ÅRSRAPPORT S:t Eriks Ögonsjukhus AB

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2014 N S:t Eriks Ögonsjukhus AB

2 Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Landstingsrevisorerna omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna@rev.sll.se.

3 Revisorsgrupp II Diarienummer: RK Styrelsen för S:t Eriks Ögonsjukhus AB Årsrapport 2014 S:t Eriks Ögonsjukhus AB Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade överlämna rapporten till styrelsen för S:t Eriks Ögonsjukhus AB för kännedom och med möjlighet till yttrande senast Paragrafen justerades omedelbart. Göran Hammarsjö Ordförande Agneta Fohlström sekreterare Landstingsrevisorerna Box Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: E-post: landstingsrevisorerna@rev.sll.se Säte: Stockholm Org.nr:

4 RK Revisionskontoret Sammanfattande bedömning S:t Eriks Ögonsjukhus AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2014: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Tillfredsställande X Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Intern styrning och kontroll Tillräcklig X Inte helt tillräcklig Otillräcklig Räkenskaper Rättvisande X Inte rättvisande Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 14 mnkr, vilket är 13 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Den positiva avvikelsen i förhållande till resultatkravet motsvarar ca tre procent av omsättningen. Det ekonomiska resultatet bedöms som tillfredsställande. Fullmäktiges övergripande mål om en förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälsooch sjukvården har delvis uppnåtts. Inom områdena personal och miljö har fullmäktiges mål i huvudsak uppnåtts. Det verksamhetsmässiga resultatet bedöms som tillfredsställande. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Intern styrning och kontroll Styrelsen har i budget fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Styrelsens rapportering bedöms ge en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet. Styrelsen bedöms ha ett ändamålsenligt och aktuellt system för intern styrning och kontroll. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Räkenskaper Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Den auktoriserade revisorn bedömer dock att ledningen bör se över den skattemässiga hanteringen avseende avskrivningarna och övriga justeringsposter inför deklarationen. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 1

5 INNEHÅLL 1 ÅRETS GRANSKNING EKONOMISKT OCH VERKSAMHETSMÄSSIGT RESULTAT Ekonomiskt resultat Verksamhetsmässigt resultat Tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Produktion/konsumtion Personal Miljö Revisionens bedömning INTERN STYRNING OCH KONTROLL Granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning Uppföljning av intern kontrollplan Sjukhusets arbete kring kränkande särbehandling Ledningsnära kostnader och representation Upphandling Framtidens Hälso- och Sjukvård (FHS) Övrigt Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Revisionens bedömning RÄKENSKAPER Årsredovisningen Skatt Övriga granskningar Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Auktoriserade revisorns bedömning... 9 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier

6 1 Årets granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för bolagsrevision och samordnad revision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Erik Skoog vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Johan Rasmusson vid Deloitte. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Styrelsen ansvarar enligt de specifika ägardirektiven för högspecialiserad och specialiserad akut och planerad ögonsjukvård. Samverkan ska ske med övriga ögonsjukvården inklusive landstingsfinansierad privat vård och Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO). Sjukhuset ska i samråd med ägaren och Karolinska Institutet (KI) utvecklas till ett nationellt och internationellt konkurrenskraftigt centrum inom forskning och sjukvård. I egenskap av universitetssjukvårdsenhet ska sjukhuset bedriva undervisning och klinisk forskning relaterad till sjukvårdsuppdraget. 1

7 2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2014 Bokslut 2014 Bokslut 2013 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Resultat före bokslutsdisposition och skatt Erhållna koncernbidrag Lämnade koncernbidrag Justerat resultat Erhållna koncernbidrag (skatt) Lämnade koncernbidrag (skatt) Resultat efter bokslutsdisposition och skatt Balansomslutning (mnkr) Årsarbetare (antal) Justerat resultat på 14 mnkr visar bolagets resultat rensat från poster av engångskaraktär (för att göra utfallet jämförbart med 2013 och budget 2014) som uppgår till 21 mnkr och består av ökad pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i oktober 2014 beslutat om en sänkning av diskonteringsräntan. Detta innebär en ökning av pensionsskulden för landstingets bolag. Landstingsledningen har beslutat att bolag inom LISAB-koncernen ska erhålla ett kapitaltillskott i form av koncernbidrag med motsvarande belopp. Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget ett koncernbidrag på 10 mnkr. Nettot av erhållna och lämnade koncernbidrag uppgår till 11 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till 4 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet, som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav. Årets resultat uppgår till 14 mnkr, vilket är 13 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Avvikelsen i förhållande till resultatkravet motsvarar ca tre procent av omsättningen. Resultatet är 11 mnkr högre än 2013 års utfall. Intäkterna uppgår till 508 mnkr, vilket är 19 mnkr (3,9 procent) högre än budgeterat. Intäkterna för sålda primärtjänster överstiger budgeten med ca 40 mnkr, varav läkemedelsbehandling utgör ca 18 mnkr. Jämfört med 2013 har intäkterna ökat med 36 mnkr (7,6 procent). Verksamhetens kostnader exkl. avskrivningar och finansiella poster uppgår till 483 mnkr, vilket är 9 mnkr (ca 1,9 procent) högre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 8 mnkr hänförbart till kostnader för läkemedelsbehandling och operationsmaterial. Verksamhetens kostnader är 35 mnkr (7,8 procent) högre än 2013 års utfall, vilket i huvudsak beror på ökad läkemedelsbehandling och operationsmaterial samt lönekostnader. 2

8 Med anledning av att sjukhusets ekonomiska resultat är högre än fullmäktiges resultatkrav, har sjukhuset reserverat 3,1mnkr inklusive sociala avgifter för årets prestationsersättning till sjukhusets personal för 2014, vilket påverkar årets ekonomiska resultat. Bolaget har i delårsrapporten för 2014 prognostiserat årets resultat till 1 mnkr. Utfallet blev dock 13 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten, vilket anges bero på att sjukhuset bedömde att besöksminskningen under sommaren skulle få en större påverkan på det ekonomiska resultatet för helåret. Årets investeringar uppgår till 13 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 12 mnkr. Sammanfattningsvis kan revisionen konstatera att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms vara tillfredsställande. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av fullmäktiges, hälso- och sjukvårdsnämndens (HSN) och styrelsens mål och uppdrag Tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Fullmäktiges övergripande mål: Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Fullmäktiges mål Andel patienter som får tid för första besök inom 30 dagar Andel patienter som får tid för behandling inom 90 dagar Förekomsten av vårdrelaterade infektioner Mål 2014 Bokslut 2014 Bokslut % 95 % 97 % 100 % 97 % 98 % 9,5 % 4,8 % 3,7 % HSN:s mål 1 Andel patienter med en vistelsetid på akutmottagning på högst fyra timmar Andel MRSA-odlingar bland riskpatienter Styrelsens egna mål Följsamhet till basala hygien- och klädrutiner Korrekt ifyllda läkemedelsjournaler i öppenvård 87 % 95 % 94 % 90 % 100 % 95 % 100 % 97 % 94 % 75 % 77 % 56 % Av de ovan redovisade sju målen har sjukhuset uppfyllt fyra av målen. Utöver detta har sjukhuset samtliga åtta resultatindikatorer. Nedan kommenteras de mål som inte har uppfyllts. Sjukhuset uppnår varken målen för nybesök eller för operation/behandling inom planerad tid, dvs. planerad vård inom 30 respektive 90 dagar. Vid jämförelse med 2013 har en försämring skett kring dessa mål. Den främsta anledningen är att det har skett ökat remissinflöde under året jämfört med ifjol. Insatser i form av extramottagningar på kvällar och helger har vidtagits för måluppfyllelse. 1 Resultatindikatorer utifrån vårdavtal mellan sjukhuset och HSN. Målnivåerna ska bidra till att uppnå fullmäktiges övergripande mål om förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården. 3

9 När det gäller följsamhet till basala hygien- och klädrutiner uppnår sjukhuset nästintill målet och viss förbättring har skett vid jämförelse med Sammanfattningsvis kan revisionen konstatera att fullmäktiges övergripande mål om en förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården delvis har uppnåtts. Styrelsens verksamhetsmässiga resultat bedöms ändå vara tillfredsställande mot bakgrund av att sjukhuset uppfylller flera av de redovisade målen och att en del av målen är nära att uppnås. Det är dock viktigt att styrelsen fortsätter att arbeta med att vidta åtgärder inom de områden där måluppfyllelse inte sker. Detta för att uppnå fullmäktiges övergripande mål Produktion/konsumtion Sjukhuset har under 2014 sammanlagt i somatisk specialistvård producerat 4,7 procent mindre än vårdavtalets målvolym, uttryckt i DRG-poäng. Det lägre utfallet av poäng hänförs främst till bristen på ögonläkare, vilket genererar lägre produktion. Totalt producerade sjukhuset ca öppenvårdsbesök, vilket är 0,9 procent färre än föregående år och 3 procent mindre än budget. I slutenvård producerade sjukhuset ca slutenvårdstillfällen, vilket är 4,2 procent mindre än föregående år och 4,9 procent mer än budget. Sammantaget producerade sjukhuset mindre vård än 2013, då all öppenvårds- och slutenvårdsproduktion inkluderades. Den minskade produktionen beror framför allt på att sjukhuset har haft svårt att behålla högspecialiserad personal när vårdval har införts inom ögonsjukvården. Produktiviteten mätt i justerad totalkostnad, fasta priser 2013, har ökat med 4,3 procent. Den förbättrade produktiviteten förklaras framför allt av att sjukhuset kan utföra fler injektionsbehandlingar inom en given tid än tidigare Personal Fullmäktiges övergripande mål: Attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Mål 2014 Bokslut 2014 Bokslut 2013 Stolta medarbetare Medarbetarindex Chef- och ledarskap Ledningsindex Ovanstående två index är hämtade från medarbetarenkäten som genomförs årligen på alla förvaltningar och bolag i SLL. Index kan ha ett värde från 0-100, där så högt värde som möjligt eftersträvas. Medarbetarindex mäter den sammanvägda graden av nöjdhet med arbetsmiljön bland de anställda. Ledningsindex mäter den sammanvägda graden av förtroende för ledningen hos de anställda. Den aktuella enkäten genomfördes hösten Resultaten utifrån medarbetar- och ledningsindex visar att sjukhuset uppnår målen. När det gäller fullmäktiges mål om systematisk kompetensplanering (KOLL), införde inte sjukhuset landstingets modell för detta. Införandet av kompetensförsörjningsverktyget ProCompetence kommer dock att påbörjas under 2015 inom verksamhetsområdet medicinsk administration. För att säkra kompetens och tillgång på yrkesgrupper, som det är svårt att rekrytera, arbetar sjukhuset bl.a. med att dels köpa utbildningsplatser på uppdragsutbildningar till ögonsjuksköterskor och ortoptister, dels fortsätta rekrytera ST-läkare. Under 2014 har sjukhuset hyrt in personal på enheter med hög personalomsättning även om inhyrning i övrigt används i begränsad utsträckning. 4

10 Sjukfrånvaron har ökat med 0,9 dagar per anställd vid jämförelse med 2013, vilket innebär en ökning från 14 till 14,9 dagar. Den högsta sjukfrånvaron finns bland sjuksköterskorna och undersköterskorna Miljö Fullmäktiges övergripande mål: Hållbar tillväxt Mål Bokslut 2014 Bokslut Effektivt miljöarbete Energianvändningen i verksamhetslokaler: < energianvändning per kvadratmeter (kwh/m2) Andel ekologiska livsmedel > Klimatpåverkan från medicinska 2,5 0 2,5 gaser: kg CO2-ekvivalenter per invånare Av tabellen framgår att sjukhuset uppfyller samtliga mål kring effektivt miljöarbete. 2.3 Revisionens bedömning Sjukhuset har uppnått fullmäktiges resultatkrav. Det ekonomiska resultatet bedöms som tillfredsställande. Fullmäktiges övergripande mål om en förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården har delvis uppnåtts. Inom områdena personal och miljö har fullmäktiges mål i huvudsak uppnåtts. Vidare kan revisionen konstatera att produktiviteten har ökat. Sjukhuset har emellertid producerat mindre än budgeterad volym/målvolym enligt vårdavtalet med HSF. Styrelsens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande då sjukhuset uppfyller merparten av de redovisade målen och uppnår samtliga åtta resultatindikatorer. Revisionen instämmer i styrelsens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i förvaltningsberättelsen. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet därmed, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Bedömningen omfattar även om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt så att fullmäktiges mål uppfylls samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av den interna styrningen och kontrollen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. 3.1 Granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning Sjukhuset har i budgeten och verksamhetsplanen Mål och fokus 2014 i huvudsak brutit ner de av fullmäktiges mål som berör verksamheten till egna uppföljningsbara strategier, mål och in- 2 Denna siffra gäller för kaffe och frukt. För te var andelen ekologiskt 62 procent. 3 Denna siffra gäller för kaffe och frukt. Uppgift saknas när det gäller te. 5

11 dikatorer. Sjukhusens mål bedöms vara kända i organisationen. Målen bedöms vara i linje med fullmäktiges mål. Revisionen bedömer att sjukhuset har rutiner för hur och när styrelsens mål och uppdrag ska följas upp. Det finns system för att kontinuerligt och systematiskt följa upp ekonomi, tillgänglighet, produktion och kvalitet, analysera väsentliga avvikelser, vilket ger förutsättningar att vid behov vidta åtgärder. Sjukhusets rapportering bedöms ge en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, tillgänglighet, produktion och kvalitet. Sjukhuset bedöms i huvudsak ha fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Ingen systematisk uppföljning genomförs dock av arbetsordning för styrelsen, instruktion för VD och beslutsordningen. 3.2 Uppföljning av intern kontrollplan Styrelsen har i februari 2014 fastställt en för året aktuell intern kontrollplan upprättad utifrån dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Sjukhusets internkontrollplan följer i huvudsak landstingsfullmäktiges policy och reglemente om intern kontroll (LS ). Uppföljning har genomförts löpande och har redovisats till styrelsen vid två tillfällen. Beträffande revisionens rekommendation om att sjukhuset behöver säkerställa att det finns ett system för arbetet med intern styrning och kontroll samt att systemet utvärderas regelbundet, pågår arbete kring detta. Sjukhuset har utvecklat system med dokumenterade processer och riktlinjer/rutiner och skapat en fungerande process kring kopplingen mellan intern kontrollplan och verksamhetsplanen. Ett arbete ska påbörjas för att etablera en struktur och process för systematisk utvärdering av sjukhusets interna styrning och kontroll. I samband med sjukhusets arbete med årsbokslutet inlämnades en uppföljningsrapport kring sjukhusets intern kontrollplan. Inga väsentliga och omfattande avvikelser kan noteras. 3.3 Sjukhusets arbete kring kränkande särbehandling 4 Revisionen granskade sjukhusets arbete kring kränkande särbehandling som sker internt på sjukhuset. Syftet med granskningen var att granska hur sjukhuset arbetar för att förhindra att kränkande särbehandling sker och om sjukhusets åtgärder är tillräckliga. Intervjuer har skett med personaldirektör och personalhandläggare på personalavdelningen, huvudskyddsombudet och två verksamhetschefer inom verksamhetsområden som har haft högre värden relativt andra verksamheter på sjukhuset. I medarbetarenkäten som skickas ut årligen till samtliga anställda på SLL, finns bl.a. en fråga om anställda har upplevt kränkande särbehandling. Sjukhuset ligger högre än snittet i landstinget och rapporteringen av kränkande särbehandling är koncentrerade till vissa verksamhetsområden inom sjukhuset. Andel kränkande särbehandling som har uppgetts i medarbetarenkäten i procent på sjukhuset och SLL S:t Eriks Ögonsjukhus 10,1 9,6 7,8 SLL 7,3 7,0 6,9 4 Landstingsrevisorerna använder begreppet i enlighet med Arbetsmiljöverkets definition. Se AFS 1993:17. Kränkande särbehandling i arbetslivet. Med kränkande särbehandling avses återkommande klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda arbetstagare på ett kränkande sätt och kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap (1, AFS 1993:17). 6

12 Sjukhuset har vidtagit ett antal åtgärder med anledning av enkätresultaten. Tre större utredningar har genomförts från centralt håll 2013 i syfte att få en uppfattning om varför kränkande särbehandling förekommer. Företrädare från personalavdelningen har deltagit på arbetsplatsträffar (APT) i verksamheterna och redovisat resultaten ur medarbetarenkäten och har då bl.a. tagit upp utfall kring kränkande särbehandling. Sjukhusledningen har också haft som krav på respektive verksamhetsområde att upprätta handlingsplaner utifrån resultaten ur medarbetarundersökningen 2013 och Vid begäran av handlingsplaner från de två intervjuande verksamhetsområden har dock revisionen inte kunnat erhålla sådana. På verksamhetsnivå uppfattar revisionskontoret ändå att verksamheterna arbetar med frågan. Verksamhetscheferna har diskussioner på APT kring resultaten ur medarbetarenkäten och tar då bl.a. upp utfall kring kränkande särbehandling. De intervjuande verksamhetscheferna uppger också att de tar upp kränkande särbehandling i medarbetarsamtalen. Även mångfaldsspelet (en form av kortspel med frågor om mångfald) nyttjas på verksamheternas APT. När det gäller det förebyggande arbetet har personalavdelningen på verksamheternas APT tagit upp sjukhusets värderingar, jämställdhets- och mångfaldsarbete, hot och våld men även diskuterat allmänt om attityder och bemötande gentemot varandra. Utifrån resultaten ur medarbetarenkäten 2014 har sjukhuset utarbetat en övergripande handlingsplan för I planen framgår bl.a. att alla enheter ska arbeta med bemötande och/eller utveckla sin feedbackkultur och att årets medarbetarsamtal ska innehålla dialog kring utsatthetsfrågorna. Revisonen uppfattar att tillräcklig information om kränkande särbehandling finns på intranätet och att all personal på sjukhuset kan ta del av informationen. Sjukhuset har riktlinjer kring kränkande särbehandling, vilket antogs av sjukhusledningen i oktober Sjukhuset har också infört nya rutiner kring kränkande särbehandling, bl.a. har en anmälningsrutin vid upplevd utsatthet införts vid årsskiftet 2013/2014. Endast en anmälan har dock inkommit via anmälningsrutinen. Revisionen bedömer att sjukhuset i huvudsak har tillfredsställande riktlinjer och rutiner i arbetet mot kränkande särbehandling och att sjukhuset har vidtagit ett antal åtgärder med anledning av enkätresultaten. Revisionen bedömer att sjukhuset arbetar förebyggande kring denna fråga. Utvecklingen i medarbetarenkäten går också i rätt riktning för sjukhuset när det gäller kränkande särbehandling. Revisionen uppfattar dock att ledningen inte fullt ut har kunskap om vilka insatser mot kränkande särbehandling som genomförs ute i verksamheterna, vilket bekräftas i intervjuerna. Revisionen har heller inte erhållit skriftligt material, där det framgår hur verksamheterna har arbetat med frågan. För att kunna få mer kunskap om varför sjukhuset har relativt höga värden kring kränkande särbehandling, bör ledningen därför arbeta mer systematiskt med uppföljning av verksamhetsområdenas arbete kring kränkande särbehandling. 3.4 Ledningsnära kostnader och representation Auktoriserad revisor har granskat ledningsnära kostnader och representation genom stickprovsgranskning. I granskningen har det kontrollerats att riktlinjerna följs på ett tillfredställande sätt, att kostnaderna är attesterade av korrekt person och att de bedöms vara hänförliga till verksamheten. Riktlinjer för representation beslutas av styrelsen och bedömningen är att representation förekommer i liten utsträckning. Granskningen har inte visat några väsentliga iakttagelser. 7

13 3.5 Upphandling Auktoriserad revisor har gjort en översiktlig granskning om det finns en risk för skadestånd som påverkar redovisningen och om gällande rutin följs. Inköp har stickprovsgranskats i syfte att säkerställa att de har skett i enlighet med processen. Sjukhuset blev kontaktat av Konkurrensverket i april 2014 med avseende på inköp av anestesiutrustning för ca 2,4 mnkr som har ägt rum i mars Konkurrensverket erhöll ett anonymt tips om att direktupphandling och tilldelning av kontrakt har skett utan föregående annonsering och därmed inte skulle ha varit förenlig med lagen om offentlig upphandling (LOU). Sjukhuset svarade Konkurrensverket i ett yttrande i april. I yttrandet motiverar sjukhuset sin hantering. Konkurrensverket har ännu inte återkopplat till sjukhuset efter det att yttrandet inkom till myndigheten. Den auktoriserade revisorn bedömer att ett eventuellt skadeståndsbelopp inte skulle få någon väsentlig effekt på den finansiella rapporteringen. Frågan kommer dock att följas ytterligare. 3.6 Framtidens Hälso- och Sjukvård (FHS) På sjukhuset pågår ett aktivt förberedelse- och omställningsarbete när det gäller planeringen av Framtidens Hälso- och Sjukvård (FHS). Den 10 juni 2014 beslutade fullmäktige att sjukhuset ska flytta till externt förhyrda lokaler i Hagastaden nära Nya Karolinska Solna. Sjukhuset har idag s.k. satellitmottagningar på Danderyds Sjukhus och Karolinska Universitetssjukhuset i Huddinge, där anställda är verksamma. För sjukhusets del pågår förberedelsearbete tillsammans med Locum kring ovan nämnda satellitmottagningar i väntan på en lokalisering av ett nytt ögonsjukhus i Hagastaden. När det gäller situationen på Karolinska i Huddinge kommer den allmänna mottagningen lokaliseras i sjukhusets fastighet på Kungsholmen i februari Övrigt Den auktoriserade revisorn har därutöver genomfört granskningar inom följande områden; ekonomistyrning och IT-system. Inga väsentliga avvikelser har noterats inom dessa områden. 3.8 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapport har det framförts två rekommendationer kring den interna styrningen och kontrollen. Både rekommendationen kring IT registrering i TakeCare och rekommendationen kring ISK system med dokumenterade processer och riktlinjer/rutiner för arbetet med intern styrning och kontroll samt att systemet utvärderas regelbundet kvarstår. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 3.9 Revisionens bedömning Granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning, intern kontrollplan, kränkande särbehandling samt den auktoriserade revisorns granskning av upphandling, ledningsnära kostnader och representation och IT-system visar att sjukhuset i allt väsentligt har en tillräcklig intern kontroll inom dessa områden. Styrelsen har i budget fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. Styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar i huvudsak åtgärder vid behov. Styrelsens rapportering bedöms ge en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet. Styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Sjukhuset genomför dock ingen strukturerad och systematisk utvärdering av 8

14 hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar. Bedömningsmålen bedöms i huvudsak vara uppfyllda. När det gäller granskningen av sjukhusets arbete med att förhindra kränkande särbehandling, framkom att ledningen vidtagit en rad åtgärder. Revisionen uppfattar dock att ledningen inte fullt ut har kunskap om vilka insatser mot kränkande särbehandling som genomförs ute i verksamheterna. För att kunna få mer kunskap om varför sjukhuset har relativt höga värden kring kränkande särbehandling, bör ledningen därför arbeta mer systematiskt med uppföljning av verksamhetsområdenas arbete kring kränkande särbehandling. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens och verkställande direktörens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Årsredovisningen Auktoriserad revisor har granskat samtliga delar av sjukhusets årsredovisning för att säkerställa att den är enligt årsredovisningslagen. Sjukhusets tillämpning av och anpassning till redovisningsregelverket K3, som gäller för onoterade bolag från 2014, bedöms som tillfredställande. Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Skatt Auktoriserad revisor har granskat skatteberäkningen översiktligt. I samband med granskningen noterades att sjukhuset inte återlägger avskrivningar som avser förbättringsutgift på annans fastighet trots att det normalt föreligger skillnader mellan den skattemässigt tillåtna avskrivningen och den redovisningsmässiga avskrivningen. Rekommendationer: Ledningen bör kvalitetssäkra skatteberäkningen inför deklarationen 4.3 Övriga granskningar Auktoriserad revisor har genomfört granskningar inom materiella anläggningstillgångar, intäkter, personalkostnader, pensioner, upplupna personalkostnader och koncernmellanhavanden. Granskningen har inte visat några väsentliga iakttagelser. 4.4 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Inga tidigare lämnade rekommendationer finns inom sjukhusets räkenskaper (se bilaga 1). 4.5 Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 9

15 Rekommendation riktas dock till ledningen att ledningen bör justera hanteringen av skattemässiga avskrivningar. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 10

16 Bilaga 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år samt år 2014 för S:t Eriks Ögonsjukhus AB Nr Granskningsår (Löpande) AR (Årsrapp) L Rekommendation Åtgärdat Kommentar IT registrering i TakeCare Ledningen för sjukhuset bör förbättra rutiner för att minska felen i den manuella registreringen i TakeCare så att rätt ankomstdatum för inkommande remisser läggs in i systemet samt att kallelser till besök skickas ut i tid. ISK S:t Eriks Ögonsjukhus behöver säkerställa att det finns ett system för arbetet med intern styrning och kontroll samt att systemet utvärderas regelbundet. Ja Delvis X X Nej Sjukhuset efterfrågar mer systemstöd för att minska handhavandeproblem i likhet med tidigare år. Sedan delårsbokslutet har ledningen lagt mer fokus på att informera handläggarna avseende detta. Till följd av den volym som hanteras, är det dock svårt att komma helt tillrätta med problemet. Sjukhuset har utvecklat system med dokumenterade processer och riktlinjer/rutiner och skapat en fungerande process kring kopplingen mellan intern kontrollplan och verksamhetsplanen (Årsrapp) AR Skatt Ledningen bör kvalitetssäkra skatteberäkningen inför deklarationen. Ett arbete ska påbörjas för att etablera en struktur och process för systematisk utvärdering av sjukhusets interna styrning och kontroll. Löpande = Rapport över löpande granskning Årsrapp = Årsrapport Proj. nr = Projektrapport L = Landstingsrevisorerna ansvarar för uppföljningen av rekommendationen AR = Auktoriserad revisor ansvarar för uppföljningen av rekommendationen

17 Bilaga 2 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2014 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll som är tydligt och funktionellt. Det finns ett strukturerat arbetssätt med definierade processer och rutiner för att styra ekonomi och verksamhet. Verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt i syfte att uppfylla fullmäktiges mål och efterleva lagar, föreskrifter m.m. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 2. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 3. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet. 4. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 5. Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för intern styrning och kontroll. 6. Nämnden/styrelsen genomför årligen, i enlighet med Ägarpolicyn, en systematisk utvärdering av hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större brister. 1

18 Bilaga 2 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister som måste åtgärdas snarast. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Brister/förbättringsmöjligheter kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller väsentliga brister i förhållande till bedömningsmålen. 2