Kallelse till extrastämma Öjersjö Hallens Samfällighetsförening

Transkript

1 Kallelse till extrastämma Öjersjö Hallens Samfällighetsförening Härmed kallas till extrastämma. Tid: torsdag 22 januari 2015, kl Plats: Hörsalen Kulturum, Partille Centrum. Förslag till dagordning 1. Mötets öppnande 2. Val av ordförande 3. Val av sekreterare 4. Val av två justerare tillika rösträknare 5. Beslutspunkt om Aktivitetsyta 6. Val av kassör till styrelsen 7. Övrig information 8. Mötet avslutas Information Öppet hus i ladan Styrelsen finns på plats och visar upp ladan samt svarar på frågor inför stämman. Välkommen lördagen 10 januari kl ! Beslutspunkt aktivitetsyta Se bifogat Bilaga 1 Kassör Vi har dessvärre ingen ekonomikunnig i styrelsen som kan vara kassör. Vi kommer således fråga någon på stämman om det finns någon frivillig ekonomiskt kunnig medlem som kan åta sig uppdraget, alternativt så kommer föreningen tvingas handla upp denna tjänst. Det gäller all ekonomisk skötsel för föreningen. Om ingen frivillig anmäler sig blir effekten att denna tjänst kommer upphandlas av styreslen till en kostnad av ca 30,000 kr. Denna kostnad kommer att adderas till årsavgiften som kommer att behöva höjas motsvarande per andel. Rösträtt 1

2 I fråga som har ekonomisk betydelse skall medlemmarnas röstetal beräknas efter delägarfastigheternas andelstal, om medlem begär det. Dock får medlems röstetal ej överstiga en femtedel av det sammanlagda röstetalet för samtliga närvarande röstberättigade medlemmar. Medlems rösträtt kan utövas genom ombud via fullmakt. Ombud får ej företräda mer än en medlem. Som stämmans beslut gäller det val för vilken de flesta rösterna avgivits. Notera: En fastighet = En röst. Om inte samtliga ägare i en fastighet kan närvara på stämman krävs en fullmakt från den/de andra fastighetsägarna för att kunna rösta. Den som t.ex. har 1/2 andel i en fastighet måste ha fullmakt för den andra 1/2 för att ha en rösträtt på stämman. 2

3 Bilaga 1 Bakgrund På årsstämman beslutade stämman att ge styrelsen för Öjersjö Hallens samfällighetsförening i uppdrag att utreda alternativ för utnyttjande av samfällighetens gemensamhetsytor. Styrelsen har i enlighet med detta beslut, undersökt möjligheterna för att anlägga en aktivitetsyta, och har samarbetat med Lantmäteriet, Partille kommun, bank, organisationer och privatpersoner. Vid årsstämman den 19 maj 2014 presenterades fyra olika förslag till hur ängen mellan ladan och lekplatsen skulle kunna omvandlas till en aktivitetsyta. Styrelsen fick då uppdraget att arbeta vidare med detta. Styrelsen väljer nu att endast presentera ett förslag till kommande extrastämma efter den information som tillkommit. Grunden till detta baseras på det intresse som visades för de olika förslagen vid årsstämman, synpunkter från de närboende samt fördjupad information från genomarbetade offerter. Alternativ 1. Stor konstgräsplan och aktivitetsplan, totalt ca 940 m2 Detta är det förslag styrelsen förordar och som är beslutsfråga på extrastämman. Det hade högst intresse hos de boende i området, störst flexibilitet för olika lekar och spel samt kan användas under längre period på året än en naturgräsplan. Driftskostnaderna är dessutom lägre än för en naturgräsplan. Alternativ 2. Liten konstgräsplan och aktivitetsplan, totalt ca 700 m2 Detta alternativ hade betydligt lägre intresse inom samfälligheten jämfört med den stora konstgräsplanen och ligger kostnadsmässigt nära denna. Alternativet tas därför inte upp för omröstning. Alternativ 3. Naturgräsplan Det har förekommit flera olika alternativa placeringar av naturgräsplanen. Det första läget var på norra sidan om den gemensamma lekplatsen vid Mittstenen med kortsidan mot gångvägen. Detta läge bedömdes senare som dåligt pga. att det skulle störa de närboende. Den placering som bedömts som bäst är bredvid ladan med kortsidan mot ladan. För att bollar inte ska fara iväg för långt och med tanke på att den anslutande marken är sumpig behöver ett staket uppföras. En naturgräsplan har kortare säsong och kostnader för klippning/underhåll tillkommer dessutom. Den samlade bedömningen är därför att detta alternativ inte är intressant när investeringskostnaden hamnar över kr + dyrare underhåll och det tas därför inte upp för omröstning. Alternativ 4. Motorikbana Motorikbana med flera olika typer av klätterställningar som riktar sig till lite större barn än de som leker på den befintliga lekplatsen. På grund av lågt intresse inom samfälligheten tas detta alternativ inte upp för omröstning. Beslutsfråga 3

4 Ska föreningen investera i och anlägga Plastgräsplan ca 740m2 + Aktivitetsplan ca 200m2 (Vidare kallad Aktivitesyta ). Totalt ca 940 m2 inkl. klättervägg samt bänkar och bord. Enligt beskrivning och finansiering beskriven nedan? Ja eller Nej. Process Om stämman röstar Ja enligt ovan Aktivitetsyta innebär det att stämman godkänner att styrelsen å samfällighetens vägnar: a. Tecknar ett lån motsvarande investeringens storlek hos bank, med 3 års amortering, med fast ränta, med samtliga samfällighetens fastigheter som säkerhet. b. Ansöker om bygg- och marklov hos Samhällsbyggnadskontoret Partille kommun. Kostnad för bygg- och marklov finansieras med hjälp av det lån samfälligheten enlig a) ovan kommer att teckna. c. Tecknar kontrakt med leverantör för anläggning av aktivitetsyta under förutsättning att bygg- och marklov erhållits enligt b) ovan d. Ansöker hos Lantmäteriet om ny förrättning för föreningen att förvalta en aktivitetsyta/plan. Förrättningen sker ca 5 veckor efter extrastämman. Kallelse skickas ut senast 3 veckor innan. Om stämman röstar Nej, görs ingenting alls. Ekonomi och Finansiering Om en Aktivitetsyta ska anläggas behöver föreningen låna pengar. Finansieringsförslag finns nedan. Föreslagen återbetalningstid är 3 år. Viktigt att veta är att kostnad påfaller bostaden, vilket innebär att om man flyttar måste denna kostnad betalas av ny ägare. Kostnaden påföres varje fastighet under 3 år med betalning 1 gång per år. Denna kostnad adderas till ordinarie samfällighets årsavgift. Skötseln blir löpande och kommer att ingå i ordinarie årsavgift, då denna inte beräknas bli signifikant. Röstar stämman Ja (Aktivitetsyta) kan styrelsen söka finansiering ur fonder, ta emot sponsring eller andra bidrag i syfte att sänka kostnaden för alla medlemmar. Användning Styrelsen har beslutat att användandet av en eventuell Aktivitetsyta, endast kommer att vara föreningens medlemmar (ägarna) till nytta. Ingen idrottsförening eller utomstående part ska kunna hyra planen. Vi har ingen möjlighet att ta hand om administration av detta samt att detta skulle skapa mycket extra slitage. Notera Priser för aktivitetsytan baseras på verkliga offerter inkomna till styrelsen. Det är inte säkert att dessa priser gäller vid ett senare tillfälle då eventuellt kontrakt/avtal sker. 4

5 Låneränta på kontraktsdagen, markskick, valutaändringar (Euro) eller övriga oförutsedda kostnader står utanför vår kontroll och kan höja eller sänka det slutliga priset och därmed årskostnaden. Buffert är adderad för oförutsedda kostnader, men ett scenario kan vara att vi behöver ta pengar ur kassan för att hålla årskostnaden nere. Kostnader för bygglov, marklov och ny förrättning är uppskattade kostnader som kan komma att ändras senare. En eventuell överklagan av förrättning kan medföra adderade kostnader i och med att det i så fall kan komma att bli en längre process. Genomförandet av en anläggning av Aktivitetsyta förutsätter att bygglov, marklov och ny förrättning godkänns i sin helhet. Beskrivning Plastgräsplan ca 740m2 + Aktivitetsplan ca 200m2. Totalt ca 940m2. Placering och schematisk skiss 5

6 Markarbete Schaktning av yta och uppbyggnad av bärlager och avjämningslager. Dränering installeras för hela anläggningen. Jordvall/bullerskydd byggs upp. Plastgräsplan ca 740m2 Grönt konstgräs inklusive linjer. Galvaniserade stålpaneler 1meter höga runt om. 3 meter bollfångarnät på kortsidor. Totalt 4meter högt. Aktivitetsplan ca 200m2: Sandwich paneler runt om 1meter höga. 3 meter bollfångarnät på kortsidor. Totalt 4meter högt. I panel integreras 2st innebandymål. Basketkorgar på respektive kortsida. Rött konstgräs. Övrigt Asfaltkant runt hela ytan. Fungerar som gångväg samt att konstgräset skärs mot asfaltkanten. 1 st. klättervägg i anslutning till Aktivitetsytan 2 st. bänkar + 1 st. bord i anslutning till Aktivitetsytan Förberedelse el: Aktivtetsytan förbereds för eventuell framtida installation av belysning. Hcp entré till respektive plan med plats för t.ex. rullstolar. 6

7 Pris Pris för komplett anläggning 740m2+200m2 enligt ovan beskrivning: kr inkl. moms. Tillkommande kostnader nedan är uppskattade kostnader: Ny förrättning kr Bygglov kr Oförutsedda utgifter kr Totalt pris kr Finansiering Lånebelopp kr Lån Fast ränta 3 år, 1 amortering per år. Räntesats x) 2,6 % 195 andelar. Årskostnad per andel 2780 kr (totalt kr över 3 år) x) Räntesats Swedbank per 23Dec2014. Räntesats kan komma att ändras vid tillfälle för teckning av lånet. 7

8

9 Fullmakt Fullmaktsgivare Fullmaktstagare Fastighetsbeteckning Fullmaktsgivaren ger härmed fullmaktstagaren rösträtt vid extratämman Öjersjö Hallens samfällighet, Öjersjö den 22 Jan OBS! Om inte samtliga ägare i en fastighet kan närvara på stämman krävs en fullmakt från den/de andra fastighetsägarna för att kunna rösta. Den som t.ex. har 1/2 (halv) andel i en fastighet måste ha fullmakt för den andra 1/2 för att ha en rösträtt på stämman. Fullmaktsgivarens underskrift datum Fullmaktstagarens underskrift datum 2015-