Halvtidsutvärdering för Kommunförbundet Skånes Brysselkontor

Transkript

1 Halvtidsutvärdering för Kommunförbundet Skånes Brysselkontor Inledning Enligt projektbeskrivningen för Brysselkontoret ska en halvtidsutvärdering genomföras våren Enligt tidigare diskussioner och beslut i Styrgruppen genomförs utvärderingen med hjälp av interna resurser i Kommunförbundet Skåne. Utvärderingen kommer att bestå av såväl en kvantitativ som kvalitativ uppföljning. Konklusion och sammanfattning görs av Lone Hylander, ansvarig för Brysselkontoret. Den kvantitative utvärderingen kommer att ta utgångspunkt i relevanta dokument med betydelse för Brysselkontorets funktion och arbete och förhålla det till genomförda aktiviteter och arbete på Brysselkontoret. Den kvalitativa delen kommer att ske via en webbaserad enkät som skickas ut till den målgrupp som styrgruppen anser är relevant för detta. Förutsättningar i förhållande till uppdraget Bakgrund Kommunförbundet Skånes styrelse beslutade den 9 december 2011 att inrätta en representation i Bryssel. Verksamheten finansieras via en höjning av medlemsavgiften och har en budget på totalt kr. För Kommunförbundet Skåne är den lokala och konkreta nyttan med en eventuell Brysselrepresentation av stor betydelse. Förbundets erfarenhet är att många kommuner upplever sig sakna kompetens kring den europeiska dimensionen och de möjligheter i form av såväl påverkan som ekonomiska resurser till att utveckla den egna verksamheten, som medlemskapet i EU medför. Erfarenheter från andra representationskontor visar att det finns många viktiga vinster med ett samordnat kommunalt engagemang i Bryssel. Uppdraget för en representation för de skånska kommunerna i Bryssel måste utgå från kommunernas behov och den långsiktiga nyttan. Eftersom det EU-relaterade arbetet i Skånes kommuner ser väldigt olikt ut när det gäller omfattning och organisation, måste verksamheten i Bryssel också återspegla detta och möta kommunerna i deras behov. Syftet med verksamheten är att stärka de skånska kommunerna i att utnyttja de möjligheter som EUmedlemskapet innebär. Huvudfokus för arbetet skulle kunna sammanfattas i följande punkter: Ge stöd i projektutveckling och bevakning av relevanta program, utifrån kommunala prioriteringar genom exempelvis EU-projektanalyser (EPA). Tillhandahålla servicefunktioner som kontaktförmedling och kontaktskapande verksamhet som syftar till att skapa marknadsföringsmässiga fördelar för kommunerna. Vara behjälplig vid studiebesök. Påverkansarbete och bevakning av kommunala intressen. Främst påverkan av politiska beslut som rör utformningen av de program som de skånska kommunerna kan ta del av. Målsättningen är att kommunerna ska uppleva att resursen är till konkret nytta för verksamhetsutveckling, kompetensutveckling och strategiska påverkansmöjligheter för de skånska kommunerna. I förlängningen är det konkreta målet att öka andelen EU-finansiering i de skånska kommunerna. 1

2 Prioriteringsordningen styrs helt och hållet av kommunernas behov och efterfrågan. Organisation Inledningsvis från 1 mars december 2014 var Brysselkontoret en del av den kommunövergripande verksamheten i Kommunförbundet Skåne. Huvudansvarig var Monica Holmqvist, medans Sofia Floreby var ansvarig for EU-arbetet inom KFSK. Från och med 1 januari 2015 är Brysselkontoret numera en del av avdelningen Ledning och utveckling och tillhör enheten kommunövergripande. Ansvarig är nu Peter Nilsson. Eftersom förankringen och kontakten till kommunerna på hemmaplan är viktig för uppdraget är anställningen på kontoret i Bryssel uppdelad så att personen i Bryssel arbetar 50 % i Bryssel och 50 % i Skåne. I den interna strukturen ingår även en styrgrupp och ett Brysselnätverk. Kommunförbundet samlokaliserar sig med Region Skånes Brysselkontor Skåne European Office. Styrgruppen Enligt projektbeskrivningen finns en operativ styrgrupp bestående av tjänstemän: en representant från vart och ett av de fyra hörnen, en representant från Kommunförbundet Skånes hemmaorganisation (sammankallande) och en representant från Brysselrepresentationen. Representanterna utses av respektive organisation och styrgruppen sammanträder en gång per termin. Styrgruppens uppgifter är att följa Brysselkontorets arbete, att fatta inriktningsbeslut samt att identifiera tematiska prioriteringar som kommunerna kan samverka kring. Vid behov ska styrgruppen även vara ett stöd då det gäller prioriteringar i kontorets löpande arbete. Kommunförbundet Skånes EU-ansvariga handläggare är ordförande i gruppen. Brysselnätverket Brysselnätverket är förbundets nätverk för EU-samordnare. Nätverket bjuds in ett par gånger per termin för att därigenom ge Brysselkontoret möjlighet att fånga upp tankar, idéer och förslag från de skånska kommunerna samt informera om stort och smått aktuellt. Dessa fysiska möten är en väsentlig ingrediens i att skapa förankring. Brysselrepresentanten är sammankallande i Brysselnätverket. Verksamhetsplan Uppstartsfasen verksamhetsplan 2013 En specifik plan för uppstartsfasen utarbetades under våren Av strategiska och utvecklingsmässiga skäl har uppdraget under den inledande fasen 2013 haft huvudfokus på att bygga upp hemmaorganisationen. Fokus har varit på kommunikation, marknadsföring samt Brysselnätverket. Mindre fokus på aktiviteter i Bryssel. Strategiska prioriteringar verksamhetsplan I slutet av 2013 beslutade Styrgruppen för Brysselkontoret om verksamhetsplanen för de kommande två åren. Det fanns en del diskussioner om vilka strategiska prioriteringar som Brysselkontoret skulle arbeta efter och man kom fram till att parallellt med det löpande arbetet bör verksamheten relateras till de 2

3 långsiktiga utvecklingsstrategier som finns i vår omgivning för att möjliggöra en mer tematisk och strategisk bevakning. Målen inom EU:s tillväxtstrategi EU2020 är fundamentet för EU:s 28 medlemsländers arbete med sysselsättning, forskning & innovation, klimatförändringar, energi, utbildning och social inkludering. EU2020 strategin har delats upp i en rad av åtgärder som ska implementeras både nationellt och internationellt. Samtidigt jobbar man med på EU-nivå med att öka samarbetet mellan EU:s regioner och kommuner inom dessa områden med hjälp av EU:s nätverk och fonder. Skånes Regionala Utvecklingsstrategi 2030 (RUS) ingår både i den nationella och den europeiska kontexten, till exempel genom den nationella strategin för regional tillväxt och attraktionskraft, Östersjöstrategin, EU2020 och EU:s sammanhållningspolitik. Sett i ljuset av syfte och mål för kontoret bestämdes det att kontorets tematiska bevakning kommer att ta utgångspunkt i RUS 2030 eftersom den regionala utvecklingsstrategin formulerar och skapar en bred samsyn om en gemensam målbild för Skåne 2030 och som ger en utmärkt överblick över kontorets inriktning när det gäller kommunal verksamhetsutveckling, kompetensutveckling och strategiska påverkansmöjligheter kopplat till möjligheterna för EU-finansiering i Bryssel. Med utgångspunkt i den regionala utvecklingsstrategin, EU:s prioriteringar och arbetet med EPAanalyser, kommer Brysselrepresentationen under 2014 och 2015 att fortsatt fördjupa och fortsätta sitt arbete med att ge stöd i projektutveckling inom alla kommunala verksamhetsområden. Fokus under började EU:s nya programperiod för perioden Alla sektors program i Bryssel har blivit reviderade och fått ny struktur under De nya programmen följer målen i EU 2020 och fokus är därför på miljö, klimat, sysselsättning, forskning & innovation, utbildning & SME Några program har fått nya namn eller blivit sammanslagna med andra program. Det finns möjlighet för 100 % finansiering från EU och Kommissionen har lovat en mer effektiv och snabb handläggning. Brysselkontoret har under haft fokus på att upparbeta bra rutiner och strukturer för kvalificerat stöd i projektutveckling samt att fokusera på bevakningsfunktionen i Bryssel och servicen till kommunerna när det gäller studieresor, events, partnersök och deltagande i nätverk i Bryssel. Generellt har kommunikationen och dialogen med kommunerna även fortsatt hög prioritet i verksamheten. Brysselnätverket och styrgruppen är viktiga plattformar i detta arbete Sammanfattning av aktiviteter Brysselkontorets aktiviteter i huvuddrag finns upplistad i bifogade loggböcker som är utarbetat för hela perioden. a) Stöd projektutveckling i kommunerna Under det första året var den konkreta projektrådgivningen minimal eftersom fokus var på att bygga upp kontoret och marknadsföra kontoret i Skåne. Under ch 2015 tar projektrådgivningen numera större plats och ett 30-tal rådgivningsmöten har ägt rum. Projektrådgivningen handlar om att matcha kommunala utvecklingsbehov mot finansieringsmöjligheter i Bryssel. Ganska många kommuner efterfrågar dessutom hjälp med partnersök och erfarenhetsutbyte. 3

4 b) Informationsinsatser i Skåne Under 2013 och fortsatt under 2014 användes mycket tid åt att marknadsföra kontoret bland Skånes Kommuner. Ett 50-tal möten har genomförts. Detta antigen i form av individuella träffar med kommuner eller delar av en kommun eller som större kommunövergripande informationsmöten med kommunerna. Det har också varit en del möten i Skånes hörn till exempel inom SKNO, SÖSK, 5YES, Familjen Helsingborg etc. Möten har även ägt rum med många nätverk av olika slag till exempel Räddsam, VA-chefer i Skåne, Skånes Miljö- och Hälsoskyddsförbund, kommunala nätverk, Trelleborgs Hamn, Ystads Hamn m.fl. Brysselkontoret var även i 2014 ansvarig för ett seminarium på Europaforum kring EU & utbildning. I samarbete med andra aktörer i Skåne har det utarbetats en guide över relevanta EUprogram för de skånska kommunerna. c) Kontaktskapande verksamhet/kontaktförmedling i Bryssel Under det först året koncentrerades arbetet i Bryssel kring att bygga upp kontoret rent praktisk med skylt etc. samt att undersöka möjligheterna for att engagera sig i nätverk i Bryssel. KFSK är numera aktiv i forskningsnätverket ERRIN, integrationsnätverket ERLAI samt det svenska nätverket SVEREG, som består av samtliga svenska regionkontor i Bryssel. Stor fokus har varit på att bygga upp trovärdiga relationer till intressante samarbetspartners för projekt i Bryssel. Under 2014 samarbetades mycket med Central Denmarks kontor i Bryssel. Gemensam projektutvecklingsworkshop anordnades i Hässleholm i början av Under 2015 har även anordnats en gemensam konferens i Bryssel inom ramen av SVEREG. d) Studiebesök i Bryssel Under det första året besökte en handfull kommuner Bryssel men under 2014 har detta antal minskat. En anledning är valet under hösten Flera kommuner är på ingång nu under e) Styrgrupp & Brysselnätverk Fokus har varit på styrgruppens viktiga roll som länken till det utvecklingsarbete som bedrivs i de fyra hörnen. Ur styrgruppen har en arbetsgrupp bildats, som har till uppgift att vara ett mer operativt stöd för verksamheten. Gruppen träffas vid behov. 6 styrgruppsmöten har ägt rum i perioden tillika ett antal arbetsgruppsmöten inom styrgruppen. Medlemmar av styrgruppen är pr. 1 maj 2015: Sara Wanther, EU-kontor Skåne Nordost Malin Wildt-Persson, Skåne Nordost Helena Berlin, Tomelilla Kommun Frida Lindén, Sjöbo Kommun Jonas Rosenkvist, Trelleborgs Kommun Fredrik Löfqvist, Svalövs Kommun Mathias Nilsen, Malmö-Lund Regionen Maria Grunge, Lomma Kommun (tjänstledig) 4

5 Brysselnätverket är förbundets nätverk för EU-samordnare/andra EU-resurspersoner i kommunerna och utgör basen för verksamheten genom att vara länken till varje enskild kommun. Nätverket träffas ett par gånger per termin och i dagsläget ingår samtliga kommuner. Syftet med nätverket är att förankra kontorets verksamhet i kommunerna genom att vara primär mottagare av information samt genom att förmedla behov och idéer från kommunerna. Under kommer har det varit fokus på att utveckla och stärka Brysselnätverkets funktion i form av kompetensutveckling och sammanhållning. 7 möten i nätverket har ägt rum i perioden. Formen för mötena varierar från större informationsinsatser med externa talare, internat till lokalt erfarenhetsutbyte i en kommun. f) EU-projektanalyser EPA eller EU-projektanalyser är ett viktigt instrument för Brysselkontoret sett i förhållande till att få överblick över och insikt i vilka utvecklingsbehov som finns i kommunerna. Brysselkontoret utgör ett stöd i detta arbeta och är alltid med på uppstartmötet med KSAU och även när presentationen av grovanalysen görs. Brysselkontoret har varit involverat i 3 stycken EPA-analyser under perioden. g) Rådgivning internt KFSK Brysselkontoret utgör även en resurs när det gäller projektrådgivning inom Kommunförbundet Skåne och de områden arbetas med där. Engagemanget i Bryssel har bl.a. fört till en direkt involvering av Vård och Omsorgsenheten i det europeiska arbetet kring EIP Active Ageing. Senast har Kommunförbundet Skåne tillsammans med SP och några andra internationella partners skickat in en ansökan till en utlysning i EU:s nya forskningsprogram Horisont2020. Projektet är inom området fallprevention. Även nätverket kring Ekosystemtjänster har varit involverat med Brysselkontoret. h) Praktisk Brysselkontoret Under första året ägnades en del tid åt diskussioner med Skåne European Office kring kontorets praktiska funktioner samt beställning och placering av skylt. Kommunförbundet hyr en lokal av Region Skåne och inledningsvis hyrde vi en arbetsplats i ett större lokal. Hösten tillträdde en ny chef på Skåne Europa Office och i samband med detta flyttade vi även kontoret till en gen lokal på samma våningsplan i Nordic House. Enkäten Målgrupp och utskick Enkäten skickades till personer som vi vet har varit i kontakt med Brysselkontoret. Det handlar alltså om en blandad målgrupp bestående av olika resurspersoner i kommunerna: EU-samordnare, EUkontaktpersoner, personer anställda inom olika förvaltningar, kommunchefer, politiker. Enkäten skickades ut i vecka 20 och hade deadline 11 maj Vi använde ett webbaserad-verktyg som kommunförbundet med bra resultat har använd i andra sammanhäng. Enkäten skickades till drygt 80 personer. 5

6 Struktur och innehåll Fokus för enkäten bör inte enbart vara på vad vi levererat, utan också på vad kommunerna själva har gjort för att utnyttja resursen. Frågorna relaterar sig till 3 områden som rör Brysselkontorets uppdrag och funktion: Brysselkontorets funktion Brysselnätverket EU-arbetet i Skåne (hemmaplan, förankring) Enkäten inleds med en beskrivning av kontexten: varför gör vi denna utvärdering? Varför får personen enkäten? Inför varje tematisk fråga kommer det att finnas en referens/hänvisning till kontexten: varför vill vi gärna veta detta. Resultat enkät Vi har fått in 39 svar på enkäten. Huvudparten av respondenterna är antigen EU-samordnare eller EU-strateger i kommunen, men det finns även en större mängd av personer som har andra roller: näringslivsutvecklare, kommundirektör, rektor, utredare. De flesta har varit i kontakt med Brysselkontoret antigen i samband med planering av studieresa till Bryssel, projektrådgivning om EU-program eller vid ett informationsmöte i kommunen. Flera anger även att kontakten har handlat om strategiska diskussioner om hur kommunen strategiskt kan arbeta med EU:s fonder och program. En mindre del anger hjälp med partnersök. På en skala från 1-6, där 1 är lägst och 6 högst anger 82 % att de är mycket nöjda med den kontakt de har haft med Brysselkontoret. På frågan om vad det viktigaste är man kan få hjälp med av Brysselkontoret för att stärka EU-arbetet i kommunen svarar flertalet att prioritet 1 är projektrådgivning om EU-program, prioritet 2 är information om aktuella utlysningar och events i Bryssel och prioritet 3 är information om EUprogram. Fler påpekar även möjligheten för att nätverka med de andra skånska kommunerna och studiebesök i Bryssel. Denna bild återges även i den rangordning av uppdrag för Brysselkontoret som respondenterna ombads att göra, där stöd och service är nr.1, efterföljd av projektutveckling som nummer 2 och påverkansarbete i Bryssel som nr.3. En kommentar är att man tror att det kan vara svårt för en så pass liten organisation att påverka i Bryssel. Så gott som alla som har svaret på enkäten prenumererar på nyhetsbrevet EU och Bryssel som Kommunförbundet Skåne skickar ut angående EU-arbetet. Flertalet är mycket nöjda med innehållet i nyhetsbrevet. Några framhäver dock att det finns för mycket grafisk i nyhetsbrevet och at det inte fungerar så bra i Outlook, medans en annan tycker att det är bra även framöver att lyfte goda exempel från kommunerna. Det föreslås även att man kompletterar nyhetsbrevet med utskick av nyhetsflasher. Lite över hälften av de tillfrågade har deltagit i träffar med Brysselnätverket. Detta stämmer bra överens med det frammöte som finns på dessa träffar. Det verkar som om att Brysselnätverkets träffar är mycket uppskattade när man ser till de kommentar som finns angående vad som är bra med träffarna, och det finns även många förslag till förbättringar framöver. Många tycker att det är viktigt att träffa andra personer som har liknande uppdrag eftersom man som EU-person i en kommun ofta är ganska ensam i sin roll. Erfarenhetsutbyte är viktig powerpointpresentationer mindre viktigt. Det finns även ett behov av att samla sig mer i Skåne när det gäller 6

7 projektansökningar och Brysselnätverket kan vara ett bra forum för det. Några efterfrågar flera och längre träffar och även ett årligt mötesprogram för nätverket, där det ska finnas möjlighet för att delta i större och mindre möten. Även tematisk inriktning för möten framöver efterfrågas. Drygt 65 % av de tillfrågade upplever att EU-arbetet är en prioriterad fråga i kommunen. Många har här vald att fördjupa sina svar. Verkar som om att detta är en fråga som involverar många. En del svarar både ja och nej på frågan. Intresset finns och det anses viktigt, men i praktiken så är det många både på ledningsnivå och operativ nivå som inte hinner med. EU-arbetet är en prioriterad fråga i några förvaltningar, men det finns mycket kvar att göra för att förbättra hemmaorganisationen. Några menar på att där inte finns tillräcklig samordning i kommunen när det gäller EU-projekt, och att täta skott mellan förvaltningar och enheter gör att projekt med syfta att arbeta med strategisk påverkan inte kommer med på dagordningen. Några anger at viss är kommunen intresserad av EU-frågan när det gäller att dra in finansiering, men att det inte finns en förståelse för vad de kan tjäna på att vara aktiva i Bryssel! Även kompetensfrågan tas upp av flera. På frågan om på vilket sätt Kommunförbundet Skåne kan vara med och stärka EU-arbetet i kommunen och respondentens roll i arbetet kommer det upp många förslag. Ett axplock kommer här: Kompetensutveckling Aktivt brysselnätverk Finnas mycket på plats i Skåne så konkret hjälp och stöd kan ges på plats i kommunen Synlighet i kommunerna Information om nätverk och kontakter Genomföra inspirationsdagar Påverka det strategiska arbetet i kommunerna Fortsatt erbjuda EPA-analyser Huvudparten av de tillfrågade känner till att det har genomförts en EPA-analys i deras kommun. Och på frågan om vilken betydelse det har haft för kommunen anger flera att det ger en strategisk bra bas för det långsiktiga EU-arbetet i kommunen. Man fler och bättre diskussioner om varför kommunen bör arbeta med EU-projekt. En kommun anger att EPA-arbetet la grunden till en ny tjänst som EU-strateg. Finns dock vissa problem med att få fram beslut om framtida inriktning när det gäller EU-projekt och att EPA är en ögonblicksbild och måste följas upp kontinuerligt. En anger att EPA analysen möjligen blev en ögonöppnare för kommunledningen, men att frågan är hur den lever vidare ute i verksamheterna. Merparten av de tillfrågade menar på att man idag arbetar med något som Kommunförbundet Skånes Brysselkontor skulle kunna hjälpa er med/fungera som ett stöd. Det som kan framöver behöver hjälp med handlar mycket om hjälp med ansökan, inspirationsseminarier, partnersök, bollplank projekt, kompetensutveckling för rektorer mv. Detta leder även till att merparten tror att de kommer att ha kontakt med Kommunförbundet Skånes Brysselkontor under det närmsta året. Avslutningsvis finns det möjlighet för att ange övriga tanker och förslag. Dessa kommentar anges ordrätt här: Det är oerhört viktigt att vår resurs i Bryssel spenderar tid hos våra kommuner på hemmaplan. Vi har en lång väg kvar att stärka arbetet på hemmaplan och vår resurs måste därför vara lätt att boka in för möten hemma. Stöd i projektutvecklingen måste fortsatt vara den mest prioriterade arbetsuppgiften för vår resurs och ska det fungera måste personen i fråga ha möjlighet att vara flexibel när det gäller att planera vilka dagar som ska spenderas i Bryssel och vilka dagar som ska 7

8 spenderas i Skåne. Närvaro i Skåne bör prioriteras då det mesta Brysselrelaterade arbetet bedrivs ute i kommunerna. Hoppas att satsningen på Bryssel fortsätter inom Kommunförbundet Skåne; har varit bra och finns fortsatt stor utvecklingspotential Jag uppskattar kontorets generösa bemötande, det känns alltid bra att kontakta för högt och lågt. Däremot tycker jag att det kan ta för lång tid att få svar; känns som om att uppdraget inte helt fullt matcher personalstyrkan. Det finns jo många goda kolleger i Skåne, kanske en gemensam plattform hade löst en del, att vi (ej KFSK) sinsemellan kan bolla vissa frågor innan vi kontakter KFSK. Vill också poängtera vikten av kontorets samordnande roll. Vi är många som sitter ensamma på tjänsten, det är mycket värdefullt att ha Brysselnätverket och den ledning/bollplank KFSK ger. Kommunförbundet Skånes Brysselkontor ger ett väldigt bra stöd och mycket fin service till mig och jag ser fram emot fortsatt gott samarbete Uppskattar arbetet som kommunförbundet gör i frågorna samt Brysselkontorets aktivitet i sociala medier. Verksamheten tar tid att bygga upp. Det krävs en aktiv hemmaorganisation som inte byggs på en dag. Vi är inte där än utan det krävs stor närvaro på hemmaplan. På sikt tror jag inte att projektutveckling är det viktigaste. I nuläget tror jag dock att det är det effektivaste sättet att skapa förståelse för möjligheterna. Ett eller ett par goda exempel kommer att locka andra att engagera sig i sektors programmen. När väl hemmaorganisationen fingerar kommer verksamheten att kunna koncentreras på mer strategiska frågor och service. Intresserad av att medverka i ett utvidgat Brysselnätverk med fokus för egen del på miljö och samhällsbyggnad jag anser att det är av yttersta vikt att vårt Brysselkontor blir en permanentad verksamhet. Bilagor (projektbeskrivning, verksamhetsplan uppstartsfasen 2013, Verksamhetsplan P, loggböcker, rapport enkäten) 8