Samlade resultat slututvärdering Brysselkontoret

Transkript

1 Samlade resultat slututvärdering Brysselkontoret Som ett led i den slututvärdering som görs av projektverksamheten Brysselkontoret har det under 2016 genomförts en utvärdering innehållande följande delar: - Enkätundersökning - Kontorsrapport med svenska stads- och regionkontor i Bryssel - Djupintervjuer med kommunala tjänstepersoner Till beslutsunderlaget hör även följande referensmaterial: - Loggböcker för Johanna Haward och Lone Hylander, de två tjänstepersoner som bemannat representationen - Masteruppsats samt sammanfattning, Dag Håkansson (tidigare praktikant vid EU-enheten) - Skrivelse från Länsstyrelsen Skåne - Kommunförbundet Skånes skrivelse, EU:s framtida sammanhållningspolitik - Verksamhetsplaner för Kommunförbundet Skånes Brysselkontoret Nedan följer Kommunförbundet Skånes sammanfattande analys av utvärderingens samtliga delar, sammanfattningen ligger i sin tur till grund för det ärende som presenteras för Kommunförbundet Skånes arbetsutskott och styrelse kring den fortsatta Brysselbaserade verksamheten. Lärdomar från pågående projektperiod Följande stycke sammanfattar resultaten av utvärderingens olika delar, fokus läggs främst på de lärdomar samt resultat från pågående projektperiod som återges av de svarande. Nyttan av en Brysselrepresentation EU:s påverkan på svensk lokal och regional nivå är stor och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) uppskattar att minst 60 % av daglig kommunal verksamhet påverkas direkt eller indirekt av EU:s lagstiftning och politik 1. Detta har lett till att den kommunala sektorn i allt större utsträckning arbetar för att påverka EU, exempelvis genom att synliggöra den egna organisationen på plats i Bryssel samt att arbeta för att höja kunskapen kring EU:s funktioner på lokal nivå. De svarande är i stor utsträckning eniga om att närvaro i Bryssel är en direkt förutsättning för att påverka EU:s beslutsfattare och framtida strategiska satsningar men också för att få ökad förståelse och följa EUarbetet. EU-medlemskapet erbjuder utvecklingsmöjligheter för landsbygd, städer och regioner vilka i sin tur bär ett stort ansvar för genomförandet av EU:s politik och policyer. Den lokala och regionala nivån befinner sig närmre den enskilde medborgaren, jämfört med den nationella nivån, vilket är av stor betydelse för EU:s demokratiska legitimitet. De skånska kommunerna uppfattar Brysselkontoret som en länk mellan lokal- och EU-nivå. 90 % av enkätundersökningens svarande ser det som direkt ofördelaktigt att avsluta den kommunala representationen som Brysselkontoret erbjuder. Nyttan poängteras främst genom Brysselkontorets möjlighet att lyfta blicken och förse kommunerna med tidig information som ger kommunerna möjligheter till verksamhetsutveckling men även att ta ställning till beslut som har direkt, eller indirekt, påverkan på lokal nivå. Ett exempel är EU-enhetens arbete kring EU:s framtida sammanhållningspolitik där Brysselkontoret bidragit till en tidig positionering och ett gemensamt ställningstagande i frågor som är av stor vikt och har direkt påverkan för kommunerna. Underlaget visar även på att de svarande 1 Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), 2010, EU i lokalpolitiken Postadress: Box 53, Lund. Besöksadress: Gasverksgatan 3A, Lund. Telefon: Telefax: Plusgiro: Bankgiro: Organisationsnummer: E-post: kansliet@kfsk.se Webb:

2 upplever att den samordning som Brysselkontoret erbjuder tillsammans med den Skånebaserade tjänsten (fortsättningsvis EU-enheten) ger tyngd till gemensamma frågor och prioriteringar vilka skulle vara svåra, framförallt för de mindre kommunerna, att lyfta på egen hand. Uppdrag och resultat Kommunförbundet Skånes Brysselkontors uppdrag utgår från kommunernas behov och den långsiktiga nyttan. Syftet med verksamheten är att stärka de skånska kommunerna i att utnyttja de möjligheter som EU-medlemskapet innebär. Huvuduppdragen sedan projektstart sammanfattas enligt följande: ge stöd i projektutveckling och bevakning av relevanta EU-program och fonder, tillhandahålla servicefunktioner och påverkningsarbete - bevaka och synliggöra kommunala intressen. Utifrån ovan uppdrag erbjuder Brysselkontoret idag en rad tjänster för våra kommuner, både i Skåne och i Bryssel. Nedan ges några exempel på konkreta resultat utifrån Brysselkontorets arbete från pågående projektperiod; Ett 40-tal rådgivningsmöten och ett 60-tal informationsträffar har genomförts sedan kontorsstart 2013 för att stärka de skånska kommunerna i att utnyttja de möjligheter som EU-medlemskapet innebär samt upplysa om Brysselkontorets tjänster. Under projektperioden så har ett 30-tal studiebesök anordnats med stöd från Brysselkontoret. Syftet med resorna visar på stor variation, både allmänna besök av informationstyp samt riktade besök med en tydlig påverkansagenda har genomförts. Besökare har främst varit från kommunal verksamhet, exempelvis kommunledning, förvaltningschefer samt kommunalt anställda och kommunala bolag. Under The European Week of Regions and Cities (Open Days) i oktober 2015 anordnade Brysselkontoret ett Sideevent på temat barnrätt med inbjudna barnrättsstrateger från Skåne samt talare och publik från bland annat EU-kommissionen och Europaparlamentet. Eventet positionerade Skåne tydligt som en aktör inom barnrättsfrågor och det finns goda möjligheter för fortsatt synliggörande arbete och samarbete, en nära kontakt med representanter från bland annat Europaparlamentets tvärgrupp för barnrättsfrågor kvarstår. Tillsammans med Länsstyrelsen Skåne, Region Skåne och Skåne European Office anordnade Brysselkontoret seminariet Migration and inclusive growth in the EU: a perspective from the regional and local level i juni En uppföljning diskuteras för 2017 med stort intresse både från Skåne- och Brysselbaserade aktörer. Kommunförbundet Skåne deltar genom Brysselkontoret aktivt i de diskussioner och positionering som förs i Bryssel och nationellt inför den framtida sammanhållningspolitiken (programperiod ), bland annat anordnades den gemensamma SVEREG-konferensen Så får vi ökad delaktighet, inflytande och påverkan på den framtida, europeiska regionalpolitiken i april En kommungemensam skrivelse 2 med stöd från Kommunförbundet Skånes styrelse är framtagen i dialog med kommunerna hösten Det skånebaserade nätverket Brysselnätverket vilket bedrivs av Brysselrepresentanten har genomfört regelbundna träffar för kommunala kontaktpersoner minst fyra gånger per år med runt 20 till 25 deltagare per träff. Nätverksträffarna har fokus på lärande och utbyte, kontaktskapande och kompetenshöjande insatser. Nätverket når Skånes samtliga kommuner och verkar också för att identifiera prioriterade frågor och arbetsområden för den Brysselbaserade verksamheten. Idag har Brysselkontoret direktkontakt med majoriteten av de skånska kommunerna och det framhävs som en god styrka. De svarande poängterar vikten av flexibilitet och lyhördhet och att man från Kommunförbundet Skåne snabbt kan (om)prioritera utifrån kommunernas behov. På grund av 2 Se referensmaterial, EU:s framtida sammanhållningspolitik från september

3 regelbunden kontakt finns det en kontinuerlig dialog med kommunerna men också med andra viktiga aktörer inom framförallt Skåne, men även i Bryssel. Flera av tjänstepersonerna framhäver vikten av att EU-enhetens uppdrag förblir brett och att man inte enbart fokuserar på ett fåtal prioriterade områden, särskilt med hänvisning till önskan om flexibilitet. Behov och efterfrågan De svarande upplever Kommunförbundet Skånes Brysselkontor som lyhört inför kommunernas behov och efterfrågan och de tjänster som kommit fram som mest prioriterade under utvärderingen stämmer bra överens med kommunernas efterfrågan (se rapport för enkätundersökning). Målsättningen är att kommunerna ska uppleva att resursen är till konkret nytta för verksamhetsutveckling, kompetensutveckling och strategiska påverkansmöjligheter för de skånska kommunerna. Utvärderingen visar även på att Kommunförbundet Skåne har en viktig roll i att föra upp EU-frågorna på dagordningen, både internt inom Kommunförbundet Skåne men också för politiker och kommunledningar i våra kommuner. Det framkom bland annat i utvärderingen att Brysselkontorets arbete ute i kommunerna uppskattas och att politiken ofta får upp ögonen för de möjligheter som finns vid riktade informationsinsatser eller möten, exempelvis studiebesök eller EU-projektanalyser. Brysselkontoret ger EU-frågorna en legitimitet som enskilda EU-strateger/samordnare kan ha svårt att förmedla själva i sin kommun. Att synliggöra EU-frågor och sedan uppmuntra och stötta kommunerna att skapa hållbara strukturer som kan ta tillvara på möjligheterna inom EU, både i Skåne och i Bryssel, efterfrågas därför som en del i den samlade EU-enhetens arbete. Viktigt att understryka är att den egna kapaciteten inom kommunen/organisationen ses som avgörande för hur väl man kan nyttja de tjänster som Brysselkontoret erbjuder. Att fortsatt spegla kommunernas behov och efterfrågan är en viktig fråga och ytterligare analys ges i följande stycke kring ansvarsfördelning samt i de avslutande rekommendationerna. I takt med att kommunerna mognar i sitt EU-arbete och bygger upp erfarenhet och kompetens inom den egna organisationen kan Brysselkontoret och den samlade EU-enhetens uppdrag komma att utvecklas. I utvärderingen betonar de svarande vikten av samordning och att skapa plattformar för utbyte och samarbete, inom och mellan kommunerna men även med externa aktörer, nationellt och internationellt. Utvärderingen visar på en ökad efterfrågan från kommunerna för de Brysselbaserade tjänsterna i takt med kommunens egna utveckling och mognad och att ha en resurs på plats i Bryssel ses därför som viktigt för de kommuner som planerar att satsa gentemot internationella projekt, nätverk och samarbetsformer. Det sistnämnda är av stort intresse även inför kommande programperiod där geografiskt tilldelade regionstöd är under diskussion och fördelning av finansiering mer likt dagens sektorsprogram kan bli aktuellt. Hemorganisation och ansvarsfördelning Även om utvärderingen har haft huvudfokus på Brysselkontoret och dess verksamhet så tydliggör resultaten att våra medlemmar inte lika tydligt skiljer mellan de idag två tjänster som utgör EU-enheten. Av vikt är istället den service och det stöd man får i sitt eget arbete. Kommunikationen och informationsflödet inom EU-enheten och Kommunförbundet Skåne i stort är därför ett strategiskt viktigt verktyg. Utvärderingen visar samtidigt på att det kvarstår oklarheter kring frågor som uppdrag, roller och ansvarsfördelning inte bara för den Brysselbaserade verksamheten utan för Kommunförbundet Skånes verksamhet i sin helhet. För att effektivisera arbetet efterfrågas en tydligare ansvarsfördelning mellan Kommunförbundet Skåne, EU-enheten och kommunerna. En fungerande mottagarkapacitet i hemmaorganisationen samt en tydlighet med vilka uppdrag den Brysselbaserade verksamheten ska ha är viktigt för att Brysselkontoret ska kunna agera och uppfylla de mål och arbetsuppgifter som är avsatta för kontoret. Det krävs kompetenshöjande insatser hemåt, både för förtroendevalda och tjänstepersoner, för att höja kunskap, förståelse och engagemang för den Brysselbaserade verksamheten. Det är viktigt med en flexibel 3

4 mottagar- och beställarorganisation då det ofta krävs snabbt agerande kring beslutsprocesser som berör både hemmaorganisationen och den Brysselbaserade verksamheten. Det är viktigt med en god kommunikation mellan parterna för att kunna greppa de möjligheter som dyker upp, men också för att effektivisera det arbete som Brysselkontoret bedriver och där man ser till att resursernas användning matchar båda parters förväntningar. Även om det dagliga arbetet och utbytet främst sker mellan tjänstepersoner, rekommenderar flera svarande att politiken bör engageras i det strategiska och långsiktiga arbetet för att peka ut riktningen för den Brysselbaserade verksamheten. Det är direkt avgörande att det finns ett stöd och förståelse från politiken och hemmaorganisationens ledning så att man drar åt samma håll och är tydlig med både förväntningar och uppdrag. De svarande poängterar också att det är viktigt att diskutera vad Kommunförbundet Skånes Brysselkontor erbjuder sina medlemmar som ingen annan aktör i Skåne eller Bryssel gör. Kommunförbundet Skånes slutsatser Utifrån det samlade utvärderingsmaterialet är Kommunförbundet Skånes EU-enhets rekommendation att Brysselkontoret fortsätter och därmed utgör en del av det ordinarie EU-arbetet som bedrivs på Kommunförbundet Skåne. Underlaget visar på en tydlig kommunal efterfrågan av Brysselkontorets tjänster. Efterfrågan kan förväntas öka och utvecklas i takt med att våra medlemmar bygger upp sin interna verksamhet och kompetens, en efterfrågan som idag inte kan mötas upp av kommunerna själva eller av andra externa aktörer. Vid en förlängning av den Brysselbaserade verksamheten ser vi att det finns behov av att effektivisera och stärka ett antal prioriterade utvecklingsområden. Detta för att kunna nå bästa resultat och utdelning av Brysselkontorets resurser utifrån kommunernas behov och efterfrågan som tydliggjorts under utvärderingen. Underlaget visar tydligt på att en framgångsfaktor för EU-arbetet är att hemmaorganisationen är en tydlig beställare samt har en mottagarkapacitet för det arbete som genomförs samt tydlighet i både uppdrag och de tjänster som erbjuds. En tydlig förankring mellan Bryssel och hemåt (Kommunförbundet Skåne och dess kommuner) är av största vikt för det långsiktiga och strategiska arbetet. Utmaningen ligger i att få Brysselkontoret att bli en integrerad och naturlig del av hemmaorganisationen och inte som en satellit som står utanför den ordinarie verksamheten. Rekommendationer vid fortsatt Brysselverksamhet är därför att: Kommunförbundet Skånes politiska ledning bör kopplas tydligare till det strategiska och långsiktiga arbetet. Förslagsvis genom att Arbetsutskottet är med i framtagandet av de fleråriga verksamhetsplanerna för Kommunförbundet Skånes EU-enhet, här framförallt för den Brysselbaserade verksamheten. Arbetet att stärka kommunikations- och informationsflödet inom Kommunförbundet Skåne fortsätter. Det är av stor vikt att EU-arbetet är fortsatt prioriterat inom Kommunförbundet Skåne samt löper naturligt mellan de olika avdelningarna. Här bör ett tydligare helhetsperspektiv främjas, EU-enheten (hemmatjänsten och Brysselkontoret) men framförallt Kommunförbundet Skånes EU-verksamhet kan inte drivas som en isolerad fråga. Respektive avdelning kan exempelvis med fördel kopplas till det långsiktiga verksamhets- och prioriteringsarbetet. Fortsatt förankring sker genom referensgrupp. Den nuvarande Styrgruppens funktion är viktig för den Brysselbaserade verksamhetens inriktning och prioriteringar. Gruppens uppdrag och sammansättning bör utredas och dess funktion kan förslagsvis omvandlas till att bli en referensgrupp, utifall att Kommunförbundet Skånes Arbetsutskott skulle kopplas till det långsiktiga planerings- och prioriteringsarbetet. Brysselnätverket är fortsatt prioriterat och sammankallar kommunernas EUkontaktpersoner regelbundet. Nätverket har en viktig funktion i att förankra EU- 4

5 verksamheten, sprida information och främja samarbete och Brysselnätverket är en viktig hörnsten i EU-enhetens arbete och bör vara fortsatt prioriterat. Nätverkets roll och syfte kan förtydligas och vidareutvecklas, ett förslag är att undersöka möjligheten att skapa arbetsgrupper under det samlade nätverket, vilket i så fall bör utredas i dialog med kommunerna. Uppdrag och tjänster knutna till Kommunförbundet Skånes EU-enhet förtydligas. En av Brysselkontorets främsta utmaningar är att det finns en osäkerhet i vad Brysselkontoret erbjuder kommunerna, men också vilken aktör som gör vad. Detta gäller inte enbart Brysselkontoret, utan även EU-enheten i stort, Kommunförbundet Skåne som organisation samt kommunerna själva. Det är därför av stor vikt att vi förtydligar dels uppdrag men även ansvars- och arbetsfördelning för respektive part i vår interna och externa kommunikation. Olika former av kompetenshöjande insatser både för förtroendevalda och tjänstepersoner är därför fortsatt av stor vikt. 5