North Sweden European Office Programförslag Antagen av styrelsen 31 mars 2003 på uppdrag av huvudmännen

Transkript

1 North Sweden European Office Programförslag Antagen av styrelsen 31 mars 2003 på uppdrag av huvudmännen Huvudmännen uppdrog åt styrelsen vid ägarmötet 20 februari 2003 Att sondera intresset för samarbete med Västernorrland och Jämtlands län Att föreslå mål, arbetssätt och organisation, som ambitionsmässigt ligger på samma nivå, som gäller idag Att föreslå längd på nästa projektperiod Att föreslå en budget Att föreslå en kostnadsfördelning Efter samtal erbjöd sig North Swedens representanter att översända underlaget för en snabb reaktion från representanterna från Västernorrland och Jämtlands län. Vid styrelsemöte 31 mars 2003 beslöt styrelsen föreslå Projektperiod fem år, med justeringar under perioden som fastläggs i samarbetsavtalet. Mål, arbetssätt och organisation se sid 2 Budget se sid 6 Kostnadsfördelning se sid 7. Observera att utökas det geografiska området förväntas kostnaderna per huvudman ej minska nämnvärt. Huvudmännen uppmanas att reagera på förslaget senast 15 maj 2003.

2 Mål, arbetssätt och organisation , fem år North Sweden European Office (fortsatt kallat North Sweden) är Norrbottens och Västerbottens gemensamma organisation för att bevaka regionens intressen i EU-frågor. Denna promemoria beskriver grundläggande mål, arbetssätt och organisation för verksamheten för perioden , fem år Mål med verksamheten Målet med verksamheten är att bidra till att skapa goda förutsättningar för att driva verksamhet i Norrbotten och Västerbotten. Verksamhet avser i detta sammanhang ett brett spektrum av aktiviteter inom företagande, akademi och offentlig verksamhet. North Sweden skall vara en viktig kugge i de två länens utvecklingsarbete, inom de ramar som uppställts av huvudmännen. North Sweden skall påverka och driva frågor på Europaarenan som förbättrar förutsättningar för verksamheter i regionen. I uppdraget ligger också att öka förståelsen för regionens problem och möjligheter i Bryssel och Stockholm. För att kunna bidra till goda verksamhetsförutsättningar måste Norrbotten och Västerbotten vara en aktiv och kompetent region i Europasamarbetet. Med andra ord måste även huvudmannaorganisationerna och deras företrädare bli allt aktivare på den europeiska arenan. North Sweden som organisation skall bidra till detta. Under den kommande verksamhetsperioden bör målen kring vad som avses med en aktiv och kompetent region specificeras. 2. Målgrupper Målgrupperna i regionen är länsstyrelser, landsting, kommuner, företag, universitet och andra organisationer. Utvecklingen av förutsättningarna för målgruppens verksamhet står i fokus för North Sweden. Aktörer inom offentlig sektor har resurser avsatta för utvecklingsarbete. När regionens förutsättningar och möjligheterna att driva verksamhet inom ett givet område diskuteras är det därför särskilt viktigt att medvetet söka fånga in åsikter från företagen och dess organisationer på ett effektivt sätt. För att tjänstemän, företagare och politiker från regionen skall kunna bli mer aktiva i Bryssel, exempelvis i olika arbetsgrupper eller paneuropeiska organisationer bör tydliga målgrupper i Bryssel lyftas fram för organisationerna på hemmaplan. Det måste tydligare framgå för 1 Verksamhetens första projektperiod sträckte sig från den 1 september 1997 till den 31 augusti Huvudmän var länsstyrelserna, landstingen och kommunerna genom kommunförbunden i Norrbotten och Västerbotten samt Norrlandsfonden. Den andra projektperioden sträcker sig från 1 september 2000 till 31 december Nya huvudmän är respektive läns handelskamrar och Företagarnas Riksorganisation samt Umeå universitet och Luleå tekniska universitet. 2

3 huvudmännens företrädare inom vilka konstellationer och arbetsgrupper i Bryssel etc. det är mest angeläget att delta. 3. Verksamhetsområden North Swedens verksamhet skall under den kommande perioden omfatta två huvudsakliga verksamhetsområden: Intressebevakning Programbevakning Dessa beskrivs närmare nedan. Intressebevakning Bevakning av Västerbottens och Norrbottens intressen i Bryssel medför att North Sweden skall söka påverka beslutsfattande, skrivningar m.m. inom strategiska områden på Europaarenan. Syftet med arbetet skall hela tiden vara kopplat till att skapa goda verksamhetsförutsättningar för North Swedens målgrupper. Regionen och North Sweden skall delta i EU:s policyarbete inom valda områden. Att arbeta med intressebevakning och påverkan förutsätter en god kunskap om beslutsprocessen inom EU, kunskap i sakfrågan och var den ligger tidsmässigt i beslutsprocessen. Intressebevakning och påverkan kräver också god kunskap om hur exempelvis aktuella lagstiftningsförslag kommer att påverka den egna regionen och inte minst kunskap om regionen, dess aktörer och deras prioriteringar. North Sweden måste ha väl utvecklade kontaktnät i såväl regionen som i Bryssel. Organisationen måste kunna agera som barn i huset både i Bryssel och i den egna regionen. För att vara lyckosam i arbetet med intressebevakning måste North Sweden därför fortsättningsvis vara stationerad med personal i Bryssel, Västerbotten och Norrbotten. Goda kontakter med regeringskansliet, olika nationella myndigheter och organisationer är också av betydelse. Intressebevakning och påverkan handlar om byggande av nätverk, både på hemmaplan och i Bryssel. Att skapa fungerande strategiska arenor och att utveckla strategier inom olika fokusområden (se nedan) är en integrerad del av arbetet. Möjligheterna att påverka är störst i de fall där regionens aktörer samfällt kunnat driva en viss linje. Arbetssättet med att ta fram positionspapper och det arbete som bedrivs inom ramen för EuropaForum har varit framgångsrikt och bör fungera som modell under den kommande perioden. Programbevakning Området programbevakning handlar om att bevaka regionens intressen inom EU:s programstruktur med inriktning på transnationella program. Program och projekt av stor strategisk betydelse skall prioriteras, inte minst komplexa regionsgemensamma satsningar. Mot bakgrund av den ökade kompetensen hos regionens aktörer kan North Sweden inrikta sitt arbete på nya och komplexa program. Renodlat ansökningsarbete skall utföras av regionens 3

4 aktörer. North Sweden skall fungera som bollplank, kunskapare i Bryssel och informatör på hemmaplan inom detta område. En väsentlig del av programbevakningen handlar om att skapa regionsgemensamma synsätt och strategier och nödvändiga nätverk i och utanför länen. Syftet är att sy ihop tillräckligt intressanta konsortier för att i förlängningen kunna skapa stora spännande projekt inom den transnationella programstrukturen. Programbevakningen innefattar därmed också ett stort mått av strategiskt utvecklingsarbete inom olika områden, som exempelvis forskning eller näringslivsutveckling. Fokusområden, idag och imorgon Konkret kommer arbetet även fortsättningsvis att ske inom ett antal utvalda fokusområden. Observera att dessa kommer att förändras med den agenda, som finns i EU och de prioriteringar, som görs i regionen. För att klara av detta omfattande arbete, både kontaktmässigt, men även kompetensmässigt är fokusering en nödvändighet. Det antal frågeställningar där intensiv intressebevakning och programbevakning skall bedrivas bör vara begränsade. Under den kommande perioden är det därför viktigt att både kunna avsluta gamla och lägga till helt nya. I framtida verksamhetsplaner kommer North Sweden tydligt att använda sig av ett antal fokusområden och inom vart och ett av dessa kan både intressebevakning och programbevakning förekomma. Exakt vilka som prioriteras fastslås i den årliga verksamhetsplanen. Kompetens- och strategiutveckling en integrerad del Med ovanstående upplägg blir kompetens- och strategiutveckling en integrerad del av arbetet både avseende intressebevakningen och programbevakningen, helt enkelt en förutsättning för att kunna arbete effektivt med aktiv påverkan. North Sweden skall således även fortsättningsvis sträva efter att höja regionens kompetens inom EU-arbetet i allmänhet och inom fokusområdena i synnerhet. Detsamma gäller att bidra till utvecklandet av gemensamma strategier inom de aktuella områdena. North Sweden fungerar idag som en gemensam neutral arena för de två länen, inom vilken strategiska utvecklingsdiskussioner kan föras på ett konstruktivt sätt. Denna roll bör vidmakthållas och stärkas i det framtida arbetet. Företrädare för näringslivets organisationer och universiteten skall vara en likvärdig part vid dessa strategiska utvecklingsdiskussioner. Detta är inte minst viktigt för att kunna nå fram till väl förankrade positionspapper som ger trovärdighet i Bryssel. Återkoppling Resultatet av North Swedens arbete måste återkopplas och föras ut i huvudmännens organisationer och i tillämpliga fall i huvudmännens medlemsorganisationer. Återkopplingen har inte minst en demokratisk dimension. Former för att föra ut specifika resultat av arbetet till en bredare krets bör successivt utvecklas under perioden. Kontinuerlig återkoppling är också ett sätt att löpande bedöma och diskutera effekterna av verksamheten. 4

5 4. Organisation Huvudmän Huvudmän för North Sweden är länsstyrelserna, landstingen, kommunerna (via kommunförbunden), handelskamrarna och Företagarnas riksorganisation i Västerbotten och Norrbotten samt Umeå universitet, Luleå tekniska universitet och Norrlandsfonden. Det inbördes förhållandet mellan huvudmännen regleras i ett samarbetsavtal. Den operativa organisationen Norrlandsfonden står som arbetsgivare, tecknar hyreskontrakt och sköter administrativa rutiner för North Swedens räkning. Verksamheten på hemmaplan omfattar två heltidsanställda en med placering i Västerbotten och en med placering i Norrbotten. Hemmakontoren såväl som övriga delar av organisationen skall arbeta länsövergripande. Brysselkontoret har två heltidsanställda. Verksamheten leds av en direktör som utses av styrelsen. Direktören fattar beslut i personalfrågor. Styrelsen Styrelsen, företräder regionens intressen som helhet och består av sex till åtta ledamöter som nomineras av huvudmännen. Styrelsens ordförande utses av huvudmännen. Styrelsens sammansättning skall spegla behovet av kompetens både avseende regionens utvecklingsfrågor samt kompetens kring arbete med intresse- och programbevakning i Bryssel. Jämställdhet mellan kvinnor och män skall beaktas. Styrelsens uppgifter är att utse ansvarig direktör, fastställa verksamhetsplan och budget på årsbasis utifrån ägardirektiven samt löpande följa verksamheten. Styrelsen sammanträder var tredje månad samt om särskilt behov föreligger. Ägardirektiv lämnas till styrelsen i samband med det årliga ägarrådet då samtliga huvudmän finns företrädda. Ägardirektiven sammanställs till den årliga verksamhetsplanen. 5

6 Budget North Sweden European Office Intäkter Totalt intäkter huvudmän Övriga intäkter (bl.a. ränta) Kostnader Personalkostnader Löner/Sociala avgifter Resekostnader Utbildning Övriga rörelsekostnader Lokalhyror Konsulter Stipendier, priser, gåvor Telefon, fax, porto Informationsverksamhet (Webbplats) Representation, konferenser Datorkostnader Tidningar/Medlemsavgifter Kontorsmaterial/Omkostnader Inventarier Övrigt Resultat 0 6

7 North Sweden kostnadsfördelning huvudmännen Huvudmän Årlig kostnad Förslag Länsstyrelse BD kr kr Länsstyrelse AC kr kr Landstinget BD kr kr Landstinget AC kr kr Kommunförbundet BD kr kr Kommunförbundet AC kr kr Norrlandsfonden kr kr Luleå Tekn Univ kr kr Umeå Univ kr kr Handelskammaren BD kr kr Handelskammaren AC kr kr Företagarna BD kr kr Företagarna AC kr kr Summa kr kr 7