Bilaga: Uppföljningsrapport av internkontrollplanen 2013

Transkript

1 Nr 7 Till Styrelsen Bolaget har upprättat en rapport som uppföljning av 2013 års internkontrollplan. Uppföljningsrapporten fastställs av VD och skickas för kännedom till styrelsen. Christian Rockberger VD Bilaga: Uppföljningsrapport av internkontrollplanen 2013

2 Uppföljningsrapport av internkontrollplanen för 2013

3 Bakgrund Stockholm Parkering har fastlagt en policy för genomförande av intern kontroll. Av policyn framgår att bolaget årligen ska upprätta en internkontrollplan i vilken det beslutas vilka kontrollaktiviteter som ska genomföras under året. Den 7 november 2012 beslutade styrelsen om vilka aktiviteter som skulle genomföras under Områden som har granskats under 2013 Under 2013 har Stockholm Parkering enligt beslut av styrelsen fokuserat internkontrollen på följande fyra områden i enlighet med styrelsens beslut: Upprätta en ny SWOT-analys i syfte att öka ledningens kunskap om bolagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Säkra kontanthanteringen genom att upphandla tjänster som rör dessa tjänster. Säkra en förnyad upphandling av övervakningsuppdraget. Säkra att investeringskostnaderna inte överstiger genomförandebeslutet.

4 Internkontrollen Upprätta en ny SWOT-analys i syfte att öka ledningens kunskap om bolagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Uppdrag År 2008 genomfördes en grundlig analys av Stockholm Parkerings verksamhet och marknadsställning i så kallad SWOT-analys. Denna utfördes av PWC och resulterade i en rad strategiska förändringar på bolaget. År 2010 upprättades en intern PM som följde upp vad som skett sedan 2008 och en reviderad analys upprättades. Under året ska den interna kontrollen fortsatt inriktas på analyser och kontroller av riskområden som Stockholm Parkering möter i verksamheten. Under 2013 ska en ny SWOT-analys upprättas i syfte att öka ledningens kunskap om bolagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Analysen kommer tillsammans med 2012 års risk och sårbarhetsanalys att tjäna som underlag för att säkra att nödvändiga åtgärder vidtas Resultat och aktiviteter I december 2012 antogs en ny affärsplan. Affärsplanen definierar bolagets roll i staden och vilka värden som bolaget ska associeras med samt vilka strategier som ska användas för att uppnå målen. Vision Vi skapar utrymme för Stockholm att växa Affärsidé Vi arbetar för ett Stockholm i världsklass, genom att frigöra gator från söktrafik och parkerade bilar, genom att skapa Attraktiva-, Miljövänliga-, Tillgängliga- och Trygga parkeringsanläggningar. Kärnvärden Stockholm Parkering skall vara Attraktivt Stockholm Parkering skall vara Miljövänligt Stockholm Parkering skall vara Tillgängligt Stockholm Parkering skall vara Tryggt Strategier Att tillhandahålla attraktiva parkeringsplatser som alla vill använda Att parkeringsplatserna har en hög nyttjandegrad Att avlasta gatunätet och bidra till en bättre stadsmiljö genom infartsparkeringar och parkeringsgarage Att ta en aktiv roll i stadens planering Att bejaka ny och miljövänlig teknik Att ha en god ekonomi som möjliggör nya garage

5 Modell Stockholm Parkering har valt att utgå från nedanstående matrismodell. Bolagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot kategoriseras och fördelas utifrån om det är en fördel eller en utmaning och om faktorerna är interna eller externa. För att kunna genomföra en kvalitativ analys utifrån bolagets affärsplan och med den modellbeskrivning som angetts ovan studerades bolagets marknadssituation under första halvåret Utifrån denna studie har följande faktorer ansetts vara särskilt viktiga att beakta. Bolaget är väl medveten om att denna analys inte är täcker in alla de faktorer som kan komma att få inverkan på bolagets verksamhet och lönsamhet. Svagheter Stockholm Parkering har genomfört investeringar i andras fastigheter En reaktiv marknadsföring Få personer vågar/ har kompetens att fatta beslut Sårbar kundservice Generationsväxlingen kommer att pågå ännu en tid Högre investeringstakt ger minskad lönsamhet

6 Hot Värdet av att äga bil En mindre organisation har färre backuper och ökar sårbarheten Ny entreprenör gällande service och mynttömning Ökad personalomsättning Avsaknad av nytt avtal med Fastighetskontoret Underhåll 2014, efter stimulans för Stockholm Starka konkurrenter och nya som prisdumpar Större andel upphandlad verksamhet Möjligheter Nytt stöd- och ekonomisystem Ny EU-lagstiftning, teckal-kriterierna Höjd avgift för boendeparkering E-arkiv Avtalet med SISAB Större andel upphandlad verksamhet Styrkor Nytt avtal med SBT Markavtal med exploaterings- och trafikkontoret har tecknats Långsiktiga avtal med allmännyttan En antagen parkeringsstrategi är på plats Stockholm Parkering finns med i ett tidigt skede i flera framtidsprojekt. Vid ett ledningsgruppsseminarium i augusti beslutades att särskilt beakta ovan nämnda punkter i SWOT-analysen. På seminariet kunde bolagets ledning vidare konstatera att bolaget fortsatt att vidta åtgärder som förbättrat ledningens beslutsunderlag. Därefter har bolaget under senare delen av 2013 tecknat avtal med Fastighetskontoret och avtal med entreprenörer för Service och Mynttömning, vilket minskat bolagets hotbild. Under året har bolaget dessutom upprättat ett dokument för internt bruk där styrkor, svagheter, möjligheter och hot beskrivs och analyseras mer detaljerat. 2 Säkra kontanthanteringen genom att upphandla tjänster som rör dessa tjänster. Uppdrag Besöksintäkterna från de publika parkeringsplatserna är en central del av Stockholm Parkerings verksamhet. Därför är det av yttersta vikt att tillhandahålla säkra betalningslösningar. Stockholm Parkering har under lång tid handlat upp tjänster som rör kontanthantering. Bolagets tidigare leverantör, Panaxia, gick i konkurs hösten Bolaget genomförde då en direktupphandling med Skandinavisk Mynt Transport AB. Under året ska en ny fullskalig upphandling genomföras av dessa tjänster

7 Resultat och aktiviteter Stockholm Parkering har ca 550 parkeringsautomater av varierande fabrikat och typ. Av dessa automater accepterar ca 180 parkeringsautomater mynt. Under första halvåret genomfördes förberedelserna och upphandling av tömning, räkning och redovisning av myntinnehållet ur parkeringsautomaterna. Parallellt med denna upphandling genomfördes upphandling av tjänsterna service och reparation av parkeringsautomater. På grund av säkerhetsskäl delades dessa två uppdrag i två separata upphandlingar. Anbudsgivare som tilldelades service och reparation kunde inte tilldelas tömning, räkning och redovisning av mynt. Båda upphandlingarna genomfördes med öppet förfarande enligt lag (2007:1091). Upphandlingarna annonserades i den allmänt tillgängliga databasen Tendsign. Vid anbudstidens utgång hade tre anbud till respektive upphandling inkommit. Utvärderingen av anbuden har skett enligt metoden ekonomiskt mest fördelaktigt d v s både kvalitet och pris tas i hänsyn. Vidare har upphandlingen skett enligt en så kallad avdragsmodell, där det anbud som uppfyller samtliga leverantörskvalicerande krav, samtliga skall-krav och som erbjuder det lägsta jämförelsetalet (anbudsumma minus avdrag) skall antas. Tilldelningsbeslutet för upphandlingen service och reparation fattades i maj 2013 och uppdraget tilldelades Modul-System Sweden AB. Avtalstiden är två år, med option på förlängning ytterligare två år. Tilldelningsbeslutet för tömning, räkning och redovisning fattades i september och tilldelades Nokas Värdehantering AB. Avtalsperioden börjar den 1 november 2013 och avtalsperioden är 3 med möjlighet till förlängning. 3 Säkra en förnyad upphandling av övervakningsuppdraget Uppdrag Under 2014 löpte övervakningsavtalet med Svensk Bevakningstjänst (SBT) ut. SBT har ansvarat för övervakningen sedan de förvärvade Parkab Övervakning AB av Stockholm Parkering. Övervakningen är en viktig del av Stockholm Parkerings verksamhet och är grundläggande för att uppnå en hög betalningsbenägenhet hos kunderna. Det är särskilt viktigt att beakta leverantörens ekonomiska status och ekonomiska uthållighet. Granskningen ska säkerställa att leverantörens ekonomiska status är god och att anbudet är hållbart över upphandlingsperioden i båda dessa kärnverksamheter. Resultat och aktiviteter Bolaget har under året genomfört en upphandling av Parkeringsövervakning. Upphandlingen avser att på uppdrag av Stockholm Parkering utföra parkeringsövervakning med utfärdande av kontrollavgift vid olovlig parkering inom Stockholm parkerings anläggningar.

8 Upphandlingen genomförts med förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) eftersom parkeringsövervakning klassas som B-tjänst. Upphandlingen annonserades i den allmänt tillgängliga databasen Tendsign. Vid anbudens tid hade tre anbud inkommit. Utvärderingen av anbuden har skett enligt metoden ekonomiskt mest fördelaktigt d v s både kvalitet och pris tas i hänsyn. Vidare har utvärderingen skett enligt påläggsmodell, där det anbud som uppfyller samtliga skall-krav och som erbjuder Stockholm Parkering det lägsta jämförelsetalet (anbudsumma multiplicerat med påslag). Tilldelningsbeslutet för övervakningsuppdraget tilldelades Svensk Bevakningstjänst, d. v. s övervakningsleverantören kommer att vara densamma som under föregående avtalsperiod. Avtalsperioden börjar den 1 maj och avtalsperioden är 3 år med möjlighet till förlängning. 4 Säkra att investeringskostnaderna inte överstiger genomförandebeslutet. Uppdrag Stockholm Parkering har ett viktigt uppdrag av Stockholm stads kommunfullmäktige att bidra till en ökad framkomlighet. Stockholm Parkering ska avlasta gatunätet genom att bygga ett stort antal nya garage. För att klara detta är det av yttersta vikt att ha en god kostnadskontroll och förutse eventuella merkostnader redan i upphandlingsskedet. Stockholm Parkering har efter byggnation av Högalidsgaraget börjat tillämpa stadens investeringsmodell för investeringar över 300 mnkr. Stockholm Parkering har i sin tur beslutat att använda investeringsmodellen för investeringar överstigande 50 mnkr. Granskningen ska säkerställa att modellen används fullt ut för investeringar över 50 mnkr och att de nya eventuella nya direktiv som kommer från Stockholm Stadshus AB efterlevs. Resultat och aktiviteter Styrelsen gav genomförandebeslut för projekt, Stigbergsgaraget. Vidare har beslut i internkontrollen fattats om återrapportering av projektets fortskridande till styrelsen i enlighet med stadens projektstyrningsmetodik. Nedan återfinns en lägesrapport som redovisades på styrelsemötet Organisation Projektet leds av byggchef Fredrik Söderholm och projektledare Markus Burman. Totalentreprenör är Veidekke Entreprenad AB. Tidplan Projektet följer tidplanen. Bergschakten beräknas vara fullt färdig vid halvårsskiftet 2014 och bedömningen är att garaget kan öppnas hösten Arbeten med att om möjligt förkorta tidplanen pågår.

9 Ekonomi Projektet har hittills upparbetat kostnader motsvarande 25 mkr, och prognosen för projektet är inom ramen för beslutad investeringskostnad på 147 mkr. Bolaget bedömer att projektet fortsatt uppfyller stadens direktiv för positivt nettonuvärde och att någon avvikelse som föranleder behov av reviderat genomförandebeslut föreligger inte. Risk Riskanalysen uppdateras löpande. Hittills har konsekvenser avseende buller mot intilliggande fastigheter hanterats inom projektet. Kostnader med anledning av detta ligger inom aktuell riskbudget. Kommunikation Projektet följer upprättad kommunikationsplan och behov av revidering föreligger ej.