Arbetsförmedlingens Återrapportering 2012

Transkript

1 Arbetsförmedlingens Återrapportering Systemstöd tertial Avser perioden

2 Sida: 2 av 21

3 Sida: 3 av 21 Dnr: AF-2011/ Datum: Återrapportering enligt regleringsbrevet för I regleringsbrevet för 2011 anges att: Arbetsförmedlingen ska senast den 30 juni 2013 ha utvecklat och implementerat ett nytt ärendehanteringssystem. I regleringsbrevet för 2012 anges att Arbetsförmedlingen ska redovisa hur utvecklingen och genomförandet av de olika delarna i det nya systemstödet fortlöper i förhållande till tidsplan, vilka åtgärder Arbetsförmedlingen vidtar för att motverka eventuella risker för förseningar och eventuella behov av åtgärder från regeringens sida. Arbetsförmedlingens ska också redovisa hur många som återstår att certifieras för att arbeta i AIS. Redovisningen ska omfatta hur systemstödet säkrar aviserade reformer i arbetslöshetsförsäkringen. Återrapportering lämnas månaden efter varje avslutat tertial. Detta är därmed den tredje och sista av tre återrapporter. Återrapport för tertial 1 lämnades 30 maj Återrapport för tertial 2 lämnades 30 september Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Angeles Bermudez- Svankvist. Ärendet har föredragits av Jan-Olof Dahlgren. I den slutliga handläggningen har chefen för ledningsstaben Christina Storm Wiklander deltagit. Angeles Bermudez-Svankvist Jan-Olof Dahlgren

4 Sida: 4 av 21

5 Sida: 5 av 21 Innehållsförteckning Sammanfattning... 7 Arbetsförmedlingens systemstöd... 8 Inledning... 8 Återkoppling till tidigare rapporter... 9 Risker i samband med förkortad tidsplan... 9 Begränsningar i förordningen Af-PuF... 9 Samråd med Datainspektionen Utveckling och genomförande Förändringsmål Tidsplan Risker och åtgärder Utbildning och implementering Behov av åtgärder från regeringen... 18

6 Sida: 6 av 21

7 Sida: 7 av 21 Sammanfattning Detta är den tredje av tre tertialrapporter som lämnas enligt Arbetsförmedlingens Regleringsbrev för Rapporten beskriver utvecklingen av Arbetsförmedlingens systemstöd. Återrapport för tertial 1 lämnades 30 maj Återrapport för tertial 2 lämnades 30 september Uppdraget beskrivs närmare i tertialrapport I denna rapport beskrivs främst förändringar jämfört med föregående rapporter. I första tertialrapporten beskrevs risker i samband med förkortad tidsplan tillsammans med åtgärder för att reducera dessa. En risk som delvis kvarstår beror på försenad leverans av anpassade metod- och IT-stöd. Kvarstående begränsningar i förordningen Af-Puf gör att fritextfält i aktivitetsrapporter inte kan behandlas elektroniskt. Det leder till rerurskrävande manuell behandling och att information till arbetslöshetskassorna tar längre tid. Den förväntade effektivitetsförbättringen blir betydligt mindre. Inom ramen för samråd med Datainspektionen (DI) har nya punkter tillkommit som rör identifiering vid kontakt med språksvaga och hantering av fritextfält. Digital hantering av arbetssökandedossiéer, diarieförda ärenden, styrande dokument och handläggarstöd införs som även uppfyller kraven då undantag för äldre systemstöd upphör den 1 januari Det finns fortsatt behov av utveckling om en förändring i registerförordningen genomförs som möjliggör att ytterligare handlingar kan behandlas digitalt. Samtliga risker som anges i föregående rapport har bedöms på nytt. Resultatet redovisas i en särskild tabell. Implementeringen fortgår enligt planering. Enligt senaste rapporteringen har 80 procent av medarbetarna visat förståelse för uppdraget. Myndigheten bedömer att det system som kommer att vara i drift den 1 juli 2013 uppfyller kraven enligt uppdraget från 2011 och nuvarande förordningar. Det har även goda möjligheter att ta hand om konsekvenser av kommande förändringar. I avvaktan på förändrade förordningar arbetar myndigheten med ett antal hypoteser om regelverket. Förändringar som kommer sent eller är annorlunda än förväntade kan göra att de införs i systemet senare än den 1 juli 2013.

8 Sida: 8 av 21 Arbetsförmedlingens systemstöd Inledning Detta är den tredje av totalt tre tertialrapporter som lämnas enligt Arbetsförmedlingens Regleringsbrev för Rapporten beskriver utvecklingen av Arbetsförmedlingens systemstöd. Återrapport för tertial 1 lämnades 30 maj Återrapport för tertial 2 lämnades 30 september Uppdraget att utveckla och implementera ett nytt systemstöd (senast den 30 juni 2013) anges i regleringsbrevet för budgetår I Regleringsbrevet för budgetåret 2012 anges följande: Arbetsförmedlingen ska senast en månad efter slutet av respektive tertial redovisa hur utvecklingen och genomförandet av de olika delarna i det nya systemstödet fortlöper i förhållande till tidsplan, vilka åtgärder Arbetsförmedlingen vidtar för att motverka eventuella risker för förseningar och eventuella behov av åtgärder från regeringens sida. Arbetsförmedlingens ska också redovisa hur många som återstår att certifieras för att arbeta i AIS. Redovisningen ska omfatta hur systemstödet säkrar aviserade reformer i arbetslöshetsförsäkringen.. Rapportens disposition är anpassad till Regleringsbrevet för 2012 samtidigt som det finns en återkoppling till grunduppdraget och den rapportering som gjorts under 2011 samt under De tre tertialrapporter som lämnas enligt Regleringsbrevet för 2012 har samma disposition för att underlätta jämförelser. I denna sista rapport görs även en helhetsbedömning av hur myndigheten har genomfört uppdraget från 2011.

9 Sida: 9 av 21 Återkoppling till tidigare rapporter I denna rapport anges förändringar i förhållande till tertialrapport och tertialrapport 2 vilka fortsättningsvis förkortas TR och TR Risker i samband med förkortad tidsplan I TR beskrevs tre risker i samband med förkortad tidsplan tillsammans med åtgärder för att reducera dessa. I TR 2 följdes riskerna upp. I denna rapport anges aktuell status. Risk 1 Ej tillämpbart enhetligt, centralt system för behörighetsstyrning I TR 2 redovisades hur risken hade reducerats och att arbetet med att ansluta de befintliga systemstöden förväntas pågå till och med juni Anslutningen av de arbetsmarknadspolitiska databaserna har nu påbörjats och konceptet verifieras i produktion på tre kontor under januari Risk 2 Ej tillfredsställande tillämpning på grund av låg kvalitet i implementering I TR 2 angav vi att risken kvarstod och att vidtagna åtgärder inte hade lett till någon reducering av risken. Under hösten 2012 etablerades organisation och arbetssätt för att möjliggöra en strukturerad implementering av förändringarna under Risken har i och med detta reducerats. Det faktum att anpassade metod- och IT-stöd inte levereras förrän i juni 2013 gör dock att risken kvarstår och inte kommer att kunna reduceras ytterligare. Risk 3 Kapacitetsbrist interna resurser I TR 2 angav vi att risken hade reducerats. Genom utveckling av nya systemstöd är behovet av att anpassa befintligt systemstöd minskat. Detta leder till en reducerad belastning av interna nyckelresurser. Begränsningar i förordningen Af-PuF Arbetsförmedlingen har den 19 april 2012 lämnat förslag på ändringar i förordningen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Frågan beskrivs i TR Utebliven ändring gör att fritextfält i aktivitetsrapporterna inte kan behandlas elektoniskt. Det leder till ökad rerurskrävande manuell behandling och att information till arbetslöshetskassorna tar längre tid. Den förväntade effektivitetsförbättringen blir även betydligt mindre.

10 Sida: 10 av 21 Samråd med Datainspektionen Enligt Regleringsbrev för 2011 avseende Arbetsförmedlingen skall Arbetsförmedlingen i systemutvecklingen inhämta synpunkter från Datainspektionen (DI). Nedan redovisas centrala punkter för dialog under tredje tertialet 2012: Arbetsförmedlingens system för behörighetsstyrning Intresseavvägning - att finna en balans mellan ett behov av att behandla personuppgifter och den enskildes anspråk på integritet Arbetsförmedlingens modell för att identifiera kunder på ett säkert sätt Identifiering vid kontakt med språksvaga grupper (ny punkt) Hantering av fritext vid aktivitetsrapportering (ny punkt) Utveckling och genomförande Utvecklings- och förändringsarbetet styrs i Programmet för Effektiv kundintegritet som inkluderar ett tiotal utvecklingsprojekt. Förändringsmål Nedan redovisas aktuell status för de förändringsmål som arbetet syftar till att uppfylla. I en sammanfattande tabell anges status för respektive mål per den 20 januari Behörighetsstyrning baserad på individens behov Under 2012 etablerades en central teknisk plattform för styrning av behörigheter som redovisades i TR I TR 2 redovisades ytterligare utvecklingsbehov som förlänger tiden för aktiviteten till våren Den tekniska komponent som ligger till grund för styrning av behörigheter kopplade till kunders personuppgifter har produktionssatts och är navet i den verifiering av behörighetskonceptet som startade den 16 januari Konceptet bygger på att medarbetare, via systemstödet, tilldelas behörighet till kundens personuppgifter då motiverat behov föreligger. 2. Tekniskt begränsad tillgång till personuppgifter I de arbetsmarknadspolitiska databaserna införs tekniska begränsningar för tillgång till känsliga personuppgifter. I TR 2 rapporterade vi att införandet av tekniska begränsningar var försenade jämfört med ursprunglig plan till följd av att kravställningen har behövt kompletteras. De tekniska begränsningarna produktionssätts vid tre tillfällen (nov 2012, mars 2013, maj 2013). Den första produktionssättningen är genomförd och bidrar till den verifiering av behörighetskonceptet som sker under januari 2013.

11 Sida: 11 av Central åtkomstuppföljning Under 2012 och 2013 etablerar Arbetsförmedlingen den uppföljning av medarbetarnas åtkomst till personuppgifter som redovisades TR Tekniskt verktyg för logganalys är anskaffat och det ansluts nu till den övriga systemmiljön. 4. Digital dokumenthantering ELDA Arbetsförmedlingen inför digital hantering av arbetssökandedossiéer, diarieförda ärenden, styrande dokument och handläggarstöd. Arbetsförmedlingen gör bedömningen att det nya systemstödet kommer att vara i drift och uppfylla kraven även då undantag för äldre systemstöd upphör den 1 januari Det finns fortsatt behov av utveckling om en förändring i registerförordningen genomförs som möjliggör att ytterligare handlingar kan behandlas digitalt. Utan en sådan förändring krävs ett omfattande manuellt arbete med att separera dokument som inte kan hanteras digitalt. Även digitalisering av uppgifter om facklig tillhörighet kräver en lagändring. Systemutvecklingen följer fastställd plan och implementeras i verksamheten under perioden oktober 2012 till februari Säkerställd behandling av personuppgifter Åtgärder som säkerställer personuppgiftsregleringen beskrivs i TR Det finns ett behov av en intern kontaktpunkt vad gäller frågor om behandling av personuppgifter. Arbetsförmedlingen har därför beslutat att utse ett Personuppgiftsombud för de frågor som är aktuella enligt personuppgiftslagen. 6. Förbättrade förutsättningarna för nya reformer Inom ramen för EKI-programmet bedrivs utveckling som förbättrar förutsättningarna för anpassning av systemet till nya reformer (se TR och TR ). Lägesrapport om nya plattformar: Plattformen för logginsamling har etablerats och delvis tagits i drift. Systemstöd för logganalys har anskaffats. Plattformen för behörighetsstyrning har nått version 1.2 men utvecklas vidare till och med maj I TR1 och TR beskrivs att Arbetsförmedlingen utvecklar sin plattform för säker identifiering av kunder i kanalerna telefon, distansservice, webb, och fysiskt möte. Arbetet fortskrider och även om det inte kommer att vara avslutat till halvårsskiften 2013 så bedöms systemstödet vara tillräckligt för att uppfylla de förändringsmål som beskrivs i denna återrapportering.

12 Sida: 12 av Säkrade reformer i arbetslöshetsförsäkringen Ett nytt systemstöd införs enligt plan i maj 2013 för att säkra aviserade reformer i arbetslöshetsförsäkringen. En löpande dialog förs med Arbetsmarknadsdepartementet och Inspektionen för Arbetslöshetsförsäkringen om hur detta kan följas upp från Vi har ett nära samarbete med Arbetslöshetskassornas Samorganisation om digital överföring av underrättelser. Förutsättningarna beskrevs i TR I TR beskrevs även en förstudie som genomförts för att identifiera de områden där förslagen kommer att ha störst påverkan och vilka frågor som behöver lösas. Nedan ges en lägesbeskrivning för dessa: Införandet av aktivitetsrapporter Tre olika former införs: Enkel aktivitetsrapport som arbetssökande kan använda sig av efter inloggning med ID och lösenord. Viss information är ifylld (personuppgifter och uppgifter om aktuell aktivitetsperiod). Den enkla aktivitetsrapporten kan inte sparas utan bara fyllas i och skickas in vid samma tillfälle. Utökad aktivitetsrapport som blir tillgänglig via inloggning med e- legitimation eller motsvarande. Den arbetssökande kan arbeta dynamiskt med rapporten genom att spara tillfälligt och fortsätta vid ett senare tillfälle. Till den utökade aktivitetsrapporten kan Arbetsförmedlingen även föra över platsanvisningar och platsförslag. Rapporten införs hösten 2013 och kommer sedan att vidareutvecklas till en jobbsökarplan med ytterligare funktionalitet som arbetssökande kan använda. För arbetssökande som inte kan fylla i en elektronisk aktivitetsrapport kommer Arbetsförmedlingens handläggare att kunna registrera en aktivitetsrapport baserad på muntlig information från den arbetssökande. För detta krävs att personen kan identifiera sig. Hanteringen av det ökande antalet underrättelser Arbetsförmedlingen tar fram ett nytt systemstöd för hantering av information som ska lämnas till arbetslöshetskassorna enligt det nya regelverket. Det utformas för att Koppla motiveringar och dokumentation till de olika åtgärdsgrunderna skapa systeminitierad information till aktuell arbetslöshetskassa då aktivitetsrapporter inte inkommer i tid möjliggöra digital överföring av information till Arbetslöshetskassorna

13 Sida: 13 av 21 För att underlätta en tydligare ansvarsfördelning mellan Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna kommer elektroniska bilagor att kunna kopplas till den lämnade informationen. Arbetslöshetskassorna får därmed tidigare tillgång till underlag för att utreda ärendet och fatta beslut. Både aktivitetsrapporterna och informationen som lämnas till arbetslöshetskassan kopplas till sökandeblanketten i Arbetsförmedlingens informationssystem (AIS). De omfattas därmed av samma principer för skyddsklassning och behörighetsstyrning som övrig sökandeinformation. Kontrollfunktionen hos kompletterande aktörer I TR angavs ett antal krav som behöver vara uppfyllda i förhållande till kompletterande aktörer. Vår bedömning är att dessa krav uppfylls i det nya systemet. Ett uteblivet besök eller en utebliven kontakt hos Arbetsförmedlingen eller hos en kompletterande aktör medför att Arbetsförmedlingen informerar berörd arbetslöshetskassa. Den kompletterande aktören ska omedelbart informera Arbetsförmedlingen vid uteblivet besök eller kontakt.

14 Sida: 14 av 21 Sammanfattande tabell förändringsmål 1-7 # Förändringsmål Status 1 Behörighetsstyrning baserad på individens behov 2 Tekniskt begränsad tillgång till personuppgifter 3 Central åtkomstuppföljning 4 Digital dokumenthantering ELDA 5 Säkerställd behandling av personuppgifter 6 Förbättrade förutsättningarna för nya reformer 7 Säkrade reformer i arbetslöshetsförsäkringen Enligt plan Avvikelse Allvarlig avvikelse

15 Sida: 15 av 21 Tidsplan Arbetet redovisas som tidigare i form av ett antal förändringsmål. De förändringar som har skett sedan TR redovisas under ovanstående kapitel Förändringsmål. Den sista aktiviteten är förlängd till tredje kvartalet 2013,

16 Sida: 16 av 21 Risker och åtgärder I tabellen anges förändringsmålen i förhållande till risk samt vilka åtgärder som vidtas för att reducera riskerna. Riskerna beskrivs primärt i förhållande till hur de påverkar den tidsplan som redovisats i TR en och därmed vilka åtgärder som vidtas för att motverka risker för förseningar. Risk Risk för att reformer i arbetslöshetsförsäkringen kräver frekvent användning av fritextfält, vilket leder till stort behov av manuell granskning och ger lägre effektivisering. Risk för felaktig tillämpning i verksamheten på grund av kort implementeringstid i förhållande till slutdatum juni Risk för att Arbetsförmedlingen inte uppfyller kraven för att få ta de aviserade förordningsförändringarna i anspråk till följd av att IT-stödet för Säker identifiering inte finns på plats till juni Risk för hinder i myndighetsutövningen till följd av oförutsedda effekter av begränsad tillgång till kunders personuppgifter. Risk för att standardiseringen av plattformarna påverkas negativt av förändringar i de arbetsmarknadspolitiska databaserna. Åtgärd I möjligast mån minimera användandet av fritextfält. Dialog sker mellan Arbetsmarknadsdepartementet och Arbetsförmedlingen. Af har etablerat organisation och metod för ett proativt och strukturerat införande. Allt tyder på att Af:s plattform för identifiering av kunder uppfyller kraven för att få ta de aviserade förändringarna i anspråk. Af inhämtar kontinuerligt synpunkter från Datainspektionen i frågan. Af kommer vid två tillfällen att verifiera behörighetskonceptet på utvalda pilotkontor. En reservrutin för att tilldela behörigheter har utvecklats. Prototyper utvecklas som kontinuerligt testas mot referensgrupper. Minimera förändringarna av de arbetsmarknadspolitiska databaserna t.o.m. juni 2013.

17 Sida: 17 av 21 Utbildning och implementering Arbetsförmedlingen har i TR och i TR redovisat genomförande av utbildning för alla medarbetare. Implementeringen fortgår enligt planering. I myndigheten finns 140 förändringsagenter som är ett stöd för cheferna. De träffas en gång i månaden och genomför därefter ett antal hemuppgifter tillsammans med chefer. Hemuppgifterna är baserade på kommande anpassningar och förändringar som sker vid förutbestämda releasetidpunkter när nya systemdelar startar. De består exempelvis av att presentera ett bildspel vid ett informationsmöte samt genomföra en dialogövning kring kommande förändringar. Alla chefer lämnar varje månad en statusrapport som anger antalet utbildningstimmar samt andel medarbetare som genomgått utbildningarna. Statusrapporteringen visar även en bedömning av hur medarbetarna har tagit till sig information och utbildning. Enligt senaste rapporteringen i december 2012 har 80 procent genomfört utbildningen samt har förståelse för uppdraget. Med start i mars 2013 testas delar av det nya systemet på ett antal Pionjärkontor. Det gäller dels att pröva en införandemodell samt även delar av systemet som ingår i den del som startar under månaden i en marsrealese. Pionjärkontoren är utvalda för att vara representativa utifrån: Storlek Landsort/storstad Sökandeunderlag Geografi I en majrealese införs ytterligare systemdelar. Även dessa prövas först på pionjärkontoren. Därefter införs de på resterande kontor fram till mitten av juni månad.

18 Sida: 18 av 21 Behov av åtgärder från regeringen Arbetsförmedlingen har i TR och TR identifierat områden som vi bedömt varit aktuella. En löpande dialog förs med uppdragsgivaren i dessa frågor. Systemet har utvecklats för att fungera utifrån gällande förordningar och även för att kunna ta hand om konsekvenserna av kommande förändringar. Myndigheten bedömer att det system som kommer att vara i drift den 1 juli 2013 uppfyller kraven enligt uppdraget från 2011 och nuvarande förordningar. Det har även goda möjligheter att ta hand om konsekvenser av kommande förändringar. I avvaktan på förändrade förordningar arbetar myndigheten med ett antal hypoteser om regelverket. Förändringar som kommer sent eller är annorlunda än förväntade kan göra att de införs i systemet senare än den 1 juli 2013.

19 Sida: 19 av 21

20 Sida: 20 av 21

21 Sida: 21 av 21 Arbetsförmedlingen Besöksadress Hälsingegatan 38 Stockholm Postadress Stockholm Telefon: