Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (22) Datum Tid 08:15-11:30 Plats Kommunhuset, sammanträdesrum Stollen Närvarande Se sidan 2 Helena Lindell (FP) Justeringens plats och tid Kommunhuset, Justerade paragrafer Sekreterare Carin Haglund Ordförande Marie-Louise Dangardt (S) Helena Lindell (FP) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Justerade paragrafer Datum då anslaget sätt upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret, Hofors kommun Underskrift Carin Haglund

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (22) Ledamot Närvaro Ja Nej 1. Marie-Louise Dangardt (S) ordf X 2. Sören Bergqvist (V) X 3. Torbjörn Jansson (S) X 4. Tomas Isaksson (S) X 5. Kenneth Axling (S) X 6. Mari Rasjö (S) X 7. Susanna Wintherhamre (V) X 8. Ziita Eriksson (M) X 9. Helena Lindell (FP) X 10. Hans Larsson (C) X 11. Kent Olsson (FHT) X Kommentarer Ersättare Närvaro Ja Nej Ersätter ledamot 1. Sylvia Abramsson (S) X 2. Gunlög Nordström (MP) X 3. Daniel Johansson (S) X 3. Torbjörn Jansson (S) 4. Linda-Marie Anttila (S) X 4. Tomas Isaksson (S) 5. Eva Lindberg (S) X 6. Gunnar Lindberg (MP) X 7. Xamuel Halfvars (V) X 8. Petra Ramstad (M) X 9. Rolf Ekström (KD) X 10. Ann-Sofie Stenbacka (C) X 11. Pär Åslund (FHT) X Övriga närvarande Ulf Strömstedt Anne-Marie Niemelä Carin Haglund Linda Höglin Johan Almesjö, 17 Christian Rickardsson, 28 Uppdrag/Ansvar Kommunchef Ekonomichef Sekreterare Kommunsekreterare Förbundsdirektör Inköp Gävleborg VD Hoforshus

3 Innehållsförteckning SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (22) 16. Godkännande av dagordning Information från Inköp Gävleborg Redovisning av medborgarundersökning Information om helårsprognos per sista februari Riktlinjer för god ekonomisk hushållning inkl hantering av resultatutjämningsreserv (RUR) Anvisningar och ramar för verksamhetsplan Avtal Hofors Energi AB s verksamhetsberättelse s interkontrollplan Motion hushållsnära återvinningsmöjligheter, förslag till besvarande Begäran om avgiftsbefrielse för tillsynsavgift Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning Godkännande av Hoforshus AB:s åtgärdsprogram Deltagande i länsgemensamt projekt Framtidens arkiv Revidering krisorganisation i krishanteringsplanen Meddelanden Delegationsbeslut... 22

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (22) 16. Godkännande av dagordning Utgår: Begäran om avgiftsbefrielse för tillsynsavgift beslutar att godkänna dagordningen med ovanstående förändring.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (22) 17. Information från Inköp Gävleborg Johan Almesjö, förbundsdirektör Inköp Gävleborg, informerar om bokslut 2013 samt utmaningar Under 2013 gick Inköp Gävleborg med ett underskott på ca kr, vilket beror på färre fakturerade uppdrag samt att konsultkostnader och IT-kostnader ökat. Anledningen till detta är främst många nyanställningar eftersom en stor andel av Inköp Gävleborgs upphandlare slutade under året. Johan Almesjö redogör för olika faktorer som påverkar verksamheten: - Yttre påverkan - lagar, EU-direktiv, ökad medvetenhet - Regionalt - regionkommun Gävleborg och samarbete med Dalarna - Hofors - arbetssätt och ledningsstöd, nytt inköpssystem - Internt Inköp Gävleborg - egen ekonomifunktion, förändrade ansvarsområden, personalrörlighet - Valet eventuellt förändrad direktion från 2015 De utmaningar verksamheten står inför gäller bl a produktionen (volymökning), kvalitet (personal mm) samt att få en ekonomi i balans. sunderlag Muntlig information, förbundsdirektör Johans Almesjö Inköp Gävleborg beslutar att tacka för informationen.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (22) 18. Redovisning av medborgarundersökning Kommunchef Ulf Strömstedt redovisar kortfattat resultatet av den medborgarundersökning som genomförts av SCB hösten Ett urval på 600 personer i åldrarna år tillfrågades och av dessa besvarade 46 % enkäten. Utifrån svaren i undersökningen har bl a följande uppgifter tagits fram: - Nöjd regionindex (NRI) - uppfattningen om Hofors som plats att leva på. - Nöjd medborgarindex (NMI) - uppfattningen om kommunens verksamhet. - Nöjd inflytandeindex (NII) uppfattningen om medborgarnas möjligheter att påverka beslut och verksamheter. Resultatet, som är något sämre än motsvarande undersökning 2011, ska bl a användas i kommunens fortsatta målarbete. sunderlag Muntlig information, kommunchef Ulf Strömstedt beslutar att godkänna informationen.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (22) Dnr 2014/ Information om helårsprognos per sista februari Enligt kommunens ekonomistyrningsregler för 2014 ska nämnder och styrelse redovisa en helårsprognos efter februari. Denna uppföljning är endast en bedömning av om nämnder och styrelse kommer att kunna hålla budget. En mer utförlig uppföljning sker efter april. Både barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden bedömer att verksamheterna kommer att gå med underskott. För barn- och utbildningsnämnden beror detta på höga kostnader för interkommunal ersättning och för socialnämnden på effekter av att Hoforsmodellen inte längre används i kommunen. samt miljö- och byggnadsnämnden beräknas hålla sin budget. sunderlag Muntlig redovisning, ekonomichef Anne-Marie Niemelä beslutar att godkänna informationen.

8 Dnr 2014/13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (22) s arbetsutskott 18/ Riktlinjer för god ekonomisk hushållning inkl hantering av resultatutjämningsreserv (RUR) Under lång tid har det funnits regler för kommuner med innebörden att hushålla med resurserna, dvs att få ut så mycket som möjligt av varje satsad krona förstärktes detta ytterligare i och med införande i lagtexten att kommunfullmäktige ska besluta om riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Från och med den 1 januari 2013 finns det i kommunallagen även en möjlighet att under vissa förutsättningar reservera delar av ett positivt resultat i en resultatutjämningsreserv (RUR). Denna reserv kan sedan användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel, under förutsättning att årets resultat efter balanskravsjusteringar är negativt. RUR är frivillig att tillämpa, men de kommuner som tänker göra det måste besluta om hur reserven ska hanteras. Detta ska framgå av de riktlinjer för god ekonomisk hushållning som fullmäktige ska besluta om. Resultatutjämningsreserverna gör det möjligt att på ett ansvarsfullt sätt reservera en del av överskottet i goda tider och sedan använda medlen för att täcka underskott som uppstår till följd av lågkonjunktur. Hofors kommun avser att utnyttja den nya lagstiftningen som medger införande av kommunal resultatutjämningsreserv. sunderlag Tjänsteskrivelse, ekonomichef Anne-Marie Niemelä, s arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att fastställa föreliggande förslag till Riktlinjer för god ekonomisk hushållning inklusive hantering av resultatutjämningsreserv (RUR) Hofors kommun.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (22) forts 20 beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa föreliggande förslag till Riktlinjer för god ekonomisk hushållning inklusive hantering av resultatutjämningsreserv (RUR) Hofors kommun. Expedieras Kommunfullmäktige

10 Dnr 2014/18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (22) s arbetsutskott 19/ Anvisningar och ramar för verksamhetsplan Ekonomichef Anne-Marie Niemelä informerar om att framtagande av ekonomiska ramar för åren pågår. Ramar avseende budget 2015 och plan inkluderar de anpassningar och satsningar som är beslutade och fastställda i budget 2014 och plan sunderlag Muntlig information, ekonomichef Anne-Marie Niemelä arbetsutskott beslutar att godkänna informationen. Ramar för arbetet med upprättande av förslag till verksamhetsplan ska enligt gällande ekonomistyrningsregler fastställas av kommunfullmäktige i mars. Upprättande av ramar till nämnder och styrelse bygger på Sveriges kommuner och Landstings (SKL:s) skatteintäktsprognos per februari Där framgår det hur mycket skatteintäkter, generella bidrag och utjämning kommunen beräknas få I skatteunderlagsprognosen har tagits hänsyn till att befolkningsutvecklingen minskar med 100 personer per år samt att skattesatsen uppgår till 22,76 kr, dvs en sänkning med 10 öre De anpassningar och satsningar som beslutades i budget ligger som grund till ramfördelning till nämnder och styrelse. sunderlag Anvisningar och ramar för verksamhetsplan Tjänsteskrivelse, ekonomichef Anne-Marie Niemelä, beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa upprättat förslag till anvisningar och ramar för verksamhetsplan att fastställa strategiska mål för Expedieras Kommunfullmäktige

11 Dnr 2014/16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (22) s arbetsutskott 20/ Avtal Hofors Energi AB Under 2012 väckte Värmevärden AB frågan kring behov av revidering av gällande aktieägaravtal främst kring förtydligande av villkor kring utdelning. Upprättat förslag fastställer den praxis som har utarbetats under de senast åren vad gäller nivåer och krav på bolagets avkastning. Nuvarande avtal upphör att gälla , vilket i förslaget har förlängts till Förtydliganden kring beräkningsunderlag har införts och då främst kring hur bolagets egna kapital ska beräknas. sunderlag Avtalsutkast Tjänsteskrivelse, Anne-Marie Niemelä, arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att godkänna upprättat förslag till avtal. beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna upprättat förslag till avtal. Expedieras Kommunfullmäktige

12 Dnr 2014/19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (22) s arbetsutskott 21/ s verksamhetsberättelse 2013 Kommunchef Ulf Strömstedt redogör för att kommunstyrelsens resultat för 2013 visar ett överskott på ca 1 miljon kronor. Kommunchefen redogör även för väsentliga händelser och verksamhet under perioden, måluppfyllelse gällande kommunstyrelsens effektmål samt framtidsbedömning. sunderlag Muntlig information, kommunchef Ulf Strömstedt arbetsutskott beslutar att godkänna informationen. sunderlag Verksamhetsberättelse 2013 Tjänsteskrivelse, kommunchef Ulf Strömstedt, beslutar att godkänna verksamhetsberättelse för Expedieras Akten

13 Dnr 2014/20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (22) s arbetsutskott 22/ s interkontrollplan 2014 Förslag till internkontrollplan 2014 för kommunstyrelsen kommer att tas fram till kommunstyrelsens sammanträde den 3 mars. sunderlag Muntlig information, kommunchef Ulf Strömstedt och ekonomichef Anne-Marie Niemelä arbetsutskott beslutar att godkänna informationen. Enligt kommunallagen är styrelser och nämnder skyldiga att säkerställa en god internkontroll. En internkontrollplan ska fastställas årligen. Kommunchef Ulf Strömstedt redogör för förslag till kontrollmoment för kommunstyrelsen s ledamöter anser att utöver dessa kontrollmoment bör även attest av fakturor samt IT-verksamheten ingå in interkontrollen. sunderlag Förslag till kontrollmoment Tjänsteskrivelse, kommunchef Ulf Strömstedt, Muntlig information, kommunchef Ulf Strömstedt beslutar att fastställa föreslagna internkontrollmoment för 2014 med tillägg gällande kontrollmoment avseende fakturaattest och IT-verksamhet. Expedieras s enheter Akten

14 Dnr 2009/71 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (22) s arbetsutskott 23/ Motion hushållsnära återvinningsmöjligheter, förslag till besvarande Ziita Eriksson (M) har lämnat in en motion i vilken hon yrkar att kommunfullmäktige i sitt långsiktiga arbete vad gäller detaljplaner, bygglov och översiktsplanering, planerar för ökade återvinningsmöjligheter och att kommunfullmäktige i detta arbete även verkar för att hushållsnära återvinningsmöjligheter skapas. Av bygg- och miljöchefens yttrande framgår att man redan idag arbetar enligt motionens intentioner. Ambitionen är att göra det så enkelt som möjligt för kommuninvånarna att bidra till det nödvändiga återvinningsarbetet. Kommunen kan också, genom sitt medlemskap i kommunalförbundet Gästrike Återvinnare, ytterligare påverka de framtida möjligheterna för hushållsnära återvinning. Framtida renhållningsordningar och avfallsplaner ska godkännas av kommunfullmäktige innan de fastställs av kommunalförbundet. Detta innebär att Hofors kommun har stora möjligheter att driva igenom sina önskemål i frågan. sunderlag Motion, Ziita Eriksson (M), Yttrande, Bygg- och miljökontoret, Tjänsteskrivelse, kommunchef Ulf Strömstedt, s arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att bifalla motionen. beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen. Expedieras Kommunfullmäktige

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (22) 26. Begäran om avgiftsbefrielse för tillsynsavgift t utgår.

16 Dnr 2013/82 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (22) s arbetsutskott 25/ Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning Vid senaste sammanträdet med kommunstyrelsens arbetsutskott framkom ett behov av korrigering av punkten G 14.5 i delegationsordningen. Dessutom har förkortningen för "ekonomichef" korrigerats i dokumentet. sunderlag Uppdaterad version av kommunstyrelsens delegationsordning Tjänsteskrivelse, kommunchef Ulf Strömstedt, s arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen att fastställa reviderad delegationsordning. beslutar att fastställa reviderad delegationsordning. Expedieras Kommunens författningssamling Akten

17 Dnr 2014/17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (22) s arbetsutskott 26/ Godkännande av Hoforshus AB:s åtgärdsprogram Vid Hofors kommunhus AB:s sammanträde den 17 februari redovisade VD Christian Rickardsson, Hoforshus AB, förslag till åtgärdsprogram för att komma tillrätta med överkapaciteten av lägenheter. Vid sammanträdet beslutade styrelsen för Hofors kommunhus AB att godkänna åtgärdsprogrammet samt att överlämna ärendet till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige för vidare beslut. sunderlag 17/ Hofors kommunhus AB s arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att godkänna Hoforshus AB:s åtgärdsprogram. Christian Rickardsson, VD Hoforshus AB, redogör bl a för antalet lediga lägenheter, kostnader för hyresbortfall samt förslag till åtgärdsprogram som tagits fram för att komma till rätta med överkapaciteten av lägenheter. Viktiga kriterier vid beslut om Hoforshus fastigheter är bl a - Kundperspektiv vad efterfrågas? - Samhällsperspektiv främst reduktion i ytterområdena - Ekonomi bokförda värden, rivningskostnader - Framtida underhållsbehov - Framtida miljö- och hälsokrav Föreslagna åtgärder är bl a - Förändrad hyressättningsmodell (enklare/billigare lyxigare/dyrare) - Kallställning/rivning av vissa fastigheter - Försäljning av 2- och 4-familjslägenheter - Trygghetsboende, studie och förslag

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (22) forts 28 sunderlag Skrivelse från Hoforshus AB:s styrelse Tjänsteskrivelse, kommunchef Ulf Strömstedt, Muntlig information, VD Hoforshus AB Christian Rickardsson beslutar föreslå kommunfullmäktige att godkänna det åtgärdspaket som beslutats av Hoforshus AB:s styrelse. Expedieras Kommunfullmäktige

19 Dnr 2014/14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (22) s arbetsutskott 27/ Deltagande i länsgemensamt projekt Framtidens arkiv Alla offentliga arkiv möter i dag problemet med hur man på ett effektivt och framtidssäkert sätt ska ta hand om information som lagras i olika verksamhetssystem. n och dokument skapas varje dag digitalt för att arkiveras analogt, dvs skrivas ut i pappersform. Information som inte arkiveras analogt lagras direkt i verksamhetssystemen som oftast inte har funktionalitet för långsiktigt bevarande. Projektet "Framtidens arkiv" ägs av Gävle kommun och har resulterat i en förstudie som inkluderar en nyttokalkyl. Vid senaste kommunchefsmötet inbjöds övriga kommuner att samverka i det fortsatta arbetet som innehåller pilotstudie, upphandlingsfas och implementering. sunderlag Framtidens arkiv, förstudie 2013, Gävle kommun Mall för nyttokalkyl Tjänsteskrivelse, kommunchef Ulf Strömstedt, s arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen att Hofors kommun ska delta i gemensamt projekt "Framtidens arkiv" att kostnaden för medverkan 2014 ska finansieras ur kommunstyrelsens ram att kostnaden för medverkan år 2015 och framåt ska beaktas i kommande budgetarbete.

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (22) forts 29 beslutar att Hofors kommun ska delta i gemensamt projekt "Framtidens arkiv" att kostnaden för medverkan 2014 ska finansieras ur kommunstyrelsens ram att kostnaden för medverkan år 2015 och framåt ska beaktas i kommande budgetarbete. Expedieras Gävle kommun Övriga kommuner i länet Samtliga nämnder och styrelser Arkivansvarig Akten

21 Dnr 2014/15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 (22) s arbetsutskott 28/ Revidering krisorganisation i krishanteringsplanen Kommunen har ansvaret att, i händelse av stor störning i samhället, leda den uppkomna krisen. I den av fullmäktige antagna krishanteringsplanen finns en organisation för ledningen beskriven. Genom övning har vissa brister kunnat påvisas. I händelse av en stor störning i samhället är det viktigt att krisledningen är optimalt organiserad och bemannad. Därför finns anledning att redan nu revidera själva organisationsbeskrivningen. En helt ny krishanteringsplan är under revidering och ska fastställas av kommunfullmäktige i början av den nya mandatperioden sunderlag Krisorganisation Tjänsteskrivelse, säkerhetssamordnare Eira Källgren, s arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen att fastställa den reviderade krisorganisationen. beslutar att fastställa den reviderade krisorganisationen. Expediering Samtliga nämnder Säkerhetssamordnare

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22 (22) s arbetsutskott 29/ Meddelanden Redovisning av meddelanden, bilaga 1. s arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna redovisningen. beslutar att godkänna redovisningen. 32. Delegationsbeslut Redovisning av delegationsbeslut, bilaga 2. s arbetsutskott 30/ s arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna redovisningen. beslutar att godkänna redovisningen.