exemplar upprättade varav parterna tagit var sitt. Malmö Polismyndigheten Företaget namn. Namnförtydligande Behörig firmatecknare, namn

16 Sida 4 (7) Villkorsbilaga, bilaga 1, säkerhetsskyddad upphandling (SUA) nivå Allmänt 1.1 Vid företaget ska det finnas en säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig och, vid behov, en ställföreträdande (stf) säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig. Det ska, enligt särskild överenskommelse och vid behov, även finnas en systemsäkerhetsansvarig för IT-system som är avsedda för behandling av hemliga uppgifter om sådan hantering medgivits. Det kan också finnas regionalt/lokalt säkerhetsansvariga. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig ska i säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställd Företagets ledning. 1.2 Säkerhetsskyddsverksamheten inom företaget ska ledas av säkerhetsskyddschefen/säkerhetsansvarig. Denne är kontaktman i dessa frågor gentemot Polismyndigheten. Vissa uppgifter får, efter överenskommelse med Polismyndigheten, delegeras till regionalt/lokalt säkerhetsansvarig. 1.3 Företaget ansvarar för samordning av säkerhetsskyddet genom företagets säkerhetsansvarige. Företaget ansvarar genom sin säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig att överrenskommet säkerhets- och säkerhetsskydd genomförs och efterlevs. Företaget ska följa den mellan Polismyndigheten och företaget överenskomna rutinen för säkerhetsrelaterade frågor som t.ex. registerkontroller, säkerhets- och sekretessutbildning m.m. 1.4 Företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion när SUA-avtalet har undertecknats eller vid det senare tillfälle som överenskommits. Säkerhetsinstruktionen, inklusive eventuella förändringar eller tillägg i/till denna ska godkännas av Polismyndigheten. Företaget ska dokumentera de säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits i uppdraget. 1.5 Samtliga eventuellt förekommande handlingar, IT-lagringsmedier som hårddiskar, DVD/CD-skivor, bandminnen, minnen (däribland t.ex. USB-minnen), disketter m.m. materiel, modeller, ritningar eller övrig information som har anknytning till uppdraget och som innehåller i avtalet villkorad hemlig information ska, såvitt inget annat avtalats, anses vara Polismyndighetens egendom. Användande av datorer regleras särskilt. Detta och eventuell IT-hantering i och för uppdraget regleras i den särskilda villkorsbilagan, bilaga Företagets säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig ansvarar för att SUA, när så krävs, aktualiseras även vid användande av underleverantör (motsvarande). För de underleverantörer som angivits som nödvändiga för IT-hanteringen ska det finnas särskilda SUA-avtal. 2. Behörighet Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som

17 Sida 5 (7) - bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt - har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd - behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer Hemliga uppgifter får endast delges personer som har säkerhetsprövats (inkl. registerkontroll) och godkänts av Polismyndigheten. 3. Informationssäkerhet 3.1 Polismyndigheten ska klargöra för företaget i vilken utsträckning handlingar m.m. som överlämnas till Företaget eller uppstår i uppdraget innehåller hemliga uppgifter. 3.2 Om hemliga uppgifter uppkommer som inte tidigare varit kända under uppdragets utförande i företaget, ska företaget vidta de skyddsåtgärder som är nödvändiga. Företaget ska utan dröjsmål meddela Polismyndigheten om sådana hemliga uppgifter uppkommit samt vilka säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. 3.3 Den information som omfattas av detta avtal utgör sådana uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen och som rör rikets säkerhet. Sådan information benämns fortsättningsvis hemlig uppgift, se 4 säkerhetsskyddsförordningen (1996:633). Se även säkerhetsskyddsavtalet under 1. Bakgrund Samtliga som har fått del av den hemliga informationen (såväl muntligen som vid genomläsning, motsv.) ska kvittera delgivningen på särskild till handlingen, motsv. fogad delgivningshandling. Kvittenserna ska överlämnas tillsammans med handlingen m.m. när den återlämnas. OBS! Denna delgivningshandling får inte (aldrig) förstöras även om handlingen får det. Motsvarande loggning ska eventuellt och vid behov, finnas i IT-tekniska system. 3.5 Polismyndigheten ska alltid godkänna utrymmen och system som används vid förvaring, övervakning av (t.ex. larmsystem) och hantering av hemliga uppgifter. 3.6 Företaget får inte utan Polismyndighetens tillstånd offentliggöra att företaget är ett SUAföretag. Innan en uppgift som rör uppdraget av företaget av någon anledning önskas delges massmedia eller för publicering i broschyrer, tidskrifter, böcker, filmer, o dyl. ska samråd ske med myndigheten för kontroll av att uppgifterna kan och får lämnas ut. Detsamma ska gälla vid föredrag, utställning, och förevisning dit annan än från säkerhetssynpunkt behörig enligt villkor 3.7 äger tillträde. 3.7 Företaget eller dess anställda får inte publicera bilder eller göra beskrivningar av uppdrag som omfattas av detta avtal på Internet t.ex. i s.k. sociala medier som Facebook, Twitter m.m. 4. Tillträdesbegränsning 4.1 Myndighetens ska i samråd med företaget bestämma nivå på tillträdesbegränsningen (skyddet) för de lokaler och områden som företaget avser att använda vid genomförandet av uppdraget. Detta ska ske och vara klart innan företaget får del av hemliga uppgifter eller den säkerhetskänsliga verksamheten påbörjas. Polismyndighetens bestämmelser om

18 Sida 6 (7) tillträdesbegränsning vad gäller myndighetens lokaler gäller för företagets personal som ska delta i uppdraget. 4.2 Företaget får inte utan Polismyndighetens godkännande byta eller använda andra lokaler, områden eller motsvarande för uppdragets genomförande. 4.3 Endast behöriga personer som har godkänts av Polismyndigheten får ha tillträde till de lokaler, områden eller motsvarande där uppdraget genomförs. Inom Polismyndighetens lokaler gäller de tillträdesbestämmelser som är reglerade i myndighetens eller Polisregionens tjänsteföreskrift eller motsvarande. 4.4 Om besökare (eller annan) vid/till tillträdesskyddat område kan komma att få del av hemliga uppgifter ska Polismyndighetens godkännande inhämtas före besöket. Med besökare avses varje person som inte redan är behörig (enligt 4.3, ovan). Detsamma ska gälla vid närvaro vid annan hantering som arbete för utförande av uppdraget. 5. Säkerhetsprövning 5.1 För genomförandet av uppdraget och innan någon får del av hemliga uppgifter, får företaget endast använda personal eller underleverantör, konsult (motsvarande) som efter säkerhetsprövning godkänts av Polismyndigheten, om dessa ska eller kan komma att få del av hemliga uppgifter enligt villkoren. Detta gäller oavsett om de blir föremål för registerkontroll eller inte. 5.2 Polismyndighetens ställningstagande när det gäller företagets personal grundas på den av företaget vidtagna säkerhetsprövningen enligt villkor 5.1. De personer som får anlitas ska av företaget informeras om att tystnadsplikt gäller och om innebörden av detta. De ska ha utbildats av Polismyndigheten. De ska också underteckna ett sekretessbevis. 5.3 Företaget ska innan en enskild person delges hemlig uppgift, genom säkerhetsprövning pröva vederbörandes lämplighet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Prövningen ska omfatta alla som kan få del av hemliga uppgifter oavsett om de blir föremål för registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) eller inte. Säkerhetsprövningen ska omfatta: - den personliga kännedom som finns om den som prövningen gäller - uppgifter som framgår av referenser betyg, intyg eller på annat sätt. Är arbetet eller deltagandet i uppdraget placerat i säkerhetsklass ska säkerhetsprövningen även omfatta registerkontroll och i vissa fall särskild personutredning. 5.4 Säkerhetsprövningen enligt villkor 5.1 ska dokumenteras av företaget och vid begäran överlämnas till Polismyndigheten. Den utgör bl.a. underlag för bedömningen av inplacering i säkerhetsklass och för Polismyndighetens beslut om en ev. registerkontroll. 5.5 Företaget ska invänta och följa Polismyndighetens ställningstagande vad gäller 5.1 ovan. 5.6 Polismyndigheten ska, innan en ansökan om registerkontroll görs, uppdra åt företaget att särskilt informera den person som ska bli föremål för kontrollen om vad kontrollen innebär. I

19 Sida 7 (7) samband därmed ska företaget också inhämta samtycke till kontrollen. Samtycke ska dokumenteras och i original överlämnas till Polismyndigheten. 5.7 Företaget ska följa Polismyndighetens beslut efter utfall vid registerkontroll 5.8 Företaget ska till Polismyndigheten utan dröjsmål anmäla om en registerkontrollerad person vid företaget lämnar det aktuella uppdraget eller slutar sin anställning. 5.9 Om besökare (eller annan) vid/till tillträdesskyddat område kan komma att få del av hemliga uppgifter ska Polismyndighetens godkännande inhämtas före besöket. Med besökare avses varje person som inte redan är behörig enligt Intern utbildning och kontroll 6.1 De personer som kan komma att få del av hemlig uppgift ska av Polismyndighetens ges lämplig utbildning om sekretessregler och i säkerhetsskyddsfrågor innan uppdraget påbörjas. Därefter ansvarar företaget för att dessa, eller nyanställda, ges erforderlig och fortlöpande utbildning. Utbildningen ska bland annat avse: de hot och risker som från säkerhetssynpunkt föreligger mot eller är förknippade med uppdraget de sekretessregler som gäller 6.2 Vid behov och efter särskild framställning kan Polismyndigheten medverka i viss utbildning i övrigt vid företaget eller för dess anställda. 6.3 Företaget ska fortlöpande kontrollera att endast behöriga anlitas och att säkerhetsskyddet är tillräckligt, att reglerna efterlevs samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. 6.4 Företaget ska omedelbart underrätta Polismyndigheten (genom säkerhetsenheten, SäkE) om inträffade eller befarade händelser och omständigheter, som kan påverka säkerhetsskyddet, vad avser uppdrag och anställda som faller under detta avtal. 7. Tillsyn Polismyndigheten har rätt att kontrollera att de redovisade och avtalade säkerhetsskyddsbestämmelserna efterföljs. 8. Övrigt 8.1 Hemlig uppgift som avses i villkor 3.1 och som erhållits eller uppkommit under fullgörande av uppdraget som omfattas av detta avtal ska även efter avtalets upphörande hemlighållas till dess annat meddelas av Polismyndigheten. 8.2 Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Polismyndigheten när någon ändring sker beträffande firmanamn, organisationsnummer, post- och/eller besöksadress samt styrelse och revisorer. Detsamma gäller vid ändrade ägarförhållanden eller om företaget råkar i ekonomiska svårigheter eller försätts i konkurs. Aktuellt registrerings- eller företagsbevis, som är högst 3 månader gammal, ska bifogas till anmälan.

20 Sida 1 (7) Datum Diarienr. HD /2015 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå 2) VID SÄKERHETSSKYDDAD UPPHANDLING (SUA). Mellan Polismyndigheten, , Malmö nedan kallad Polismyndigheten och Företaget, namn, orgnummer, adress, telnummer Kontaktmän hos Polismyndigheten och företaget Polismyndigheten: Företaget: säkerhetschef/säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig, namn, ev. annan adress (än företagets), telnummer, mobilnummer epostadress@ Polismyndigheten, som företräder staten, och företaget träffar följande avtal om säkerhetsskydd. 1 Bakgrund Detta avtal grundar sig på att företaget som underentreprenör (ue) till Företaget (huvudleverantören), orgnr. kommer att delges och hantera sekretessbelagda uppgifter, Polisens diarienummer HD /2015 angående projekt Tele/säk i Region Syd. Polismyndigheten avser ingå ett avtal, köp av entreprenader, tjänster och varor avseende teletekniska säkerhetssystem m.m. samt drift och underhåll (inkluderande akuta felavhjälpningsåtgärder) av dessa system omfattande bl.a. reparation, utbyte och komplettering av befintliga installationer i Polisens lokaler inom Polisregion Syd, vilket kräver SUA-avtal. Uppdraget innebär att ramavtal tecknas om det ovanstående. Redan i upphandlingen kommer anbudsgivare att erhålla sekretessbelagda (hemliga) uppgifter. Detta kan även komma att gälla för en ue.