Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret Försörjningsstöd Telefon (exp): Hemsida:

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida 2 (34)

3 INNEHÅLL... 3 SAMMANFATTNING... 4 BAKGRUND... 5 SYFTE... 6 REVISIONSFRÅGOR... 6 AVGRÄNSNING... 6 REVISIONSKRITERIER... 6 GRANSKNINGSANSVARIGA... 7 METOD... 7 RESULTAT AV GRANSKNINGEN... 8 Handläggning av försörjningsstöd... 8 Intern kontroll Stadsområde Norr Stadsområde Väster Stadsområde Söder Organisation Arbetsmiljöverkets inspektion Introduktion av nyanställda Granskning av ärenden avseende försörjningsstöd till boendekostnader SLUTSATSER KÄLLOR Bilaga 1. Försörjningsstöd skäliga kostnader för poster utanför riksnormen (34)

4 Under årets 10 första månader 2016 utbetalades 823 mnkr i försörjningsstöd. I den senaste helårsprognosen (utfallsprognos 2 per ) prognostiseras ett underskott för ekonomiskt bistånd (försörjningsstöd) på 30 mnkr (budget 953 mnkr). Antalet hemlösa ökade från 1333 till 1740 vuxna personer mellan 2015 och Prognoserna i delårsrapport jan-aug 2016 visade att kostnaderna för hemlösheten kommer uppgå till 386 mnkr för Malmö stad har sedan 2014 genomfört extra ekonomiska satsningar för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Syftet med denna granskning har varit att bedöma vad Malmö stads åtgärder för att säkerställa kvalitet och kompetens kring handläggningen av försörjningsstödet samt bedöma om den interna kontrollen avseende utbetalningar av försörjningsstöd är tillräcklig på stadsområdena Norr, Väster och Söder. Arbetsmiljöverket inspekterade under 2015 individ- och familjeomsorgen på samtliga stadsområden enligt arbetsmiljölagen och framförde en rad anmärkningar gällande socialsekreterarnas arbetsförhållanden. Allvarlig kritik framfördes bland annat vad gällde introduktionen av nyanställda socialsekreterare. Vi har i denna granskning avgränsat uppföljningen av kritiken från Arbetsmiljöverket till just introduktionen. Vår slutsats är att flera förbättringar skett sedan Arbetsmiljöverkets granskning men att det finns förbättringsåtgärder att genomföra på Stadsområde Väster och Söder för att nyanställdas introduktion ska upplevas som fullt tillfredsställande av de nyanställda socialsekreterarna. Vi har granskat 45 ärenden avseende ekonomiskt bistånd till boendekostnader. Vår bedömning är att kvalitén på dokumentationen i enskilda ärenden och på de underlag som ligger till grund för bedömningarna om rätten till bistånd varierar kraftigt. I 19 av 45 granskade ärenden har brister av varierande omfattning framkommit. Bristfällig dokumentation har gjort det svårt att följa enskilda ärenden kronologiskt och det har saknats eller inte gått att hitta underlag och dokumentation som styrker rätten till försörjningsstöd. Bristfällig handläggning har medfört att för högt försörjningsstöd utgått i flera granskade fall. Vår bedömning är att bristerna kan ha samband med de brister som Arbetsmiljöverket lyfte fram vid sin granskning Vår bedömning är också att det behövs förbättringsåtgärder kring handläggningen av enskilda ärenden. Det gäller såväl dokumentationen som kontrollerna vad gäller rätten till ekonomiskt bistånd. Nämndernas interna kontroll behöver enligt vår bedömning utökas. Storleken på försörjningsstödet (823 mnkr under årets första tio månader 2016), antalet ärenden och det stora antalet enskilda handläggare är faktorer som vid en riskanalys borde ställa högre krav på en mer omfattande intern kontroll. 4 (34)

5 Granskningen har varit en av stadsrevisionens fördjupade granskningar 2016 och har inriktats på hur staden och stadsområdena arbetar med kompetensförsörjningen kring handläggningen av försörjningsstödet för att säkerställa en professionell bedömning av biståndsärendena och för att minska den höga personalomsättningen. Vidare har den interna kontrollen avseende utbetalningarna av försörjningsstödet granskats. Januari-oktober 2016 erhöll Malmöhushåll försörjningsstöd och kostnaden under årets 10 första månader uppgick till 823 mnkr. För helåret prognostiseras i utfallsprognos 2 (161031) ett underskott för ekonomiskt bistånd (försörjningsstöd) på - 30 mnkr (budget 953 mnkr). Försörjningsstöd är i grunden avsett som ett kortvarigt stöd då enskilda saknar andra möjligheter till sin försörjning. Utvecklingen över tid, nationellt såväl som i Malmö, har varit att allt fler mottagare av försörjningsstöd är i behov av bistånd över längre tidsperioder. Behovet av försörjningsstöd påverkas starkt av konjunktur och utformningen av socialförsäkringssystemen. Arbetslösheten i Malmö är högre än för riket som helhet. Vid jämförelse av åldersfördelning av befolkning är gruppen år väsentligt större i Malmö än i Skåne och Sverige som helhet. Arbetslöshet påverkar också i vilken utsträckning det är möjligt att kvalificera sig till ett inkomstskydd genom övriga socialförsäkringsförmåner. Antalet hushåll med biståndstider som översteg tre år fortsatte att öka i Malmö 2015, de uppgick i december 2015 till 4163 hushåll. Nyligen genomfördes hemlöshetsräkningen för Den visade att antalet hemlösa ökade från 1333 till 1740 vuxna personer mellan 2015 och Merparten av de hemlösa har enbart behov av ny bostad. Kostnaderna för hemlösheten har ökat kraftigt under många år i Malmö. Prognoserna i delårsrapport jan-aug 2016 visade på en ökning med 123 mnkr jämfört med 2015 till totalt 386 mnkr. Det stora antalet strukturellt hemlösa (hemlösa som enbart har behov av hjälp med bostad) innebär också en belastning för socialtjänsten på Stadsområdena som inte hade funnits utan den stora bostadsbristen i Malmö. Malmö stad har sedan 2014 genomfört extra ekonomiska satsningar för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Det långsiktiga målet med dessa satsningar är att få fler malmöbor självförsörjande och minska kostnaderna. Bland annat har fler socialsekreterare anställts för att minska antalet ärenden per handläggare. Samtidigt redovisas en hög personalomsättning. Arbetsmiljöverket inspekterade under 2015 Individ och familjeomsorgen på samtliga stadsområden enligt arbetsmiljölagen och framförde en rad anmärkningar. 5 (34)

6 Syftet med granskningen har varit att bedöma Malmö stads åtgärder för att säkerställa kvalitet och kompetens kring handläggningen av försörjningsstödet samt bedöma om den interna kontrollen avseende utbetalningar av försörjningsstöd är tillräcklig. Hur säkerställer Malmö stad en tillräcklig kvalitet och kompetens avseende handläggningen av försörjningsstödet? Hur arbetar Malmö stad med introduktionen av nyanställd personal och att minska personalomsättningen? Arbetsmiljöverket kritiserade under 2015 introduktionen av nyanställda socialsekreterare. Vilka åtgärder har vidtagits eller planeras att vidtas med anledning av kritiken? Hur tillses att alla som söker försörjningsstöd behandlas lika, d.v.s. att en enhetlig och likvärdig bedömning sker oavsett vilket stadsområde eller vilken handläggare som bedömer rätten till försörjningsstöd? Har stadsområdesnämnderna en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att korrekt försörjningsstöd utbetalas? Granskningen avgränsas till kommunstyrelsen och till stadsområdesnämnderna Norr, Söder och Väster. Stadsområde Norr och Söder har under 2015 haft en negativ utveckling vad gäller antalet genomförandeplaner och stadsområde Väster har enligt statistiken flest ärenden per handläggare. Granskningen av den interna kontrollen gällande utbetalningar avgränsas till försörjningsstöd avseende boendekostnader. När det gäller Arbetsmiljöverkets tillsyn av socialsekreterarnas arbetssituation har vi koncentrerat uppföljningen till den del som avser introduktionen av nyanställd personal. Socialtjänstlagen Kommunallagen Socialstyrelsens rekommendationer Budget 2016 (Kommunfullmäktiges mål om att försörjningsstödet ska minska) Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets inspektionsrapporter 6 (34)

7 Styrgruppen ur revisorskollegiet: Berit Söderholm, Claes Carlsson, Göran Hellberg, Andreas Holmgren, Per Lilja, Berit Sjövall, Kurre Halvardsson Projektledare från revisionskontoret: Olof Hammar, certifierad kommunal yrkesrevisor Övriga sakkunniga revisorer från revisionskontoret: Fredrik Jerntorp, revisor Kvalitetsgranskare från revisionskontoret: George Smidlund, revisionsdirektör, certifierad kommunal yrkesrevisor. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av uppföljningsdokumentation kring försörjningsstödssatsningarna, Arbetsmiljöverkets inspektionsrapporter från 2015 och de svar som stadsområdena avgett samt regelverket kring utbetalning av försörjningsstöd. Intervjuer har skett med nyckelpersoner på stadsområdena Norr, Söder och Väster. En mindre enkät har skickats ut till nyanställda socialsekreterare för att kartlägga hur introduktionen fungerat. Granskning har genomförts avseende 45 hushåll (15 per stadsområde) som beviljats försörjningsstöd till boendekostnader utan att inneha eget förstahandskontrakt. 7 (34)

8 I detta avsnitt redovisas resultatet av genomförd granskning. Granskningen har genomförts på stadsområde Söder, Väster och Norr. Med start 2014 avsatte kommunfullmäktige extra medel för att utveckla arbetet med försörjningsstöd och få fler personer självförsörjande, i synnerhet barnfamiljer. Målet är att förkorta tiden hushåll är beroende av försörjningsstöd, och på sikt även kostnaderna för Malmö stad avsattes 31 miljoner för det fortsatta utvecklingsarbetet som även pågår Avrapportering har kontinuerligt skett till kommunstyrelsen. Under våren 2016 lämnades en omfattande rapportering kring insatserna och resultatet av dessa under Det konstaterades att ökningstakten avseende genomsnittligt antal hushåll som beviljas ekonomiskt bistånd per månad hade dämpats ytterligare jämfört med året innan och detsamma gällde den totala summan som utbetalats. Därutöver hade antalet unika hushåll som någon gång under året beviljats ekonomiskt bistånd endast ökat med 1,1 % jämfört med föregående år. Under flera tidigare år hade ökningen legat på ca 6 % per år. Däremot hade antalet hushåll som erhållit ekonomiskt bistånd i minst tre år fortsatt att öka Senaste stratistiken för januari-oktober 2016 visar att Malmöhushåll erhållit försörjningsstöd under året och kostnaden under årets 10 första månader uppgick till 823 mnkr. För 2015 uppgick totalkostnaden till 984 mnkr (817 mnkr jan-okt). Kostnaderna 2016 ligger därmed på ungefär samma nivå i år som I uppföljningarna av försörjningsstödssatsningarna har konstaterats att personalresurser är avgörande för kvalitén på handläggningen och därmed för förutsättningarna att nå målet att fler ska bli självförsörjande. Personalförsörjning lyftes genomgående upp av stadsområdena som en svårighet år Stadsområdenas enheter för ekonomiskt bistånd hade en mycket hög personalomsättning vilket kraftigt begränsade möjligheterna att utveckla verksamhetens arbete. I förhållande till brukarna konstaterades en nedgång i antal nybesök och planerings- och uppföljningsbesök under andra halvåret Vid våra intervjuer har vi diskuterat personalsituationen på granskade enheter hösten Samtliga tre stadsdelar framförde att situationen är betydligt bättre jämfört med 2015 men att det fortarande finns problem med vakanta tjänster och personalomsättning. Det framfördes också att under hösten 2015 var arbetsmarknaden för socionomer extremt fördelaktig pga. flyktingsituationen. Såväl stat som kommuner hade stort behov av att rekryterna socialsekreterare och i många fall gjorde det att lönerna drevs upp för socionomer som sökte nya jobb. Under 2016 framfördes att situationen blivit mer normal och att personalsituationen sakta men säkert blivit stabilare på enheterna. Det framfördes också att det vid rekrytering nu- 8 (34)

9 mera ageras snabbare och att det till och med överanställs personal för att undvika att tjänster blir vakanta. Detta är sanktionerat från förvaltningsledningen och har hittills inte inneburit något överskridande av de ekonomiska ramarna. Nyanställda handläggare erhåller full delegation först när kraven på tillräcklig kompetens bedöms uppfyllda. Det är närmaste chef som avgör/bedömer när så är fallet. Malmö stad har antagit riktlinjer för handläggning av försörjningsstöd och ekonomiskt bistånd för livsföring i övrigt. Senaste riktlinjerna beslutades av kommunfullmäktige Ett av syftena med lokala riktlinjerna är att underlätta den delegerade beslutsordningen samt säkerställa att likställighet råder i kommunens olika delar. Det framhålls att den enskilde ska erhålla stöd och insatser av god kvalitet baserat på individuella behov oavsett var i staden individen bor. Riktlinjerna ska också stödja socialtjänstens kontinuerliga strävan att uppnå ökad kvalitet i arbetet med ekonomiskt bistånd. Malmö stad tillämpar sedan 1998 riksnormen för beräkning av rätten till ekonomiskt bistånd. Nivån beslutas varje år av regeringen och regleras i socialtjänstförordningen. Malmö stad har framtagna rutiner (kärnprocesser) gällande handläggning av försörjningsstöd som samtliga stadsområden tillämpar. Det finns processer för nybesök och för fortsatt bistånd och processerna beskriver i detalj hur handläggningen ska ske. Processerna är ett stöd för socialsekreterarna för att arbeta på ett likvärdigt sätt och för att bedömningarna om rätten till ekonomiskt bistånd ska ske likartat oavsett vilket stadsområde eller vilken socialsekreterare som handlägger ärendet. Behovsposterna och riksnormen finns liksom kärnprocesserna tillgängliga för alla i Malmö stads intranät Komin. Grundkravet för att anställas som handläggare på enheterna för försörjningsstöd i Malmö stad är socionomexamen. Avsteg från grundkravet kan ske under sommarmånaderna när tillfälliga vikarier anställs. Organisationen på enheterna för försörjningsstöd ser ut enligt följande på de tre granskade statsområdena. Genomgående är det en överväldigande majoritet kvinnligt anställda och en låg medelålder. 9 (34)

10 Vid intervjuerna diskuterades de interna kontrollmoment som utförs av att handläggningen följer processerna, att besluten sker enligt gällande regler och riktlinjer, att dokumentationen håller god kvalitet och att korrekt belopp utbetalas. Vi har gått igenom samtliga nämndsärende för 2016 för granskade stadsområdesnämnder som berör den interna kontrollen kring försörjningsstödet. En genomgång av nämndernas interna kontrollplaner och uppföljning för 2016 samt kompletterande information från granskade stadsområden efter intervjuerna visar på att följande kontroller skett eller ska genomföras som berör försörjningsstödet: Stadsområde Norr Granskning av rutin avseende förladdat kort: Avrapporterades till nämnden Granskning skedde av 10 slumpmässigt utvalda ärenden där utbetalningar skett till bankkort i Swedbank, och där förladdade kort används. Kontroll skedde av aktmaterial och listor från ekonomiavdelningen. I de granskade ärendena gick det enligt avrapporteringen att följa dokumentationen från beslut till utbetalning i samtliga ärenden. I ett ärende var det oklart när och om beslut hade fattats. Utbetalning hade dock skett till aktuellt betalkort. Vid uppföljningen av intern kontroll i nämnden fanns ingen planerad uppföljning vad avsåg försörjningsstödet. Uppföljning av förladdade kort kommer enligt förvaltningen åter att ske vid intern kontrolluppföljningen i samband med årsanalysen. Uppföljning kommer därmed att ha skett enligt planen. I förvaltningens Arbetsmiljöhandbok framgår att kvartalsvis ärendegenomgång ska ske på sektionen för ekonomiskt bistånd. Enhetschefen har framfört följande efter faktakontroll av rapporten: På grund av tidigare hög personalomsättning och omfördelning av ärenden har det inte varit möjligt att genomföra ärendegenomgång i den omfattning arbetsmiljöhandboken föreskriver under året. Eftersom rekrytering har varit en prioriterad uppgift under 2016 har sektionscheferna hunnit genomföra tjänstegenomgångar med de flesta handläggarna endast en gång under året. Vid genomgångarna har det fokuserats bland annat på planering, tillhörighet och handläggning för alla ärenden som vid tillfället var aktuella. Det framfördes också att personalomsättningen inom försörjningsstödet nu har minskat vilket kommer att bidra till en ökad kvalitet framöver. Stadsområde Väster Förvaltningen har redovisat att den interna kontrollen sker enligt följande: På stadsområde Väster går sektionschefer igenom ett antal ärenden per handläggare genom tjänstegenomgång varje månad. Ärendegenomgångarna är muntliga och do- 10 (34)

11 kumenteras inte i någon mall. Det kan handla om genomgång av alla ärenden på tjänsten eller om ärende per tjänst beroende på vilka behov som finns. Utöver det genomförs granskning av sektionschefer på enheten på ekonomiskt bistånd, som omfattar 20 ärenden per sektion varje kvartal. Syftet med granskningen är att säkerhetsställa att beslut fattas utifrån gällande delegationsordning, att det finns tillräcklig dokumentation och underlag för utbetalning samt att utbetalningen gått till rätt mottagare och summa. Dessa genomgångar infördes i oktober 2016 i och med den nya organisationen och dokumenteras i speciell mall. Granskning kommer att ingå i internkontrollplan för 2017 och därmed då också avrapporteras till nämnden. Sammanställning av resultatet för granskningen som gjordes i oktober höll på att sammanställas när denna granskning avslutades. Uppföljning av intern kontrollplan har rapporterats till nämnden samt Det finns ingen utförd eller planerad granskning i den interna kontrollplanen för 2016 som berör utbetalningarna av försörjningsstöd. Granskningen av barnperspektivet i grundutredning för ekonomiskt bistånd som finns i den interna kontrollplanen har inte fokus på den interna kontrollen utan handlar om att säkra att handläggarna i grundutredningen har belyst barnens situation och att detta är dokumenterat. Stadsområde Söder Granskning av utbetalningar av ekonomiskt bistånd: Avrapporterades till nämnden Granskning har skett i april och ska ske ytterligare en gång under året och ska enligt intern kontrollplan vid varje tillfälle omfatta 20 slumpmässigt utvalda betalningar. Följande omfattas av granskningen enligt dokumentationen 1. Finns tillräcklig dokumentation för utbetalningen? 2. Finns underlag? 3. Har betalningen gått till rätt mottagare med rätt summa? 4. Har beslut fattats i enlighet med gällande delegationsordning? Granskningen som utfördes internt på enheten av olika personer och som avrapporterades i maj visade att samtliga utbetalningar var korrekt genomförda utifrån checklistan. Samtliga utbetalningar hade gått till rätt mottagare och med rätt summa och samtliga beslut var fattade i enlighet med gällande delegationsordning. Det fanns inga anmärkningar vad avsåg dokumentationen och underlagen. Vid uppföljningen av intern kontroll i nämnden har enligt dokumentationen ingen uppföljning skett vad avser försörjningsstödet och någon uppföljning var heller inte planerad. En ny granskning kommer enligt enhetschefen ske och avrapporteras till nämnden i samband med uppföljningen av den interna kontrollen i samband med årsbokslutet. 11 (34)

12 Formaliserade ärendegenomgångar motsvarande de som sker på stadsområdesförvaltning Norr enligt ovan sker enligt förvaltningen även på stadsområdesförvaltning Söder men kommer från och med nästa år (2017) att bli mer formaliserade. Rutin för detta ändamål håller på att utarbetas enligt förvaltningen. I samband med granskningen har förvaltningen framfört att efter revisionens granskning där vi inte kunde hitta alla de uppgifter som begärts, har rutinen för utredning av boendekostnad uppdaterats. Det finns också sedan tidigare en inplanerad juridisk utbildning i februari 2017 kring dokumentationen. Stadsområde Norr Enheten för ekonomiskt bistånd består av en enhetschef och 4 sektioner med sektionschefer. En översyn av den totala ledningsorganisationen inom individ- och familjeomsorgen under hösten 2014 resulterade i att den tidigare uppdelningen mellan två enheter inom försörjningsstödet förändrades. Enheten har under 2016 utökats från tre till fyra sektioner. Inom enheten finns totalt 42 inrättade tjänster, varav 40 var tillsatta vid vår granskning. Rekrytering pågick avseende de andra två tjänsterna. Sedan sammanslagningen av stadsdelsnämnderna Kirseberg och Centrum år 2013 har enheten utökats med sammanlagt 20 nya socialsekreterartjänster. Utökningen av antalet anställda har resulterat i att antal ärenden per handläggare har minskat. Under våren 2016 inrättades även en administrativ tjänst på enheten, vars syfte är att avlasta socialsekreterare och chefer av administrativa uppgifter. Stadsområde Söder Enheten för ekonomiskt bistånd består av en enhetschef, tre sektioner med sektionschefer och ett särskilt områdesteam för Lindängen. Enheten består av totalt 70 socialsekreterare. Samtliga tjänster var besatta vid granskningstillfället. Personalomsättningen har varit hög men minskat under senare tid enligt enhetschefen. Man har även anställt tre personer för att vara ett administrativt stöd som till största delen finansierats via de extra kommuncentrala satsningarna på handläggningen av försörjningsstödet. Stadsområde Väster Enheten för ekonomiskt bistånd består av en enhetschef, en introduktionsansvarig, tre sektionschefer och socialsekreterare. Mottag och rehab inklusive vräkningsförebyggande, arbetsmarknad barnfamilj och arbetsmarknad unga och vuxna. Nuvarande 12 (34)

13 organisation trädde i kraft i juni Tidigare hade man två enheter från den tidigare stadsdelsorganisationen som enligt förvaltningen inte fungerade optimalt Enheten består av 44 personer varav 39 är socialsekreterare inklusive 3 tjänster för Projektet Hela Familjen. Enheten har/kommer under 2016 att prova att förstärka det administrativa stödet till socialsekreterarna med totalt 3 tjänster varav merparten inte är socionomer. Personalomsättningen har varit hög men minskat under senare tid enligt avdelningschefen. Under 2015 genomförde Arbetsmiljöverket en inspektion av socialsekreterarnas arbetsmiljö i Malmö stad och bedömde då att det fanns en uppenbar risk för ohälsa. Arbetet med att förbättra arbetsmiljön påbörjades omgående och varje granskad nämnd skickade svar till Arbetsmiljöverket. Svaren innehöll en beskrivning av åtgärder för att komma tillrätta med uppmärksammade brister. Arbetsmiljöverket ställde också en rad krav på förbättringsåtgärder som skulle vidtas och redovisas. Det har efter inspektionerna vidtagits omfattande åtgärder och dessa har via nämnderna redovisats till Arbetsmiljöverket. Vi har i den här granskningen valt att granska introduktionen av nyanställd personal. Dels för att det framfördes kraftig kritik under inspektionen och dels för att en icke fungerande introduktion hade koppling till andra brister som framfördes. Vi har inte satt det i relation till direkta och indirekta kostnader för anställning av ny personal. Det finns undersökningar från bl a fackförbundet Vision och stiftelsen barnhuset som visar att den höga personalomsättningen kostar Malmö Stad stora pengar. Malmö stad har under en tolvmånadersperiod anställt cirka 200 nya socialsekreterare. Arbetsmiljöverkets kritik 2015 handlade på samtliga tre stadsområden om att introduktionen av nyanställda inte fungerat. Introduktionen var inte tillräckligt omfattande, ordinarie personal fick introducera ny personal samtidigt som ordinarie arbetsuppgifter skulle utföras. De nyanställda fick inte tillräcklig information om rutiner på arbetsplatsen och kände sig inte tillräckligt introducerade när ordinarie arbete skulle börja utföras. Arbetsmiljöverket ställde en mängd krav på förändringar. Det ställdes krav på rutiner som innebär att socialsekreterare som är nyanställda, vikarier, som återkommer efter en längre frånvaro eller har fått nya arbetsuppgifter, får den introduktion och de kunskaper som är nödvändiga för att klara sitt arbete utan att riskera att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Introduktionen skulle anpassas efter arbetstagarens förutsättningar och säkerställa att berörda arbetstagare får till- 13 (34)

14 räckliga kunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter samt kunskaper om risker i arbetet och vilka rutiner och instruktioner som gäller i verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall. Av rutinerna skulle också framgå vem som ska göra vad i introduktionens olika delar. Kraven var de samma på samtliga tre granskade stadsområden. Stadsområdena avgav svar till Arbetsmiljöverket. Där framgick framförallt att mer strukturerade och omfattande introduktionsprogram skulle tas fram samt att särskilda introduktionsansvariga skulle utses och att dessa personer inte skulle ha arbetsuppgifter som handläggare parallellt som tidigare. Man angav även i svaren när detta skulle vara genomfört. Stadskontoret tillsatte en arbetsgrupp med representanter från stadsområdena som tillsammans arbetade med att ta fram ett förslag till bland annat introduktionsprogram för nyanställda. Kommunstyrelsen beviljade under hösten 2016 projekt- och utvecklingsmedel att anställa två kommungemensamma introduktionssekreterare som rekryterats och nyligen påbörjat sitt arbete. Under 2017 kommer dessa tjänster att finansieras solidariskt av stadsområdena och sociala resursnämnden och sedan flytta över till den nya organisationen från 1 maj 2017 Därmed har en rad åtgärder genomförts sedan Arbetsmiljöverkets granskning för att förbättra introduktionen genom framförallt mer omfattande och strukturerade introduktionsprogram och särskild personal på samtliga granskade stadsområden som svarar för introduktionen. Dessutom har centralt tjänster tillsatts för att samordna introduktionen kommunövergripande. Vi har i samband med granskningen skriftligt tillfrågat nyanställda kring hur de upplevde sin introduktion. Vi skickade ut frågorna till fem nyanställda på stadsområde Norr och Väster och till fyra nyanställda på stadsområde Söder. Totalt har tio personer svarat. Frågorna var följande: Var du nöjd med den introduktion du fick när du anställdes på förvaltningen? Fick du introduktion i sådan omfattning och av sådan kvalitet att du därefter kände dig trygg med att börja arbeta som handläggare kring försörjningsstödet? Var det någonting som inte fungerade eller som kunde ha varit bättre? På stadsområde Norr har tre nyanställda svarat. Samtliga var mycket nöjda med den introduktion de fick i samband med anställningen och påtalade särskilt samordnarens positiva roll. En av de tre hade haft liknande anställningar tidigare och skrev att introduktionen på tidigare arbeten aldrig varit så bra och så omfattande som på SON Norr i samband med nuvarande anställning. En av de svarande uppgav att det hade 14 (34)

15 behövts mer utbildning kring juridiken kring försörjningsstödet med större fokus på lagtexternas olika paragrafer. På stadsområde Väster har tre av fem tillfrågade också svarat. En av de svarande var väldigt nöjd med introduktionen medan två svarade att den var ok. En svarade att man inte kände sig helt trygg med att arbeta som handläggare efter introduktionen men klarade det genom stöd från kollegor. En annan svarade att mentorn man fick inte hade tillräcklig erfarenhet samt att det märktes att olika team inom samma enhet arbetar på olika sätt vilket inte upplevedes som helt tillfredsställande. En som svarade påtalade också att det var onödigt omständigt att i början arbeta utan full delegation eftersom närmaste chef inte alltid var tillgänglig. På stadsområde Söder svarade fyra av fyra tillfrågade. Överlag ansågs introduktionen bra eller ok men samtliga hade synpunkter. Det som framfördes (av en eller flera) var att introduktionen var för kort, fanns oklarheter om vem man skulle ha som mentor dag för dag och att mentorn ofta hade ordinarie arbetsuppgifter samtidigt att utföra i för stor omfattning, att det saknades djupare genomgång av en del administrativa rutiner, att det borde informerats bättre om vilka kontroller som skall utföras, reglerna kring sekretess och dokumentation, att det var svårt att få en helhetsbild av hela organisationen samt att det efter introduktionen borde funnits en uppföljning efter ett tag. En av de tillfrågade framförde att individanpassningen av utbildningen var väldigt positiv. En av de tillfrågade framförde särskilt att gå bredvid två erfarna socialsekreterare under introduktionen och sedan också i början av handläggningen att en IoF sekreterare granskade alla beslut som fattades innan verkställande. Undersökningen gällande nyanställdas introduktion omfattar få tillfrågade men vår slutsats baserat på undersökningen, våra intervjuer och den dokumentation vi tagit del av är att flera förändringar/förbättringar skett sedan Arbetsmiljöverkets granskning men att det finns förbättringsåtgärder att genomföra på stadsområde Väster och Söder för att nyanställdas introduktion ska upplevas som fullt tillfredsställande av de nyanställda socialsekreterarna. Att två personer i samband med granskningen anställts för att samordna introduktion och kompetensutvecklingen av socialsekreterarna kommunövergripande kommer troligen medföra ytterligare positiva förändringar/förbättringar. 15 (34)

16 En av revisionsfrågorna handlar om huruvida den interna kontrollen i samband med utbetalningar är tillräcklig. Avgränsning har skett till försörjningsstöd gällande boendekostnader för försörjningsstödstagare som ej innehar eget förstahandskontrakt. Vi gav stadsområdena i uppdrag att ta fram 15 sådana ärenden och har därefter tillsammans med en erfaren handläggare på respektive stadsområde (som inte varit involverad i handläggningen av ärendena) genomfört granskning ur ett intern kontroll perspektiv. Vi har inte granskat myndighetsutövningen mot enskild då kommunallagens kapitel 9, 10 begränsar revisorernas granskning vad gäller myndighetsutövning mot enskilda personer. Det innebär att vi granskat exempelvis att beslutade belopp är de som utbetalts, att det finns dokumentation och underlag som styrker utbetalningarna och att beslutade beloppsgränser mm följs men inte t ex socialsekreterarnas beslut om vilken typ av boende som godkänts. Försörjningsstöd till boendekostnader regleras i första hand i socialtjänstlagens 4e kapitel, 3 3 Försörjningsstöd lämnas för skäliga kostnader för boende, hushållsel, arbetsresor, hemförsäkring samt medlemskap i fackförening och arbetslöshetskassa. Ritlinjer för handläggning av försörjningsstöd och ekonomiskt bistånd för livsföring i övrigt, beslutad av Kommunfullmäktige , tillämpas i Malmö stad vid bedömningen av rätten till ekonomiskt bistånd. Malmö stad har utformat lokala riktlinjer för att underlätta den delegerade beslutsordningen samt säkerställa att likställighet råder i kommunens olika delar. Den enskilde ska erhålla stöd och insatser av god kvalitet baserat på individuella behov oavsett var i staden individen bor. I socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS 2013:1) kring utbetalning av försörjningsstöd redogörs för hur kostnader för boende bör beräknas enligt Socialtjänstlagen (Försörjningsstöd skäliga kostnader för poster utanför riksnormen enligt 4 kap. 3 första stycket 2 socialtjänstlagen). Se bilaga 1. I Malmö stads riktlinjer kring boendekostnader står det följande 16 (34)

17 Skälig bostadskostnad Bistånd lämnas till skäliga bostadskostnader och socialtjänstens beslut ska alltid utgå från en individuell bedömning. Som stöd för att avgöra om en bostadskostnad är skälig hänvisas till de vägledande belopp för boendekostnad som justeras årligen med utfallet i hyresförhandlingarna mellan hyresgästföreningen och allmännyttan. När det gäller frågan om byte till billigare bostad ska socialtjänsten ta hänsyn till den enskildes faktiska möjligheter att få en annan bostad samt beakta om det finns skäl som talar emot byte av bostad eller bostadsområde. Konsekvenser för berörda barn ska särskilt uppmärksammas. Följande bruttobelopp utgör högsta godtagbara bostadskostnad. Beloppen är en vägledning för bedömningen som i grunden är individuell Några vägledande belopp vad gäller hushåll med fyra barn eller fler finns inte trots att det inte är ovanligt i Malmö med hushåll som består av fler än tre barn. Vid vår granskning ingick hushåll med som mest åtta barn. Vid samtal med stadskontoret har framförts att det sannolikt beror på att boendelösningar för större familjer inte generellt kan tillgodoses med bostäder av en viss storlek utan att de boendekostnaderna i högre grad behöver bedömas individuellt och att även de föreskrifter som Försäkringskassan har kring boendekostander slutar på hushåll med 3 barn och därefter anges ett tilläggsbelopp per barn. Boendekostnader högre än högsta godtagbara hyreskostnad kan beviljas under en begränsad period. Om utredning visar att boendekostnaden är oskäligt hög med hänsyn till den individuella situationen och skälig levnadsnivå. Juridiskt kallas detta skäligt rådrum och med hänvisning till det ska det i utredningen framgå under vilken period den högre hyreskostnaden beviljas för att ge sökanden skälig tid att hitta billigare boende. För att perioden ska förlängas ska det kunna redogöras för vilka åtgärder som vidtagits för att hitta billigare boende och utifrån dessa underlag görs en ny bedömning. 17 (34)

18 Vid försörjningsstöd till boende kan olika typer av relationer ha stor betydelse för rätten till försörjningsstöd. I Socialstyrelsens Ekonomiskt bistånd Handbok för socialtjänsten står det bland annat följande Socialtjänsten ska inte bara ta hänsyn till den biståndssökandes egna inkomster och tillgångar. Det kan också vara så att vissa andra personers inkomster och tillgångar påverkar rätten till ekonomiskt bistånd och beloppets storlek. Trots avsaknaden av en legal underhållsplikt jämställs därför sambor med makar när det gäller en rad sociala förmåner och bidrag. Tanken har varit att de som valt att leva tillsammans på samma sätt som gifta varken ska tjäna eller förlora på att inte ingå äktenskap. Grunden för likabehandling är i detta fall att man har anledning att räkna med att sambor i praktiken är beredda att bistå varandra på samma sätt som makar, trots att de inte kan tvingas till det med rättsliga medel. Socialnämnden bör endast undantagsvis ge ekonomiskt bistånd enbart till den ena parten. Vid inneboendekontrakt kan biståndet bli lägre om försörjningsstödstagaren är inneboende hos t ex föräldrar istället för hos en vän. Framförallt har det betydelse för biståndets storlek om den inneboende har ett samboförhållande eller inte med den som han eller hon är inneboende hos. Finns det ett förhållande så räknas normalt bådas inkomster och utgifter vid beräkningen av rätten till försörjningsstöd. Finns inget förhållande mellan den inneboende och den som han eller hon är inneboende hos så är det normalt bara försörjningsstödstagarens inkomster och utgifter som har betydelse för rätten till bistånd. Socialtjänsten har skyldighet att dokumentera sin verksamhet. Särskilt viktigt är det i samband med myndighetsutövning. I Socialstyrelsen handbok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten, senaste upplagan från 2015, redogörs i detalj för hur dokumentation ska ske och varför den är så viktig. Handboken är ett komplement till Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. I handboken framgår bl a följande: För att socialtjänsten ska kunna förbättras och utvecklas och för att det ska gå att systematiskt undersöka om arbetet bedrivs på föreskrivet sätt är det en grundläggande förutsättning att verksamheten dokumenteras på ett tillfredsställande sätt. Att insatser som ges med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS dokumenteras och följs upp på ett tillfredsställande sätt är också en förutsättning för att systematiskt kunna undersöka om de leder till resultat som innebär förbättringar för den enskilde. Det innebär att dokumentationen ska tillgodose flera syften. Av primärt intresse för den enskilde är att få en korrekt handläggning av ärendet och i förekommande fall en in- 18 (34)

19 sats av god kvalitet. Allt som har kommit fram i en utredning om den enskilde och som har avgörande betydelse för en myndighets ställningstagande i ärendet ska dokumenteras. Brister i dokumentationen kan medföra att beslut fattas på ett otillräckligt eller felaktigt underlag. Dokumentationen och den enskildes rätt till insyn i ärenden som rör myndighetsutövning stärker den enskildes skydd mot felaktig eller bristande myndighetsutövning. Dokumentationen är dessutom nödvändig för intern kontroll och statlig tillsyn liksom vid överprövning av beslut i förvaltningsdomstolarna. Dokumentationen ska kunna användas av socialtjänstens personal som ett arbetsinstrument för den individuella planeringen, för handläggningen av ärendet, för genomförandet och för uppföljning av ärendehandläggningen och insatsen. Den behövs också för att den enskilde ska kunna få kontinuitet vad gäller beslutade och överenskomna insatser. Dokumentationen är också viktig för personalens egen skull. Det individuella tjänstemannaansvaret medför att det är den enskilde tjänstemannen som är ansvarig för innehållet i de anteckningar som han eller hon gör om varje enskild person. Det är därför viktigt även för personalens rättsliga ställning och ansvar att dokumentera uppgifter som rör det enskilda ärendet och ärendets handläggning. Dokumentationen under genomförandet av en insats behövs också för att personalen ska kunna visa att arbetet har utförts, på vilket sätt och med vilket resultat för den enskilde. Dokumentationen spelar också en viktig roll på en mer övergripande nivå. Den behövs dels för huvudmannens egen uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring av verksamheten, dels för statens möjligheter att följa hur verksamheten utvecklas i förhållande till nationella mål. Den behövs också för framställning av statistik och som underlag för forskning inom socialtjänstområdet. Den behövs även för att få goda kunskaper om insatsers resultat för enskilda individer. Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Det framgår av bestämmelserna i 11 kap. 5 SoL. Resultat av granskningen av 15 ärenden per stadsområde sammanfattas nedan. Granskningen har skett tillsammans med en erfaren handläggare från respektive förvaltning och efter granskningen har revisionens slutsatser skickats tillbaka för faktakontroll och möjligheter till kommentarer från förvaltning/ansvarig handläggare. 19 (34)

20 Stadsområde Norr Ett flertal ärenden avsåg försörjningsstödstagare som bodde i kommunens andrahandslägenheter. Dessa är inte direkt intressanta i denna granskning eftersom det är Malmö stad som är hyresvärd och hyran betalas dit. Fem av femton granskade ärenden avsåg denna typ av boende och vi har ansett samtliga som tillräckliga. I ett fall där hyran översteg högsta godtagbara hyreskostnad frågade vi vad som händer om lägenheten omvandlas till förstahandskontrakt. I samband med faktakontrollen uppgav förvaltningen att man normalt om kontrakt omvandlas till förstahandskontrakt ställer krav på att hitta billigare boende enligt socialtjänstens rådrum men att det i sociala andrahandslägenheter kan finnas särskilda sociala skäl att beakta. Sex andra granskade ärenden har vi också bedömt som acceptabla vid granskningen. Det handlade då om försörjningsstödstagare som var inneboende eller hade andrahandskontrakt där hyran låg under högsta godtagbara hyreskostnad och där dokumentationen höll god kvalitet. I nedanstående fall anser revisionen att det finns brister i dokumentation/intern kontroll. Fall 1 I detta fall var dokumentationen otydlig. En klient som hade egen lägenhet och erhöll bistånd till hyran hade enligt dokumentation sagts upp av hyresvärd för att klienten inte bott där. Det framgick inte att man utrett om det stämmer att en klient inte bott i en lägenhet som klienten erhållit ekonomiskt bistånd till och om i så fall rätten till bistånd borde ha ifrågasatts. Förvaltningen har efter granskningen gjort en faktakontroll och svarade att klienten haft konflikt med hyresvärden som lett till att hyresvärden sagt upp sökanden. I samband med att sökanden sades upp från kontraktet så erbjöd sig en anhörig till sökanden att klienten kunde bo där. Klienten har därför bott hos en anhörig. Förvaltningen hade inte fått några indikationer på att klienten inte bodde i lägenheten tidigare. Klienten har erhållit bostadsbidrag från Försäkringskassan och inte heller Försäkringskassan hade fått indikationer på att klienten inte bodde där. Fall 2 I detta fall var en kvinna och hennes barn inneboende hos en manlig bekant som kvinnan ej hade relation med enligt dokumentationen. Klienten erhöll bistånd till hyran på 6450 kr per månad för att mannen som hon var inneboende hos aldrig var hemma. I samband med granskningen gjorde vi en kontroll i folkbokföringsregistret som visade att mannen och ytterligare en kvinna var folkbokförda på adressen. Det 20 (34)

21 hittades ingen dokumentation i akten på att kontroller skett i folkbokföringsregister och/eller att man utrett varför flera personer var folkbokförda på adressen när klienten erhöll bistånd till hela hyran baserat på att hon bodde där själv med sitt barn. Om kvinnan dessutom har/haft relation med mannen hade det kunnat påverka rätten till bistånd negativt. Faktakontroll av förvaltningen efter granskningen ger följande. Förvaltningen har varit i kontakt med klienten. Ingen misstanke om relation med mannen föreligger. Man uppger att kontroll skett i folkbokföringsregister i sept 2015 som visade att endast klienten, hennes barn och mannen var folkbokförda på adressen. En ny kontroll ska ha skett i sept 2016 och då ska man ha frågat klienten om kvinnan som också var folkbokförd där vid granskningen men kvinnan ska då ha uppgett att bara hon och hennes barn bodde där. Förvaltningen medger att hembesök borde ha skett och att utredningen borde ha dokumenterats. Fall 3 I detta fall var en kvinna enligt dokumentation inneboende hos en man med sina två barn (varav ett till 50 procent). Kvinnan erhöll 8000 kr per månad i bistånd till boendet. Det framgick inte i dokumentationen om man utrett vilken relation till mannen kvinnan hade (kan ha betydelse för biståndets storlek då även mannens inkomst beaktas om det finns relation), hur stor lägenheten var, vad hyran var eller hur stor del av lägenheten som hon disponerade för det bistånd som erhölls. Beloppet låg dessutom över högsta godtagbara bostadskostnad men fanns ingen dokumentation om det heller. Faktakontroll av förvaltningen efter granskningen ger följande. Handläggaren uppgett att utredning skett utan att dokumenteras. Handläggaren uppger också att man pratat med klienten och det inte föranlett någon misstanke om att hon har relation med mannen som bor där. Detta framkom inte heller vid vår granskning av dokumentrationen. Det framhålls också vid faktakontrollen att klienten letar efter mer lämpligt boende och att hon fått en lista på hyresvärdar. Fall 4 I detta fall fanns ett handskrivet inneboendekontrakt. En familj på två vuxna och två barn var inneboende hos en kvinna, men kvinnan bodde inte där. Anledningen till att man inte skrev andrahandskontrakt var att hyresvärden inte skulle godkänt familjen som andrahandshyresgäster pga stora skulder. Vi ifrågasatte om det var korrekt att godkänna boendet när hyresvärden inte gjorde det och att utan hyresvärdens vetskap upprätta ett inneboendekontrakt mellan den som hade kontraktet och familjen som 21 (34)

22 lösning på problemet. Enligt handläggaren vi gjorde genomgången av akter tillsammans med får inte socialtjänsten neka bistånd även om formellt andrahandskontrakt saknas. Vi frågade när vi skickade materialet för faktakontroll om det även gäller om det tydligt framgår att hyresvärden nekat att godkänna boendet men vi fick inget svar angående detta. Faktakontroll har skett av förvaltningen där flera frågor som vi inte frågade om besvaras. Man uppger att kostnaden ligger inom ramen för högsta godtagbara hyreskostnad samt att det inte finns skäl att ifrågasätta att familjen bor i lägenheten, men det var inget vi ifrågasatte i samband med granskningen. Man hänvisar också till handboken för ekonomiskt bistånd. Om lägenheten hyrs i andra hand, bör nämnden godta den hyra som lägenhetsinnehavaren och andrahandshyresgästen har avtalat, under förutsättning att den är skälig. Socialtjänstens uppgift är att bedöma hyreskostnaden i sig tillsammans med behovet av bostad, och inte skäligheten av vad lägenhetsinnehavaren eventuellt tjänar på sin uthyrning. Därför ska förstahandshyresgästens hyresavtal eller kostnad inte utredas. Denna person har inte sökt bistånd och inte gett tillåtelse till att hans eller hennes förhållanden utreds 22 (34)

23 Stadsområde Väster Tio av femton granskade ärenden bedömde vi som tillräckliga vid granskningen. Det handlade då om försörjningsstödstagare som var inneboende eller hade andrahandskontrakt där hyran låg under högsta godtagbara hyreskostnad och där dokumentationen höll god kvalitet. I nedanstående fall anser revisionen att det finns brister och/eller frågetecken vad gäller dokumentationen och den interna kontrollen Fall 1 I detta fall handlade det om en ensamstående man där den dokumentation gällande familjeförhållande som fanns i akten och som legat till grund för rätten till ekonomiskt bistånd inte överenstämde med den folkbokföringskontroll som revisionen tog del av i samband med granskningen. Enligt folkbokföringsregistret vid granskningstillfället bodde mannen med två kvinnor i lägenheten. Mannen var gift men ingen av de två kvinnorna som enligt folkbokföring bodde i lägenheten var hans fru. Mannen hade tidigare under året haft en annan kvinna inneboende i lägenheten som beaktats vid beräkningen av rätten till bistånd men vid granskningstillfället erhöll han bistånd till hyra enligt högsta godtagbara hyreskostnad som en ensamstående man. Folkbokföringskontroll av stadsområdet hade inte skett sedan mars 2015 enligt dokumentation i akten. Förvaltningen har gjort en faktakontroll efter granskningen och lämnade följande kommentarer: Att fler personer är folkbokförda på adressen påverkar i högsta grad utgående bistånd samt att han nu också är gift. Varför ingen kontroll gjorts sedan aktualiseringen gjordes finns det ingen förklaring till. Fall 2 I detta fall handlade om en familj på två vuxna och fyra barn som enligt kontroll i folkbokföringsregistret vid granskningstillfället utvandrat från Sverige 2006 pga att de nekats uppehållstillstånd. Familjen hade varit aktualiserad för försörjningsstöd sedan 2013 och vid granskningstillfället (sedan hösten 2015). Familjen var enligt dokumentation inneboende hos kvinnans systers familj i en tvårumslägenhet på drygt 70 kvm. Vid faktakontroll efter granskningen framkom att endast familjen bodde i lägenheten. Om detta stämmer borde det inte handla om inneboende utan ett andrahandskontrakt borde ha upprättats. Hade hyresvärd godkänt andrahandskontrakt för en familj som inte har uppehållstillstånd i Sverige? Vi frågade också vad som gällde regelmässigt i Malmö vad gäller rätten till ekonomiskt bistånd för en familj som nekats uppehållstillstånd för ca 10 år sedan men fortfarande befinner sig i Sverige. Förvaltningen har gjort faktakontroll och lämnade följande kommentarer: Personer som ej har uppehållstillstånd eller uppehållsrätt har normalt ej rätt till försörjningsstöd. Dessa ärenden handläggs enligt Malmö Stads riktlinjer för handläggning av försörjningsstöd och ekonomiskt bistånd för livsföring i övrigt. Detta innebär att ekonomiskt bistånd är begränsat till stöd och hjälp i akuta situationer (nöd) när personen 23 (34)

24 vistas i kommunen (2 a kap 2 SoL). En vuxen person beviljas livsmedel medan ekonomiskt bistånd till barn beviljas enligt principen om barnets bästa som gör det möjligt att göra tolkningar eller bedömningar på lösningar som är mest fördelaktigt för barnet. Bedömningen kan således innebära att barnen i alla avseenden ska behandlas som om de vore bosatta i Malmö och därmed beviljas bistånd enligt riksnormen och bör i förekommande fall också beviljas bistånd till bostadskostnader för att tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Fall 3 I detta fall saknades huvudblad i försörjningsstödstagarens akt. I huvudbladet finns information som är avgörande vid beräkningen av rätten till bistånd. Faktakontroll har genomförts av förvaltningen. Enligt förvaltningen hade huvudbladet troligen rensats ut vid en gallring. Eftersom klienten börjat studera och ej längre är aktuell för försörjningsstöd hade inget nytt huvudblad upprättats utan man hade kunnat bedöma ärendet månad för månad även utan sådant. Fall 4 Handlade om en ensamstående som var inneboende hos föräldrar. Det saknades kontrakt och det saknades information om hur man räknat fram hyreskostnaden (4000 kr/månad). Det uppges i akten att det även ingår mat i hyreskostnaden men det har inte beaktats vid beräkningen och medfört ett högre bistånd än klienten haft rätt till. Faktakontroll har genomförts där det uppges att man inte krävt underlag eller kontrakt för att man inte lyckats utreda överenskommelsen gällande hyran och litat på klientens uppgifter och att man inte reducerat försörjningsstödet med anledning av att mat ingått i hyran beror på en administrativ miss som ska korrigeras. Fall 5 Ensamstående man som enligt dokumentation är inneboende hos en kompis. Tidigare inneboende till betydligt lägre kostnad. Kompisens hyra var 8463 kr per månad men krävde 5600 kr i månaden i hyra av klienten. Klienten fick avslag på detta enligt dokumentationen men trots detta hade beloppen via kompletterade utbetalningar gjorts på motsvarande summa. Faktakontroll har genomförts av förvaltningen. Där lämnas delvis nya uppgifter jämfört med vad som framkom vid revisionens granskning av dokumentationen kring ärendet. Följande svar lämnades: Sökanden hittade nuvarande lägenhet, en trea och folkbokförde sig där utan att först prata med handläggaren. Två personer bor på adressen. Handläggaren fick inga vidare uppgifter från sökanden varför hon först beviljade halva hyran. Senare förklarar en vän till sökanden att han har tillgång till hela lägenheten utom ett rum. Handläggaren har då korrigerat hyresdelen till 5600 kr då han inte kunde ordna sitt boende på annat sätt och inte fick bo kvar där han bodde tidigare. Han fick därefter ett rådrum på 4 månader (4 månader på sig att hitta billigare boende). 24 (34)