Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Verksamhetssystem vård- och omsorg

Transkript

1 Vännäs Kommun Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Verksamhetssystem vård- och omsorg Diarie VON 2013/ Upphandlare Elisabeth Skoog Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på Krav på leverantör Krav 1.1 Anbudsgivaren ska inneha giltig F-skattsedel. Detta kontrolleras direkt mot Skatteverket av Vännäs kommun. Är anbudsgivaren inte registrerad i Sverige ska bevis om F-skatt eller motsvarande bifogas anbudet. Krav 1.2 Anbudsgivaren ska vara registrerad för moms. Detta kontrolleras direkt mot Skatteverket av Vännäs kommun. Är anbudsgivaren inte registrerad i Sverige ska bevis om momsregistrering eller motsvarande bifogas anbudet. Krav 1.3 Anbudsgivaren ska ha fullgjort betalningsskyldighet för lagstadgade skatter och sociala avgifter. Detta kontrolleras direkt mot Skatteverket av Vännäs kommun. Är anbudsgivaren inte registrerad i Sverige ska utdrag från register i registreringslandet eller motsvarande bifogas anbudet. Krav på bilaga 1.4 Vid inlämning ska [ Försäkring ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudsgivaren ska inneha försäkring som täcker skada orsakad av leverantören eller av denne anlitad personal. Kopia på giltigt försäkringsbevis alternativt intyg från försäkringsbolag med angivande av högsta ersättningsbelopp ska bifogas.anbudsgivaren ansvarar för att av denne anlitad underleverantör uppfyller detta krav. Krav på bilaga 1.5 Vid inlämning ska [ Svarsbilaga etik ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudsgivaren eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, ålder, etnicitet, funktionshinder, sexuell läggning, religion eller annan trosuppfattning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Brister leverantören i fullgörandet av detta åtagande äger köparen rätt att häva avtalet. Svarsbilaga etik underteckad av behörig företrädare för leverantören ska bifogas. Krav på bilaga 1.6 Vid inlämning ska [ Svarsbilaga företagsuppgifter ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. 1/12

2 Svarsbilaga företagsuppgifter ska fyllas i och bifogas. Krav på bilaga 1.7 Vid inlämning ska [ Kreditupplysning ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudsgivare ska ha en stabil ekonomisk ställning, för att säkerställa att samtliga åtaganden kan uppfyllas under avtalsperioden. Anbudsgivaren ska inneha lägst rating 3 hos Upplysningscentralen (UC) eller motsvarande. Utdrag som styrker detta ska bifogas. Utdraget får inte vara äldre än två månader vid anbudsinlämningen. Om aktuell information saknas eller är felaktig, alternativt att kravet inte uppfylls, ska anbudsgivaren redovisa varför så är fallet. Kommunen kommer i dessa fall att göra en helhetsbedömning av anbudsgivaren för att avgöra om kravet om stabil ekonomisk ställning är uppfyllt. Anbudsgivare som inte driver sin verksamhet i Sverige ska till anbudet bifoga motsvarande bevis från det land där anbudssökande driver sin verksamhet. Nystartade företag eller företag under bildande, som inte omfattas av rankingsystemet, ska bifoga handlingar som styrker att företaget har begärd ekonomisk stabilitet. 2.0 Avtalsvillkor Krav 2.1 Accepteras avtalsvillkoren? Krav på bilaga 2.2 Vid inlämning ska [ Support ochunderhållsavtal ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Utöver vad som anges i avtalsvillkoren kommer support och underhållsavtal att tecknas enligt leverantörens normala villkor. Bifoga era support-- och underhållsavtal. 3.0 Allmänt Krav 3.1 Offererat system ska finnas på marknaden. Ingen särskild utveckling för Vännäs kommun ska förekomma. Uppfylls detta? Krav på bilaga 3.2 Vid inlämning ska [ Allmän beskrivning ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. En allmän beskrivning av systemet bifogas anbudet. Beskrivningen ska innehålla uppgift om anbudet endast innebär lokal drift i Vännäs eller om möjlighet till hostad lösning finns. Beskrivning ska även innehålla uppgift om vilka funktioner som finns utöver vad som efterfrågas i upphandlingen. 2/12

3 Krav 3.3 All text på skärmen är på svenska. Krav 3.4 Systemet går att anpassas vid förändringar i nämnd- och förvaltningsorganisation, lagar, förordningar eller andra direktiv. Krav 3.5 Det finns funktion för att registrera samtycke. Krav 3.6 Det går att utföra beräkning av försörjningsstöd enligt gällande lag med möjlighet till lokala bestämmelser, normberäkning Krav 3.7 Resursregister finns över uppdragstagare Krav 3.8 Det går att göra utbetalningar till bankkonto, bank-plusgirokonto, utbetalningsavi, rekvisition Krav 3.9 Det finns bevakningsfunktion för beslut, insatser samt möjlighet att lägga upp manuella bevakningar Krav 3.10 Bevakningsfunktionen kan kopplas till handläggare Krav 3.11 Felmeddelanden på skärmen är på svenska Krav 3.12 Alla betalningar både in och ut, genererar en bokföringspost som har ett unikt verifikationsnummer. Krav 3.13 Det finns stöd för BBIC utifrån Socialstyrelsens funktionsbeskrivning, bilaga 1. Krav 3.14 I systemet ska det gå att registera och bearbeta medicinska avvikelser Krav 3.15 Systemet ska ha en beläggningsfunktion Krav 3.16 Det ska gå att söka användare i systemet på pnr, namn, enhet och behörighet Krav /12

4 Loggarna ska vara så detaljerade att det går att utläsa av vem, vad som gjorts och när händelsen utförts Krav 3.18 Systemet ska klara av certifikat (SITHS) vid inloggning och identiteten ska vara HSA id Krav 3.19 Systemet ska vara uppbyggt på det vis att ursprungsnormen i ett ärende följer med i de månatliga normberäkningar som görs. (handläggaren ska inte behöva ex. lägga in alla personer i hushållet eller inkomster samt utgifter varje gång) Krav 3.20 Alla beslut ska registeras med beslutskoder. Möjlighet ska finnas att konfigurera dessa koder efter kommunens behov. Man ska kunna ställa in vilken omfattning man beslutar enligt timmar, kronor, tillfällen eller dagar. Krav 3.21 Det ska vara möjligt att ange orsak och/eller ändamål för beslut. Kommunen ska själva kunna styra om det är obligatoriskt eller ej utifrån den aktuella beslutskoden Krav 3.22 Olika konteringssträngar kan knytas till olika beslut och ändamål Krav 3.23 Fritext vid registrering av inkomster och utgifter i normberäkning Krav 3.24 Varje användare ska vid inloggning,och från alla vyer i systemet komma åt en översikt med sina ärenden. Krav 3.25 Beskriv vilka verksamhetsområden (moduler) som ert verksamhetssystem kan användas inom idag utöver de som efterfrågas i upphandlingen. Beskriv också hur er utvecklingsplan ser ut för att verksamhetssystemet ska vara tillämpligt inom fler verksamhetsområden i framtiden (kommande moduler). 4.0 Hjälpfunktion Krav 4.1 All hjälpdokumentation är på svenska. 5.0 Meddelandefunktion Krav 5.1 Det går att skicka meddelanden till användare inom systemet. 6.0 Förhandsbedömning 4/12

5 Här presenteras de obligatoriska kraven för funktionen förhandsbedömning. Krav 6.1 Det finns en förhandsbedömning. Den uppfyller krav enligt lagstiftningen, socialstyrelsens anvisningar och lokala riktlinjer. Krav 6.2 Det går att dokumentera i förhandsbedömningen Krav 6.3 Det går att skriva ut förhandsbedömningen samt dess dokumentation. Krav 6.4 Det går att sekretesskydda en person i förhandsbedömningen. Krav 6.5 Det går att göra en normberäkning Krav 6.6 Det går att koppla förhandsbedömningen till ett ärende om man t ex inleder utredning Krav 6.7 Det finns möjlighet att göra egna inställningar Krav 6.8 Det går att koppla ihop flera förhandsbedömningar till samma ärende Krav 6.9 Leverantör ska kontinuerligt arbeta för att systemet ska uppfylla och anpassas efter intentionerna inom den nationella IT-strategin "e-hälsa" inom vård- och omsorg. Beskriv er utvecklingsplan. 7.0 Ärende Här presenteras de obligatoriska kraven som systemet måset uppfylla för funktionen "Ärende". Krav 7.1 Ärendehantering följer den gällande lagstiftningen Krav 7.2 Det går att registrera/koppla flera insatser till samma beslut. Krav 7.3 Det går att koppla insatsen till en resurs/utförare. Krav 7.4 5/12

6 Det går att se var i processen ett ärende befinner sig. Krav 7.5 Det går att göra normberäkning i systemet 8.0 Personregister Här presenteras de obligatoriska som systemet måset uppfylla för funktionen "personregister". Krav 8.1 All personinformation hämtas via folkbokföringsregister. Krav 8.2 Det går att manuellt lägga upp personer som inte är folkbokförda i kommunen. Krav 8.3 Systemet kan hantera tillfälliga personnummer Krav 8.4 Systemadministratören kan ändra personnummer på individen Krav 8.5 Det går att behörighetsstyra ärenden (sekretessärenden) Krav 8.6 Systemet ska ha en funktion för hantering av skyddade adress- och individuppgifter 9.0 Dokumentation Krav 9.1 Det framgår i journalen vem som skrivit journalen och när (signering). Krav 9.2 Det är möjligt att göra rättningar i journalanteckningar enligt gällande regler. Krav 9.3 Journalanteckning och dokument kan sparas men skrivskyddas efter angiven tid. (Inställning) Krav 9.4 Socialdokumentation och HSL dokumentation ska kunna särskiljas utifrån gällande lagstiftning 10.0 Debitering Krav 10.1 Funktion finns för avgiftsberäkning och debitering enligt SoL och LSS samt enligt avgiftsregler beslutade av kommunfullmäktige inom berörda verksamhetsområden. Beskrivning av kommunens avgiftsregler se bilaga 6/12

7 2. Krav 10.2 Systemansvarig kan hantera förändringar i beräkningsprinciper och taxesättningar och införa nya taxor och avgifter. Krav 10.3 Nya skatteregler hanteras och registreras av leverantören innan de börjar gälla. Krav 10.4 Systemet klarar av hämtning av inkomstuppgifter gällande pensioner från pensionsmyndigheten, samt pensioner från KPA, SPV, SPP och AMF samt ränteuppgifter från RSV. Krav 10.5 Det ska gå att rapportera närvaro, frånvaro samt uppehåll i systemet. Krav 10.6 Funktion finns för att manuellt registrera debitering i vissa fall. Krav 10.7 Samtliga avgiftsbeslut kan räknas om efter förändrade inkomster. Krav 10.8 Avgiftsbesluten är möjliga att skriva ut. Krav 10.9 Avgiftsbeslut går inte att ändra efter fakturerad period. Krav Systemet möjliggör massutskrift av avgiftsbeslut. Krav Vid förändring av beslut som påverkar avgiften kommer automatisk uppdatering ske av avgiftsberäkningen och generera nytt avgiftsbeslut med ett nytt datum. Krav Automatiskt anges vem som är ansvarig för avgiftsbeslutet/fakturan. Krav Tidpunkt för debiteringskörningen bestäms av kommunen. Krav Debitering av enskild kund kan samtidigt avse innevarande månad, period bakåt i tiden och period alternativt perioder framåt i tiden. Vilken period som avses framgår av fakturatexten. 7/12

8 Krav Systemet kan räkna fram debitering för del av månad. Krav Systemet ger tillgång till historik rörande avgifter och debiteringar av den enskilde. Krav Preliminär debiteringsunderlag kan skapas före debiteringskörning. Krav Faktureringsunderlag skapas i debiteringsfunktionen. Krav Till debiteringsunderlaget kopplas kunduppgifter såsom namn och personnummer, adress, faktureringsadress, annan fakturamottagare och referens. Krav Avgifter och debiteringar konteras enligt kommunens kodplan. Krav Fakturan visar tydligt period och vad kostnaden avser, även del av månad. Krav Faktureringsunderlaget integreras med kommunens ekonomisystem, Agresso varifrån utskrift/utskick av fakturor sker. Krav Systemet producerar fellista för saknade uppgifter för t.ex obligatoriska kontodelar (ansvar, konto, verksamhet) Krav Systemet tar bort 0-underlagen med automatik Krav Fellistan hänvisar till vilken kund felet finns hos. Krav Det finns en socialjournal för debiteringsansvariga för att kunna dokumentera händelser. Krav Funktion finns för att skapa standardbrev utformat enligt kommunens brevmall med automatiskt hämtade adressuppgifter anpassade till fönsterkuvert, som kan skrivas ut för samtliga aktiva kunder alternativt enskild kund. (Exempel: skapande av avgiftsbeslut) 11.0 Rapporter/statistik 8/12

9 Krav 11.1 Systemet tillgodoser SCB:s, Socialstyrelsens och andra myndigheters krav på statistik. Dessa kan tas ut med färdiga rapportmallar. Krav 11.2 Systemet ska kunna ta fram rapporter enligt vad som anges i "bilaga 3 rapporter" Krav 11.3 Det går att ta ut delegationslistor Krav 11.4 Det går att ta fram hur lång tid det tar från anmälan/ansökan inkom till utredning inleds Krav 11.5 Systemet kan skapa rapporter gällande ej verkställda beslut utifrån SoL ÄO, SoL OF, SoL IFO, LSS OF Krav 11.6 Systemet ska kunna skapa följande rapporter: saknade inkomster, individuella förbehållsbelopp, avgiftsbeslut, biståndsförändringar, bevakning avgiftsbeslut och samtaxerade Krav 11.7 Systemet ska kunna skapa rapporter för de som bor i gruppbostad hos oss men tillhör en annan kommun - debitering till andra kommuner samt LSS statistik Krav 11.8 Det går att ta fram statistik på avvikelser 12.0 Arkivering/gallring Krav 12.1 Systemet stödjer hanteringen av arkivering/gallring enligt gällande gallringsråd. Krav 12.2 Utskrift av all dokumentation, för bevarande, är möjligt IT Infrastruktur IT-infrastrukturen i Vännäs kommun baseras på ett SAN där teknik för vitualisering av både server och klient används. Systemet kommer att installeras på detta SAN som är konfigurerat enligt nedan: Krav 13.1 Systemet ska fungera på en virtuell servermiljö baserad på minst Vware 5.2. Krav /12

10 Systemet ska kunna köras på klienter som har windows 7 professional 64-bitar installerat Krav 13.3 Systemet ska kunna köras på klienter som är virtuella, sk. VDI-klienter, baserat på VMware view 5.2. Krav 13.4 Systemet ska fungera på minst Microsoft SQL server 2008R2 Krav 13.5 Då vi inte har för avsikt att skapa dubbla lösningar av stödsystem, ex-vis ytterligare lagring av registerkaraktär för t.ex. befolkningsuppgifter i det nya systemet, vill vi att ni beskriver utförligt hur ert system kan kopplas samman mot kommunens befintliga system för att användarna ska kunna arbeta på ett så effektivt sätt som möjligt. Beskriv hur ert system kan kommunicerar mot Vännäs kommuns gemensamma IT-system: - TES, planeringssystem hemtjänst. - Diabas, ärendehanteringssystem, diarium - KIR; befolkningssytem - Agresso; ekonomisystem - ecompanion; lönesystem - Besched; Planeringssystem för schemaanställda - Rapportera; PA system för flextidsanställda - Geosecma; GIS-system Krav 13.6 Om en webbläsare krävs för att kommunicera mot systemet ska det vara möjligt att arbeta mot systemet från följande webbläsare: - Internet Explorer - Google Crome - Safari Krav 13.7 Baserat på ovanstående uppgifter, beskriv hur ert system bör/ska installeras för att passa vår nuvarande ITinfrastruktur Projektgenomförande/implementering Krav 14.1 Ge ett förslag på optimal projektorganisation. Krav 14.2 Ge ett förslag på en projekt- och implementeringsplan minst innehållande: Tids- och aktivitetsplan Plan för acceptanstester Driftsstart Resursåtgång (avser både leverantör och beställare) 10/12

11 Riskanalys Arbetssätt Utbildning Uppföljning 15.0 Konfiguration Krav 15.1 I införandefasen krävs ett omfattande konfigureringsarbete. Det handlar om att lägga upp användare med roller och behörigheter, sökordsträd, fraser, beslut och orsakskoder, kvalitetssäkring etc. Beskriv ett förslag på hur detta kan gå till, vilka resurser som krävs från köparen samt uppskattad tid för konfigurationen Systemutbildning Krav 16.1 Ange högst antal personer per utbildningsgrupp/tillfälle. Krav 16.2 Anbudsgivare ska kunna erbjuda kommunens systemförvaltare en relevant utbildning ( 2 personer idag). Beskriv i vilken omfattning detta kan ske samt antal utbildningstillfällen. Krav 16.3 Anbudsgivare ska kunna erbjuda kommunens avgiftshandläggare en relevant utbildning ( 2 personer idag). Beskriv i vilken omfattning detta kan ske. Krav 16.4 Anbudsgivare ska kunna erbjuda grundutbildning för handläggare inom respektive verksamhetsområde. (14 personer idag). Beskriv de olika utbildningarna samt omfattning. Krav 16.5 Anbudsgivare ska kunna erbjuda grundutbildning för nyckelpersoner utförare, t ex områdeschefer och samordnare. Målgruppen är personer som ansvarar för beställning, genomförandeplaner, besöks- och resursplanering på utförarsidan. (10 personer idag). Beskriv i vilken omfattning detta kan ske samt antal utbildningstillfällen Krav 16.6 Anbudsgivare ska kunna erbjuda grundutbildning för HSL. Målgruppen är sjuksköterskor, sjukgymnaster och arbetsterapeuter. (45 personer idag) Beskriv i vilken omfattning detta kan ske samt antal utbildningstillfällen Krav 16.7 Anbudsgivaren ska kunna erbjuda grundutbildning samt kompetensutbildning kring hur och varför man dokumenterar utifrån lagrum och praxis för omvårdnadspersonal. Målgruppen är vårdbiträden, undersköterskor och boendehandledare. (340 personer idag). 11/12

12 Beskriv omfattning utifrån att anbudsgivaren utbildar omvårdnadspersonal alternativt att anbudsgivaren utbildar utbildare i kommunen Support Krav 17.1 Beskriv hur ni hanterar supportärenden och vilka resurser ni har för support Optioner Krav 18.1 Ange pris på option för "fädtjänstfunktion" (utvärderas ej). Om funktionen inte erbjudas ska detta anges. Krav 18.2 Ange pris på option för "funktion för personlig assistans" (utvärderas ej). Om funktionen inte erbjudas ska detta anges. Krav 18.3 Ange pris på option på integration av kostberäkningsprogrammet Maschie. Om funktionen inte anges ska detta anges. 12/12