ÅRSRAPPORT Folktandvården i Stockholm AB

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2016 Folktandvården i Stockholm AB

2 RK Folktandvården Stockholms län AB ÅRSRAPPORT 2016 Folktandvården Stockholms län AB Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade att överlämna rapporten till styrelsen för Folktandvården Stockholms län AB för kännedom och med möjlighet till yttrande senast Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Hans-Erik Salomonsson Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr:

3 RK Sammanfattning Folktandvården i Stockholms län AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2016 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 114 mnkr, vilket är 14 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges mål och uppdrag har i huvudsak uppnåtts när det gäller kvalitet, men inte när det gäller tillgänglighet. Bolaget har vidtagit åtgärder i syfte att förbättra tillgängligheten. Det verksamhetsmässiga resultatet bedöms vara tillfredsställande. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med Intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att styrelsen i huvudsak har skapat tillräckliga förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.

4 RK Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Ekonomiskt resultat Verksamhetsmässigt resultat Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 8 3 Intern styrning och kontroll Ekonomi- och verksamhetsstyrning Granskning av uppföljning av uppförandekoden i upphandling Granskning av systematiskt kvalitetsarbete Granskningar utan väsentliga iakttagelser Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 13 4 Räkenskaper Årsredovisningen Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Auktoriserade revisorns bedömning 13 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier

5 1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Styrelsen för Folktandvården AB ansvarar enligt de specifika ägardirektiven för att bedriva folktandvård inom Stockholms läns landsting och inom ramen för landstingets ansvar enligt tandvårdslagen. Folktandvården verkar på en konkurrensutsatt marknad där bolaget enligt ägardirektivet ska vara ett konkurrenskraftigt tandvårdsföretag med samhällsansvar som grund. Verksamheten ska omfatta barntandvård, medicinsk tandvård, tandvård som ett led i sjukdomsbehandling och nödvändig tandvård. Inom landstinget utför Folktandvården uppdrag för hälso- och sjukvårdsnämnden i enlighet med beställning av huvudsakligen barntandvård. Bolaget ska vidare utföra kliniskt forskningsarbete i samarbete med centrum för oral hälsa. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Anna Ullsten m.fl. vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Magnus Fagerstedt vid Ernst & Young AB. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 1

6 2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Resultat före bokslutsdisposition och skatt Erhållna koncernbidrag (komp) Justerat resultat Lämnade koncernbidrag (skatt) Resultat efter bokslutsdisposition och skatt Balansomslutning (mnkr) Årsarbetare (antal) Justerat resultat uppgår till 114 mnkr, vilket är 14 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Resultatet har påverkats positivt av jämförelsestörande poster med 11 mnkr. Resultatet är 6 mnkr lägre än 2015 års utfall. Det justerade resultatet visar årets resultat inklusive den kompensation bolag i LI- SAB-koncernen kommer att erhålla i form av koncernbidrag för att neutralisera effekter av ökad pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i oktober 2016 beslutat om en sänkning av diskonteringsräntan. Resultatet är därmed jämförbart med utfallet 2015 och fullmäktiges budget Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget dessutom ett koncernbidrag på 111 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till 3 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (114 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav (100 mnkr). Folktandvårdens styrelse har beslutat om utbetalning på totalt 18 mnkr inom ramen för bolagets belöningssystem. Belöningssystemet utgörs dels av prestationsersättning till tandläkare 1 och dels av resultatdelning till samtliga medarbetare. Enligt bolagets bestämmelser får resultatdelningen högst uppgå till en procent av bolagets omsättning eller max 20 mnkr per år, förutsatt att ägarnas resultatkrav har uppnåtts. Enligt landstingets riktlinjer för belöningsmodeller får det sammantagna beloppet uppgå till högst en procent av bolagets intäkter. Resultatdelningens andel av årets belöningssystem är 0,8 procent av omsättningen (13 mnkr) vilket innebär att både styrelsens och landstingets krav är uppfyllda. 1 Enligt uppgifter från SLL-ekonomi 2013 ska den individuella prestationsersättningen inte räknas som belöningsmodell utan utgör en del av tandläkarnas lönemodell. 2

7 Jämförelse med budget 2016 Intäkterna uppgår till mnkr, vilket är 24 mnkr (1,5 procent) högre än budgeterat. Intäkterna för erhållna bidrag överstiger budgeten med ca 35 mnkr (184 procent), vilket beror på ökade bidrag för asyltandvården. Patientavgifter från enskilda under stiger budget med 15 mnkr (2 procent). Budgetavvikelsen i övrigt utgörs av flera delposter, bl.a. såld barn- och ungdomstandvård och försäljning av övriga tjänster. Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till mnkr, vilket är 12 mnkr (ca 0,8 procent) högre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är ca 13 mnkr hänförbart till kostnader för personal. Budgetavvikelsen i övrigt utgörs av flera delposter, bl.a. lokal- och fastighetskostnader, material och varor samt köpta verksamhetsanknutna tjänster. Årets investeringar uppgår till 57 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 58 mnkr. Jämförelse med 2015 års utfall Jämfört med 2015 har intäkterna ökat med 55 mnkr (3,4 procent), vilket framför allt beror på ökade intäkter för såld vuxentandvård (10 mnkr) och barntandvård (12 mnkr) samt ökade bidrag för asyltandvården (28 mnkr). Verksamhetens kostnader, exklusive avskrivningar och finansnetto, har jämfört med 2015 ökat med 54 mnkr (3,8 procent), vilket i huvudsak beror på ökade personalkostnader (28 mnkr) till följd av fler anställda och lönerevision; ökade kostnader för lokaler och fastigheter (10 mnkr) till följd av renoveringen av Eastmanhuset samt ökade kostnader för köpta verksamhetsanknutna tjänster (9 mnkr) och ökade övriga verksamhetskostnader (4 mnkr). Verksamhetens kostnader, inklusive avskrivningar och finansnetto, uppgår till mnkr, vilket är i paritet med föregående års kostnader. Avskrivningarna har ökat med 9 mnkr (16 procent) jämfört med föregående år till följd av renoveringen av Eastmanhuset medan de finansiella kostnaderna har minskat med 64 mnkr (82 procent) till följd av förändrad räntedel i pensionskostnaden. Utvecklingen i förhållande till föregående år har analyserats och kommenterats på ett tillfredsställande sätt i styrelsens årsrapport. Bedömning Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Styrelsens ekonomiska resultat bedömsvara tillfredsställande. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag. 3

8 2.2.1 Tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Mål 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Klarat målet Landstingsfullmäktiges mål Säker vård Antibiotikaförskrivning 1 < Avtalsenliga mål och styrelsens mål - tillgänglighet: Nya vuxna patienter utan akuta problem ska erbjudas tid för undersökning inom 2 veckor Barn och ungdomar som remitteras till specialisttandvård ska som längst vänta 2 månader Vuxna patienter som remitteras ska som längst vänta 6 månader 75% 73% 71% Nej 100% 71% 81% Nej 94% 70% 54% Nej 1 Landstingets mål avser antal uthämtade antibiotikarecept per invånare och år. Folktandvården mäter antal uthämtade antibiotikarecept per 1000 besök och år. I styrelsens avtal med HSN anges mål för tillgänglighet i form av maximala väntetider för specialisttandvården. Målen återfinns även i Folktandvårdens budget och affärsplan, där de kompletterats med ett mål för allmäntandvården. Som framgår av tabellen ovan uppfyller inte Folktandvården målen för maximala väntetider. Målet för maximal väntetid för vuxna utan akuta besvär uppnås inte helt. Alla vuxna patienter utan akuta besvär kan dock erbjudas en tid inom två veckor, men inte på den klinik patienten tillhör. Andelen barn och unga som kan tas emot av specialisttandvården har sjunkit jämfört med föregående år och målnivån nås inte, vilket till stor del beror på svårigheter att rekrytera personal till tandregleringsklinikerna. Målet om maximala väntetider inom specialisttandvården för vuxna uppnås inte men utfallet är bättre jämfört med tidigare år. Att målet inte nås beror bland annat på ökat remissinflöde till vårdgrenarna protetik och ortodonti samt problem med att bemanna de klinker som inte är placerade i Eastmanhuset. Folktandvården arbetar med olika insatser för att förbättra tillgängligheten, bland annat telemedicinska konsultationer inom protetik 2 mellan specialist- och allmäntandvården och utbildning av nischtandläkare 3. Avtalsenliga krav - kvalitet Mål 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Klarat målet Fluorlackning av barn 7 år 70% 71% 87% Ja Fluorlackning av barn 13 år 70% 87% 87% Ja 2 Ersättning av skadade eller förlorade tänder eller mjukvävnad 3 Nischtandläkare är tandläkare inom allmäntandvården som har extra utbildning för att utföra komplicerade behandlingar inom ramen för allmäntandvården. 4

9 Tandhälsoinformation i förskoleklass och åk 5 70% 97% 99% Ja Fluorsköljning i förskoleklass och åk 5 70% 97% 96% Ja Undersökning av 2-åringar i behovsområde 3 och 4 70% 96% 88% Ja Tandhälsoinformation BVC (%) 70% iu iu Tandhälsoinformation BVC (antal) I flerårsavtalet med HSN anges mål, uttryckt som täckningsgrader, för tandvård som ges inom det kariespreventionsprogram som ingår i uppdraget. Rapporterad statistik visar att Folktandvården uppnår avtalets krav på lägsta godtagbara kvalitet inom det förebyggande arbetet som ingår i uppdraget. Andelen 7-åringar som har fått fluorlack har sjunkit jämfört med föregående år. Ledningen har gått igenom rutiner för registrering av åtgärder och kallelser av barn med klinikcheferna för att säkerställa att rutinerna följs. Då tillförlitlig bortfallsstatistik saknas kan täckningsgrad avseende tandhälsoinformation vid barnavårdscentral (BVC) inte rapporteras. Uppdraget beskrivs som komplicerat då det förutsätter nära samarbete med personalen vid BVC-mottagningarna för att nå ut till föräldrarna. Statistiken visar att antalet föräldrar som fått information har sjunkit något jämfört med föregående år. Bedömning Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredsställande sätt i årsrapporten. Folktandvården uppfyller de kvalitetskrav som finns i avtalet med HSN, men når inte målnivåerna för tillgänglighet. Ledningen har vidtagit åtgärder i syfte att förbättra tillgängligheten. Revisionen bedömer därmed att de avtalsenliga målen delvis har uppnåtts Uppdrag från fullmäktige Folktandvården har inte fått några uppdrag i 2016 års budget. Under året har styrdokument för säkerhet i enlighet med landstingsstyrelsens riktlinjer tagits fram. Ärendet kommer att tas upp för behandling i Folktandvårdens styrelse under Produktion Det finns inga externa krav på bolaget avseende avtalade vårdvolymer. Interna mål för produktionen är att uppnå 74 procent marknadsandelar för barntandvården, vilket motsvarar barn, öka antalen nya vuxna kunder med och att ha minst aktiva friskvårdsavtal. Mål i affärsplan Mål 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Klarat målet Antal listade barn Nej Ökning av antalet vuxna kunder Nej Antal aktiva friskvårdsavtal > Nej 5

10 Som framgår av tabellen ovan uppnår inte bolaget affärsplanens mål avseende produktion. Både antalet listade barn och antalet aktiva frisktandvårdsavtal ökade under 2016, men inte är tillräckligt för att uppnå målen. Antalet nya vuxna kunder är lägre 2016 jämfört med 2015 och bolaget når inte målet för Produktion Bokslut 2016 Bokslut 2015 Förändring Antal vuxna som behandlats inom allmänoch medicinsk tandvård ,8% Antal behandlade inom nödvändig tandvård ,3% Antal behandlade som led i sjukdomsbehandling Antal behandlade barn inom specialisttandvården Antal behandlade vuxna inom specialisttandvården ,3% ,4% ,9% Antal asylsökande vuxna som behandlats % Antal asylsökande barn som behandlats (full undersökning) % Antal vuxna papperslösa som behandlats ,3% Antal ungdomar med tandregleringscheck ,7% Antal behandlade vuxna inom medicinsk tandvård och allmäntandvård, vilka utgör majoriteten av Folktandvårdens patienter har ökat med knappt 1 procent. Antal ungdomar med tandregleringscheck har halverats jämfört med föregående år. Detta beror till största delen på att det råder brist på tandregleringsspecialister, vilket gör det svårt att ta emot nya kunder. Tandvård till asylsökande och till personer som vistats i Sverige utan stöd av myndighetsbeslut (tillståndslösa) har procentuellt ökat markant under året, men utgör i relativa termer en liten del av Folktandvårdens patientunderlag. Bolaget uppger att efterfrågan från denna grupp minskade under andra halvan av Bolaget har därför kunnat avsluta det projekt som tidigare bedrevs i syfte att hantera efterfrågan på asyltandvård. I bolagets budget finns angivet att produktiviteten, uttryckt som bokad tid i förhållande till arbetad tid, ska öka. Produktiviteten har enligt styrelsens beräkningar ökat med 0,5 procent jämfört med Under 2016 har specialisttandvården flyttat tillbaka till det nyrenoverade Eastmaninstitutet, vilket påverkat produktiviteten negativt. Bedömning Revisionen konstaterar att Folktandvården inte når interna mål för produktion, men att produktionen och produktiviteten har ökat jämfört med föregående år. 6

11 2.2.4 Attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Fullmäktiges övergripande mål är att landstinget ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare, vilket följs upp genom en medarbetarenkät. Då landstinget har en ny enkät för medarbetaruppföljning är inte resultatet jämförbart med målet för Folktandvårdens utfall för medarbetarindex (78) och chef- och ledarskapsindex (80) är högre än resultatet på SLL-nivå (75 respektive 76). Behovet av tandvårdspersonal är större än utbudet. Det är framför allt svårt att rekrytera tandsköterskor, tandhygienister och erfarna tandläkare. Folktandvården har under 2016 utarbetat ett introduktionsprogram för tandsköterskor i syfte att bli en mer attraktiv arbetsgivare och på så sätt underlätta rekrytering. Introduktionsprogrammet ska enligt plan starta Introduktionsprogram för tandläkare och tandhygienister finns sedan tidigare och bolaget har under året infört en handledarutbildning för att säkerställa kvaliteten under introduktionsåret. Personalomsättningen uppgår till 14 procent, vilket är en ökning jämfört med tidigare år och är högre än bolagets mål om 10 procent. Störst personalomsättning finns i kategorin tandhygienister (15,1 procent) och tandläkare (14,7 procent). Den genomsnittliga sjukfrånvaron har ökat, från 18,7 till 19,7 dagar. Den procentuella sjukfrånvaron har ökat från 5,7 till 6 procent, vilket är högre än bolagets mål om en sammanlagd sjukfrånvaro på 5,5 procent. Frisktalet, dvs. andelen anställda med fem eller färre sjukdagar, uppgår till 55 procent. Under hösten 2015 förtydligades riktlinjer för rehabiliteringsprocessen och under 2016 har klinikcheferna fått information om hur de ska arbeta med rehabiliteringsprocessen. Långtidssjukskrivningarna utgör ca hälften av de totala sjukskrivningarna. Folktandvården planerade att under 2016 genomföra en kartläggning av orsaker till långtidssjukskrivningarna. Kartläggningen har skjutits på framtiden och planeras nu att genomföras Ett av landstingsfullmäktigs mål är att landstingets förvaltningar och bolag ska införa systemstödet ProCompetence/KOLL för kompetensplanering. Folktandvården kommer att påbörja implementeringen tidigast under Under 2017 kommer Folktandvården att undersöka om schemaplaneringssystemet GAT kan tillämpas inom tandvården. Bedömning Revisionen konstaterar att Folktandvården har svårigheter att rekrytera samtliga yrkeskategorier inom bolagets kärnverksamhet. Vidare konstaterar revisionen att bolaget har höga och ökande sjuktal. Revisionen bedömer att det är av vikt att Folktandvården analyserar orsakerna till den ökande sjukfrånvaron för att kunna vidta åtgärder Hållbar tillväxt och utveckling Folktandvården har med utgångspunkt frånlandstingets miljöprogram Miljöutmaning 2016 beslutat om miljö- och hållbarhetsprogram med delmål för perioden Bolaget är miljöcertifierat enligt ISO

12 Andelen ekologiska livsmedel uppgår till 77 procent, vilket är förbättring jämfört med föregående år (74 procent). Bolaget når inte målet sitt eget mål om 100 procent ekologiska livsmedel, men klarar landstingets mål om 30 procent. I slutet av 2016 installerades en central destruktionsanordning för lustgas i Folktandvårdens specialistklinik Eastmanhuset. Folktandvården har även genomfört försök med mindre, mobila destruktionsenheter på andra kliniker. Testerna kommer att utvärderas under Folktandvårdens utsläpp av lustgas har ökat något (2 procent) under 2016 jämför med föregående år till följd av fler behandlingar med lustgas. Under 2016 har bolaget fortsatt sitt arbete med att minska användningen av vissa engångsmaterial (handskar, förkläden, munskydd och muggar). Inköpen har dock ökat, vilket uppges bero på att ökad kunskap om kemikaliehantering har lett till ökad användning av skyddsutrustning. Under 2016 ställdes miljökrav i samtliga upphandlingar och vid de direktupphandlingar där miljökrav ansågs relevant. Under året har Folktandvården påbörjat ett arbete med att följa upp ställda miljökrav på leverantörer. Fastställda riktlinjer för miljökrav vid upphandling finns. Folktandvården arbetar sedan 2015 med geriatriska team och har under 2016 anordnat utbildningar avseende bemötande och behandling av patienter med demenssjukdomar och kognitiv svikt. Bedömning Revisionen bedömer att Folktandvården arbetar med miljöfrågorna på ett systematiskt sätt men att det finns kvarstående utmaningar beträffande användningen av vissa engångsmaterial. Revisionen ser positivt på att Folktandvården har infört en destruktionsanläggning för lustgas. 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 114 mnkr, vilket är 14 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Revisionen bedömer att det verksamhetsmässiga resultatet delvis har uppnåtts. Folktandvården uppnår avtalsenliga krav, men når inte målen om tillgänglighet. Styrelsens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. Det är viktigt att styrelsen fortsätter att arbeta med åtgärder för att nå tillgänglighetsmålen samt hantera rekryteringsproblematiken och sjukfrånvaron. Revisionen instämmer i styrelsens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. 8

13 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av den interna styrningen och kontrollen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Folktandvården har en standardiserad modell för rapportering av ekonomi och verksamhet till styrelsen. Granskningen av bolagets ekonomiska rapportering visar att löpande uppföljningar görs av utfall jämfört med budget och prognoser samt att avvikelser analyseras. Auktoriserad revisor bedömer att ledning och styrelse har tillräcklig kontroll över kostnads- och resultatutvecklingen inom bolaget som helhet. Bolaget har i delrapporten för 2016 prognostiserat årets resultat till 100 mnkr. Utfallet blev 14 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten vilket uppges bero på högre intäkter än prognostiserat för bidrag till asyltandvården. Folktandvården har i budgeten och affärsplanen i huvudsak brutit ned de av fullmäktiges mål som berör verksamheten till egna uppföljningsbara strategier, mål och indikatorer. Målen bedöms av revisionskontoret vara i linje med fullmäktiges mål. Bedömning Revisionen bedömer att Folktandvården har tillräcklig kontroll över kostnads- och resultatutvecklingen och att bolagets styrning via mål och indikatorer ligger i linje med fullmäktiges mål. 3.2 Granskning av uppföljning av uppförandekoden i upphandling 2008 antog landstingsfullmäktige uppförandekoden för sociala krav 4 för att säkerställa att upphandlade varor och tjänster produceras under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Av fullmäktiges budget 2016 framgår att fler uppföljningar ska genomföras i syfte att säkerställa att landstingets leverantörer tillämpar uppförandekoden. Revisionen har granskat hur Folktandvården säkerställer att upphandlande leverantörer följer uppförandekoden via dokumentstudier och intervjuer. Av landstingets riktlinjer för upphandling 5 framgår att ett ställningstagande ska göras vid varje enskild upphandling i syfte att bedöma om krav utifrån uppförandekoden ska ställas. Vid ställningstagandet ska även en riskbedömning avseende bland annat produktionsort och tillverkningsprocess göras för att säkerställa att kraven ställs vid relevanta upphandlingar. 4 Beslutad 2008 LS , reviderad 2013 LS SLL Riktlinjer för upphandling, LS

14 Enligt folktandvårdens lokala upphandlingsregler ska bolaget följa uppförandekoden vid upphandlingar. Av bolagets budget för 2016 framgår att kraven i uppförandekoden kommer att börja följas upp inom vissa prioriterade områden. Av bolagets upphandlingsbokslut framgår att krav ställdes enligt uppförandekoden i samtliga åtta upphandlingar som genomfördes under Under 2016 genomfördes åtta upphandlingar och krav ställdes i fem av dessa. Granskningen visar att Folktandvården vid varje upphandling, i enlighet med landstingets policy, tar ställning till om krav utifrån uppförandekoden är relevanta att ställa. Bolaget genomför inte en dokumenterad riskbedömning vid ställningstagandet. Folktandvården påbörjade uppföljningen av tre leverantörer under 2015 respektive en leverantör under Dessa har valts ut utifrån interna, inte dokumenterade, riskbedömningar. Utifrån de tre avtalen som började följas upp 2015 beslutades det efter inkomna svar från leverantörerna att de skulle slutföra uppföljningarna av två leverantörer eftersom de använde sig av utländska underleverantörer. Avtalen upphandlades 2013 och uppföljningen beräknas vara färdig Av granskningen framkommer att Folktandvården inte har en fastställd rutin för hur uppförandekoden ska följas upp och inte har tydliggjort vem som ansvarar för uppföljningen. Vidare framkommer att bolaget har vänt sig till SLL hållbarhet på landstingsstyrelsens förvaltning, som bl.a. ansvarar för att följa upp landstingets samordnade upphandlingar utifrån uppförandekoden, för att få stöd i hur uppföljningen av uppförandekoden bör genomföras. Centrala riktlinjer för hur landstingets verksamheter ska genomföra en effektiv uppföljning av lokalt upphandlade leverantörer finns inte framtaget. Granskningen har visat att ett arbete har initierats av SLL hållbarhet för att bland annat harmonisera hur uppföljning av uppförandekoden bör genomföras i hela landstinget. Bedömning Revisionen bedömer att Folktandvården i enlighet med landstingets riktlinjer, ställer krav utifrån landstingets uppförandekod vid upphandlingar där detta bedöms vara relevant. Ställningstagandet görs dock inte utifrån en dokumenterad riskbedömning. Revisionen konstaterar att bolaget har påbörjat uppföljning av kraven i uppförandekoden men att bolaget saknar en fastställd rutin för detta. Revisionen uppfattar att bolagets uppföljning skulle effektiviseras av att interna rutiner tas fram för hur uppföljningen ska gå till och i dessa förtydliga vem som bär ansvaret för uppföljningen. 3.3 Granskning av systematiskt kvalitetsarbete Revisionen har granskat hur Folktandvården arbetar med systematiskt kvalitetsarbete i syfte att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten, med utgångspunkt i Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Folktandvårdens ledningssystem för kvalitet utgörs av en beskrivning av Folktandvårdens arbetssätt som finns på bolagets intranät. Tandvårds- och utvecklingsavdelningen (ToU) har tagit fram en årsplan för olika aktiviteter och kontrollmoment som 10

15 klinikcheferna ska följa. Dessa avser i första hand kontroller i syfte att säkerställa standarden på utrustningar och instrument avseende hygien, samt följsamhet till riktlinjer för läkemedelshantering och förskrivning av antibiotika. I årsplanen för 2016 har dentala implantat särskilt följts upp, men utöver detta finns inget särskilt kontrollmoment för att utvärdera eller följa upp kvaliteten på utförda behandlingar. Bolaget följer upp klinikernas arbete med kvalitet genom de så kallade förbättringsdagarna och via kvalitets- och miljöbokslutet. Vid båda dessa tillfällen redovisas om klinikerna har gjort någon kvalitetsuppföljning eller granskning samt om de följer vissa rutiner med betydelse för patientsäkerheten. ToU har även möjlighet att följa upp kvaliteten genom att hämta data direkt ur bolagets verksamhetssystem. Socialstyrelsens föreskrifter innehåller bestämmelser om egenkontroll och utredning av avvikelser. Egenkontroll kan innefatta jämförelser via kvalitetsregister och journalgranskning. Folktandvården är anslutet till SkaPa 6, men registret används inte systematiskt för jämförelser och analyser. Folktandvården har ingen generell riktlinje för journalgranskning och gemensamma granskningsinsatser genomförs inte regelbundet 7. Folktandvården har under 2016 infört en checklista för odontologisk kvalitetssäkring av nyanställda tandläkare och ett stöd för bedömning av odontologiska kunskaper vid rekrytering. Av granskningen framgår att vissa kliniker väljer att regelbundet journalgranska samtliga behandlare medan andra klinker endast granskar nyanställda tandläkare eller vid misstanke om kvalitetsbrister. Det finns ingen central uppföljning av hur klinikerna arbetar med journalgranskning. Bolaget har ingen fastställd riktlinje för avvikelsehantering, men det finns en beskrivning av processen för handläggning av avvikelser. Av processbeskrivningen framgår vilket ansvar klinikcheferna respektive den patientsäkerhetsgrupp som finns inom ToU, har. Patientsäkerhetsgruppen går varje månad igenom alla rapporterade avvikelser från samtliga kliniker i syfte att identifiera återkommande avvikelser och i händelse av allvarliga avvikelser genomför gruppen händelseanalyser. Patientsäkerhetsgruppen återkopplar till kliniken som registrerat avvikelsen vid allvarliga avvikelser. Patientsäkerhetsgruppen kan uppdatera riktlinjer baserat på vad som framkommit i genomgången av avvikelserna. Enligt processbeskrivningen är klinikcheferna ansvariga för registrering, åtgärd och återkoppling av avvikelser, men klinikchefens eventuella ansvar för att göra övergripande analyser på kliniknivå och återföra resultatet från dessa till medarbetarna finns inte beskrivet. Av granskningen framkommer att de intervjuade klinikerna diskuterar avvikelser på arbetsplatsträffar. Hur klinikerna arbetar med avvikelser följs inte upp vid förbättringsdagarna eller i kvalitetsoch miljöboksluten och det finns ingen aktivitet kopplat till avvikelser i klinikchefernas årsplan. ToU initierar och genomför projekt för ökad kvalitet. Under 2016 har bolaget infört journalmallar i syfte att säkerställa enhetlighet i journalanteckningarna. ToU identifierar vanligen förbättringsområden via rapporterade avvikelser men även genom att 6 Svenskt kvalitetsregister för karies och parodontit 7 En gemensam journalgranskningsinsats gjordes 2011 och följdes upp I samband med införandet av journalmallar under 2016 har klinikcheferna granskat följsamheten till mallarna och rapporterat resultatet till ToU. 11

16 specialisttandläkarna genom remissflödet uppmärksammar behov av nya riktlinjer eller utbildning eller via kommunikation med IVO. Enligt föreskrifterna ska verksamheten ta emot och utreda klagomål. Folktandvården har fastställd riktlinje och processbeskrivning för hur klagomål ska sammanställas och hanteras. Klagomålshanteringen följs upp i kvalitets- och miljöbokslutet. Bedömning Revisionen bedömer att Folktandvården bedriver ett aktivt utvecklings- och kvalitetsarbete på central nivå men att det finns förbättringsmöjligheter beträffande styrningen av klinikernas kvalitetsarbete. Revisionen bedömer att styrningen kan förbättras genom att i ledningssystemet förtydliga vilket ansvar klinikcheferna har för kontroll och uppföljning av tandvårdens kvalitet. Revisionen bedömer att det finns fungerande rutiner på central nivå för att analysera avvikelser och identifiera övergripande mönster men att det saknas en tydlig beskrivning av klinikchefernas ansvar för analyser och återföring av erfarenheter till medarbetarna på kliniknivå. Rekommendationer: Ledningen bör inom ramen för ledningssystemet förtydliga klinikchefernas ansvar för kontroll och uppföljning av tandvårdens kvalitet. Ledningen bör säkerställa att en riktlinje avseende avvikelsehantering finns och att det i denna framgår vilket ansvar klinikchefernas har för analys av avvikelser samt återföring av kunskap till medarbetarna. 3.4 Granskningar utan väsentliga iakttagelser Granskning av riskanalys och intern kontrollplan I huvudsak har bolaget, enligt revisionens bedömning, en fungerande process för att ta fram riskanalys och internkontrollplan. Revisionen bedömer att styrelsen i allt väsentligt har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Det finns dock förbättringsmöjligheter vad gäller utarbetande av åtgärdsplan och uppföljning av åtgärder. Auktoriserad revisorns granskning Auktoriserad revisor har granskat ledningsnära kostnader och representation, registerbaserad löneanalys, registerbaserad analys av huvudboken och oegentligheter. Inga väsentliga avvikelser har noterats inom dessa områden. 3.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 12

17 3.6 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att styrelsen i huvudsak har skapat förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll. Styrelsens rapportering bedöms ge en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet. I årets granskning har framkommit att det finns förbättringsmöjligheter beträffande uppföljning av uppförandekoden vid upphandling och förtydliganden av klinikernas ansvar för det systematiska kvalitetsarbetet. Resultatet av dessa granskningar bedöms inte vara av sådan karaktär att de påverkar den slutliga bedömningen av styrelsens interna styrning och kontroll. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Årsredovisningen Den auktoriserade revisorn har granskat samtliga delar av bolagets årsredovisning för att säkerställa att det är upprättad i enlighet med och följer årsredovisningslagen och K3-regelverket. Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 4.3 Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 13

18 Bilaga 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Folktandvården Stockholms län AB, Årsrapport 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar Inköp 2011 Delår ID: 286 Bolaget rekommenderas att överväga att implementera ett elektroniskt inköpssystem. Detta i syfte att säkerställa att inköp inte sker utan underliggande ramavtal. Tandvård för utsatta grupper X Bolaget planerar att implementera ett elektroniskt inköpssystem som en modul under Raindance, men har ännu inte gjort detta (Projekt 13/2013) ID: 291 Folktandvården bör skapa former för att tydligare följa upp omhändertagandet av barnen med sämst tandhälsa, inklusive uppföljning av ersättningsnivåernas effekt vad gäller att nå dessa barn. Transparensredovisning X Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 801 Styrelsen bör säkerställa att Folktandvården på ett sammanhållet sätt redovisar att bolaget uppfyller syftet med den gemensamma redovisningsmodellen och därmed kraven på konkurrensneutralitet. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017.

19 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2016 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnd/styrelse ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1

20 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. 2

21 Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: Org.nr: