Richard Petersson Rebecca Frej Dino Alajbegovic

Transkript

1 Richard Petersson Rebecca Frej Dino Alajbegovic

2 First Level Control Tillväxtverket Malmö Kontor Programansvar Kontakt Postadress Interreg V B North Sea Region Johanna Möller johanna.moller@tillvaxtverket.se Jahangir Kaisar jahangir.kaisar@tillvaxtverket.se Malmö Interreg V A South Baltic Cross Border Interreg V A Öresund- Kattegat- Skagerrak (ÖKS) Christina Imander christina.imander@tillvaxtverket.se Mikael Dahl mikael.dahl@tillvaxtverket.se Rebecca Frej rebecca.frej@tillvaxtverket.se Richard Petersson richard.petersson@tillvaxtverket.se Dino Alajbegovic dino.alajbegovic@tillvaxtverket.se Tillväxtverket First Level Control Box Malmö Tel växel:

3 First Level Control Tillväxtverket Malmö Tillväxtverket ansvarar för granskningen av svenska parter i 7 olika territoriella program, Malmö (3 program) och Östersund (4 program) Lead Partner ansvarar för att skicka in redovisningen elektroniskt för samtliga partners via ansökan om utbetalning i Min Ansökan. I ansökan om utbetalning laddas samtliga kostnader upp samt underlag till dessa. Tillväxtverket granskar projektets kostnader, kontaktar kontaktperson hos Lead Partner eller svensk koordinerande partner för eventuella kompletteringar. FLC certifikat utfärdas per part på godkända kostnader.

4 Material som ska skickas in för varje partner vid ansökan om utbetalning Intyg periodräkenskaper (för varje redovisningsperiod) samt Frågeformulär (endast en gång). Kommer att finnas på programmets hemsida, Projektspecifik huvudbok; - Den ska innehålla projektets alla kostnader (och ev. intäkter) för perioden Omslutning huvudbok och ansökan om utbetalning ska stämma överens. Om omslutningen ej stämmer överens förklara skriftligt vad differenserna beror på. Alla fakturor, reseräkningar, kvitton etc. (kopior) som tillhör projektet för perioden. Attesterade tidredovisningar (kopior) för de som arbetar varierande tid i projektet. Mall för tidredovisning finns på hemsidan.

5 Material som ska skickas in för varje partner vid ansökan om utbetalning Intyg för deltidsanställda i projektet (fast procentsats i projektet). Mall för intyg finns på hemsidan. Anställningsavtal eller ett tillägg till anställningsavtal där det framgår arbetsuppgifter i projektet, period samt lön. Uträkning av timkostnad med tillhörande lönespecifikation eller anställningsavtal som styrker den lön som ligger till grund för uträkningen. Program, deltagarförteckning, syfte för resekostnader. Lägesrapport (en gemensam för alla partners).

6 Grundläggande krav för stödberättigande kostnader Additionella Betalda Projektrelaterade Uppkommit under projektperioden Bokförda i projektet Styrkta Kostnadseffektivt Levererade

7 Kostnadsslag Personal Kontor och administration Resor och logi Extern sakkunskap och externa tjänster Utrustning Schablonkostnader Avgår intäkter

8 Personal Deltidsanställd (i projektet) med varierande antal timmar per månad Tidsregistreringsschema för alla som inte arbetar 100% av sin tid i projektet (finns på hemsidan). Tidsschemat ska täcka 100% av den anställdes totala arbetstid. Viktigt att ange vilken aktivitet timmarna tillhör. Årslön + lönebikostnader delat med årsarbetstid 1720h ger timkostnad i projektet. Observera att ingen semesterlönekostnad får räknas med, denna har redan täckts upp i antalet årsarbetstimmar 1720h. Mall på hemsidan för timkostnad anpassad för danska partners. Lönespecifikation för att styrka månadslönen samt timkostnadsuträkningen. Deltidsanställd (i projektet) med fast andel arbetstid per månad Deltidsanställd i projektet; ifyllt intyg (mall för intyg finns på hemsidan) samt lönespecifikation. Ingen tidredovisning krävs. Observera underskrivet innan första arbetsdag. Semesterlöneskuld är inte stödberättigande.

9 Personal Heltidsanställd (i projektet) 100% anställd personal i projektet; anställningsavtal eller tillägg till anställningsavtal där arbetsuppgifter i projektet anges samt lönespecifikation. Ingen tidredovisning krävs. Semesterlöneskuld är inte stödberättigande. Timanställd (i organisationen) Tidregistreringsschema (mall på hemsidan), anställningsavtal samt lönespecifikation. Timlön enligt anställningsavtal.

10 Kontor- och administrationskostnader/schablon Hyra för kontorslokaler, försäkringsavgifter, el, värme och vatten, kontorsmateriel, arkiv, underhåll, städning, reparationer, säkerhet, it-system, kommunikation som t.ex. telefon, fax, internet, post och visitkort, bankavgifter. Kostnader kan redovisas på två sätt, som indirekta kostnader eller som direkta kostnader. Direkta kostnader redovisas i kostnadsslaget kontor och administration medan indirekta kostnader redovisas under schabloner. Observera att det inte går att redovisa både direkta och indirekta kostnader utan varje projektpartner måste välja ett av alternativen! Direkta kostnader ska vara direkt ställda till projektet, ha en direkt koppling till genomförandet och kunna verifieras med bokförings- och fakturaunderlag. Schablon, 15 procent av personalkostnaderna. Denna schablon kräver ingen dokumentation.

11 Resor och logi Kostnader för resor, t.ex. biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, vägtullar och parkeringsavgifter. Även måltider, logi, visum och dagtraktamenten. Endast rese- och logikostnader för projektpersonal inom stödmottagares organisation redovisas i detta kostnadsslag. Kostnader för externa experters och tjänsteleverantörers resor och logi ska tas upp i kostnadsslaget Extern sakkunskap och externa tjänster. Kostnader för resor ska alltid dokumenteras med syfte, inbjudningar, kallelser till möten, underskrivna deltagarlistor m.m. Vid resor utanför programområdet krävs mer dokumentation. Kontakta gärna handläggare på programsekretariatet i förväg för konsultation.

12 Extern sakkunskap och externa tjänster Till exempel marknadsföring, kommunikation, reklam, information, studier, sakkunskaper, genomförande av evenemang, deltagande i evenemang, resor och logi för tjänsteleverantör. Tänk på att informera om EU:s delfinansiering med EU-logga (finns på hemsidan). Av faktura ska framgå projektnamn/projektkod, nedlagd tid, timkostnad samt vilken typ av tjänst som utförts. Tänk på Lagen om offentlig upphandling. Vid upphandling ska de olika stegen i upphandlingsförfarandet dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget ska kunna uppvisas för Tillväxtverket. Anbudsbegäran med förfrågningsunderlaget, annons, anbud, utvärderingsunderlag, tilldelningsbeslut, avtal, m.m. EU-kommissionen koncentrerar sig på upphandlingar.

13 Utrustning Kostnader för utrustning som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren ska redovisas i detta kostnadsslag och ska endast omfatta kontorsutrustning, hårdvara och programvara för it, möbler och inredning, laboratorieutrustning, maskiner och instrument, verktyg eller anordningar, fordon och annan specifik utrustning som behövs för insatsen. Investeringar; årliga avskrivningar (finansieras delvis av programmet) eller direktavskrivning (finansieras i sin helhet av programmet). Budgeterat samt godkänt i ert beslut om stöd. Tänk på Lagen om offentlig upphandling. Förbrukningsmaterial (Laptop/PC/telefon). Kostnaden utgörs av kvoten av antalet månader som återstår av projektet vid tidpunkten för inköpet och total projektperiod, multiplicerat med inköpspris. Endast stödberättigande för personal som arbetar minst 50% av sin tid (50 % av en full tjänst) för projektet under hela projektperioden. Utgifter kan endast tas upp motsvarande den del som medarbetaren arbetar i projektet.

14 Moms Exempel på ej stödberättigande kostnader Utanför projektperioden Tjänster/varor mellan projektpartners Utgifter som överstiger projektets totala budget Ränteutgifter på lån, växelkursförluster, dröjsmålsränta eller motsvarande Böter, straffavgifter eller rättgångsutgifter Utgifter som har ingått som underlag i ett annat EU-projekt Kostnader för gåvor, om inte värdet är högst 50 euro per gåva och de hör samman med marknadsföring, kommunikation, reklam eller information Ideellt arbete Köp av vara eller tjänst från leverantör med sammanfallande ekonomiskt intresse Stipendier

15 Mer om upphandling Direktupphandlingsgräns kr, lagen om offentlig upphandling gäller. Använd gärna redan upphandlade ramavtal. Tänk på att fråga egen eller annan parts upphandlinsenhet/stöd. Över direktupphandlingsgräns och man omfattas inte av LoU = skriftlig offertförfrågan till minst två potentiella leverantörer. Skriftligt svar och sedan skriftligt avtal (parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans). Sammanfallande intressen mellan köpare och säljare aldrig tillåtet. Upphandlingsunderlag som visar att en korrekt upphandling har gjorts kommer att begäras in. Anbudsbegäran med förfrågningsunderlaget, annons, anbud, utvärderingsunderlag, tilldelningsbeslut, avtal, m.m. Största felkällan förra programperioden.

16 Viktigt att tänka på för att underlätta granskningen Strukturera insänt material på ett sätt som gör det överskådligt och lätt att följa, använd ett bilagssystem. Leadpartner har ett övergripande ansvar att kontrollera att varje parts redovisning är komplett. Förtydliga skriftligt sådant som kan vara svårt att förstå som utomstående. Projekthandbok.

17 Ofta förekommande brister i materialet i programperiod LOU / affärsmässighet bristfällig dokumentation, tjänster ej upphandlade Syfte / förteckning av deltagare saknas Timkostnadsuträkning saknas Underskrift och attest av tidregistreringsschema saknas Kostnader som är med i rekvisitionen är inte bokförda i den projektspecifika huvudboken Informationsplikten ej uppfylld (EU-logga); tänk på i allt tryckt material! Felräknade personalkostnader Ingen ekonom med i uppstartsfasen

18 Granskning, uppföljning och revision av projekt Granskning av alla ansökningar om utbetalning På platsen besök hos projekten Revisionsbesök av Ekonomistyrningsverket (ESV) och EU-kommissionen Tillväxtverket skyldig att anmäla vid misstanke om brott Ekobrottsmyndigheten

19 Arkivering Originalverifikationer ska vara tillgängliga hos projektpart fram till årsskiftet 3 år efter att Lead Partner erhållit beslut om slututbetalning. Detta gäller om inte annat anges i beslutet om stöd. Dokumentation utöver den ekonomiska redovisning som ska sparas är annonser, deltagarlistor, hemsidor och annat som kan verifiera att verksamheten genomförts.