. ~ut. kommun. Härnösands. Granskning av arvoden. att redovisa upprättat förslag till svar enligt ovan till kommunens revisorer.

Transkript

1 Härnösands kommun SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 15(33) Kommunstyrelsen 221 Dnr KS " O'l. '-{ Granskning av arvoden Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till personalkontoret att utarbeta förslag till förtydligande rutiner, samt att redovisa upprättat förslag till svar enligt ovan till kommunens revisorer. Bakgrund Deloitte har på uppdrag av Härnösands kommuns förtroendevalda revisorer granskat arvoden till kommunens förtroendevalda. Granskningen har syftat till att undersöka vilka regler och riktlinjer som gäller beträffande arvoden och hur dessa praktiskt tillämpas av ansvarig nämnd. Granskningen har omfattat arvoden till förtroendevalda inom kommunstyrelsen, skolnämnden och socialnämnden. Revisorernas bedömning är att kommunstyrelsen och de berörda nämnderna till övervägande del följer fastställda bestämmelser. Revisorerna har också fastslagit ett antal rekommendationer som kommunstyrelseförvaltningen anmodats yttra sig över. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningen, yttrande, /irandes slgn. ~ut

2 ,_ Härnösands kommun Kommunstyrelseförvaltningen Per Falkman Per Falkman@hamosand.se YTTRANDE Datum PERSONALUTSKOTTET ~ida D~? j2.- 2J1--0 i~ ;{i10a; Granskning av arvoden till fortroendevalda Bakgrund Deloitte har på uppdrag av Härnösands kommuns förtroendevalda revisorer granskat arvoden till kommunens förtroendevalda. Granskningen har syftat till att undersöka vilka regler och riktlinjer som gäller beträffande arvoden och hur dessa praktiskt tillämpas av ansvarig nämnd. Granskningen har omfattat arvoden till förtroendevalda inom kommunstyrelsen, skolnämnden och socialnämnden. Revisorernas bedömning är att kommunstyrelsen och de berörda nämnderna till övervägande del följer fastställda bestämmelser. Revisorerna har också fastslagit ett antal rekommendationer som kommunstyrelseförvaltningen anmodats yttra sig över. Kommunstyrelseförvaltningen har tagit del av granskningsrapporten och avlämnar härmed följande yttrande : Sammanfattning Vi rekommenderar att en rutinbeskrivning tas fram över arvodesprocessen. Den skall inkludera en dokumenterad beskrivning av vilka kontroller som ska göras och vem som ansvarar for olika kontrollmoment. Det återfinns redan ett upprättat dokument som beskriver ansvarsfördelningen. Förvaltningen instämmer dock i revisorernas synpunkter att en grundligare rutinbeskrivning erfordras över den samlade arvodesprocessen. Vi rekommenderar att attestrutinen ses över. Attest av tjänstgöringsrapporten görs idag av nämnd/styrelse respektive berörd ordförande, och föranleder i nuläget ingen åtgärd. Vi rekommenderar att bestämmelserna förtydligas for förlorad pensionsformån och förlorad semesterformån. Förvaltningen instämmer i detta, att nuvarande bestämmelser bör ses över. Reglerna i " Bestämmelser om ekonomiska ersättningar och ledighetsregler för förtroendevalda" är enligt vår mening såväl både gamla som summariska. När reglerna om förlorad pensionsförmån skrevs gällde därtill ett annat pensionssystem än idag. Se bilaga 1-2. PostadreS$ Kommunledningskontoret Härnösand Besöksadress Rådhuset Nybrogatan 8 Hemsida E-post kommun@hamosand.se Telefon Organisslionsnr vx Fax Bar'lgiro

3 Härnösands kommun Datum Kommunstyrelseförvaltningen Diarienummer Sida 2(3) Vi rekommenderar att det klarläggs vem eller vilka som ska svara pä eventuella frågor avseende tolkningar av bestämmelserna. Enligt "Bestämmelser om ekonomiska ersättningar och ledighetsregler för förtroendevalda" åligger det kommunfullmäktiges presidium att tolka och tillämpa dessa bestämmelser. Enligt förvaltningen finns det skäl att se över ansvarsfördelningen mellan kf:s presidium, personalkontoret och de enskilda nämnderna. Allt med syfte till snabb och säker handläggning. Vi rekommenderar att det tydliggörs hur ett intyg.för förlorad arbetsinkomst ska se utför egna.företagare. Vi rekommenderar även att ett intyg samlas in årsvis. Förvaltningen instämmer i ovanstående förslag. Förslaget om ett årsvis intyg kan därtill ev. omfatta samtliga förtroendevalda som erhåller ersättning för förlorad arbetsinkomst, inte bara egna företagare. Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningen foreslår personalutskottet föreslå kommunstyrelsen besluta att uppdra till personalkontoret att utarbeta förslag till förtydligande rutiner.. att redovisa upprättat förslag till svar enligt ovan till kommunens revisorer. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN ennart )\:!ob~-~ Tf Personfilclie1 U

4 Här11ösands kommun Kommunstyrelseförvaltningen Personalkontoret Kajsa Kamestrand Telefon: Sidan 1av2 Ersättning för förlorad pensionsförmån för förtroendevalda Förtroendevalda har enligt SKL:s rekommendation rätt till skälig ersättning för förlorad pensionsförmån i sin ordinarie tjänst 1. För förtroendevalda med heltidsuppdrag eller uppdrag på betydande del av heltid, dvs. sammanlagda uppdrag i en kommun uppgående till cirka 40 % eller mer gäller bestämmelser om visstidspension. (se beskrivning i bilaga) För övriga förtroendevalda, fritidspolitiker, gäller schabloniserad ersättning för förlorad pensionsförmån. Ersättningen motsvarar dåvarande 3,5 procent av den ersättning som betalats ut för förlorad arbetsinkomst. Den rekommenderade nivån är storleksmässigt densamma som gällde i det dåvarande pensionsavtalet för anställda i kommuner och landsting (PFA98). Förtroendevald ska kunna styrka förlust för att ersättning skall utgå. För att ersättning skall kunna ges krävs att den enskilde begär ersättning. Detta sker via begäran av förlorad arbetsinkomst som görs löpande under året. Utbetalning sker årsvis eller periodvis av lönekontoret. Härnösands kommun har som många andra kommuner höjt ersättningsnivån så att den anpassats till den aktuella pensionsavgiften enligt pensionsavtalet KAP-KL som gäller för anställda. Skälig ersättning kan innehålla en minimi- och en maximigräns för ersättning. Belopp under 100 kr per år utbetalas ej. Motsvarar bestämmelsen i KAP-KL, pensionsavtal för anställda. 1 KL 4 kap a Regler om ekonomiska förmåner (arvoden, pension och andra ekonomiska ersättningar). Dessa regler utgör grunden för kommuner och landsting att ge ut ersättningar till förtroendevalda. Reglerna bygger på en uppdelning mellan två skilda grupper: 1. Fritidspolitiker 2. Förtroendevalda med heltidsuppdrag eller uppdrag på betydande del av heltid, dvs. sammanlagda uppdrag i en kommun uppgående till cirka 40 % eller mer. [Skriv text]

5 Härnösands kommun Sidan 2 av 2 Så här mvcket betalas ut i ersättnino av förlorad oensionsförmån ,5% ,0% ,25 % ,5% Kajsa Karnestrand Bitr personalchef [Skriv text]

6 ~KPA ~ PENSION Härnösands kommun Kajsa Kamesttand kajsa.kamesttand@harnosand.se BESKRIVNING PENSION FÖR FÖRTROENDEVALDA visstidspension och samordning Handläggare: Kerstin Strand Direkttelefon E-post Mobil kerstin.sttand@kpa.se KP.\ AB, STOCKH OLM BE SÖ1'.SA DR ESS ÖSTGÖTAGATAN 90 T F. LEF01' TELEF A X \l'.'\~ W. KPA.SE ll:\nkgiro ORGA:>llSATJONSN UM MF.R STYRELS ENS SÄTE STOCKll OLM

7 ~KPA ~ PENSION BESKRIYNING Visstidspension och samordning BESTÄMMELSER OM PENSION OCH A.VGÅNGSERSÄTINING FÖR FÖRTROENDEVALDA När det gäller Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda - PBF - kotn aktuella formuleringar som förslag från davarande Kommunförbundet iir Förslaget avsågs att kunna ant.as och gälla från den 1 januari Härnösands kommun har antagit dessa bestämmelser. Som samordningsfritt belopp Yid visstidspension har kommunen beslutat att förvärvsinkomst mots-varande tva pris basbelopp per ar ska vara fritt från samordning, se exempel nedan. Bland de ändringar som inarbetats i PBF i jämförelse med dess föregängare Pcnsionsrcglcmcntc för förtroendevalda PRF-KL, märks införandet av en lägsta alder vid avgang för rätt till visstidspension. Fran att det inte funnits någon åldersgräns alls, infördes att den förtroendevalde ska ha uppnatt 50 ars ålder vid avgången. För yngre förtroendevalda infördes istället en sa kallad aygångsersättning. Det finns dock en övergängsbestätntnelse; Vi!!koret "efter fyllda SO år "gdl!er inte f{irfartroendevald wm omfattats av bestämmelser om visstidspensio11 enligt PRr-_KL i dess fydelse per Därmed har den person som är berörd i denna förfragan rätt till visstidspension även om inte 50 är fyllda. Visstidspension Här nedan följer en kortfattad beskrivning av vad respektive moment innehåller. För fullständig lydelse hänvisas till Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda. 10 Visstidspension mom 1 Handlar om Yem som kan fa \isstidspension; fyllt 50 år men inte 65 åt vid avgangen. Mom2 Handlar om hur stor pension som ska utbetalas. Mo:m3 Berör hur visstidspensionen ska samordnas, d.v.s. minskas, med andra fö:n-ärvsinkomster. Varför samordning? Visstidspensionens ursprungliga syfte var att tillförsäkra personer som tog sig an ett kommunalt förtroendeuppdrag i större omfattning, ett ekonomiskt skydd otn uppdraget upphörde i samband med rru.ndatsperiodens utgang. Risken finns att efter en lägre rids förtroendeuppdrag kan det vara svårt att snabbt finna ny försörjning. Visstidspensionen är tänkt att, sasotn namnet indikerar, vara en pension under en viss tid - till dess personen har hunnit ateretablera sig på arbetstnarknaden. För att 2 (4) K PA AB

8 ~KPA ~ PENSION BESKRIYNING Visstidspension och samordning uppmuntra arbetsinsatser även i mindre omfattning finns det ett visst samordningsfritt belopp och dessutom samordnas inte hela fön~ärvsinkomsten. AY nedanstående exempel framgår att först när den nya lönen överstiger tidigare arvodesnivå, blir visstidspensionen samordnad ner till 0 kronor. Man kan rut konstatera att beho\et av ersättning för förlorad inkomst (arvodet) har upphört. Det ska nämnas att om lönen senare skulle minska sa finns visstidspensionen där i bakgrunden och kan börja utbetalas igen. Här Yisas exempel där visstidspensionen är räknad utifrån att den förtroendevalde haft minst 12 ar med förtroendeuppdrag. I prisbasbelopp är lika med kr. Belopp per månad. EXEMPEL 1 Ny lön kr Visstids pension Annan förvärvsinkomst A ' ygår samordnings fritt belopp 75 % inkomst att samordna Atersta.ende visstidspension Total inkomst Lön Yisstidspension efter samordning EXEMPEL 2 Ny lön kr Annan förvärvsinkomst A vgar samordningsfritt belopp 7 5 O;C, inkomst att samordna A tersta.ende visstids pension Total inkomst Lön Återstående visstidspension Lön Yisstidspension efter samordning Vid en lägre fön-ärvsinkomst Visstidspension kr ( 65 % X kr) kr kr ( 2 X I 12) kr kr kr ( kr kr = 1 500) kr kr kr kr kr kr kr kr ( = ) kr kr 40133kr kr kr kr ) ( 4) KPA A B

9 ~KPA ~ PENSION BESKRIVNING Visstidspension och samordning EXEMPEL 3 Ny lön kr Annan förvärrsinkomst Avgår samordningsfritt belopp 75 % inkomst att samordna Återstående visstidspension Total inkomst Lön Återstäende visstidspension kr kr kr kr 0 kr ( = 0 ) kr 0 kr kr Hurmi.da den andra anställningen ger rätt till framtida pension beror pa om denna anställning omfattas av kollektivavtalad tjänstepension eller inte. K P A AB