Välkomna. Nätverk: Parkinn Lösenord: Roomscph

Transkript

1 Välkomna Nätverk: Parkinn Lösenord: Roomscph

2 Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak Seminarium för godkända projekt, 2016:1 Köpenhamn, 6 september 2016

3 Välkomna till Köpenhamn, och Interreg Öresund-Kattegat-Skagerak

4 Ni är utvalda

5 Exakt allt finns inte på plats, men vi bygger rälsen framför tåget

6 Pluppar på era namnbrickor Projektledare Projektekonomer Kommunikatörer

7 Interreg Öresund-Kattegat-Skagerrak, vilka är vi?

8 Material, presentationer och hemsida Material: program, projektsammanställning, deltagarlistor, anmälningsblankett för LinkedIn-grupper och åhörarkopior Interreg Öresund-Kattegat-Skagerraks hemsida Uppdaterad handbok på webben, bl.a. kostnadsslag, resor och logi etc

9 Program för dagen Ankomst, registrering och kaffe Sekretariatet informerar - Projektbeslut och allmänna villkor - Partnerskapsavtal - Rapportering i lägesrapporter - Rapportering av ekonomin Lunch Information från revisionsansvariga, parallella seminarier PwC (Danmark) Tillväxtverket (Sverige) Östfold fylkeskommun (Norge), Hege Vigdal från sekretariatet tar denna punkt för Östfolds räkning Kommunikationsworkshop Kaffe/te samt individuella projektmöten med sekretariatet ca Middag med nätverkssamtal

10 Syftet med dagen Syftet med en sådan här dag är trefalt: 1. Information om praktiskt genomförande (från sekretariatet och revisionsinstanserna) 2. Samtal med sekretariatet kring just ert genomförande i praktiken 3. Introduktion till de tre nätverk som bildats, ett vardera för projektledare, projektekonomer och kommunikatörer. Vi kommer berätta mer om nätverken och dess LinkedInsidor kring middagen.

11 Projektmöten Projektnamn Projektrådgivare Projektekonom Mötestid Efterfrågedriven innovation Ida E gate 1 Jeppe T 14:45 15:30 Green Buildings A-Z Peter gate 2 Daniel P 14:45 15:30 Smart cities accelerator Ole gate 10 Olivera G-N 14:45 15:30 Nordic Entrepreneurship Hub Ida E gate 1 Olivera G-N 15:30 16:15 Tech Nordic Lone gate 2 Jeppe T 15:30 16:15

12 Projektbeslut

13 Privata deltagande aktörer - Särskilt villkor gällande statsstöd Säkerställ att särskilt villkor följs (innehåll och takbelopp, stödprocent) Särredovisa kostnader gällande statsstöd Räkna med kontroll/ revision - Spara underlag; redovisning, beräkning, innehåll/ förklaring. - Ansvar ligger hos deltagande privata aktörer och projektets partner. - Konsekvens om villkor inte följs: Återbetalningsskyldighet av stödbelopp (även bidragsekvivalent), inklusive ränta, för de företag som gynnats.

14 Allmänna villkor 3. Förändringar av projektets genomförande 5. Informationsskyldighet och offentliggörande A3! 10. Upphandling 13. Granskningsrätt

15 Partnerskapsavtal Ansvarsfördelning Ekonomisk förvaltning Deadlines internt Avtal till Interreg för kännedom För fler tips om vad ett Partnerskapsavtal bör innehålla: Genomföra starta upp ditt projekt skriv ett partnerskapsavtal

16 Lägesrapportering Lägesrap portering Hvad? Hvordan? Når?

17 Varför? Avrapportera genomförandet av projektet Visa koppling mellan aktiviteter och kostnader

18 Var sjätte månad enligt beslut Alla partners bidrar

19 Hur? Wordskapelon på hemsidan Skicka in/ladda upp original systemen

20 Vad? Genomförda aktiviteter Näringslivets medverkan Resultat och utfall under aktuell redovisningsperiod Gränsregionalt mervärde

21 Vad? Uppföljning, utvärdering och lärande Förändringar och avvikelser Aktivitetsindikatorer Horisontella kriterier

22 Ekonomisk rapportering

23 Vad styr rapporteringen? Kontroll Rapportering och rapporteringsperioder Ekonomisk redovisning grundkrav Kostnadsslag Process AOU i Min ansökan samt Regionalforvaltning.no Uppsummering

24 Vad styr rapporteringen?

25 Kontroll First Level Control SE: Tillväxtverket DK: PWC NO: Østfold fylkeskommune

26 Rapportering Separat rekvirering för EU och Norge Norsk Prosjekteier har det överordnade ansvaret för sammanställning av kostnader på den norska sidan Lead Partner har det överordnade ansvaret för sammanställning av kostnader på EU-sidan Koordinerende partner bör ha ansvaret för sammanställning av kostnader i det andra EU-landet

27 Rapportering Bara kostnader som ligger inom projektperioden kan räknas som stödberättigade (start-slut datum) Kostnader ska vara bokförda och betalda för att vara stödberättigade Viktigt att visa att fakturor tillhör projektet Arkivering

28 Rapporteringsperioder Start period Bokföring 6 månader Slut period Revision FLC Utbetalning av stöd Kommunikationsplan Ansökan om utbetalning 6 veckor Partnerskapsavtal Lägesrapport

29 Ekonomisk redovisning - grundkrav Samtliga partner ansvarar Kostnader ska vara tillkommande utöver projektpartners ordinarie verksamhet Kostnaderna skal vara relaterade till beslut om stöd samt budget Bokföring Alla kostnader ska kunna verifieras med underlag

30 Kostnadsslag Personal Endast faktisk lönekostnad Alternativ: heltid, deltid, timmar Intyg deltidsanställning Tidsregistreringsschema

31

32 Kostnadsslag Kontor och administration Extern sakkunskap och externa tjänster - Upphandling/utbud/anskaffelse Resor och logi Utrustning Schablonkostnader Avgår intäkter

33 AOU Min ansökan Förutsättningar Ansökan om stöd är godkänd Ärende-ID för ansökan om stöd behövs för att kunna skapa en utbetalningsansökan Samtliga som ska arbeta med ansökan om utbetalning behöver registrera ett konto i Min ansökan För att kunna öppna ansökan om utbetalning behöver mailadressen som används vara registrerad i ärendet

34 Logga in i Min ansökan (

35

36

37

38

39

40

41 Lägga till utgifter

42

43 Excel-mall för import av utgifter

44

45

46

47

48

49

50

51 Lägga till medfinansiering

52

53

54

55 Lägga till dokument

56 Dokument Lägesrapport Kommunikationsplan* Partnerskapsavtal* Excel-fil (Sammanställning projektkostnader) med kostnader i EUR, lokal valuta samt växlingskurs Bilagor till FLC *Endast vid första ansökan om utbetalning

57 Lägesrapport i Min ansökan

58 Hantera indikatororganisationer

59

60

61 Lägesrapport

62

63

64 Validera och skicka in utbetalning

65

66

67 Vanliga problem Inloggning kontakt Hittar ej rätt ärende Ärendet är låst Fel valutakurs

68 Regionalforvaltning.no

69

70

71

72

73

74 Uppsummering Skapa interna deadlines Skriv under dokument i tid Spara dokumentation

75 FRÅGOR? KOMMENTARER?

76 Uppsamling Tack för nu Lunch Information från revisionsansvariga, parallella seminarier PwC (Danmark) Gate 1 Tillväxtverket (Sverige) Gate 2 Östfold fylkeskommun (Norge) Gate Kommunikationsworkshop Gate Kaffe/te samt individuella projektmöten med sekretariatet, ca Middag med nätverkssamtal Tanken är att ni placerar er i de tre olika nätverken (projektledning, ekonomer samt kommunikatörer) På tal om nätverk Vi har en nätverksträff för alla tre nätverken här i Köpenhamn den oktober. Markera gärna redan nu i era kalendrar

77

78 Nätverksmiddag, inledning sägs/visas ej Välkomna till bords! Det här med nätverk är något som varit efterfrågat sedan föregående programperiod, och vi är glada att nu välkomna ytterligare en kull med projekt in i nätverken! Vi tror att dessa nätverk kommer bidra till bättre projekt, bättre genomförande och i förlängningen ännu bättre resultat. Vi har etablerat tre stycken LinkedIn-grupper, en för varje kategori (projektledare, projektekonomer och kommunikatörer) och vi kan tillhandahålla mötesplatser (konferenser, seminarier etc), expertis (intern och extern), samt vara ett allmänt stöd, och ser oss själva i första hand som en logistisk stödfunktion till nätverken. Men ni får själva fylla dem med innehåll. Hur ni organiserar er, vilka frågor ni vill diskutera, vilka mötesformer ni vill ha etc, bestämmer ni! Vi kommer också dela ut och framledes kunna hantera adresslistor med namn på dem som deltar på middagen och i respektive nätverk. Hoppas ni alla får en fruktsam och riktigt trevlig middag, och SMAKLIG SPIS